淺談衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案的建立與應用-來源于浙江省衛(wèi)生監(jiān)督網(wǎng)

1、淺談衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案的建立淺談衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案的建立與應用與應用海鹽縣海鹽縣 陸海峰陸海峰2013年年9月月衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案l衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案是指各級衛(wèi)生監(jiān)督機構在對行政相對人進行行政許可、監(jiān)督管理過過程中直接形成程中直接形成的，具有查考利用價值有查考利用價值的各種文字、圖表、磁性載體、電子文件等歷史記錄，是衛(wèi)生監(jiān)督機構檔案全宗的重要內(nèi)容全宗的重要內(nèi)容。浙江省衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案整理規(guī)則（試行） （以下簡稱規(guī)則）第二條建立衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案意義建立衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案意義l建立行政相對人檔案，可使行政許可與事后監(jiān)行政許可與事后監(jiān)管相結合管相

2、結合，不僅可以有效掌握行政相對人的動動態(tài)態(tài)情況，促進行政相對人的守法誠信意識，同時能夠使行政執(zhí)法責任體系建設行政執(zhí)法責任體系建設有一個更好的管理平臺平臺，工作的可追溯性得到加強，保證衛(wèi)生監(jiān)督機構規(guī)范地實施行政管理。 行政相對檔案的基本建檔要求行政相對檔案的基本建檔要求l納入衛(wèi)生監(jiān)督所檔案全宗規(guī)則第三條l按屬地管理原則建立規(guī)則第四條l包括行政許可、變更、延續(xù)、復核、日常監(jiān)督管理、不良行為、注銷等活動形成的文件材料，并進行分件整理規(guī)則第五條l歸檔材料要求規(guī)則第六條l歇業(yè)滿五年后可銷毀 規(guī)則第七條l歸檔時間要求 規(guī)則第八條l按證（備案）建檔，一證一檔，一檔多卷規(guī)則第九條衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案分類衛(wèi)生

3、監(jiān)督行政相對人檔案分類l根據(jù)目前賦予衛(wèi)生監(jiān)督機構的職責，衛(wèi)生監(jiān)督的行政相對人主要是公共場所、職業(yè)病檢查機構、職業(yè)病診斷機構、放射診療單位、醫(yī)療衛(wèi)生單位、集中餐飲具消毒單位、消毒產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、學校、病媒生物控制單位等監(jiān)管對象。 衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案現(xiàn)狀衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案現(xiàn)狀l行政相對人檔案選擇性建檔，遺失嚴重；l檔案不完整，導致信息不完整，利用價值低；l日常監(jiān)管材料未能及時歸入相對人檔案，遺失較多，或不更新成死檔；l檔案號編制不科學，查閱不便；l檔案動態(tài)管理與日常監(jiān)督未能有效結合，監(jiān)督信息與檔案的同步性差；l手工建檔，工作繁重；l等等 海鹽衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案信息化嘗試海鹽衛(wèi)生監(jiān)督行政相

4、對人檔案信息化嘗試l2006年建立職業(yè)病危害企業(yè)紙質(zhì)一戶一檔。檔案號參照中圖法圖書分類方法，建立索引，查閱方便，但動態(tài)監(jiān)管材料歸檔工作繁瑣，如件內(nèi)目錄編目。l2009年建立紙質(zhì)和電子雙套制的鎮(zhèn)級衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管行政相對人檔案。利用EXCEL建立以一覽表、檔案首頁、衛(wèi)生監(jiān)督檢查情況記錄表為主要內(nèi)容的檔案，紙質(zhì)打印后附原始資料，單元格引用和超鏈接功能基本信息同步生成，監(jiān)管信息按月錄入實時更新檔案。l2012年全部建立衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案，并利用ACCESS數(shù)據(jù)庫軟件，設計衛(wèi)生監(jiān)督行政相對人檔案編目數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案建檔編目的數(shù)字化管理和同步打印，規(guī)范行政相對人檔案的建檔和管理。 l2013年，省市縣三

5、級聯(lián)合在浙江省衛(wèi)生監(jiān)督信息系統(tǒng)開發(fā)行政相對人檔案信息化模塊，目前項目正在進行中。海鹽縣海鹽縣2012年行政相對人檔案情況：年行政相對人檔案情況：分類存放，查閱方便分類存放，查閱方便封面、盒脊同步生成打印封面、盒脊同步生成打印盒內(nèi)目錄同步生成打印盒內(nèi)目錄同步生成打印件內(nèi)目錄同步生成打印件內(nèi)目錄同步生成打印行政相對人檔案信息化的目的行政相對人檔案信息化的目的l實現(xiàn)行政相對人監(jiān)督信息與行政相對人檔案的同步管理，實現(xiàn)行政相對人檔案的數(shù)字化管理，有效解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的編目查詢不方便問題，提高檔案收集、整理、貯存的效率，方便檔案的查詢，增強檔案的服務功能具有重大的意義。 基于省系統(tǒng)的檔案編目查詢系統(tǒng)

6、建設方案基于省系統(tǒng)的檔案編目查詢系統(tǒng)建設方案 l1. 用戶管理：以現(xiàn)有浙江省衛(wèi)生監(jiān)督信息系統(tǒng)的用戶管理模式，特別是分片區(qū)管理模式，實現(xiàn)一級使用用戶的行政相對人檔案網(wǎng)格化管理，上級用戶可以通過查閱檔案目錄實現(xiàn)對下級檔案管理員檔案建立與應用的管理。 2用戶權限設置用戶權限設置l增加相對人檔案管理員角色，設置可選擇的錄入、查詢、統(tǒng)計、檔案檢查、檔案借閱登記權限。l管理員端實現(xiàn)基本設置和權限管理：l組織機構機構管理衛(wèi)生監(jiān)督機構信息，增加單位檔案全宗號、行政相對人檔案類別號兩個子段。全宗號字段來源于地方檔案局或由省局統(tǒng)一提供，用于用戶端檔案號編制。行政相對人檔案類別號，根據(jù)單位檔案全宗的檔案類別賦值，用

7、于用戶端檔案號編制時。 l對用戶組進行檔案管理權限維護。增加全宗號、類別號3系統(tǒng)構架系統(tǒng)構架l構架于新版浙江省衛(wèi)生監(jiān)督管理系統(tǒng)內(nèi)，在該系統(tǒng)內(nèi)新增行政相對人檔案管理模塊。模塊內(nèi)行政相對人數(shù)據(jù)調(diào)用行政許可和監(jiān)督管理模塊的行政相對人數(shù)據(jù)。l第一層次：行政相對人檔案管理l第二層次：公共場所衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生等l第三層次：對應的沐浴場所、住宿場所等l第四層次：錄入、查詢、統(tǒng)計模塊設計模塊模塊子模塊子模塊功能介紹功能介紹檔案管理錄入用戶組用戶通過錄入建立行政相對人檔案，打印檔案封面和盒脊。查詢用戶組用戶可以查詢建檔情況和歷史檔案，通過查詢可查閱盒內(nèi)目錄和各件件內(nèi)目錄，可進行目錄單獨打印和查詢后批量打印。統(tǒng)計通

8、過統(tǒng)計可以統(tǒng)計出行政相對人行政相對人建檔率、各檔案頁量指標、檔案完整率、件覆蓋等等指標。增加行政相對人模塊相同的導航錄入子模塊錄入子模塊l錄入子模塊用于行政相對人檔案的檔案號編制，并用于非行政許可行政相對人的新增，如學校、幼托機構等；l基本信息顯示行政相對人檔案目錄所需的基本字段：全宗號、類別號、片區(qū)號、案卷號、行政相對人名稱、地址、法定代表人（負責人）、聯(lián)系電話、許可證號、許可范圍、發(fā)證日期、注銷日期、盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、建檔時間（檢查人確認時間）等十五個字段（字段內(nèi)容，除紅色的字段外，均由行政許可模塊數(shù)據(jù)引用生成，可打印封面和盒脊）。查詢子模塊查詢子模塊l全部行政相對人的分類

9、查詢，選擇后進行對應行政相對人檔案盒內(nèi)目錄、件內(nèi)目錄查詢、檔案借閱登記，并設綜合查詢，未建檔查詢，歷史單位查詢，檔案借閱登記查詢；l通過查詢讓用戶組可以查詢行政相對人建檔情況，并對單一行政相對人盒內(nèi)目錄和件內(nèi)目錄進行查閱、紙質(zhì)檔案借閱登記、打印（設置單獨打印功能和不同查詢結果設置批量打印功能）。可分為已建檔單位、未建檔單位、歷史單位紙質(zhì)檔案借閱登記情況（可輸出表和打印表）等查詢子窗體。 l紙質(zhì)檔案借閱登記功能，規(guī)范紙質(zhì)檔案借閱登記。通過對借閱數(shù)據(jù)進行匯總，就行政相對人紙質(zhì)檔案的應用情況予以體現(xiàn)，省市縣三級數(shù)據(jù)均可進行數(shù)據(jù)分析匯總，并統(tǒng)計各級行政相對人檔案的借閱等應用情況，統(tǒng)計建檔效益。 統(tǒng)計子

10、模塊統(tǒng)計子模塊l統(tǒng)計模塊用于行政相對人建檔率、檔案借閱率、各檔案頁量指標、檔案完整率、件覆蓋等指標統(tǒng)計，并輸出相應的統(tǒng)計表 。4檔案資料編目檔案資料編目l此功能應用于行政相對人檔案的建立與維護，由對應的檔案管理權限用戶實現(xiàn)操作。由于編目工作在行政許可和監(jiān)督管理模塊內(nèi)實現(xiàn)，因此對原有行政許可模塊和監(jiān)督管理進行功能增加。行政許可模塊的修改行政許可模塊的修改模塊子模塊功能介紹行政許可（擴能）各行政許可流程通過每次行政許可流程，發(fā)送至后臺生成許可、復核、延續(xù)、變更、注銷相應件內(nèi)目錄許可、變更、復核、延續(xù)、注銷件內(nèi)目錄許可、變更、復核、延續(xù)、注銷件內(nèi)目錄編目編目l行政許可模塊增加功能每次行政許可流程中產(chǎn)

11、生，除行政許可文書在流程中自動生成外，提交材料在許可過程中的提交資料審核中勾選中后生成。l在行政許可相關流程結束后，形成可修改和增加的材料列表，包括題名、日期、頁號、備注字段，列表生成時通過設定的排列原則自動進行排列，生成后的可設置手動上下調(diào)整排列順序功能，頁號字段對相關材料采用默認頁數(shù)可修改（格式文書頁數(shù)固定，默認頁數(shù)減少操作），完成目錄材料列表修改后確認，確認后后臺自動生成件內(nèi)目錄，并發(fā)送到行政相對人檔案模塊。l許可、變更、復核、延續(xù)、注銷的，一次操作為一件，件內(nèi)目錄編目子窗體的字段包括：序號、文號、資料名稱、日期、頁數(shù)。件內(nèi)目錄的格式按照見規(guī)則設計。增加行政許可相應流程產(chǎn)生的件內(nèi)目錄，用

12、于確認修改，發(fā)送到行政相對人模塊增加注銷申請許可提供資料列表許可提供資料列表 l1）許可提供通用資料列表，如接受與受理，委托書（申請人使用）、衛(wèi)生行政許可申請材料接收憑證、衛(wèi)生行政許可補正通知書、衛(wèi)生行政許可補正材料接收憑證、衛(wèi)生行政許可申請受理通知書、衛(wèi)生行政許可不受理告知書、衛(wèi)生行政許可不予受理決定書、其他有助于審批的文書。雙窗口，選擇后在新窗口增加，新窗口內(nèi)文書排列根據(jù)選擇順序排序，便于文書生成后編目排序；列表顯示許可、變更、復核、延續(xù)、注銷需要的文書。l2）許可提交材料列舉列表，如公共場所衛(wèi)生許可：許可申請表、現(xiàn)場審查記錄、申請人的資格證明文件、生產(chǎn)經(jīng)營場所使用證明文件、生產(chǎn)經(jīng)營場地平

13、面圖、通風圖、建筑設計衛(wèi)生審核材料、從業(yè)人員的資格證明、檢驗報告、其他有助于審批的資料。 延續(xù)提供資料列表延續(xù)提供資料列表 l衛(wèi)生許可（延續(xù)）申請表，在原提供辦理衛(wèi)生許可證的申請資料外另附原衛(wèi)生行政許可證、行政相對人原核準內(nèi)容一致承諾書、其他有助于審批的材料 變更提供資料列表變更提供資料列表 l衛(wèi)生許可變更申請書、變更說明、許可證原件、申請變更項目的相關資料（名稱變更應提交當?shù)毓ど绦姓芾聿块T出具的證明文件，地址變更應提交生產(chǎn)能力審核意見和相關資料，同時提交產(chǎn)品衛(wèi)生安全檢驗報告原件）、其他有助于審批的文件材料 復核提供資料列表復核提供資料列表l衛(wèi)生許可年檢（復核）申請書、衛(wèi)生檢測報告書、其他有

14、助于審批的文件材料 監(jiān)督管理模塊的修改監(jiān)督管理模塊的修改模塊子模塊功能介紹監(jiān)督管理（擴能）錄入（擴能）1在監(jiān)督檢查、監(jiān)督監(jiān)測子窗體，通過每次監(jiān)督檢查、監(jiān)督監(jiān)測，發(fā)送至后臺事例成每個行政相對人的日常監(jiān)督管理件內(nèi)目錄；2在行政處罰子窗體，增加行政處罰日志生成、打印，并生成不良行為登記條目，發(fā)送到后臺生成不良行為件內(nèi)目錄。注銷提供資料列表注銷提供資料列表 l申請報告、法定代表人全權委托書、注銷登記表、收回的衛(wèi)生許可證、注銷通知書、送達回執(zhí)存根、其他有關材料 日常監(jiān)督檢查件內(nèi)目錄編目日常監(jiān)督檢查件內(nèi)目錄編目l（1）監(jiān)督檢查子窗體的執(zhí)法文書部分增加資料名稱至下列選項，并增加文號、當前日期（可修改）、頁數(shù)

15、：l1) 現(xiàn)場檢查筆錄l2) 詢問筆錄l3) 衛(wèi)生監(jiān)督意見書l4)其他文書或資料（可輸入文書或資料名稱）l一次監(jiān)督完成用確認生成可修改和增加的材料列表，包括題名、日期、頁號、備注字段，列表生成時通過設定的排列原則自動進行排列，生成后的可設置手動上下調(diào)整排列順序功能，頁號字段對相關材料采用默認頁數(shù)可修改（格式文書頁數(shù)固定，默認頁數(shù)減少操作），完成目錄材料列表修改后確認，發(fā)送到后臺相應行政相對人的件內(nèi)目錄；l（2）監(jiān)督監(jiān)測窗體執(zhí)法文書部分增加資料名稱至下列選項，并增加文號、當前日期（可修改）、頁數(shù)： l1)產(chǎn)品樣品采樣記錄l2)非產(chǎn)品樣品采樣記錄l3)產(chǎn)品樣品確認書l4)檢驗結果告知書l5)衛(wèi)生監(jiān)

16、督意見書l6)其他文書或資料（可輸入文書或資料名稱）l一次監(jiān)測完成用確認生成可修改和增加的材料列表，包括題名、日期、頁號、備注字段，列表生成時通過設定的排列原則自動進行排列，生成后的可設置手動上下調(diào)整排列順序功能，頁號字段對相關材料采用默認頁數(shù)可修改（格式文書頁數(shù)固定，默認頁數(shù)減少操作），完成目錄材料列表修改后確認，發(fā)送到后臺相應行政相對人的件內(nèi)目錄；l（3）每個行政相對人的監(jiān)督和監(jiān)測均發(fā)送到同一個件內(nèi)目錄之中，按確認時間排序，重新賦予頁號，然后按年度列為分列成多年件內(nèi)目錄。不良行為登記件內(nèi)目錄編目不良行為登記件內(nèi)目錄編目 l在行政處罰子窗體增加處罰日志生成、打印功能，處罰日志生成后發(fā)送至不良行為登記件內(nèi)目錄，點擊當行