實務手冊-—辦公室工作手冊全套

1、辦公室工作手冊（征詢意見稿）二00七年十一月2目錄前言 .3.上篇綜合辦公室主要職責 .4.中篇辦公室相關制度匯編 .6.下 篇 辦公室工作程序第一章 會務工作程序 .7.第二章 公文處理程序.1.4.第三章 接待工作程序.2.9.第四章 協(xié)調工作程序.3.3.第五章 辦公服務程序.3.6.第六章 信訪工作程序.5.9.第七章 印信管理程序.6.7.第八章 調查研究程序7.3.7.8.第九章 安全保衛(wèi)工作程序 .8.1.第十章 重要文稿撰寫程序 .8.3.4、八前言一直以來，局綜合辦公室及局屬各單位辦公室的同志們，密切融入 局中心工作，服務企業(yè)改革發(fā)展的大局，堅持高效、細致、務實的工作 作風，

2、不斷強化責任意識、全局意識和服務意識，充分發(fā)揮承上啟下、 協(xié)調左右和參謀助手作用，扎實推進辦公室工作的精細化、制度化、規(guī) 范化、標準化管理，成果顯著，成績斐然，為我局實現(xiàn)持續(xù)快速穩(wěn)定發(fā) 展提供了堅強有力的保障。局綜合辦公室充分利用總公司整體上市的有利契機，經過總結多年 的辦公室工作經驗，汲取局屬各單位先進管理辦法，結合現(xiàn)代企業(yè)內部 控制規(guī)范，精心編制了該辦公室工作手冊。本次編制辦公室手冊的目的是：明確部門職責、貫徹制度文件、規(guī) 范運行機制、理順工作關系、細化操作程序，全面加強內部控制，切實 實現(xiàn)科學管理。辦公室工作手冊分為上中下三篇。上篇為辦公室部門職責，中篇收 錄了局現(xiàn)行的辦公室工作相關制度

3、文件，下篇為十個辦公室工作模塊管 理程序。工作模塊管理程序是手冊的重點內容，全面涵蓋了辦公室會務 工作、公文處理、接待工作、協(xié)調工作、辦公服務、信訪工作、印信管 理、調查研究、保衛(wèi)工作、重要文件起草等內容。這些工作程序中蘊含著辦公室工作的全局意識、服務意識、開放意 識，成本意識、效率意識、勤儉意識和廉潔意識，是對我局辦公室工作 內容的梳理和形式的提煉，是辦公室工作內涵的豐富和外延的擴展，凝 結著許多屆辦公室工作者的智慧和精神。 希望大家集思廣益、 再接再厲， 對手冊不斷進行更新和完善，形成我們成熟的工作指導典冊。我們相信，只要我們大家統(tǒng)一思想，齊心協(xié)力，我局辦公室工作就 一定能夠開創(chuàng)出嶄新的局

4、面，取得更加令人滿意的成績。讓我們繼續(xù)以 改革的精神，創(chuàng)新的思維，務實的態(tài)度，扎扎實實抓好辦公室的各項工 作，把辦公室工作提高到一個新水平，為我局實現(xiàn)又好又快發(fā)展作出更 大的貢獻。5上 篇 綜合辦公室主要職責建二通2006223號2006年10月10日）綜合辦公室由局董事會辦公室、局總經理辦公室和局黨委辦公室合署組成。綜 合辦公室主任由局董事會秘書兼任，綜合辦公室設兩名副主任，均屬局總部部門正 職崗位，其中一名副主任為局總經理辦公室主任崗位，一名副主任為局黨委辦公室 主任崗位。局總經理辦公室下設行政保衛(wèi)部，行政保衛(wèi)部經理為局總部部門副職崗 位。一、局董事會辦公室1 1負責局董事會會議籌備、董事

5、會會議資料管理及其它日常工作；2 2負責對局重大經營活動和重大決策事項相關資料的收集、檢查、跟蹤；3 3負責持續(xù)向董事提供、提醒并確保其了解有關實行國有獨資企業(yè)董事會制度 后公司運作的法規(guī)、政策及要求；4 4負責局董事會對外重大信息披露工作；5 5負責督辦董事長、各董事批示事項的落實工作；6 6負責董事會董事（含外部董事）的日常聯(lián)系、接待等工作，并為董事工作提 供服務等事項；7 7負責董事會基金的籌集、管理和使用，向董事會提出意見和建議。8 8完成領導交辦的其它事項。二、局總經理辦公室1 1負責參與局重大事項的調研工作，研究局貫徹和落實上級有關方針、政策的 意見，提出建議，供領導決策參考；2

6、2負責局總經理議事會議的組織、文件起草工作與會議記錄、會議紀要整理及 會議決定事項的跟蹤檢查、督辦工作；3 3處理行政方面的綜合事務，協(xié)調局總部辦公，保證正常的工作秩序；4 4負責局領導的外事活動、外賓接待工作和局總部室內辦公系統(tǒng)CICI 工作；5 5負責局總部的公文處理、 文秘、核稿工作、 機要管理、印信管理和檔案管理， 指導子公司的檔案管理工作；6 6負責局總部辦公活動和服務中環(huán)境、職業(yè)健康安全目標、管理方案和應急預 案的編制、實施、評審、考核和分析；7 7完成領導交辦的其它事項。行政保衛(wèi)部：61 1負責局總部固定資產（房產、車輛、復印機等）和辦公用品的管理工作，提供局總部文印、收發(fā)、交通

7、、通訊及接待服務工作；2 2負責局總部的基建和后勤事務工作，做好后勤事務的管理工作；3 3負責局總部保衛(wèi)、消防管理、戶籍管理和治安綜合治理等工作；4 4負責局總部環(huán)境綜合整治等社會事務性工作；5 5負責對局簽約的重點項目和分公司易燃、易爆、危險化學品的管理和消防工作等進行監(jiān)控；6 6負責對局總部辦公所需資源、能源、廢棄物的處置、電梯安全、交通安全、 飲食安全等進行控制；7 7完成領導交辦的其它事項。三、局黨委辦公室1 1負責局黨委各類工作會議的組織籌備工作及文件、報告的起草工作； 2 2圍繞局黨委的中心工作 , ,開展督促檢查工作 , ,推動重大決策和重要工作部署的 落實；3 3發(fā)揮綜合協(xié)調作

8、用，組織、協(xié)調、配合黨群各部門開展黨群系統(tǒng)各方面的工 作；4 4負責維護企業(yè)穩(wěn)定工作，及時、正確處理職工群眾來信和來訪接待工作； 5 5負責建立、健全保密工作制度，加強保密工作的宣傳教育； 6 6完成領導交辦的其它事項。中 篇 辦公室相關制度匯編目錄）中國建筑第二工程局章程 中國共產黨中國建筑第二工程局委員會工作規(guī)則 中國建筑第二工程局董事會議事規(guī)則 中國建筑第二工程局總經理工作規(guī)則中國建筑第二工程局總經理議事會議制度（建二通20062006119119 號）中國建筑第二工程局重大信息內部報告制度（建二通 20072007297297 號） 中國建筑第二工程局印章管理規(guī)定（待發(fā)） 中國建筑第二

9、工程局總部公文處理辦法（建二通 20062006 223223號） 中國建筑第二工程局行政管理用資產管理規(guī)定（建二通 20072007 191191 號） 中建二局黨委、中建二局維護企業(yè)穩(wěn)定工作應急預案（建二黨辦 20062006 3 3 號） 中國建筑第二工程局關于實行重大事項報告的通知（建二通 20062006 203203 號）8下篇辦公室工作程序第一章會務工作程序一、會務工作概述會議的構成要素包括：會議名稱、會議主題、會議時間、會議地點、會議主持、與會人員、會議程序、會議結果等。會務工作包括會議的組織安排、生活服務、會 議文書及保衛(wèi)保密工作。會議類別依次為：1 1一類會議，即全局大型會

10、議：局黨代會、局職代會、局工代會、局團代會、 局黨委（擴大）會議、局紀委（擴大）會議、局年度工作會議、局年中工作會議、 上級單位及外單位在我局召開的會議等，經董事長或總經理批準后，由綜合辦公室 組織召開，歸口業(yè)務部門準備會議資料及協(xié)助會務工作。2 2 二類會議，即全局專業(yè)工作會，經分管領導審核，報總經理批準，由主辦部 門組織召開。3 3 三類會議，即部門工作會，經分管領導批準后，由部門組織召開。綜合辦公 室不參與部門會議籌備工作。4 4 董事會（含董事會專業(yè)委員會，下同）、總經理辦公會、總經理專題會、部 門經理例會及總經理層召開的臨時會議等。董事會、總經理辦公會、部門經理例會由綜合辦公室負責組

11、織籌備；由董事長或總經理提議召開的總經理臨時性會議，由 綜合辦公室組織召開；由副總經理或部門提議召開的總經理臨時性會議，由專題歸 口部門負責組織召開，并形成會議紀要。、會務工作流程圖會前準備報到接待會中服務三、會前準備1 1 會議議題及名稱安排會議議題應遵循必要性、可行性、明確性和適量性的原則，一般由主辦部 門收集、篩選并書面提出議題，說明議題上會理由，經領導同志批準后確定。準備 部分后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕時提交會議討論。根據(jù)審定的議題，確定會議名稱。會議名稱一般由會議主辦單位名稱、年份、會議主題及會議類型組成，如“中國建筑第二工程局有限公司 20072007 年項目管理研討

12、會”2 2 會議規(guī)模及人員主辦部門按照會議議題、組織職能分工、業(yè)務接口關系及相關規(guī)定提出會議規(guī) 模及參加人員名單，報領導審批。3 3 會議會期及日程綜合考慮會議的內容、規(guī)模及復雜程度確定會期。會議日程一般以表格形式呈 現(xiàn)，按照時間順序說明會議具體安排。主要包括：日期時間、會議內容、活動方式、 地點、主持人、參加人等。會期及日程表須經領導審批。4 4 會議資料(1) 開幕辭(主持辭)會議初始，由領導致開幕詞，旨在說明會議的指導思想、宗旨、意義，并向與 會人員提出會議任務和要求。重要會議或者慶典、頒獎會議需要主持人根據(jù)會議需 要撰寫主持詞。(2) 會議主題報告根據(jù)會議議題，主辦部門撰寫會議主題報告

13、，交由辦公室核稿后，報領導閱批, 主辦部門根據(jù)領導意見協(xié)商修改文稿，定稿提前報領導審閱。(3) 其他發(fā)言材料其他發(fā)言材料，由發(fā)言單位或發(fā)言人自行撰寫，包括經驗交流材料、分組討論 發(fā)言等。主辦部門審核其他發(fā)言材料，保證發(fā)言材料水平，確保會議質量。(4 4 )擬定文件擬定文件，指需聽取大會討論意見以資完善或擬通過大會表決的文件，主要涉及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、決策決定、規(guī)章制度和管理方法等。由主辦部門起草，辦公室核 稿，領導閱批。（5 5）會議總結講話 主辦部門起草領導總結講話，辦公室核稿，領導閱批，形成總結講話初稿。10（6 6）閉幕詞 閉幕詞，用以說明會議成果，總結會議經驗，表達未來希望，對主辦單位及會

14、 務人員表示感謝等。（7 7）會議手冊 會務手冊由主辦部門制作，內容包括：會議須知、會議日程、與會人員名冊、 會議坐席表、分組討論名冊、分組討論議題、會務組聯(lián)系方式等。（8 8）胸卡5 5會議選址 會議地址由主辦部門選定，綜合辦公室協(xié)助聯(lián)系會址單位、洽談價格及會場布 置工作。會址一般根據(jù)會議規(guī)模、規(guī)格和內容等要求，按照距離適當，環(huán)境適宜、 交通方便等條件來確定。對不熟悉的會址，要安排專人提前與會址單位溝通協(xié)調， 對會場、餐廳、住宿、醫(yī)療、交通及綜合配套設施進行全面實地考察。6 6會議用具 為參會人員準備胸卡、文件袋、筆記本、簽字筆等文具，將文具與其他會議資 料統(tǒng)一裝入手提袋中。在外部會場開會，

15、會務組赴會需攜帶便攜式電腦、投影儀、 打印機、打印紙、桌簽及簡單的辦公用具等。7 7會議經費預算 主辦部門根據(jù)會議前期籌備，形成會議經費預算，報總經理批準。8 8會議通知 主辦部門發(fā)出會議通知，并接收統(tǒng)計回執(zhí)。會議通知一般具備 9 9 個要素：會議 名稱、內容、時間安排、地點、參加人員范圍、會議須知、食宿行安排、聯(lián)系人及 回執(zhí)。會議通知必須簡明扼要，語言準確無歧義。會議回執(zhí)應該包括：參會人員姓 名、性別、民族、職務、聯(lián)系方式、抵達時間（航班或車次） 、是否接站（主辦部門 可設定集中接站時間） 、返程訂票、備注及單位（蓋章） 。電話確認會議通知發(fā)放到 位，必要時需催報回執(zhí)。9 9會議編組 大型會

16、議或需要分組討論的會議，要進行會議編組。主辦部門要及時收集會議 回執(zhí)，審核參會人員是否符合會議要求，將參會人員名單錄入電子表格形成簽到簿。 根據(jù)會議需要、單位性質、所屬區(qū)域或專業(yè)劃分進行編組，并打印桌簽，切忌遺漏 和重復。1010坐席排序按照前排高于后排、中央高于兩側、中心高于外圍、左高右低（當事人的左和 右）原則或企業(yè)傳統(tǒng)習慣，結合會址情況，為參會人員會場、餐廳等場所的坐席進 行排序，切忌遺漏和重復。1111食宿行安排 根據(jù)會議回執(zhí)安排接送站；根據(jù)參會人員情況訂餐訂房（分餐桌、分房間） ，為 減少開支，會餐酒水一般自帶；考慮少數(shù)民族同志的餐飲習慣，給與特別照顧。食 宿行標準應嚴格按照局有關財

17、務規(guī)定執(zhí)行。1212會場布置 按照會議坐席擺放桌簽、會議資料、茶杯、主席臺及發(fā)言臺桌花等，大型會議 要懸掛橫幅和標語，調試燈光、音響、話筒、投影儀、電腦等設備，發(fā)現(xiàn)問題及時 調換。會場是否懸掛國旗、企業(yè)旗幟或其他標識根據(jù)會議需要，經領導同志同意后 執(zhí)行。四、會中服務1 1報到及接待工作 會議前，要認真組織參會人員報到，統(tǒng)計到會人數(shù)，核查重要人員（主席臺就 座的領導、會議主持人、報告人等）是否到會，做好房間安排，向大家介紹有關情 況等。2 2會場驗收 會議前一天晚上，主辦部門負責人檢查驗收會場布置情況，查漏補缺。113 3簽到與分發(fā)會議資料 在會場入口設置簽到臺，與會人員簽到后領取會議資料，需要

18、與會人員提前閱 讀的會議資料可在人員報到時分發(fā)。及時統(tǒng)計到會人數(shù)及缺席人員，根據(jù)領導需要 報送簽到結果。會議資料涉及保密內容需要收回的，須在會務手冊中說明，并在簽 到時逐一提醒。4 4會場服務 包括燈光、音樂、攝影攝像、錄音、飲水服務，涉外會議還需要翻譯服務等。5 5會議記錄主辦部門要安排專人做好會議記錄。會議記錄是記錄會議基本情況、會議報告、 討論的問題、發(fā)言、決議等內容的書面材料，是會議的正式文件，是落實會議精神、 進行檢查督促的依據(jù)。會議記錄一般包括以下部分：會議名稱、會議時間、會議地 點、會議出席人及列席人、會議缺席人、會議主持人、會議記錄人、會議主要議題、 發(fā)言紀錄及決議事項等。6

19、6完善總結講話會議期間，主辦部門要積極聽取各方意見，繼續(xù)完善總結講話，并及時報告領 導，形成總結講話二次稿，請示領導下發(fā)時間（會中或會后） 。7 7會議紀要 主辦部門及時撰寫會議紀要，報領導簽批前交由辦公室核稿。會議紀要是根據(jù) 會議記錄和會議文件等材料加工整理而成的，用來記載和傳達會議基本情況、主要 精神和議定事項的會議文書。一般包括：會議名稱、時間、地點、會議出席人及列 席人、會議主持人、會議主要議題、決議事項及對會議的總體評價等。8 8報道宣傳 大型會議期間或結束后，要把會議決議、會議報告、發(fā)言材料、領導講話、會 議簡報、會議紀要等文件編成宣傳提綱，經領導批準后進行宣傳。9 9文化活動 召

20、開大型會議，為加強與會人員的溝通和了解，經領導批準，可圍繞會議主題 適量選擇合適的文化體育活動。主辦單位要做好前期策劃、實地考察、往返交通等 組織工作。1010會議保密工作 根據(jù)會議密級，選擇性做好會議的時間、地點、參加人員、會議內容、會議議 程、會議文件、會場秩序、宣傳報道等各環(huán)節(jié)的保密工作。1111會議費用控制 在企業(yè)外部召開的會議，主辦單位要安排費用總負責人，會議各分項費用要實 行專人確認機制，對分項費用負責，將會議費用控制在預算之內。五、會后工作1 1安排離會 根據(jù)會議回執(zhí)，為外地與會人員預定返程票，安排車輛和人員送站。2 2 費用結算 在企業(yè)外部召開的會議， 會議費用總負責人及各項費

21、用確認人與會議中心做好 結算工作，做到費用明細、單據(jù)清楚。3 3編發(fā)會議文件根據(jù)會議最終決議， 主辦部門要對會議通過的文件進行匯總整理， 經領導審批， 交辦公室編發(fā)正式文件。4 4決議催辦 會議結束后，主辦部門對會議決定辦理的事項，根據(jù)緩急和承辦時限要求，適 時對其執(zhí)行情況進行責任分解和督促檢查。5 5立卷歸檔12按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，對會議資料進行立卷歸檔。附件：會務工作跟蹤單13會務工作任務跟蹤單序號項目責任人開始時間關閉時間備注1確定會議名稱及議題收集議題，確定會議名稱12.12.112.12.32確定規(guī)模及人員確定會議規(guī)模及參會人員名單3確定會期及議程根據(jù)議題定會期和議程4會議選址要求

22、實地全面考察5會議用具主辦人員檢查是否完備6經費預算費用明細7開閉幕詞8主題報告9準備會議資料發(fā)言材料10擬定文件11總結講話12會務手冊13會議通知及回執(zhí)發(fā)岀會議通知并收集統(tǒng)計回執(zhí)14會議編組15坐席排序16食宿行安排食，安排與會人員餐飲17宿，預定房間18行，安排送接車輛19報到接待20會場布置燈光、音響、鮮花、桌簽等21簽到發(fā)資料22會場驗收23會場服務24會議記錄25會議紀要26報到宣傳27保密保衛(wèi)28文體活動29安排離會通知和組織參會人員退房30安排返程車輛，預定返程車票31費用結算32印發(fā)文件33決議催辦34-立卷歸檔-注：1本表由綜合辦公室填制，會務人員每人執(zhí)一份，每項工作完成后

23、責任人要向主任匯報，在備注一欄簽字;2責任人不超過兩人，第一位為主要責任人；143完成時間格式為“月份.日期.時點”最后一位數(shù)字“1”代表上午，“”代表下午，3”代表晚上第二章公文處理程序一、 公文處理概述公文處理主要呈現(xiàn)兩大程序：收文程序和發(fā)文程序。收文和發(fā)文應嚴格按照國務院國家行政機關公文處理辦法(國發(fā)200220022323 號)、國家標準局國家行政 機關公文格式(GB/T9704-1997GB/T9704-1997 )及中國建筑第二工程局總部公文處理辦法(建 二通20062006223223 號)相關要求辦理。二、 公文處理流程圖1 1 收文處理流程圖2 2 發(fā)文處理流程圖三、收文處理

24、程序(一) 收文1 1 機關收文種類(1)上級機關的指令性和指導性公文；(2 2 )上級機關的批復性和平行機關、不相隸屬機關對商洽和詢問事宜的答復性 公文；(3 3 )下級機關的請求性和平行機關、不相隸屬機關的商洽和詢問性公文；(4 4 )各部門的調查性和下級機關的陳述性公文；(5)內部刊物和“簡報、“通訊”等；(6)其他文書材料，如公開刊物和群眾來信等。2 2收文渠道(1)電子收文；(2)機要交通局送的機要信件；(3)各機關和部門直接報送的信件；15（4 4）傳真；（5 5）收發(fā)室轉來的信件。（二）審核收文審核應注意：（1 1）檢查公文的收件機關、部門或姓名是否應由本部門收文；（2 2）清點

25、公文數(shù)量，查看公文是否完整、有無破損；（3 3）是否符合行文規(guī)則；（4 4）簽收，注明收文時間。（三）登記1 1確定登記與不登記的范圍需要登記的公文有：（1 1）上級機關的指令和指導性公文；（2 2）下級機關的請求性公文；（3 3）平行機關和不相隸屬機關的商洽和需要答復的公文；（4 4）一切機密性公文；（5 5）其他重要公文。不需要登記的公文有：（1 1）公開的和內部無密的刊物和簡報；（2 2）一般性抄件；（3 3）行政事務性的通知、介紹信和請柬等；（4 4）私人信件、公開信、公開發(fā)布的公文等。2 2采用簿記帳進行分類登記 填寫收文登記簿，局收文登記一般按照發(fā)文單位分為機關行政和機關黨委兩 大

26、類，每類中又按照上行、平行、下行分單位登記，編寫收文流水號。機要秘書根據(jù)文件內容要求，在收文右上角簽章（只需閱知的公文，簽閱文章， 需要辦理的公文，簽辦文章） ，注明密級、緩急程度、流水號及簽收時間。（四）發(fā)送1 1對外部收文需要向各部門及所屬企業(yè)發(fā)送的，需要填寫收文分發(fā)分送簿 ； 重要公文需要接收人簽字確認收悉；電子公文網(wǎng)上發(fā)送，需要設置閱讀回執(zhí)。2 2需擬辦、批辦的文件應先送領導提出擬辦、批辦意見，再分送承辦單位或承 辦人。3 3報刊、雜志、便函、請柬、簡報、資料和臨時性、事務性通知可直接分送承 辦單位、承辦人或存查。（五）擬辦需擬辦的公文，黨委公文和行政公文分別報送黨委辦公室主任和總經理

27、辦公室 主任提出擬辦意見，在收文處理單上注明。16需要擬辦的文件： 1 1上級機關發(fā)來的命令、決議、指示、批復及其需要傳達、貫徹、執(zhí)行的文件； 2 2下級機關報送的重要請示或報告； 3 3其他單位送來需要答復或者辦理的重要文件；4 4需本企業(yè)領導人參考或了解的文件、材料等。擬辦意見的擬寫要求： 1 1言簡意賅，便于執(zhí)行； 2 2可具體指出承辦單位或承辦人員； 3 3多個部門聯(lián)合辦理的，應指明主辦單位； 4 4敏感事項或緊急公文，應提出承辦的原則和完成時限； 5 5需一定范圍閱知的文件，應指明傳閱范圍和方式； 6 6文件中涉及到之前其他文件時，應將這些文件一并送領導批辦； 7 7對不符合規(guī)范的公

28、文，經辦公室主任批準后，可退回呈報單位并說明理由。（六）批辦擬辦意見提出需要批辦的文件，送分管領導在收文處理單上注明批辦意見。 對具有請示事項的文件，應由主批人簽批，其他審批人圈閱視為同意；無請示事項 的，圈閱表示閱知。（七）承辦 公文承辦由具體業(yè)務部門或人員承擔，辦公室應根據(jù)領導批辦意見及時發(fā)送文 件至承辦部門或人員。只需閱知的文件，傳閱人應在當天閱完，在收文處理單 上簽名并及時退還文件，不得自行傳閱。承辦部門認為不屬于其職權范圍或不宜由 本部門辦理的，辦公室應積極協(xié)調或報分管領導裁定。（八）收文催辦 收文催辦主要指對內催辦，即對局系統(tǒng)內部文件承辦部門或人員的催促檢查。1 1送負責人批示或交

29、有關部門辦理的重要公文，辦公室應負責催辦； 2 2在文件要求辦理期限結束時尚未辦理的，辦公室應催辦； 3 3催辦對象包括局領導、局總部各部門負責人及所屬單位負責人； 3 3緊急公文應跟蹤催辦，重要公文應重點催辦，一般公文應定期催辦； 4 4填寫重要事項催辦單 ，發(fā)送承辦部門；5 5承辦部門收到重要事項催辦單后應及時給與書面答復； 6 6催辦后三天仍未辦妥的，應查問承辦部門或人員，并限時辦完。（九）注辦收文處理完畢，要在收文處理單上注明辦理結果：傳閱的文件，要有傳閱 人簽名；承辦完畢的文件，要有承辦部門或人員簽注的承辦結果及辦結時間。（十）查辦 辦公室要對上級單位來文的落實情況進行督促檢查，查辦

30、項目包括針對來文的 辦理情況，文件要求的落實情況，回復報告及統(tǒng)計數(shù)字的真實性和客觀性。（十一）清退 重要文件或保密文件待處理完畢或承辦完畢后，主辦單位應將其退回辦公室，辦理清退手續(xù)。（十二）立卷 局機關采用分散式立卷，即機關收文、綜合性的文件及綜合性的會議文件材料 由辦公室立卷；業(yè)務性文件、以部門名義發(fā)文的存本和定稿、以局名義召開的專業(yè) 會議文件由業(yè)務部門立卷；會計核算文件材料由財務會計部門立卷；科技文件材料 及其他業(yè)務文件，由有關業(yè)務部門立卷。（十三）歸檔和銷毀 文件歸檔和銷毀詳見制度匯編有關檔案管理規(guī)定。17四、發(fā)文處理程序（一）草擬 文件起草工作包括交擬、議擬和撰擬三個程序： 1 1交擬

31、：根據(jù)管理工作的客觀需要，文件主辦部門要認真領會和記錄領導交待 的寫作意圖和重要問題、措施等。2 2議擬：查找與該文件有關的文件、法律法規(guī)、企業(yè)相關規(guī)定等，通過調研收 集相關材料和信息，形成文件提綱。3 3撰擬：對涉及其他部門職權范圍內的事項， 主辦部門應主動與有關部門協(xié)商， 取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門負責人應當面協(xié)調，仍不能取得一 致意見時，主辦部門可列舉各方理由和依據(jù)，提出建設性意見，并于有關部門會面 后，報請上級機關協(xié)調和裁定。（二）修改 文件起草后，應字斟句酌認真修改，修改的標記及文字應用彩色筆拉出版心， 明顯標注，修改完畢填寫發(fā)文稿紙中擬稿人、文件標題、附件、文件類別

32、、主 送、抄送等內容，請部門負責人審閱文稿并簽署意見。 領導要求提前審閱的文件及 只需報領導閱批不需要發(fā)文的報告、請示等，填寫簽報后由主辦部門直接送領 導。三）審核 公文送負責人簽發(fā)前，應由辦公室進行審核，審核重點：1 1行文必要性、合法性，與企業(yè)現(xiàn)行規(guī)章制度的協(xié)調性；2 2政策界限清晰，措施方法可行，執(zhí)行期限妥當，涉及的相關問題能夠妥善安 排；3 3公文格式、標題、語體、文字、標點符號、層次序號、數(shù)字、引文、簡稱、 譯名、密級、緩急等是否符合規(guī)范；4 4主送和抄送是否得當，閱讀和發(fā)放范圍是否合適等；5 5核稿人提出修改意見，擬稿人修改后擬稿人簽字并確定關鍵詞、密級、緩急 程度及簽發(fā)人等。（四

33、）簽發(fā) 1 1以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)； 2 2以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或其授權的其他負責人 簽發(fā)；3 3同級機關方可聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文應經聯(lián)合行文的相關機關會簽方能生效。（五）復核公文正式印制前，辦公室應進行復核，復核重點：1 1發(fā)文名義是否妥當，審批和簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全、規(guī)范； 2 2聯(lián)合發(fā)文是否經過了會商和會簽，發(fā)文機關是否同級，排列是否妥當； 3 3復核后對文稿進行了實質性修改的，應按程序進行復審。（六）注冊 發(fā)文注冊指按發(fā)文順序給每份文件編著發(fā)文字號。1 1按發(fā)文的先后順序編注發(fā)文字號；2 2聯(lián)合發(fā)文只編注主辦

34、機關發(fā)文字號；3 3 發(fā)文字號結構為：發(fā)文機關代字+ +年度+ +發(fā)文順序號；4 4不得一文多號，也不得一號多文；5 5確定發(fā)送范圍和印制數(shù)量；186 6帶密級文件應編注發(fā)文份號。（七）繕印與校對 經過簽發(fā)程序，無須任何修改的文件，按照公文格式要求印制一份供主辦部門 校對清稿，校對人員在正確無誤的校樣上簽字后，按照文件數(shù)量要求印制相應份數(shù)。（八）用印 企業(yè)印章應由專人管理，用印應嚴格履行程序，合乎規(guī)范要求。文件用印規(guī)范 請詳見“印信管理程序”。（九）裝訂裝封按照文件裝訂要求進行裝訂，向外發(fā)出的文件應裝入信封，發(fā)文裝封應注意：1 1多級行文、普發(fā)文件應編寫文件信封號碼；2 2有密級的文件，應在信

35、封上標識密級，封口處貼密封條；3 3有緩急程度的文件，應在信封上標識緩急程度。（十）登記發(fā)送 文件發(fā)送，應在發(fā)文登記簿上登記，文件發(fā)送的方式有：專人遞送、收文 單位專人領取、公文交換站遞送、郵寄、網(wǎng)絡傳送、傳真、電傳等。（十一）發(fā)文催辦 發(fā)文催辦為對外催辦，即向收到文件的所屬單位或外機關單位發(fā)出催促辦理文 件的意見。1 1重要公文確認接收后 3 3 個工作日未辦理的，根據(jù)需要可用電話、傳真等快捷 方式向對方查詢辦理情況；2 2緊急公文或電話催辦多次未果的事項，需要催辦；3 3填寫重要事項催辦單 ，發(fā)送至承辦單位，要求立即給與答復；4 4重要事項催辦單發(fā)出 3 3 日后未見回音，主辦部門查辦該文

36、件。 （十二）歸檔和銷毀文件歸檔和銷毀詳見制度匯編有關檔案管理規(guī)定。 為便于歸檔，保證檔案的完整性和節(jié)約存放空間，收文登記簿、收文分發(fā)分送 簿、發(fā)文登記簿等均使用活頁筆記本。五、公文管理1 1各單位及各部門應設專人管理文件。2 2上級單位帶有密級的公文，除絕密級和注明不能翻印的公文嚴禁翻印以外， 必須經下一級負責人或辦公室主任批準，方可翻印。中央、國務院文件的翻印須經 辦公室主任批準。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數(shù)和引發(fā)范圍。3 3公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印部門證明章。4 4公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生 效力。5 5部門合并時，全部

37、公文應隨之合并管理。公司或機構撤銷時，需要歸檔的公 文整理立卷后按有關規(guī)定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫 存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。6 6與質量體系有關的文件，按照局程序文件文件和資料的控制程序執(zhí)行。7 7電子版公文管理工作按照中國建筑第二工程局電子文件歸檔與管理規(guī)范19（建二辦200620066 6 號）執(zhí)行20附件：1 1收文登記簿2 2收文分發(fā)分送簿3 3收文處理單4 4發(fā)文稿紙5 5簽報6 6發(fā)文登記簿7 7重要事項催辦單附件 1 1:21收文登記簿收文日期文號/編號來文單位文件名稱密級緩急份數(shù)流水號備注附件 2 2:22收文分發(fā)分送簿文號來文單位文件名

38、稱密級緩急分發(fā)分送對象簽名備注附件 3 3:23收文處理單領導批示閱者意見承辦情況辦公室 擬辦意見來文單位收文日期文件標題來文文號附件 2 2:24發(fā)文稿紙密級：緩急程度:領導批示：部門會簽：月日月日擬稿人：部門負責人：辦公室核稿：電話：月日月日月日文件標題:附件：文件類別：文件、報告、請示、決定、決議、通知、通報、紀要、批復、函、簡報主題詞：主送：打字：校對：抄報：抄送：發(fā)文編號：20（共印 份）附件 5 5:25中國建筑第二工程局有限公司簽 報領 導 批 示標題（或事由）主辦部門負責人簽發(fā)請同志批示。簽字：主辦部門主管審核部門會簽緊急程度密 級26主辦部門：聯(lián)系人：電話:年 月曰附件 6

39、6:27發(fā)文登記簿序號發(fā)文日期文號文件名稱發(fā)放范圍發(fā)送形式份數(shù)收者簽名接收時間備注1 12 23 34 45 56 67 78 89 9101011111212131314141515注：“收者簽名”與“接收時間”兩項只在紙面發(fā)文時使用附件 7 7:28重要事項催辦單催辦對象催辦時間催辦依據(jù)文件發(fā)文字號1 1催辦事項催辦原因催辦要求進展情況：負責人：聯(lián)系人：電話：年 月曰局領導批示催辦聯(lián)系人聯(lián)系電話電子 郵箱29第三章接待工作程序一、接待工作概述接待工作是一項“窗口性”工作，指企業(yè)在公務活動中對來訪者所進行的迎接、 招 待、洽談、聯(lián)系等輔助管理活動，基本要素包括：來訪者、來訪意圖、接待者、接

40、待任務和接待方式。辦公室要重視接待工作的廣泛性、禮儀性和務實性。二、接待工作流程圖三、接待工作基本程序（一） 收集來賓情況我局主要來賓包括：政府機關領導、中建總公司領導、兄弟單位領導、重要業(yè) 主、重要活動及大型會議來賓等。收到接待任務后，要積極從多方收集來賓情況，主要包括：來賓人數(shù)、姓名、 性別、職務、民族、宗教信仰、生活習俗等。（二） 分析判斷來訪意圖對于非企業(yè)邀請的來訪，應通過多種途徑和渠道收集這方面的信息，分析判斷 其真實來訪目的和意圖，以確定接待方針和接待任務。非企業(yè)邀請的來訪主要有：（1 1）黨政機關領導視察工作；（2 2）中建總公司領導檢查指導工作；（3 3）兄弟單位業(yè)務交流與合作

41、洽談；（4 4 ）重要業(yè)主來訪；（5 5 ）其他日常來訪。30（三） 擬訂接待方案31重要的接待活動，要事先擬訂接待方案，提交領導審批。內容包括：來訪意圖、來訪者基本情況、接待方針、規(guī)格、形式、日程安排、接待人員安排、費用預算等。1 1 接待方針 根據(jù)對方來訪意圖、 雙方關系和對我方的態(tài)度制定接待方針， 明確接待目標和 原則。2 2接待類別 一類接待：黨政機關、總公司、兄弟單位局級以上領導的接待； 二類接待：黨政機關、總公司處級以上領導，兄弟單位副局級以上領導及重要 業(yè)主的接待；三類接待：其他日常來訪。3 3接待形式 包括迎送、宴請、會見、會談、文藝招待、參觀游覽等儀式和活動。4 4接待日程安

42、排 主要包括接待具體時間、接待形式和內容、接待實施地點、陪同人員工作安排 等，一般以表格形式列出。5 5接待人員安排 接待人員主要包括陪同人員和組織工作人員。主要陪同人員包括主要陪同領導 和相關職能部門負責人；組織工作人員包括事務秘書、翻譯及后勤人員。一類接待陪同人員：局董事長、總經理，其他班子成員； 二類接待陪同人員：局分管領導、業(yè)務相關部門負責人； 三類接待陪同人員：視來訪者情況而定。6 6接待經費預算 對接待經費的來源和列支明細做出具體說明，按照企業(yè)財務相關規(guī)定做好接待 經費預算。（四）準備接待材料和禮品1 1接待材料包括： 匯報介紹類材料和禮儀類材料 （歡迎辭、歡送辭、祝酒辭等） 2

43、2接待禮品：禮品要體現(xiàn)企業(yè)的形象，要具有紀念意義和象征意義，同時要尊 重客人的習俗和愛好；根據(jù)實際需要選擇贈送時間（見面初、會議上、送別時等）（五）做好食宿行安排 接待食宿安排優(yōu)先選擇與企業(yè)簽署合作協(xié)議的酒店和賓館。1 1預定房間：根據(jù)來訪人數(shù)、性別、職務等預定房間，若對方費用自理，則根 據(jù)對方具體要求預定房間。2 2 準備膳食：接待活動有宴請的， 根據(jù)接待規(guī)格及企業(yè)財務規(guī)定確定宴請規(guī)格、 標準、地點和席位，除必要陪同人員外，盡量減少主方人員。宴請形式包括： 正式宴會、便宴、茶話會、工作餐或客飯（填寫客飯申請單） 特殊注意事項（1 1）來訪者的飲食習慣、喜好、禁忌；（2 2）提前訂餐，必要時需

44、報領導審批菜單；（3 3）隆重宴會，應擺放名牌；（4 4）準備主賓雙方的致辭，主人先致辭，客人致答謝辭。3 3安排交通：根據(jù)接待規(guī)格和人數(shù)確定車輛類型、數(shù)量和時間。（六）布置接待環(huán)境 接待環(huán)境主要包括：前廳、會客廳、接待室、走廊、樓梯等；前廳準備歡迎條 幅、標識，接待室準備宣傳資料、報刊雜志、衣帽架、電話、花卉等，會客廳或會 議室準32備資料、茶水，必要時開設來訪專用電梯。（七）安全保衛(wèi)工作 對主要領導來訪，要同安全保衛(wèi)部門聯(lián)系，選調有關人員，做好警衛(wèi)工作。（八）迎接及會談 按照接待規(guī)格安排迎接人員，重要迎接應組織歡迎隊伍。 根據(jù)日程安排雙方會談，確保會議資料發(fā)放到每位與會人員；需要使用投影儀

45、、 便攜式電腦的會談，主辦部門要提前調試器材；涉外會談，要注意器材的兼容性； 辦公室秘書或主辦部門安排專人做好會談記錄。（九）送別 安排交通工具，根據(jù)接待規(guī)格和以往慣例確定送客人員，主方領導要陪同來訪 重要領導前往機場或車站。附件：客飯申請單33附件:客飯申請單日期部 門人數(shù)事由經辦人部門領導簽字辦公室簽字34第四章協(xié)調工作程序一、協(xié)調工作概述企業(yè)辦公室綜合協(xié)調工作就是調節(jié)企業(yè)內部及內外之間的關系，在企業(yè)內部實 現(xiàn)目標趨同、分工合理、步調一致，同時為企業(yè)發(fā)展壯大創(chuàng)造良好的環(huán)境。辦公室協(xié)調作用主要體現(xiàn)在：政策制度協(xié)調、計劃協(xié)調、事務協(xié)調、會議協(xié)調、 受理請示報告工作中的協(xié)調、公務協(xié)調、公文協(xié)調、

46、對外關系協(xié)調等。協(xié)調方式方法有：磋商洽談、會議討論、文件會簽、信息交流等。辦公室協(xié)調工作者要具有把握大局的綜合素質、承擔責任的勇氣、良好的工作 作風、敏銳的洞察力、準確的判斷能力、健康的心理、良好的性格及和諧的人際關 系。二、協(xié)調工作流程圖（注：協(xié)調工作分板塊闡述）三、政策制度協(xié)調政策制度協(xié)調是指辦公室在企業(yè)各項政策和管理制度制定中的協(xié)調及政策制度 本身的協(xié)調作用。政策制度協(xié)調內容：1 1 政策制度各項條目內容的可行性和一致性；2 2 政策制度所涉及的各種關系能夠妥當處理，權責利分配合理；3 3 該政策制度與國家法律法規(guī)及其它企業(yè)管理制度的一致性；4 4利用政策制度協(xié)調企業(yè)內部各種關系。政策制

47、度協(xié)調的主要方式：會議討論、文件會簽。全局性政策制度發(fā)布前須經 總經理辦公會研究討論通過，重要政策須報董事會批準，綜合辦公室督促政策制度 文件主辦部門進行文件會簽。四、戰(zhàn)略計劃協(xié)調戰(zhàn)略計劃協(xié)調是指在企業(yè)制定和執(zhí)行長期和短期發(fā)展規(guī)劃中的協(xié)調作用。戰(zhàn)略 協(xié)調側重長期和全局， 計劃協(xié)調側重短期和局部， 戰(zhàn)略是計劃的指導思想和發(fā)展方 向， 計劃是戰(zhàn)略的分解步驟和具體方法。戰(zhàn)略計劃協(xié)調內容：1 1企業(yè)戰(zhàn)略要符合國家經濟政策和發(fā)展趨勢，按照政策導向調整戰(zhàn)略目標；2 2企業(yè)戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展目標的一致性和服務性，協(xié)調相關部門修改與企業(yè)目標 不一致的部門；3 3企業(yè)計劃能夠合理分解和有效落實戰(zhàn)略目標，協(xié)調有關部門

48、補充漏洞和正確 處理內容的輕重關系；354 4企業(yè)各部門計劃應具有前瞻性、銜接性、可操作性，避免計劃沖突、歸口不 清或重復工作。戰(zhàn)略計劃協(xié)調的主要方式：會議討論、文件會簽、信息交流。企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃須 經董事會討論研究制定，綜合辦公室督促戰(zhàn)略規(guī)劃文件的會簽工作。五、公文協(xié)調 公文協(xié)調主要指公文草擬、發(fā)文、會簽及收文擬辦等公文處理過程中的協(xié)調。 公文協(xié)調的主要內容：1 1草擬文件的協(xié)調。擬稿人要認真領會領導意圖，對多位領導的指示進行綜合 分析，抓住意見共同點，形成統(tǒng)一觀點后報領導審定。2 2發(fā)文協(xié)調辦公室拿到要求發(fā)文的文稿，應認真分析：（1 1）是否確需發(fā)文，以何種形式發(fā)文，是否需要聯(lián)合發(fā)文及部門會

49、簽；（2 2）文稿內容是否與國家法律法規(guī)及企業(yè)管理制度相悖，是否與其它部門工作 沖突；（3 3）除純文書規(guī)范的處理，文稿處理意見須報主管領導審定簽發(fā)。3 3會簽協(xié)調（1 1）文件會簽中出現(xiàn)部門意見不一致，主辦部門負責、辦公室協(xié)助與涉及部門 溝通協(xié)調；（2 2）文件涉及財務、資產、部門或機構成立等事宜的，辦公室應督促主辦部門 與相關部門會簽。4 4擬辦協(xié)調（1 1）總公司或黨政機關來文須報分管局領導閱示， 重要來文須報領導班子閱示；（2 2）總公司部門來文，報分管局領導閱示，送歸口部門承辦；（3 3）不相隸屬單位來文， 根據(jù)文件內容報分管局領導或者直接送歸口部門處理；（4 4）所屬企業(yè)報送的通知

50、性文件，報送分管領導和歸口部門。5 5請示報告文件協(xié)調（1 1）所屬企業(yè)報送的請示報告文件， 屬于局部門處理的業(yè)務， 轉交局部門處理；（2 2）文件陳述不清或依據(jù)不足，要求請示單位改寫重報；（3 3）文件涉及多個部門的，需要會簽取得一致意見，辦公室可協(xié)助召集各部門溝通研究；（4 4）請示報告文件不得“多頭報送”，一律由綜合辦公室按照公文處理程序報送 分管領導批示。六、公務協(xié)調 領導公務活動包括出席政府機關和總公司的會議、部門和所屬公司的會議、重 要項目簽字儀式和開工儀式、重要領導和業(yè)主的接待以及各種慶典、表彰活動等。辦公室收到領導公務邀請或通知，根據(jù)各類公務活動性質和時間，合理擬定領 導參加或

51、出席意見（是否參加、哪位領導參加） ，報請局董事長或總經理批準后，及 時通知參加公務活動的領導，如有沖突，及時反饋董事長或總經理定奪。確定參加 公務活動的領導后，辦公室負責為領導安排車輛或預定機票、車票。七、關系協(xié)調1 1上下關系協(xié)調。辦公室承擔著局與政府機關或總公司（上級單位）以及局與 所屬單位的協(xié)調36工作，主要包括接收政府機關或總公司任務指令和向所屬單位發(fā)送 工作要求兩個方向的協(xié)調。對上級單位任務指令存在沖突的，辦公室應及時向上級 單位請示報告；對所屬單位之間存在的摩擦和惡性競爭，辦公室應適時組織相關負 責人協(xié)商解決；上級單位指令在所屬單位的落實情況（暢通或不暢通）應注意廣泛 收集材料，

52、分析匯總報上級單位。2 2左右關系協(xié)調。包括與總公司所屬兄弟單位、同行業(yè)大型建筑企業(yè)等的合作 洽談、業(yè)務往來等。辦公室要注意積累和維護左右關系，認真做好關系管理工作， 在處理有關左右關系的活動中做好服務保障工作。3 3業(yè)主關系協(xié)調。包括與業(yè)主關系對接、維護、聯(lián)誼、團拜、領導層互訪等協(xié) 調工作。辦公室應建立重要業(yè)主數(shù)據(jù)庫，與業(yè)主辦公室部門建立穩(wěn)固關系，為業(yè)主 關系維護提供信息支持。4 4局各部門關系協(xié)調。在局各部門意見相悖時，經總經理同意，辦公室可及時 與各方聯(lián)系，了解情況，必要時召集相關部門負責人會議，共同商討解決，并將解 決方案報總經理閱示。5 5辦公室內部協(xié)調。辦公室負責人應根據(jù)本部門員工

53、在社會閱歷、知識結構、 性格氣質、能力素養(yǎng)等方面的不同，合理安排工作崗位，充分調動員工積極性，實 現(xiàn)優(yōu)勢互補、默契和諧、有序高效。八、會議協(xié)調（ 詳見第一章 ）第五章辦公服務程序一、辦公服務概述辦公室辦公服務工作包括行政管理用（固定）資產管理、低值易耗品管理、辦 公用品及物料消耗管理、會議室管理、郵件收發(fā)管理、票務管理、費用報銷管理、 大型設施改造維修管理、公務用車管理及辦公環(huán)境規(guī)劃和整治等。高效優(yōu)質的辦公 服務是企業(yè)正常運轉的后勤保障。二、辦公服務流程圖1 1 行政管理用（固定）資產管理流程（低值易耗品管理參照執(zhí)行）2 2 辦公用品管理流程（物料消耗參照執(zhí)行）3 3 會議室管理流程會議室使用

54、申請 _ 辦公室批準 _ 安排會議室 _ 會議服務工作 _會議室清潔4 4郵件管理流程37（2 2）郵件接收管理流程接收郵件 -郵件登記郵件分發(fā)- .郵件領取 -郵件查詢5 5票務管理流程6 6 費用報銷管理流程7 7 大型設施改造維修管理流程改造維修申請_改造維修招標k評標 - 領導審批 簽約 - 驗收入賬8 8 資料借用流程申請利用資料總經審批 . 借 用一 歸 還.一，驗收歸檔9 9 公務用車管理流程（1 1）車輛維修管理程序確定維修廠家提岀維修申請行政部批準，入場維修車管驗收結算報銷（2 2）車輛使用管理程序提岀用車申請行政部批準.f 派岀車輛 返回任務單 檢查分析三、辦公服務程序（一

55、） 行政管理用（固定）資產管理行政管理用（固定）資產，如公務車輛、機電設備、電子辦公設備、辦公家具 等的管理，執(zhí)行中國建筑第二工程局行政管理用資產管理規(guī)定 （建二通20072007 191191 號），低值易耗品管理參照執(zhí)行。（二） 辦公用品管理程序局總經理辦公室為局總部辦公用品主管部門，財務部門和信息部門為協(xié)管部門； 物料消耗參照辦公用品管理程序執(zhí)行。1 1 辦公用品購置申請與審批總經理辦公室行政保衛(wèi)部根據(jù)辦公用品庫存情況和以往消耗水平，確定購買數(shù) 量，填寫物品購置38申請單，經行政保衛(wèi)部經理批準形成采購計劃。電腦耗材（墨盒、硒鼓、電腦配件、軟盤、光盤等）由局信息中心填寫物品 購置申請單，經

56、信息中心主任批準形成采購計劃。局其他部門對物品有特殊要求或者需求量較大時，可填寫物品購置申請單，經部門負責人審核、總經理辦公室主任批準后形成采購計劃。2 2 .統(tǒng)一采購物品采購由總經理辦公室牽頭，財務部門與信息部門協(xié)助工作。電子辦公設備 由總經理辦公室與信息部門聯(lián)合采購（1 1）常規(guī)采購。每季度采購一次，每季度第二個辦公周完成采購。（2 2）特殊采購。局各部門需要特殊物品或需求量較大時，填寫物品購置申請 單，經部門負責人審核、總經理辦公室主任批準后，由局總經理辦公室與物品需求 部門聯(lián)合采購。（3 3）緊急采購。在庫存不足或特殊緊急情況下，按照成本最小原則，經行政保 衛(wèi)部經理批準，可由辦公室單獨

57、采購。3 3入庫驗收 物品管理人員要做好入庫驗收，核查物品數(shù)量、質量，建立物品臺帳 ，做到 帳物相符。4 4領用申請各部門應指定專人負責物品領取工作，每月 1313、2828 日前（遇休息日順延）編制 電子版物品領用申請單 , ,打印后請部門負責人審核確認交總經理辦公室，并將電 子版物品領用申請單利用網(wǎng)絡平臺發(fā)送至總經理辦公室物品管理員。5 5登記發(fā)放物品領取時間為每月 1515、3030 日下午（遇休息日順延） ，局總經理辦公室根據(jù)各 部門物品領用申請單發(fā)放物品，遇有不便應明確可領取時間，并將各部門物 品領用申請單匯總形成部門物品領用統(tǒng)計表及年度物品領用統(tǒng)計表 ，每年 報局領導審閱。6 6辦

58、公物品使用監(jiān)督 各部門負責人應監(jiān)督部門物品領取使用情況，嚴格審核部門物品領用申請；總 經理辦公室在物品領用統(tǒng)計中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時反饋各部門負責人，要求給與解 釋和答復。7 7統(tǒng)計分析 行政保衛(wèi)部每年年底或根據(jù)需要對物品使用情況進行統(tǒng)計分析，查找有效利用 和縮減成本的空間，提出工作改進意見，為次年物品采購預算提供依據(jù)。（三）會議室管理 這里的會議室管理，主要指局總部機關的會議室使用管理工作。1 1局機關會議室主要供總部召開會議和舉行活動使用。各部門使用會議室，要 提前一天到總經理辦公室填寫會議室申請單 。2 2總經理辦公室負責會議室安排，發(fā)揮會議室最大使用效率，會議室使用時間 如有沖突，集團會

59、議優(yōu)于部門會議，上級會議優(yōu)于下級會議，緊急會議優(yōu)于普通會 議。393 3 會議室由總經理辦公室指定專人負責管理， 管理人員負責會議室的物品保管、安全及衛(wèi)生工作4 4各部門使用會議室，會議結束后，辦會部門要關好空調、燈具、熱水器和門 窗等，并及時通知辦公室。（四）郵件管理 局總經理辦公室負責局機關公務郵件接收與發(fā)送工作。局總經理辦公室與郵局 和快遞公司簽署上門服務協(xié)議，按照實際發(fā)生郵寄費用定期結算。1.1.郵件發(fā)送管理（1 1）平信及掛號信發(fā)送。各部門需發(fā)送平信及掛號信的，向辦公室提出口頭申 請，在發(fā)送信件登記本上登記發(fā)信日期、發(fā)送單位及姓名、郵件種類、郵件內 容、發(fā)件部門及發(fā)件人等，辦公室須及

60、時向郵局索要信件發(fā)送記錄及掛號信號碼。（2 2）特快專遞發(fā)送： 緊急郵件需要特快專遞發(fā)送的， 需填寫特快專遞申請單， 說明申請部門、經辦人、發(fā)往單位、發(fā)件內容，由部門經理簽字確認，交總經理辦 公室機要秘書審核后交快遞公司發(fā)送，注意留存“發(fā)件人留存聯(lián)”備查。（3 3）跟蹤監(jiān)控郵件送遞情況。掛號信 5 5 個工作日后仍未收到，辦公室聯(lián)系郵局 查詢郵件送遞情況；特快專遞郵件 3 3 個工作日仍未送達，辦公室負責聯(lián)系快遞公司 查詢郵件送遞情況。2 2郵件接收管理（1 1）郵件接收。辦公室郵件管理員每天早上按時接收郵件，休假或請假期間應 委托他人負責郵件管理工作。（2 2）郵件登記。郵件管理員按照郵件性