集團(tuán)檔案管理制度(新版)范本

1、PAGE PAGE 4集團(tuán)檔案管理制度為了加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理工作，保證公司各類歸檔文件的系統(tǒng)、完整和安全，提高利用率，在實(shí)際工作中充分發(fā)揮其價(jià)值和作用，根據(jù)集團(tuán)公司檔案管理現(xiàn)狀，特作出如下規(guī)定：一、檔案的歸檔：1、集團(tuán)行政中心派專人負(fù)責(zé)集團(tuán)各類檔案的歸檔登記、借閱查詢、返還催要等相關(guān)事宜。2、各部門辦理各項(xiàng)審批手續(xù)的負(fù)責(zé)人，應(yīng)在相應(yīng)上級(jí)主管部門（包括：發(fā)改委、市建委、規(guī)劃、環(huán)保、拆遷、人防、消防、衛(wèi)生、招標(biāo)、工商、質(zhì)監(jiān)、稅務(wù)、財(cái)政、外經(jīng)貿(mào)等）下發(fā)各種批準(zhǔn)、批復(fù)、證照等文件之日起一周內(nèi)，將原件送交行政中心存檔。如該文件需繼續(xù)使用，可到行政中心辦理常規(guī)借閱手續(xù)。2、工程、銷售、施工等各類合同/協(xié)

2、議的簽訂負(fù)責(zé)人，應(yīng)在合同簽訂之日起一周內(nèi)，將合同原件及匯簽單送交行政中心存檔。合同中應(yīng)明確經(jīng)手人及合同簽訂日期。3、集團(tuán)相關(guān)部門若與相應(yīng)的上級(jí)主管部門或有關(guān)單位之間發(fā)生文書往來（如：請(qǐng)示、通知、信函等），應(yīng)在發(fā)布當(dāng)日（特殊情況請(qǐng)于三日內(nèi)）將其復(fù)印件及時(shí)送交行政中心存檔，以便需要時(shí)能迅速查閱。4、集團(tuán)內(nèi)部下發(fā)的文件，應(yīng)于下發(fā)當(dāng)日由檔案管理員負(fù)責(zé)將原件登記歸檔。5、集團(tuán)召開的各項(xiàng)會(huì)議、活動(dòng)（如：年會(huì)、董事會(huì)、競(jìng)聘會(huì)、各類培訓(xùn)、聯(lián)歡會(huì)、項(xiàng)目啟動(dòng)儀式、簽約儀式等），需要派專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍照和錄制，并于一周內(nèi)將照片及影像資料刻錄成光盤，送交行政中心登記歸檔，以備日后查閱。6、各部門自行留存的文件（如會(huì)計(jì)檔

3、案、人事檔案、市場(chǎng)銷售檔案等）可由相關(guān)負(fù)責(zé)人指定專人分類歸檔，重要資料如有需要可報(bào)送行政中心備份。7、檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行核查、整理，發(fā)現(xiàn)破損、褪變的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修裱和復(fù)制。同時(shí)要嚴(yán)守紀(jì)律，與外界人員通信、談話不得涉及檔案內(nèi)容，不得將機(jī)密檔案帶出。二、檔案的借閱：1、集團(tuán)員工如需向行政中心借閱檔案，應(yīng)先填寫檔案借閱登記簿并詳細(xì)標(biāo)明借閱人姓名及歸還日期，由檔案管理員為其查找，嚴(yán)禁未經(jīng)許可而私自翻閱檔案。2、集團(tuán)檔案借閱期限最長(zhǎng)不得超過15日，借閱人若不能在登記期限之內(nèi)返還，應(yīng)在到期之日的前一天向檔案管理員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。3、代替其他使用者借閱檔案的人員，應(yīng)在登記簿的備注中寫明

4、使用者的姓名，以便檔案管理員了解檔案去向。4、如借閱人表明只對(duì)檔案進(jìn)行暫時(shí)查閱，并不外借，則借閱人必須在行政中心內(nèi)查閱，不得以任何理由將檔案擅自帶走，更不準(zhǔn)私自摘錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)借、拆封、勾劃、涂改檔案。如需復(fù)印、抄錄檔案，則必須告知檔案管理員，特殊文件需經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)后方可復(fù)制，機(jī)密文件不得復(fù)制。5、部分特殊檔案原件需要上交相關(guān)主管部門而不再返還的，則經(jīng)辦人必須到檔案管理員處填寫集團(tuán)各類檔案原件上交申請(qǐng)表，經(jīng)其部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，行政總監(jiān)審批通過后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的返還：1、借閱人員應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間返還所借檔案，檔案管理員也應(yīng)在到期之日的前一天對(duì)該檔案進(jìn)行催要。如借閱人員無故拖延歸還時(shí)間，或經(jīng)多次催要拒不歸還，且不辦理續(xù)借手續(xù)，集團(tuán)將視情節(jié)的輕重給予相應(yīng)的處罰。2、借閱人員要妥善保管好所借檔案，如在使用過程中出現(xiàn)破損，應(yīng)及時(shí)粘補(bǔ)或裝訂。檔案返還時(shí)檔案管理員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行查驗(yàn)登記，確認(rèn)完好無損后辦理返還手續(xù)。對(duì)歸還檔案不全或破損嚴(yán)重的，檔案管理員應(yīng)及時(shí)向行政總監(jiān)報(bào)告。3、檔案借出后，借閱者若不慎將其遺失，絕不可拖延或隱