體系管理及審核員專業(yè)培訓(xùn)

1、體系管理及審核員專業(yè)培訓(xùn)如何編寫質(zhì)量體系文件質(zhì)量體系文件的作用質(zhì)量體系文件的層次 編寫質(zhì)量體系文件的根本要求 編寫質(zhì)量體系文件的文字要求 文件的通用內(nèi)容質(zhì)量手冊的編制 程序文件的編制 第三層文件的編制要求 質(zhì)量記錄表格 質(zhì)量體系文件的編號 21.質(zhì)量體系文件的作用 1.1 QS文件確定了職責(zé)的分配和活動的程序，是企業(yè)內(nèi)部的法規(guī)。 給出了最好的、最實際的到達(dá)質(zhì)量目標(biāo)的方法，編制和使用文件是具有動態(tài)的高增值的活動； 界定了職責(zé)和權(quán)限，處理好了接口，使質(zhì)量體系成為職責(zé)清楚，協(xié)調(diào)一致的有機(jī)整體； “該說的一定要說到，說到的一定要做到，文件成為組織的法規(guī)，通過認(rèn)真的執(zhí)行到達(dá)預(yù)期的目的。31.質(zhì)量體系文件

2、的作用 1.2 QS文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓(xùn)的依據(jù)。 證明過程已經(jīng)確定并優(yōu)化； 證明文件規(guī)定已被有效實施； 證明文件處于使用控制中。 1.3 QS文件是質(zhì)量審核的依據(jù)。 文件作為培訓(xùn)全體員工的教材； 尋求文件內(nèi)容、技能及培訓(xùn)內(nèi)容之間的適宜平衡；41.質(zhì)量體系文件的作用 1.4 QS文件使質(zhì)量改進(jìn)有章可循。 依據(jù)文件確定工作過程要求可改進(jìn)之處； 當(dāng)把質(zhì)量改進(jìn)成果納入文件，變成標(biāo)準(zhǔn)化程序時，成果可得到有效穩(wěn)固52.質(zhì)量體系文件的層次 第一層：質(zhì)量手冊 第二層：程序文件 第三層：第三層文件通常又可分為： 管理性第三層文件如：車間管理方法、倉庫管理方法、文件和資料編寫導(dǎo)那么、產(chǎn)品標(biāo)識細(xì)那么等62.質(zhì)量體

3、系文件的層次 技術(shù)性第三層文件如：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、原材料標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、工序作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、設(shè)備操作規(guī)程、抽樣標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)程等 注：表格一般歸為第三層文件。 第四層：質(zhì)量記錄表格73.編寫質(zhì)量體系文件的根本要求 a 符合性-應(yīng)符合并覆蓋所選標(biāo)準(zhǔn)或所選標(biāo)準(zhǔn)條款的要求； b 可操作性-應(yīng)符合本企業(yè)的實際情況。具體的控制要求應(yīng)以滿足企業(yè)需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好； c 協(xié)調(diào)性-文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，防止產(chǎn)生不一致的地方。針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要表達(dá)不在該文件范圍內(nèi)的活動，以免產(chǎn)生不一致。84.編寫質(zhì)量體系文件的文字要求 a 職責(zé)清楚，語氣肯定防止用大致上、根

4、本上、可能、也許之類詞語； b 結(jié)構(gòu)清晰，文字簡明； c 格式統(tǒng)一，文風(fēng)一致。95.文件的通用內(nèi)容 a 編號、名稱； b 編制、審核、批準(zhǔn)； c 生效日期； d 受控狀態(tài)、受控號； e 版本號； f 頁碼，頁數(shù)； g 修訂號。106.質(zhì)量手冊的編制 6.1 質(zhì)量手冊的結(jié)構(gòu)參考： 封面 公司的名稱； 手冊標(biāo)題； 文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號； 起草人、批準(zhǔn)人簽名、生效日期； 公布令 以簡練的文字說明本公司質(zhì)量手冊已按選定的標(biāo)準(zhǔn)編制完畢,并予以批準(zhǔn)發(fā)布和實施。公布令必須以公司最高管理者的身份表達(dá),并予親筆手簽姓名、日期。116.質(zhì)量手冊的編制 手冊說明適用范圍 適用的產(chǎn)品； 生產(chǎn)該產(chǎn)品的組織

5、領(lǐng)域或區(qū)域； 手冊依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)； 手冊目錄 列出手冊所含各章節(jié)入題目。 修訂頁 用修訂記錄表的形式說明手冊中各局部的修改情況。126.質(zhì)量手冊的編制 定義局部如需要 首先使用國家標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語定義； 對特有術(shù)語和概念進(jìn)行定義。 組織概況前言頁 公司名稱，主要產(chǎn)品； 業(yè)務(wù)情況、主要背景、歷史和規(guī)模等； 地點及通訊方法。 組織結(jié)構(gòu)圖136.質(zhì)量手冊的編制 組織的質(zhì)量方針和目標(biāo) 組織的質(zhì)量方針與質(zhì)量目標(biāo)； 最高領(lǐng)導(dǎo)簽名。 支持性資料附錄 如:程序文件一覽表 其編號方式為附錄A、附錄B,以此順延。146.質(zhì)量手冊的編制 質(zhì)量體系要素描述 質(zhì)量體系要素描述的原那么； a.符合所選定的標(biāo)準(zhǔn)的要求； b.符合實

6、際運作的需要。 c.職責(zé)落實 d.滿足相關(guān)法規(guī)要求、合同要求。156.質(zhì)量手冊的編制 質(zhì)量體系要素描述各章的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 目 的說明實施要素要求的目的。 適用范圍說明實施要素要求適用的活動。 職責(zé)說明實施要素要求過程中所涉及到的部門或人員的責(zé)任。 實施概要說明實施要素要求的全部活動原那么和要求。 相關(guān)文件列出實施要素要求所需的各類文件。包括:程序文件、作業(yè)程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及管理標(biāo)準(zhǔn)；167.程序文件的編制 7. 1 程序文件描述的內(nèi)容 往往包括5W1H：開展活動的目的Why、范圍； 做什么What、何時When何地Where誰Who來做； 應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)行控制和記錄How

7、等。177.程序文件的編制 7. 2. 程序文件結(jié)構(gòu)參考： -封面 -正文局部： -1.目的 -2.范圍 -3.職責(zé) -4.程序內(nèi)容 -5.質(zhì)量記錄 -6.支持性文件 -7.附錄。187.程序文件的編制 7. 3 程序文件內(nèi)容概述 封面：程序文件封面格式類同質(zhì)量手冊。 正文： -目的：說明為什么開展該項活動。 -范圍：說明活動涉及的產(chǎn)品、工程、過程、活動范圍。 -職責(zé)：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責(zé)。 -程序內(nèi)容：詳細(xì)闡述活動開展的內(nèi)容及要求。 -支持性文件：列出支持本程序的第三層文件。 -質(zhì)量記錄：列出活動用到或產(chǎn)生的記錄。 -附錄：本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號方式為附錄A、附

8、錄B，以此順延。197.程序文件的編制 7. 4 ISO9001:2000明確要求的程序文件: 文件控制程序 質(zhì)量記錄控制程序 內(nèi)審控制程序 不合品控制程序 糾正措施控制程序 預(yù)防措施控制程序 TS16949：2002要求： 培訓(xùn)管理程序207.程序文件的編制 7. 5 程序文件例如 內(nèi)部質(zhì)量審核控制程序 1.目的 通過實施內(nèi)部質(zhì)量審核來確認(rèn)質(zhì)量體系的符合性和有效性，以便持續(xù)改進(jìn)體系。 2.適用范圍 適用于本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門工作審核。 3.職責(zé) 3.1管理者代表負(fù)責(zé)籌劃內(nèi)審活動并任命審核組長 3.2審核組長負(fù)責(zé)制定內(nèi)部質(zhì)量審核方案并負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員組成審核小組實施審核活動。 3.3

9、各部門負(fù)責(zé)配合審核小組對本部門質(zhì)量活動進(jìn)行審核 217.程序文件的編制 7. 5 程序文件例如 4.工作程序 4.1 內(nèi)部質(zhì)量審核活動是本企業(yè)一項定期舉行的、正式的質(zhì)量管理體系審核活動，每年舉行兩次，上下半年各一次。管理者代表可視以下情況增加審核次數(shù)： 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)變更 管理機(jī)構(gòu)變更 客戶有較嚴(yán)重投訴 質(zhì)量體系運作中有較嚴(yán)重的異常情況 4.2 審核對象為本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門，審核小組成員由內(nèi)部質(zhì)量審核培訓(xùn)合格取得資格的人員組成，審核員與被審核的質(zhì)量活動不得有直接的責(zé)任關(guān)系。227.程序文件的編制 7. 5 程序文件例如 4.3審核前準(zhǔn)備 4.3.1管理者代表籌劃內(nèi)審時機(jī)，任命審

10、核組長組織內(nèi)審組實施審核活動。 4.3.2審核小組責(zé)在審核之前一個月提出內(nèi)部質(zhì)量審核方案報管理者代表審批。獲得批準(zhǔn)后，審核組在審核前兩周將審核方案正式遞交有關(guān)部門準(zhǔn)備。 4.3.3審核組根據(jù)審核方案制定檢查清單，必要時對體系文件進(jìn)行審核。237.程序文件的編制 7. 5 程序文件例如 4.4審核實施 4.4.1首次會議:現(xiàn)場審核活動開始前由審核組與各相關(guān)部門主管開一個簡短的見面會，對本次審核的事項進(jìn)行交代和再次確認(rèn)。 4.4.2現(xiàn)場審核 4.4.2.1現(xiàn)場審核應(yīng)在被審核部門負(fù)責(zé)人在場情況下進(jìn)行，審核應(yīng)盡可能不影響被審核部門工作的原那么進(jìn)行。 4.4.2.2審核員通過提問、觀察、抽查記錄、檢查或

11、檢測產(chǎn)品等方法對體系以下述規(guī)那么判斷不符合項： A：嚴(yán)重不符合項質(zhì)量活動嚴(yán)重不符合ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)要求或可能導(dǎo)致系統(tǒng)失效。 B：輕微不符合項與質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)要求輕微不符合。 C：觀察項程序文件實施沒能取得預(yù)期效果和需引起注意的某項活動。 4.4.2.3現(xiàn)場審核結(jié)束后審核組開一個小結(jié)會對審核情況進(jìn)行交流和匯總。247.程序文件的編制 7. 5 程序文件例如 4.5末次會議： 現(xiàn)場審核結(jié)束，審核組長負(fù)責(zé)召集審核組成員及被審核部門負(fù)責(zé)人召開審核末次會議。 a.審核組長報告本次審核情況； b.被審核部門確認(rèn)不符合項及觀察項 c.雙方確認(rèn)糾正不符合項所需的時間。257.程序文件的編制 7. 5

12、 程序文件例如 4.6實施糾正及跟蹤驗證 4.6.1?不符合項報告?中所指出的存在問題，由責(zé)任部門主管負(fù)責(zé)依據(jù)?糾正和預(yù)防措施控制程序?組織制定相應(yīng)糾正和預(yù)防措施并記入?不符合項報告?中。 4.6.2審核組成員按期對糾正措施的實施情況跟蹤驗證其有效性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與部門主管進(jìn)行溝通處理。 4.6.3跟蹤驗證結(jié)束后，審核組組長整理資料完成?內(nèi)部質(zhì)量審核報告?，審核報告應(yīng)包括完整的?不符合項報告?和?觀察項報告?記錄。并將其提交給管理者代表審批。 4.6.4審批后，審核組長將本次內(nèi)審的所有文件、資料匯總交文控室存檔。267.程序文件的編制7. 5 程序文件例如 5.相關(guān)文件 5.1?糾正和預(yù)防措

13、施控制程序? 6.質(zhì)量記錄 6.1?內(nèi)部質(zhì)量審核方案? 6.2?內(nèi)部質(zhì)量審核報告? 6.3?不符合項報告? 6.4?觀察項報告? 6.5?內(nèi)審核查表? 6.6?不符合項分布表? 6.7?會議簽到表?278.第三層文件的編制要求 8.1 應(yīng)符合“三、“四、“五條 款要求； 8.2 正文格式隨文件性質(zhì)不同而采用不同格式。可行時，可適當(dāng)參考程序文件格式； 8.3 例子: ?倉庫管理規(guī)定?。 倉庫是本公司物料管理部門，負(fù)責(zé)生產(chǎn)原料及輔料貯存，防護(hù)及收發(fā)。為進(jìn)一步明確倉管人員的職責(zé)，權(quán)限，特制定本規(guī)定，希倉管人員及相關(guān)人員共同遵守。 288.第三層文件的編制要求 一 收發(fā)及收貨程序 1 倉管人員依據(jù)來料

14、貨單收貨，點清來料數(shù)量，型號，規(guī)格，核對是否與貨單相符無誤后簽名入倉，并開具收貨報告單，登記入帳。 2 倉管人員如發(fā)現(xiàn)來料淋濕，色差，抽紗，破洞，經(jīng)緯不符，布料有污跡，應(yīng)立即報告廠長處理。 二 原料及輔料歸類存放，防護(hù) 1 布料應(yīng)明確布料型號，布種并分別存放。 2 輔料按其種類分類放置。 3 需防止受雨淋，日灑，防潮濕，防蟲鼠害。 4 原材料存放要嚴(yán)格分區(qū)域，標(biāo)識清楚。 5 檢驗后不合格品應(yīng)放在不合格區(qū)，進(jìn)行分類存放。 6 倉庫場地應(yīng)定時搞好環(huán)境衛(wèi)生。298.第三層文件的編制要求 三 物料的標(biāo)識 1 倉管人員應(yīng)對不同品種的布料及輔料做標(biāo)識，標(biāo)明其名稱，日期，產(chǎn)地，規(guī)格，縮水率。 2 標(biāo)識應(yīng)保管

15、好，防止遺失破損。 四 發(fā)料程序 倉庫人員應(yīng)根據(jù)定單跟辦房制單，裁床單開具的領(lǐng)料單中的品種，品名及數(shù)量發(fā)貨，同時加以復(fù)核并在單上簽名，并要求領(lǐng)料人員簽名。 五 材料庫存盤點及報表 每月月底倉庫人員對庫存布料，輔料進(jìn)行盤點，并根據(jù)本月收，發(fā)，存數(shù)據(jù)填寫月報表，交由公司財務(wù)部。 六. 必須做好平安預(yù)防措施，做好三防工作，防火，防盜，防濕，確保倉庫平安。309.質(zhì)量記錄表格 9.1 對標(biāo)準(zhǔn)提到的21處記錄要評審是否必須采用； 9.2 表格應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一風(fēng)格 9.3 表格內(nèi)容應(yīng)充實,填寫的內(nèi)容有針對性3110.質(zhì)量體系文件的編號例如 10.1 體系文件根據(jù)發(fā)放分?jǐn)?shù)進(jìn)行編號 分發(fā)號:在受控章里標(biāo)注分發(fā)序號

16、，用01、02、標(biāo)注，并在文件分發(fā)記錄中記錄。 10.2 修改狀態(tài) “修改次數(shù)/版本號, 其中：版本號用“A、B、C.表示，修改次數(shù)用“09表示，如1/A表示為A版第一次修訂。修改到第10次時換版有重大修改可提前換版3211.文件修改案例局部職責(zé)沒有描述沒有責(zé)任人，職責(zé)中提到在程序中應(yīng)有描述，職責(zé)應(yīng)能與程序相統(tǒng)一；同一件事不能由多個崗位負(fù)責(zé)，能落實到崗位的要落實到崗位；維修人員在修理中發(fā)現(xiàn)新的故障時，應(yīng)報給業(yè)務(wù)接待及時與顧客取得聯(lián)系如聯(lián)系不上時車間如何做？注意邏輯，先檢驗后洗車還是先洗車后檢驗； 營銷員在車輛交付顧客三個工作日內(nèi)需與顧客聯(lián)系，確認(rèn)顧客是否對效勞滿意，如有反響應(yīng)記錄清楚并通知相關(guān)

17、人員如顧客不滿意時信息如何傳遞、如何跟蹤、如何回復(fù)顧客車間(能具體到崗位那么到崗位)負(fù)責(zé)車輛維修準(zhǔn)備和管理。3311.文件修改案例銷售經(jīng)理、車輛訂購員負(fù)責(zé)整車的檢驗。是否兩個角色同時進(jìn)行當(dāng)整車不合格時，由檢驗人員在上汽群眾車輛倉儲中心當(dāng)場當(dāng)提回公司如何處理？辦理退換。本公司對不合格配件附件、整車不作讓步接收、使用和銷售。對隨后不合格信息傳遞處理如何班組長對維修車輛本工種完工工程進(jìn)行互檢，合格后簽名，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有不合格時，不再轉(zhuǎn)入下道工序，立即責(zé)令責(zé)任人當(dāng)時進(jìn)行返工，并由誰重新檢驗至合格。記錄的要求對于反復(fù)出現(xiàn)如何界定的不合格，質(zhì)量檢驗員應(yīng)會同效勞經(jīng)理、車間主任或配件經(jīng)理或銷售經(jīng)理及相關(guān)責(zé)任人共同分析不合格的原因，查清責(zé)任，提出防止不合格再次發(fā)生的措施。有無對措施實施效果的跟蹤，誰來驗證特殊工序有技術(shù)部定期進(jìn)行能力評價，發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量波動，隨時分析。分析結(jié)果的處理及信息傳遞3411.文件修改案例配件采購員、配件經(jīng)理、整車銷售經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、站長、廠長負(fù)責(zé)采購付款。未區(qū)分好