文件管理員演示文稿

1、大家好！歡迎各位參加文件管理員培訓(xùn)質(zhì)量安全部唐利萍 2017.06.29課程安排第一部分文件的概述第二部分文件管理員第三部分文件的分類第四部分文件的管理第五部分現(xiàn)場模擬文件的概述 文件的含義： 信息及其承載媒介。注1：其中媒介可以是紙張，磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。 文件的范圍： 如記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等。文件的概述 文件的作用 1.增加管理控制功能 2.使操作者得到足夠的信息 3.培訓(xùn) 4. 增加各種政策、程序解釋的一致性 5.方便程序的審核及修改 6.提供管理效能的證明 7.審核的依據(jù)（過程確定、實(shí)施及控制）課程安排第一部分文件的概述第二部分文

2、件管理員第三部分文件的分類第四部分文件的管理第五部分現(xiàn)場模擬文件管理員 文件管理員作用文件管理員作用1.文件管理員是質(zhì)量控制過程中保持文件受控狀態(tài)的重要人員；2.文件管理員負(fù)責(zé)相關(guān)文件及相關(guān)記錄的保存、控制和管理，確保文件和記錄的安全性和有效性。文件管理員 文件管理員工作職責(zé)文件管理員工作職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門受控文件的內(nèi)存、外發(fā)、回收和保管；2.負(fù)責(zé)對本部門涉及的外來文件進(jìn)行收發(fā)、檢查及管理；3.指導(dǎo)部門受控文件更改，更新受控文件修改后狀態(tài)，做好修改文件的發(fā)放、回收和銷毀作廢；4.定期對本部門文件進(jìn)行檢查和評審（受控情況、使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）；5.協(xié)助部門質(zhì)量師完成內(nèi)部、外部審核

3、工作；6.協(xié)助技術(shù)人員完成部門技術(shù)文件歸檔工作；7.負(fù)責(zé)部門收發(fā)文記錄工作。課程安排第一部分文件的概述第二部分文件管理員第三部分文件的分類第四部分文件的管理第五部分現(xiàn)場模擬文件的分類質(zhì)量體系文件質(zhì)量體系文件質(zhì)量手冊程序文件三層次文件記錄表單文件的分類項(xiàng)目項(xiàng)目/產(chǎn)品有關(guān)文件產(chǎn)品有關(guān)文件 技術(shù)文件 技術(shù)規(guī)格書、技術(shù)協(xié)議、要求、圖紙等 項(xiàng)目管理文件 質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃等外來文件外來文件 影響我公司策劃和運(yùn)行質(zhì)量管理體系所需的外來文件。 如：項(xiàng)目有關(guān)的公文，主要為研究院下發(fā)的與我公司項(xiàng)目相關(guān)的公文； 項(xiàng)目有關(guān)的外來科技資料； 外來標(biāo)準(zhǔn)資料，包括國家標(biāo)準(zhǔn)、國家軍用標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。課程安排第一部分文件概

4、述第二部分文件管理員第三部分文件分類第四部分文件管理第五部分現(xiàn)場模擬文件管理1.體系文件、日常公文發(fā)放管體系文件、日常公文發(fā)放管理理 文件發(fā)放 發(fā)文部門確定文件的發(fā)放范圍、擬定發(fā)文登記表（格式見HFGA/QP4.2-01-1），并根據(jù)發(fā)文登記表制作相應(yīng)份數(shù)文件，在每份文件封面注明分發(fā)號，并由相應(yīng)人員簽名領(lǐng)取。其中質(zhì)量手冊及相應(yīng)程序文件在文件封面加蓋“受控”章。 文件收取 文件收取人應(yīng)將收取的文件及時(shí)匯入本部門的收文登記表（格式見HFGA/QP4.2-01-2)。文件管理2.項(xiàng)目項(xiàng)目/產(chǎn)品有關(guān)文件管理產(chǎn)品有關(guān)文件管理 （1）文件內(nèi)存 文件定稿后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫文件內(nèi)存、領(lǐng)用清單（格式見HFGA/

5、QP4.2-01-7），連同文件定稿、一份正本、電子版文件存在部門文件管理員處，文件管理員在正本封面右上角加蓋“受控”印章，編為“00”號，作為以后提供利用的母本。文件管理2.項(xiàng)目項(xiàng)目/產(chǎn)品有關(guān)文件管理產(chǎn)品有關(guān)文件管理 （2）文件外發(fā)、借閱、回收與保管 需對內(nèi)發(fā)放時(shí)，領(lǐng)用人員通知文件管理員，提出領(lǐng)用需求，文件管理員填寫文件內(nèi)存、領(lǐng)用清單，按文件發(fā)放范圍制作相應(yīng)份數(shù)文件，并在文件封面右上角加蓋“受控”印章，注明分發(fā)號，通知相關(guān)部門或者人員登記領(lǐng)取。文件管理（3）文件更改的控制）文件更改的控制文件的類型類更改類更改類更改文件修改通知單設(shè)計(jì)開發(fā)更改申請單、文件修改通知單文件管理文件管理文件管理文件更

6、改的規(guī)定文件更改的規(guī)定1、 文件編制人負(fù)責(zé)完成對相關(guān)文件的更改，文件更改必須依據(jù)下發(fā)的文件更改通知單；2、 更改標(biāo)記：A.同版本文件更改：更改標(biāo)記隨更改次數(shù)不同用a、b、c表示。每處的更改標(biāo)記按阿拉伯?dāng)?shù)字排序，當(dāng)只有一處更改時(shí)，也要標(biāo)注阿拉伯?dāng)?shù)字。如：a3表示第一次的第三處更改c2表示第三次的第二處更改3、換版文件更改：項(xiàng)目相關(guān)文件換版時(shí)，根據(jù)換版次數(shù)用文件編號中的“/A”、“/B”、作為更改標(biāo)記；4、換版：文件換版表示文件改動(dòng)量較大，需重新制作，要求在文件更改通知單中詳細(xì)闡明文件修改的原則；內(nèi)容更改完成后還應(yīng)在文件的標(biāo)題欄填寫更改標(biāo)記、數(shù)量、修改單號及更改人簽名。更改數(shù)量的統(tǒng)計(jì)方法，對于圖樣

7、，以每一頁更改標(biāo)記來統(tǒng)計(jì)；對于文字性、表格性文件，以整本更改標(biāo)記數(shù)來統(tǒng)計(jì)；5、文件更改通知單應(yīng)于原文件簽署級別相同。文件管理文件管理文件更改的方式方法文件更改的方式方法A.劃改：將被更改的內(nèi)容用細(xì)線劃掉（被劃掉部分的內(nèi)容應(yīng)能清晰可見），在附近填寫更改后的內(nèi)容，并注明更改標(biāo)記。示例如下：顯控臺(tái)的尺寸一般采用長高寬表示。長寬高 a3 圖樣更改還應(yīng)自更改標(biāo)識(shí)引細(xì)實(shí)線至更改部位，示例如下： B.換頁：編制新頁替換原頁，編制的新頁中應(yīng)用下劃線標(biāo)識(shí)出修改的內(nèi)容，頁碼與原頁碼相同，并在新頁的右上角注明更改標(biāo)記。更換時(shí)原則上應(yīng)將原頁撤出，不便撤出時(shí)應(yīng)用細(xì)線在原頁整頁打“”號標(biāo)識(shí)，并將新頁緊貼該頁布置。文件管理

8、文件更改的方式方法文件更改的方式方法 C.增頁：當(dāng)更改必須在原文件中增加頁數(shù)時(shí)，新增頁次應(yīng)采用被更改頁的頁號，但必須在頁號后標(biāo)注a、b、c標(biāo)識(shí)。如：更改第11 頁時(shí)增加了2 頁，則新增的頁碼應(yīng)編為11a、11b，且應(yīng)同時(shí)在11a、11b 頁的右上角注明更改標(biāo)記。D.刪頁：如整頁內(nèi)容被取消時(shí)，應(yīng)用細(xì)線在整頁打“”號，但不撤出，并在該頁右上角注明更改標(biāo)記。E. 換版：文件換版表示文件改動(dòng)量較大，需重新制作，要求在文件更改通知單中詳細(xì)闡明文件修改的原則；內(nèi)容更改完成后還應(yīng)在文件的標(biāo)題欄填寫更改標(biāo)記、數(shù)量、修改單號及更改人簽名。文件管理文件管理修改完成之后修改完成之后 存檔的文件要更新（電子版、紙質(zhì)版

9、） 文件管理員按照更改文件的原發(fā)放范圍組織對已對外發(fā)放的文件，發(fā)放文件修改通知單，確保文件的適用性。 項(xiàng)目文件更改的記錄隨文件一同保存作廢與銷毀作廢與銷毀 技術(shù)文件的作廢與銷毀由各部門自行控制，并且應(yīng)保留相應(yīng)的銷毀記錄。（加蓋作廢章） 出于某種目的需要保留的作廢技術(shù)文件，文件使用部門填寫作廢文件保留申請單與作廢保留的文件一起保存。文件管理文件歸檔文件歸檔部門文件管理員協(xié)助技術(shù)人員對歸檔文件材料進(jìn)行整理、組卷和編目。歸檔部門文件管理員對歸檔文件材料進(jìn)行質(zhì)量檢查，對不符合歸檔要求的應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改或采取補(bǔ)救措施，符合要求后予以整理、組卷和編目。歸檔文件自查項(xiàng)目，具體參見產(chǎn)品（科研）項(xiàng)目歸檔文件