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1、維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司郵件禮儀郵件禮儀維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司為何要學習電子郵件禮儀?為何要學習電子郵件禮儀?維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司關于正文 關于主題Subject關于稱呼與問候結尾簽名關于附件語言的選擇E-mail功能設置回復技巧TO、CC、BCC的區(qū)別維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司郵件郵件主題主題反映文章的內(nèi)容和重要性反映文章的內(nèi)容和重要性一定不要空白標題一定不要空白標題巧用特殊字符突出標題巧用特殊字符突出標題一封郵件只針對一個主題一封郵件只針對一個主題標題要簡短,不宜冗長標題要簡短,不宜冗長回復郵件時適當更改標題回復郵件時適當更改標題維達力實

2、業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司1 1、恰當?shù)胤Q呼收件者,拿捏好尺度、恰當?shù)胤Q呼收件者,拿捏好尺度對方有職務,應按職務尊稱對方,如“X經(jīng)理”不清楚職務,則應按通常稱“X先生”、“X小姐” ,但要把性別搞清楚不熟悉或級別高于自己的人不宜直接稱呼英文名;稱呼全名也是不禮貌的;不要逮誰都用“Dear XXX”.收件人多的情況下可稱呼:大家、ALL以上總結:以上總結: A A:稱謂稱謂+ +禮貌用語禮貌用語 如:如:xxxxxx(名字),您好?。郑?,您好! B: B: 姓氏(或姓名)姓氏(或姓名)+ +職位職位 + +禮貌用語禮貌用語 如:如:X X經(jīng)理經(jīng)理/XXX/XXX經(jīng)理經(jīng)理(姓氏(姓氏/ /姓

3、名姓名+ +職位),您好!職位),您好! C: XXX C: XXX先生(女士),您好先生(女士),您好! 2 2、EmailEmail結尾最結尾最好要有客套語好要有客套語例如:Best Regards !、順祝商祺、 祝您工作順利!維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司 Email Email 正文要簡明扼要,行文通順正文要簡明扼要,行文通順 注意注意Email Email 的論述語氣的論述語氣 Email Email正文多,可用正文多,可用12341234之類列表,清晰明確之類列表,清晰明確 一次郵件交待完整信息一次郵件交待完整信息 盡可能辟免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查盡可能辟免拼寫

4、錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查 合理提示重要信息合理提示重要信息 合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述 不要動不動使用不要動不動使用 (笑臉)之類字符,在商務信函里面這樣顯得輕佻(笑臉)之類字符,在商務信函里面這樣顯得輕佻 字體:字體大小一般選擇字體:字體大小一般選擇10121012號字,宋體,黑色。號字,宋體,黑色。 維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司正文內(nèi)容編排 原則:要事第一,結論在前,分析在后使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容原則:要事第一,結論在前,分析在后使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容. .張經(jīng)理,您好! 邀請您參加2009年3月26日在公司1號會

5、議室舉行的“第二季度銷售指標確定會議第二季度銷售指標確定會議”。 會議的具體安排如下: 時間主題9:30-10:00第一季度銷售指標完成總結王總10:00-11:30討論各個銷售部門第二季度銷售指標設定11:30-12:00確定各個部門的第二季度的銷售指標 會議前請您準備以下資料: 1.第一季度銷售指標完成中碰到的難點; 2.第二季度銷售二部的指標設定; 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對于會議安排有任何疑問請隨時聯(lián)系XXX。謝謝!大家現(xiàn)在可以思考一下,此封郵件它的優(yōu)點在哪里呢?維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司Dear all: 附件為實習生考勤反饋表,你們明天開始就按照表格上的形

6、式進行填報,然后發(fā)送給我,如實習生考勤正常,就無需填寫,只需在每天九點半前發(fā)郵件告知我一下考勤正常即可,謝謝。以上說明: 主題:實習生考勤反饋表 收件人:各部門助理并抄送各部門長官 找出以下案例問題點: 維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司如果郵件帶附件,如果郵件帶附件,應在正文里面提示收件人查看附件應在正文里面提示收件人查看附件附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題,不可用只有外星人才看得懂的文件名附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題,不可用只有外星人才看得懂的文件名4 45 56 6正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明(特別注意是帶多個附件時)正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明(特別注意是帶多個附件時)附件數(shù)目不宜超

7、過附件數(shù)目不宜超過4個個,數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件,數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用附件大附件大小小,內(nèi)部郵箱,內(nèi)部郵箱2MB以內(nèi),外部郵箱以內(nèi),外部郵箱 5MB以內(nèi)以內(nèi);太大可用鏈接方式發(fā)送太大可用鏈接方式發(fā)送 維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司101只在必要的時候才使用英文郵件2尊重對方習慣,不主動發(fā)起英文郵件只在必要的時候才使用英文郵件13信息量豐富或重要郵件建議使用中文 4選擇便于閱讀的字號或字體維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司111只在必要的時候才使用英文

8、郵件2尊重對方習慣,不主動發(fā)起英文郵件尊重對方習慣,不主動發(fā)起英文郵件23信息量豐富或重要郵件建議使用中文 4選擇便于閱讀的字號或字體維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司123信息量豐富或重要郵件建議使用中文 1只在必要的時候才使用英文郵件2尊重對方習慣,不主動發(fā)起英文郵件信息量豐富或重要郵件建議使用中文 34選擇便于閱讀的字號或字體維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司131只在必要的時候才使用英文郵件2尊重對方習慣,不主動發(fā)起英文郵件3信息量豐富或重要郵件建議使用中文 4選擇便于閱讀的字號或字體 選擇便于閱讀的 字號或字體 (英文:Verdana或Arial字體;中文:宋體4維達力實業(yè)(深圳

9、)有限公司平湖分公司簽名包含:姓名、公司、電話、傳真、地址等信息對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體應該簡化簽名。設置多個簽名檔,靈活調(diào)用。簡體、繁體或英文,以免成出現(xiàn)亂碼;字號一般應選擇比正文字體小一些。維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司簽名信息內(nèi)容(范本)簽名設置點擊點擊“選項選項”收件箱頁面收件箱頁面點擊點擊“工具工具”點擊點擊“郵件格式郵件格式”點擊點擊“簽名簽名”,新建簽名信息新建簽名信息*人力資源部(PN)/張X中南創(chuàng)發(fā)集團地址(Add):深圳市龍崗區(qū)坂田南坑村XXShangzheng,Yuanhong Road,Fuqing City,Fujian Province,PRC 郵編(P

10、ostcode):350301電話(Tel):+86-591-85285555-2510傳真(Fax):+86-27-68849906手機(Mobile)郵(E-mail):MSN:dion_網(wǎng)址:http:/www.tpv-*內(nèi)容依實際內(nèi)容依實際情況填寫情況填寫簽名,可以讓收件人了解您的信息!*Best Regards 張三(HR&A) Vitalink Industry(shenzhen)Co.,Ltd. Pinghu BranchMember of CN-Innovations GroupTel: 86 755 33829333 Short No:678

11、512http:/-*內(nèi)部郵箱維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司及時回復及時回復EmailEmail進行針對性回復(請勿隨意全部回復)進行針對性回復(請勿隨意全部回復)回復不少于回復不少于1010個字個字不要就同一問題多次回復討論,不要蓋高樓不要就同一問題多次回復討論,不要蓋高樓要區(qū)分要區(qū)分ReplyReply和和Reply AllReply All(區(qū)分單獨回復和回復全體)(區(qū)分單獨回復和回復全體)主動控制郵件的來往主動控制郵件的來往維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司正確使用發(fā)送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并響應是要受理并響應郵件郵件知會郵件事項知會郵件事項, ,沒沒義務回復義務回

12、復, ,可以發(fā)可以發(fā)表意見表意見。在在ToTo的人不知道的人不知道的情況下的情況下, ,收到郵收到郵件的人件的人注意事項: 第一、TO,CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則 (如:按部門排列,按職位等級從高到低或從低到高) 第二、只給需要信息的人發(fā)送郵件,不要占用他人的資源第三、轉發(fā)郵件要突出信息維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司無任何內(nèi)容提要只有一個附件維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司不可一句話講述完畢不可一句話講述完畢無論多長的內(nèi)容;無論多長的內(nèi)容;應將其分點陳述應將其分點陳述署名過于簡單署名過于簡單維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司無須將此附件發(fā)送全公司無須將此附件發(fā)送全公司維

13、達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司郵件無標題郵件無標題詳見附件卻無附件詳見附件卻無附件維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司郵件撤銷設置點擊點擊“其他動作其他動作”點擊點擊“發(fā)件箱的要撤發(fā)件箱的要撤銷的郵件銷的郵件”點擊點擊“撤回該郵件撤回該郵件”可選擇成功撤銷后可選擇成功撤銷后回復收件人回復收件人圖片說明如下:維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司外出助理程序設置點擊點擊“外出時助理外出時助理程序程序”收件箱頁面收件箱頁面點擊點擊“工具工具”點擊點擊“發(fā)送外出時發(fā)送外出時自動答復自動答復”設置外出時間點及設置外出時間點及代理人信息代理人信息圖片說明如下:在此信息欄中寫明外出原因,并說明在外出/請假期間代理是誰,并說明代理人的具體聯(lián)系方式維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司添加提醒功能點擊點擊“后續(xù)標志后續(xù)標志”新建一封郵件新建一封郵件點擊點擊“添加提醒添加提醒”或或“收件人標記收件人標記”設置具體提醒日期設置具體提醒日期及時間及時間圖片說明如下:維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司建立通訊組員圖片說明如下:點擊點擊“通訊組列表通訊組列表”點擊點擊“選擇成員選擇成員” ”在通訊薄中選擇要添加在通訊薄中選擇要添加的人員后按的人員后按“ “成員成員” ”即可即可收件箱頁面收件箱頁面點擊點擊“新建新建”邊的邊的維達力實業(yè)(深圳)有限公司平湖分公司發(fā)送范圍個人或某部門發(fā)送全體同仁1、檢

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