NO23文書檔案管理制度教學教材

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。NO23文書檔案管理制度-第二十三章文書檔案管理制度在很多企業(yè)尤其是中小公司看來會議文書檔案的管理制度可有可無影響不大其實不然即使一個再小的公司如果對這些看似瑣碎的方方面面失于管理就會使公司的運作陷入一種無序的狀態(tài)長此以往公司的管理勢必陷入混亂因此要想避免這種后果必須掌握以下幾個方面一.文印室管理規(guī)定第一條為了加強公司的文件管理特制定本規(guī)定第二條公司的文件有打印必要時方予打印內(nèi)部傳遞的簡單請示報告或其他不需打印的文件一般不予打印第三條公司發(fā)文需由起草人定稿抄正經(jīng)有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印一般文

2、件的打印復印傳真須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理部門經(jīng)理不在時可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理第四條私人資料不得在公司打印復印或用公司傳真機傳送以免影響公司的正常工作第五條文印室工作人員應認真做好本職工作按時完成任務對收到的文件資料應及時給有關部門人員送發(fā)或及時通知有關人員到文印室取回不得延誤第六條文印室人員應樹立嚴格的保密觀念不得隨意將打印復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人不得載留任何文件第七條文印室對送來打印復印傳真的文件資料應做好登記并在月終作統(tǒng)計核算屬業(yè)務部門的由各部門承擔費用屬行政管理部門的統(tǒng)一列行政開支第八條文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的給予批評或處元

3、以下罰款屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失處元以上罰款直至辭退第九條本規(guī)定自年月日起執(zhí)行表23-1行文表發(fā)文號保密區(qū)分絕對機密另文呈受文者副本份數(shù)附件發(fā)文號數(shù)極機密函機密令密事由繕校員發(fā)文日期普通傳遞法限時送特快送快件核辦人核稿人承辦人普通保存年二.文件收發(fā)規(guī)定第一條公司的文件由辦公室負責起草和審核公司總經(jīng)理簽發(fā)公司本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核總經(jīng)理簽發(fā)第二條文件簽發(fā)后送辦公室統(tǒng)一安排打字打印后送回起草部門校對校對無誤方能復印蓋章第三條文件和原稿由辦公室分類歸檔保存?zhèn)洳榈谒臈l屬于秘密的文件核稿人應該注明秘密字樣并確定報送范圍秘密文件按保密規(guī)定由專人印制報送第五條文件

4、統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送送件人應將文件內(nèi)容報送日期部門接件人等事項登記清楚并向文件簽發(fā)人報告報送結果秘密文件由專人按核定的范圍報送第六條外來的文件由辦公室專人負責簽收并分類登記由辦公室主任提出處理意見后簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門不得積壓遲誤屬急件的應在接件后即時報送第七條傳閱文件由辦公室專人負責收回對領導指示的文件辦公室應及時組織傳達和落實表23-2往來信函記錄表客戶或單位:類別日期來去函內(nèi)容處理人回函日期回函內(nèi)容去來三.公司報刊郵件函電收發(fā)制度第一條全公司公私報刊外來郵件外發(fā)公啟函電等由公司收發(fā)室負責收發(fā)第二條外發(fā)函電要求各部門因公需外發(fā)函電經(jīng)辦人員應于每天下午點以前將函件電

5、報底稿送到收發(fā)室另填寫掛號平信電報外發(fā)登記表每天下午點以前公司收發(fā)室應將當日外發(fā)函電清點累計送交郵局寄發(fā)表233信函寄發(fā)記錄表業(yè)務類公共關系采購類總務類發(fā)函日期發(fā)函單位文別內(nèi)容寄發(fā)單位回函日期回函內(nèi)容第三條外來郵件管理外來郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)凡掛號紙包包裹單貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當面簽收一般公啟函電和公司內(nèi)職工私人信件由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內(nèi)私人不明平信一律放到信架信袋內(nèi)由個人自取不論公私郵件收發(fā)室應隨到隨清及時分發(fā)不得丟失損壞擱置延誤對國外來函應檢查封口郵戳如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應拒絕簽收并向郵局反映查明原由凡掛號信匯款單包裹單貨運單等的收件人在收發(fā)室通知發(fā)出后

6、應隨即到收發(fā)室領取郵單并及時去郵局取款取件超期罰款收發(fā)室概不負責第四條報刊訂購與收發(fā)1、報刊訂購訂購時間：上半年下半年（2）訂購手續(xù)：不論單位和個人均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄再將需要訂購的報刊代號名稱出版日期單價訂購份數(shù)期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價確認無誤后當面繳款開票公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務部門辦理付款托收手續(xù)歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外還須填寫報刊分發(fā)清單詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或個人2、報刊收發(fā)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點發(fā)現(xiàn)有差錯應及時登記并要求補缺退任收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應及時分發(fā)不得耽擱延誤收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間為小

7、時任何人不得進入收發(fā)室四.公司文件管理規(guī)定（一）總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用特制訂本制度第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函電來文同級函電來文本廠上報下發(fā)的各種文件資料第三條按照黨政分工的原則全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦以下簡稱兩辦歸口管理表234送發(fā)公文登記簿日期文號收文單位文別事由附件附本回涵內(nèi)容表23-6表格檔案處理工作一覽表部門表格檔案名稱聯(lián)數(shù)負責職別表格性質(zhì)完成期限審核職別審核日期日報月報記錄其他（二）收文的管理第四條公文的簽收凡來廠公啟文件除廠領導訂啟的外均由廠收發(fā)員登記簽收由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外后分

8、別交兩辦機要秘書拆封在簽收和拆封時收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳對開口和郵票撕毀函件應查明原因?qū)γ芗_口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收對上級機要部門發(fā)來的文件要進行信封文件文號機要編號的四對口核定如果其中一項不對口應立即報告上級機要部門并登記差錯文件的文號第五條公文的編號保管兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單并分類登記編號保管須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件廠領導啟封后也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管不得個人保存第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由兩辦主任或副主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由機要秘

9、書分送承辦部門閱辦重要文件應呈送廠領導或分管領導親自閱批后分送承辦部門閱辦為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完緊急文件要月即辦一般函電單據(jù)等分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理如涉及幾個單位會辦的文件應同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理為加速文件運轉(zhuǎn)機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門如關系到兩個以上業(yè)務部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過天特殊情況例外第七條文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定不得將有密級的文件帶回家宿舍或公共場所也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交機要室閱批文件一般不得超過天閱后應簽名以示負

10、責如有領導批示擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜閱文時不得抄錄全文不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密文件閱完后應送交兩辦機要秘書切忌橫傳兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任承辦部門接到文件函電應立即指定專人辦理不得將文件壓放分散如需備查應按照有關保密規(guī)定并征得兩辦同意后予以復印或摘抄原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)按照閱文范圍離退休干部一般由有關部門定期組織學習有關文件或由兩辦機要室通知到機要室閱文（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定全廠上報下發(fā)正式文件的權力集中于廠部各群眾團體和部門一律不得自行向上向下發(fā)送正式文件各群眾團體部門需

11、要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向廠部提出發(fā)文申請并將文件底稿交廠辦審核廠部同意發(fā)文則由廠辦按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以廠字發(fā)文對全廠影響較大涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件須由廠長批準簽發(fā)其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)第九條發(fā)文的范圍凡是以廠部名義發(fā)出的文件通告決定決議請示報告編寫的會議紀要和會議簡報均屬發(fā)文范圍廠部下發(fā)文件主要用于公布全廠規(guī)章制度轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件公布工廠體制機構變動或干部任免事項公布全廠性的重大生產(chǎn)技術經(jīng)營管理政治工作生活福利等工作的決定發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全廠的重大事項上行文外發(fā)文主要用于對上級機關呈報工作計劃

12、請示報告處理決定同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生產(chǎn)技術人事勞資物資供應科研基建經(jīng)營管理等事宜在工廠日常生產(chǎn)技術經(jīng)營管理中有關圖紙技術文件工藝修改審批工作安排部署傳達上級指示等事項應按有關制度辦理經(jīng)分管廠領導批準后由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行一般不用廠部文件發(fā)布凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定一般都不應發(fā)文不備查考可以科室名義用工作簡訊發(fā)會議紀要各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系可用各科室的名義對外發(fā)函應各自編號備查不用廠部名義發(fā)文（四）發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定各單位需要發(fā)文應事先向廠部提出申請廠部同意發(fā)文時主辦單位應以國家法令上級指示或工作實際需要草擬文件初稿表23-6表格管理登記

13、表申請單位申請年月日表格名稱表格編號表格用途備考草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)做到情況確實觀點鮮明條理清楚層次分明文字簡練標點符號正確書寫工整嚴禁使用鉛筆圓珠筆紅墨水和彩筆書寫文稿擬就后擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁詳細寫明文件標題發(fā)送范圍印刷份數(shù)擬稿單位與擬稿人并簽名蓋章標定日期和密級廠辦應根據(jù)廠部的要求和上級有關指示精神有關文件規(guī)定對文稿進行審查和修改對涂改不清文字錯漏嚴重內(nèi)容不妥格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿經(jīng)廠辦審查修改后的文稿送部門主管領導核稿對文稿內(nèi)容質(zhì)量負責對審核時修改較多有礙打印和存檔的文稿應由擬稿部門重新謄寫清楚需經(jīng)會簽的文稿應在交付打印前送會簽部門會簽文稿審核會簽后按批準權限的

14、規(guī)定呈送廠部領導審定批準簽發(fā)經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交廠辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印文件打印清樣應由擬稿人校對校對人員應在發(fā)文稿上簽名文件打字后由廠辦派專人按數(shù)印刷再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況對印刷質(zhì)量不好的文件機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)（五）文件的借閱和清退第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件需經(jīng)本部門負責人簽寫便條對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)就地閱看按時歸還任何人不得將文件帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾畫等第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件進行收繳清退工作一般為

15、月底一小清季末一中清年終一總清如發(fā)現(xiàn)文件丟失必須及時查明原因和責任者并如實向領導報告第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交保管保密催辦檢查工作（六）文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔上級機關來文包括上級對工廠報告申請的批復廠部發(fā)出的報告指示決定決議通報紀要重要通知工作總結領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計季度年度報表等廠長辦公室廠務會工廠管理委員會中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄廠一級組織召開的代表大會所形成的報告總結決議發(fā)言簡報會議記錄等有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果參加上級召開的各種會議帶回的文件資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等上級

16、機關領導同志來廠檢查視察工作的報告指示記錄以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料反映本廠生產(chǎn)經(jīng)營活動先進人物事跡及廠領導工作等的音像攝制品工廠日志和大事記工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料2、業(yè)務科室各群眾團體日常工作中形成的活動資料由各業(yè)務科室群眾團體負責立卷歸檔第十六條立卷要求文件立卷應按照內(nèi)容名稱作者時間順序分門別類地進行整理歸檔立卷時要求把文件的批復正本底稿主件附件收集齊全保持文件材料的完整性要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則重要工作重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔上年度形成的文件材料要求在下年度月份以前整理完月份正式向檔案館室移交清單一式兩份接交單位各留存一份備查（七）文

17、件的銷毀第十七條對于多余重復過時和無保存價值的文件廠辦機要室應定期清理造冊并按上級有關規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件應派專車分別由廠辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀五.公司文書管理制度(一)總則第一條為確保文書事務正常順利進行促進與提高組織管理工作的效率特制定本制度第二條所謂文書是指業(yè)務工作上往來公文報告會議決議規(guī)定合同書專利許可證書電報各種賬簿圖表參考書等一切業(yè)務用書與公文第三條全部文書歸公司所有并收藏任何個人不得私自占有第四條必須嚴格保守文書的機密第五條文書按下列要點處置或辦理凡重要事宜的指示請示匯報報告?zhèn)鬟_答復等等一律以文書的形式進行所有文書的處置都

18、必須以準確與迅速為原則必須明確責任即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項事后也必須以文書形式記錄下來第六條文書的管理原則規(guī)定如下:文書的收發(fā)領取與寄送原則上由總公司總務部負責分公司或分支機構的文書管理另有文書管理細則做出規(guī)定(二)文書的收發(fā)第七條到達文書全部由文書主管部門接收并按下列要點處置一般文書予以啟封分送各部門私人文書不必開啟直接送收信人分送各部門的文書若有差錯必須立即退回總務部(三)文書的處理第八條文書按機密程度可分為以下幾類:絕密指極為重要并且不得向無關人員泄漏內(nèi)容的文書秘密指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關人員透露的文書表表格登記單圖表名稱聯(lián)數(shù)填制單位移送單位功能內(nèi)容性質(zhì)

19、印制日期數(shù)量表格編號每月用量產(chǎn)品經(jīng)理室自存生管部產(chǎn)品說明產(chǎn)品說明規(guī)格訂定各產(chǎn)品工程分析表工程分析工程標準品檢標準品檢組品檢標準品檢標準領退料單領料人自存會計生管領料憑證領退料名稱數(shù)量憑證原物料庫存卡倉庫物料管理原物料耗用狀況賬卡耗用月報表自存會計生管對賬控制原物料耗用狀況月報庫存月報表原物料庫存記錄制造通知單生管自存業(yè)務生產(chǎn)部派工用制造說明原物料說明發(fā)工用生產(chǎn)進度表生產(chǎn)進度生產(chǎn)狀況表自存程序控制用細步進度產(chǎn)量控制工作表完工報告單自存經(jīng)理室計算成本原物料工時品質(zhì)記錄每批報告品檢日報表品管自存生管品檢狀況各批品檢狀況日報品檢記錄表自存工作表3、機密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書普通：指非機密

20、文書如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西則另當別論傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書第九條普通文書的處理原則如下由部門經(jīng)理以上級別的主管負責對文書進行審閱回答批辦以及其他必要的處理或者由其指定下屬對文書進行具體處理如果遇到重要或異常事項必須及時與上一級主管取得聯(lián)系按上級指示辦理各種有關聯(lián)的事項必須與各部門商議后方能予以處置第十條機密文書的處理原則如下機密文書原則上由責任者或當事者自行處理指名或親啟文書原則上應在封面上注明文書所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名并由發(fā)文者封緘到達的指名或親啟文書原則上由信封上所指名的人開啟其他人不得擅自啟封如果某主管在職務上有權替代來件所指名者不受本條規(guī)定的約束第十一條

21、文書的閱覽原則如下某文書被閱覽后閱覽者必須簽字表示已經(jīng)閱覽完畢如有必要可在文書的空白處填寫閱覽后的意見并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管有必要在各部門傳閱的文書必須附上傳閱登記簿按傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫并最終交還文書主管第十二條與各部門有關的文書在處理意見上如果存在分歧則由文書的主管部門出面進行協(xié)商如果不能協(xié)商一致上報或請示上級領導由上級裁決(四)請示審批第十三條請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序凡公司經(jīng)營重要事項都必須經(jīng)請示獲得董事會總裁和常務董事審查裁決和公文批復之后方能實行第十四條須請示審批事項如下職務及重要人事安排各種制度性規(guī)定的變更重要契約的締結解除與變更訴訟行為與政府機構有關的各種重要的請示回執(zhí)

22、申請等等土地建筑物以及事務所權利的購買與轉(zhuǎn)讓大額饋贈謝禮以及宣傳廣告費用的開支分支機構的增減與升降預算與決算事宜借款與貸款以及借貸銀行的開設與變更重要或高額物品的采購不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價出售定期或不定期刊物發(fā)刊修改與廢除以及費用開支的修訂有關公司經(jīng)營的重要計劃與企劃其他上述未涉及的重要事項第十五條請示審批者為分公司經(jīng)理以及以此為標準確定的主管第十六條對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌以便能順利實施第十七條請示審批的事項必須以提案文書的方式經(jīng)主管呈交總部如果事情緊急允許直接以非文書形式請示但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報第十八條請示提案文書的內(nèi)容包括標題正文理由說明和附錄提案文書應

23、一式多份分送有關部門如業(yè)務部門出版部門總務部門和財務部門等等第十九條請示提案文書必須編號注明起草者或請示者所屬分支機構及部門并簽名蓋章第二十條請示審批內(nèi)容一旦被上級認可并做出決定則以請示提案書副本替代批復返回并請示部門予以執(zhí)行第二十一條請示提案原本由總務部保管(五)文書的制作第二十二條文書制度要領如下文書必須簡明扼要一事一議語言措辭力求準確規(guī)范起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程加以證明必須做出交代必要時附上相關資料與文件必須明確起草文書的責任者并署上請示審批提案者姓名對請示提案文書進行修改時修改者必須認真審閱原件修改后必須署名第二十三條文書的起草必須征得主管同意并且在主管有了明確的決定之后

24、進行文書起草只是一個文書化的過程與結果文書的草案必須予以保存第二十四條重要文書必須經(jīng)過公證并且在正式文書形成前掌握并附上具有價值的證據(jù)或證明文件第二十五條文書的署名按下列規(guī)定進行公司內(nèi)文書如果是一般往來文書只需主管署名如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書只需部門署名如果是重要文書按責任范圍由總裁副總裁常務董事署名或者署有關部門的主管姓名與職務對外文書如合同書責任狀政府許可申請書回執(zhí)公告等重要文書一律署總裁職務與姓名如果是總裁委托事項可由指名責任者署名上列規(guī)定以外的文書也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名第二十六條文書的蓋章按下列要點進行在正本上必須加蓋文書署名者的印章副本可

25、以加蓋署名者或所在部門印章如果文書署名者不在可加蓋職務或代理者印章并加蓋具體執(zhí)行者印章替代但在這種情況下文書存檔前必須加蓋署名者印章以部門或公司名義起草的文書在旁側(cè)加蓋有關責任者印章第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用在有必要加蓋總裁公司印章時必須填寫委托申請書經(jīng)所屬部門主管認可并且加蓋印章之后向總務部門提出總務部主管經(jīng)審核簽名蓋章批準申請如有必要則需請示總裁在需要總裁簽字的情況下手續(xù)同前經(jīng)總務部批準后去印章保管員處加蓋公司印章一些帶有公司字樣或總裁職務字樣的印章須經(jīng)主管同意直接向印章保管員申請加蓋(六)文書的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書按下列要點進行發(fā)送必要時還須給文秘室以回

26、復或回執(zhí)調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位單位地址以及收件人姓名并且注明快遞郵寄面呈或轉(zhuǎn)交等字樣公司內(nèi)部文書原則上不作封緘第二十九條各部門的郵寄文書必須于發(fā)送前在發(fā)信登記本與郵資明細賬上做好登記并填寫表23-8表格請印申請單第一聯(lián)請印單位存第二聯(lián)存采購單位第三聯(lián)存總務部門請印單位表格名稱用途聯(lián)數(shù)及分送單位式聯(lián)第聯(lián)第2聯(lián)第3聯(lián)請印日期需要日期表格編號表格格式依舊格式印刷品依附樣印刷現(xiàn)有存量請印數(shù)量每月耗量使用年數(shù)需校對否需否(七)文書的整理與保存第三十條文書按內(nèi)容進行整理后分為兩類保管一類是尚未完結的文書另一類是可以歸檔的文書第三十一條全部完結的文書分別按所屬部門文件機密

27、程度整理編號和保存年限進行整理與編輯并在文書保存簿上做好登記歸檔保存第三十二條制度規(guī)定不動產(chǎn)權利書合同書往來公文與特許專利等特別重要的文書由總務部填寫重要文書目錄后予以保存第三十三條分公司或分支機構的文書分為兩類一類是特別重要的文書直接歸主管保存另一類是一般的文書留存各部門保管第三十四條文書的保存年限如下永久保存文書包括章程股東大會及董事會議事記錄重要的制度性規(guī)定重要的契約書協(xié)議書登記注冊文書股票關系書類重要的訴訟關系文書重要的政府許可證書有關公司歷史的文書決算書和其他重要的文書保存十年文書包括請求審批提案文書人事任命文書獎金工資與津貼有關文書財務會計賬簿傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重

28、要文書保存五年文書指不需要保存十年的次重要文書保存一年文書指無關緊要或者臨時性文書如果是調(diào)查報告原件則由所在部門主管負責確定保存年限第三十五條全部重要的機密文書一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中第三十六條保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的經(jīng)主管決定填寫廢除理由和日期之后予以銷毀機要文書一律以焚燒的方式銷毀第三十七條如果職務或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整則必須在有關登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的結果第三十八條必須做好重要文件的借閱登記工作并注明歸還日期一切借閱都必須出具借閱證第三十九條在制度難以執(zhí)行時須與總務部聯(lián)系由文書主管做出裁定第四十條本制度自頒布之日起實施六.公司文書制作制度第一條

29、適應范圍凡公司內(nèi)的公務文件除有特殊規(guī)定外一律依照本制度制作發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外也適用本制度第二條名義公務文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署有些簡單事項的文件應以部門的名義簽署第三條呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件須逐級上報各級主管須在調(diào)查核實的基礎上寫出意見注明需呈報經(jīng)理的理由然后上報若不需呈報則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱文號年月日第四條文書格式公務文件應使用楷書盡可能簡單準確陳述理由和經(jīng)過時若正文繁復則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上第五條文件編碼文件上應有制發(fā)單位規(guī)定的號碼還應標明與此份文件有關的關鍵詞及復文文件的號碼和年月日以便處理第六條書寫格式通常在第一

30、行寫文號第二行寫文件內(nèi)容的標題另起一行寫制發(fā)年月日制發(fā)者名稱再一行寫明收文件人的姓名然后再寫文件內(nèi)容在屬于提復審報的情況下通常采取在文件末尾處用后記的形式證明在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼必要事項年月日及復審者姓名由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應有各收件單位的名稱必要時要寫上號碼和年月日第七條簽署應用文件制發(fā)者及收件者應注明職務根據(jù)情況只署姓名在文件制發(fā)者個人或單位的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章作為文件處理的依據(jù)但同時發(fā)往多個單位的文件如通知等為了簡便多采用印制好的印刷品此時簽名或蓋印可省略第八條封簽上的記錄文件信封上的記錄依照以下各條進行在用于普通文件的信封上要寫明送達單位的名稱同時在左

31、側(cè)寫上是否加急掛號等并在其下寫上發(fā)文號碼信封背面寫發(fā)文單位秘密文件的信封上除要在正面的左側(cè)寫上秘外其他參照第一項必須由收文者親自開啟的文件信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上親啟字樣機密文件要用二層信封內(nèi)封上寫文件標題外封上的標志參照以上各條在左側(cè)寫明秘的字樣文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標明秘的字樣本條第一項中所列內(nèi)容除有關機密的外簡易的文件可依照第二條進行只要在封面左下角用小號字印上單位名即可第九條文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定略第十條墨水文件原則上應用黑色墨水書寫在使用墨水時要選用性能較好的紙張文字應清晰可辨第十一條文件種類的區(qū)分部門經(jīng)理發(fā)文應根據(jù)文件的不同作用按以下原則區(qū)別使用不

32、同文種提案，不僅僅是發(fā)出的指令而且希望將其意見進行廣泛討論承認就有關事務進行認定表23-9定期報表發(fā)送記錄類別：財務會計報表名稱類別報告提出日期份數(shù)呈送單位日報月報年報1、現(xiàn)金收支表隔日或翌月日1副總經(jīng)理2、營業(yè)報告表隔月初日2自存副總經(jīng)理3、損益表隔月自存副總經(jīng)理總經(jīng)理4、資產(chǎn)負債表5、6、7、8、請求所報內(nèi)容等候裁定報告關于指示的答復性匯報申請請求對自己或有關事項處理的許可和承認也可用于單方面提出申請第十二條指示類文件的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用指示對申請請示及要求的答復傳達有關事務上的指令第十三條電文依靠電信傳達的文件要求特別簡明避免使用容易誤解的文字并

33、省略敬語以使電文簡短電報通常在結尾處注明發(fā)電單位的代號重要的電信文書在發(fā)出電報的同時還應將有關材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人第十四條本制度自頒布之日起實施七.公司文書收發(fā)制度第一條范圍本公司文件本公司及其事務所之間的書信文件傳票小包裹等以及公司外文件的收發(fā)分發(fā)等均按本制度執(zhí)行第二條統(tǒng)管部門文書的收發(fā)分布等事務由本公司及各事務所的總務部統(tǒng)一管理第三條部門文書責任者在部處室中設文書負責人負責本部門內(nèi)文件的分發(fā)保管等工作第四條文書的收受對公司外來文書的接收由總務部收件室負責第五條收文的處理收文中除親啟信函掛號信傳遞證明外其余一般信函應全部拆封拆封后以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處將信封附上用

34、別針別在一起收件室將全部收文的收受日期發(fā)文單位發(fā)文者姓名文件標題內(nèi)容概要分發(fā)地點等項目登在收文簿上并將文件及收文簿一并交給總務部經(jīng)銷第六條審核以及分發(fā)批示總務部經(jīng)理在對文件及收文簿加以審核后對收件室做出分發(fā)批示當總務部經(jīng)理外出時如有事務急需處理可由副經(jīng)理代理承擔上述工作第七條分發(fā)收件室將收文簿及文件分發(fā)各部門各部門的文書負責人應該在收文簿上蓋印簽收第八條處部門內(nèi)部文書處理文書負責人在收到文件上加蓋傳閱印并遞交有關部門有關部門經(jīng)理閱文后對文書負責人做出分發(fā)傳閱的批示文書負責人據(jù)此分發(fā)文件給有關工作人員在文書承辦量分發(fā)量較大的部門可設文書整理簿并據(jù)此處理文件第九條發(fā)送文書的發(fā)送全部由總務部收件室負

35、責在特殊必要時亦可由適當?shù)臉I(yè)務部辦理第十條部門內(nèi)總發(fā)送文書的處理文書發(fā)送者在信封上寫清收件人地點姓名并注明是否采用掛號快遞等方式文書負責人將本部門文件分類別請示發(fā)送第十一條發(fā)送的處理總務部發(fā)件室將各部處室交來的所發(fā)文的發(fā)文日期發(fā)送地點發(fā)文者名稱全名內(nèi)容等項目登記在發(fā)文簿上貼好郵票投遞出去第十二條投遞文件投遞通常一天三次按以下時間投出：第一次上午十點第二次下午三點第三次下午五點遇有緊急投遞的文書可不受上述時間限制第十三條郵票的收付保管郵票購入付出保管等情況應登記在郵票收付保管明細表并在年末計算出余額與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對第十四條公司內(nèi)部的定期專遞不利用國家郵政而是通過公司內(nèi)部定期專遞發(fā)送的信函文

36、書傳票小包裹錢款以及其他物品的收集和遞送可依照本制度的有關規(guī)定辦理對本公司及各事務所之間的定期專遞的管理由各事務所總務室負責第十五條定期專遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期專遞時各部門應在定期專遞收文簿上登記其內(nèi)容一式二頁副頁留存正頁與發(fā)送物品同時放入定期專遞箱定期專遞收發(fā)文簿作為發(fā)文單位記錄可代替發(fā)文簿每天進行整理清點對于收文部門定期專遞收發(fā)文簿可代替收文簿每天進行整理清點八.公司文書處理制度(一)總則第一條范圍本公司文書處理均按本制度執(zhí)行在特殊情況下的應急處理事后也須按本制度補齊有關手續(xù)第二條定義本制度所指文書包括以下內(nèi)容:高層決策文書以及基層下達的文件部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件合同書證券證書和勞動協(xié)

37、議書志愿書違約收文往來公文專利證明和注冊登記文書收支預算與決算書賬本票據(jù)憑證各種明細表各種規(guī)定與計劃書往來書信電報任命書意見書各種報告各種統(tǒng)計表其中與項文書的處理原則上按會議決定處理第三條類別劃分上述文書按機密程度可劃分為以下幾類:機密文書絕密秘密保密普通文書即機密文書以外的文書其他文書如公開發(fā)行的書籍雜志報紙以及調(diào)查資料類的印刷品或復印謄寫物品的第四條適用原則表23-10表格使用狀況調(diào)查表送：送出單位表格管制單位日期年月日名稱如為新表請簡要解釋表號如為新表免填作用此表之其他部門表格內(nèi)容有關事項此表目的及用途是否送出廠外？是否能否用透明窗信封？是否對現(xiàn)行程序的影響說明改變或增加之處資料來自何處

38、的注出表號資料送往何處注出表號此表設計將影響其他何表有何其他表需重加設計與何表同時參以使用可以取代何種表注出表號何表作廢注出表號現(xiàn)有廢表之處理銷毀新表未使用前仍繼續(xù)使用通知已領出者使用完為止其他處辦理填寫用鉛筆鋼筆復寫打字其他填寫方式如系機械注明名稱及型式牌特殊裝訂所需級邊或印刷留紙邊使用情形在辦公室內(nèi)用在工場或庫房使用在室外用復制方法油印其他方法領用情形其他副本數(shù)量每日每周每月使用此表需增添新設備如需要請注明并估計費用是否副本送遞單位數(shù)副本送遞單位名稱必需用之單位保存時間月年處理時間每月日每月極少每一單位如何填寫填寫日期及編號等等蓋圖記等等（1）原234567規(guī)格需用量需印連續(xù)號碼否請說明是

39、否裝訂成冊是否年量張份份期交貨月數(shù)及數(shù)量本冊第一次用量使用久暫永久臨時(多久時間)交貨日期特殊事項不夠填寫時請用背面簽章申請人日期審核人日期批準人日期公司各部門依據(jù)本制度保管與處理本部門有關事務文書(二)文書的收發(fā)第五條收發(fā)到達本公司的文書原則上由總務部或者另行規(guī)定的其他部門接受所有文書按下列原則處置或送發(fā)普通文書全部由接受部門開啟或開封啟封時編上文書的收發(fā)編號注明收發(fā)日期在文書登記簿上作好登記由接受部門的主管或者由指定的文書保管員送交有關部門有關人員文書當事人必須簽名蓋章領取文書但是不涉及特別事項的文書可以簡化登記手續(xù)絕密文書或親啟文書必須直接送交當事者由文書當事者開封與處置第六條制度時間外

40、的處理值班人員能夠判定為是緊急重要的文書或者直接寫給公司高層領導的文書應立即通知秘書室主任其他次重要文書只需通知收發(fā)室的主任并按其指示處理所有到達的文書值班人員都必須一一作好登記于此后第一個工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室第七條收發(fā)決定所有文書的接受轉(zhuǎn)交登記與領取事宜都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示第八條設立信使在文書的接受與處理過程中各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書因此在文書檔案室設一名信使來回傳遞各類文書(三)文書的處理第九條處理原則文書處理的基本原則是準確與及時并且明確文書處理的責任者第十條成文原則凡重要的往來交涉都必須形成文書或形成記錄即使情況特殊也必須事后追憶形成備忘錄第十一條特例對那些并不重要的事

41、項或者通過電話會面等簡單形式處理的事項只需要事后將處理結果的要點記錄下來即可第十二條處理手續(xù)領取文書的部門按下列規(guī)定及時予以處理凡重要事項或者異常事項應立即向所在部門主管做出報告并逐級向上請示必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系等候并按照上級指示處理文書中涉及的有關事項如果文書中涉及的事項與其他部門有關必須在與其他部門取得聯(lián)系后達成一致意見再行事在具體處理時如果認為有必要請其他部門做出配合并且其他部門提供配合需要一定的時間在這種情況下應事先征得對方的意見如果事情涉及兩個以上的部門并且難以判斷由何部門出面主持時應聽取其他部門的處理意見第十三條防止拖延文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項以

42、防止文書的處理延遲或停頓如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象應立即交文書檔案部門處理第十四條重要文書的保管機要或絕密文書以及其他重要文件必須存放在帶鎖的檔案文件柜中予以嚴格保管文件柜的存放必須選擇在發(fā)生意外時能夠安全迅速轉(zhuǎn)移出去放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置(四)文書的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書的用紙除特殊情況外原則上采用規(guī)格第十六條字句文書應以簡單明了的文體記述采用標準的簡體漢字避免使用艱澀的詞句第十七條文體全部文書一律采用書面文體第十八條復印絕密文書未經(jīng)主管認可不得擅自制作或復印副本在特別有必要的情況下必須注明包括正本在內(nèi)共復印多少份送往何部門等等第十九條署名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名特殊情況或有專

43、項指示的情況除外代表公司名義締結的合同書往來公文公司公告及向政府機構提交的報告全部署名董事會代表對外廣告及宣傳采用公司名稱除此之外的文書署上相關業(yè)務部門名稱以及部門經(jīng)理的職務與姓名不重要的文書只需署上經(jīng)辦人姓名(五)文書整理第二十條編寫符號各種文書都必須按整理的要求編寫符號表示文書的類別再按符號編輯數(shù)字符號給各文書排序以便于檢索第二十一條文書的符號與編號按下列規(guī)定使用表示部門名稱的符號用部門名稱的第一個漢字如制造部門工藝室用制工表示文書類別直接用絕密密等字樣表示各種文書按先后順序用自然數(shù)排序編號同一文書或同一名稱的文書追加一組自然數(shù)用隔開如制工密編號按年度更新第二十二條填寫文書登記簿所有文書的

44、符號與編號都必須填寫在文書登記簿上第二十三條整理文書處理完結之后按文書的符號與編號進行編輯整理將大部分沒有必要查詢與翻閱的歸為一類進行另一類需要經(jīng)常查閱的文書盡管文書處理已經(jīng)結束但文書的效用還沒有終結仍需要單獨整理第二十四條保管文書整理后大量不重要的文件直接送總務部門保管其他少量的重要文書在一定的期限內(nèi)由責任部門妥善保管(六)文書的送發(fā)與交接第二十五條主管部門全部文書的發(fā)送與交接由總務部負責在特殊情況下公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接由相應的部門負責第二十六條絕密與親啟文書絕密與親啟文書必須加封并在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣的印章第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書必須在封面上加蓋轉(zhuǎn)交郵寄與面呈字樣

45、印章分別表示可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交或在書信接受者不在的情況下留下文書囑咐由指定傳遞者當面呈交的文書可以通過郵寄傳遞的文書必須由指定傳遞者當面呈交的文書第二十八條填寫送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書按轉(zhuǎn)交郵寄與面呈分別填寫送發(fā)登記簿對于面呈文書還必須在相應的備注欄目注明送交過程的要點以及領取文書的當事人簽名蓋章(七)文書的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室按文書的整理符號與編號進行編輯歸檔第三十條編輯行政室按年度把重要的經(jīng)各部門整理編號的文書進行匯總分編裝訂成冊存入檔案會計文書則按會計年度編輯成冊一些不太重要的文書不必按文書類別編輯只需按年度匯集成冊第三十一條分編標準存檔文書按部門以文書

46、的符號獨立分編成冊第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定確定：永久保存凡屬于規(guī)則指令決議訴訟重要契約證書統(tǒng)計及會計文書以及員工人事勞資文書都歸為永久保存文書保存十年類似永久保存文件性質(zhì)沒有必要永久保存的文書合議書志愿書違約書往來公文復命書報告書和重要往來信函等等可以保存十年保存五年保存期從編輯日起算次重要且沒必要保存十年的文書可保存五年第三十三條廢除保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文書應及時予以廢除或銷毀廢除必須經(jīng)有關部門合議報總裁認可由文秘室執(zhí)行如果對廢除沒有疑義應即刻予以廢除或銷毀九.公司文書收發(fā)作業(yè)規(guī)范第一條主管部門本公司所有外來文書都由總務部文秘室統(tǒng)一接受第二條處理方法文秘室按下列

47、規(guī)定處理所到達的文書把公司文書與私人文書區(qū)分開來由文秘室直接開啟送達的公司文書并在文書的空白處加蓋收發(fā)印章注明收發(fā)日期對于送達各部門且不能開啟的估計涉及內(nèi)容與事項重要的文書以及絕密文書只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章注明收發(fā)日期收發(fā)印章見圖第三條登記凡符合下列規(guī)定的文書都必須做好登記（文書接收登記簿格式如下表所示）在一般文書或送交部門的普通文書中如果判定或者未開啟也能判斷是重要的文書或者夾帶重要物品的文書專人傳遞送達的文書標有絕密或親啟字樣的文書第號收-發(fā)-文秘科圖23-1收發(fā)印章圖示表23-11文書接收登記簿格式序號年月日寄送者姓名重要的事項接收者姓名文書種類簽名蓋章回復第四條電報快遞文書文秘

48、室必須優(yōu)先處理電報特快專遞類文書不得拖延第五條公休日到達的文書凡下班后或者缺席工作時間以外到達的文書一律由值班留守人員接收于此后第一個工作日早晨移交文秘室第六條分發(fā)文書的分發(fā)按下列要點進行寫給各部門的文書經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門的主管重要文書專遞文書或者夾有重要物品的文書直接送交文書接受人在接受人不在的情況下囑托部門主管轉(zhuǎn)交領取文書者必須在登記簿上簽名蓋章文書中一切夾帶或附有的物品必須原樣送到當事人手中私人信件直接分送本人在特殊情況下也可由代理者領取在必要情況下讓領取者在登記簿上簽名蓋章第七條回復各部門在接到文書時應給文秘室一個回復表示那些需要回復的文書已經(jīng)收到第八條退回分送給各部門的文書如果

49、出現(xiàn)差錯或不是所在部門接收的文書應直接退回文秘室再由文秘室處理第九條電報電話記錄收到電報后在文書登記簿上做好登記接到電話后填寫電話記錄傳票如下表所示但普通的電話不必記錄表23-12電話記錄傳票來電要點來電者來電指名姓名單位地址電話部門姓名接電話時間月日（上下）時分接電話者十.公司重要文件保管處理規(guī)定第一條范圍本公司所有重要文件的收藏保管處理一律按本規(guī)定擬明事項執(zhí)行第二條種類重要文件分為以下四種分別處理:最重要文件日常用最重要文件非日常用一般重要文件日常用一般重要文件非日常用其中最重要文件是指該文件的丟失將給工作造成重大影響的文件一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件日常用文件是指工作人員在日

50、常業(yè)務中需經(jīng)常查考放在辦公桌近旁的文件非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件第三條保管場所在緊急情況下重要文件的收藏保管場所應按照如下規(guī)定加以保管但根據(jù)文件的性質(zhì)數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當變更地下室內(nèi)貴重物品庫應存放對于公司特別重要的材料各業(yè)務部門保險柜存放各部室的最重要文件地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分各分公司保險柜存放最重要文件一般重要文件中的日常用部分現(xiàn)場保管在各部室的辦公地點以適當?shù)姆椒ㄕ肀９苌霞墝ΜF(xiàn)場保管有特別指示的時候保管人員應根據(jù)上級指示采用相應的方法保管表23-13表單填寫說明書機密等級甲乙丙計劃填寫日期表格名稱表格編號聯(lián)數(shù)傳遞流

51、程各聯(lián)用途說明表格性質(zhì)月報表日報表記錄表聯(lián)絡表分析表定期報表不定期報表記錄卡使用單位印制數(shù)量使用年數(shù)資料保存期限資料來源及填表說明表格審核過程異常表示方式第四條分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場所可另行規(guī)定對前項文件進行保管時同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管最重要文件更應如此第五條重要文件的另行保管重要的賬票或文件在沒有其他材料可以替代時即在確認除原件外沒有其他可以反映其內(nèi)容的文件該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時需將該件做出表示其內(nèi)容的特別標記辦理另置安全場所保管的有關手續(xù)第六條保管的主管部門重要文件的搬出及收藏由各業(yè)務主管部門負責實施倉庫內(nèi)文件的整理保管由總務部門承

52、擔各業(yè)務主管部門應對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄并提交總務部門總務部在安置文件時應考慮到平時的使用頻率第七條搬運收藏時間將各業(yè)務主管部門文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行但在公司有特別指示時須遵照執(zhí)行正常情況下文件處理完結時在特別緊急危險時在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時第八條倉庫內(nèi)的保管位置收藏文件在倉庫的位置根據(jù)文件的數(shù)量等由總務部門決定在搬運收藏文件時要注意準確無誤地將文件置于各自位置當確認文件數(shù)量大保管場所不足時應預先與總務部協(xié)商要求給予增加或變更保管場所第九條銷毀處理對于保管期滿的文件總務部門在征求業(yè)務主管部門領導意見后可予以銷毀第十條向公司外轉(zhuǎn)移對于重要文件在公司沒有特別命令時原則上不

53、允許攜帶搬運至公司以外分公司及工廠的文件在無特別命令時除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行并將期滿文件處理方案呈報本公司總務部門十一.文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條為加強本公司文書立卷工作特制定本制度第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷本單位內(nèi)部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整公文上的各種附件一律不準抽存結案后及時交專兼職文書人員歸檔工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚不得擅自帶走或銷毀(二)文件材料的收集管理第四條堅持部門收集管理文件材料制度各部門均應指定專兼職文書人員負責管理

54、本部門的文件材料并保持相對穩(wěn)定人員變動應及時通知檔案室第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文含定稿和兩份打印的正件與附件批復請示轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件一律由辦公室統(tǒng)一收集管理第六條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件材料由主辦部門收集歸卷會議文件由會議主辦部門收集歸卷公司工作人員外出學習考察調(diào)查研究參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報旅費時必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)檔案室簽字認可后財務部門才給予核報旅費本公司召開會議由會議主辦部門指定專人將會議材料聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)檔案室簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用第七條各部門專兼職文書的職責了解本部門的工作業(yè)

55、務掌握本部門文件材料的歸檔范圍收集管理本部門的文件材料認真執(zhí)行平時歸檔制度對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)承辦人員借用文件材料時應積極地提供利用做好服務工作并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)(三)歸檔范圍第八條重要的會議材料包括會議的通知報告決議總結領導人講話典型發(fā)言會議簡報會議記錄等第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定決議指示命令條例規(guī)定計劃等文件材料第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書第十一條本公司的請示與上級機關的批復第十二條本公司反映主要職能活動的報告總結第十三條本公司的各種工作計劃總結報告請示批復會議記錄統(tǒng)計報表

56、及簡報第十四條信訪工作材料第十五條本公司與有關單位簽訂的合同協(xié)議書等文件材料第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵處分的文件材料第十七條本公司職工勞動工資福利方面的文件材料第十八條本公司的歷史沿革大事記及反映本公司重要活動的剪報照片錄音錄像等(四)平時歸卷第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度對處理完畢或批存的文件材料由專兼職文書集中統(tǒng)一保管第二十條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目案卷類目的條款必須簡明確切并編上條款號第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料收集齊全加以整理送交本部門專兼職文書歸卷第二十二條專兼職文書

57、人員應及時將已歸卷的文件材料按照案卷類目條款放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座并在收發(fā)文登記簿上注明(五)立卷案卷質(zhì)量要求第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范保證案卷質(zhì)量立卷工作由相關部室兼職檔案員配合檔案室文書檔案員負責組卷編目第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點保持文件之間的有機聯(lián)系區(qū)別不同的價值便于保管和利用第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整第二十六條在歸檔的文件材料中應將每份文件的正件與附件印件與定稿請示與批復轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件多種文字形成的同一文件分別立在一起不得分開文電應合一立卷絕密文電單獨立卷少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系也可隨同絕密文電立卷第二十七

58、條不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的請示與批復放在復文年立卷沒有復文的放在請示年立卷跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷跨年度的總結放在針對的最后一年立卷跨年度的會議文件放在會議開幕年其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行表23-14檔案封面卷宗脊背卷宗號目錄號案卷號二年裝訂線檔案室卷宗號目錄號案卷號單位名稱歸檔部門名稱(卷名)案卷類目中的條款號:歸檔時的案卷號自年月日起至年月日止本卷內(nèi)共張根據(jù)檔案材料保管期限表第條保管年檔案室卷宗號目錄號案卷號第二十八條卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列密不可分的文件材料應依序排列在一起即批復在前請示在后正件在前附件在后印件在前定稿在后其他文件材料依其形成規(guī)律

59、或特點應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列第二十九條卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號第三十條永久長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄填寫的字跡要工整卷內(nèi)目錄放在卷首第三十一條有關卷內(nèi)文件材料的情況說明都應逐項填寫在備考表內(nèi)若無情況可說明也應將立卷人檢查人的姓名和日期填上以示負責備考表應置卷尾第三十二條案卷封面應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫字跡要工整清晰第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式案卷裝訂裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷案卷應用三

60、孔一線封底打活結的方法裝訂第三十四條案卷各部分的排列格式軟卷封面含卷內(nèi)文件目錄一文件一封底含備考表以案卷號排列次序裝入卷盒置于檔案柜內(nèi)保存第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施十二.公司檔案管理辦法第一條依據(jù)中華人民共和國檔案法結合公司實際情況特制訂本辦法第二條公司檔案工作的基本原則是集中管理與分散管理相結合以集中管理為主即公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理檔案已交辦公室的除外分別由有關部門管理以便于及時利用維護檔案的完整與安全公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件材料由承辦單位主辦人負責將其中已辦完的文件資料及時歸檔第三條公司辦公室設立專門的檔案工作受上級部門檔案處的業(yè)務指導監(jiān)督和檢查負責管