文件臺帳培訓(xùn)

1、培訓(xùn)目的：培訓(xùn)目的：1、為了規(guī)范本公司各類文件、記錄的格式，提高管理水平。2、確保公司文件得到有效控制，使各部門得到相應(yīng)的有效版本，防止不適用的文件勿用。文件管理文件管理一、一、文件的分類文件的分類1 1、分類：、分類：a)質(zhì)量體系文件：管理手冊、程序文件和支持性文件（對具體質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動和操作步驟進(jìn)行描述和規(guī)定的文件，可包括各類技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、各類規(guī)范等）。b)外來文件：國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等從外部獲取的文件。c)其它行政文件。2、受控文件和非受控文件的定義：、受控文件和非受控文件的定義：受控文件 ：受控文件是“非受控文件”的對稱。凡是

2、能夠 產(chǎn)生多個(gè)修改狀態(tài)或多個(gè)版本的文件都是受 控文件。也就是說凡是存在修改的唯一有效 版本。一般來說這些文件是長期使用并始處 于修改和換版狀態(tài)的文件，如：質(zhì)量手冊、 程序文件、各種規(guī)章制度等。非受控文件：非受控文件是“受控文件”的對稱。凡是不存 在修改和換版的文件都是非受控文件。這些 文件一般情況下都是一次性使用，而且使用 的時(shí)間較短，并在使用過程中不用修改和換 版。如“審核計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃等。二、文件的編制和審批二、文件的編制和審批 文件在發(fā)布前必須經(jīng)過審批，以確保文件是充分的和適宜文件在發(fā)布前必須經(jīng)過審批，以確保文件是充分的和適宜的的。 1、質(zhì)管部負(fù)責(zé)編制環(huán)境保護(hù)方面操作要求、環(huán)保設(shè)備運(yùn)行作

3、業(yè)指導(dǎo)書等，經(jīng)過管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。2、技術(shù)部負(fù)責(zé)編制本公司產(chǎn)品的生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等“技術(shù)類文件”，經(jīng)過技術(shù)部長批準(zhǔn)生效。技術(shù)圖紙由技術(shù)部長批準(zhǔn)生效。3、管理手冊由管理者代表組織編寫。管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。 4、程序文件由相關(guān)部門編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5、其他質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系“管理類文件”由相關(guān)部門編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：a)文件編號、格式必須符合文件編號規(guī)則、文件格式管理規(guī)定相關(guān)要求的規(guī)定。b)文件須注明版本號（A、B）、修訂狀態(tài)（0、1、2）三、文件發(fā)放、接收和回收三、文件發(fā)放、接收和回收 1、文件封面上的

4、的分發(fā)號，臺帳員在分發(fā)前應(yīng)注明，并登記在發(fā)放記錄上。2、發(fā)放的文件，接收部門或個(gè)人應(yīng)在文件檔案上進(jìn)行簽收。3、換版文件發(fā)放時(shí)，必須先將舊版的文件或作廢文件進(jìn)行回收，并進(jìn)行文件回收記錄。4、接收部門應(yīng)及時(shí)做好文件接收登記。5、無人審批、未蓋公章或受控章的文件不接收，已蓋章的受控文件不能再復(fù)印。6、臺帳員應(yīng)及時(shí)做好文件清單、記錄清單的更新工作四、外來文件管理四、外來文件管理 1、各部門收集相關(guān)的涉及三體系的外來文件，由本部門對其適用性進(jìn)行識別，以確保其有效性、適用性；凡作為信息了解，不需執(zhí)行的或與三體系無關(guān)的文件，作為非受控文件；凡需使用的，作為受控文件。2、建立外來文件清單五、文件更改、換版和作

5、廢五、文件更改、換版和作廢 1、文件更改：文件更改符合文件控制程序的規(guī)定，并填寫文件修改記錄，同時(shí)收回相應(yīng)的作廢文件，并在對修訂狀態(tài)進(jìn)行重新登記，修改后的文件應(yīng)重新進(jìn)行審批。2、文件換版：文件經(jīng)多次更改，或需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，換版應(yīng)符合文件控制程序的規(guī)定，同時(shí)收回舊的作廢文件，對版本號進(jìn)行重新登記，換版后的文件應(yīng)重新進(jìn)行審批。 3、作廢文件：作廢的“受控”文件由文件管理人員統(tǒng)一按原文件發(fā)放范圍回收，并加蓋“作廢”標(biāo)識。作廢文件經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，文件管理人員統(tǒng)一銷毀，并填寫文件（記錄）銷毀記錄記錄。作廢文件需作資料保存時(shí),經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，加蓋“作廢留存”章，由文件管理人員隔離存放

6、。 六、文件的標(biāo)識與保存六、文件的標(biāo)識與保存 1、受控標(biāo)識a)在文件發(fā)放時(shí)一律由質(zhì)管部負(fù)責(zé)加蓋紅色“受控”印章，由臺帳員負(fù)責(zé)注明分發(fā)號b)不適用的作廢文件應(yīng)及時(shí)收回蓋上“作廢”印章并銷毀，并在文件清單上注明，或填寫文件作廢清單。 記錄管理記錄管理一、記錄表格編制、編號管理一、記錄表格編制、編號管理 1、記錄表格編制由使用部門負(fù)責(zé)編制，通用記錄表格的編制具體參照程序文件、管理標(biāo)準(zhǔn)的附表。如：記錄清單表格樣式參照記錄控制程序中的附表。 2、記錄的編號按照文件編號規(guī)則相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行編號。各部門編制的記錄表格應(yīng)由質(zhì)管部進(jìn)行確認(rèn)。二、記錄填寫要求二、記錄填寫要求 1、記錄填寫應(yīng)及時(shí)、正確、清晰和齊全，

7、欄目填寫完整，簽字要全名。2、記錄不得隨意更改，不得涂改、描改，筆誤等特殊情況需要更改，應(yīng)劃改，劃改人員應(yīng)簽字，不符合規(guī)定的記錄，不能作為工作依據(jù)。記錄就是記錄就是證據(jù)！證據(jù)！三、三、記錄的收集、編目、保存記錄的收集、編目、保存 1、記錄的收集、保管部門、保存時(shí)間在記錄清單中規(guī)定。2、記錄的保存部門應(yīng)指定一名（或多名）專門的兼職記錄管理員，負(fù)責(zé)記錄的控制工作。3、記錄的保存部門應(yīng)建立記錄索引，應(yīng)包括歸檔類別（名稱）、保存地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人等。4、記錄管理員為收集的記錄建立目錄，以便查閱。5、顧客對質(zhì)量記錄保存期有特殊要求應(yīng)予以滿足。若顧客要求保存期短于本公司規(guī)定的保存期，則以我方保存期保存；顧客要求的保存期長于本公司的保存期，則以顧客要求的保存期保存。6、記錄要貯存在通風(fēng)干燥、防蟲蛀和無霉變的場所。四、記錄的處理四、記錄的處理 1、各部門記錄員在每年初將保存期的記錄統(tǒng)一處理。2、過保存期的記錄保管部門提出申請?zhí)幚?，?bào)管理者代表批準(zhǔn)后，由保管部門負(fù)責(zé)銷毀，填寫文件（記錄）銷毀記錄做好記錄。3、各部門保存的記錄由本部門提出申請，由管理者代表批準(zhǔn)，由各保管部門負(fù)責(zé)銷毀，并填寫文件（記錄）銷毀記錄做好記錄。