《行政主管高效工作手冊》

1、1+1崗位高效工作手冊系列行政主管高效工作手冊魏 巍 團 隊 整 理目 錄1.行政主管崗位說明書2.總經理秘書崗位說明書3.行政助理崗位說明書4.前臺接待崗位說明書5.崗位工作計劃表6.差旅費報銷單7.會議記錄表8.定期報表發(fā)送記錄9.商務表格使用說明書10.文件督辦回告單11.接待工作投訴處理日報表12.會議議程表13.會議決議實施監(jiān)控表14.會議成效分析表15.外出申請單16.人員、車輛出入證17.物品出廠憑證18.派車申請單19.派車單20.產品企劃調查分析表21.企劃表22.企劃實施表23.員工工資登記表24.員工工資調整表25.印章使用申請表26.電子文件歸檔流程圖27.歸檔文件整理

2、流程圖（紙質文件）28.歸檔文件目錄的格式（紙質文件）29.檔案盒格式30.受控文件表格清單樣板31.文件更改申請表32.制度文件評價、完善與反饋表33.違反制度獎懲表34.文件評價、完善與反饋報告35.收文與發(fā)文流程圖36.文件處理單37.文件簽收單38.文件收發(fā)登記表39.文件發(fā)放登記單40.文件分發(fā)單41.文件分發(fā)/回收登記表42.文件報廢審批單43.文件報廢記錄表44.文件管理歸檔范圍和保管期限表45.公文寫作流程圖46.企業(yè)提案申請表47.提案效果報告表48.提案改善評分表49.提案獎勵辦法表50.員工禮儀守則51.辦公室環(huán)境管理規(guī)定52.迎接來賓的禮儀流程圖53.送行來賓的禮儀流程

3、圖54.企業(yè)新聞發(fā)布會活動管理說明55.員工滿意度調查表56.員工培訓需求調查表57.員工培訓反饋調查表58.生活物資采購申請單59.生活物資入庫登記表60.后勤物資采購審核表61.清潔衛(wèi)生檢查單62.宿舍分配申請表63.員工住宿登記表64.企業(yè)資產登記卡65.企業(yè)固定資產登記表66.交通事故報告表67.交通事故受害者情況報告表68.交通事故調查表69.交通事故登記表70.交通事故損失物品報告表71.設備設施故障修理申請表72.設備設施故障修理回饋單73.機器設備故障記錄表74.修護工作記錄表75.設備維護工作安排表76.生產設備檢定表77.生產設備作業(yè)指導書78.生產設備日常維護表79.生產

4、設備履歷表80.儀器設備履歷表81.設備驗收報表82.設備清單83.設備保養(yǎng)卡84.報廢設備登記表85.保安交接班登記表86.保安人員日報表87.車輛出入登記表88.員工外出登記表89.物品放行條90.訪客登記表91.消防檢查季（年）巡登記表92.消防工程維修單93.消防維修排故報告單94.消防產品選用登記表95.消防巡檢表96.消防設備安全檢查表97.突發(fā)事件記錄表98.事故隱患整改通知表99.工資調整申請書100.員工工資表101.員工離職移交手續(xù)清單102.招聘計劃表103.求職人員登記表104.面試表105.復試表106.新員工培訓計劃表107.員工培訓簽到表108.試用員工考核表10

5、9.老員工培訓計劃表110.員工績效評估申訴表111.員工投訴調查表112.出勤登記表113.員工考勤登記表114.工時記錄表 1.行政主管崗位說明書職位名稱行政主管職位代碼所屬部門行政部職系職等職級直屬上級行政經理薪金標準填寫日期核準人職位概要負責制訂和監(jiān)督實施各項行政管理制度；負責按年度預算進行辦公用品、辦公設備的采購管理及發(fā)放管理；嚴格控制行政開支；及時處理好日常行政事務；為公司其他部門做好輔助工作。崗位職責請根據公司實際情況制定。任職資格教育背景u 秘書、中文、公關、行政管理等相關專業(yè)本科以上學歷。培訓經歷u 受過管理學、管理技能開發(fā)、檔案管理、會務組織和財務會計基本知識等方面的培訓。

6、經驗u 3年以上行政管理工作經驗。技能技巧u 較強的管理能力。u 良好的中英文寫作、口語和閱讀能力。u 熟練使用辦公軟件。u 熟練使用操作辦公自動化設備。態(tài)度u 做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè)。u 工作細致認真，謹慎細心、責任心強。u 具有很強的人際溝通協(xié)調能力，團隊意識強。工作場所u 辦公室環(huán)境狀況u 舒適危險性基本無危險直屬下級間接下級晉升方向轉輪崗位2.總經理秘書崗位說明書職位名稱總經理秘書職位代碼所屬部門行政部職系職等職級直屬上級行政主管薪金標準填寫日期核準人職務概況負責文件的匯簽和收發(fā)管理；協(xié)助總經理處理日常行政事務，包括會議、接待、活動、報銷單的整理等工作；負責總經理和各部門主管的

7、聯(lián)絡工作；整理總經理的相關文件。崗位職責請根據公司實際情況制定。工作關系與各部門聯(lián)系密切直屬下級無3.行政助理崗位說明書職位名稱行政助理職位代碼所屬部門行政部職系職等職級直屬上級行政主管薪金標準填寫日期核準人職務概況制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加規(guī)范、合理；合理安排車輛調度；督導員工日常行為；管理辦公區(qū)域和日常行政事務。崗 位 職 責請根據公司實際情況制定。工作關系各相關部門直屬下級無4.前臺接待崗位說明書職位名稱前臺接待職位代碼所屬部門行政部職系職等職級直屬上級行政主管薪金標準填寫日期核準人職務概況禮貌熱情地接轉電話；接待來訪客戶；預訂票務；郵件快遞；訂水；完成部門經理安排的

8、打字、復印等工作。崗位職責請根據公司實際情況制定。工作關系各部門員工、來訪客戶、供應商直屬下級無5.崗位工作計劃表制表日期： 年 月 日工作編號崗位名稱員工人數制表人姓名檢查人姓名工作內容概要工作時間正常班（實際工作 小時）加班（約 小時）輪班制（ ）工作程序和方法說明：工作種類單獨作業(yè) 共同作業(yè)（ 人）連續(xù)作業(yè) 間斷作業(yè)（ 人）工作地點公司內外（ %） 高空（ %）室內外（ %） 地上（ %）車上（ %） 水上（ %）其他工作資源機器設備：其他：附加說明：6.差旅費報銷單出差人： 部門：年月日出差日期地點交通費膳雜費住宿費雜費其他費用合計說明月日起止費用總計人民幣美元萬千佰拾元角分整預支旅費

9、應付（支）金額會計核準審核收款簽字7.會議記錄表會議名稱時間地點出席人缺席人主持人記錄人會議發(fā)言記錄：主持人（簽名） 記錄人（簽名）8.定期報表發(fā)送記錄類別：財務會計報表名稱類別報告提出時間份數呈送部門日報月報年報現(xiàn)金收支表 隔日或翌月1日1副總經理營業(yè)報告表 隔月初日2自存副總經理損益表 隔月153自存副總經理總經理 9.商務表格使用說明書機密等級： 填寫日期： 年月日表格名稱表格編號聯(lián)數傳遞流程各聯(lián)作用說明表格性質月報表 日報表 記錄表 聯(lián)絡表 分析表定期報表 不定期報表 記錄卡使用單位印刷數量使用年數資料保存期限資料來源及填表說明表格審核過程異常表示方法10.文件督辦回告單密 級： 領導

10、批示（承辦部門名稱）_ 第 頁11.接待工作投訴處理日報表值班人上午值班人姓名下午值班人姓名值班情況記錄人值班情況遲到 早退 缺勤接待流程企業(yè)各業(yè)務部門行政部門客戶意見簽名處理情況記錄（包括改善情況及所遇的困難）簽名聯(lián)絡事項備注預定事宜備注上級指示備注主管意見備注員工傳閱簽名經理_ 部門主管_ 填報人_12.會議議程表時間月 日 時 分地點出席者姓名缺席者姓名及原因會議安排時 分至 時 分第一項：宣布會議開始時 分至 時 分第二項：領導致詞時 分至 時 分第三項：說明議題、議案時 分至 時 分第四項：補充說明、報告時 分至 時 分第五項：討論問題時 分至 時 分第六項：其他時 分至 時 分會間

11、休息10分鐘時 分至 時 分第七項：決議事項確認時 分至 時 分第八項：第二次討論事項確認時 分至 時 分第九項：司儀（主席）散會致詞時 分至 時 分第十項：會議結束確認事宜備注13.會議決議實施監(jiān)控表決議事項部門執(zhí)行負責人實施目標及期限成果評價每月執(zhí)行情況監(jiān)控月實施目標進度監(jiān)控月實施目標進度監(jiān)控17283941051161214.會議成效分析表部門： 日期： 年 月 日成效檢查問題效果分析會議是否按照預期計劃進行？會議的目的及議題是否徹底？會場或設備是否適合、有效？必要的資料是否齊全？會議是否按議程安排進行？會議是否按預定時間散會？全體人員是否了解主題？開始時，是否簡要地敘述了議題的重點？開

12、會時的氣氛是否很熱烈？會議討論時，是否有偏離議題的論點？是否有很多生動且具有建設性的發(fā)言？參加人員是否有所抱怨？ 記錄事項 15.外出申請單部門外出時間申請人姓名計劃返回時間目的地外出理由（說明辦理事項）聯(lián)系方式審批人（簽字） 時間： 年 月 日16.人員、車輛出入證 年 月 日姓名車型車號隨車人數事由說明車輛出入情況入廠重量出廠重量載貨重量記事欄車輛載貨車輛空車載貨種類及品名出入記錄入廠時間保衛(wèi)人員簽字核發(fā)出入憑條出廠時間外來人員入廠去向洽談或者經辦人簽字經理 主管 經辦人17.物品出廠憑證編號 年 月 日茲有 先生（女士）貨運或攜帶（裝運）下列物品請檢查無誤后請給予放行。 物品名稱單位數量

13、簽放部門：門衛(wèi)室 簽放人：18.派車申請單申請日期： 年 月 日 申請單位申請人及職稱單位主管簽章事由及前往地點聯(lián)系電話搭車人數共 人申請用車時間自 年 月 日 時 分起至 年 月 日 時 分止備注19.派車單年 月 日申請單位需車時間年 月 日 時 分需車類型預計返回年 月 日 時 分需車事由地點載物品名及規(guī)格數量出入時間年 月 日 時 分出廠守衛(wèi)簽章年 月 日 時 分入廠主管： 科長： 申請人：20.產品企劃調查分析表公司產品現(xiàn)狀描述公司產品優(yōu)勢分析同行業(yè)類似產品的發(fā)展情況公司產品的市場占有率消費者需求調查公司產品劣勢分析改進建議及方案21.企劃表企劃表（一）（企劃名稱）提出單位： 日期：

14、 年 月 日企劃要點提示企劃內容執(zhí)行方法執(zhí)行人完成期限任務方法費用及資源注意事項問題對策附件資料提出人（簽字） 日期： 年 月 日企劃表（二）企劃書提出單位 提出時間 年 月 日本企業(yè)主旨本企劃目的背景介紹及市場調查企劃內容執(zhí)行計劃步驟條件費用時間安排效果預測意外對策實施障礙實施困難可替代方案前例成功案例提出人（簽章）22.企劃實施表活動項目備注名稱目的內容進程安排實施要點預算承辦者準備協(xié)助實施過程（各參與部門）協(xié)助關聯(lián)外包關聯(lián)結果報告檢討23.員工工資登記表部門： 年 月 日 員工編號姓名核定工資實發(fā)工資底薪技術津貼工齡補貼職務補貼工作補助合計審核人（簽字） 記錄人（簽字）24.員工工資調整

15、表部門 年 月 日 員工編號姓名底薪技術津貼工作補助合計原工資調整后原工資調整后原工資調整后原工資調整后增加率合計25.印章使用申請表部門： 年 月 日用印事由用印類別行政（ ）公司（ ）領導名章（ ）份數經辦人部門負責人批準人意見及簽字注：請在“( )”內用“” 注明用印類別26.電子文件歸檔流程圖電子文件歸檔流程圖著錄文件信息(包括收文、發(fā)文及內部產生文件)歸檔鑒定設置分類、期限及相關信息歸檔直接進行目錄輸入及鏈接相關電子文件對沒有電子文件的歸檔材料進行掃描，并與相應的目錄進行連接形成歸檔文件目錄整理相應的紙質移交27.歸檔文件整理流程圖（紙質文件）歸檔文件整理流程圖組織工作文件鑒定1 確

16、定整理環(huán)節(jié)2 注重平時積累3 建立制度4 加強指導、監(jiān)督和檢查1 原則和標準2 歸檔范圍3 保管期限整理與裝訂1 整理單位2 文件修整3 文件裝訂分類與排列1 文件分類2 文件排列文件的編號、編目、裝盒28.歸檔文件目錄的格式（紙質文件）件號責任人文號題名日期頁數備注歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面，封面如下圖：歸檔文件目錄全宗名稱年 度保管期限機 構29.檔案盒格式長310mm、寬220mm、厚度20mm、30mm、40mm檔案盒封面 全宗名稱公司行政部 盒脊全宗號年度保管期限機構起止件號盒號30.受控文件表格清單樣板日期： 年 月 日序號表格名稱表格編號使用部門保存期限保存地點1程序文

17、件清單行政部1年行政部2作業(yè)指導書清單3受控表格清單4外來文件清單5文件分發(fā)/回收記錄表6文件借閱登記表7部門受控文件清單8文件更改記錄9會議記錄表10管理評審計劃行政部1年11管理評審報告12糾正與預防措施報告13內審計劃14內審報告15內審檢查表16崗位工作入職要求行政部1年17招聘員工申請表18培訓計劃表19培訓記錄20合同評審表市場部1年市場部21 聯(lián)絡單22顧客滿意度調查表23顧客滿意度調查匯總表24顧客滿意度統(tǒng)計圖25合格供應商一覽表采購部1年采購部26請購單27供應商評估報告28供應商品質狀況評比表29供應商交貨批次合格表31.文件更改申請表 編號： 保存期限： 更改文件名更改內

18、容更改原因經辦人申請時間批準人批準時間32.制度文件評價、完善與反饋表 編號： 保存期限：永久 制度文件名稱評價時間評價原因定期 不定期作用與意義 問題與不足完善措施反饋內容33.違反制度獎懲表 記錄編號： 保存期限： 性質獎勵（ ） 懲罰（ ）時間部門或個人 措施原因部門主管意見經理室意見34.文件評價、完善與反饋報告報告單位文件評價情況文件完善情況意見與建議35.收文與發(fā)文流程圖辦理完畢辦理完畢送主管下載簽收拆分點份信函其他刊物資料文件一份送批其余備份收文登記擬辦主管批示傳閱相關部門文書人員催辦平時立卷批辦上報文件材料主管領導審閱同意發(fā)文登記編文號 蓋章 上報 存檔 36.文件處理單來文單

19、位或部門來文時間文件標題領導處理意見處理結果歸檔時間37.文件簽收單來文日期來文字號件數附件名稱歸檔日期簽收者簽收日期文書組38.文件收發(fā)登記表時間：文件名稱：經 辦 人：序號部門通知打印稿電子稿39.文件發(fā)放登記單部門/分發(fā)號接收人簽名/日期文件序號文件編號文件名稱40.文件分發(fā)單序號文件編號文件名稱分發(fā)部門負責人簽收日期41.文件分發(fā)/回收登記表部門： 編號：文件編號文件名稱版本數量接收人回收人備注質量手冊1.01文件控制程序1.01記錄控制程序1.01人力資源管理控制程序1.01儀器設備設施管理控制程序1.01與客戶有關的過程控制程序1.01設計和開發(fā)控制程序1.01采購控制程序1.01

20、生產控制程序1.01產品標識和可追溯性程序1.01產品防護管理程序1.01內部質量審核程序1.01品質檢驗控制程序1.01不合格品控制程序1.01統(tǒng)計技術應用程序1.01糾正和預防措施控制程序 1.0142.文件報廢審批單編號： 版本： 份數：文件名稱報廢原因： 申請人： 日期：所在部門意見：簽名： 日期：文件保管部門意見： 簽名： 日期：管理者代表意見： 簽名： 日期：43.文件報廢記錄表序號文件號文件名稱數量報廢日期報廢原因處理人備注44.文件管理歸檔范圍和保管期限表檔案門類類目名稱歸檔范圍保管期限備注文書檔案經營管理l 經營合同、協(xié)議 l 聯(lián)營、合作投資方面的文件材料l 股份制方面文件材

21、料l 兼并、破產方面形成的文件材料l 工商管理執(zhí)照的申報、登記、審批材料l 資產投資經營材料l 產權界定材料l 計劃統(tǒng)計材料l 農產品收購、經營、銷售計劃l 原材料、物資供應計劃l 經營管理活動材料 l 質量管理、倉庫管理材料及統(tǒng)計 l 產品銷售活動記錄、銷售統(tǒng)計l 市場調查、用戶反饋有關材料 l 其他應歸檔的文件材料永久永久永久永久永久永久或長期永久長期短期短期長期長期短期短期永久或長期會計檔案憑證原始記賬憑證15年賬簿l 現(xiàn)金日記賬、出納賬l 銀行存款日記賬l 總賬l 明細賬l 固定資產明細賬25年25年15年15年報廢后保管5年報表年度財務報表永久其他l 會計移交清冊l 會計檔案保管清冊

22、l 會計檔案銷毀清冊15年永久永久實物檔案l 反映本企業(yè)工作業(yè)績或榮譽的獎旗、獎狀、獎章、獎杯、獎牌等l 反映本企業(yè)領導人和著名人物工作業(yè)績或榮譽的獎旗、獎狀、獎章、獎杯、獎牌l 本企業(yè)在對外交往中獲得的各種紀念品、禮品l 反映本企業(yè)重大事件、重大事故，與本企業(yè)有關的自然災害及異?，F(xiàn)象的各種紀念品或實物l 與其他載體檔案有密切聯(lián)系的實物永久設備檔案文件材料及使用說明書等材料l 購置計劃、市場調查材料 l 購買合同、協(xié)議 l 購貨憑證 l 開箱驗收單、隨機材料及圖樣l 調試、安裝記錄 l 維修、調整記錄l 報廢登記短期長期短期長期短期短期短期設備報廢后保管35年聲像檔案照片錄音錄像磁盤光盤l 反

23、映本企業(yè)主要職能活動和工作成果l 領導人和著名人物參與本企業(yè)有關重大活動l 本企業(yè)組織或參加的重要外事活動l 本公司概貌、變遷及基礎設施l 記錄本企業(yè)重大事件、重大事故，與本企業(yè)有關的自然災害及異?，F(xiàn)象l 各種證書、獎狀、錦旗和獎品等l 形成的照片、錄音帶、錄像帶、VCD和DVD永久45.公文寫作流程圖公文寫作流程圖眉首部分主體部分1公文份數序號2秘密等級和保密期限3緊急程度4發(fā)文部門標識5發(fā)文字號6簽發(fā)人標識1公文標題 2主送部門 3公文正文4附件5成文日期6附注7印章版記1 主題詞 2 抄送標識 3 印發(fā)部門4 打字與校對人排版規(guī)格1 公文用紙2 公文頁邊與版心尺寸3 公文頁碼4 公文制版

24、5 公文印刷裝訂、正式公文公文三部分46.企業(yè)提案申請表編號： 年 月 日部門提案人員現(xiàn)狀說明提案內容實施步驟經費開支預計效果審核批準部門經理意見 年 月 日主管意見 年 月 日總經理意見 年 月 日47.提案效果報告表編號： 年 月 日提案名稱實施單位及人員改善原因闡述改善的動機、原因改善前的情況闡述改善前的方法、效率與關鍵數據怎樣改善改善方法，過程以及費用改善效果改善后的效率及關鍵數據評定組意見 簽字：總經理核定意見 簽字：48.提案改善評分表編號： 年 月 日提案名稱得分項目評分標準標準部門經理初評評定組復評動機（20%）主動發(fā)現(xiàn)1520原有缺陷，進而改善 714上級領導指示16創(chuàng)造性（

25、15%）獨特發(fā)明、發(fā)現(xiàn)1015參考資料、改進59引進和模仿其他公司14可行性（25%）可依提案或稍修改后實施1525需進一步檢查修正后實施614只能實施少量方案15效果（20%）達到預期目標1520有明顯改進714有少量提高16應用范圍（10%）公司各部門810部分部門及人員47本部門13職務相關性（10%）不相關610間接相關15直接相關0合計總分：100總經理核準49.提案獎勵辦法表提案編號 年 月 日分類等級評分值獎勵獎金獎勵A90分以上2000大功一次B80分以上1000小功一次C70分以上600嘉獎一次D60分以上300嘉獎一次暫不采用 20050.員工禮儀守則總則目的：規(guī)范員工日常

26、行為，樹立良好企業(yè)形象，營造良好的企業(yè)風氣。適用范圍：適用于公司所有員工及與客戶接觸的所有場合。員工個人禮儀在公司公共場所的禮儀業(yè)務禮儀辦公室禮儀電話禮儀接待禮儀介紹禮儀赴宴禮儀51.辦公室環(huán)境管理規(guī)定辦公環(huán)境要求及員工行為規(guī)范52.迎接來賓的禮儀流程圖迎接來賓的禮儀流程圖接機、接車會面乘車記住客人到達時間，保證提前等候招呼握手寒暄為客人打開車門，請客戶先上車接待人員坐在客人或司機旁邊與客人交談，介紹當地風俗達到目的地，為客戶打開車門入室走在客人左邊，或走在主陪人員后打開門，請客人先進讓客人坐上座把客人介紹給在場有關人員待客禮儀敬茶、倒茶談話、交換名片陪訪53.送行來賓的禮儀流程圖迎接來賓的禮儀流程圖婉言留挽安排交通贈送禮品送機、送車告別，離開電話回訪1邀請客人留玩幾日2握手，告別3歡迎客人下來再來1視客戶級別安排交通2也可視情況而定1贈送當地特色禮品2贈送企業(yè)精美產品1由接待人員送機、送車2