秘書資格考試技巧心得

1、秘書資格考試技巧心得一、關(guān)于錄像答題技巧一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝;（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置;（3）在打電話時(shí)，注意：電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話要用禮貌用語(yǔ)，如您好等？上班時(shí)間不得占用電話聊天;（4）保密：不能對(duì)好朋友泄密不能為了炫耀，泄密不能因?yàn)槔习宄衬?，賭氣泄密一、關(guān)于商務(wù)活動(dòng)中的簽字儀式：注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，桌布應(yīng)為綠色；實(shí)現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國(guó)旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二

2、次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)?、宗教；不?wèn)婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國(guó)家的意思不同。二、宴請(qǐng)注意：場(chǎng)地的選擇；點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無(wú)忌口；迎客的方式；入座的順序;關(guān)于在宴請(qǐng)的過(guò)程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項(xiàng)；可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期；秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料；電話保密工作；會(huì)議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時(shí)，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對(duì)方，并致歉三、有關(guān)商務(wù)旅行：（秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員）注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案；包

3、括意圖和目的，出訪時(shí)間、地點(diǎn)和路線，費(fèi)用情況和簡(jiǎn)單要求等。仔細(xì)看書上399頁(yè)的表格，準(zhǔn)備好后要想上司匯報(bào)。召開全體出訪人員預(yù)備會(huì)，給上司提醒。四、有關(guān)溝通：可能員工家屬來(lái)鬧事注意：好好看看書上的溝通策略，這是一個(gè)對(duì)外的橫向溝通問(wèn)題。秘書有無(wú)做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無(wú)做到日常接待，如倒水等；如果對(duì)方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待過(guò)程中要注意保密工作；與對(duì)方說(shuō)話時(shí)，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說(shuō)出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對(duì)方提出一些要求，秘書要向上級(jí)請(qǐng)示；若上級(jí)正在開會(huì)或接待他人，秘書不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來(lái)匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)在未

4、吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說(shuō)出該如何決定。二、傳真機(jī)日常使用常識(shí)1、使用環(huán)境傳真機(jī)要避免受到陽(yáng)光直射、熱輻射，及強(qiáng)磁場(chǎng)、潮濕、灰塵多的環(huán)境，或是接近空調(diào)、暖氣機(jī)等容易被水濺到的地方。同時(shí)要防止水或化學(xué)液體流入傳真機(jī)，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時(shí)，傳真機(jī)應(yīng)暫停使用，并且要拔去電源及電話線，以免雷擊造成傳真機(jī)的損壞。2、放置位置傳真機(jī)應(yīng)當(dāng)放置在室內(nèi)的平臺(tái)上，左右兩邊和其它物品保持一定的空間距離，以免造成干擾和有利于通風(fēng)，前后方請(qǐng)保持三十厘米的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。3、不要頻繁開關(guān)機(jī)因?yàn)槊看伍_關(guān)機(jī)都會(huì)使傳真機(jī)的電子元器件發(fā)生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導(dǎo)致機(jī)內(nèi)元

5、器件提前老化，每次開機(jī)的沖擊電流也會(huì)縮短傳真機(jī)的使用壽命。4、盡量使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真紙請(qǐng)參按傳真機(jī)說(shuō)明書，使用推薦的傳真紙。劣質(zhì)傳真紙的光潔度不夠，使用時(shí)會(huì)對(duì)感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學(xué)染料配方不合理，會(huì)造成打印質(zhì)量不佳，保存時(shí)間更短。而且記錄紙不要長(zhǎng)期暴露在陽(yáng)光或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色，造成復(fù)印或接收的文件不清晰。5、不要在打印過(guò)程中打開合紙艙蓋打印中請(qǐng)不要打開紙卷上面的合紙艙蓋，如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險(xiǎn)。同時(shí)打開或關(guān)閉合紙艙蓋的動(dòng)作不宜過(guò)猛。因?yàn)閭髡鏅C(jī)的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時(shí)動(dòng)作過(guò)猛，輕則會(huì)使紙艙蓋變形，重則會(huì)造成感熱記錄頭的破裂和損壞。6

6、、定期清潔要經(jīng)常使用柔軟的干布清潔傳真機(jī)，保持傳真機(jī)外部的清潔。對(duì)于傳真機(jī)內(nèi)部，除了每半年將合紙艙蓋打開使用干凈柔軟的布或使用紗布沾酒精擦拭打印頭外，還有滾筒與掃描儀等部分需要清潔保養(yǎng)。因?yàn)榻?jīng)過(guò)一段時(shí)間使用后，原稿滾筒及掃描儀上會(huì)逐漸累積灰塵，最好每半年清潔保養(yǎng)一次。當(dāng)擦拭原稿滾筒時(shí)，一樣必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機(jī)器中。而掃描儀的部分（如：CCD或CIS以及感熱記錄頭）就比較麻煩，因?yàn)檫@個(gè)部分在傳真機(jī)的內(nèi)部，所以需要工具的幫忙。一般來(lái)說(shuō)會(huì)有一種清理工具，沾了酒精以后，由走紙口送入傳真機(jī)，進(jìn)行復(fù)印功能時(shí)，就可以清潔掃描儀玻璃上的灰塵。切不可直接用手或不潔布、紙

7、去擦拭。三、情景錄象題解答技巧小析總體注意事項(xiàng)：錄象分析題以具體實(shí)際操作技能為重點(diǎn)，考點(diǎn)涉及面積廣，較分散。一、經(jīng)常在錄象題中出現(xiàn)的問(wèn)題包括以下幾點(diǎn)：1、環(huán)境問(wèn)題。如會(huì)議室、會(huì)客室、接待室、走廊、辦公室布局/布置/清潔/辦公用品的擺放/、整齊、衛(wèi)生、光線、綠色植物等。2、職業(yè)形象。包括坐/站/走姿等/服飾等方面。3、接待方面。環(huán)境情況、辦公用品的準(zhǔn)備情況、接待預(yù)約和未預(yù)約的來(lái)訪者、電話接待的要求等。4、溝通方面。包括溝通的基本技能、具體技能要求、內(nèi)容等。5、接打電話和處理通話中的問(wèn)題。如方法，語(yǔ)言等等。6、會(huì)議方面。會(huì)議籌備的各項(xiàng)環(huán)節(jié)、會(huì)中的服務(wù)工作、會(huì)后的善后工作、會(huì)議協(xié)調(diào)、商務(wù)活動(dòng)和旅行的

8、工作事宜等。7、檔案信息。收集方法、檔案收集流程、檔案信息管理、信息開發(fā)工作等等8、辦公室事務(wù)管理。庫(kù)存管理、進(jìn)貨保管、緊急事故的處理、辦公設(shè)備用品的采購(gòu)等。此外，在書本每章節(jié)內(nèi)的注意事項(xiàng)也是考試的知識(shí)點(diǎn)分布所在地。二、其他要注意的問(wèn)題：1、選擇題量很多，120道題目要求在90分鐘內(nèi)完成。選擇題發(fā)題型包括單項(xiàng)、多項(xiàng)、不定項(xiàng)、中性選擇四項(xiàng)。2、工作務(wù)實(shí)題主要偏重實(shí)際操作，包括某項(xiàng)工作的方法、內(nèi)容、寫作的格式等等，并且形式很靈活，如擬寫一份完整的庫(kù)存管理方法，以備忘錄的格式，通過(guò)電子郵件發(fā)送給某某經(jīng)理等。這就要求大家掌握多種知識(shí)的同時(shí)學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用。3、錄象分析題只要找出錄象中的正確或錯(cuò)誤的地方即可

9、，不需要加以分析（這是近及期考試的形式）。每個(gè)級(jí)別分別都有兩道錄象題，每道在5-10分鐘。試卷要求找出15個(gè)正確或錯(cuò)誤的地方即可，但是每道錄象題中至少有15-20個(gè)錯(cuò)誤和正確的地方，甚至更多。 大家都可以寫下來(lái)。四 秘書國(guó)考工作務(wù)實(shí)題解答方式注意：以下是我們例舉了三道題目的解答方式為例，希望能給大家提供參考。背景說(shuō)明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項(xiàng)任務(wù)。一、便   條鐘苗：江蘇遠(yuǎn)洋公司副總經(jīng)理等五人將于9月25日至28日來(lái)我公司進(jìn)行考察，請(qǐng)你按公司慣例做出接待計(jì)劃與安排，計(jì)劃形成后交我審閱，待批準(zhǔn)后再去相關(guān)部門交辦具體適宜。謝謝行政經(jīng)理

10、0; 蘇明2003年11月21日參考答案：1、說(shuō)明接待計(jì)劃的三項(xiàng)內(nèi)容：（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費(fèi)列支。2、人員安排中計(jì)劃中應(yīng)寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；（3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；（4）宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；（5）會(huì)見、會(huì)談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。3、日程安排計(jì)劃：（1）日期、時(shí)間、地點(diǎn)；（2）活動(dòng)內(nèi)容；（3）陪同人員。4、接待經(jīng)費(fèi)計(jì)劃（列支）；（1）工作經(jīng)費(fèi)；（2）餐飲費(fèi)；（3）住宿費(fèi)；（4）交通費(fèi)；（5）參觀費(fèi)；（6）其他不可預(yù)見費(fèi)用。二、備  忘  錄發(fā)自：行政經(jīng)理    蘇明發(fā)給：秘書 

11、;   鐘苗日期：2003.11.21內(nèi)容：公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請(qǐng)你幫開發(fā)部列出我公司商務(wù)出差申請(qǐng)費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟，我看過(guò)后再交給他們參考執(zhí)行。謝謝參考答案：我公司商務(wù)出差申請(qǐng)費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟是；1、申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等情況，并親自簽字。2、該報(bào)告或該表必須經(jīng)過(guò)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無(wú)論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿?/p>

12、取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。5、商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。6、如果事實(shí)商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。三、便   條鐘苗：一些員工對(duì)信息存儲(chǔ)過(guò)程不 太了解，時(shí)常將公司活動(dòng)中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒(méi)有進(jìn)行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲(chǔ)規(guī)范合理，請(qǐng)你擬寫一份有關(guān)信息登記和編碼的書面材料

13、，在下周三下午由你向員工作介紹。行政經(jīng)理  蘇明2003年11月21日參考答案：1、登記：（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。（2）登記分為兩種類型；總括登記，對(duì)存儲(chǔ)信息按批分類登記；個(gè)別登記，按信息存儲(chǔ)順序逐件登記。（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊(cè)式登記。2、編碼：（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)（3）編碼的兩種方法：順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼；分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來(lái)分別信息的大、小類。一:怎么答題?假如題型如下:便 

14、60;條陳曉秘書：公司（溫州市市點(diǎn)秘書事務(wù)所）將在今年2月20日在王朝大酒店舉行廉政監(jiān)督員年會(huì)，本次年會(huì)的會(huì)議記錄將由你負(fù)責(zé)，請(qǐng)你將會(huì)議記錄有關(guān)內(nèi)容和涉及要點(diǎn)在今天下午下班前發(fā)送到我的電子郵箱里。行政部經(jīng)理：王小丫二OO五年三月二十日我們這樣進(jìn)行答題:解：收件人：xg抄送：cns密送：hzx.xg標(biāo)題：會(huì)議記錄有關(guān)內(nèi)容和涉及要點(diǎn)附件：無(wú)內(nèi)容： 王經(jīng)理：您好！會(huì)議記錄有關(guān)內(nèi)容與涉及要點(diǎn)有關(guān)內(nèi)容已經(jīng)整理好了，現(xiàn)將內(nèi)容發(fā)送給您，請(qǐng)您審閱。陳曉會(huì)議記錄有關(guān)內(nèi)容與涉及要點(diǎn)內(nèi)容如下：一、概念：會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來(lái)的文書。二、特點(diǎn)：一是真實(shí)性，是對(duì)

15、會(huì)議情況的客觀記錄。二是資料性，是分析會(huì)議進(jìn)程、研究會(huì)議義程的依據(jù)；是編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和撰寫會(huì)義紀(jì)要的重要資料；還可以作為原始資料編入檔案長(zhǎng)期保存，以備需要時(shí)查閱。三、結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部1、標(biāo)題（1）會(huì)議名稱+文種。如“溫州市市點(diǎn)秘書事務(wù)所廉政監(jiān)督員年會(huì)會(huì)議記錄”。（2）文種。如“會(huì)議記錄”。2、正文。正文的構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾（1）首部。會(huì)議概況，包括會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人簽名等。以上6項(xiàng)應(yīng)在主持人宣布開會(huì)前填寫好。（2）主體。會(huì)議內(nèi)容。包括：會(huì)會(huì)議議義題。如果有多個(gè)議題，可以在議題前分別上序號(hào)。發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容。記錄每人的

16、發(fā)言時(shí)都要另起一行，寫明發(fā)言人的姓名，然后加冒號(hào)。會(huì)議決議。決議事項(xiàng)應(yīng)分條列出。有表決程序的要記錄決的方式和結(jié)果。（3）結(jié)尾。另起行，寫明“散會(huì)”并注明散會(huì)時(shí)間。3、尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。五、國(guó)家職業(yè)資格鑒定基礎(chǔ)知識(shí)試題解析勞動(dòng)和社會(huì)保障部秘書國(guó)家職業(yè)資格統(tǒng)一鑒定試卷由兩個(gè)卷冊(cè)構(gòu)成。卷冊(cè)一為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)部分，包括職業(yè)道德和秘書基礎(chǔ)知識(shí)；卷冊(cè)二為秘書技能操作部分，包括案例分析和工作實(shí)務(wù)。本文單就部分基礎(chǔ)知識(shí)試題作解析，供參考。命題思路選擇題分單項(xiàng)選擇題和多項(xiàng)選擇題。單項(xiàng)選擇題重點(diǎn)考查考生對(duì)秘書理論知識(shí)的基本概念、定義、觀點(diǎn)、知識(shí)要點(diǎn)的把握是否準(zhǔn)確。此類試題要

17、求考生牢固掌握知識(shí)、技能要 點(diǎn)及其應(yīng)用方法。多項(xiàng)選擇題考查的內(nèi)容包括秘書專業(yè)某個(gè)知識(shí)模塊的若干項(xiàng)； 對(duì)秘書工作程序性行 為導(dǎo) 致的“可以”、“應(yīng)當(dāng)”、“否 定”等結(jié)果作劃分與選擇；對(duì)同一模塊或不 同模塊相關(guān)知識(shí)技能作比較等。選擇題的特點(diǎn)選擇題題量大，覆蓋面廣，擬題的隨機(jī)性強(qiáng)?？忌莆盏闹R(shí)必須全面、系統(tǒng)，不能靠機(jī)械的記憶和背誦，一定要在深刻理解和相應(yīng)操作訓(xùn)練的基礎(chǔ)上，把理論與技能綜合起來(lái)把握。選擇題作答技巧選擇題有的是考查概念、觀點(diǎn)、知識(shí)點(diǎn)及其之間的聯(lián)系與區(qū)別，有的是考查理論知識(shí)如何運(yùn)用于實(shí)際操作。因此，在作答單項(xiàng)選擇題時(shí)，最關(guān)鍵的是要求考生準(zhǔn)而快地確定答案，非對(duì)即錯(cuò)。但有的考生將答案改了又改

18、，這說(shuō)明考生對(duì)考查的內(nèi)容沒(méi)有把握，無(wú)謂地浪費(fèi)了有限的時(shí)間，致使未能把題做完。對(duì)多項(xiàng)選擇題的判斷，最關(guān)鍵的是要注意各選項(xiàng)之間的邏輯關(guān)系或知識(shí)要素內(nèi)涵， 通過(guò)邏輯分析斷定所選項(xiàng)的正確性。此種題型通常涉及各知識(shí)點(diǎn)聯(lián)系密切、要點(diǎn)相對(duì)集中的內(nèi)容，考生只要熟悉涉及的知識(shí)點(diǎn)，選擇的正確率就較高。這里介紹14答技巧供參考。1、直覺(jué)分析法。根據(jù)題干直接選出正確答案，屬于順向思維判斷法。有些單項(xiàng)選擇題所涉及的內(nèi)容，考生已經(jīng)爛熟于心，有的是最基本的常識(shí)，不需要再費(fèi)心思考量決斷。這種方法比較適合單選題。2、還原法。將認(rèn)為正確的選項(xiàng)置于試題中，再?gòu)恼Z(yǔ)法語(yǔ)義角度檢驗(yàn)答案的正誤。此方法比較適合單選題。3、濃縮還原法。擬題人

19、將較復(fù)雜的概念簡(jiǎn)單化，也就是將題義濃縮概括后，變?yōu)橐粋€(gè)簡(jiǎn)單的句子或詞組甚至是一個(gè)詞。分析這類試題時(shí)，宜將各項(xiàng)答案 擴(kuò)展后再還原（題義），這種題義往往是教材中的原文，有時(shí)是從多條原文（義群）中選出幾條進(jìn)行濃縮后作為選項(xiàng)的。這類題只適合多項(xiàng)選擇題。4、排除法。排除法是在不能確定正確答案時(shí)采用的一種逆向思維判斷法。如果不能一眼看出正確答案，應(yīng)首先排除明顯荒誕、拙劣或不正確的答案。一般來(lái)說(shuō)，選擇題尤其是單項(xiàng)選擇題的題干及其答案幾乎直接摘抄自教材，其他備選答案可能是命題者自己設(shè)計(jì)的，也可能是有悖常識(shí)的錯(cuò)誤答案。5、詞語(yǔ)分析法。抓住題干中的關(guān)鍵詞語(yǔ)，或者將詞語(yǔ)間作有機(jī)的聯(lián)系，然后確認(rèn)正確答案。6、邏輯聯(lián)系

20、法。將選項(xiàng)中的某些詞語(yǔ)與題干中的某些要點(diǎn)作邏輯聯(lián)系， 然后判定正確答案。7、類比法（比較法）。四個(gè)選項(xiàng)中有一個(gè)或兩個(gè)選項(xiàng)不屬于一個(gè)范疇或類屬，那么，余下的三項(xiàng)或兩項(xiàng)則為選擇項(xiàng)。這種方法適合于多項(xiàng)選擇題。8、猜測(cè)法。實(shí)在不知道確切的答案也不要放棄，要充分利用所學(xué)知識(shí)去猜測(cè)。一般來(lái)說(shuō)，排除的項(xiàng)目越多，猜測(cè)正確的可能性就越大。9、常識(shí)法。根據(jù)人們?nèi)粘Ｉ睢W(xué)習(xí)、工作積累起來(lái)的經(jīng)驗(yàn)或慣例總結(jié)出來(lái)的約定俗成的認(rèn)知作選擇， 不用通過(guò)專門的學(xué)習(xí)。10、設(shè)例法。如果對(duì)所有選項(xiàng)都不能確定對(duì)錯(cuò)，可以按每個(gè)選項(xiàng)隱含的意思假設(shè)一個(gè)例子，然后進(jìn)行比較和區(qū)別，最后確定正確答案。11、計(jì)算法。利用相關(guān)的計(jì)算公式計(jì)算出正確答

21、案。12、詮釋法。從一個(gè)知識(shí)側(cè)面，就事物的某一特點(diǎn)作出基本解釋。13、經(jīng)驗(yàn)法。根據(jù)平常生活或工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析與判斷，然后選擇答案。14、綜合交叉法?？赏瑫r(shí)利用兩種或兩種以上的方法，集中考慮正確答案和錯(cuò)誤答案的關(guān)鍵所在?？上扔门懦▽㈠e(cuò)誤項(xiàng)排除，然后在剩余選項(xiàng)中進(jìn)行再次選擇，以此類推。 例題解析 （一） 單項(xiàng)選擇題例題：秘書要做好保密工作，為了記事備忘，最好用速記記（ ） 。選自2006年11月五級(jí)秘書試卷（筆試）單項(xiàng)選擇題第46題）（A）筆記本（B）記事本 （C） 秘本 （D） 記錄本 解析： 可用排除法。因?yàn)?項(xiàng)都沒(méi)有“秘密”的跡象， 只有 項(xiàng)說(shuō)得很明確。我們知道秘書用速記“秘本”，不僅方便

22、、高效，重要的是能起到保密作用，尤其是“速記符號(hào)”俗稱“保密文字”，所以答案只能是項(xiàng)。例題2： 溝通中開放友好的身體語(yǔ)言包括（ ） 。（選自 2006 年11月五級(jí)秘書試卷（筆試） 單項(xiàng)選擇題第42題） （A） 手勢(shì)、動(dòng)作、體態(tài) （B） 語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)速、用詞 （C） 服裝、服飾、體態(tài) （D） 表情、態(tài)度、動(dòng)作 解析： 可用直覺(jué)分析法或還原法。因?yàn)轭}干已經(jīng)提示“身體語(yǔ)言”了，“手勢(shì)、動(dòng)作、體態(tài)”都屬于身體語(yǔ)言， 其他 項(xiàng)中的語(yǔ)詞都有不屬于身體語(yǔ)言的語(yǔ)詞。也可以將 項(xiàng)還原成完整的一句話， 從語(yǔ)義和語(yǔ)法角度考慮均無(wú)錯(cuò)誤 。毫無(wú)疑問(wèn)，答案為。例題3： 企業(yè)的辦公格局和車間的設(shè)計(jì)屬于企業(yè)文化的（） 。（選自

23、2006年11月四級(jí)秘書試卷（筆試） 單項(xiàng)選擇題第47題） （A） 精神層 （B） 制度層 （C） 物質(zhì)層（D） 行為層解析：可用設(shè)例法或猜測(cè)法?？忌锌赡軙?huì)在A、C兩項(xiàng)中猶豫不決?？梢赃@樣考慮：企業(yè)的辦公格局和車間的設(shè)計(jì)是企業(yè)文化的表層反映，是企業(yè)員工創(chuàng)造的物質(zhì)文化，它比較具體，而精神層較抽象，如企業(yè)風(fēng)貌、風(fēng)氣等。答案顯然為C 項(xiàng)。例題4：某公司每天要用去2包A4復(fù)印紙，供應(yīng)商從訂貨到送達(dá)需要天時(shí)間，最小庫(kù)存量是10包，那么該公司A4復(fù)印紙的再訂貨量應(yīng)是（ ） 包 。（選自2006年11月四級(jí)秘書試卷（機(jī)考）單項(xiàng)選擇題第67題）（A）14包 （B）18包 （C）22包 （D）26包解析： 可

24、用計(jì)算法。按再訂貨量公式計(jì)算：重新訂購(gòu)量（再訂貨量）日用量×運(yùn)送時(shí)間最小庫(kù)存量。答案B 為正確。例題5：在會(huì)議文件審核修改之后， 要由（ ）進(jìn)行終審。選自2006年月三級(jí)秘書試卷（筆試）單項(xiàng)選擇題第49題）（A） 主管秘書 （B） 主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)（C） 文件起草者 （D） 辦公室主任 解析：可用常識(shí)法。在我國(guó)政治體制中，能夠決定“召開會(huì)議”和“終審”的只有單位負(fù)責(zé)人 ，四個(gè)選項(xiàng)中除“主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)”外，其他均無(wú)此權(quán)力。答案為B。例題6：當(dāng)上司確定出訪后， 秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作， 這包括（） 等方面的準(zhǔn)備。（ 選自2006 年11月二級(jí)秘書試卷（筆試）單項(xiàng)選擇題第6

25、4題）（A） 思想、組織、物質(zhì)和資料 （B） 思想、物質(zhì)和資料（C） 環(huán)境、組織、物質(zhì)和資料 （D） 物質(zhì)和資料 解析：可用邏輯聯(lián)系法。上司出訪要做多方面的準(zhǔn)備， 大多數(shù)考生選擇 項(xiàng)。其實(shí)，秘書為上司出訪要做的事情很多，大到制訂出訪方案，小到“針頭線腦”，考慮要周到細(xì)致。A項(xiàng)答案才是正確的。（二）多項(xiàng)選擇題 例題7：影響接待規(guī)格的因素有（ ）（選自2006年11月四級(jí)秘書試卷（筆試）多項(xiàng)選擇題第96題） （A） 對(duì)方的要求 （B） 對(duì)方與我方的關(guān)系 （C） 突然的變化 （D） 上一次的接待標(biāo)準(zhǔn)解析：可用設(shè)例法。如 A項(xiàng)，對(duì)方的要求也許是沒(méi)有道理的， 顯然這項(xiàng)被否定了；如B項(xiàng)，假設(shè)對(duì)方的來(lái)訪事關(guān)

26、重大或我方非常希望和對(duì)方發(fā)展關(guān)系， 再假設(shè)是上下級(jí)關(guān)系， 往往以高規(guī)格接待；如C項(xiàng)，假設(shè)總經(jīng)理突然接到一個(gè)緊急會(huì)議通知，他可委派其他人來(lái)完成接待工作，雖使接待規(guī)格降低了，但也屬正常；如D項(xiàng)，假設(shè)某醫(yī)藥公司副經(jīng)理接待某藥廠藥品推銷員，這也屬正常。以此假設(shè)的例子，答案為。例題8：在確定會(huì)議住宿地點(diǎn)之前， 應(yīng)隨意抽查（）的設(shè)備。選自2006年 11月四級(jí)秘書（試卷（筆試）多項(xiàng)選擇題第87題）(A）一個(gè)商務(wù)間 （B）一個(gè)雙人房間 （C）一個(gè)單人房間 （D）一個(gè)套房解析： 可用詞語(yǔ)分析法和詮釋法?？梢宰プ☆}干中的“會(huì)議住宿地點(diǎn)”來(lái)作出選擇。A項(xiàng)不能作為“住宿”之用，其他選項(xiàng)均與“住宿”緊密相關(guān)，答案為B

27、CD。此題也可用類比法，BCD選項(xiàng)為“住宿”類，A項(xiàng)則不是。例題9：填寫介紹信可以用（ ） 。（選自2006年11月四級(jí)秘書試卷（機(jī)考）多項(xiàng)選擇題第102題）（A）毛筆 （B）鋼筆 （C）圓珠筆 （D）鉛筆解析：可用經(jīng)驗(yàn)法。凡是有一點(diǎn)生活和工作經(jīng)驗(yàn)的考生做本題并不難， 即使不去專門記憶這些技能知識(shí)， 只要根據(jù)平常的生活經(jīng)驗(yàn)也能找對(duì)答案。 項(xiàng)為正確答案。例題10：在多邊性商務(wù)活動(dòng)中，人們經(jīng)常采用的禮賓次序是： 按來(lái)賓所在國(guó)或地區(qū)名稱的拉丁字母順序排列、( ) 。（選自2006年11月三級(jí)秘書試卷（筆試）多項(xiàng)選擇題第97題） （A） 按報(bào)到時(shí)間順序排列 （B） 按來(lái)賓身份排列 （C） 按與東道主的

28、關(guān)系遠(yuǎn)近排列 （D） 不排列， 隨便坐解析：可用綜合交叉法。先用邏輯分析法，如項(xiàng)顯然不符合事實(shí)邏輯，應(yīng)當(dāng)排除。項(xiàng)是一種常用禮賓次序的方法。答案為 項(xiàng)。例題11：下列文書的內(nèi)容具有前瞻性、預(yù)測(cè)性的是（ ）。 選自2006年 11月三級(jí)秘書試卷（筆試）多項(xiàng)選擇題第118題）（A） 總結(jié) （B） 計(jì)劃 （C） 調(diào)查報(bào)告 （D） 可行性研究報(bào)告解析：可用類比法。在時(shí)間概念層面 ，“總結(jié)”與“調(diào)查報(bào)告”是同類， 重在敘述過(guò)去，屬于“過(guò)去完成時(shí)”；而“計(jì)劃”與“可行性研究報(bào)告”是同類， 重在對(duì)未來(lái)的預(yù)測(cè)，屬于“將來(lái)進(jìn)行時(shí)”。答案為 項(xiàng)。例題12：會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別主要有（ ）。(選自2006年11月

29、二級(jí)秘書試卷（筆試）多項(xiàng)選擇題第113題）（A）會(huì)議紀(jì)要是行政公文，會(huì)議記錄不是行政公文（B）會(huì)議記錄是原始記載，會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議的綜合與概括（C）會(huì)議記錄的作用是存檔備查，會(huì)議紀(jì)要的作用是向有關(guān)機(jī)關(guān)傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)（D）會(huì)議記錄隨會(huì)議進(jìn)程記載會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是在會(huì)議結(jié)束時(shí)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行概括和總結(jié)。解析：可用濃縮還原法。本題是教材原文義群的濃縮版，只要逐項(xiàng)對(duì)題義還原，再比較“會(huì)議紀(jì)要”與“會(huì)議記錄”的不同，答案自然就出來(lái)了。答案為ABCD。六 秘書三級(jí)技能一般出題范圍秘書三級(jí)比較容易出情景題的范圍有：1、簽字儀式。2、引導(dǎo)會(huì)議。3、商務(wù)旅行。4、工作計(jì)劃。5、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告。比較容易出

30、實(shí)務(wù)擬寫題的范圍有：1、招標(biāo)書。2、開業(yè)典禮。準(zhǔn)備工作的9項(xiàng)要寫全；參加典禮的四類人要指出；典禮的7項(xiàng)步驟要寫全。3、信息發(fā)布會(huì)，準(zhǔn)備工作的8項(xiàng)要寫全。4、工作計(jì)劃。5、辦公用品采購(gòu)。6、辦公耗材庫(kù)存。7、辦公環(huán)境管理。8、信息開發(fā)中的剪報(bào)。要寫出定義、特點(diǎn)、優(yōu)缺點(diǎn)和步驟。9、信息編寫。要寫出定義、要求、步驟和類型。七 我的秘書三級(jí)考試心得各位考友，我是參加去年6月12日秘三考試的，考前參加了相關(guān)培訓(xùn)，現(xiàn)將我們培訓(xùn)老師傳授的考試秘籍上傳，供大家參考。1、要有良好的心態(tài)?？春芏嗳硕颊f(shuō)資格證很難考，剛開始我也有些怕怕。培訓(xùn)老師告訴我們，要有一種贏取勝利的主動(dòng)心態(tài)，積極一些，樹立自信心，別還沒(méi)打仗就

31、畏首畏尾。2、要充分了解考試題型，合理安排好答題時(shí)間。秘書考試分兩大塊，一塊是理論，一塊是實(shí)務(wù)。考理論時(shí)，要先選擇秘書基礎(chǔ)知識(shí)的題來(lái)作答，因?yàn)檫@一部分有些題還是需要時(shí)間來(lái)思考的，等基礎(chǔ)知識(shí)的題答完，再去答職業(yè)道德的題，因?yàn)槁殬I(yè)道德題很多都是直觀題，千萬(wàn)不要猶豫，不要左思右想，不要在職業(yè)道德上浪費(fèi)時(shí)間。理論部分題量還是比較大的，大家一定要抓緊時(shí)間。實(shí)務(wù)部分先是情景題，就是看錄像，各位考友一定要邊看錄像邊找點(diǎn)，千萬(wàn)不要等兩遍都放完了才回憶，那會(huì)漏掉很多點(diǎn)，而且浪費(fèi)時(shí)間。擬寫實(shí)務(wù)題的答題要點(diǎn)就是，把你自己認(rèn)為和該部分相關(guān)的內(nèi)容都朝上寫，決不能讓卷子空著。還有就是盡可能用書里的語(yǔ)言答題，口語(yǔ)不要太多。

32、3、要做歷年考題。做歷年考題一是熟悉題型，二是鍛煉答題思路，三是題庫(kù)是一定的，你做的歷年考題，說(shuō)不定在今年的考試中也可能出現(xiàn)，這一點(diǎn)很重要。4、要注意休息，不要搞疲勞作戰(zhàn)，有效的看書是關(guān)鍵。我們老師還建議在復(fù)習(xí)期間，多吃咸魚、雞蛋、豆腐、海帶等富含卵鱗脂的東西，有助于增強(qiáng)記憶力。最后總結(jié)就是：書讀一遍、課聽一遍、錄像看一遍、題做一遍。2009年5月國(guó)家秘書三級(jí)真題錄像題答案案例分析(第1題20分，第2題30分，共50分) 1. 參考答案： 1. 著裝符合職業(yè)要求。（） 2. 能提前到會(huì)場(chǎng)做準(zhǔn)備。（） 3. 會(huì)前要求調(diào)節(jié)會(huì)議室溫度，注意通風(fēng)。（） 4. 熱情招呼開會(huì)人員禮讓遞水，溝通得當(dāng)。（）

33、5. 能提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)點(diǎn)開會(huì)。（） 6. 能事先通知與會(huì)人員開會(huì)的主題，做好準(zhǔn)備。（） 7. 問(wèn)卷沒(méi)有綜合，沒(méi)有給每人一份。（×） 8. 對(duì)會(huì)議的評(píng)估基本到位。（） 9. 會(huì)議結(jié)束前注意收集對(duì)會(huì)議的反映意見。（） 10. 對(duì)于會(huì)后暫留人員能做妥善安置。（） 11. 會(huì)前資料準(zhǔn)備不足。（×） 12. 對(duì)會(huì)議服務(wù)人員環(huán)境培訓(xùn)沒(méi)有到位。（×） 13. 能控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用。（） 14. 能馬上收拾會(huì)議室。（） 15. 能請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議記錄上簽字。（） 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)： 1本題滿分為20分 2每答對(duì)1點(diǎn)給2分，答對(duì)10點(diǎn)即得滿分。 3如考生答案與參考答案有出入，只要闡述合理，即可給分

34、。 4本題要求只作正誤點(diǎn)說(shuō)明，不作更正性的分析。 2. 參考答案： 1電話用語(yǔ)規(guī)范。（） 2出現(xiàn)問(wèn)題，能夠主動(dòng)為其他同事承擔(dān)責(zé)任。（） 3有時(shí)間意識(shí)，能夠按照領(lǐng)導(dǎo)的要求迅速趕回企業(yè)處理緊急事務(wù)。（） 4知道如何使用跟蹤卡。（） 5在指導(dǎo)新來(lái)的秘書工作時(shí)，不能將有關(guān)的要求和方法傳授清楚。造成鐘秘書工作被動(dòng)和失誤（×） 6對(duì)檔案工作熟練，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)。（） 7知道如何為自己的領(lǐng)導(dǎo)分憂，主動(dòng)提出替劉經(jīng)理去送文件，使劉經(jīng)理能夠避免面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)的尷尬局面。（） 8知道去領(lǐng)導(dǎo)辦公室遞送文件要隨身攜帶紙筆，能夠在領(lǐng)導(dǎo)授意時(shí)及時(shí)記錄。（） 9能夠進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室敲門和雙手遞送文件，知道與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)應(yīng)有的禮

35、儀要求。（） 10向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作簡(jiǎn)潔、清楚。（） 11知道制定大型活動(dòng)要有應(yīng)急方案。（） 12在制定大型活動(dòng)的應(yīng)急方案時(shí)要提前與保安等部門進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，不能只是關(guān)起門來(lái)制定方案。（×） 13與領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約要盡量打出提前量，不能讓領(lǐng)導(dǎo)感到太倉(cāng)促。（×） 14知道在網(wǎng)上發(fā)布內(nèi)部會(huì)議信息（） 15會(huì)議信息在網(wǎng)上發(fā)布后，缺少確認(rèn)或提醒環(huán)節(jié)。（×） 16懂得如何用手寫速記的方式將領(lǐng)導(dǎo)的授意及時(shí)記錄下來(lái)。（） 17能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)的敏感問(wèn)題做出得體回答，不在領(lǐng)導(dǎo)面前隨便評(píng)判同事，或擴(kuò)散一些小道消息。（） 18離開領(lǐng)導(dǎo)辦公室時(shí)忘記關(guān)門。（×） 19能夠主動(dòng)關(guān)心其他同事，注

36、重團(tuán)隊(duì)之間的團(tuán)結(jié)和相互鼓勵(lì)，能夠主動(dòng)化解同事之間的矛盾。（） 20能夠在同事工作中出現(xiàn)困難時(shí)主動(dòng)幫助和指導(dǎo)她們。（） 21喝咖啡的動(dòng)作不合禮儀要求。（×） 2006年下半年國(guó)家三級(jí)秘書資格情景錄像題和答案題目要求：根據(jù)錄像中宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理助理高葉的工作情景，指出其工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個(gè)人行為中至少巧處正確或錯(cuò)誤的地方，每處兩分，共30 分。情景敘述：宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，電腦和打印機(jī)擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的文件、文件夾，身后的椅子上也擺放著一堆文件。電話鈴響過(guò)兩聲，高葉左手拿起電話，右手準(zhǔn)備記錄：“喂，你好，這是宏遠(yuǎn)公司

37、。啊，王總，我是小高 嗯 好，行，可以！沒(méi)問(wèn)題，您放心好了。再見！”掛下電話。高葉看了一下手表，拿起電話撥打：“喂，鐘秘書嗎？我是高助理，現(xiàn)在是9 : 30 ，請(qǐng)通知銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理，還有保衛(wèi)處的方主任，10 : 00 到1 號(hào)會(huì)議室開個(gè)碰頭會(huì)。好，就這樣。再見！”高葉掛上電話。會(huì)議室的時(shí)鐘指著9 : 50 ，高葉身穿職業(yè)裝和同事鐘秘書在會(huì)議室調(diào)試投影儀。高葉：“怎么還不亮??？鐘秘書，這個(gè)投影儀有問(wèn)題??！你通知一下行政部的技術(shù)人員，馬上過(guò)來(lái)檢查一下，別耽誤了開會(huì)?！辩娒貢鋈ミM(jìn)來(lái)一位技術(shù)人員。檢查后說(shuō)沒(méi)問(wèn)題了。鐘秘書進(jìn)來(lái)：“好了嗎？高葉：“應(yīng)該沒(méi)問(wèn)題。把開會(huì)的相關(guān)資料準(zhǔn)備好，馬上要開

38、會(huì)了。1 號(hào)會(huì)議室。會(huì)議桌椅擺放整齊、美觀。高葉主持會(huì)議，兩邊依次坐著鐘秘書、馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、方主任等四人。高葉：“今天會(huì)議的內(nèi)容是這樣的，我們集團(tuán)公司和威世公司正在談判的合作項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入關(guān)鍵階段，這是我公司和威世公司已有的一些合作項(xiàng)目和合作情況，請(qǐng)大家看一下相關(guān)錄像。”這時(shí)會(huì)議室的多媒體屏幕上出現(xiàn)圖像，繼而圖像消失。高葉繼續(xù)發(fā)言：“下周一，威世公司亞太地區(qū)總裁要來(lái)我公司考察，王總委托我跟大家一起在此前籌備一個(gè)小型的展示會(huì)。這個(gè)展示會(huì)一定要給外商留下深刻的印象，而且要花費(fèi)少。我們大家討論一下。馬經(jīng)理：“我有一個(gè)建議。作為公司內(nèi)部的展示會(huì)，我們沒(méi)有必要在外面租場(chǎng)地，可以把那個(gè)榮譽(yù)室布置成展示廳，

39、這樣既可以節(jié)約開支，又能讓外商體驗(yàn)到我公司的工作氣氛，效果一定好，事后恢復(fù)原樣就行了。怎么樣？高葉邊記錄邊接著說(shuō)：“大家看馬經(jīng)理的建議如何 吳經(jīng)理您覺(jué)得呢？吳經(jīng)理：“馬上要開人大會(huì)議了，榮譽(yù)室是人大代表常參觀的地方，這樣換來(lái)?yè)Q去不太方便。公關(guān)部出去租個(gè)地方并不費(fèi)事呀。馬經(jīng)理聽后，氣沖沖地掃了吳經(jīng)理一眼，從座位上站起來(lái)反駁道：“出去租地方就會(huì)離公司太遠(yuǎn)，既不合適又花錢?！闭f(shuō)完要走，高葉連忙擺手示意他坐下。高葉：“馬經(jīng)理是為了節(jié)約開支，吳經(jīng)理是為了不影響榮譽(yù)室的正常工作，各有各的道理。從王總既要給外商留下深刻印象，又要花費(fèi)少的要求來(lái)看，他也有把榮譽(yù)室暫時(shí)布置成展示會(huì)的意思，只是擔(dān)心實(shí)施起來(lái)有困難。

40、這就需要我們多想辦法。我想，只要大家分工協(xié)作，展示會(huì)后能盡快恢復(fù)榮譽(yù)室，是完全能夠做到產(chǎn)品展示和人大代表參觀兩不誤的。吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、方主任，你們覺(jué)得怎么樣？方主任：“沒(méi)問(wèn)題?！备呷~對(duì)著馬、吳兩位經(jīng)理：“那你們二位呢？吳經(jīng)理有些勉強(qiáng)：“行。馬經(jīng)理點(diǎn)頭說(shuō)：“可以。高葉：“那好。展覽會(huì)的場(chǎng)地布置和宣傳工作由馬經(jīng)理負(fù)責(zé)，吳經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品樣品，方主任負(fù)責(zé)接待外賓和保衛(wèi)工作。大家有什么意見嗎？大家說(shuō)：“沒(méi)意見。高葉邊整理材料邊說(shuō)：“好，事情就這么定了。散會(huì)。”眾人離席。高葉：“吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？您請(qǐng)坐。高葉示意吳經(jīng)理坐下，說(shuō)：“馬經(jīng)理年輕，有時(shí)說(shuō)話比較沖，其實(shí)他還是動(dòng)

41、了腦子的。吳經(jīng)理：“小高呀，我在這個(gè)公司二十多年了，你不是不知道，就沒(méi)見過(guò)這么自以為是的人。他眼里還有誰(shuí)呀？高葉端了杯水給吳經(jīng)理：“吳經(jīng)理，您先喝水。這話又說(shuō)回來(lái)了，誰(shuí)都年輕過(guò)??！我剛來(lái)的時(shí)候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手地教我，我哪有今天?。墙?jīng)理：“真不愧是經(jīng)理助理，都會(huì)拐彎抹角地做我的工作了。高葉：“哎，您是老同志，對(duì)我們年輕人還要多幫助。我有說(shuō)得不對(duì)之處，您也別往心里去。咱別為一點(diǎn)兒小事影響了工作。吳經(jīng)理：“嘿，我要不懂得這點(diǎn)道理，四十多歲就白活了。好了，我該走了。高葉站起：“那行，您多休息。今天還真謝謝您了?！眱扇穗x開會(huì)議室。數(shù)天之后，辦公樓。高葉一邊上樓一邊接電話：“噢，王總呀

42、，小鐘接上您了？行，我們都布置好了，一小時(shí)后您直接到會(huì)場(chǎng)吧。您放心好了 再見！吳經(jīng)理，方主任，鐘秘書走到高葉身旁。方主任：“高助理，會(huì)場(chǎng)布置得真不錯(cuò)，挺像回事的。這時(shí)保安慌張地跑上樓來(lái)：“高助理，高助理，有輛大卡車壞在大門口了，影響了交通的出入。高葉聽后說(shuō)：“噢，我的應(yīng)急方案里應(yīng)該有這項(xiàng)吧？方主任：“對(duì)，可以從西門進(jìn)來(lái)。高葉葉：“噢，西門？那邊路有點(diǎn)窄，你趕快派個(gè)人引導(dǎo)一下吧，別把綠地軋壞了。方主任：“行?！彪S保安下樓。高葉領(lǐng)著吳經(jīng)理與鐘秘書：“走，看看會(huì)場(chǎng)去。情景敘述： 宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，電腦和打印機(jī)擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的

43、文件、文件夾，身后的椅子上也擺放著一堆文件。 電話鈴響過(guò)兩聲，高葉左手拿起電話，右手準(zhǔn)備記錄：“喂，你好，這是宏遠(yuǎn)公司。啊，王總，我是小高 嗯 好，行，可以！沒(méi)問(wèn)題，您放心好了。再見！”掛下電話。 高葉看了一下手表，拿起電話撥打：“喂，鐘秘書嗎？我是高助理，現(xiàn)在是9 : 30 ，請(qǐng)通知銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理，還有保衛(wèi)處的方主任，10 : 00 到1 號(hào)會(huì)議室開個(gè)碰頭會(huì)。好，就這樣。再見！”高葉掛上電話。 會(huì)議室的時(shí)鐘指著9 : 50 ，高葉身穿職業(yè)裝和同事鐘秘書在會(huì)議室調(diào)試投影儀。 高葉：“怎么還不亮啊？鐘秘書，這個(gè)投影儀有問(wèn)題??！你通知一下行政部的技術(shù)人員，馬上過(guò)來(lái)檢查一下，別耽誤了開會(huì)

44、?！辩娒貢鋈ミM(jìn)來(lái)一位技術(shù)人員。檢查后說(shuō)沒(méi)問(wèn)題了。 鐘秘書進(jìn)來(lái)：“好了嗎？ 高葉：“應(yīng)該沒(méi)問(wèn)題。把開會(huì)的相關(guān)資料準(zhǔn)備好，馬上要開會(huì)了。 1 號(hào)會(huì)議室。會(huì)議桌椅擺放整齊、美觀。高葉主持會(huì)議，兩邊依次坐著鐘秘書、馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、方主任等四人。 高葉：“今天會(huì)議的內(nèi)容是這樣的，我們集團(tuán)公司和威世公司正在談判的合作項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入關(guān)鍵階段，這是我公司和威世公司已有的一些合作項(xiàng)目和合作情況，請(qǐng)大家看一下相關(guān)錄像?！边@時(shí)會(huì)議室的多媒體屏幕上出現(xiàn)圖像，繼而圖像消失。 高葉繼續(xù)發(fā)言：“下周一，威世公司亞太地區(qū)總裁要來(lái)我公司考察，王總委托我跟大家一起在此前籌備一個(gè)小型的展示會(huì)。這個(gè)展示會(huì)一定要給外商留下深刻的印象，

45、而且要花費(fèi)少。我們大家討論一下。 馬經(jīng)理：“我有一個(gè)建議。作為公司內(nèi)部的展示會(huì)，我們沒(méi)有必要在外面租場(chǎng)地，可以把那個(gè)榮譽(yù)室布置成展示廳，這樣既可以節(jié)約開支，又能讓外商體驗(yàn)到我公司的工作氣氛，效果一定好，事后恢復(fù)原樣就行了。怎么樣？ 高葉邊記錄邊接著說(shuō)：“大家看馬經(jīng)理的建議如何 吳經(jīng)理您覺(jué)得呢？ 吳經(jīng)理：“馬上要開人大會(huì)議了，榮譽(yù)室是人大代表常參觀的地方，這樣換來(lái)?yè)Q去不太方便。公關(guān)部出去租個(gè)地方并不費(fèi)事呀。 馬經(jīng)理聽后，氣沖沖地掃了吳經(jīng)理一眼，從座位上站起來(lái)反駁道：“出去租地方就會(huì)離公司太遠(yuǎn)，既不合適又花錢?！闭f(shuō)完要走，高葉連忙擺手示意他坐下。 高葉：“馬經(jīng)理是為了節(jié)約開支，吳經(jīng)理是為了不影響榮

46、譽(yù)室的正常工作，各有各的道理。從王總既要給外商留下深刻印象，又要花費(fèi)少的要求來(lái)看，他也有把榮譽(yù)室暫時(shí)布置成展示會(huì)的意思，只是擔(dān)心實(shí)施起來(lái)有困難。這就需要我們多想辦法。我想，只要大家分工協(xié)作，展示會(huì)后能盡快恢復(fù)榮譽(yù)室，是完全能夠做到產(chǎn)品展示和人大代表參觀兩不誤的。吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、方主任，你們覺(jué)得怎么樣？方主任：“沒(méi)問(wèn)題?！?高葉對(duì)著馬、吳兩位經(jīng)理：“那你們二位呢？ 吳經(jīng)理有些勉強(qiáng)：“行。 馬經(jīng)理點(diǎn)頭說(shuō)：“可以。 高葉：“那好。展覽會(huì)的場(chǎng)地布置和宣傳工作由馬經(jīng)理負(fù)責(zé)，吳經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品樣品，方主任負(fù)責(zé)接待外賓和保衛(wèi)工作。大家有什么意見嗎？ 大家說(shuō)：“沒(méi)意見。 高葉邊整理材料邊說(shuō)：“

47、好，事情就這么定了。散會(huì)。”眾人離席。 高葉：“吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？您請(qǐng)坐。 高葉示意吳經(jīng)理坐下，說(shuō)：“馬經(jīng)理年輕，有時(shí)說(shuō)話比較沖，其實(shí)他還是動(dòng)了腦子的。吳經(jīng)理：“小高呀，我在這個(gè)公司二十多年了，你不是不知道，就沒(méi)見過(guò)這么自以為是的人。他眼里還有誰(shuí)呀？ 高葉端了杯水給吳經(jīng)理：“吳經(jīng)理，您先喝水。這話又說(shuō)回來(lái)了，誰(shuí)都年輕過(guò)??！我剛來(lái)的時(shí)候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手地教我，我哪有今天??！ 吳經(jīng)理：“真不愧是經(jīng)理助理，都會(huì)拐彎抹角地做我的工作了。 高葉：“哎，您是老同志，對(duì)我們年輕人還 要多幫助。我有說(shuō)得不對(duì)之處，您也別往心里去。咱別為一點(diǎn)兒小事影響了工作。吳經(jīng)理：“嘿，我要

48、不懂得這點(diǎn)道理，四十多歲就白活了。好了，我該走了。高葉站起：“那行，您多休息。今天還真謝謝您了?！眱扇穗x開會(huì)議室。數(shù)天之后，辦公樓。高葉一邊上樓一邊接電話：“噢，王總呀，小鐘接上您了？行，我們都布置好了，一小時(shí)后您直接到會(huì)場(chǎng)吧。您放心好了 再見！ 吳經(jīng)理，方主任，鐘秘書走到高葉身旁。方主任：“高助理，會(huì)場(chǎng)布置得真不錯(cuò)，挺像回事的。 這時(shí)保安慌張地跑上樓來(lái)：“高助理，高助理，有輛大卡車壞在大門口了，影響了交通的出入。 高葉聽后說(shuō)：“噢，我的應(yīng)急方案里應(yīng)該有這項(xiàng)吧？ 方主任：“對(duì)，可以從西門進(jìn)來(lái)。高葉：“噢，西門？那邊路有點(diǎn)窄，你趕快派個(gè)人引導(dǎo)一下吧，別把綠地軋壞了。方主任：“行。”隨保安下樓。高

49、葉領(lǐng)著吳經(jīng)理與鐘秘書：“走，看看會(huì)場(chǎng)去。試卷情景分析： 該情景題涉及到辦公環(huán)境管理、會(huì)議管理、商務(wù)溝通等方面知識(shí)。 一、辦公環(huán)境管理 辦公環(huán)境包括硬環(huán)境、軟環(huán)境兩大要素。硬環(huán)境包括辦公宣含會(huì)客室、接待室）內(nèi)的空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及室內(nèi)布置等外在條件。 要求： 1 在會(huì)客室或辦公室擺放一些鮮花或綠色植物； 2 做好室內(nèi)通風(fēng)和溫濕度的調(diào)節(jié)； 3 防止光線太弱或過(guò)強(qiáng)； 4 保持室內(nèi)整潔和安全。錄像中高葉的辦公室缺少綠色植物，辦公桌零亂，文件隨意堆放在椅子上是錯(cuò)誤的；辦公自動(dòng)化設(shè)備擺放合乎規(guī)范，室內(nèi)光線自然是對(duì)的。 二、會(huì)議管理 （一）會(huì)前 在會(huì)議召開前，秘書要根據(jù)會(huì)議需要做好準(zhǔn)備工作。錄像中高

50、葉對(duì)碰頭會(huì)的準(zhǔn)備還是比較充足的。表現(xiàn)在：其一，根據(jù)王總的指示擬定會(huì)議議題 商量小型產(chǎn)品展示會(huì)事宜；其二，確定參與人員 銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理、保衛(wèi)處方主任等；其三，確定會(huì)議的具體時(shí)間和地點(diǎn) 10 : 00 在1 號(hào)會(huì)議室；其四，把開會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)通知到每個(gè)人其五，提記錄，把握好會(huì)議進(jìn)程，處理好突發(fā)事件等等。錄像中高葉做得還是比較好的。其一，大家入座后即宣布開會(huì)，明示會(huì)議議題，要求大家發(fā)表意見；其二，能把握會(huì)議進(jìn)程：討論一歸納一統(tǒng)一意見一布置任務(wù)一宣布散會(huì)，整個(gè)會(huì)議緊湊且效率高；其三，安排鐘苗秘書做好會(huì)議記錄；其四，能處理突發(fā)事件，即當(dāng)吳、馬兩位意見不和時(shí)能及時(shí)加以制止和引導(dǎo)，化干戈為玉帛。但

51、是，高葉會(huì)前檢查的多媒體設(shè)備直到散會(huì)也不見其發(fā)揮作用，不知是沒(méi)準(zhǔn)備好資料還是忘了。這一點(diǎn)顯然是錯(cuò)誤的。 （三）會(huì)后 會(huì)議結(jié)束后，秘書還有許多工作要做。就高葉召集的“經(jīng)理碰頭會(huì)”而言，要關(guān)閉多媒體設(shè)施，整理會(huì)議室，落實(shí)會(huì)議精神，檢查工作進(jìn)展情況。錄像中高葉能親自檢查會(huì)場(chǎng)布置情況，對(duì)。至于關(guān)閉多媒體設(shè)施和整理會(huì)議室，因自己忙于與吳經(jīng)理個(gè)別交談，可安排鐘秘書去做。 三、商務(wù)溝通 辦文、辦會(huì)、辦事都離不開溝通。有效溝通對(duì)推動(dòng)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行有重大作用。秘書人際溝通有橫向溝通與縱向溝通。橫前到會(huì)場(chǎng)檢查多媒體設(shè), 備情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題馬上請(qǐng)相關(guān)人員檢修。這些都是做得對(duì)的。 （二）會(huì)中 在會(huì)議期間，秘書也有許多

52、工作要做。就高葉召開的“部門經(jīng)理碰頭會(huì)”這種小型會(huì)議而言，要安排好座次，宣布會(huì)議議題，做好會(huì)議 或通知、會(huì)議和演示等形式。上行溝通主要采取當(dāng)面匯報(bào)、聽取意見、設(shè)意見箱、開小組會(huì)、收集信息反饋表等形式。 如何實(shí)現(xiàn)有效溝通？首先要尊重對(duì)方。要以平等尊重的態(tài)度讓對(duì)方進(jìn)入輕松的、無(wú)障礙的交流。其次要理解對(duì)方。要通過(guò)換位思考、現(xiàn)身說(shuō)法使對(duì)方心悅誠(chéng)服。錄像中高葉在與會(huì)人員之間出現(xiàn)矛盾沖突時(shí)，能運(yùn)用柔性管理策略積極化解矛盾，會(huì)后能主動(dòng)找受委屈一方 吳經(jīng)理面對(duì)面地溝通，溝通中又能尊重對(duì)方，并通過(guò)換位思考、現(xiàn)身說(shuō)法化解對(duì)方的心理障礙，化被動(dòng)為主動(dòng)，這些都是對(duì)的。 參考結(jié)論： 根據(jù)以上梳理，我們可以對(duì)高葉的工作環(huán)

53、境、工作表現(xiàn)和個(gè)人行為作出如下判斷： 1 辦公室內(nèi)缺少綠色植物，錯(cuò)； 2 辦公室內(nèi)環(huán)境自然，能用窗簾遮住強(qiáng)光，對(duì)； 3 將電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備放置在一起，便于電源接線和管理，對(duì)； 4 辦公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，錯(cuò)； 5 電話鈴響三聲內(nèi)接聽，用語(yǔ)規(guī)范，對(duì)； 6 一邊接電話一邊記錄重要信息，對(duì)； 7 對(duì)總經(jīng)理布置的工作能馬上落實(shí)，對(duì)； 8 能迅速確定會(huì)議議程、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)及與會(huì)人員，對(duì)； 9 能安排鐘秘書將“碰頭會(huì)”的時(shí)間、地點(diǎn)通知到每個(gè)與會(huì)人員，對(duì)； 10 提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)檢查并調(diào)試設(shè)備，對(duì)； 11 能在會(huì)議中先宣布會(huì)議議題，引導(dǎo)大家充分發(fā)表意見，對(duì)； 12 能在與會(huì)者之間出現(xiàn)矛

54、盾沖突時(shí)采用柔性策略化解矛盾，保證會(huì)議順利進(jìn)行，對(duì)； 13 能在會(huì)議中安排鐘秘書做好會(huì)議記錄，對(duì)； 14 準(zhǔn)備了多媒體投影儀卻沒(méi)有在會(huì)中發(fā)揮其作用，錯(cuò)； 15 能及時(shí)總結(jié)會(huì)議發(fā)言，形成會(huì)議決議，并責(zé)任到人、分工明確，對(duì)； 16 注重橫向溝通，使員工為共同目標(biāo)而合作，對(duì)； 17 以面談的形式與吳經(jīng)理進(jìn)行橫向溝通，尊重對(duì)方，有理有節(jié)，對(duì)； 18 在小型展示會(huì)舉辦前能對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，對(duì)； 19 有處理突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力，對(duì)。2005年11月國(guó)家職業(yè)資格考試秘書三級(jí)試卷情景錄像題（一）答案上一篇 / 下一篇 2007-12-01 04:13:32 / 個(gè)人分類：秘書職業(yè)資格考試 查看( 1191

55、) / 評(píng)論( 3 ) / 評(píng)分( 0 / 0 ) 2005年11月國(guó)家職業(yè)資格考試秘書三級(jí)試卷情景錄像題（一）答案第一,上班前準(zhǔn)備時(shí)間不足,并在匆忙中將籃球帶入辦公室。錯(cuò);第二,辦公室物品擺放零亂。錯(cuò);第三,穿運(yùn)動(dòng)服進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室,不符合企業(yè)秘書的著裝要求。錯(cuò);第四,在領(lǐng)導(dǎo)的要求下能迅速趕到。對(duì);第五,公司支票掉在辦公室地上,粗心。錯(cuò);第六,進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室先敲門,有禮貌。對(duì);第七,主動(dòng)征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見并做好記錄。對(duì);第八,及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供合適的建議。對(duì);第九,為來(lái)賓準(zhǔn)備的禮物既有紀(jì)念意義又有檔次。對(duì);第十,出領(lǐng)導(dǎo)辦公室不關(guān)門。錯(cuò);第十一,提前預(yù)訂酒店并進(jìn)行確認(rèn)。對(duì);第十二,能重視來(lái)賓的安全保衛(wèi)工

56、作。對(duì);第十三,請(qǐng)下屬幫忙購(gòu)置贈(zèng)送來(lái)賓的禮物,注意了人力資源的配置。對(duì);第十四,介紹信寫法不規(guī)范。錯(cuò);第十五,印章沒(méi)有蓋在署名上。錯(cuò);第十六,公司印章隨便放在辦公桌上,沒(méi)有做好安全工作。錯(cuò);第十七,與來(lái)賓秘書進(jìn)行及時(shí)的信息溝通,做好接待工作。對(duì);第十八,接待計(jì)劃周詳,并能提前請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。對(duì);第十九,能根據(jù)實(shí)際情況修改接待計(jì)劃,有靈活性。對(duì);第二十,對(duì)來(lái)賓接待中的設(shè)備需求考慮周到,并能及時(shí)做好準(zhǔn)備。對(duì)。2005年11月國(guó)家職業(yè)資格考試秘書四級(jí)試卷情景錄像題(一)答案1.電腦與打印機(jī)放置一處,便于電源線連接,對(duì);2.窗戶沒(méi)有窗簾,使打印機(jī)和復(fù)印機(jī)工作時(shí)光線耀眼,錯(cuò);3.與復(fù)印機(jī)連接的電源線沒(méi)有隱藏起來(lái),任其在地下拖曳,造成安全隱患,錯(cuò);4.鐘苗著裝不規(guī)范,錯(cuò);5.能在電話鈴響三聲內(nèi)接電話