行政管理流程

1、天泰集團行政管理流程天泰集團行政管理流程主講人：白楊天泰天泰集團集團行政行政管理管理流程流程公文管理流程印章管理流程檔案管理流程物資盤點管理流程物資處置與報廢管理流程車輛管理流程接待管理流程合同管理流程會議管理流程公文公文管理管理流程流程公文分類公文級別公文格式公文編制的基本要求公文的簽發(fā)收文管理公文歸檔公文管理公文保密公文公文：是指在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件，但不包括管理文書與合同文件。 公文的分類：公文的分類：分為命令、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、指示、簡報、會議紀要、工作聯(lián)系單等17種類別。公文

2、級別公文級別：一：一般分為董事會級別、集團級別、集團各部門級別以及下屬公司級別。 公文的格式：公文的格式：1.1.行文分為上行文、平行文、下行文三種。上行文致集團或上屬公司應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 2.2.抄報是把文件在主要報送主管部門的同時，向其他相關(guān)上級部門報知此事，以便于今后的工作。 3.3.抄送是指把文件送與相關(guān)平級、下級單位，知會此事，便于信息共享。抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 公文編制的基本要求公文編制的基本要求：1.公文的編號方法：（1）公文編號的組成，完整的公文代號如下：天泰集字2011 號，公文流水號（不能留

3、空位，如1號公文不能寫成001）。 c) c) 以天泰集團工會委員會名義發(fā)文：天泰集工字2011號d) d) 文件順序編號規(guī)則：不分文件類型，以年劃分，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從1號開始按順序遞增。e) e) 公司紅頭文件及對外文件的編號由各綜合部統(tǒng)一編制和管理，；部門之間發(fā)文不需加紅頭。舉例：如集團頒發(fā)某種命令性文件，文件編號統(tǒng)一用：天泰集字20113號；如人力資源部發(fā)出工作聯(lián)絡(luò)單或通知，文件統(tǒng)一編號用： 人力字20111號。3.3.公文編號的基本要求公文編號的基本要求1 1）編號管理權(quán)限劃分：各部門對內(nèi)發(fā)文，由各部門按本文規(guī)范自行編號管理，其它發(fā)文由人力資源部/綜合部統(tǒng)一編號管理；2 2）文件編

4、號的登記由各部門文員或指派專人負責(zé)，每份文件均應(yīng)有獨立的代號，不得重復(fù)和間斷； 公文的簽發(fā)：簽發(fā)權(quán)具體參見權(quán)責(zé)手冊執(zhí)行公文的簽發(fā)：簽發(fā)權(quán)具體參見權(quán)責(zé)手冊執(zhí)行收文管理收文管理： 1.收文管理主要指對內(nèi)、外部公文的接收和傳閱環(huán)節(jié)進行管理。 2.外部收文類型包括：（1）政府部門（黨、政、工、團）文件 （2）行業(yè)主管部門文件（3）外單位或個人因公重要函件（4）重要接待信息（5）其它外部重要信息等。 3.3.外部收文處理流程包括：外部收文處理流程包括： 簽收及登記、審核、擬辦、批辦、承辦等；簽收及登記、審核、擬辦、批辦、承辦等；（1）所有外部來文、信函、資料等，原則上均由綜合部統(tǒng)一先簽收、登記，再轉(zhuǎn)交，

5、特別是以下外來文。（2）涉及經(jīng)濟、法律責(zé)任與糾紛的。（3）政府、合作單位等外來文件原則上由綜合部統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記并處理。（4）上級發(fā)來的文件或注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件除注有密級親啟外，均由綜合部統(tǒng)一簽收、開拆、登記后處理。 公文的歸檔：公文的歸檔：公文辦理完畢應(yīng)及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。 公文管理：公文管理：1.公文由綜合部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。2.上級單位的公文，除機密級和注明不準翻印的以外，下一級單位經(jīng)負責(zé)人或者綜合部負責(zé)人的批準，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 3.經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，復(fù)印件同

6、發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。 4.所有公文未經(jīng)批準不得擅自翻印，不得私自帶出辦公區(qū)域。公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)該加蓋復(fù)印單位的證明章。 5.公文被撤銷（廢止），視作自撤銷（廢止）之日起不再產(chǎn)生效力。 6.不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合部負責(zé)人批準，可以銷毀。2.2.說明：說明：印章印章管理管理流程流程印章刻制印章的啟用和登記印章的保管和交接印章使用范圍蓋章規(guī)定印章的使用印章的遺失、注銷 印章使用范圍印章使用范圍 ：1.公司對外文件、介紹信、證明材料、報送材料、投資收購協(xié)議，以及各部門對外發(fā)文（文件）、重大事項通知等，蓋公司印章； 2.業(yè)務(wù)類合同、協(xié)議蓋合同專用章；

7、 3.財務(wù)事項，蓋財務(wù)印章。 印章的使用：印章的使用：1. .印章的使用與審批印章的使用與審批（1）印章使用部門提出申請，并填寫印章使用審批單，完成相應(yīng)審批程序。各類合同用印按合同管理流程進行報批。（2）對外函件在加蓋印章后，原則上需留存原件1份，由合同預(yù)算部/預(yù)算部歸檔；不能留存原件的需留復(fù)印件。經(jīng)辦人須注明此復(fù)印件與原件相同的字樣，并簽字。（3）公司各類證照、政府部門出具的報告資料的復(fù)印件加蓋公章，原則上在復(fù)印件中寫明用途后蓋章，并在印章使用登記表中登記。 2.2.用印的審批權(quán)限：用印的審批權(quán)限：（1）公文用印審批按公文簽發(fā)權(quán)限執(zhí)行，不需要重復(fù)審批。（2）業(yè)務(wù)類需要大批量用印事項，采取一事

8、一議、專項審批。（3）工作和業(yè)務(wù)需要公司印章的，必須按管理權(quán)限分級審批。所有需要用印的文書材料，除經(jīng)總裁或董事長簽發(fā)的可以直接用印外，其他均須填寫印章使用審批單，按權(quán)限規(guī)定審批。檔案管檔案管理流程理流程檔案收集和歸檔檔案管理檔案鑒定和銷毀檔案保密檔案的借閱審批程序 檔案的管理：檔案的管理：行政部對歸檔的檔案進行集中管理，對各類檔案應(yīng)按照檔案管理制度、業(yè)務(wù)標準和技術(shù)規(guī)范進行審核、鑒定、分類、整理、編目。 檔案的借閱審批程序：檔案的借閱審批程序：1.1.項目類文件、部門文件（未涉及公司機密）項目類文件、部門文件（未涉及公司機密）：使用者可根據(jù)工作需要，填寫檔案使用登記簿經(jīng)部門經(jīng)理批準后到行政部辦理

9、相關(guān)查閱手續(xù)后即可查閱；2.2.公司證照類：公司證照類：查閱者需填寫檔案使用登記簿經(jīng)本部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)/分管副總裁審批后方可查閱；3.3.公司各類合同：公司各類合同：查閱者需填寫檔案使用登記簿經(jīng)本部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)/分管副總裁、總裁/董事長審批后方可借閱、借用。4.4.企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無誤簽字后，才能調(diào)離。5.5.行政部應(yīng)積極、多渠道、多形式地做好檔案開發(fā)利用。6.6.行政部檔案管理人員需嚴格審核檔案使用登記簿，對審核/審批程序不完善的，不予以辦理檔案借閱和借用。7.7.在檔案使用者歸還檔案時，行政部檔案管理人員需組織歸還

10、人填寫檔案使用登記簿，對歸還的檔案做詳細記錄。物資物資盤點盤點流程流程組織盤點分析盤點差異審核盤點結(jié)果盤點結(jié)果處理物資物資處理處理與報與報廢管廢管理流理流程程提出處置申請審核處置申請，提出處置方案審批處置申請及方案執(zhí)行資產(chǎn)處置或報廢審核處置申請及方案審批處置申請及方案 盤點：盤點：是指定期或臨時對集團固定資產(chǎn)的實際數(shù)量進行清查、清點的作業(yè)，即為了掌握固定資產(chǎn)的管理情況（入庫、在庫、出庫的流動狀況），對集團現(xiàn)有物品的實際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對，以便準確地掌握庫存數(shù)量，核實差異原因，落實相關(guān)解決措施。 組織盤點：組織盤點： 1.行政部組織、財務(wù)部、監(jiān)察審計部一并盤點固定資產(chǎn)。 2.其中行政

11、部負責(zé)盤點實物資產(chǎn)及點數(shù)，主辦會計負責(zé)確認數(shù)量及實物并計數(shù)。 3.盤點完成后，盤點雙方簽字確認車輛車輛管理管理流程流程安排出車出車前檢查出車收車維保交通違規(guī) 流程原則流程原則 1.保證公司決策層用車。 2.銷售、經(jīng)營用車優(yōu)先。 3.合并使用，各部門用車是應(yīng)服從行政部安排，部分合并使用。 4.客貨車分開，嚴禁超載超員。 5.嚴禁私車公用。 安排出車安排出車 1.行政部接受用車申請，審核后簽發(fā)派車單。 2.司機接收到派車單。 3.安排出車路線：司機根據(jù)出車時間目的地，合理安排行車路線，繞開易堵點，避免浪費時間，造成損失。 收車收車 1.出車任務(wù)完成后，司機應(yīng)及時收車入庫，并填寫行車記錄。 2.通行

12、費、過路過橋費、停車費等，用車人在票據(jù)背面簽字并注明時間。 3.收車后要將車輛外表等全面沖洗干凈，清潔車輛內(nèi)壁、沙發(fā)、腳墊，清倒煙灰盅，使車整潔、美觀、舒適。 注：注：收車后要填寫車輛日志表、保養(yǎng)記錄表、加油記錄表、違章記錄表接待管接待管理流程理流程接待分類接待標準接待程序接待細則費用控制及報銷 接待的分類接待的分類：1.1.特級接待：市縣書記、市縣長、處長、局長等所屬單位對公司有重要影響的人，接待負責(zé)人為董事長，陪同人員由董事長指定。 2.2.一級接待：科長、股長、總監(jiān)、經(jīng)理、部長等所屬單位對公司有影響，接待負責(zé)人為相應(yīng)版塊分管領(lǐng)導(dǎo)，陪同人員一般不超過3人。 3.3.一般科員、辦事員等，接待

13、負責(zé)人為相應(yīng)部門負責(zé)人，陪同人員一般不超過2人。 接待的標準：接待的標準：1.1.根據(jù)客戶類型，安排接送，餐飲食宿等。2.2.對于特級接待，且陪同人員較少的情況下給予高規(guī)格的接待。當(dāng)陪同人員較多，且無特殊級別的，相應(yīng)降低部分接待標準。 3.3.對于一級、二級接待盡量部門安排接待，遇吃飯時間，給予安排接待工作并由部門負責(zé)人接待。 4.4.其他具體情況，由行政部經(jīng)理審核或建議。 接待的程序：接待的程序：1.1.賓客的接待由行政部負責(zé)統(tǒng)籌安排，事前做好吃、住、行、費用及陪同人員的預(yù)算及方案，提前2天填寫接待申請單。 2.2.特級接待及一級接待的預(yù)算及方案申請按權(quán)責(zé)手冊報批。突發(fā)急需的接待，應(yīng)事前電話

14、請示相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，次日補填接待申請單。 3.3.行政部負責(zé)落實預(yù)算及方案的執(zhí)行情況，知相關(guān)接待人員，同時預(yù)留接待任務(wù)所需的酒店、餐廳、會議室等，以確保方案制定后順利實施，賓客有會見公司領(lǐng)導(dǎo)意愿的，須溝通、安排好雙方約談的時間、地點。 4.4.接待方案確定后，相關(guān)部門或個人不得擅自更改，否則產(chǎn)生的費用由業(yè)務(wù)員及部門負責(zé)人自行承擔(dān)。 5.5.接待工作結(jié)束后，行政部對接待成果做最終評價同時匯報相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。會議管會議管理流程理流程會議的發(fā)起申請會前準備會議的過程管理會議的后續(xù)管理會議的后續(xù)跟進 會議的發(fā)起、申請：會議的發(fā)起、申請：1.各類會議的組織部門根據(jù)工作計劃和工作進展情況，適時發(fā)起會議召開申請，明確會

15、議擬召開日期，并提交計劃運營專業(yè)進行審核和備案。審核備案后，會議組織部門下發(fā)會議通知至參會人員。2.審核部門從會議召開的必要性、時效性、充分性等方面進行會議申請規(guī)范性審核。3.會議規(guī)范性審查應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成，對未通過審核的會議申請，計劃運營專業(yè)應(yīng)將意見及時返回會議組織部門，并協(xié)助分析和協(xié)調(diào)相關(guān)問題；審核中發(fā)現(xiàn)會議召開時間上有所滯后的申請，會議管理部門應(yīng)調(diào)整并及時召開。若會議組織部門非因計劃調(diào)整等原因（如臨時的工作變動、人員出差、不可抗因素等），不能及時召開關(guān)會議；或在會議召開申請雖已審查通過，但因突發(fā)原因不能按時召開時，應(yīng)及時發(fā)起會議延期或調(diào)整申請，并提交計劃運營專審核，進而提交會議決策人審批確定。對同意延期或調(diào)整的會議，組織部門應(yīng)按相關(guān)批復(fù)意見處理，并在阻礙因素消除時適時發(fā)起或重新發(fā)起會議召開申請，重復(fù)。合同合同管理管理流程流程合同組成合同訂立合同審核合同的簽署合同履約及履約監(jiān)督合同變更及索賠違約事項、爭議報告、合同解除合同歸檔、合同保管