第02章 采購及管理流程(采購及倉儲(chǔ))

1、第二章 采購業(yè)務(wù)流程 本 章 學(xué) 習(xí) 目 標(biāo) 了解采購的基本程序 了解采購手冊(cè)概念； 掌握采購運(yùn)作流程； 采購流程分析與改進(jìn)；第一節(jié) 采購的基本程序采購基本程序會(huì)因采購物資的來源（國內(nèi)、國外）、采購方式（議價(jià)、招標(biāo)）及采購對(duì)象的（物料、工程發(fā)包）等不同而在作業(yè)細(xì)節(jié)上略顯差異，但基本程序有相似之處?；顒?dòng)編號(hào)活動(dòng)編號(hào)采購活動(dòng)內(nèi)容采購活動(dòng)內(nèi)容1確定采購需求確定采購需求2制定采購計(jì)劃制定采購計(jì)劃3選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商4簽訂采購合同簽訂采購合同5發(fā)出采購訂單發(fā)出采購訂單6訂單跟蹤與催貨訂單跟蹤與催貨7貨物驗(yàn)收入庫貨物驗(yàn)收入庫8不符與退貨處理不符與退貨處理9結(jié)案結(jié)案10記錄與檔案維護(hù)記錄與檔案維護(hù)其他采購

2、流程示例其他采購流程示例1.1.確定采購需求確定采購需求需要什么、需要多少、何時(shí)需要。采購的成功始于采購要求的確定，企業(yè)應(yīng)制定正確的制度來保證供應(yīng)商能完全理解采購方的需求。這些辦法通常包括這些辦法通常包括：制定規(guī)范、圖樣和采購訂單的書面程序；發(fā)出采購訂單前與供應(yīng)商的協(xié)商；在采購文件中提供描述所訂產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品的精確等級(jí)、檢查規(guī)程、應(yīng)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。所有檢查或檢驗(yàn)方法和技術(shù)要求應(yīng)指明相應(yīng)的國家和國際標(biāo)準(zhǔn)。需求確認(rèn)過程就是采購部門收到采購申請(qǐng)、制訂采購計(jì)劃的過程。在很多企業(yè)中，物料單是描述需求的最常用的單據(jù)。（ 采購申請(qǐng)文件通常還有：1.采購申請(qǐng)（單）；2.請(qǐng)購單；3.請(qǐng)購計(jì)劃（表）；4

3、.物料需求計(jì)劃（表）等多種稱謂）第一節(jié) 采購的基本程序編號(hào)編號(hào)年年 月月 日日第第 頁頁共共 頁頁FXJ0202項(xiàng)次料號(hào)品名規(guī)格單位單位金額備注企業(yè)物料請(qǐng)購單采購申請(qǐng)的內(nèi)容1.需求單位（或需求者）；2.物料說明書、需求品種、規(guī)格、型號(hào)；3.需求數(shù)量、計(jì)量單位（包括申請(qǐng)數(shù)量、領(lǐng)導(dǎo)審批數(shù)量）；4.需求時(shí)間、地點(diǎn)；5.品種的用途；6.特別要求；7.主管審查同意的意見；8.應(yīng)計(jì)入的成本項(xiàng)目。等第一節(jié) 采購的基本程序物料單樣式1第一節(jié) 采購的基本程序物料單樣式2第一節(jié) 采購的基本程序物料單樣式3第一節(jié) 采購的基本程序2.2.制定采購計(jì)劃制定采購計(jì)劃采購人員在接到采購任務(wù)單后，要制定具體的采購工作計(jì)劃。首

4、先是進(jìn)行資源市場(chǎng)調(diào)查，包括對(duì)商品、價(jià)格、供應(yīng)商的調(diào)查分析；其次是選定供應(yīng)商；三是確定采購方法、采購日程計(jì)劃、運(yùn)輸方法及貨款支付方法等。3.3.選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商也稱為“供應(yīng)源搜尋與分析”。對(duì)供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)是很關(guān)鍵的一環(huán)。具體包括：供應(yīng)商的實(shí)力；以往在產(chǎn)品設(shè)計(jì)上表現(xiàn)、質(zhì)量承諾、管理水平、技術(shù)能力、成本控制、送貨服務(wù)、優(yōu)化流程和開發(fā)產(chǎn)品的技術(shù)能力等。第一節(jié) 采購的基本程序4.4.定價(jià)定價(jià)確定價(jià)格的方法有多種，其中最常見的有競(jìng)爭性報(bào)價(jià)和談判兩種。競(jìng)爭性報(bào)價(jià)是由買方向意愿合作的供應(yīng)商發(fā)出詢問。詢價(jià)單格式如下例所示：產(chǎn)品詢價(jià)單（示例）_單位_先生：1.本公司有業(yè)務(wù)需要擬向貴公司洽購下列物品（見附件

5、），請(qǐng)速予報(bào)價(jià)以作進(jìn)一步聯(lián)系。2.來函或來電請(qǐng)洽本公司采購部電話，并請(qǐng)惠示貴公司聯(lián)絡(luò)人員與電話。3.附件（含物品名稱、數(shù)量及品檢說明）。*公司采購部年 月 日第一節(jié) 采購的基本程序4.4.定價(jià)定價(jià)對(duì)可能參與合作的供應(yīng)商的要求是：有能力根據(jù)買方的要求制造產(chǎn)品并且能夠在預(yù)定的日期前發(fā)貨；作為供應(yīng)商，在其他方面應(yīng)該是有足夠的可靠性。競(jìng)爭性報(bào)價(jià)適用于下列情況： 采購量足夠大，值得進(jìn)行競(jìng)爭性報(bào)價(jià) 供應(yīng)商很清楚細(xì)節(jié)和要求，有能力準(zhǔn)確估計(jì)生產(chǎn)所需的成本 競(jìng)爭性的市場(chǎng)環(huán)境，即有足夠多的合格競(jìng)爭者 買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應(yīng)商第一節(jié) 采購的基本程序4.4.定價(jià)定價(jià)下列情況適合選擇談判：前述任何競(jìng)爭性報(bào)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)都不存

6、在時(shí)當(dāng)采購要求諸多績效因素（如價(jià)格、質(zhì)量、交貨、風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)傄约爱a(chǎn)品支持等方面）必須達(dá)成一致時(shí)當(dāng)買方要求供應(yīng)商早期參與時(shí)當(dāng)供應(yīng)商不能確定風(fēng)險(xiǎn)和成本時(shí)當(dāng)供應(yīng)商需要很長時(shí)間來開發(fā)和生產(chǎn)采購方采購的物品時(shí)（這通常會(huì)使預(yù)測(cè)供應(yīng)商的采購成本變得很難）談判是價(jià)格確定中最復(fù)雜也是成本最高的一種方法。第一節(jié) 采購的基本程序5.5.簽訂采購合同簽訂采購合同采購員工作的核心步驟。選定供應(yīng)商后，采購方一般要通過與供應(yīng)商進(jìn)行反復(fù)的磋商和談判，討論包裝、運(yùn)輸、價(jià)格、質(zhì)量、送貨、服務(wù)及風(fēng)險(xiǎn)賠償?shù)雀鞣N限制條件，最后簽訂正式的采購合同。合同具有法律效力。采購合同沒有標(biāo)準(zhǔn)的格式。第一節(jié) 采購的基本程序采購合同形成過程示例采購合同形

7、成過程示例1 1采購合同形成過程示例采購合同形成過程示例2 2采購合同格式示例采購合同格式示例采購合同格式示例采購合同格式示例采購合同生效采購合同生效6.6.發(fā)出采購訂單發(fā)出采購訂單采購合同并不等同于訂貨。對(duì)于小型的采購，采購方簽訂了合同就相當(dāng)于下了訂單；而對(duì)于大型采購或有長期合作的供應(yīng)商，采購方要選擇在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)出訂貨單。第一節(jié) 采購的基本程序訂單處理流程示例訂單處理流程示例7.7.訂單跟蹤與催貨訂單跟蹤與催貨企業(yè)在采購訂單發(fā)出時(shí)，同時(shí)會(huì)確定相應(yīng)的的跟蹤催貨日期。在一些企業(yè)中，甚至?xí)O(shè)有專職人員跟蹤和催貨。跟蹤是對(duì)訂單所做的例行追蹤，以確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。催貨是對(duì)供應(yīng)商施加

8、壓力，使其按期履行最初所做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或加快已延誤和訂單所涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。第一節(jié) 采購的基本程序確定檢驗(yàn)時(shí)間地點(diǎn)確定檢驗(yàn)部門及人員時(shí)間地點(diǎn)貨物檢驗(yàn)不合格貨物處理填寫采購物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告8.8.貨物驗(yàn)收入庫貨物驗(yàn)收入庫驗(yàn)收（核對(duì)發(fā)貨單、核對(duì)貨物種類、數(shù)量、品質(zhì)是否與合同相符）；檢查各類單據(jù)是否齊備（裝箱單、發(fā)票等）；檢查外觀是否完好，入庫時(shí)是否需另行包裝。以上幾項(xiàng)檢查無誤后，就可卸貨、清點(diǎn)、入庫，同時(shí)由倉儲(chǔ)部門經(jīng)手人填寫貨物入庫單或?qū)⒃撔畔⑤斎雮}儲(chǔ)管理信息系統(tǒng)。接收及移庫流程示例接收及移庫流程示例9.9.不符與退貨處理不符與退貨處理 退貨或自行處理退貨或自行處理10.10.結(jié)案結(jié)案對(duì)

9、驗(yàn)收合格的貨物按合同規(guī)定支付貨款對(duì)驗(yàn)收不合格的貨物退回供應(yīng)商或根據(jù)合同約定處治所有情況均辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。11.11.記錄與檔案維護(hù)記錄與檔案維護(hù)經(jīng)過結(jié)案批示后的采購項(xiàng)目，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類保管。檔案具有一定的保管期限的規(guī)定。第一節(jié) 采購的基本程序5R5R原則原則1.適價(jià)原則多渠道獲得報(bào)價(jià)比價(jià)議價(jià)定價(jià)2.適質(zhì)原則3.適時(shí)原則4.適量原則5.適地原則供應(yīng)商離企業(yè)越近，所需運(yùn)費(fèi)就越低，機(jī)動(dòng)性越高，協(xié)調(diào)溝通越方便，成本越低，同時(shí)有助于緊急訂購時(shí)的時(shí)間安排?！叭壕坌?yīng)”注意：上述原則中存在“效益背反”情況（如品質(zhì)與價(jià)格），往往只能

10、側(cè)重其中最為關(guān)心的一兩個(gè)方面。要求采購決策人員的全局觀。第二節(jié) 采購的基本原則采購的基本原則第三節(jié) 采購手冊(cè)制定采購手冊(cè)制定為了使采購標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專業(yè)化和高效化，公司（組織）為了使采購標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專業(yè)化和高效化，公司（組織）會(huì)制定采購手冊(cè)，用以指導(dǎo)公司（組織）的采購行為。會(huì)制定采購手冊(cè)，用以指導(dǎo)公司（組織）的采購行為。3.13.1采購手冊(cè)的概念采購手冊(cè)的概念企業(yè)（組織）為了使內(nèi)部各單位在執(zhí)行采購作業(yè)時(shí)有規(guī)則所遵循，通常都會(huì)制定“采購管理手冊(cè)”或“物料管理手冊(cè)”或“采購作業(yè)規(guī)定”或“采購管理規(guī)則”等名稱的文件，以促進(jìn)采購活動(dòng)的制度化與合理化，并能達(dá)到適質(zhì)、適時(shí)、適量、適價(jià)的目標(biāo)。其本質(zhì)是

11、交通信息的媒介，用來闡明采購政策、步驟、指令和規(guī)定等內(nèi)容。采購手冊(cè)一般包括政策、步驟、指令和規(guī)定等框架內(nèi)容。第三節(jié) 采購手冊(cè)采購手冊(cè)第三節(jié) 采購手冊(cè)制定采購手冊(cè)制定3.23.2采購手冊(cè)的作用采購手冊(cè)的作用（1）使采購政策、步驟、指令和規(guī)定等內(nèi)容變得簡潔明了；（2）為采購與其他部門的溝通提供了機(jī)會(huì)，使他們能夠建設(shè)性地看待現(xiàn)存的政策和步驟，并在需要的地方對(duì)其進(jìn)行修改;（3）手冊(cè)上的步驟是針對(duì)采購所承擔(dān)或管理、控制的業(yè)務(wù)活動(dòng)來制定的，因此能促進(jìn)工作的一致性，從而減少對(duì)日常工作進(jìn)行具體監(jiān)督；（4）手冊(cè)有益于對(duì)員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)；（5）手冊(cè)有助于年度審計(jì)；（6）手冊(cè)協(xié)調(diào)了政策和步驟的關(guān)系，并確保采購原則和

12、操作的一致性和連貫性；（7）可為采購工作評(píng)估提供參考依據(jù)；（8）提升采購工作地位；（9）在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境下，細(xì)致、完整的文件記錄體系，對(duì)采購手冊(cè)的編寫和使用理為迫切。第三節(jié) 采購手冊(cè)制定采購手冊(cè)制定3.33.3采購手冊(cè)的內(nèi)容采購手冊(cè)的內(nèi)容完整的手冊(cè)應(yīng)該包括組織架構(gòu)、職務(wù)、權(quán)責(zé)、功能、公司政策、部門政策、程序、流程、批示、規(guī)范及有關(guān)公司特殊事項(xiàng)的指導(dǎo)原則。每一個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的手冊(cè)，都是依據(jù)組織的特定需要來設(shè)計(jì)的。從主要方面講，采購手冊(cè)一般包括：組織機(jī)構(gòu)、政策和步驟。（1）組織機(jī)構(gòu)p組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)圖p采購部門每個(gè)職位的工作職責(zé)p員工應(yīng)知道行政管理的規(guī)定，如考勤、工作時(shí)間、差旅費(fèi)用等。（2）政策

13、p采購的目標(biāo)、責(zé)任和采購職能的權(quán)力；p政策中說明的內(nèi)容還可以擴(kuò)充到有關(guān)價(jià)格、質(zhì)量等總原則中去。p采購條款和條件p與供應(yīng)商的關(guān)系，尤其有禮物、款待和娛樂等方面p供應(yīng)商的選擇方法p雇員直接采購的方式p向管理層匯報(bào)的制度第三節(jié) 采購手冊(cè)制定采購手冊(cè)制定3.33.3采購手冊(cè)的內(nèi)容采購手冊(cè)的內(nèi)容（3）步驟p用文字結(jié)合圖表來說明采購步驟p關(guān)于拒收和退貨的步驟p關(guān)于廢料、廢棄物或過剩產(chǎn)品的處理步驟p與采購及其輔助業(yè)務(wù)有關(guān)的所有文件單證的圖解說明，并附有它們的用途和周詳?shù)奈淖终f明p有關(guān)采購記錄的查考和保存維護(hù)第四節(jié) 采購業(yè)務(wù)流程的改善采購業(yè)務(wù)流程的改善4.14.1傳統(tǒng)采購流程的缺點(diǎn)傳統(tǒng)采購流程的缺點(diǎn)p 一系列沒有增值作用的文書工作p 過