大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理芻議

1、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理芻議【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息獲取日益便利化，海量信息滲透到各行各業(yè)，成為重要的生產(chǎn)要素，社會已然進入大數(shù)據(jù)時代。本文從大數(shù)據(jù)背景出發(fā)，分析當(dāng)前形勢下公立醫(yī)院人事檔案管理的不足和機遇，展望了其未來的發(fā)展前景。【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);公立醫(yī)院;人事檔案隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入，人才競爭越來越激烈，現(xiàn)行的人事檔案管理已難以適應(yīng)醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展需要，這亟須人事檔案管理的變革、進步與發(fā)展。本文結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景，分析公立醫(yī)院人事檔案的大數(shù)據(jù)特征，探討其存在的問題和機遇，并對其發(fā)展趨勢進行了預(yù)測。一、醫(yī)院人事檔案的大數(shù)據(jù)特征（一）信息量龐大。公立醫(yī)院人事檔案部門負(fù)責(zé)醫(yī)

2、院各類人才檔案記錄、收集、整理、鑒定、保存、檢索和利用等。隨著醫(yī)院人才規(guī)模壯大和人才晉升、考核及變遷等日益頻繁，產(chǎn)生的原始人事記錄的信息種類和總量與過去不可同日而語，面對井噴的人事檔案數(shù)據(jù)，其包含的信息量非常龐大。（二）信息類型多樣性。公立醫(yī)院人事檔案主要涉及員工基本信息、職工學(xué)歷、政審、各類鑒定、招聘、職稱晉升、任免、工資表及職工獎罰等，包括醫(yī)院在人才管理及日?；顒又行纬傻南嚓P(guān)文件、報表、圖像與光盤等各種人事檔案資料，檔案數(shù)據(jù)來源多樣，包含半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，信息類型呈現(xiàn)多樣性。（三）信息開發(fā)利用價值高。公立醫(yī)院人事檔案信息資源豐富，數(shù)據(jù)價值密度相對較低，浪里淘沙卻又彌足珍貴，其蘊含極大

3、的開發(fā)利用價值，檔案管理部門要突破原有的服務(wù)模式，利用大數(shù)據(jù)算法充分挖掘利用人事檔案信息，為醫(yī)院提供更優(yōu)質(zhì)的人力資源服務(wù)，創(chuàng)造更大的價值。（四）信息產(chǎn)生速度快、時效高。與其他類型醫(yī)院相比，公立醫(yī)院人力資源更豐富，人力資源數(shù)據(jù)增長速度更快，信息需求時效性要求高。二、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理存在的問題（一）重視程度不夠、檔案收錄信息不全。由于檔案管理的現(xiàn)實效應(yīng)和經(jīng)濟效益并不顯著，加之傳統(tǒng)管理理念，如重檔案信息資源建設(shè)、輕檔案信息資源利用等，很多公立醫(yī)院重視程度不夠，存在檔案管理滯后、材料收集困難等問題，工作人員仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工管理模式和方法，某種程度上無法滿足社會需要和職工信息需求。作為事業(yè)單

4、位的公立醫(yī)院，納入人事檔案管理的內(nèi)容有具體、規(guī)范的要求，更側(cè)重于干部管理內(nèi)容，與新形勢下人力資源的評價體系相比，一些必要的信息有所欠缺，缺少個性化的內(nèi)容。比如，對于外科醫(yī)生的評價，其人事檔案僅僅涵蓋其教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、生活經(jīng)歷的部分資料，而對反映其實際診療水平的信息卻無法體現(xiàn)和細(xì)化，如年手術(shù)臺次、能開展的手術(shù)級別、手術(shù)并發(fā)癥發(fā)生率等，致使對其整體能力和水平的評價不夠全面，人力資源的整體利用存在盲區(qū)。另外，因紙質(zhì)檔案年份已久且數(shù)量龐大，單靠人力查閱資料耗時、耗力。職工檔案是否完整、內(nèi)容是否合理、時間是否連續(xù)，往往沒有清晰、明確的記錄，一旦缺失某一項內(nèi)容，再補全難度很大。（二）基礎(chǔ)設(shè)施不健全、檔

5、案系統(tǒng)建設(shè)滯后。大數(shù)據(jù)時代，公立醫(yī)院人事檔案管理實現(xiàn)信息化是必然，而不少醫(yī)院由于各方面的原因，對于檔案管理的硬件諸如計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、硬盤等并未配置齊全，致使檔案信息化建設(shè)整體水平受到限制。有的缺少專門的人事檔案管理系統(tǒng)，或者其獨立的檔案管理系統(tǒng)沒有與醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，無法滿足當(dāng)前形勢下檔案管理信息化建設(shè)要求，人事檔案信息的利用受到限制。（三）管理范圍受限、檔案存在形式單一。由于公立醫(yī)院編制所限，用人、用工方式多元化，使用了大量的聘用制、合同制人員，其中部分人員的檔案實行人事代理，由各級人社部門指定的人事檔案代理機構(gòu)統(tǒng)一管理，獨立于醫(yī)院管理之外。另外，人事檔案以紙質(zhì)內(nèi)容為

6、主，形式相對單一，部分公立醫(yī)院由于沒有專門的人事檔案管理系統(tǒng)，其紙質(zhì)檔案存放和查閱費時費力，對人事檔案信息無法進行有效提取、利用，一定程度上削弱了人事檔案服務(wù)于人力資源管理的作用。（四）人事檔案從業(yè)人員專業(yè)水平尚待提高。當(dāng)前，受制于公立醫(yī)院人員編制、人員結(jié)構(gòu)等因素，醫(yī)院內(nèi)部缺少專業(yè)的檔案管理人才和計算機專門人才，其日常工作多是對紙質(zhì)檔案的管理，這與大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案信息化要求尚存在較大差距，人事檔案從業(yè)人員在自身思想認(rèn)識、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)管理水平及能力等方面尚需改進和提高。三、大數(shù)據(jù)時代給公立醫(yī)院人事檔案管理帶來的機遇（一）有利于人事檔案信息的豐富。大數(shù)據(jù)時代的到來，拓展了人事檔案的信息來

7、源和儲備。公立醫(yī)院人事檔案在個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等歷史記錄基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將個人手術(shù)視頻、個人典型病例報告、科研專項進展等個性化內(nèi)容納入職工個人人事檔案，更加側(cè)重對專業(yè)技術(shù)、科研教學(xué)等信息的收集，豐富人事檔案內(nèi)涵。（二）有利于降低人事檔案管理維護成本。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以電子化形式存儲人事檔案信息，有利于對個人檔案信息迤行合理的分類、加工，也有效防止了對原有紙質(zhì)檔案翻閱而造成的損壞和污染。同時便于個人信息的及時更新、完善、查詢和使用，一定程度上降低人事檔案管理的成本。（三）有利于提高人事檔案

8、利用效率并實現(xiàn)檔案價值。大數(shù)據(jù)時代的信息化管理模式,便于檔案管理部門快速了解相關(guān)人員的人事信息，更加快捷、直觀地掌握醫(yī)院員工隊伍的實際情況，為醫(yī)院的人才培養(yǎng)和干部選拔任用提供支持，對加強醫(yī)院的人力資源管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。另外，公立醫(yī)院人事檔案集中、規(guī)范的統(tǒng)一管理，也有利于人事檔案信息的快速共享，進一步挖掘其利用價值。（四）有利于人力資源的開發(fā)利用和優(yōu)化配置。人事檔案管理的目的是服務(wù)人力資源管理，其著眼點是用人，做到人盡其才、才盡其用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，為全員管理、全過程管理提供了思路和便利，利用統(tǒng)一的檔案管理平臺收集各種人事信息，結(jié)合科室的學(xué)科發(fā)展、病人數(shù)量、病人病情實時監(jiān)控并合理分析

9、、區(qū)分對待，根據(jù)工作的需要適時調(diào)整科室的人力資源配備，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置和科學(xué)化管理。四、公立醫(yī)院人事檔案管理的未來發(fā)展趨勢（一）人力資源管理的細(xì)化與精準(zhǔn)。借鑒國外高度重視和集中管理人事檔案經(jīng)驗，積極利用與審慎開放并重，在充分保障職工個人權(quán)益基礎(chǔ)上，借助網(wǎng)絡(luò)和云計算等技術(shù)，對職工群體分類管理，對每個群體和個人量體裁衣，采取符合群體和個人特性的管理方式。比如針對某一個人的評價，可實現(xiàn)教育水平、工作經(jīng)歷、職稱、職務(wù)、技術(shù)水準(zhǔn)等全方位的精準(zhǔn)的評價，以全方位、全視角的評估方式實現(xiàn)人力資源利用效率的最大化。（二）檔案的個性化精準(zhǔn)推薦?？衫么髷?shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對醫(yī)院人事檔案進行精準(zhǔn)管理，根據(jù)醫(yī)院

10、管理者和個人的需求，對檔案信息進行全面、系統(tǒng)、精準(zhǔn)的分析，剔除無效信息后實現(xiàn)精準(zhǔn)推送，醫(yī)院需要什么信息，即可獲取什么信息，職工需要什么信息，即可得到什么信息。（三）數(shù)據(jù)檢索的便捷化。利用大數(shù)據(jù)平臺，在設(shè)置合理權(quán)限的基礎(chǔ)上，將實時的數(shù)據(jù)處理與分析和職工的需求聯(lián)系起來，提供實時性的全范圍搜索，方便管理者和個人獲取相應(yīng)的人事信息，使得所獲取的數(shù)據(jù)具備全面性及針對性，更具利用價值。（四）人事檔案信息化建設(shè)安全風(fēng)險的防范。大數(shù)據(jù)是一把雙刃劍，既帶來了發(fā)展機遇，也帶來了挑戰(zhàn)。公立醫(yī)院人事檔案管理部門在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理人事檔案信息的同時，應(yīng)當(dāng)防范其帶來的數(shù)據(jù)安全隱患。嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，加強必要的網(wǎng)絡(luò)安全教育，嚴(yán)格遵循相應(yīng)管理制度，消除安全隱患。提升醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，促進人事檔案管理工作的信息化和智庫化，提高醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量和效率，更好地為醫(yī)院服務(wù)?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】尹彩燕.大數(shù)據(jù)角度下醫(yī)院人事檔案的信息化管理措施