淺談檔案歸檔管理及信息化技術(shù)的應(yīng)用3400字

1、淺談檔案歸檔管理及信息化技術(shù)的應(yīng)用3400字 摘 要檔案管理工作包括檔案的搜集、管理、保管、鑒定及開發(fā)利用等方面，具有管理性、效勞性、政治性特點(diǎn)。檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)最為根底也是最為關(guān)鍵的一個(gè)局部，是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石，對(duì)單位工作開展及社會(huì)開展進(jìn)步都有著積極意義。本文主要從兩個(gè)方面出發(fā)，討論如何更好地進(jìn)展檔案管理和檔案的信息化管理。 關(guān)鍵詞檔案；歸檔；管理；信息化doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2022.20.108中圖分類號(hào)G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)1673-0194202220-0-02檔案管理就是指檔案的搜集、整理、?b定、統(tǒng)計(jì)、保管以及后續(xù)的為

2、別人提供便利的效勞工作。工作的劃分也只是廣泛概念上的而不是絕對(duì)的，由于現(xiàn)代社會(huì)的開展，檔案管理的工作已經(jīng)開展成一個(gè)較為復(fù)雜的工作系統(tǒng)，按照多種層次進(jìn)展劃分，但歸根到底檔案管理最重要的環(huán)節(jié)還是歸檔管理以及結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)多媒體設(shè)備的信息化應(yīng)用兩個(gè)方面。1 新時(shí)期檔案歸檔管理工作的要求1.1 創(chuàng)新關(guān)于歸檔管理工作的觀念檔案的搜集工作和整理工作是當(dāng)前新型社會(huì)環(huán)境下各個(gè)單位進(jìn)展檔案管理工作的最根本環(huán)節(jié)，任何一個(gè)脫離了檔案搜集和整理的檔案管理工作都是不具備地基的高樓大廈，一切管理工作都是虛談。由于歸檔工作是整個(gè)檔案搜集工作、整理工作的核心環(huán)節(jié)和根本內(nèi)容，所以歸檔工作負(fù)責(zé)人的思想對(duì)于整個(gè)檔案歸檔工作的質(zhì)量和效

3、率都會(huì)造成舉足輕重的影響?；诖?，相關(guān)工作的負(fù)責(zé)人必須結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)和開展特征，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案歸檔管理思想，將可持續(xù)開展的管理理念融入歸檔工作中去，在管理中將“以人為本的管理思想落實(shí)到工作中，將檔案歸檔和其他的檔案管理工作統(tǒng)籌兼顧，做到協(xié)調(diào)開展。必要的時(shí)候，檔案管理部門可以建立歸檔工作的二級(jí)單位，明確整個(gè)歸檔環(huán)節(jié)的核心地位，兼顧檔案歸檔工作的源頭和將來開展方向。1.2 傳遞“整合檔案的工作理念現(xiàn)代社會(huì)各單位要想順利地開展并完成檔案的歸檔工作，就必須拓展歸檔形式，宣傳國(guó)家在檔案管理方面的規(guī)章制度，讓單位的相關(guān)工作人員將這些法律法規(guī)都落實(shí)到位，形成良好的歸檔意識(shí)。形成歸檔工作二級(jí)單位的各單位

4、也要盡可能的朝著標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的工作標(biāo)準(zhǔn)開展，可以借鑒上級(jí)單位或其他組織較為先進(jìn)、合理的歸檔經(jīng)歷，將制度建立工作放在首位。一般情況下，歸檔工作必須做到多檔案協(xié)調(diào)統(tǒng)一、各部門各司其職、全面搜集檔案、集中管理歸檔四個(gè)方面。工作人員的詳細(xì)分工安排那么需要充分發(fā)揮各單位辦公室等管理部門的檢查作用和協(xié)調(diào)作用，各單位可以安排專門的管理部門下派到各個(gè)分管部門進(jìn)展歸檔工作的指導(dǎo)和管理，保證全社會(huì)歸檔工作的順利、合理進(jìn)展。1.3 明確檔案歸檔管理工作人員的職責(zé)檔案的歸檔工作是一項(xiàng)較為浩大但又非常細(xì)致的工程，因此必須明確每一個(gè)檔案管理單位的詳細(xì)職責(zé)，必須落實(shí)到個(gè)人，讓每一位歸檔管理工作人員都明確自己責(zé)任范圍內(nèi)的工

5、作內(nèi)容，以確保每一本檔案都可以追溯源頭到個(gè)人，明確責(zé)任。同時(shí)，也要提升歸檔工作相關(guān)人員對(duì)于工作的責(zé)任心和積極性，要培養(yǎng)工作人員的業(yè)務(wù)才能，不僅僅是歸檔工作的才能，還有數(shù)據(jù)搜集、數(shù)據(jù)測(cè)試、多種檔案載體的使用才能。各單位可以聘請(qǐng)專業(yè)人員開展講座，更好地讓歸檔管理工作人員使用相關(guān)軟件。除了業(yè)務(wù)才能之外，也要進(jìn)步工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，例如保密工作、時(shí)效性概念等。防止因?yàn)闄n案內(nèi)容的泄露或者時(shí)間因素影響，造成無法挽回的損失。提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不僅是其自身才能開展的途徑，也是更高效地完成單位檔案工作內(nèi)容的保障。在較強(qiáng)職務(wù)勝任力之下，檔案工作人員的工作壓力必然會(huì)有所緩解，工作熱情和效率也會(huì)不斷提升，進(jìn)而從根

6、本上進(jìn)步單位檔案各項(xiàng)工作的管理程度。1.4 強(qiáng)化檔案歸檔后的平安管理檔案管理部門不僅要管理當(dāng)前階段的檔案內(nèi)容，還需要妥善保管以前已經(jīng)形成的原始檔案和資料，以確保檔案的真實(shí)性。尤其對(duì)于一些非常重要的或者指導(dǎo)審批的文字材料，更是要按照國(guó)家規(guī)定的法律法規(guī)，按照相關(guān)程序進(jìn)展修訂或者整理。妥善保管往年資料是最根底的工作內(nèi)容，必須在這個(gè)根底上及時(shí)進(jìn)展材料的歸檔工作，將各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的資料、各人員的檔案資料等都按照類別成冊(cè)，裝入相應(yīng)的檔案管理工具中，以確保日后檔案效勞工作可以順利地進(jìn)展。當(dāng)然，平安管理要求管理人員具備較高的素養(yǎng)，遵守各項(xiàng)檔案管理的條例，這樣才可以確保檔案的平安性和不泄露性。除此之外，在歸檔資料

7、的保存中要防蟲、防潮、放光，最大程度地延長(zhǎng)這些資料的使用壽命。2 有效應(yīng)用檔案信息技術(shù)的策略2.1 創(chuàng)新應(yīng)用觀念將檔案進(jìn)展信息化的處理就必須具備信息化的思想觀念及便捷化的效勞理念。電子檔案館的建立對(duì)于信息化的建立有著非常重要的作用，假如電子檔案自身不可以獨(dú)立存在、獨(dú)立得到應(yīng)用，就失去了其作為電子檔案的價(jià)值和意義，只會(huì)對(duì)檔案管理工作起到阻礙作用。在很多單位，電子文件都只是某項(xiàng)紙質(zhì)文件的附帶產(chǎn)品或者電子化形式，因?yàn)橛屑堎|(zhì)文件的保障，導(dǎo)致整個(gè)電子檔案都不受到相關(guān)單位的重視，有的人員甚至可以在電腦上隨意地對(duì)這些文件進(jìn)展修改和刪除，使一些原始的電子檔案稿件在一段時(shí)間后變得面目全非，失去了作為電子檔案存在

8、的意義。因此，信息時(shí)代的檔案管理部門工作者，必須將自己的思想認(rèn)知進(jìn)步到新的層次，認(rèn)識(shí)到檔案管理電子化是更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)開展效勞，將電子檔案的歸檔工作重視起來。2.2 開發(fā)新型管理系統(tǒng)要想將檔案管理的信息化應(yīng)用進(jìn)展到底，就必須讓電子檔案的管理程序化。很多單位由于缺乏電子檔案的管理經(jīng)歷或者不夠重視電子檔案的管理，導(dǎo)致電子檔案的歸類非?；靵y或者繁瑣。解決這一問題的關(guān)鍵是要建立一個(gè)完好的電子檔案管理體系。除此之外，雖然電腦自身的系統(tǒng)具有保存和管理電子文檔的功能，但是它在檔案管理及應(yīng)用方面不具有專業(yè)性，因此，應(yīng)該開發(fā)新型管理系統(tǒng)，使整個(gè)檔案信息化管理的過程程序化，這樣不管是平安性還是技術(shù)性都可以得到足夠

9、的保障。有關(guān)單位在條件答應(yīng)的情況下，也可以制定一套專門保護(hù)電子檔案軟件的措施，全方位減少電子檔案被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。2.3 鑒定電子檔案價(jià)值正如一些貴重物品需要鑒定一樣，電子檔案也需要鑒定。只有鑒定后才真正理解電子檔案的價(jià)值。鑒定能幫助相關(guān)管理者、工作者判別這份電子檔案的真假。對(duì)于檔案庫中具有紕漏的電子檔案最直接的修正方法就是修改或刪除。當(dāng)前開展檔案電子化管理的單位較少，即使有些單位進(jìn)展了這項(xiàng)工作也只是將文件從計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器里通過U盤搬運(yùn)到另一個(gè)挪動(dòng)硬盤中。這樣日后的工作接替者根本無法判斷挪動(dòng)硬盤中電子檔案的真實(shí)性。這樣的信息化應(yīng)用是毫無意義的，因此，相關(guān)單位一定要進(jìn)展各項(xiàng)電子檔案的價(jià)值鑒定工作。例如

10、：可以成立專業(yè)的電子檔案鑒定小組，針對(duì)即將歸檔的電子文件進(jìn)展價(jià)值鑒定，這樣可以讓電子檔案的完好程度、真實(shí)性、有效性完現(xiàn)出來，幫助工作人員明確哪些檔案是可以保存下來，哪些是需要進(jìn)一步考察的，降低了日后工作的繁瑣性。2.4 培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才對(duì)檔案歸檔的信息化管理和應(yīng)用不僅需要足夠的檔案管理知識(shí)，還要求工作人員具有專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作才能，但是就目前的情況而言，很少有兩者都具備的工作技術(shù)人員，一般都是只具有理論管理知識(shí)的管理人才或者只具有計(jì)算機(jī)處理才能的IT人才。因此，各個(gè)單位都應(yīng)重視培養(yǎng)可以勝任單位內(nèi)部檔案管理需求的優(yōu)秀人才，這些人才要具備扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、過硬的信息化辦公應(yīng)用技能。在專業(yè)化檔案管理人才的培養(yǎng)中，可以聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)展授課、培訓(xùn)，進(jìn)步工作者的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，最終通過優(yōu)異的工作質(zhì)量來保障檔案的信息化應(yīng)用。3 結(jié) 語隨著信息化的開展，檔案管理的歸檔環(huán)節(jié)必須進(jìn)展創(chuàng)新，并將其與信息化技術(shù)結(jié)合在一起，當(dāng)然，這樣的創(chuàng)新、改革不