工作計劃與時間管理

1、導(dǎo)師：裴勇導(dǎo)師：裴勇2008年年12月月 2計劃與時間計劃與時間由內(nèi)而外全面造就自己由內(nèi)而外全面造就自己你希望獲得信任嗎？你希望在工作上享有更多的自主嗎？惟有反求于己，從思維與品德做起由內(nèi)而外的全面造就自己才能使你在人生各個層面表現(xiàn)出眾3計劃與時間計劃與時間請談?wù)勀愕目捶ㄕ堈務(wù)勀愕目捶ㄊ裁词锹殬I(yè)人？什么是職業(yè)人？4計劃與時間計劃與時間敬業(yè)敬業(yè)職業(yè)人的必備素質(zhì)一職業(yè)人的必備素質(zhì)一5計劃與時間計劃與時間 受人錢財替人消災(zāi)受人錢財替人消災(zāi) 不打折扣地完成任務(wù)不打折扣地完成任務(wù)6計劃與時間計劃與時間專業(yè)專業(yè)職業(yè)人的必備素質(zhì)二職業(yè)人的必備素質(zhì)二7計劃與時間計劃與時間 愛心愛心 熱心熱心 信心信心 恒心恒

2、心 細(xì)心細(xì)心五心工作者五心工作者8計劃與時間計劃與時間員工員工企業(yè)最重要的產(chǎn)品是什么？企業(yè)最重要的產(chǎn)品是什么？9計劃與時間計劃與時間形象形象人人=公司公司=產(chǎn)品產(chǎn)品職業(yè)人最重要的投資是什么？職業(yè)人最重要的投資是什么？10計劃與時間計劃與時間 自己才是最大的敵人自己才是最大的敵人 “福?！弊志褪亲志褪恰靶睦镉幸豢谔镄睦镉幸豢谔铩?開心才能觀心，大海能容百川開心才能觀心，大海能容百川 你生氣時，往往看不到自己的怒容你生氣時，往往看不到自己的怒容 當(dāng)你退縮時，從不覺得自己懦弱當(dāng)你退縮時，從不覺得自己懦弱 修身、齊家、治國、平天下修身、齊家、治國、平天下自我發(fā)展的關(guān)鍵自我發(fā)展的關(guān)鍵11計劃與時間計劃與

3、時間計劃計劃領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控監(jiān)控組織組織 資源：資源：人、￥、物人、￥、物時間時間計劃、組計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)織、領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)控機(jī)與監(jiān)控機(jī)構(gòu)內(nèi)的人構(gòu)內(nèi)的人員，以及員，以及運用現(xiàn)有運用現(xiàn)有的資源，的資源，去達(dá)到指去達(dá)到指定的機(jī)構(gòu)定的機(jī)構(gòu)目標(biāo)。目標(biāo)。管理的定義管理的定義12計劃與時間計劃與時間管理的四個任務(wù)管理的四個任務(wù) 監(jiān)控監(jiān)控 計劃計劃領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo) 組織組織確定你所想達(dá)成的目標(biāo),并明確要具體做什么,由誰去做,時間,地點和方法.調(diào)度各種人力和物力資源，把計劃付諸實踐對比原來計劃和目標(biāo)，確保任務(wù)完成，并合乎標(biāo)準(zhǔn)；如有問題，采取措施更正。通過指導(dǎo)，激勵，溝通和影響力，使相關(guān)人員明白和執(zhí)行任務(wù)制訂計劃是其他三大任務(wù)的

4、基石。制訂計劃是其他三大任務(wù)的基石。13計劃與時間計劃與時間效率：（效率：（EFFICIENCY）DO THINGS RIGHT效能：（效能：（EFFECTIVENESS）DO RIGHT THINGS管理人員的績效管理人員的績效14計劃與時間計劃與時間計劃是：計劃是： 預(yù)先決定一系列事件預(yù)先決定一系列事件 現(xiàn)在先行決定未來即將執(zhí)行的事務(wù)現(xiàn)在先行決定未來即將執(zhí)行的事務(wù) 現(xiàn)在沒問題，未來會怎樣現(xiàn)在沒問題，未來會怎樣 現(xiàn)在有問題，接下來該怎樣現(xiàn)在有問題，接下來該怎樣 決定達(dá)成目標(biāo)的策略和方法決定達(dá)成目標(biāo)的策略和方法計劃計劃管理的根基管理的根基15計劃與時間計劃與時間為什么要作計劃： 共同目標(biāo) 減輕

5、變動的沖擊力 減少浪費及重疊 設(shè)計便于控制的標(biāo)準(zhǔn)計劃的重要性計劃的重要性16計劃與時間計劃與時間管理工作沒有計劃的缺點管理工作沒有計劃的缺點 不是人在推動工作，而是工作在推動人，一不是人在推動工作，而是工作在推動人，一天不知道忙些什么天不知道忙些什么 沒有目標(biāo)，沒有步驟，輕重不分，舍本逐末沒有目標(biāo)，沒有步驟，輕重不分，舍本逐末 墨守成規(guī)，沒有進(jìn)步墨守成規(guī)，沒有進(jìn)步 工作不配合，時間浪費，意外損害工作不配合，時間浪費，意外損害 物不盡其用，人不盡其才，造成領(lǐng)導(dǎo)無能的物不盡其用，人不盡其才，造成領(lǐng)導(dǎo)無能的印象印象17計劃與時間計劃與時間企業(yè)目標(biāo)企業(yè)目標(biāo)經(jīng)營策略經(jīng)營策略營運計劃營運計劃政策政策長期計

6、劃長期計劃一次性計劃一次性計劃標(biāo)準(zhǔn)程序標(biāo)準(zhǔn)程序/規(guī)則規(guī)則程序表程序表預(yù)算預(yù)算創(chuàng)辦人、董事局、高層創(chuàng)辦人、董事局、高層高層或中層經(jīng)理高層或中層經(jīng)理中層或一線經(jīng)理中層或一線經(jīng)理非重復(fù)活動非重復(fù)活動重復(fù)活動重復(fù)活動計劃的等級與種類計劃的等級與種類18計劃與時間計劃與時間計劃的流程計劃的流程在地圖上標(biāo)出你前進(jìn)的路線，你需要回答四個問題: 分析現(xiàn)狀分析現(xiàn)狀: 我身處何方? 設(shè)定目標(biāo)設(shè)定目標(biāo): 我意欲何往? 執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃: 我應(yīng)該做些什么達(dá)到目標(biāo)? 和團(tuán)隊成員如何合作？ 資源應(yīng)該如何分配？ 跟進(jìn)監(jiān)控跟進(jìn)監(jiān)控: 我現(xiàn)在做得怎樣? 我如何能做得更好、去得更快？?19計劃與時間計劃與時間目標(biāo)的概念目標(biāo)的概念

7、 射擊、攻擊或?qū)で蟮膶ο笊鋼?、攻擊或?qū)で蟮膶ο?想要達(dá)到的境地或標(biāo)準(zhǔn)想要達(dá)到的境地或標(biāo)準(zhǔn) 是一幅可以看得見的圖畫是一幅可以看得見的圖畫20計劃與時間計劃與時間第一步：寫下你覺得重要的、想要擁有的第一步：寫下你覺得重要的、想要擁有的 事物的清單，不少于事物的清單，不少于10項項第二步：確認(rèn)清單內(nèi)列下所有事項，從中第二步：確認(rèn)清單內(nèi)列下所有事項，從中 選取最重要的選取最重要的5項項你有生之年想完成的事情你有生之年想完成的事情21計劃與時間計劃與時間職業(yè)發(fā)展中所要求的能力變化職業(yè)發(fā)展中所要求的能力變化專業(yè)才能專業(yè)才能Functional Expertise策略和概念性思維能力策略和概念性思維能力St

8、rategic/Conceptual Capacity領(lǐng)導(dǎo)能力和人際關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)能力和人際關(guān)系Leadership & Interpersonal Skills一線員工一線員工主管主管/ /經(jīng)理經(jīng)理高級管高級管理人員理人員各種才能的重要性各種才能的重要性中層管理中層管理人員人員22計劃與時間計劃與時間目標(biāo)設(shè)定的基本原則目標(biāo)設(shè)定的基本原則S: Specific 具體的具體的M: Measurable 可衡量的可衡量的A: Achievable 可行的可行的R: Related 相關(guān)的相關(guān)的T: Time 有時間界定的有時間界定的23計劃與時間計劃與時間目標(biāo)管理的概念目標(biāo)管理的概念杜拉克認(rèn)為，

9、凡屬可能直接及嚴(yán)重杜拉克認(rèn)為，凡屬可能直接及嚴(yán)重影響企業(yè)、事業(yè)機(jī)構(gòu)的生存和發(fā)展影響企業(yè)、事業(yè)機(jī)構(gòu)的生存和發(fā)展的每一項領(lǐng)域，都必須確立目標(biāo)。的每一項領(lǐng)域，都必須確立目標(biāo)。他認(rèn)為：他認(rèn)為：“所謂管理工作，也就是所謂管理工作，也就是目標(biāo)管理。目標(biāo)管理?！?4計劃與時間計劃與時間目標(biāo)管理的特性目標(biāo)管理的特性目標(biāo)管理的觀念，具有顯著的特性。目標(biāo)管理的觀念，具有顯著的特性。推行目標(biāo)管理，管理者就應(yīng)著重于推行目標(biāo)管理，管理者就應(yīng)著重于:應(yīng)做些什么而不是應(yīng)如何做；應(yīng)做些什么而不是應(yīng)如何做；重視人的運用，而不是講求方法和步驟；重視人的運用，而不是講求方法和步驟；對如何授權(quán)比對工作的督導(dǎo)更為注重。對如何授權(quán)比對工

10、作的督導(dǎo)更為注重。25計劃與時間計劃與時間制定目標(biāo)前的準(zhǔn)備工作制定目標(biāo)前的準(zhǔn)備工作目標(biāo)制定與分解目標(biāo)制定與分解目標(biāo)實施目標(biāo)實施檢查實施結(jié)果、信息反饋及處理檢查實施結(jié)果、信息反饋及處理目標(biāo)管理的流程目標(biāo)管理的流程26計劃與時間計劃與時間PA DCPA DCPA DCPA DC目前水平目前水平改善后水平改善后水平- PDCA改善圖 -27計劃與時間計劃與時間授權(quán)原則：在執(zhí)行工作目標(biāo)的過程中，授權(quán)原則：在執(zhí)行工作目標(biāo)的過程中， 應(yīng)適度授權(quán)應(yīng)適度授權(quán)協(xié)助原則：提供有關(guān)資訊及協(xié)助，排除協(xié)助原則：提供有關(guān)資訊及協(xié)助，排除 執(zhí)行障礙執(zhí)行障礙訓(xùn)練原則：自我訓(xùn)練及訓(xùn)練下屬訓(xùn)練原則：自我訓(xùn)練及訓(xùn)練下屬控制原則：目

11、標(biāo)管理既然有時限性，控制原則：目標(biāo)管理既然有時限性， 在每一時段中應(yīng)加以檢核控制及在每一時段中應(yīng)加以檢核控制及 協(xié)助矯正協(xié)助矯正目標(biāo)達(dá)成的基本原則目標(biāo)達(dá)成的基本原則28計劃與時間計劃與時間制訂有效計劃的步驟：制訂有效計劃的步驟：1、檢討長期目標(biāo)、檢討長期目標(biāo)2、評估時間與任務(wù)之間的配合、評估時間與任務(wù)之間的配合3、訂出每日特定的目標(biāo)（、訂出每日特定的目標(biāo)（SMART）4、預(yù)測可能出現(xiàn)的障礙和解決方案預(yù)測可能出現(xiàn)的障礙和解決方案5、按序優(yōu)先分配、按序優(yōu)先分配計劃的步驟計劃的步驟29計劃與時間計劃與時間制訂計劃的參照表格制訂計劃的參照表格時間時間開始以及結(jié)束時間開始以及結(jié)束時間具體事項具體事項詳細(xì)

12、描述詳細(xì)描述目標(biāo)目標(biāo)SMART負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人姓名姓名費用費用準(zhǔn)確金額準(zhǔn)確金額其他資源其他資源（設(shè)備、時間等）（設(shè)備、時間等）詳細(xì)描述詳細(xì)描述備注備注注意事項注意事項30計劃與時間計劃與時間第一周 第二周 第三周 第四周 第五周 第六周 第七周A01A02B01B02C01C02資源天數(shù)活動清點你的資源清點你的資源甘特圖甘特圖31計劃與時間計劃與時間清點你的資源清點你的資源資源估算資源估算32計劃與時間計劃與時間組織講稿的原則：組織講稿的原則：33計劃與時間計劃與時間勤奮，運氣或靈活的手段固然重要，卻非關(guān)鍵惟有掌握重點才是成功不二的法則辨別事情的輕重緩急急所當(dāng)急，充分授權(quán)是個人管理的鑰匙個 人 管

13、 理 的 習(xí) 慣要事第一要事第一 Put First Things First34計劃與時間計劃與時間增加銷量發(fā)展員工提高員工的生產(chǎn)力開發(fā)新客戶，拓展全系列改進(jìn)管理層和員工的溝通實現(xiàn)業(yè)務(wù)成果（利潤，市場占有率，股票價值）. .本部門的目標(biāo)是什么本部門的目標(biāo)是什么35計劃與時間計劃與時間您要經(jīng)常對自己提出下述問題： 這項工作目的是什么？ 老板怎么來衡量你的成績？ 哪些是特別的績效？ 各種活動的優(yōu)先權(quán)和最終完成日期是什么？ 可供利用的資源有哪些？ 什么是可接受的成本？ 該工作和其他人有哪些聯(lián)系？澄清自己的工作澄清自己的工作36計劃與時間計劃與時間重要的事絕不應(yīng)被不重要的小事所牽絆重要的事絕不應(yīng)被不

14、重要的小事所牽絆我將焦點放在事情的重要性而非緊急性上我將焦點放在事情的重要性而非緊急性上 時間管理要務(wù)時間管理要務(wù) 重要：個人覺得有價值及對你的使命、價值觀及達(dá)到目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動。 緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的活動?；驹瓌t基本原則37計劃與時間計劃與時間 重要重要 不重要不重要緊急緊急 不緊急不緊急時間管理矩陣圖時間管理矩陣圖 危機(jī) 急迫的問題 有限期的任務(wù)，會議， 準(zhǔn)備事項 準(zhǔn)備及預(yù)防工作 計劃 關(guān)系的建立 培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新 干擾，一些電話 一些會議 一些緊急事件 湊熱鬧的活動 細(xì)瑣的工作 浪費時間的閑聊 不關(guān)緊要的信件 看太多的電視38計劃與時間計劃與時間 結(jié)果： 壓力 筋疲力竭

15、危機(jī)處理 忙于收拾殘局偏重第一類事務(wù)偏重第一類事務(wù)39計劃與時間計劃與時間 結(jié)果： 短視近利 缺乏自制力，怪罪他人 危機(jī)*處理 輕視目標(biāo)與計劃偏重第三類事務(wù)偏重第三類事務(wù)40計劃與時間計劃與時間 結(jié)果： 全無責(zé)任感 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生 危機(jī)處理 忙于收拾殘局偏重第三、四類事務(wù)偏重第三、四類事務(wù)41計劃與時間計劃與時間結(jié)果: 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡，紀(jì)律，自制 少有危機(jī) 著重第二類事務(wù)著重第二類事務(wù)42計劃與時間計劃與時間 第一象限的事情應(yīng)該首先做應(yīng)該把工作的大多數(shù)時間放在第二應(yīng)該把工作的大多數(shù)時間放在第二象限的事情上，這樣就可以從容地象限的事情上，這樣就可以從容地處理各種問題了處理各種問題了

16、 第三象限的事盡量少做 第四象限的事最好別做時間管理的策略時間管理的策略43計劃與時間計劃與時間 把每天要做的事情列一份清單 確定優(yōu)先次序，從最重要的事情開始做起 每天都這么做通過計劃幫您有效地利用時間通過計劃幫您有效地利用時間44計劃與時間計劃與時間選擇你的生活重心選擇你的生活重心 3/8原理原理45計劃與時間計劃與時間80/20管理定律管理定律抓抓20%重點，掌握重點，掌握80%成果成果46計劃與時間計劃與時間 注重結(jié)果，注重結(jié)果， 而不是注重忙忙碌碌。而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy）47計劃與時間計劃與時間全全

17、面面 觀觀 照照 生生 命命 最佳的“自我投資”策略 _ 均衡發(fā)展的成長原則48計劃與時間計劃與時間持 續(xù) 更 新 的 習(xí) 慣人生最高明的投資策略莫過于生理，心智，心靈及社會情感方面嚴(yán)格要求自己從日積月累的進(jìn)展中不但拓展了自我成長空間也協(xié)助了他人成長不斷更新不斷更新Sharpen the Saw49計劃與時間計劃與時間產(chǎn)出（結(jié)果）需要產(chǎn)能（資源）的開發(fā)。產(chǎn)出（結(jié)果）需要產(chǎn)能（資源）的開發(fā)。我將透過人生的四大面向的自我更新而增加效能我將持續(xù)地改善基本原則基本原則50計劃與時間計劃與時間生理生理：我們透過適當(dāng)?shù)臓I養(yǎng)、運動、休息及壓力管理來強化身體。心智心智：我們由閱讀、寫作及思考增進(jìn)心智成長心靈心

18、靈：透過閱讀、沉思與大自然相處提升心靈健康社交情感社交情感：重要的人際關(guān)系情感帳戶每日持續(xù)存款更新的四面向更新的四面向51計劃與時間計劃與時間生理更新生理更新掌握自己的健康現(xiàn)況的資訊掌握自己的健康現(xiàn)況的資訊例行的運動例行的運動持續(xù)適合自己的運動持續(xù)適合自己的運動建立例行保健習(xí)慣建立例行保健習(xí)慣以蔬菜、水果、面包、谷類等保持體能以蔬菜、水果、面包、谷類等保持體能用正面的方法來舒緩壓力用正面的方法來舒緩壓力得到充裕的睡眠得到充裕的睡眠/休息休息確定你的習(xí)慣及生活模式對長期的身體健康有確定你的習(xí)慣及生活模式對長期的身體健康有貢獻(xiàn)貢獻(xiàn)52計劃與時間計劃與時間心智更新心智更新讀書讀書寫日記寫日記創(chuàng)意的寫作創(chuàng)意的寫作解決困惑解決困惑培養(yǎng)嗜好培養(yǎng)嗜好收集經(jīng)典收集經(jīng)典獨立研修獨立研修傾聽高尚音樂傾聽高尚音樂持續(xù)你的教育持續(xù)你的教育53計劃與時間計劃與時間精神更新精神更新 創(chuàng)造，檢視及精致化你的人生目標(biāo)創(chuàng)造，檢視及精致化你的人生目標(biāo) 看、聽及觀察自然世界看、聽及觀察自然世界 閱讀文學(xué)巨著閱讀文學(xué)巨著 讀自傳讀自傳 認(rèn)識音樂和藝術(shù)認(rèn)識音樂和藝術(shù) 建立正直的人格建立正直的人格 塑造一個豐富的私人生活塑造一個豐富的私人生活54計劃與時間計劃與時間社會社會/ /情感更新情感更新 塑造家庭關(guān)系塑造家庭關(guān)系 經(jīng)常維護(hù)你的人際關(guān)系經(jīng)常維護(hù)你的人際