word2007排版教程附詳圖

1、文稿錄入排版技巧尹茂龍2018年 7 月 16 日文稿錄入排版技巧目錄1 word 中正文的輸入1普通文字 1上下標及公式的輸入 1 快捷方式的調出方法 1 輸入方法 3特殊符號的輸入 4格式刷的使用 52 文檔排版技巧52.1設置首行左縮進52.2設置標題字體、樣式（無需生成目錄的操作）62.3設置標題（可用來生成目錄）6自動生成目錄 8文本框及圖文混排技巧 93、網頁內容復制到word 以后的排版及查找替換功能的使用11網頁內容快速轉入 word 11文檔內查找替換空行的操作 12 4、 word 中表格的處理 13表格調整及表內數(shù)據的處理13三線表的設置 15文稿錄入排版技巧使用 wor

2、d 進行文檔編輯是一件十分輕松的事，如果不掌握技巧，就不是那么簡單了，為此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧進行了總結歸納，想必會對大家的學習、工作、生活有所幫助。1 word 中正文的輸入1.1 普通文字使用各種輸入法正常輸入正文，無需對排版等進行設置（要使用兩端對齊的基本設置， 不然右側邊界的字會出現(xiàn)進進出出、很不齊的現(xiàn)象） ，打字完成后再進行排版。1.2上下標及公式的輸入快捷方式的調出方法可以通過菜單調出上下標， 方法為：在工具欄的任意位置單擊鼠標右鍵彈出菜單后選擇最后一行的“自定義”然后在“命令”“格式”選項中找到x2 和 x2，并用鼠標左鍵按住拖放到工具欄的任意位置，當出現(xiàn)“I ”標志

3、時，松開左鍵，上下標的快捷方式設置成功。如圖1、圖 2 所示。第 1 頁圖 1 上下標快捷、方式的調出步驟圖 2 上下標快捷、方式的調出步驟公式編輯器的快捷方式從“插入”選項中調出，也要用鼠標左鍵拖拉到桌面工具欄的任意位置（如圖 3 所示）。但是如果在安裝 word 時沒有安裝公式編輯器，就需要在使用這個功能時進行安裝，系統(tǒng)會有提示，如果當時已經安裝，就可以正常使用了。第 2 頁圖 3 公式編輯器快捷方式的調出步驟輸入方法如 a2+b2 的輸入只需在輸入a2+b2 后，選中 2，然后單擊快捷方式X 2，即可轉為上標，其余雷同。也可以在完成一個下上標的設置后，選中該上標格式，用格式刷刷其它需要設

4、置上標的文字。即：先設置a2 為上標，然后選中2，然后雙擊格式刷，就可以到其它地方刷上標了。如果用到公式錄入， 就要使用公式編輯器，打開后出現(xiàn)圖 4 的公式界面，單擊選擇格式，詳細的對應關系見圖 5。這些格式可以組合使用，如輸入比較復雜的數(shù)學公式就要用到這些組合功能。第 3 頁圖 4 公式編輯器菜單欄圖 5 公式編輯器全部輸入格式對照圖1.2特殊符號的輸入一般根據輸入法來確定如何輸入特殊符號，如、和外國人名中間的小點 等就要在輸入法提供的功能中選擇輸入了。如拼音加加可以直接定義成組符號，紫光拼音可以單獨定義符號，微軟拼音、智能ABC 和五筆字型可以在輸入法提供的軟件盤中選擇特殊符號的輸入。只是

5、有些需要轉第 4 頁換，而有些則可以直接輸入無需進行轉換，如拼音加加、紫光、自然碼等輸入法在輸入特殊符號時都不用單獨轉換，而是有一些特殊的設置，如自然碼（可以引入拼音加加使用），以字母 O 開頭，可以輸入 od：； oz： ； ot：； oh：各種希臘字母； oe：各種俄文字母， or：各種日文符號； oi ：各種編號，；用戶還可以自己定義或增加特殊符號， 這樣就可以像輸入正文文字一樣的快速錄入，從而提高辦公效率。1.3格式刷的使用格式刷屬于常用工具欄的命令，其圖標為，可用來簡化批量重復操作，如設置標題為黑體， 3 號字，只要完成了一個標題的設置，就可以在選中該內容之后雙擊格式刷圖標，然后讓鼠

6、標“帶著”刷子將其他標題刷為相同的格式，作者在使用中經常用格式刷處理標題樣式（如字體、字號、行距等） 、段落縮進、設置上下標、表格內統(tǒng)一樣式等，學會了格式刷，以后就不用逐個設置相同格式的標題、段落的內容了。2 文檔排版技巧由于工作用紙多為 A4，因此紙張一般設置成 A4。正文字體、字號一般使用宋體、小四號，標題可以適當大一些， 如三號字或小二號字， 一般設置成黑體字。文件內容輸入完成后，一般按下面操作進行排版。設置首行左縮進首行左縮進就是第一行開始空兩格，設置方法為：選中全部文字，快捷操作方法是 ctrl+A ，或者在打字區(qū)域的左側， 出現(xiàn)如圖所示的箭頭時， 三擊鼠標左鍵。 其實，快速選中文字

7、另有幾種快捷方式，選中一行：單擊鼠標左鍵；選中一段，快速雙擊左鍵；選中全文：快速三擊左鍵；選中文章中的部分內容，鼠標點到開始點，然后移動鼠標到目標位置，暫不點擊，先按住shift ，再點擊鼠標左鍵，該范圍的文字即被選中。這些操作應該比用鼠標從頭拉到尾快很多，而且方便操。然后單擊“格式”菜單項的“段落” ，設置首行縮進 2 個字符。這樣之后全5 頁文即完成了首行縮進。6 快速選中一行、一段或全文時的鼠標狀態(tài)設置標題字體、樣式（無需生成目錄的操作）先設置文章的大標題字體、字號，它是單獨設置的。計算機內安裝的字體均可以供選擇， 字號系統(tǒng)提供了11638 點陣的字號， 標題一般選擇三號或者小二號，以示

8、與正文區(qū)別。如打印特大字，會用到人工輸入字符點陣的情況，如打印50 號、300 號字等，可以試試看。文章內部的各級小標題字體、字號設置，可以在設置好一個后，用格式刷進行快捷設置。2.3設置標題（可用來生成目錄）在編輯講義、成冊的技術或管理文件時，總想快速查找到指定章節(jié)，同時還要自動生成目錄（序號 章節(jié) 頁號），這就用到了 “標題 ”概念，在 Word 的“格式 ”工具欄的最左側， 單擊樣式的下拉箭頭，出現(xiàn)標題樣式 （如圖8 所示）。第 6 頁圖 8標題下拉菜單圖 9 設定標題樣式下面簡要介紹標題設置方法：鼠標選定需設置的標題行 （以設置 1 級標題為例），單擊樣式出現(xiàn)圖 11 所示的下拉菜單，

9、鼠標移至標題 1，單擊鼠標左鍵，完成第一個標題設置，然后修改標題 1 的字體、字號、行間距，完成后再執(zhí)行一次圖 8 下拉菜單出現(xiàn)圖 9 的對話框，單擊圖 9 中箭頭所指位置 “標題 1+黑體，小四， ”，標題設置即告完成，其他同級標題可用格式刷刷一遍，二級及下級標題設置步驟同上，超過三級標題后，需將頁面從“頁面視圖 ”調為 “大綱視圖 ”，然后應用提升標題或降低標題的命令（如圖10 所示）來設置標題樣式。圖 10 大綱視圖頁面提升、降低標題操作使用 Word2000 設置標題的操作與上述步驟有所不同，在選定一個作標題的行后，單擊 “樣式 ”下拉菜單，單擊標題 1（仍以設置標題 1 為例），進入

10、編輯狀態(tài)后，修改標題 1 的字體、段落等格式，選中標題行后，光標單擊并移到樣式下拉菜單的標題 1 一行，回車或單擊確認，在出現(xiàn)的對話框中，選擇第一行 “更新樣式，以反映最近所做修改 ”，這樣對標題 1 樣式的修改及設定就完成了，其余等級的標題操作類推。第 7 頁2.4自動生成目錄UMTS/HLRGSM/HLR鑒權信息為5 元組鑒權信息為3 元組標題設置完成后，執(zhí)行插入 “引用 索引和目錄 ”命令（ Office2000 可直接插入索引和目錄），光標移至目錄選項（如圖 11 所示），將格式調整為作者希望的格式后，單擊確定，完成目錄插入。圖 11 插入索引和目錄對話框有時插入目錄后，還需對文件內容

11、（如正文、標題等）進行修改，這就會使部分章節(jié)的名稱、頁號發(fā)生變化，這樣目錄就需要進行更新，否則修改過的內容就無法正確顯示。更新目錄時，只需在文件內容修改后，在目錄區(qū)域單擊鼠標右鍵，在出現(xiàn)快捷菜單中選擇并單擊 “更新域 ”，在彈出的對話框中， “選擇更新整個目錄 ”（如圖 12 所示），目錄立即被更新。圖 12 更新目錄操作第 8 頁文本框及圖文混排技巧在一般的技術文獻中，經常會使用到文本框、圖片、圖文混排等操作，下面僅就文本框及圖文混排的技巧進行介紹 文本框的使用技巧在工具欄區(qū)域內單擊鼠標右鍵，調出 “繪圖 ”工具欄，使用繪圖工具中提供的自選圖形、直線、箭頭、文本框等可進行一般簡圖的繪制，圖1

12、3a 為作者使用Word2000 繪制的簡圖。在圖 13 a 的繪制過程中，使用了矩形、自選圖形（曲線）、直線（虛線）、文本框、選擇對象以及文本框組合， 在圖 13a 中所有文字、 數(shù)字均通過文本框輸入，以便進行組合。具體步驟為：使用矩形、曲線、直線繪制基本圖形，兩條豎線設置為虛線；添加圖中文字標識的文本框、 橫坐標、縱坐標標識，繪制圖 X 的標識文本框；隨后進行組合操作，單擊繪圖工具欄 “選擇對象 ”，將鼠標移到圖 13b 的左上方，按住鼠標左鍵不放，并向右下方拖，直到覆蓋圖形的所有區(qū)域，松開鼠標，圖形就被選中了；選定后的樣式如圖 13b 所示，之后在圖形區(qū)域單擊右鍵，選擇組合（如圖 14

13、所示），圖片即成為圖 13a 的樣式了，這時你可以任意移動圖片，圖片會跟著整體移動，而不至于有的跟著移動，有的不動，造成圖形混亂。a.繪制完成效果圖b.組合選定效果第 9 頁圖 13 文本框繪制組合樣式圖 4 文本框組合對話框 圖文混排技巧當文本框及圖片插入到文檔后需要進行圖文混排，具體步驟為：選定圖片后單擊鼠標右鍵，在彈出的對話框中，選擇 “設置圖片格式 ”；然后選擇高級對話框，此時會出現(xiàn)圖15 所示的兩個高級選項，在圖15a 中最下方的三個選項都可以選定，在圖 15b 中，一般使用上下型或四周型（偏右側）的混排樣式，以上內容都選定后按 “確定 ”，即可完成圖文混排。需要說明的是圖 15a

14、選項不適用于數(shù)碼相片、掃描照片等格式，該格式的圖片僅使用圖 15b 的設置即可完成混排。這種格式的圖片如需進行圖文混排，應在執(zhí)行“分解圖片”命令后才能進行，該命令在“繪圖”選項中，如圖 15c 所示，可以通過自定義將快捷方式拉到桌面上。a.圖片位置高級選項b.文字環(huán)繞高級選項c.分解圖片選項第 10 頁圖 15 設置圖片格式對話框3、網頁內容復制到word 以后的排版及查找替換功能的使用網頁內容下載到計算機或粘貼到 word 后，在編輯時經常發(fā)現(xiàn)文章中有多行空白區(qū)域，逐行人工刪除，需要刪除的太多了，累一點不說，顯得操作者太沒有水平，本人最近發(fā)現(xiàn)了一種快捷方式，短時間內就可以把這些空行清除，而且

15、毫不費力，也無需記住太多的命令。 下面對網頁內容向 word 復制、粘貼、查找、替換等進行技巧介紹。3.1網頁內容快速轉入wordword2000 以后的版本提供的智能剪貼板功能，如圖 16 所示，單擊該命令即可調出“剪貼板”對話框， word2000 可以一次智能粘貼 12 次， word2002（XP）、2003 可以連續(xù)粘貼 24 次，即連續(xù)復制，一次性粘貼。具體操作方法為：圖 16 office 剪貼板命令先打開 word，調出剪貼板（可以在 word中設置好，如圖17 所示的設置即可在復制時，直接顯示剪貼板），然后打開網頁（或其它文稿的內容） ，選定復制范圍，選擇復制，word200

16、0 可以 12 次，word2002/3 可以 24 次，然后回到 word 編輯界面，單擊“全部粘貼”（圖 17 上方左側按鈕），多個復制內容一次性的被“整合” （復制、粘貼）到一起。要想繼續(xù)復制其他內容，需將剛才的復制到剪貼板的內容清空點擊“全部清空” （圖 17 上方右側按鈕），然后再去復制其他內容。如果是已經下載的網頁內容（推薦使用flashget 網際快車在網頁上下載全部鏈接），可以一次性的通過“插入文件”或一次打開多個下載文件逐個選擇范圍向 word 復制，但兩者都要求計算機有足夠的內存。當然 word 的剪貼板也可以用來進行特殊符號的快捷輸入方法， 如在編輯文稿過程中經常用到某些

17、特殊字符，就可以將其編輯一次，然后調入剪貼板，隨時顯示在屏幕右側，單擊即可插入正文中，豈不方便多了，這得益于word 的智能剪貼板可以將所有復制（包括剪切）的內容在右側按復制順序顯示。文檔內查找替換空行的操作經分析，從網頁導入到 word 的文件一般包括“手動換行符” （顯示為）、連續(xù)的回車符（段落標記，在段尾顯示為，可通過顯示隱藏標志調整出來）或者回車符 +一個短空格 +回車符，這些都可以通過下面的操作來快速的進行清除。圖 18 顯示段落標記等控制符的按鈕打開 word 的“編輯”菜單欄打開 “替換”，然后，單擊對話框的“高級”（一般顯示為“常規(guī)”），在“查找”欄內點擊特殊字符的“手動換行符”輸入“l(fā)”,在“替換”欄內點擊特殊字符的“段落標記”輸入“p”，即圖 19 所示。然后選擇“全部替換”，立刻全部更換為段落標記。下一步將多余段落標記全部替換掉，操作方法為， 查找特殊字符兩個段落標第 12 頁記，即 ，并在替換欄內輸 入一個 段落 標記，即，然后執(zhí)行 “全部替換” 若干次后，文檔中的重復、連續(xù)段落標記就被刪除了， 文章內容顯得緊湊多了， 隨后按照正常的排版思路就可以快速的進行排版了。關于 word 查找 /替換中的其它特殊字符如何進行替換，不妨試試，應該會有收獲的，比如將一個代號