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文檔簡介

1、開龍IT2000培訓(xùn)教程青島開龍計(jì)算機(jī)軟件開發(fā) .培訓(xùn)內(nèi)容1.什么是開龍IT2000軟件?2.如何學(xué)習(xí)和掌握開龍IT2000軟件?3.任務(wù)崗位的定義4.業(yè)務(wù)流程5.商品編碼規(guī)那么及查找方法7. 銷售業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)6. 客戶資料及客商資料8. 進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程培訓(xùn).1. 什么是開龍IT2000軟件?“開龍IT2000軟件是由開龍公司開發(fā)的實(shí)時(shí)商務(wù)管理軟件,具有以下的特點(diǎn):是針對國內(nèi)的商業(yè)流通企業(yè), 特別適用于IT行業(yè)。是真正意義的管理軟件, 可以真正起到管理和控制造用。 后面要詳細(xì)討論. 它是一種商務(wù)管理,是以商務(wù)運(yùn)作為中心的, 它不是簡單意義上的財(cái)務(wù)軟件和進(jìn)銷存軟件, 但它又具備財(cái)務(wù)管理功能。 一切

2、的任務(wù)都是同步的,一切的信息都是實(shí)時(shí)的, 真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的信息化。1.1 開龍軟件的概念及定義:. “開龍IT2000軟件的運(yùn)用是按任務(wù)崗位劃分的,并不要求每個(gè)人掌握一切的內(nèi)容,對于每個(gè)任務(wù)崗位上的人來說,需求思索的問題是,原來業(yè)務(wù)和IT2000的對照關(guān)系,也就是說,今后一切的任務(wù)都是經(jīng)過IT2000來完成的。2.如何學(xué)習(xí)和掌握開龍IT2000軟件? 需求留意的是,幾乎一切的任務(wù)特別是物流方面都是由各任務(wù)崗位之間的配合來完成,而不是獨(dú)立完成的,因此,每個(gè)任務(wù)崗位都需求掌握與本人相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。軟件的運(yùn)用非常簡單,假設(shè)您非常熟習(xí)業(yè)務(wù),軟件操作并不是問題。 . 對于比較大的公司,一個(gè)任務(wù)崗位能

3、夠是多個(gè)人;而對于比較小的公司,一個(gè)人能夠兼多個(gè)崗位,但開龍IT2000建議崗位的設(shè)定要思索到相互制約和控制造用,千萬不要一個(gè)人兼一切的崗位。3.各個(gè)任務(wù)崗位的定義.銷售崗位訂貨崗位收款臺庫房財(cái)務(wù)管理擔(dān)任進(jìn)貨業(yè)務(wù)開單擔(dān)任業(yè)務(wù)洽談開單擔(dān)任銷售單的打印及收款擔(dān)任商品的入庫、出庫各個(gè)任務(wù)崗位定義擔(dān)任收、付款及核銷. 銷售業(yè)務(wù)流程 進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程4.業(yè)務(wù)流程.$MICROSOFT CORPORATION出庫單(未記帳)開單購需貨求確認(rèn)交款提貨銷售業(yè)務(wù)流程圖銷售部$MICROSOFTCORPORATION出庫單(已記帳)購貨客戶庫房反沖收款臺修改作廢 首先,銷售人員和用戶洽談,談好商品數(shù)量和價(jià)錢開銷售出庫

4、單在收款臺未記帳的情況下,銷售人員可以修正或作廢出庫單. 客戶到收款臺交款(假設(shè)欠貨款那么需求辦欠款手續(xù)). 出庫單在未出庫的情況下可以反沖反沖后便可以修正或作廢。庫房根據(jù)確認(rèn)的出庫單付貨出庫。收款臺需求對出庫單進(jìn)展確認(rèn)打印出庫單、結(jié)帳或記帳4.1銷售流程.$進(jìn)貨部庫房$MICROSOFT CORPORATION進(jìn)貨訂單財(cái)務(wù)付給$入庫單供貨商開單訂貨訂單到貨到貨貨單入庫到貨入庫單預(yù)付款應(yīng)付款進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程圖進(jìn)貨人員根據(jù)需求開進(jìn)貨訂單進(jìn)貨人員將進(jìn)貨訂單傳輸給供應(yīng)商進(jìn)貨訂單傳給財(cái)務(wù)一份假設(shè)有預(yù)付款,那么財(cái)務(wù)應(yīng)在到貨前支付部分或全部貨款到貨貨單及實(shí)物(可多次到貨)進(jìn)貨人員或庫管根據(jù)訂單生成入庫單庫房根

5、據(jù)入庫單進(jìn)展入庫處置到貨入庫單傳給財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部根據(jù)到貨情況支付貨款 訂單4.2進(jìn)貨流程. 開龍IT2000軟件在商品管理上有著獨(dú)特的優(yōu)勢,這主要取決于開龍IT2000的商品編碼規(guī)那么及查找方法,運(yùn)用開龍IT2000查找商品不存在編碼查找慢的問題。5.開龍商品編碼簡述:開龍IT2000的商品編碼突破了傳統(tǒng)國內(nèi)大多軟件普遍采用的樹狀構(gòu)造方案,而是根據(jù)機(jī)電產(chǎn)品的特點(diǎn)而設(shè)計(jì),具有不需求記憶且查詢效率高等特點(diǎn),是實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)管理的關(guān)鍵。 (在最短的時(shí)間里查詢所需求的商品,提高任務(wù)效率).5.1 為什么商品編碼非常重要?假設(shè)您運(yùn)用別的軟件,可以能會出現(xiàn)下面的情況:怎樣搞的,上軟件比手工還慢?為了提高效率,

6、每個(gè)人要牢記商品編碼怎樣搞的,上軟件比手工還慢? 為了提高效率每個(gè)人必需牢記編碼!.商品的類別是按商品的用途來劃分的,劃分類別時(shí)要忽略商品的品牌和詳細(xì)的型號。5.2花10分鐘來掌握一下商品編碼原理正確的類別:“打印機(jī)、“主板、“打印紙等錯誤的類別:耗材太模糊、 東芝是品牌不是類別、 A4打印紙?zhí)敿?xì) 商品類別. 開龍IT2000編碼程序會根據(jù)商品類別每個(gè)漢字對 應(yīng)的聲母自動轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的代碼。 如:“打印機(jī)的代碼為“DYJ “顯示器的代碼為“XSQ 經(jīng)過輸入類別代碼,可以提高商品類別的查 找效率。 請留意:商品類別的代碼不一定是獨(dú)一的。 類別代碼5.2花10分鐘時(shí)間來掌握一下商品編碼原理(1).

7、商品品牌商品型號商品系列商品規(guī)格闡明5.2花10分鐘時(shí)間來掌握一下商品編碼原理(2)是由廠家來定義,請留意中英文品牌稱號的一致。.商品品牌商品型號商品系列商品規(guī)格闡明5.2花10分鐘時(shí)間來掌握一下商品編碼原理(3)商品的型號是由廠家來定義的,通常由比較規(guī)范的字母和數(shù)字的組合而成,如: 三星顯示器550S,750S等.商品品牌商品型號商品系列商品規(guī)格闡明 商品的系列有兩種含意:一種是由廠家來定義,可以了解為品牌的細(xì)分,同一系列商品可以對應(yīng)許多型號,例如:聯(lián)想電腦的“開天系列,“啟天系列等。另一種是用商品重要的俗稱的目的,如光驅(qū)的速度(52xCD, 8xDVD等)5.2花10分鐘時(shí)間來掌握一下商品

8、編碼原理(4).商品品牌商品型號商品系列商品規(guī)格闡明簡單闡明性的信息,起到輔助闡明的作用,查詢中不起作用。5.2花10分鐘時(shí)間來掌握一下商品編碼原理(5). 在開單時(shí),您能否能快速查找到您所需求的商品,而不致于讓您的客戶久等?下面來引見一種便利、有效的商品查詢方法。5.3 領(lǐng)會一下查詢商品的效率.輸入類別的代碼,程序會根據(jù)代碼查詢商品類別。假設(shè)類別所對應(yīng)的代碼是獨(dú)一的, 那么自動顯示類別,假設(shè)有反復(fù),那么需再進(jìn)一步選擇。選擇系列,留意:系列和品牌及類別是相關(guān) 的。選擇型號,留意:型號和類別、品牌及系列是相關(guān)的。選擇類別的代碼,程序會根據(jù)代碼查詢商品類別。假設(shè)代碼是獨(dú)一的,那么自動顯示類別,假設(shè)

9、有反復(fù),那么需再進(jìn)一步選擇。其次選擇品牌, 留意:品牌和類別是相關(guān)的。選擇品牌, 留意:品牌和類別是相關(guān)的。選擇系列,留意:系列和品牌及類別是相關(guān)的。類別代碼商品類別選擇品牌選擇系列選擇型號商品編碼商品名稱計(jì)量單位庫存數(shù)量零售價(jià)格.商品分類及編碼查詢圖5.3.1 商品查詢原理.5.3.2 商品查詢實(shí)例點(diǎn)【查找】那么出現(xiàn):如:輸入“主板的類別代碼“ZB。.5.3.2 商品查詢實(shí)例 - 選擇按品牌過濾微星(MS)所對應(yīng)的主板只需4種,不需求再輸入查詢條件。. 在查詢商品編碼的過程中,商品的類別是查詢的關(guān)鍵,所以,商品的類別劃分是非常關(guān)鍵的,要求商品分類人員必需執(zhí)行規(guī)范,查詢?nèi)藛T假設(shè)發(fā)現(xiàn)類別劃分問題

10、,需求和商品分類人員進(jìn)展協(xié)調(diào)。5.4商品分類中所需求留意的問題.類別的規(guī)范性同一類商品必需有一致的稱號,比如:“主板和“主機(jī)板只能取其一,“顯示卡和“顯卡只能取其一等。哦,原來在“顯卡里面。顯示卡明明有庫存,為什么找不到?。 顯示卡明明有庫存,為什么找不到?哦,原來在“顯卡里面!5.4商品分類中所需求留意的問題1.類別不能交叉各種類別不能相互包含,如:打印機(jī)、噴墨打印、激光打印機(jī)等只用“打印機(jī)作類別便可5.4商品分類中所需求留意的問題2.配件、耗材不能作為類別除非是公用的配件可以作類別5.4商品分類中所需求留意的問題3不能用大類.品牌應(yīng)該在商品編碼中表達(dá)。5.4商品分類中所需求留意的問題4不能

11、用品牌.型號應(yīng)該的商品編碼中表達(dá)。不能用詳細(xì)的型號5.4商品分類中所需求留意的問題5. 一種商品多個(gè)編碼:假設(shè)一個(gè)商品有多個(gè)編碼,在入庫及出庫管理上容易出現(xiàn)很多問題。原來編碼不一樣!剛進(jìn)了一個(gè)商品,出庫時(shí)為什么出不去我剛剛進(jìn)了一個(gè)商品,出庫時(shí)為什么出不去?哦,原來編碼不一樣!5.5商品編碼中所需求留意的問題. 盡量運(yùn)用商品已有的商品編碼像惠普、聯(lián)想、IBM公司的商品都有規(guī)范的商品編碼,盡量運(yùn)用這些資源。5.5商品編碼中所需求留意的問題1. 多種商品不能共用一個(gè)編碼 商品編碼時(shí)要求不同的商品必需單獨(dú)編碼,否那么在庫存管理以及本錢管理上會出現(xiàn)很多費(fèi)事5.5商品編碼中所需求留意的問題2.編碼信息不全

12、(含意模糊) 商品編碼信息很容易出現(xiàn)系列和型號不全的情況,應(yīng)該盡量明確,其中商品系列對商務(wù)管理人員查詢商品時(shí)非常有用。商品型號對庫存管理人員付貨是非常方便的。5.5商品編碼中所需求留意的問題3. 編碼信息不規(guī)范品牌、 系列及型號假設(shè)編碼信息不規(guī)范,那么商品編碼的查找效率會很低。商品編碼信息不規(guī)范的主要緣由就是,胡亂填寫商品的品牌、系列、型號以及規(guī)格闡明等信息。5.5商品編碼中所需求留意的問題4.客戶及客商統(tǒng)稱為往來單位,在管理上比商品編碼容易得多,需求留意以下問題: 簡稱 稱號 一致 應(yīng)收 應(yīng)付 單位 性質(zhì) 客戶和客商以單位稱號的簡稱來識別,程序并會將簡稱自動轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的代碼漢語拼音聲母,您可

13、以輸入代碼來查詢客戶或客商,為了提高查詢效率,單位簡稱最好輸入46個(gè)漢字為宜,不要太長,也不要太短。稱號一致:客戶購貨單位和客商供貨單位是一致管理的,假設(shè)您在客戶檔案中輸入了某客戶,那么在客商資料中就不能再錄入了。客戶和客商需求單獨(dú)設(shè)定權(quán)限。當(dāng)您與某單位既有購貨關(guān)系又有銷貨關(guān)系,請將“能否為往來單位選中。盡量輸入完好的信息,特別是聯(lián)絡(luò)方式等信息。往來單位的應(yīng)收款和應(yīng)付款是自動合并的,假設(shè)您對應(yīng)收和應(yīng)付分開管理,請?jiān)诳蛻艉涂蜕藤Y料中輸入兩個(gè)不同的稱號,例如:“聯(lián)通公司在客戶中輸入“聯(lián)通A,而在客商中輸入“聯(lián)通B等。 權(quán)限 分開6. 客戶資料及客商資料信息 完好.在銷售業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)中,我分以下幾個(gè)

14、部分來引見:7.1 庫存商品查詢7.2 銷售業(yè)務(wù)開單7.3 收款臺確認(rèn)7.4 庫房付貨7.5 出庫單的反沖7.銷售業(yè)務(wù)流程培訓(xùn). 進(jìn)價(jià)查詢:假設(shè)您有進(jìn)貨的查詢權(quán)限,雙擊表格內(nèi)的商品便可以查詢到相應(yīng)的進(jìn)貨記錄。 商品的查詢:查詢方法在前面曾經(jīng)引見過了,查詢時(shí)請留意 “有庫存的商品的過濾條件。【商品備注】按鈕是查詢商品的詳細(xì)備注情況假設(shè)有備注信息,該按鈕才有效可銷數(shù):商務(wù)運(yùn)作的重要數(shù)據(jù),也就是 指如今可以銷售的數(shù)量,計(jì)算公式為:可銷數(shù)庫存總數(shù) + 借入數(shù) 借出數(shù) - 開單數(shù) 組裝數(shù)(DIY業(yè)務(wù)有效)。 訂貨數(shù):是指訂貨未到數(shù),是潛在的銷售商品(不計(jì)算在可銷數(shù)里面)?!静槊骷?xì)】按鈕是查詢銷售單、訂單

15、、借出單的詳細(xì)情況。 庫存數(shù):是指現(xiàn)有的真實(shí)的存貨數(shù)量要求庫存及時(shí)進(jìn)展出庫確認(rèn)。假設(shè)有分店,那么該項(xiàng)顯示的是總店存. 計(jì)算公式為: 庫存總數(shù)總店庫存一切分店庫存。7.1 庫存商品查詢 價(jià)錢查詢:商品查詢界面只能顯示商品的零售價(jià),假想象查詢商品的零售價(jià)和限價(jià),需求按“查詢價(jià)錢按鈕,再按一次該按鈕那么會封鎖價(jià)錢顯示功能。普通銷售人員不能查詢到商品的進(jìn)價(jià)和本錢價(jià),而只能查詢到最低限價(jià)。請留意價(jià)錢的更新時(shí)間。 在【銷售業(yè)務(wù)】中按【庫存】,下面是查詢顯示器的結(jié)果:.7.1 庫存商品查詢(2)雙擊上圖中表格內(nèi)的商品便可以查詢到相應(yīng)的進(jìn)貨記錄.7.2 銷售業(yè)務(wù)開單 當(dāng)銷售業(yè)務(wù)洽談勝利以后,需求由業(yè)務(wù)人員或商

16、務(wù)人員開銷售出庫單取消手寫單據(jù),銷售出庫單需求由收款臺確認(rèn),然后才干出庫,未確認(rèn)的出庫單是可以被修正或作廢的,曾經(jīng)確認(rèn)但未出庫的單據(jù)可以被反沖為未確認(rèn)的單據(jù),曾經(jīng)出庫的出庫單是不能夠再修正的了。請參見 4.1 的銷售業(yè)務(wù)流程圖請按開 單.銷售業(yè)務(wù)開單: 每開一個(gè)新的銷售單時(shí),計(jì)算時(shí)機(jī)自動給一個(gè)新的編號其它類型的單據(jù)也是如此,編號總長度10位: 例如: CK02021001, 前2位為標(biāo)識符,3-4位為年度02年,5-6位為月份01月,后4位為序號,每月自動重編。在開單開場時(shí),請選定出庫方式,中選擇“零售時(shí),必需同時(shí)收取等額的貨款;選擇“銷售時(shí),您必需指定客戶,財(cái)務(wù)可以進(jìn)展記帳處置。假設(shè)是自用商

17、品,請指定“自用方式,自用出庫商品那么不需求輸入銷售價(jià)。假設(shè)是分店版的軟件,那么必需指定商品的“出貨庫房。當(dāng)指定出庫方式為“銷售后,您就需求選擇或輸入客戶。選擇客戶時(shí),可單擊【選擇】按鈕,然后彈出客戶選擇窗體,再輸入客戶的代碼客戶簡稱的漢語拼音聲母,直到選取相應(yīng)的客戶,您也可以在組合框處輸入客戶的代碼,然后按回車鍵,程序會自動查找該代碼的客戶。假設(shè)您指定出庫方式為“自用,那么組合框內(nèi)直接選取相應(yīng)的部門便可。 直接輸入商品編碼,如上圖的“2004。這種方法的益處是輸入速度快,但需求記憶,比較適宜于運(yùn)用頻率較高的商品。 按商品的代碼進(jìn)展查找,按【代碼】按鈕便出現(xiàn)商品代碼查找程序。輸入方法 在前面已

18、引見過了。 在商品編碼處直接輸入商品的型號,程序便可按型號進(jìn)展模糊查找。假設(shè)想刪除商品,那么按【刪除】即可!開龍“IT2000可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)同步運(yùn)轉(zhuǎn),銷售人員在開單時(shí),可以隨時(shí)查詢到每種商品的庫存數(shù),同時(shí)還可以看到:該商品的已開單但未出庫情況、借出情況、訂貨情況,并可按【明細(xì)】按鈕來查詢其明細(xì)。請看下面的例子:商品編碼為2004的商品庫存數(shù)為11,當(dāng)數(shù)量的輸入多于11個(gè)時(shí),系統(tǒng)會自動發(fā)出警報(bào)。假設(shè)商品有包裝數(shù),比如,一箱復(fù)印紙為12包,程序會自動換算成件數(shù)。假設(shè)是退貨,那么請?jiān)跀?shù)量一欄輸入負(fù)數(shù)。 開單時(shí),假設(shè)該客戶以前有該商品的購貨記錄,那么本次的銷售 價(jià)會自動記錄上一次價(jià)錢;假設(shè)沒有銷售記錄,

19、那么程序會自動顯示當(dāng)時(shí)的零售價(jià),當(dāng)然,您也可以修正本次銷售價(jià)錢. 當(dāng)商品銷售價(jià)低于限價(jià)時(shí),系統(tǒng)會自動發(fā)出警報(bào),假設(shè)您沒有低于限價(jià)銷售的權(quán)限,那么程序會回絕接受該價(jià)錢。 留意價(jià)錢不能為負(fù)數(shù)。當(dāng)您需求了解客戶以前的購貨價(jià)錢以及商品的限價(jià)時(shí),您可以按【價(jià)錢】按鈕,程序會為您查詢到該客戶以前購買該商品的一切記錄,作為本次銷售價(jià)錢的參考。 商品的銷售金額是自動計(jì)算的,必需指定付款方式,收款臺按指定的付款方式收款,假設(shè)指定是欠款方式,那么必需闡明緣由。 開單時(shí),系統(tǒng)默以為操作員,經(jīng)手人操作員是兩個(gè)概念,通常是一個(gè)人,您可以修正他人的單據(jù),但會留下痕跡操作員稱號,假設(shè)業(yè)務(wù)員很多時(shí),可運(yùn)用業(yè)務(wù)員代碼查詢。在缺

20、省的情況下,銷售部門和經(jīng)手人是相關(guān)的,可以修正。單據(jù)終了時(shí),請按【確認(rèn)】按鈕,那么此單據(jù)被記錄,按【作廢】按鈕,那么此單據(jù)作廢。.7.3 收款臺確認(rèn) 收款臺的主要任務(wù)就是擔(dān)任銷售出庫單的控制,只需經(jīng)過收款臺確認(rèn)(記帳或結(jié)帳)的單據(jù),庫房才干出庫,同時(shí)也限制了銷售人員的非法修正。.7.3 收款臺確認(rèn)(過程)(1) 出庫單的刷新 由于銷售出庫單要求與業(yè)務(wù)同步進(jìn)展處置,客戶不能等待太長的時(shí)間,銷售人員開單后會自動傳送給出納,為了保證出納及時(shí)得到單據(jù),軟件設(shè)置了自動刷新功能(5秒鐘自動刷新一次),并有自動刷新開關(guān)。(2) 出庫單的打印根據(jù)詳細(xì)情況可按分聯(lián)或套打方式打印出庫單,可自定義打印行數(shù)。A. 分

21、聯(lián)單包括: 財(cái)務(wù)聯(lián) 客戶聯(lián) 庫房聯(lián),適用于激光打印 機(jī),可采用半張B5復(fù)印紙。 B. 套打只需一張復(fù)寫, 適用于針式打印機(jī)建議平推式, 可采用三層三等份打印紙。(3) 出庫單的收款對于需求收取貨款的客戶,按【收款】按鈕進(jìn)展收款,輸入收款類型及金額。(5) 出庫單的結(jié)帳假設(shè)本次銷售的出庫金額和收款額相等時(shí),您就可以運(yùn)用前臺結(jié)算功能,請優(yōu)先運(yùn)用該功能。(4) 出庫單的記帳處置假設(shè)沒有收款或收款金額不等于銷售金額,那么只能選擇記帳,而不能運(yùn)用結(jié)帳,結(jié)帳和記帳都是對出庫單進(jìn)展確認(rèn)。 留意: 收款臺必需及時(shí)進(jìn)展記帳或結(jié)帳處置,否那么會呵斥出庫單被修正,致使打印出來的出庫單和電腦里不一致的景象. 另外,一

22、定要在已確認(rèn)的出庫單上簽字或蓋章.7.4 庫房付貨(1) 未出庫的出庫單未出庫出庫單索引左側(cè)顯示的是該庫房一切未出庫的出庫單,曾經(jīng)出庫的出庫單不在這里顯示。請注意經(jīng)收款臺記帳的出庫單形狀為“,否那么為“。(5)出庫單整單出庫問題 出庫單必需整單確認(rèn),假設(shè)出庫單中某幾項(xiàng)商品沒有庫存或庫房數(shù)量不夠,可以將該單拆分成兩個(gè)單據(jù),沒有庫存或庫存不夠的商品請放在另外的出庫單上。(4)出庫處置電腦帳目出庫單經(jīng)過收款臺確認(rèn)以后,按【出庫】按鈕就可以出庫了, 但在以下情況下出庫單不能出庫: 出納未記帳:出納未記帳的出庫單,不能執(zhí)行出庫操作, 但可輸入系列號。 系列號輸入錯誤:漏錄或錯錄系列號,在出庫時(shí)會有錯 誤提示。 庫存數(shù)量不夠:商品未建帳時(shí)不檢查。(2)系列號登記假設(shè)商品有系列號的要求,那么請輸入系列號,假設(shè)運(yùn)用掃描槍,請運(yùn)用鍵盤口并加回車符。(3)出庫單出庫規(guī)那么要求庫房人員做到:曾經(jīng)確認(rèn)的出庫單、商品實(shí)物、計(jì)算機(jī)里出庫單三者完全對應(yīng),然后庫房人員就可以付貨了.7.5 出庫單的反沖 出庫單反沖后為未記帳形狀,必需點(diǎn)擊“只顯示未記帳的出庫單才可顯示出來.銷售單在收款臺未確認(rèn)的情況下,修正或作廢是不受限制的,但對于收款臺曾經(jīng)確認(rèn)的出庫單來說,

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