職場基本素養(yǎng)課件(PPT 45頁)

1、主講：王彬彬職場基本素養(yǎng)第1頁，共45頁。工作匯報(bào)工作計(jì)劃與總結(jié)工作方法與規(guī)則郵件發(fā)送會議組織辦公室禮儀123456課程大綱第2頁，共45頁。PART1 : 下屬如何進(jìn)行工作匯報(bào)？第3頁，共45頁。一、工作匯報(bào)的意義增進(jìn)上下級感情及了解讓上級了解工作進(jìn)度得到上級工作指導(dǎo)充分展示自己第4頁，共45頁。工作完成時(shí)，立即匯報(bào)工作進(jìn)行時(shí)，進(jìn)度匯報(bào)工作拖延時(shí)，及時(shí)匯報(bào)二、何時(shí)需要工作匯報(bào)？第5頁，共45頁。全面：整體工作情況準(zhǔn)確：用數(shù)據(jù)說話提出解決方案先講結(jié)果客觀：既報(bào)喜也報(bào)憂因人而異不越級匯報(bào)三、工作匯報(bào)技巧視頻：兩個員工買土豆第6頁，共45頁。PART2 : 如何做工作計(jì)劃和總結(jié)？第7頁，共45頁。

2、 工作計(jì)劃就是對我們即將開展的工作的設(shè)想和安排。 計(jì)劃是目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)手段一、什么是工作計(jì)劃？二、為什么要做工作計(jì)劃？ 提高工作效率 有效規(guī)劃時(shí)間 培養(yǎng)邏輯思維能力 上級可以做適當(dāng)補(bǔ)充第8頁，共45頁。成功金字塔第9頁，共45頁。四、工作計(jì)劃四大要素工作內(nèi)容（what）達(dá)成目標(biāo)（How)工作分工（Who)工作進(jìn)度（When)第10頁，共45頁。工作計(jì)劃表第11頁，共45頁。五、工作計(jì)劃工具SMART原則 : 如何制定5W2H：如何落地第12頁，共45頁。SMART原則S (Specific)：代表具體明確M (Measurable)：代表可衡量A (Attainable)：代表可實(shí)現(xiàn)R (Rele

3、vant):代表相關(guān)性T (Time bound):代表有時(shí)限第13頁，共45頁。練 習(xí)培訓(xùn)部門要完成一場新人培訓(xùn)人力行政部今年要加強(qiáng)企業(yè)文化的建設(shè)銷售部下個月的指標(biāo)是定制車輛20臺2015年公司的營業(yè)額要實(shí)現(xiàn)1000億的創(chuàng)收上述計(jì)劃是否符合SMART原則？第14頁，共45頁。1、Why為什么？為什么要這么做？理由何在？原因是什么？造成這樣的結(jié)果為什么？ 2、What是什么？目的是什么？做什么工作？ 3、 Where何處？在哪里做？從哪里入手？ 4、 When何時(shí)？什么時(shí)間完成？什么時(shí)機(jī)最適宜？ 5、 Who誰？由誰來承擔(dān)？誰來完成？誰負(fù)責(zé)？ 6、How怎么做？如何提高效率？如何實(shí)施？方法怎樣

4、？ 7、How much 多少？做到什么程度？數(shù)量如何？質(zhì)量水平如何？費(fèi)用產(chǎn)出如何？5W2H工具第15頁，共45頁。第一步 制訂符合SMART原則的計(jì)劃第二步 檢驗(yàn)計(jì)劃是否與上司的計(jì)劃一致第三步 列出可能遇到的問題和阻礙，找出相應(yīng)的解決方法第四步 列出實(shí)現(xiàn)計(jì)劃所需要的資源和授權(quán)第五步 確定計(jì)劃完成的日期六、制定工作計(jì)劃5個步驟第16頁，共45頁。七、工作總結(jié)的概念 過去的工作 總工作的經(jīng)驗(yàn),教訓(xùn),規(guī)律結(jié)第17頁，共45頁?？偨Y(jié)是做好工作的有力證據(jù)總結(jié)使經(jīng)驗(yàn)累積沉淀總結(jié)幫助自我成長總結(jié)是計(jì)劃的重要依據(jù)八、工作總結(jié)的作用第18頁，共45頁。1.基本情況 包括工作的有關(guān)條件,工作經(jīng)過情況和一些數(shù)據(jù)等

5、等. 2.成績,缺點(diǎn) 這是工作總結(jié)的中心重點(diǎn).總結(jié)的目的就是要肯定成績,找出缺點(diǎn). 3.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 在寫總結(jié)時(shí),須注意發(fā)掘事物的本質(zhì)及規(guī)律,使感性認(rèn)識上升為理性認(rèn)識,以指導(dǎo)將來的工作. 九、工作總結(jié)的內(nèi)容第19頁，共45頁。工作總結(jié)表第20頁，共45頁。PART3 : 工作的方式方法和規(guī)則？第21頁，共45頁。 工作方法是指人們在實(shí)踐的過程中為達(dá)到一定目的和效果所采取的辦法和手段。最簡單的工作方法和思路是PDCA循環(huán)，展開來就是凡事有記錄，有計(jì)劃，有執(zhí)行，有結(jié)果，有改進(jìn)，在這個過程中時(shí)刻體現(xiàn)目標(biāo)驅(qū)動和用數(shù)據(jù)為證。一、什么是工作的方式方法第22頁，共45頁。P（Plan）計(jì)劃，確定方針、目標(biāo)和活動

6、計(jì)劃 D（Do） 執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容 C（Check）檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，找出問題A（Action）行動，對總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理PDCA循環(huán)PDCA第23頁，共45頁。5W2H原則明確提出對于完成工作所需得到的配合和支持達(dá)成口頭協(xié)議后需加以郵件確認(rèn)二、日常工作溝通三、工作決議事項(xiàng)知情權(quán)、建議權(quán)、決策權(quán)應(yīng)告知執(zhí)行部門、審核監(jiān)督部門、在知悉范圍內(nèi)進(jìn)行信息披露四、工作灰色空間由接到指令的第一責(zé)任人先接受，再與相關(guān)人員進(jìn)行工作溝通第24頁，共45頁。 你是公司的一名項(xiàng)目專員，有一天下午，你正在工作，其他部門的經(jīng)理將一份文件交給你，希望你能盡快處理完給到他。你認(rèn)真看了文件內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)這是一份關(guān)

7、于部門人員信息匯總的文件，應(yīng)該屬于部門助理的工作，這時(shí)你會怎么做？ 1.停下手上的事情先幫他做這份文件 2.放在一邊等有空再處理，自己先做原本在做的事情 3.將該文件移交給部門助理，由她來執(zhí)行，并告知該部門經(jīng)理 案例研討第25頁，共45頁。PART4: 職場郵件該如何發(fā)送？第26頁，共45頁。發(fā)送：你所溝通的對象，與郵件內(nèi)容直接關(guān)聯(lián)的人抄送：希望讓他知道這事，但是跟他并無直接責(zé)任關(guān)系（多為雙方的直接領(lǐng)導(dǎo)）密送：特定讓他知道、但是又不想讓郵件內(nèi)相關(guān)人員知曉一、郵件發(fā)送對象第27頁，共45頁。二、郵件書寫標(biāo)題：建議按照“【主旨】【敘述】”的格式來撰寫，不要超過10個中文字正文：使用稱謂敬語，郵件正

8、文內(nèi)容不要超過800字。附件：檢查附件，簡單說明這個附件并且提供此附件的重點(diǎn)署名：署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有個人色彩的內(nèi)容及敘述第28頁，共45頁。原則一、越短的郵件越容易得到回復(fù)原則二、別說你自己的事兒，說這事兒跟Ta有什么關(guān)系原則三、讓Ta可以很容易地回復(fù)和幫助到你三、郵件發(fā)送原則第29頁，共45頁。 本周五，你的部門臨時(shí)有一場很重要的會議要開，需要使用到會議室，但是會議室很早就已經(jīng)被培訓(xùn)部門預(yù)約用作課程研討了，大概有6個人會參與研討。這時(shí)，你如何寫郵件與培訓(xùn)部溝通？練 習(xí)郵件需含：發(fā)送人，抄送人，標(biāo)題，正文，署名等第30頁，共45頁。關(guān)于周五會議室調(diào)換的申請Dear XX：

9、 您好！有一件事情想跟您溝通一下：我查詢到本周五您已經(jīng)預(yù)約了會議室，但是本周五我們部門臨時(shí)有個特別重要緊急的會議需要使用會議室，希望您能幫忙調(diào)換一下。 另外剛剛我跟前臺咨詢過，咖啡吧還有一間泡茶室可供6個人研討使用，如果您有需要，我可以幫忙預(yù)定。謝謝您的幫助和理解！ 祝工作順利！第31頁，共45頁。PART5 : 如何讓會議更高效？第32頁，共45頁。統(tǒng)一思想集思廣益、解決問題腦力激蕩、開發(fā)創(chuàng)意檢討、改進(jìn)缺失激勵士氣達(dá)成告知功能一、會議的目的第33頁，共45頁。二、會議的頻率A、固定的部門會議 隨時(shí)B、一對一會議 至少每月一次C、處理突發(fā)事件的會議 至少每兩月一次D、全體會議 按需要第34頁，

10、共45頁。三、會議安排的時(shí)間 9：00-9：30 發(fā)言的欲望沒有被喚醒，不宜讓與會者有太多的回應(yīng)或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析。 9:30-10:00 適合1對1會談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)機(jī)。 10:00-11:00 或者 14:00-16:00 ，適合集思廣益。 17:00-18:00 最好不要安排會議第35頁，共45頁。 會議前1確認(rèn)會議召開的必要性：電話聯(lián)絡(luò)來取代？事前準(zhǔn)備時(shí)間夠嗎？關(guān)鍵人物能否與會？2會議議程的準(zhǔn)備：時(shí)間、地點(diǎn)、討論主題及其詳細(xì)內(nèi)容或大綱、每一事項(xiàng)的預(yù)計(jì)討論時(shí)間會議中1會議秩序：手機(jī)、電腦的使用；中途離席等2會議主持的引導(dǎo)和時(shí)間把控3每項(xiàng)事項(xiàng)都有具體結(jié)果 會議后1會議記錄2會議執(zhí)行

11、工作進(jìn)度跟進(jìn)四、會議流程第36頁，共45頁。五、22 分鐘會議第37頁，共45頁。PART6 : 如何在職場中更得體？第38頁，共45頁。一、電話禮儀一. 接聽電話基本技巧1、左手持聽筒，右手拿筆 2、電話鈴聲響過兩聲之后接聽 3、報(bào)出公司名稱或部門名稱4、確定來電者身份5、聽清來電目的6、復(fù)誦來電要點(diǎn)7、最后道謝8、讓對方先收線二.通話要點(diǎn)（5W 1H)Why：打電話的目的理由What：商談細(xì)節(jié)Who：洽談對象When：對方合宜的通話時(shí)間Where：洽談較適宜的場所How：應(yīng)如何表達(dá)較得體第39頁，共45頁。手機(jī)禮儀 手機(jī)的使用場合 適合的手機(jī)鈴聲 上班不要頻繁發(fā)短信 打?qū)Ψ绞謾C(jī)的時(shí)間二、手機(jī)禮儀第40頁，共45頁。 公司職員小麗不在位置上，但是她的辦公桌上有一部手機(jī)響了很久，大概3-5分鐘，聲音很大，響的其他同事都差點(diǎn)發(fā)狂。 請問你會怎么做？案例研討第41頁，共45頁。同事間的距離交談的態(tài)度不背后議論他人摩擦處理金錢往來應(yīng)謹(jǐn)慎幫助新人二、辦公室交往禮儀第42頁，共45頁。辦公室戀情女職員懷孕辭職禮