費(fèi)用報銷及發(fā)票開具管理培訓(xùn)

1、20152015年費(fèi)用報銷及發(fā)票開具管理培訓(xùn)年費(fèi)用報銷及發(fā)票開具管理培訓(xùn)杭州百年翠麗實(shí)業(yè)有限公司 財務(wù)部 王萬親 2015年4月17日前前 言言 在日常工作中，部分員工對財務(wù)基礎(chǔ)知識、在日常工作中，部分員工對財務(wù)基礎(chǔ)知識、公司財務(wù)報銷制度規(guī)定缺乏必要的了解，是導(dǎo)公司財務(wù)報銷制度規(guī)定缺乏必要的了解，是導(dǎo)致員工報銷單據(jù)不規(guī)范、報銷內(nèi)容不明確等情致員工報銷單據(jù)不規(guī)范、報銷內(nèi)容不明確等情況的原因之一，給公司財務(wù)部、報銷人員及相況的原因之一，給公司財務(wù)部、報銷人員及相關(guān)部門工作增加了不必要的工作量，帶來了不關(guān)部門工作增加了不必要的工作量，帶來了不必要困擾。必要困擾。 財務(wù)部常用的單據(jù)財務(wù)部常用的單據(jù)單據(jù)

2、名稱使用說明報銷單非差旅費(fèi)的日常費(fèi)用的報銷。出差過程中的業(yè)務(wù)招待費(fèi)也單獨(dú)填寫報銷單。用款申請單各類貨款和代墊款項(xiàng)的支付，其他金額較大的日常費(fèi)用支付。差旅費(fèi)報銷單差旅費(fèi)報銷（車、船、飛機(jī)票、住宿費(fèi)等）。借款借據(jù)出差申請單差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)等零星開支借款。需住宿過夜的，均須填寫出差申請單。 費(fèi)用報銷原則費(fèi)用報銷原則1 借款及報銷審批流程借款及報銷審批流程2 流程舉例說明流程舉例說明 3 發(fā)票相關(guān)知識及票據(jù)規(guī)范發(fā)票相關(guān)知識及票據(jù)規(guī)范4目目 錄錄 5先審批后支出先審批后支出原則原則誰批準(zhǔn)誰負(fù)誰批準(zhǔn)誰負(fù)責(zé)原則責(zé)原則手續(xù)完整原則手續(xù)完整原則即時清結(jié)原則即時清結(jié)原則費(fèi)用報銷四大原則費(fèi)用報銷四大原則6凡支出項(xiàng)目均

3、需事先申請經(jīng)批準(zhǔn)后才可支出；沒有申請或未經(jīng)批準(zhǔn)的費(fèi)用不得支出。審核人、批準(zhǔn)人要對由本人審核、批準(zhǔn)的報銷單據(jù)是否符合要求負(fù)責(zé)任。員工個人借款遵循當(dāng)月結(jié)清，前賬不清，后賬不借原則。報銷單必須有經(jīng)辦人、各級審核人及審批人的親筆簽名，財務(wù)不得受理手續(xù)不全的報銷單據(jù)。先審批后先審批后支出原則支出原則誰審批誰誰審批誰負(fù)責(zé)原則負(fù)責(zé)原則即時清結(jié)即時清結(jié)原則原則手續(xù)完整手續(xù)完整原則原則讓我們來看看這幾個原則分別是什么意思讓我們來看看這幾個原則分別是什么意思7 借款及報銷審批流程介紹借款及報銷審批流程介紹2 費(fèi)用報銷原則費(fèi)用報銷原則1 流程舉例說明流程舉例說明 3 發(fā)票相關(guān)知識及票據(jù)規(guī)范發(fā)票相關(guān)知識及票據(jù)規(guī)范4目

4、目 錄錄 8財務(wù)付款借款人按規(guī)定填寫借款人按規(guī)定填寫借款單借款單，注明借，注明借款事由、借款金額款事由、借款金額（大小寫須完全一致，（大小寫須完全一致，不得涂改）、注明不得涂改）、注明借款形式（轉(zhuǎn)賬或借款形式（轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金）現(xiàn)金）審批流程借款人借款 審批流程：借款人審批流程：借款人出具報銷單出具報銷單部門部門負(fù)責(zé)人審核簽字負(fù)責(zé)人審核簽字主辦會計審核簽字主辦會計審核簽字財務(wù)經(jīng)理審批財務(wù)經(jīng)理審批總經(jīng)理或董事長審總經(jīng)理或董事長審批。批。 財務(wù)付款：憑審批財務(wù)付款：憑審批手續(xù)完備的借款單手續(xù)完備的借款單支付借款。支付借款。借款流程借款流程9報銷單及用款申請的審批流程主要是這樣的：報銷單及用款申請的審批流

5、程主要是這樣的：對支付款項(xiàng)做最終的審批核準(zhǔn)。審核各項(xiàng)支出審批手續(xù)是否齊全、是否符合公司支付規(guī)定、金額是否正確、票據(jù)是否合法、有效等。審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性及合理性，審核相關(guān)單據(jù)的必要事項(xiàng)是否填寫完備正確填寫，并自我檢查是否符合合同或協(xié)議支付條款、公司報銷制度要求大客戶部還須注明：項(xiàng)目以及項(xiàng)目屬性（開拓/戰(zhàn)略） 。審批人（總經(jīng)理）審批人（總經(jīng)理）財務(wù)部門財務(wù)部門部門主管及分管部門主管及分管經(jīng)辦人經(jīng)辦人10 審批流程介紹審批流程介紹2 發(fā)票相關(guān)知識及票據(jù)規(guī)范發(fā)票相關(guān)知識及票據(jù)規(guī)范4 流程舉例說明流程舉例說明 3 費(fèi)用報銷原則費(fèi)用報銷原則1目目 錄錄 11所謂出差是指因公需要，到外埠工作。當(dāng)天不能返回杭州

6、需在外住宿，應(yīng)事先填寫出差申請 單經(jīng)部門經(jīng)理審核通過的，并報企管部備案；出差期間的業(yè)務(wù)招待費(fèi)不列入差旅費(fèi)報銷單，須另行單獨(dú)填寫報銷單，與差旅費(fèi)同時報銷。不與差旅費(fèi)同時填寫報銷的，財務(wù)部門作退回處理；外埠出差，如果要借支差旅費(fèi)的，必須先填出差申請單，根據(jù)需要，憑批準(zhǔn)后的出差申請單和借款借據(jù)借支差旅費(fèi)；出差回公司后，在 5 個工作日內(nèi)，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，無特殊原因未在 5 個工作日內(nèi)報銷差旅費(fèi)的，不予報銷，返回公司時間以回程車、船票時間為準(zhǔn)；乘火車 10 小時內(nèi)可以到達(dá)的，原則上不得乘坐飛機(jī)和軟臥；未經(jīng)批準(zhǔn)，超標(biāo)部分個人自理。出差生活補(bǔ)貼按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、出差天數(shù)給予補(bǔ)助，出差生活補(bǔ)貼為 30 元

7、/天。差旅費(fèi)報銷流程差旅費(fèi)報銷流程12住宿費(fèi)按職務(wù)級別標(biāo)準(zhǔn)給予報銷。出差同行人員中職務(wù)級別不一致，其他同行人員可比照最高級別人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)。但超過最高級別住宿標(biāo)準(zhǔn)的部分由個人承擔(dān)，無特殊原因，同行的同性別兩人應(yīng)住一間標(biāo)準(zhǔn)間。住宿費(fèi)按實(shí)際住宿天數(shù)計算，以車船票的時間為準(zhǔn)。市內(nèi)交通費(fèi)（含出租車費(fèi)）原則上以公交車票報銷，特殊情況可乘出租車（須注明出發(fā)到達(dá)地點(diǎn)、原因），核準(zhǔn)后予以報銷。差旅費(fèi)報銷流程（續(xù)）差旅費(fèi)報銷流程（續(xù)）費(fèi)用報銷規(guī)范費(fèi)用報銷規(guī)范-差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn) 項(xiàng)目總經(jīng)理副總經(jīng)理部門總監(jiān)部門總經(jīng)理主管業(yè)務(wù)經(jīng)理安裝人員職員在途交通飛機(jī)按實(shí)報銷按實(shí)報銷控制報銷火車、汽車硬臥硬座輪船二等艙

8、位三等艙位四等艙位出差生活補(bǔ)貼30元/天住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)A 區(qū)550350250200B 區(qū)350250200150C 區(qū)200200200100市內(nèi)交通費(fèi)1、原則上乘坐公交車，費(fèi)用予以報銷；2、外地短途交通允許搭乘三輪車、出租車或其他交通工具；3、市內(nèi)特殊情況可以乘坐出租車，核準(zhǔn)后報銷。區(qū)域劃分標(biāo)準(zhǔn)A 區(qū)四個直轄市和成都、濟(jì)南、南京、武漢、長沙、沈陽、長春、哈爾濱、西安、福州、昆明、海口、烏魯木齊、大連、青島、煙臺威海、廈門、浙粵瓊?cè)〉丶壱陨铣鞘蠦 區(qū)A 區(qū)以外的省會城市及地級城市、浙粵瓊?cè)〉丶壱陨铣鞘蠧 區(qū)A 區(qū) B 區(qū)以外的其他地區(qū)14 審批流程介紹審批流程介紹2 流程舉例說明流程舉例說明

9、 3 發(fā)票相關(guān)知識及票據(jù)規(guī)范發(fā)票相關(guān)知識及票據(jù)規(guī)范4 費(fèi)用報銷原則費(fèi)用報銷原則1目目 錄錄 151、中華人民共和國發(fā)票管理辦法第二十二條及實(shí)施細(xì)則規(guī)定：不符合規(guī)定的發(fā)票（指開具或取得的發(fā)票應(yīng)經(jīng)而未經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制、偽造，或填寫項(xiàng)目不齊全、內(nèi)容不真實(shí)，字跡不清楚，沒有加蓋發(fā)票專用章，作廢以及其他不符合稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的發(fā)票），不得作為財務(wù)報銷憑證。2、報銷人員應(yīng)索取真實(shí)、合法、有效、內(nèi)容齊全真實(shí)、合法、有效、內(nèi)容齊全的票據(jù)； 3、報銷人員對報銷的費(fèi)用及支付的款項(xiàng)真實(shí)性、合法合規(guī)性真實(shí)性、合法合規(guī)性、合理性、合理性、準(zhǔn)確性準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)”。發(fā)票相關(guān)法規(guī)及制度宣講發(fā)票相關(guān)法規(guī)及制度宣講16稅控發(fā)票非稅控發(fā)票增

10、值稅專用發(fā)票增值稅普通發(fā)票普通發(fā)票（機(jī)打發(fā)票)銷售貨物發(fā)票分類銷售貨物發(fā)票分類銷售貨物發(fā)票分類17增值稅一般納稅人（稅率：17%）特點(diǎn)：銷貨-對外開具增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票購貨-取得的增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)可以抵減銷項(xiàng)增值稅小規(guī)模納稅人（稅率：3%）特點(diǎn)：銷貨-只能對外開具普通發(fā)票，增值稅專用發(fā)票需向稅務(wù)局申請代開購貨-取得的增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)不可以抵減銷項(xiàng)，計入購貨成本增值稅納稅人分類及稅率增值稅納稅人分類及稅率18銷售額計算公式： 銷售額價稅合計 /（1+17%） 銷售額價稅合計 /（1+3%） 稅額計算公式如下： 稅額=價稅合計銷售額 不含稅單價計算公式如下： 不含稅單價=銷售額/數(shù)量供應(yīng)

11、商類型供應(yīng)商類型發(fā)票種類發(fā)票種類銷售額銷售額稅額稅額價稅合計價稅合計可否用于抵扣可否用于抵扣增值稅專用發(fā)票A/(1+17%)A/(1+17%)* *17%A能普通發(fā)票A不能增值稅專用發(fā)票B/(1+3%)B/(1+3%)* *3%B能普通發(fā)票B不能一般納稅人一般納稅人小規(guī)模納稅人小規(guī)模納稅人 因普通發(fā)票不能用于抵扣，因此采購應(yīng)當(dāng)要求供應(yīng)商開具增值稅專用發(fā)票。因普通發(fā)票不能用于抵扣，因此采購應(yīng)當(dāng)要求供應(yīng)商開具增值稅專用發(fā)票。為什么要取得增值稅專用發(fā)票？為什么要取得增值稅專用發(fā)票？19 因普通發(fā)票不能用于抵扣，因此采購應(yīng)當(dāng)要求供應(yīng)商開具增值稅專用發(fā)票。因普通發(fā)票不能用于抵扣，因此采購應(yīng)當(dāng)要求供應(yīng)商開

12、具增值稅專用發(fā)票。舉例：假設(shè)管理部購買一臺打印機(jī)，稅率為17%。如果開增值稅專用發(fā)票，含稅金額為1170元；如果開普通發(fā)票，含稅金額為1100元。那么，在這種情況下，提供哪種發(fā)票對我公司有利呢？解答：如果提供專用發(fā)票，最后公司承擔(dān)的費(fèi)用是：1170/(1+17%)=1000;如果提供普通發(fā)票，最后公司還是需要承擔(dān)1100元。則提供增值稅專用發(fā)票比提供普通發(fā)票可減少100元。為什么要取得增值稅專用發(fā)票？為什么要取得增值稅專用發(fā)票？20內(nèi)容真實(shí)；填寫完整；數(shù)字明晰；蓋章清楚；數(shù)量、單價的乘積要和金額相符金額的大小寫須一致；單位名稱必須是報銷公司全稱，如“杭州百年翠麗實(shí)業(yè)有限公司”，不要簡化成“杭州

13、百年”或其他名稱取得發(fā)票注意事項(xiàng)取得發(fā)票注意事項(xiàng)21 虛假發(fā)票以定額發(fā)票、手寫發(fā)票居多。 貿(mào)易公司、茶葉店提供虛假發(fā)票的情況較多。 以下是一些識別虛假或無效發(fā)票的方法： 相關(guān)人員在取得發(fā)票時就需要辨別發(fā)票的真?zhèn)渭坝行裕苊馐潞蟛槌鍪羌倨?，給自己和公司造成不必要的損失。虛假或無效發(fā)票的識別方法虛假或無效發(fā)票的識別方法22 發(fā)票要素不全、錯誤或涂改的發(fā)票無效； 發(fā)票要素包括：開票單位發(fā)票專用章發(fā)票專用章、抬頭、開票日期、商品名稱、數(shù)量、單價、金額、規(guī)格、型號、大小寫（是否一致）、開票人、稅務(wù)監(jiān)制章等。 自帶復(fù)寫發(fā)票：定額及機(jī)打發(fā)票除外；如為剪貼式發(fā)票，注意剪貼金額是否正確，且必須保留所在位數(shù)字樣

14、（如：發(fā)票為萬元版，所報金額為4000元，則發(fā)票剪貼后應(yīng)為肆仟、佰、拾，而不是只有肆仟字樣），否則發(fā)票無效；虛假或無效發(fā)票的識別方法虛假或無效發(fā)票的識別方法23開票單位蓋章必須為發(fā)票專用章；加蓋的發(fā)票專用章不得壓到稅務(wù)監(jiān)制章,如兩章有重合不予報銷;發(fā)票上的收款單位或收款人名稱必須與發(fā)票上的發(fā)票專用章相符；若為地稅代開發(fā)票必須加蓋稅務(wù)局章；對于經(jīng)營范圍與報銷內(nèi)容可能不相符的發(fā)票需附開具單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件.如“XX貿(mào)易公司”開具廣告費(fèi)用發(fā)票,則其營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍中要有該項(xiàng)內(nèi)容；發(fā)票內(nèi)容不能太籠統(tǒng)，如食品、辦公用品、勞保用品等(附有蓋有發(fā)票專用章的銷售貨物或提供應(yīng)稅勞務(wù)清單的除外）虛假或無效發(fā)票的識

15、別方法虛假或無效發(fā)票的識別方法24白條、存根聯(lián)、發(fā)貨聯(lián)、記帳聯(lián)不能作報銷單據(jù)公務(wù)中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷.辦公用品、日用品、裝修材料等須附清單，清單上蓋章必須與發(fā)票上一致。票據(jù)注意事項(xiàng)票據(jù)注意事項(xiàng)251.關(guān)于增值稅發(fā)票的取得：公司自用的辦公用品、汽油費(fèi)發(fā)票等，要求取得增值稅發(fā)票。2.關(guān)于發(fā)票抬頭：凡提交財務(wù)的報銷單據(jù)必須由對方單位一次性開具，改填、補(bǔ)填的發(fā)票一律不予報銷。3.關(guān)于發(fā)票丟失：請所有員工妥善保存取得的原始單據(jù)，發(fā)生發(fā)票丟失的損失自己承擔(dān)。4.關(guān)于發(fā)票替代：不允許任何形式的以其他內(nèi)容的發(fā)票來替代真實(shí)內(nèi)容的業(yè)務(wù)發(fā)票。發(fā)票管理發(fā)票管理26借款單的填寫借款單的填寫借款單據(jù)不允許出

16、現(xiàn)門店名稱，門店名稱可用鉛筆注明27梁士彪梁士彪 酈波酈波葛洲壩上海青浦項(xiàng)目跟進(jìn)葛洲壩上海青浦項(xiàng)目跟進(jìn) 3 23杭州杭州上海上海動車動車1462 1603 23 3 24上海上海 3 24杭州杭州動車動車146補(bǔ)助補(bǔ)助2015 4 17人民幣肆佰玖拾柒元整人民幣肆佰玖拾柒元整497.004大客戶部（梁士彪組）大客戶部（梁士彪組）由財務(wù)根據(jù)公司差由財務(wù)根據(jù)公司差旅費(fèi)制度核定旅費(fèi)制度核定差旅費(fèi)報銷單的填寫差旅費(fèi)報銷單的填寫鉛筆備注項(xiàng)目號，所屬項(xiàng)目（開拓/戰(zhàn)略）22室內(nèi)車費(fèi)145429260梁世彪 酈波145282015 4 174 1餐費(fèi)（B1303207湘湖壹號，戰(zhàn)略）1￥6 0 0 0 0請王

17、工、李工吃飯4 2餐費(fèi)（BRTRG201501011西溪木欣園（樣板房），戰(zhàn)略）1￥2 0 0 0 0請王工、李工吃飯錢建耀 2￥8 0 0 0 0捌佰元整請誰人吃飯都以鉛筆書寫用款申請單的填寫用款申請單的填寫有合同的注明合同總價及執(zhí)行情況30藍(lán)黑、黑色水筆“金額” 的寫法“整” 的寫法必須手工簽字（藍(lán)黑、黑色水筆），不可以使用簽名章（在公司有備案除外）、圓珠筆或鉛筆填寫費(fèi)用報銷單據(jù)大小寫金額要一致，大寫要頂格寫，小寫要在金額前加上“￥”符號，不得有涂改中文大寫金額數(shù)字到“元”為止的，在“元”之后，應(yīng)寫“整”（或“正”）在“角”之后可以不寫“整”（或“正”）字。大寫金額數(shù)字有分的，分后面不得寫

18、整（或正）字書寫注意事項(xiàng)書寫注意事項(xiàng)31將發(fā)票、收據(jù)整理分類，將車票及發(fā)票一律用膠水整齊粘貼在粘貼單內(nèi)，不能使用訂書機(jī)，注明張數(shù)，金額。交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊粘貼單頂界和右界從左往右橫向粘貼。原始票據(jù)必須按不同類別，分門別類進(jìn)行粘貼，不能混合粘貼.票據(jù)有金額的一面朝上。（票據(jù)背后填寫報銷人名字）員工移動電話按發(fā)票實(shí)際支付金額的80%作為報銷金額，報銷金額超報銷標(biāo)準(zhǔn)的，按報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷。票據(jù)粘貼時請注意票據(jù)粘貼時請注意？32票據(jù)較多時，票據(jù)按票面金額、紙張的大小依次從右向左粘貼在粘貼單上。 提示：粘貼好的票據(jù)附提示：粘貼好的票據(jù)附于報銷單據(jù)封面后于報銷單據(jù)封面后提示：票據(jù)固定點(diǎn)提示：票據(jù)固定點(diǎn)報銷憑證票據(jù)粘貼方法報銷憑證票據(jù)粘貼方法33票據(jù)較少時，票據(jù)按票面金額、紙張的大小依次從左向右粘貼在粘貼單上，也可直接附于報銷單據(jù)后。 提示：票據(jù)固定點(diǎn)提示：票據(jù)固定點(diǎn)提示：粘貼好的票據(jù)附提示：粘貼