公文主題詞標(biāo)注方法

1、公文主題詞標(biāo)注方法一、什么是公文主題詞進(jìn)入20世紀(jì)80年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動(dòng)了各類機(jī)關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。它是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn)物。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞,正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞，它主要供制作公文索引和電子計(jì)算機(jī)檢索之用。二、為什么要標(biāo)引公文主題詞（一）標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)

2、多主題文件查找的要求。主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。（二）標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。（三）標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。（四）對(duì)提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。三、怎樣標(biāo)引公文主題詞（一）主題詞標(biāo)引程序“三步”走第一步：審讀文件，分析主題。首先通讀公文

3、，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。單主題標(biāo)引時(shí)用多個(gè)表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個(gè)主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析，確定主題因素。主題結(jié)構(gòu)分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)

4、間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)。通用概念沒有專指性也沒有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對(duì)象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱；時(shí)間因素是從時(shí)間上對(duì)主體因素進(jìn)行限定，把主題對(duì)象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等；文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號(hào)等。第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全

5、部主題概念。對(duì)這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。對(duì)提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。1、公文主題詞的選取方法主要有四：一是從公文標(biāo)題中摘錄;二是從公文正文中提??；三是題文結(jié)合撮要；四是自己概括。以能表達(dá)公文的主要內(nèi)容為原則。2、主題詞組配標(biāo)引，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配

6、、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。在標(biāo)注過程中，如果沒有十分貼切的主題詞，應(yīng)遵照“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，選擇相近的主題詞。如國務(wù)院辦公廳頒布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法一文的主題詞，必須使用國家行政機(jī)關(guān)公文主題詞表中所列之詞。因該表中沒有“處理”二字，可用相近的“管理”一詞代替。第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗(yàn)。主題詞成功組配后，根據(jù)國家機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按主體、通用、空間

7、、時(shí)間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對(duì)標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有：1、主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項(xiàng)；2、主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則；3、同類型公文所選用的主題詞是否一致；4、標(biāo)引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正補(bǔ)救。（二）主題詞標(biāo)引“三要”、“三不”1、“三要”一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對(duì)公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，（1）在主題分析過程中對(duì)公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，（2）對(duì)分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，

8、對(duì)于一個(gè)公文主題概念只有一個(gè)專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個(gè)重要因素。2、“三不”一是不能使用表外詞。有很多人在標(biāo)引主題詞時(shí)，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，根本沒有由于使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。二是不能顛倒順序。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時(shí)間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。三是不能字面組配。主題詞標(biāo)引時(shí)經(jīng)常遇到待標(biāo)的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標(biāo)引，必須先將該主題概念分解成二個(gè)以上的簡(jiǎn)單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進(jìn)行轉(zhuǎn)換。分解時(shí)應(yīng)將主題概念分解成兩個(gè)或多個(gè)有

9、交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。(三)在公文主題詞標(biāo)注中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、必須熟悉各自的公文主題詞表。不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標(biāo)注。2、必須認(rèn)真審研公文內(nèi)容。可以說，不懂公文內(nèi)容就不可能標(biāo)注出恰如其分的公文主題詞。3、切實(shí)做好結(jié)合文章。這就是把主題詞表與公文內(nèi)容緊密結(jié)合融會(huì)貫通，便能找出適當(dāng)?shù)闹黝}詞。4、必須遵守如下標(biāo)注規(guī)則。(1)主題詞不一定是一個(gè)完整的意思，不考慮語法上的結(jié)構(gòu),不考慮詞與詞之間的搭配連接與必然的聯(lián)系，只是將各個(gè)詞依次羅列出來。(2)堅(jiān)持用詞“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。(3)標(biāo)注注意按“一

10、范圍、二內(nèi)容、三文種”的順序“由大到小”排列。在同一組主題詞中，要按“屬概念在前，種概念在后”的秩序排列。(4)用詞數(shù)量一般不少于3個(gè)，最多不超過5個(gè)。(5)明確主題詞的位置。公文主題詞位于末頁下方，抄送范圍的上方，也就是注釋域或特殊說明域以下，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域以上。（6）掌握主題詞的結(jié)構(gòu)及其標(biāo)印格式。主題詞的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題和主文兩部分組成。標(biāo)題即主題詞三個(gè)字，用黑體字頂格加冒號(hào)，其后為主文。主文不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每個(gè)主題詞之間空出一個(gè)字的位置。四、標(biāo)引工作中應(yīng)注意的問題（一）主題詞的排列反映公文整體（概述）內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分（分述）內(nèi)容的主題詞在后。在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在

11、前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體（概述）內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。作為自由詞標(biāo)引的地名（組織機(jī)構(gòu)名）、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名（組織機(jī)構(gòu)名）、時(shí)間、人名的順序排列。（二）文種的標(biāo)引文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)（EQ發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)（EQ發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)（EP）發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，具名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。（三）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)引公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在公文主題詞表中帶有標(biāo)

12、點(diǎn)符號(hào)的正式主題詞，應(yīng)予保留。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。（四）自由詞標(biāo)引自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；三是人物、時(shí)間和年代稱號(hào)；四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。四是

13、應(yīng)盡可能做到詞形簡(jiǎn)單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞（或類別詞）。六是在自由詞后標(biāo)上符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。選用詞表以外的地名（組織機(jī)構(gòu)名）、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作標(biāo)記。（五）值得注意的是，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時(shí)，如果只選擇一個(gè)主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如國務(wù)院關(guān)于發(fā)布國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知，其主題詞是“文秘工作公文辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”O(jiān)如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個(gè)文種同時(shí)標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，

14、只標(biāo)一個(gè)“通知”即可。五、公文主題詞標(biāo)引中常見的問題一是前題后移。出現(xiàn)這一問題多是因?yàn)椴涣私庖矝]掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：（關(guān)于成立XX市電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知主題詞是這樣標(biāo)引的：“機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組面通知,而正確的主題詞應(yīng)擬制為：“機(jī)構(gòu)電子游戲面管理領(lǐng)導(dǎo)小組通知”。二是類別不分這有三種情況：1、類別判斷不準(zhǔn)。如（關(guān)于成立XX市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知）的主題詞標(biāo)注是：“民政救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)”詞目。2、把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如

15、某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的通知）主題詞“貿(mào)易商品流通通知”中，就把“貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè)商品流通通知”。3、用類屬詞取代類別詞。如（XX省人民政府關(guān)于2001年重點(diǎn)工作的安排意貼的主題詞“政府重點(diǎn)工作意見”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯(cuò)誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應(yīng)是"綜合政府重點(diǎn)工作意見工三是詞目過多。主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過5個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá)6個(gè)以上。四是生造詞目。主題詞的詞目選用既要能全面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“凸”符號(hào)標(biāo)明。如：（關(guān)于分解落實(shí)（政府工作報(bào)告）提出的2001年主要任務(wù)的通知）的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府工作任務(wù)落實(shí)通知”，其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在（XX省政府主題詞表）中找不到，又沒在兩個(gè)詞目后加注“凸”符號(hào)，就屬生造詞目。正確的擬定應(yīng)是：“綜合政府工作分工通知”。目前一般的省、市、縣都比照（國務(wù)院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主