哈啤時間管理

1、1會計學(xué)哈啤時間管理哈啤時間管理為了使我們的討論更有效，在此之前不妨做一個如下的個人活動耗時分析。時間管時間管理理第1頁/共37頁時間管時間管理理第2頁/共37頁/天家庭小時/天空間小時/天總計168小時/每周個人活個人活動動第3頁/共37頁5. 有將事情按輕重緩急安排的能力第4頁/共37頁突發(fā)事件有求必應(yīng)資料不全需時失算缺乏溝通文件滿桌特別要求第5頁/共37頁時間的特時間的特性性第6頁/共37頁下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。1.你通常工作很長時間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時間去做

2、你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之

3、中而沒有著眼于未來？第7頁/共37頁總結(jié)你的時間總結(jié)你的時間掌控掌控12-16 “ yes” 救 命 ！ 你 在 時 間 管 理 上 需 改 進(jìn) 8-12 “ yes” 當(dāng) 心 ！ 你 需 要 重 新 審 視 你 的 時 間 行 動 指 南 4-8 “yes” 可 以 ！ 方 向 正 確 ， 但 需 要 提 高 沖 勁 0-4 “yes” 恭 喜 ！ 堅 持 并 保 留 你 的 方 法 第8頁/共37頁費(fèi)？對對 策策第9頁/共37頁對對 策策第10頁/共37頁如何擬定計劃以避免時間之浪費(fèi)？如何擬定計劃以避免時間之浪費(fèi)？重要又緊迫的事情重要但不緊迫的事情緊迫但不重要的事情例行性的事情第二優(yōu)先第三

4、優(yōu)先第一優(yōu)先第四優(yōu)先第11頁/共37頁請排出正確的行事優(yōu)先級請排出正確的行事優(yōu)先級4 th緩3 rd輕不重要的事2 nd重1 st 急重要的事不緊迫的事緊迫的事?第12頁/共37頁輕重緩急層次表輕重緩急層次表Important重要Not important不重要PRIORITY 2乙PRIORITY 1 甲PRIORITY 3 丙PRIORITY 4 丁Urgent Not urgent急 不急第13頁/共37頁 緊 急 不 緊 急 重 要 . 危 機(jī) 急 迫 的 問 題 . 防 患 未 然 改 進(jìn) 產(chǎn) 能 建 立 人 際 關(guān) 系 發(fā) 掘 新 機(jī) 會 規(guī) 劃 、 休 閑 不 重 要 . 不 速

5、 之 客 某 些 電 話 某 些 信 件 與 報 告 某 些 會 議 必 要 而 不 重 要 的 問 題 受 歡 迎 的 活 動 . 繁 瑣 的 工 作 某 些 信 件 某 些 電 話 浪 費(fèi) 時 間 之 事 有 趣 的 活 動 第14頁/共37頁如何拒絕他人之請托以避免時間如何拒絕他人之請托以避免時間之浪費(fèi)？之浪費(fèi)？管理者之所以不好意思拒絕他人之請托，可能是基于管理者之所以不好意思拒絕他人之請托，可能是基于以下的原因：以下的原因：時 間不知如何拒絕他人之請托不了解拒絕他人請托的重要性想做一位廣受愛戴的好人擔(dān)心拒絕接納請托后會觸怒請托者接納請托比拒絕請托更為容易第15頁/共37頁如何對付不速之

6、客以避免時間之浪費(fèi)？如何對付不速之客以避免時間之浪費(fèi)？不要采用無條件的“門戶開放政策”在辦公室外接見外界不速之客站立會客利用隱蔽的辦公室定期和部屬或同一階層的同事見面時 間第16頁/共37頁如何對付電話之干擾以避免時間之浪費(fèi)？如何對付電話之干擾以避免時間之浪費(fèi)？外來電話應(yīng)先由秘書接聽事后回復(fù)電話的辦法比較值得采納盡量將須打出去的電話集中在一起時 間第17頁/共37頁如何治療會議病以避免時間如何治療會議病以避免時間之浪費(fèi)？之浪費(fèi)？A. 思考是否有必要以會議的形式進(jìn)行商討？B. 盡量減少與會人員。C. 當(dāng)關(guān)鍵性人物無法與會時，原則上不應(yīng)開會。D. 為避免會議過長，可將會議安排在午餐前、下班前或另一

7、個活動之前。E. 計算會議成本： 例：(1) 與會者有10位； (2) 每位月薪4,000元, 享有的福利計有1,000元 (薪金的25%)； (3) 每位每月工作時間為10,000分鐘，一個會議長達(dá)一小時，則耗資300元。A. 會議中如等候遲到者，則等于懲罰準(zhǔn)時者。B. 不要令與會者太過舒服。C. 避免受電話或訪客之干擾。D. 根據(jù)實(shí)際需要，可讓部分與會者只參加會議的一部分。E. 會議結(jié)束時，總結(jié)達(dá)成的結(jié)論及定下工作的時限。A. 會議記錄應(yīng)盡快作成。B. 迅速解決會議中的決議及待辦事項(xiàng)。C. 為杜絕與會者的無故缺席/遲到或早退，可考慮在會議記錄上注明。會議前會議中會議后時 間第18頁/共37

8、頁如何治療如何治療“文件滿桌病文件滿桌病”以避免以避免時間之浪費(fèi)？時間之浪費(fèi)？培養(yǎng)“只處理來往文件一次”的習(xí)慣閱讀后立即在文件上注明要采取之行動避免把文件列入“General”或 “Miscellaneous”檔案內(nèi)時 間第19頁/共37頁如何減少上下班交通所引起的時如何減少上下班交通所引起的時間浪費(fèi)？間浪費(fèi)？避免交通擁擠的高峰時間上下班選擇班次穩(wěn)定的交通工具利用上班的時間構(gòu)思當(dāng)天的工作細(xì)節(jié)利用下班的時間檢討當(dāng)天的工作得失時 間第20頁/共37頁如何減少如何減少“事必躬親事必躬親”所引起的所引起的時間浪費(fèi)？時間浪費(fèi)？適當(dāng)?shù)胤謾?quán)授責(zé)（Delegation）采取Management by exce

9、ption 的管理方法時 間第21頁/共37頁授權(quán)授權(quán)Who? 計劃人物What? 具體 數(shù)字化Why? 重要性When? 何時開始、完成時間 需時多少進(jìn)度Where? 地點(diǎn)How? 方法 資源How Much? 費(fèi)用第22頁/共37頁如何清除上司所引起的時間如何清除上司所引起的時間浪費(fèi)？浪費(fèi)？A. 應(yīng)開門見山、單刀直入。B. 技巧地指明你與他談?wù)摰氖露藢λ赡墚a(chǎn)生的利害關(guān)系。A. 當(dāng)他指派工作給你時，多作詢問。B. 如你的工作繁多，請他為你決定完成工作的優(yōu)先次序。C. 詢問他完成工作的時限。A. 若你能一邊聽他說話一邊繼續(xù)工作，則采取這種聽話方式。B. 盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評論。應(yīng)付

10、“聽而不聞”的上司對付見異思遷的上司對付以你為聽眾的上司時 間第23頁/共37頁運(yùn)用管理工具提升工作效率運(yùn)用管理工具提升工作效率萬用手冊萬用手冊 行事歷與日程表 便條與備忘錄 通訊簿 名片簿提醒自己的方法提醒自己的方法 小紙條 鬧鐘數(shù)碼科技的運(yùn)用數(shù)碼科技的運(yùn)用 電腦 PDA第24頁/共37頁我們有這些好習(xí)慣嗎我們有這些好習(xí)慣嗎? 自我管理自我管理=好習(xí)慣好習(xí)慣=效率效率 事先要有安排 排定優(yōu)先順序 臨事要集中精神 溝通要徹底 避免雜亂無章 不苛求盡善盡美 不要怕說“不” 不要拖延 要能當(dāng)機(jī)立斷 善用零碎時間 養(yǎng)成“過手一次”的處理原則第25頁/共37頁第26頁/共37頁cost of 1457

11、06.4 RMB.3. Replace the security guards with middle-aged personnel to decrease the turnover.4. Replace the uniform.Audit第27頁/共37頁Audit第28頁/共37頁Audit第29頁/共37頁Audit第30頁/共37頁如何減少上下班交通所引起的時如何減少上下班交通所引起的時間浪費(fèi)？間浪費(fèi)？避免交通擁擠的高峰時間上下班選擇班次穩(wěn)定的交通工具利用上班的時間構(gòu)思當(dāng)天的工作細(xì)節(jié)利用下班的時間檢討當(dāng)天的工作得失時 間第31頁/共37頁如何減少上下班交通所引起的時如何減少上下班交通所引起的時間浪費(fèi)？間浪費(fèi)？避免交通擁擠的高峰時間上下班選擇班次穩(wěn)定的交通工具利用上班的時間