時(shí)間管理——就業(yè)指導(dǎo).

1、時(shí)間管理DAY02-03 就業(yè)課 時(shí)間管理的方法時(shí)間管理時(shí)間的特性及價(jià)值時(shí)間管理的基本原則時(shí)間管理的概念時(shí)間管理的概念時(shí)間管理的意義時(shí)間管理如何高效地時(shí)間管理如何高效地時(shí)間管理時(shí)間管理的建議時(shí)間管理的定義時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的概念時(shí)間的特性( 1）供給毫無(wú)彈性 ：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。(2 ）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。(3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴(lài)于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。(4

2、）無(wú)法失而復(fù)得 ：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。莫等閑 白了少年頭時(shí)間不可以缺少， 時(shí)間不可以替代， 時(shí)間不可以存儲(chǔ)，時(shí)間不可以增減，但時(shí)間卻可以管理！ 1930 年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下：諸位畢業(yè)同學(xué) ：你們現(xiàn)在要離開(kāi)母校了，我沒(méi)有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。這一句話是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問(wèn)。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得己而做的 。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專(zhuān)門(mén)學(xué)問(wèn)。少年是一去不復(fù)返的 ，等到精力衰竭的時(shí)

3、候，要做學(xué)問(wèn)也來(lái)不及了。有人說(shuō) ：出去做事之后，生活問(wèn)題急需解決，哪有功夫去讀書(shū)？即使要做學(xué)問(wèn)，既沒(méi)有圖書(shū)館，有沒(méi)有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問(wèn)？ 我要對(duì)你們說(shuō) ：凡是要等到有了圖書(shū)館才讀書(shū)的，有了圖書(shū)館也不肯讀書(shū)：凡是要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。你有了決心要研究一個(gè)問(wèn)題，自然會(huì)節(jié)衣縮食去買(mǎi)書(shū)，自然會(huì)想出法子來(lái)設(shè)置儀器。至于時(shí)間，更不成問(wèn)題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績(jī)！每天花1點(diǎn)種看10頁(yè)有用的書(shū)，每年可看3600 多頁(yè)書(shū)：30 年讀11 萬(wàn)頁(yè)書(shū)。 諸位，11萬(wàn)頁(yè)書(shū)可以使你成為一個(gè)學(xué)者了?？墒敲刻炜? 種小報(bào)也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將

4、也得費(fèi)你1 點(diǎn)半鐘的光陰?？葱?bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！易卡生說(shuō)：你的最大責(zé)任就是把你這塊材料鑄造成器。學(xué)問(wèn)就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問(wèn)便是毀了你自己。時(shí)間究竟是什么呢？ 哲學(xué)家這樣說(shuō)：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源?！?總之，時(shí)間是一種特殊的稀缺資源。它是不能再生的，它不能被儲(chǔ)存下來(lái)，它是每個(gè)人都有的，它對(duì)每一個(gè)人都是均等的，但又是有限的，最珍貴而又最容易被人忽略的。世界上任何一個(gè)人每天都有86400秒鐘。每個(gè)人的一小時(shí)都是60分鐘；每個(gè)人的一分鐘都是60秒。時(shí)間的價(jià)值時(shí)間就是金錢(qián)！你的時(shí)間價(jià)值幾何？年收入年工作時(shí)間日工作時(shí)

5、間每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值 每分鐘價(jià)值（萬(wàn)元） （天）（小時(shí)）（元）（元）（元）254878.749.840.1642548157.4819.680.33 2548236.2229.520.48254 8314.9639.360.6610254393.7049.200.80如果每天都有86400元進(jìn)入你的銀行戶(hù)頭，而你必須當(dāng)天用光，你會(huì)如何運(yùn)用這筆錢(qián)？請(qǐng)問(wèn)：你會(huì)拒絕財(cái)富嗎？有這樣的好事嗎？是的！ 你真的有這樣一個(gè)戶(hù)頭 那就是時(shí)間!每天每一個(gè)人都會(huì)有新的86400秒進(jìn)帳。那么面對(duì)這樣一筆財(cái)富，你打算怎樣利用它們呢？有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過(guò)一個(gè)活到72 歲的美國(guó)人對(duì)時(shí)間是怎么花的 ：睡覺(jué)：21年旅行：6 年學(xué)

6、習(xí)：4 年其它：3 年打電話：2年個(gè)人衛(wèi)生：7年工作：14 年吃飯：6 年排隊(duì)：6 年開(kāi)會(huì)：3 年找東西：1 年你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值錢(qián)是一分一分掙來(lái)的，時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來(lái)的浪費(fèi)多少時(shí)間，就會(huì)浪費(fèi)多少錢(qián)規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效益和收益浪費(fèi)他人的時(shí)間，無(wú)異于謀財(cái)害命！ 時(shí)間管理的定義 時(shí)間管理的定義：在日常事務(wù)中執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧，引導(dǎo)并安排管理自己及個(gè)人的生活，合理有效的利用可以支配的時(shí)間?！皽p少時(shí)間浪費(fèi)，有效利用時(shí)間” “時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”

7、，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。 時(shí)間管理的目的：將時(shí)間投入到與你的目標(biāo)相關(guān)的工作，達(dá)到“三效”，即效果、效率、效能。率、效能。1、時(shí)間管理就是自我管理。2、時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃。3、時(shí)間管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績(jī)效， 更富效能。所謂時(shí)間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。以下列 出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)。工作缺乏計(jì)劃組織工作不當(dāng)時(shí)間控制不夠整理整頓不足進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)時(shí)間管理的誤區(qū)工作缺乏計(jì)劃有些人不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條：1、因過(guò)分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思考；2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效；3、不了解做計(jì)劃的好處：4、計(jì)劃與事實(shí)之

8、間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心；5、不知如何做計(jì)劃。不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位：做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果 ：1、目標(biāo)不明確2、沒(méi)有進(jìn)行工作 歸類(lèi)的習(xí)慣3、缺乏做事輕重緩急的順序4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則組織工作不當(dāng)組織工作不當(dāng)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：職責(zé)權(quán)限不清 ，工作內(nèi)容重復(fù)“事必躬親，親力而為”溝通不良工作時(shí)斷時(shí)續(xù)對(duì)于管理者而言 ，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤：1擔(dān)心部屬做錯(cuò)事 ： 2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好；3、擔(dān)心喪失對(duì)下屬的控制；4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作；5、找不到合適的下屬授權(quán)。 其實(shí)每個(gè)

9、人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。 領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵在于發(fā)展和培養(yǎng)偉大的領(lǐng)導(dǎo)者。假如你不給人們機(jī)會(huì)去試一試，你永遠(yuǎn)也不會(huì)知道他們能走多遠(yuǎn)。”時(shí)間控制不夠我們通常在時(shí)間控制上容易陷入下面的陷井：1、習(xí)慣拖延時(shí)間。2、不擅處理不速之客的打擾。3、不擅處理無(wú)端電話的打擾。4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。整理整頓不足辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無(wú)章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”“工

10、作將被擴(kuò)展，以便填滿(mǎn)可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律” 一一“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便滿(mǎn)可供堆積的空間 ?！边M(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面 ：個(gè)人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不己，做白日夢(mèng)工作中閑聊如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺(jué)中，換句話說(shuō)，當(dāng)你覺(jué)得時(shí)間可有可無(wú)，不愿面對(duì)工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，因?yàn)槟汶S時(shí)在喪失寶貴的機(jī)會(huì)，隨時(shí)可能被社會(huì)所淘汰！前面我們談

11、到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過(guò)去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來(lái)”。送給大家一句話 ：昨天是已經(jīng)被注銷(xiāo)的支票明天是一張尚未到期的本票今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金，請(qǐng)善用它！如何高效地時(shí)間管理喜歡做的事情喜歡做的事情熟悉的事情熟悉的事情容易做的事情容易做的事情花費(fèi)時(shí)間少的事情花費(fèi)時(shí)間少的事情已排定時(shí)間的事情已排定時(shí)間的事情資料齊全的事情資料齊全的事情經(jīng)過(guò)籌劃的事情經(jīng)過(guò)籌劃的事情別人的事情別人的事情有趣的事情有趣的事情緊急的事情緊急的事情不喜歡做的事情不喜歡做的事情不熟悉的事情不熟悉的事情難做的是事情難做的是事情花費(fèi)時(shí)間多的

12、事情花費(fèi)時(shí)間多的事情未排定時(shí)間的事情未排定時(shí)間的事情資料不齊全的事情資料不齊全的事情未經(jīng)籌劃的事情未經(jīng)籌劃的事情自己的事情自己的事情枯燥的事情枯燥的事情不緊急的事情不緊急的事情時(shí)間管理的基本原則一：明確目標(biāo) 二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作三：分清工作的輕重緩急囚：合理地分配時(shí)間 五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律原則一明確目標(biāo) 在人生的旅途上，沒(méi)有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不 知往何處去 。 雖說(shuō)目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對(duì)許多人來(lái)說(shuō)， 擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日 常工作上就已經(jīng)透不過(guò)氣，還哪來(lái)時(shí)間好好想想自己的將來(lái)。 但這正是問(wèn)題的癥結(jié)，就是因?yàn)?/p>

13、沒(méi)有目標(biāo)，每天才弄得沒(méi)頭沒(méi) 腦、蓬頭垢面，這只是一個(gè)惡性循環(huán)罷了 ！ 另外有些人沒(méi)有目標(biāo) ，則是因?yàn)樗麄儾桓医邮芨淖?，與其 說(shuō)安于現(xiàn)狀，不如坦白一點(diǎn)，那便是沒(méi)有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能 帶來(lái)的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會(huì)是一事無(wú)成！ 事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒(méi)有淋漓盡致發(fā) 揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個(gè)目標(biāo)明確的人，生活 才有意義。然而不幸的是，多數(shù)人對(duì)自己的愿望，僅有一點(diǎn)模 糊的概念，而只有少數(shù)人會(huì)貫徹這模糊的概念 。有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？在選擇或指定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀；二是要了解自己目前的狀

14、況。 以SMART 為導(dǎo)向的目標(biāo)原則：一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說(shuō)是完整的：具體的（ specific ）一一目標(biāo)必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導(dǎo)向的?？珊饬康?C measurable ）一一目標(biāo)必須用指標(biāo)量化表達(dá)?？蛇_(dá)到的 C attainable ）一一有兩層意思：一是目標(biāo)應(yīng)該在能力范圍內(nèi)；二是目標(biāo)應(yīng)該有一定難度。相關(guān)的（ relevant ）一一目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性。基于時(shí)間的 C time-based ）一一任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定。原則二有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過(guò)采取適當(dāng)?shù)?/p>

15、步驟和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面 ：1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類(lèi)整理。2、將整理好的各類(lèi)事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列3、按排列順序進(jìn)行處理。4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作 。做計(jì)劃的步驟大致如下：1、確立目標(biāo) ；2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑 ；二 選定最佳的完成方式 ；4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月周日的工作事項(xiàng)；5、編排月周日的工作次序并加以執(zhí)行；6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。有了計(jì)劃就必須有行動(dòng)。 行動(dòng)是一件了不起的事，請(qǐng)大家記住：1、切實(shí)實(shí)行

16、你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒(méi)有收獲。 2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。提請(qǐng)注意：雖然有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”“第二象限組織法”。原則三分清工作的輕重緩急時(shí)間“四象限”美國(guó)管理學(xué)家 科維提出一一時(shí)間“四象限”：第一象限：重要而緊急的事一一馬上做，盡快完成。第二象限：重要而不緊急的事一一主要精力和時(shí)間。第三象限：緊急

17、而不重要的事一一要學(xué)會(huì)說(shuō)“不” 。第四象限 ：不重要也不緊急的事一一盡量不去做 。原則四合理的安排時(shí)間 巴累特定律（ 也稱(chēng)80/20 原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20/o所形成的。 80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是 ：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?0/o 的時(shí)間，你也只能取得20% 的成效。 所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只需花20%的時(shí)間，即可取得80/o 的成效。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20/o 的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。 在一個(gè)特定的組群或團(tuán)隊(duì)內(nèi)，這組群中一個(gè)

18、較小的部分比相對(duì)的大部分擁有更多的價(jià)值如何堅(jiān)持80/ 20原則？列出全部工作項(xiàng)目對(duì)工作按價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)分配自己的時(shí)間和精力常見(jiàn)誤區(qū)：面面俱到一一都想做好完全主義一一都想做完平均分配時(shí)間和精力任何人類(lèi)的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門(mén)或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是如果你在各公司都做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會(huì)有太好的運(yùn)氣，可能要等幾個(gè)月后你的構(gòu)想才會(huì)被慎重考慮，甚至

19、可能會(huì)一不小心扔到垃圾桶里去！同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門(mén)去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門(mén)人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來(lái)的打擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門(mén)外！我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì)劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！原則五與別人的時(shí)間取得協(xié)作“沒(méi)有規(guī)矩、不成方圓”，因?yàn)橛屑o(jì)律，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于

20、何時(shí)截止。2、即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo) 。3、由于不得己原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。原則六制定規(guī)則，遵守紀(jì)律時(shí)間管理方法6點(diǎn)優(yōu)先工作制帕累托原則麥肯錫30秒電梯理論辦公室美學(xué)莫法特休息法6點(diǎn)優(yōu)先工作制該方法是效率大師艾維利在向美國(guó)一家鋼鐵公司提供咨詢(xún)時(shí)提出的，它使這家公司用了5年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營(yíng)鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬(wàn)美元咨詢(xún)費(fèi)，故管理界將該方法喻為 “價(jià)值2. 5萬(wàn)美元的時(shí)間管理方法。這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天

21、一開(kāi)始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1的事情 ，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2 ”的事，依此類(lèi)推 艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。帕累托原則 這是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20% 的活動(dòng)。比如，是那20/o 的客戶(hù)給你帶來(lái)了80/o的業(yè)績(jī)，可能創(chuàng)造了80/o的利潤(rùn)，世界上80%的財(cái)富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20% 的財(cái)富。因此，要把注意力放在20% 的關(guān)鍵事情上。根據(jù)這一原則，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)要做的事情分清輕重緩急，進(jìn)行如下的排序：A 重

22、要且緊急（比如救火、搶險(xiǎn)等） 一一必須立刻做。B 重要但不緊急（比如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等）一一只要是沒(méi) 有前一類(lèi)事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。C 緊急但不重要（比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币蝗卸o急約你、有人突然 打電話請(qǐng)你吃飯等）一一只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來(lái)考慮這 類(lèi)事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很 緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無(wú)關(guān)大局。D 既不緊急也不重要（比如娛樂(lè)、消遣等事情)一一有閑工夫再說(shuō)。帕累托原則拓展麥肯錫30秒電梯理論麥肯錫公司曾經(jīng)得到過(guò)一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶(hù)做咨詢(xún)。咨詢(xún)結(jié)束的時(shí)候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)

23、責(zé)人在電梯間里遇見(jiàn)了對(duì)方的董事長(zhǎng)，該董事長(zhǎng)問(wèn)麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 ：“你能不能說(shuō)一下現(xiàn)在的結(jié)果呢？”由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒(méi)有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備，也無(wú)法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說(shuō)清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶(hù)。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一 二三，記不住四五六 ，所以凡事要?dú)w納在3條以?xún)?nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱(chēng)“電梯演講”。辦公室美學(xué)秩序是一種美。 均勻、對(duì)稱(chēng)、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡(jiǎn)潔就是速度，條理就是效率。簡(jiǎn)潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)

24、、工作的美學(xué)。我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣：物以類(lèi)聚，東西用畢物歸原處；不亂放東西；把整理好的東西編上號(hào)，貼上標(biāo)簽，做好登記；好記性不如爛筆頭，要勤于記錄 ；處理文件的3個(gè)環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二 ，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。第三，及時(shí)銷(xiāo)毀。沒(méi)用的文件要及時(shí)處理掉，以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和時(shí)間。莫法特休息法圣經(jīng)新約的翻譯者詹姆斯莫法特的書(shū)房里有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的圣經(jīng)譯稿 ：第二張擺的是他的一篇論文的原稿：第三張擺的是他正在寫(xiě)的一篇偵探 小說(shuō)。莫法特的休息方法就是從一張書(shū)桌搬到另一張書(shū)桌，繼續(xù)工作?！伴g作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土

25、壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類(lèi)養(yǎng)分，長(zhǎng)此以往，地力就會(huì)枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時(shí)間就變換不同的工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)興奮灶，而原來(lái)的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松 。最新的時(shí)間管理概念一 GTDGTD,Getting Thin gs Done 的縮寫(xiě)。來(lái)自于David Allen 的一本暢銷(xiāo)書(shū)Getting Things Done ，國(guó)內(nèi)的中文翻譯本盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)由中信出版。GTD 的基本方法 ：GTD 的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。時(shí)間管理十一條金律金律一：要和你的價(jià)值觀相吻合金律二

26、：設(shè)立明確的目標(biāo) 金律三：改變你的想法金律四：遵循20比80定律金律五：安排“不被干擾”時(shí)間金律六：嚴(yán)格規(guī)定完成期限 金律七：做好時(shí)間日志金律八：理解時(shí)間大于金錢(qián)金律九：學(xué)會(huì)列清單金律十：同一類(lèi)的事情最好一次把它做完 金律十一：每1分鐘每1秒做最有效率的事情1. 有用的東西定位放置；2.編排優(yōu)先次序，定下期限；3.運(yùn)用時(shí)間管理原則；4.改善技巧，排除打擾；5.當(dāng)天的事情當(dāng)天完成；6.丟棄無(wú)用的東西要快狠；時(shí)間管理的建議時(shí)間管理的建議7.學(xué)習(xí)說(shuō)“不”；8.一次性時(shí)間處理文件；9.請(qǐng)別人幫忙；10.以最小的投入達(dá)到效果；11.克服人性弱點(diǎn)，走出時(shí)間陷阱；12.采取積極的人生觀。常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策我們?yōu)?/p>

27、什么那么忙？（浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)因與外因）l目標(biāo)及其設(shè)定？l如何授權(quán)？l良好習(xí)慣的建立浪費(fèi)時(shí)間的外在因素及解決方法一電話干擾的原因及解決方法不速之客的原因及解決方法用人不當(dāng)?shù)脑驅(qū)懡鉀Q方法社交閑談的原因及解決方法電話干擾的解決方法 阻絕干擾1. 處理2. 轉(zhuǎn)接3. 暫緩4. 速辦5. 清凈時(shí)間 浪費(fèi)時(shí)間的原因：1. 害怕冒犯別人2. 希望保持消息靈通3.自我膨脹 4. 享受社交的樂(lè)趣廣暗示他談話即將結(jié)束提到有時(shí)間限制突然造訪的不速之客1. 解決方法延后處理 把訪客轉(zhuǎn)交給別人另外安排時(shí)間2 . 回答問(wèn)題簡(jiǎn)明扼要 長(zhǎng)話短說(shuō)用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q 原因：?jiǎn)T工能力不足1. 公司雇人程序出錯(cuò)：2. 該職位提供了

28、不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練，導(dǎo)致員工不知道工作中，每一天做的最有價(jià)值的事情是什么。 解決的方法：1. 教導(dǎo)員工善用時(shí)間2. 提升員工時(shí)間管理的成本意識(shí)社交閑談的原因及解決 解決方法：過(guò)濾訪客與電話 衡量辦公地點(diǎn)是否恰當(dāng) 設(shè)置一些暗示社交時(shí)間的結(jié)束技巧浪費(fèi)時(shí)間的外在因素及解決方法二權(quán)責(zé)混淆的解決方法溝通不良的解決方法進(jìn)度失控的解決方法資料不全的解決方法權(quán)責(zé)混淆的原因及解決 權(quán)責(zé)混淆是浪費(fèi)時(shí)間、降低效率的一種最主要的因素：1. 權(quán)責(zé)問(wèn)題主要是發(fā)生在工作項(xiàng)目的說(shuō)明上，說(shuō)明含糊不清就會(huì)導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清。2. 權(quán)責(zé)配合不當(dāng)，會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間，甚至浪費(fèi)精力。有些管理者每天都給很多員工做某件事的責(zé)任，卻沒(méi)有授予他們完成指示的權(quán)

29、利。權(quán)責(zé)混淆的解決1. 定期更新所有員工的工作說(shuō)明，以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚的界定2. 權(quán)責(zé)對(duì)等 交出職責(zé)時(shí)一定要授予同等的權(quán)利 主動(dòng)檢討并提供對(duì)等的職權(quán) 溝通不良的原因及解決 浪費(fèi)時(shí)間的原因：不明白事情的重要性沒(méi)有時(shí)間沒(méi)有傾聽(tīng)溝通的目的不明確時(shí)機(jī)不當(dāng)溝通的機(jī)會(huì)不夠溝通不良的解決1. 學(xué)習(xí)改善溝通技巧的步驟2. 學(xué)會(huì)做好一個(gè)傾昕者3. 使用恰當(dāng)字眼4. 運(yùn)用非語(yǔ)言式的溝通5.排除偏見(jiàn)6.弄清目標(biāo)7.及時(shí)記錄8.用字遣詞是非常重要的事情進(jìn)度失控的原因及解決 浪費(fèi)時(shí)間的原因：不明白事情的重要性，不知道控制的進(jìn)度工具，認(rèn)為完善的計(jì)劃會(huì)自行達(dá)成目標(biāo)，沒(méi)有加強(qiáng)控制及提出適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度報(bào)告資料不全的原因及

30、解決 浪費(fèi)時(shí)間的原因：1. 不明白事情的重要性；2. 沒(méi)有系統(tǒng)，不知道要何種資料以及這些資料的可靠性，這種情況也會(huì)造成浪費(fèi)時(shí)間 。解決方法：1. 認(rèn)清事情的重要性，排除優(yōu)先順序2. 系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是有條理，有步驟，還要有組織性。浪費(fèi)時(shí)間的外在因素及解決方法三會(huì)議耽誤的原因及解決方法文件復(fù)雜的原因及解決方法工作擱置的原因及解決交法 旅行不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法會(huì)議耽誤的原因及解決 浪費(fèi)時(shí)間的原因：1. 會(huì)議沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，或者沒(méi)有會(huì)議目的2. 會(huì)議沒(méi)有議程3. 開(kāi)會(huì)找錯(cuò)人參加，或者是參加的人太多或太少，或者是關(guān)鍵的人沒(méi)有到會(huì)4. 開(kāi)會(huì)沒(méi)有計(jì)劃5. 會(huì)議過(guò)多或會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)6. 不能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，或者不能準(zhǔn)時(shí)散

31、會(huì)7. 開(kāi)會(huì)時(shí)間有外來(lái)干擾8. 討論脫離議程的內(nèi)容浪費(fèi)時(shí)間9. 會(huì)議沒(méi)有結(jié)論，甚至?xí)鵁o(wú)議，議而未決10. 沒(méi)有追蹤對(duì)會(huì)議的執(zhí)行情況會(huì)議耽誤的解決方法l 會(huì)議要有目的，沒(méi)有目的就不開(kāi)會(huì)l 召開(kāi)會(huì)議首先安排會(huì)議的議程l 對(duì)于找錯(cuò)人參加、參加的人數(shù)太多、太少的解決方法l 安排適當(dāng)?shù)挠?jì)劃l 會(huì)議的時(shí)間和次數(shù)要適當(dāng)l 務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)和散會(huì)l 應(yīng)付干擾、提高效率的辦法就是指定規(guī)則l 對(duì)于脫離討論議題的解決辦法l 會(huì)要有議，議要有決，決要有行l(wèi) 追蹤會(huì)議決議的執(zhí)行文件復(fù)雜的原因及解決 解決的方法：l對(duì)于優(yōu)柔寡斷解決的方法： 不要拖拖拉拉學(xué)會(huì)授權(quán)，不做授權(quán)給別人的事 拋開(kāi)完美主義 及時(shí)銷(xiāo)毀過(guò)時(shí)的文件 檔案要分

32、類(lèi)存放l對(duì)于各自工作的解決方法：量力而行要有系統(tǒng)讀速要快不在一個(gè)時(shí)間做很多事工作擱置的原因及解決 浪費(fèi)時(shí)間的原因：1. 不明白問(wèn)題所在2. 沒(méi)有目標(biāo)，優(yōu)先的次序、完成的期限不明確3. 沒(méi)有自我獎(jiǎng)勵(lì)4. 遇到急事立刻反映5. 桌上一片混亂，沒(méi)有條理6. 缺乏完成工作的決心，缺乏目標(biāo)，懶惰成性7. 沒(méi)法把事情分派出去，授權(quán)不當(dāng)8. 接受干擾9. 變更優(yōu)先程序10. 不完全，或者不可靠的資料妨礙了工作的完成浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素及解決方法一危機(jī)應(yīng)付的原因及解決方法計(jì)劃欠妥的原因及解決方法貪求過(guò)多的原因及解決方法事必躬親的原因解決方法危機(jī)應(yīng)付的原因及解決1. 不明白事情的重要性3. 反映過(guò)度把問(wèn)題當(dāng)危機(jī)看

33、2. 沒(méi)有預(yù)期會(huì)發(fā)生問(wèn)題4. 忙著救火5. 做事拖延6. 工作時(shí)間預(yù)算的不切實(shí)際7. 機(jī)械故障、人為錯(cuò)誤8. 部署不愿透漏壞消息9. 因重要人物提出要求而引起的過(guò)度反應(yīng)10.進(jìn)度失控危機(jī)應(yīng)付的解決l記錄危機(jī)工作日志，分析危機(jī)的來(lái)源l預(yù)期意外事故的發(fā)生l不要理會(huì)不必要的問(wèn)題，授權(quán)，做自己的事情l預(yù)防星星之火l擔(dān)任主管角色的人應(yīng)該主動(dòng)積極，做好總結(jié)l低估狀態(tài)，增加緩沖l動(dòng)用最能迅速有效調(diào)整彌補(bǔ)的資源l培養(yǎng)大家可以范錯(cuò)，強(qiáng)調(diào)迅速報(bào)告壞消息l弄清楚他們真正的要求是什么l把所有重要計(jì)劃都安排好時(shí)間計(jì)劃欠妥的原因及解決1. 不明白事情的重要性2. 沒(méi)有建立系統(tǒng)3. 沒(méi)有時(shí)間擬訂計(jì)劃4. 以危機(jī)為導(dǎo)向，假設(shè)危機(jī)不可避免5. 缺乏自律6. 害怕許下承諾7. 沒(méi)有指出明確的結(jié)果8. 無(wú)法指定工作的優(yōu)先順序9. 假設(shè)計(jì)劃被緊急事故破壞10. 心里雖然有計(jì)劃，卻認(rèn)為這計(jì)劃還沒(méi)有重要到需要寫(xiě)下來(lái)的地步計(jì)劃欠妥的解決 建立系統(tǒng)，包括計(jì)劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成的期限，運(yùn)用好整合組織系統(tǒng) 花時(shí)間擬訂計(jì)劃，擬訂計(jì)劃應(yīng)有先后順序 認(rèn)清“危機(jī)不可避免”這種危機(jī)導(dǎo)向假