綜合事務(wù)管理制度

1、綜合事務(wù)管理制度（修訂） 第一章總 則第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)公司黨委、董事會、行政等日常事務(wù)管理，理順內(nèi)部關(guān)系，使日常工作管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第二條 本制度所指日常事務(wù)包括重要事項(xiàng)管理、會務(wù)管理、辦公用品管理、公文管理、印信管理、公文管理、計(jì)算機(jī)管理、車輛管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等。第三條 集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)本制度的貫徹執(zhí)行。第二章重要事項(xiàng)管理第四條 重要事項(xiàng)由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見或授意，由各歸口職能部室負(fù)責(zé)辦理。一般事項(xiàng)由辦公室負(fù)責(zé)人通知各職能部室辦理。第三章會務(wù)管理第五條 集團(tuán)公司各類會議由舉辦部門組織，具體會務(wù)由辦公室承辦，第六條 會議舉辦部門填寫會議申請單,逐項(xiàng)填寫

2、會議名稱、時(shí)間、會期、餐飲、住宿、會場等需求，由辦公室統(tǒng)一安排；要求在其他賓館等會場舉行的會議，舉辦部門逐一填寫需安排內(nèi)容，由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后交行政辦公室統(tǒng)一安排。第七條 在會議安排中，如需要其他安排活動(dòng)的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或董事長同意，由辦公室經(jīng)辦。第八條 會務(wù)費(fèi)報(bào)銷按集團(tuán)公司費(fèi)用開支報(bào)銷管理辦法執(zhí)行。第九條 外單位來聯(lián)系工作，需介紹情況的，由各職能部室負(fù)責(zé)介紹情況及活動(dòng)安排，需安排膳宿的，由職能部室負(fù)責(zé)向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)請示，并通知辦公室安排。第四章辦公用品、設(shè)備（物資）采購供應(yīng)管理第十條辦公用品為日常辦公用品（指印刷品及紙、筆等低值易耗品）和辦公設(shè)備（指計(jì)算機(jī)及耗材、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、汽車等設(shè)備）以

3、及各類物資，辦公室為主管部室。第十一條 日常辦公用品領(lǐng)用、申購、審批和采購按嘉實(shí)集團(tuán)招標(biāo)招租采購等監(jiān)督管理辦法執(zhí)行。 第十二條 辦公用品、設(shè)備的管理。 1、辦公用品、設(shè)備入庫。到貨后，由采購人員與辦公用品管理人員一起清點(diǎn)數(shù)目和檢驗(yàn)質(zhì)量，將實(shí)物與采購清單核對。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)殘損、短缺等情況，辦公用品管理人員應(yīng)不予驗(yàn)收入庫，同時(shí)由采購人員盡快安排退貨或補(bǔ)貨。2、辦公設(shè)備如屬于固定資產(chǎn)的，填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收表，由辦公室統(tǒng)一編制設(shè)備編號，送交財(cái)務(wù)部。3、辦公用品管理人員要建立辦公用品、設(shè)備臺帳，負(fù)責(zé)辦公用品、設(shè)備的入帳、管理、領(lǐng)用等工作。4、辦公室根據(jù)各類設(shè)備的特性和使用情況，制定年度設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)計(jì)劃

4、。第十三條 辦公設(shè)備轉(zhuǎn)移、報(bào)廢（報(bào)損）。1、對于閑置設(shè)備，由辦公室提出申請，經(jīng)總經(jīng)理同意、董事長審批，通過拍賣等方式進(jìn)行處理，并受相關(guān)部門監(jiān)督。2、對于擬報(bào)廢的設(shè)備，由設(shè)備使用部門提出申請（庫存報(bào)廢設(shè)備由辦公室提出申請），由辦公室、財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理同意，董事長審批，通過拍賣等方式處置，并受相關(guān)部門監(jiān)督。第五章公文管理第十四條 集團(tuán)公司文件，是傳達(dá)貫徹上級指示精神，請示或答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要載體。第十五條 以集團(tuán)公司名義制作的文件，實(shí)行辦公室統(tǒng)一管理。在相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時(shí)擬稿的基礎(chǔ)上，辦公室進(jìn)行編號管理、文種和文字把關(guān)，努力提高辦文質(zhì)量和辦文效率，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。 第十六條

5、 集團(tuán)公司公文種類主要有：(一)請示。請上級指示和批準(zhǔn)給予明確書面答復(fù)公文，用“請示”，并在附注處注明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話。(二)報(bào)告。向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，不需上級明確答復(fù)的公文，用“報(bào)告”。在報(bào)告中不得夾帶“請示”事項(xiàng)，否則會延誤需請示事項(xiàng)。(三)通知。傳達(dá)上級的指示、要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)、批轉(zhuǎn)下級的公文，或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。(四)批復(fù)。答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。(五)指示。對下級單位布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。(六)決定、決議。對某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用“決定”。 經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用

6、“決議”。(七)通報(bào)。表揚(yáng)好人好事，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)” 。(八)通告。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。(九)函。平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用“函”。(十)會議紀(jì)要。傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”。第十七條 以集團(tuán)公司名義向上一級單位發(fā)文為上行文，一般運(yùn)用“請示”、“報(bào)告”；向下一級單位發(fā)文的為下行文，一般運(yùn)用“通知”、“批復(fù)”、“指示”；向同級發(fā)送的平行文，一般用“函”。集團(tuán)公司部門應(yīng)了解公文種類，并予正確運(yùn)用。第十八條文件分為保密文件和一

7、般文件。保密文件按嘉實(shí)集團(tuán)保密管理制度辦理。第十九條集團(tuán)公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M稿、登記、審核、審簽、簽發(fā)、打印、校對、用印、分發(fā)等。第二十條 集團(tuán)公司發(fā)文，由辦公室統(tǒng)一編號。 （一）以集團(tuán)公司名義對外發(fā)文，一律用嘉實(shí)集號；（二）以工會名義發(fā)文的，用嘉實(shí)集工號；（三）以集團(tuán)公司董事會發(fā)文的，用嘉實(shí)集董號；（四）以集團(tuán)公司監(jiān)事會發(fā)文的，用嘉實(shí)集監(jiān)號；（五）以集團(tuán)公司各部室發(fā)文的，用嘉實(shí)集加部室名稱的第一個(gè)字，如人力資源部發(fā)文：嘉實(shí)集人號。第二十一條 集團(tuán)公司日常性工作范圍內(nèi)的文件（函件），由各職能部室擬文、審核，辦公室對文種和文字進(jìn)行把關(guān)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重大事項(xiàng)上報(bào)需由分管領(lǐng)導(dǎo)審簽，總經(jīng)理或董事

8、長簽發(fā)，上報(bào)市委、市政府的分別由黨委書記、董事長簽發(fā)。第二十二條 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一編排，校對無誤方能打印、蓋章。第二十三條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。第二十四條 屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明密級，并確定報(bào)送范圍。保密文件按規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 第二十五條 集團(tuán)公司所有發(fā)文，應(yīng)將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)件)正本存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批示件。第二十六條 集團(tuán)公司收文的處理程序?yàn)椋汉炇?、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。第二十七條 外來的文件由辦公室負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室負(fù)責(zé)人提出處理意見

9、后，及時(shí)按處理意見進(jìn)行傳遞，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)傳遞。 第二十八條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的文件要及時(shí)閱批，急件當(dāng)即批復(fù)；一般文件一個(gè)工作日內(nèi)批復(fù)。第二十九條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批文件應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期。需要簽署具體意見的，要明確、具體。 第三十條 辦公室對領(lǐng)導(dǎo)有指示的文件，應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。第六章印信使用管理第三十一條 集團(tuán)公司印章，指集團(tuán)公司黨委（黨支部）章、行政公章，工會章、公司法人代表章、財(cái)務(wù)印章、各部室印章等。公司介紹信指集團(tuán)公司出具的行政介紹信。第三十二條 以“嚴(yán)格管理，規(guī)范使用”為管理目標(biāo)，維護(hù)印章、介紹信的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，保證正常的工作秩序。第三十三條

10、印章的保管和使用（一）集團(tuán)公司黨委印章、行政公章由辦公室指定專人保管用印；工會印章由工會指定專人保管用印；集團(tuán)公司法定代表人印章、財(cái)務(wù)印章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人和指定專人分別保管用?。桓鞑渴艺掠刹渴抑付▽Ｈ吮９苡糜?。印章保管人員名單報(bào)辦公室備案。 （二）印章應(yīng)存放于有一定安全措施的櫥柜內(nèi)，妥善保管，不得隨意放置。印章保管人員因故請假時(shí)，由部室負(fù)責(zé)人指定臨時(shí)保管人，不得出現(xiàn)無人專管和監(jiān)督、或任人使用的現(xiàn)象。印章保管人員離開崗位時(shí)，須辦理印章交接手續(xù)，并報(bào)辦公室備案。（三）集團(tuán)公司各類印章一般不得外攜使用，特殊情況需外攜使用的，按用印規(guī)定辦理批準(zhǔn)手續(xù)。任何人不得擅自攜帶公章外出辦事，隨意用印。（四）各類公

11、章的新增、變更，由辦公室按規(guī)定統(tǒng)一制發(fā)，其他部門不得自行刻制。各類印章的印模、用材等由辦公室登記立卷歸檔，長期保存。廢止的各類公章一律交辦公室封存，并辦理相關(guān)手續(xù)備案。（五）印章使用實(shí)行審批登記制度。1、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件和函件，可直接用??；2、以集團(tuán)公司名義發(fā)送的各類正式文電，對外簽訂的各種合同、協(xié)議及其他承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任，具有法律效力的文本、材料，先由職能部室負(fù)責(zé)人審核簽具意見并填寫用章申請單，報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后用?。灰话阕C明材料等由辦公室負(fù)責(zé)人審核后用印。3、報(bào)送各類業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)表由其部室負(fù)責(zé)人審核同意后用印。4、印章保管人員必須嚴(yán)格按規(guī)定辦理，用印前應(yīng)檢查是否符合用印要求，對有疑

12、問的材料，應(yīng)查清情況，消除疑問，方可用印。凡不符合用印規(guī)定的，印章保管人員有權(quán)拒絕用印。第三十四條 介紹信的保管和使用（一）行政介紹信由辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管使用。（二）介紹信應(yīng)存放于有一定安全措施的櫥柜內(nèi)，妥善保管，不得隨意放置。介紹信保管人因故請假時(shí)，由辦公室負(fù)責(zé)人保管使用介紹信，不得出現(xiàn)無人專管、監(jiān)督或任人使用的現(xiàn)象。介紹信管理人員離開本崗位，須辦理交接手續(xù)。交接的介紹信包括未使用的空白介紹信和已使用的介紹信存根。交接時(shí)作好記錄并作備案。（三）介紹信使用范圍限于集團(tuán)公司員工用于公務(wù)活動(dòng)，嚴(yán)禁外單位人員使用本公司介紹信。一般情況下，不得開具空白介紹信，如遇特殊情況需開具空白介紹信的，須申明

13、理由，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，并在存根聯(lián)注明有關(guān)情況，使用人應(yīng)在事后及時(shí)將介紹信使用情況反饋，并填入存根聯(lián)相應(yīng)欄目；已開具但未用的空白介紹信限期歸還，注明“作廢”字樣，附入相應(yīng)存根聯(lián)備查。（四）介紹信實(shí)行隨用隨開隨蓋印，不得在空白介紹信上預(yù)先加蓋印章后存放，以防遺失而影響公司利益。第三十五條 辦公室負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司各種印章及介紹信的保管、使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與各部室溝通，督促各部室及時(shí)整改。第七章改制企業(yè)公章管理第三十六條 為規(guī)范改制企業(yè)公章管理的使用行為，分清簽章責(zé)任，由本制度作出明確規(guī)定。第三十七條 改制企業(yè)及公章的定義：（一）改制企業(yè)是指：經(jīng)改制企業(yè)主體消亡，并且人員分

14、流安置完畢，資產(chǎn)處置基本結(jié)束（破產(chǎn)清算結(jié)案）的原企事業(yè)單位。（二）企業(yè)公章是指：原改制企業(yè)行政公章、企業(yè)破產(chǎn)償債的清算組公章。第三十八條 改制企業(yè)在改制完成或清算結(jié)束后，公章如尚未上交工商部門或法院的，原則交由公司辦公室統(tǒng)一管理。第三十九條 改制企業(yè)公章使用管理。（一）改制企業(yè)剩余資產(chǎn)處理用章的，需由該企業(yè)改制操作負(fù)責(zé)人或清算組長簽字確認(rèn)后，方可蓋章。（二）有關(guān)勞動(dòng)人事方面用章的，需由集團(tuán)公司人事部簽字后，方可蓋章。（三）涉及改制企業(yè)房地產(chǎn)出租事宜用章的，如改制企業(yè)房地產(chǎn)委托集團(tuán)公司物業(yè)部管理的，由公司物業(yè)部簽字后，方可蓋章。（四）其他方面需加蓋企業(yè)公章的，由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第八章刊物、

15、網(wǎng)站管理第四十條 辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司內(nèi)刊嘉興實(shí)業(yè)及集團(tuán)公司網(wǎng)站內(nèi)容的收集、更新、修改和發(fā)布等日常運(yùn)行管理工作。第四十一條 刊物、網(wǎng)站中涉及到各部室的工作內(nèi)容，由各部室按規(guī)定將有關(guān)數(shù)據(jù)、文字、圖片等信息及時(shí)、定期提供給辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)及時(shí)更新內(nèi)容。第四十二條 對外發(fā)布信息或集團(tuán)公司網(wǎng)站上載信息應(yīng)嚴(yán)格按照審批制度審批，堅(jiān)持“誰上網(wǎng)誰負(fù)責(zé)”的原則。第九章辦公區(qū)域安保管理第四十三條 為加強(qiáng)集團(tuán)公司本部辦公區(qū)域安保管理，貫徹“預(yù)防為主，部門負(fù)責(zé)，突出重點(diǎn)，保障安全”的方針，由本制度作出明確規(guī)定，具體由辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施。第四十四條 各部門及工作人員必須自覺遵守集團(tuán)公司安全保衛(wèi)的規(guī)定，做好所在本部門用本人

16、安全、保衛(wèi)事項(xiàng)。上班時(shí)車輛必須停放于車庫或按劃定的停車區(qū)域有序停放，并做到安全停車。自行車、電動(dòng)車、摩托車等有序停在公司車庫或車棚內(nèi)。下班時(shí)要關(guān)閉辦公場所的電源和門窗。辦公室應(yīng)不定期抽查，并建立檢查臺賬。第四十五條 辦公室負(fù)責(zé)做好辦公大樓電燈、管道、電梯等日常維修管理工，配有一套大樓各房間的鑰匙，作突發(fā)事件處理之用。第四十六條 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部門票據(jù)、帳冊及付款憑證存放用房、綜合檔案室、人事檔案室、配電間、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房、食堂櫥房等為重點(diǎn)要害部位，投資發(fā)展部和辦公室要組織有關(guān)部門進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)治安、消防隱患須及時(shí)排除。第四十七條 大樓通道除日常工作之用外，也為消防、應(yīng)急，嚴(yán)禁通道內(nèi)堆放物品。大樓嚴(yán)

17、禁存放易燃、易爆用品，嚴(yán)禁亂扔煙蒂。一旦發(fā)生火災(zāi)，及時(shí)報(bào)警，及時(shí)疏散大樓內(nèi)人員，切斷電梯電源，并及時(shí)組織人員施救。第四十八條 辦公室負(fù)責(zé)按照嘉實(shí)集團(tuán)物品服務(wù)采購管理辦法（試行）確定保安公司，由保安公司派出人員做好嘉實(shí)集團(tuán)辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，辦公室對保安人員負(fù)責(zé)監(jiān)督管理。 第四十九條 在集團(tuán)公司工作人員上班前和下班后，保安人員負(fù)責(zé)大樓通道門的開啟和關(guān)閉。集團(tuán)公司下班后大門關(guān)閉前，保安人員巡視大樓各層樓面（包括電源、水龍頭、門、窗），及時(shí)關(guān)閉開啟的燈光和門窗，晚上做好集團(tuán)公司本部辦公區(qū)域安全巡視工作，確保安全。 第十章衛(wèi)生、膳食管理第五十條 為搞好集團(tuán)公司本部辦公區(qū)域文明衛(wèi)生和員工膳食工作，本

18、制度對此作出規(guī)定，由辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)督管理。第五十一條 集團(tuán)公司本部員工應(yīng)做到不隨地吐痰，不亂停放車輛，文明用廁，做文明職工。第五十二條 集團(tuán)公司各部門應(yīng)做到以下幾項(xiàng)：（一）各部門應(yīng)每天搞好室內(nèi)衛(wèi)生，保持地面、窗戶清潔。（二）室內(nèi)各種物品擺放整齊、有序。（三）辦公桌上除放置電腦、文具盒、電話機(jī)和日常辦公用品外，不準(zhǔn)堆放報(bào)刊等其他雜物。每天下班前，對桌面整理一次。報(bào)紙、資料放入報(bào)夾或柜內(nèi)。（四）各部門的煙灰缸應(yīng)及時(shí)清倒，不得長時(shí)間堆放煙蒂；及時(shí)清倒廢紙箱、垃圾箱，嚴(yán)禁隨意亂扔。（五）各部門使用的清潔用具、毛巾和抹布，不得亂掛亂放。第五十三條 為確保各部門內(nèi)部及大樓公共區(qū)域（包括墻面、走廊、樓梯）的整潔和美化，大樓公共區(qū)域的布置和張貼由辦