進出口英語函電(共6頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上進出口英語函電導論1、 開展進出口貿(mào)易，必須通過買賣雙方的語言溝通才能實現(xiàn)。溝通的方法總的可以分為口并沒有和書面兩類。面對面的談判和電話磋商都屬于前一種，而函電來往屬于后一種。2、 業(yè)務磋商過程必須存有日后可供查閱的書面文件。3、 電報(telegraph)：是最早問世的電子通訊手段。為了節(jié)省費用，發(fā)報人理所當然地要刪略字數(shù)，縮減文本。在不影響理解電文的前提下，他們還會將有些代詞、冠詞、介詞、連詞、形容詞、助動詞、系動詞等從電文中省卻。例如：We have airmailed the samples that you require. REQUIRED SAMPLES

2、 AIRMAILED.4、 電傳機(telex)：發(fā)報人只要直接按動與打字機上相似的鍵盤就可以把報文發(fā)出；接收端得到的報文是由字母、數(shù)字等組成的，無需解譯，直接就能閱讀。電傳費用是按每分鐘或每三分鐘計算，人們雖然不再像擬寫電報那樣去刻意控制字數(shù)，但是同樣為了降低費用，爭取在每一單位時間內發(fā)送最多的信息量，還是要想設設法在不影響理解報文的基礎上，盡可能刪除英文單詞內的某些字母，省略某些詞語，或者用數(shù)字代替諧音的文字（如2=to; 4=for），以達到精簡內容、縮短報文的目的。W HV AIRMAILED THE SAMPLS U REQR.5、 傳真機(fax machine)猶如遠程復印機，它

3、將文件當作圖像發(fā)送，雖然同樣使用國際電話線，但是其費用是以被發(fā)送文件所使用的時間計算的，因而人們就不用再在縮減語句長度和詞匯數(shù)量上動腦筋了。第一單元 商務信函的格式及有關要點一、英文商務信函的七個主要部分1、 信頭：信函是“紙面上的拜訪”，信頭就是訪客時呈遞的公司名片。（1） 公司的名稱（2） 地址2、 日期3、 封內地址4、 稱呼5、 信函正文6、 禮貌結束語7、 署名中國等東方國家的人的姓名與西方人的不同，我們的姓在前名在后，而他們則往往相反。我國涉外公證書中的做法值得學習：將姓氏拼音中的每個字母都大寫，而對于名字則只有首字母大寫，如GAO Yuanhua。這樣，我們可能使對方了解我們姓什

4、么名什么，而不用改變我們中文姓氏和名字的原來排序。二、撰寫英文商務信函需注意的幾個問題1、正確的語法、拼寫、標點符號2、優(yōu)質的信紙、信封3、整潔的打印4、勻稱的布局第二單元 詢購 INQUIRIES1、 客戶首次與賣方接洽時，可以簡單介紹一下自己得到供應商或賣方的名字等信息的來源，譬如從大使館(embassy)或領事館(consulate)的商務參贊處、商會、貿(mào)易伙伴，或是從因特網(wǎng)、報刊雜志的廣告上了解到的；或是在交易會或展覽會上看到。2、 在詢購函中買方可以將自己的業(yè)務范圍、所需產(chǎn)品用用途簡略地告訴對方。而諸如價格、折扣、付款條件等，也可以較詳細地提出具體建議。3、 雖然詢購函沒有規(guī)定的篇章

5、結構，但其各段落內基本上含有下列內容：（1） 在信函的開頭語句中，做一個簡單的自我介紹或提一下對所需產(chǎn)品的信息來源。（2） 可以另起一段，簡略提及所需產(chǎn)品的需求或用途。（3） 如果買方有較具體的要求，可以再另起一段詳細敘述。（4） 在信函的最后一段，寫信者應強調其所企盼的事情，以引起對方的注意。第三單元 復函與報價 REPLIES QUOTATIONS1、 收到客戶的詢購函(inquires)后，賣方應該及時或盡快回復。對詢購函的答復基本上具有例行公事的性質。因此，復函的話語應該直截了當、簡明易懂。2、 無論能否滿足買方的要求，賣方在回信時，首先都應該對買方的詢購表示感謝。3、 賣方在復函中應

6、該盡可能仔細地答復客戶的問題。如果能夠滿足買方提出的要求，例如寄送樣品、或產(chǎn)品說明書、商品目錄等促銷資料，則賣方應該在復函中告知買方、并相應行事。4、 賣方往往會利用報價的機會，在復函中將自己的產(chǎn)品或服務的賣點或亮點告訴買方，但是這種告知只宜簡單扼要，不宜太詳細復雜，因為客戶可以從產(chǎn)品說明書或目錄中獲得他們想要的信息。5、 賣方復函的最后一段往往相對簡短，內容一般為向客戶保證提供服務，以及希望客戶盡早訂貨。6、 如果隨信函寄了樣品或價目表等促銷資料，應在信末的相應位置注明英文的“附件”字樣Enclosure或Attachment。第四單元 訂購與確認 ORDERS AND ACKNOWLEDG

7、MENT1、 訂購貨物的信函一般可以包括以下內容：（1） 確認收到賣方的報價或報盤，以及樣品、產(chǎn)品目錄等資料，并表示感謝。（2） 陳述訂貨信息：例如貨物的品名，規(guī)格，數(shù)量，單價，裝運期等。（3） 強調買方認為需要引起賣方重視的折扣幅度，付款方式，投保險種，交貨時間，運輸方式，乃至包裝、標識、裝運要求等各類交易條件。2、 收到訂購函后，如果所有的交易條件可以接受，賣方會據(jù)此繕制銷售確認書，隨確認函寄送買方會簽。確認函一般含有下列內容：（1） 對買方訂貨表示感謝。（2） 簡略告知買方，訂貨已在辦理，能夠按期交貨等。（3） 提請買方及時開立信用證或以雙方約定的方式及時付款；同時，向買方推薦其他產(chǎn)品，

8、或表示希望雙方繼續(xù)合作的意愿。3、 由于各種原因，賣方有時無法滿足買要求時，賣方應如實相告。擬寫此類表示回絕的信函時，寫信人要非常策略，不可因語言表達不當而影響與客戶的友好關系、影響企業(yè)的良好形象、從而最終影響企業(yè)的利益。要寫好這樣的信，從業(yè)務層面上，企業(yè)要有靈活的策略，要具有雙贏的理念；從語言層面上，要善于使用委婉語，盡可能用積極的話語來表達相對消極的意思；從信函的篇章結構上，大致可以如下安排：（1） 第一段Buffer: 對于收到對方的信函或提議等表示感謝或興趣；或者也可先知能夠令對方興奮的好消息。該段落起緩沖器的作用，以期緩解對方聽到下面不好的消息時的不滿情緒。（2） 第二段Truth：

9、實事求是地告知“壞消息”，簡略地說明客觀原因，以期對方理解。第三段Hope：陳述可能的雙贏方案，使對方感到有解決問題的希望。當梅花的幽香隨冬天的到來而傳出，那么半空中漂泊的雪花，也會依偎這香氣，隨之飄舞。當萬物凋零，充斥于世界的凄涼席卷而來時，在一個角落里梅花卻悄然盛放了，它似乎在告訴世人，它只是缺少一個盛放的機會。其實，世上最溫暖的語言，“ 不是我愛你，而是在一起?！?#160; 所以懂得才是最美的相遇！只有彼此以誠相待，彼此尊重，相互包容，相互懂得，才能走的更遠。相遇是緣，相守是愛。緣是多么的妙不可言，而懂得又是多么的難能可貴。否則就會錯過一時，錯過一世！擇一人深愛，陪一人到老。一路相扶相

10、持，一路心手相牽，一路笑對風雨。在平凡的世界，不求愛的轟轟烈烈；不求誓言多么美麗；唯愿簡單的相處，真心地付出，平淡地相守，才不負最美的人生；不負善良的自己。人海茫茫，不求人人都能刻骨銘心，但求對人對己問心無愧，無怨無悔足矣。大千世界，與萬千人中遇見，只是相識的開始，只有彼此真心付出，以心交心，以情換情，相知相惜，才能相伴美好的一生，一路同行。然而，生活不僅是詩和遠方，更要面對現(xiàn)實。如果曾經(jīng)的擁有，不能天長地久，那么就要學會華麗地轉身，學會忘記。忘記該忘記的人，忘記該忘記的事兒，忘記苦樂年華的悲喜交集。人有悲歡離合，月有陰晴圓缺。對于離開的人，不必折磨自己脆弱的生命，虛度了美好的朝夕；不必讓心靈痛苦不堪，弄丟了快樂的自己。擦汗眼淚，告訴自己，日子還得繼續(xù)，誰都不是誰的唯一，相信最美的風景一直在路上。人生，就是一場修行。你路過我，我忘記你；你有情，他無意。誰都希望在正確的時間遇見對的人，然而事與愿違時，你越渴望的東西，也許越是無情無義地棄你而去。所以美好的愿望，就會像肥皂泡一樣破滅，只能在錯誤的時間遇到錯的人。她，不自覺地已經(jīng)墜入了暮年人的園地里，當一種暗示發(fā)現(xiàn)時，使人如何的難堪！而且，電影似的人生，又怎樣能掙扎？尤其是她，十年前痛恨老年人的她！她曾經(jīng)在海外壯游，在崇山峻嶺上長嘯，在凍