時間管理分享ppt

1、時間(shjin)管理共四十六頁課程目標(biāo)建立有效的時間管理概念區(qū)分重要和緊迫，學(xué)會優(yōu)先(yuxin)管理建立有效的時間管理系統(tǒng)共四十六頁 把你生命的時間(shjin)算出來我的生命(shngmng)已用去 天我的生命只剩下 天中國傳統(tǒng)稱二十弱冠，三十而立，四十不惑，五十知天命，六十花甲，七十古稀， 即使以現(xiàn)代的醫(yī)療條件，能活到80已經(jīng)很少。如此折算，人一生也就大約3萬多天。暫以3萬天(82.4歲)算，你已用去了多少天，還剩下多少天？年年歲歲花相似，歲歲年年人不同，莫等閑，白了少年頭共四十六頁黃金(hun jn jn)規(guī)則Begin with the end in Mind以終為始共四十六頁制變

2、制變 = 主動選擇(xunz) + 承擔(dān)責(zé)任制變 vs. 應(yīng)變Proactive vs. Reactive共四十六頁 制變 vs. 應(yīng)變(yngbin)應(yīng)變：受到刺激后，立即作出反應(yīng)，就是應(yīng)變，是條件反射制變：受到刺激后，主動(zhdng)考慮，經(jīng)過思考的過程選擇反應(yīng)的方式，然后再作出反應(yīng)，我們說這種做法是制變。這就是人與動物之間的區(qū)別。在事情發(fā)生前預(yù)測并采取行動，不一定等事情發(fā)生后才反應(yīng)共四十六頁Q：在你們的生活中，有沒有這樣(zhyng)的體現(xiàn)這樣(zhyng)的例子？故事：在大學(xué)里，有一個年老的系主任，他一天到晚都很忙。年輕的人來找他抱怨工作量不足，沒有前途，收入少。年紀(jì)中的人來找他說要

3、結(jié)婚了，沒房子。年紀(jì)大的人來找他抱怨研究生的質(zhì)量差，別人不要的就分過來。他忙得焦頭爛額。不久就累病了，很快就去世了。學(xué)校又招了一名年輕的系主任，這幫教授又像往常一樣來找他抱怨和解決問題，才發(fā)現(xiàn)找不到他。一天，兩天，一直過了3個月，還是(hi shi)找不到。大家終于按奈不住，找到校長去投訴。校長笑瞇瞇地對大家說：我知道他在做什么，請你們再耐心地等3個月吧，我相信他一定能解決問題的。大家好不容易等到半年過去了，年輕的系主任終于回來了。大家猜，他把什么帶回來了？他把企業(yè)贊助科研項目的資金拿回來了，原來這半年時間他到各地大企業(yè)奔走，銷售科研項目和說服企業(yè)贊助他們的科研項目。這樣一來，有錢后所有的問題

4、就迎刃而解了，房子，研究生質(zhì)量，經(jīng)費等等。這個故事告訴我們什么？(應(yīng)變和制變的差異；從根源上解決問題，從而解決一系列的問題；對刺激主動去作出選擇和反應(yīng))共四十六頁效率(xio l)與成效史蒂芬.柯維說：“在你開始(kish)攀登成功之梯時，首先要確定這部梯子靠對了地方。”共四十六頁Do the things rightVs.Do the right things把事情做正確 (效率(xio l)與做正確的事 (成效)效率(xio l)與成效共四十六頁時間管理(gunl)理論演變第一代：著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力第二代：強調(diào)行事歷(to-do-list)與日程表,已注意到規(guī)劃未

5、來的重要性第三代：目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標(biāo)，在訂立每天實現(xiàn)目標(biāo)的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取(zhngq)最高效率第四代：主張關(guān)鍵不在于時間管理，而在于個人管理。與其著重于時間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)品與產(chǎn)能的平衡上共四十六頁確定工作優(yōu)先(yuxin)次序緊急(jnj) 不緊急(jnj)重要不重要 12 34共四十六頁確定工作優(yōu)先(yuxin)次序緊急(jnj)不緊急(jnj)重要不重要 12 3 4立即去做盡快去做真的要做？完全不做共四十六頁事務(wù)(shw)分類表緊急(jnj) 不緊急(jnj)重要不重要1234防患未然改進工作效率,

6、質(zhì)量建立人際關(guān)系/網(wǎng)絡(luò)計劃,尋找新機會提高個人能力積累知識考慮個人長期規(guī)劃不速之客某些電話,email,會議急迫而不重要的問題受歡迎的活動繁瑣的工作某些電話,email,會議有趣的活動浪費時間的事情危機有期限壓力的計劃急迫的重要問題共四十六頁偏重(pinzhng)第一類事務(wù)I結(jié)果： 壓力 精疲力竭 危機處理(chl) 忙于收拾殘局IIIIIIV壓力人危機有期限壓力的計劃急迫的重要問題共四十六頁偏重(pinzhng)第三類事務(wù)III結(jié)果： 短視近利 危機處理 輕視目標(biāo)與計劃 缺乏(quf)自制力人際關(guān)系浮泛IIIIV無用人不速之客某些電話,email,會議急迫而不重要的問題受歡迎的活動共四十六頁

7、偏重(pinzhng)第三、四類事務(wù)IIIIVIII結(jié)果： 全無責(zé)任感/個人使命感 工作不保 依賴他人或社會(shhu)機構(gòu)維生無用人繁瑣的工作某些電話,email,會議有趣的活動浪費時間的事情共四十六頁偏重(pinzhng)第二類事務(wù)結(jié)果： 有遠見，有理想 平衡(pnghng)(工作，生活，人際關(guān)系) 紀(jì)律 自制 少有危機III從容人共四十六頁伊索寓言(yyn)產(chǎn)出 I產(chǎn)能 II希望(xwng)達成的結(jié)果生蛋能力達成結(jié)果的資本/本領(lǐng)重蛋輕鵝產(chǎn)蛋資本保不住，雖產(chǎn)出高，但沒有持續(xù)競爭力重鵝輕蛋養(yǎng)不活自己，沒有績效共四十六頁我們習(xí)慣(xgun)先做什么事情呢？調(diào)查顯示我們的現(xiàn)狀容易的先做急的事情先

8、做擺在我面前擋住我視線的事情根據(jù)(gnj)限期的先后計劃內(nèi)先做，計劃外后做老板認(rèn)為重要的事情共四十六頁帕雷托原則(yunz)80/20原理20% 投入(tur) 80% 產(chǎn)出重要的少數(shù) vs. 瑣碎的多數(shù)20%80%80%20%共四十六頁帕雷托原則(yunz)80/20原理Q:一般人最容易拖延的任務(wù)是最重要的10%或20%你在重要和不重要的工作之間進行選擇的能力是你在生活與工作中能否獲得成功的重要決定(judng)因素。工作卓有成效的人強制自己先做最重要的工作共四十六頁80/20法則(fz)和時間革命我們所做的事中，大部分是低價值的事物我們所有的時間里，有一小部分時間比其余的多數(shù)時間更有價值若

9、我們想對此采取對策，我們就應(yīng)該徹底行動如果(rgu)我們好好利用20%的時間，將會發(fā)現(xiàn)，這20%是用之不竭的共四十六頁個人(grn)練習(xí)尋找那些(nxi)產(chǎn)出80%效能的20%的事務(wù)？共四十六頁低價值(jizh)事務(wù)別人希望你做的事老是以同樣方式完成(wn chng)的事你不擅長的事做時無樂趣可言的事總是被打斷的事別人也不感興趣的事接電話共四十六頁八大超值時間(shjin)運用法提升生命大目標(biāo)的事你一直想做的事在80/20時間對結(jié)果的關(guān)系的事能大大節(jié)省時間并使品質(zhì)倍增的創(chuàng)新方法別人說你不可能完成的事運用(ynyng)自己創(chuàng)造力的事能讓別人為你工作而減少你工作量的事千載難逢、稍縱即逝的事共四十六

10、頁避免(bmin)事務(wù)陷阱事務(wù)陷阱：混淆(hnxio)“緊急的”和“重要的”衡量其價值增加價值提高績效共四十六頁重 要 性 緊 迫 性1.必要有直接價值.2.必要有間接價值3.必要沒有價值4.不必要沒有價值工作-價值(jizh)矩陣共四十六頁優(yōu)先(yuxin)管理的4D法重 要 性 緊 迫 性1Do it now.現(xiàn)在(xinzi)就做.2Do it later.以后再做.3Delegation.授權(quán).4Dont do it.不做.共四十六頁第二(d r)象限法每天都作一些(yxi)重要而非緊急的事情共四十六頁優(yōu)先(yuxin)管理的核心把每天要做的事情列一份清單(qngdn)確定優(yōu)先次序，從

11、最重要的開始做每天都這么做共四十六頁如何制定(zhdng)計劃回顧您個人的目標(biāo)區(qū)分輕重緩急分時間段, 對時間進行優(yōu)選與安排將約會或會談的時間加進去考慮突發(fā)因素, 預(yù)留多一些時間其他人的工作安排(應(yīng)優(yōu)先考慮您老板(lobn)/客戶的)每天都安排一些重要而非緊急的事務(wù)共四十六頁幫助(bngzh)記憶的工具To Do List日程溝通記錄授權(quán)(shuqun)管理Outlook手機共四十六頁To Do List 每日任務(wù)(rn wu)清單幫助(bngzh)記憶的工具共四十六頁Appointments 日程表幫助(bngzh)記憶的工具共四十六頁管理者與非管理者角色(ju s)的區(qū)別管理者的貢獻來自于他

12、們(t men)的判斷力與影響力，而非他們(t men)所投入的個人時間與埋頭苦干非管理者的貢獻主要來自于他們的時間與努力共四十六頁管理者時間管理的四大(s d)要素老板(lobn)占用的時間自己占用的時間下屬占用的時間個人可支配時間組織占用的時間外界占用的時間顧客，供應(yīng)商，政府機構(gòu)等等共四十六頁授權(quán)(shuqun)的障礙？信任(xnrn)“我喜歡！”“我怎么辦？”共四十六頁授權(quán)管理(gunl)要點選擇任務(wù)選擇人任務(wù)說明提供支持(zhch)/輔導(dǎo)告知相關(guān)人員在需要時提供建議跟進監(jiān)督總結(jié)共四十六頁請人幫忙(bng mng)的時候，應(yīng)該注意什么？Q：什么事情應(yīng)該授權(quán)？減輕自己的工作時間，對自己不重

13、要的但必須(bx)做的事情；如需要發(fā)展下屬，提高他的能力，應(yīng)該選擇一些有一定難度但不是不能做到的事情；為了加強團隊合作，安排一些要求別人合作的新工作選擇人：此人必須具備這種技能；對方是否有時間；是否有動力，如沒有，激勵對方；要對結(jié)果負(fù)責(zé)并且跟進執(zhí)行情況，隨時提供支持；看任務(wù)的難度是否與員工的能力的匹配程度，如果任務(wù)太難需要提供高支持；如任務(wù)要涉及其他不同部門，提前通知其他部門相關(guān)人授權(quán)要有適當(dāng)?shù)挠媱澓陀?xùn)練，最大限度地降低危險。考慮這人是否有這個能力，需要多長時間才能學(xué)會怎么做？共四十六頁討論(toln)我現(xiàn)在正在做的工作中有哪些是可以(ky)授權(quán)的？共四十六頁吃大象(d xin)原理 Life

14、 Value Year Goal Month Plan Day Document共四十六頁Q：如何把大象(d xin)吃掉呢？一口一口地吃根據(jù)自己的價值觀，先規(guī)劃好人生(rnshng)的總目標(biāo)，然后制定年目標(biāo)，月目標(biāo)和日目標(biāo)例子：分解一個年計劃共四十六頁改掉(i dio)拖延時間的技巧設(shè)定完成日期把工作劃分為具體的小部分制定行動計劃安排好跟進事宜設(shè)立(shl)獎勵想象工作在進行中的情形現(xiàn)在就開始做!共四十六頁拖延的原因：老板沒有訂立限期任務(wù)有限期和沒有，結(jié)果不同。如果沒有限期，自己幫自己訂立把工作劃分為具體的小部分：工作太難，雖然(surn)有限期，可以采用吃大象的方法制定行動計劃 & 安排好跟進事宜: 適合雖然那些知道限期，知道怎么做，但忘記什么時候做，因為沒有制定計劃設(shè)立獎勵：適合那些沒有動力。自己為自己設(shè)立獎勵改掉(i dio)拖延時間的技巧共四十六頁更多分享(fn xin)，敬請期待！共四十六頁內(nèi)容摘要時間管理。制變 vs. 應(yīng)變。在事情發(fā)生前預(yù)測并采取行動，不一定等事情發(fā)生后才反應(yīng)。不久就累病了，很快就去世了。大家好不容易等到半年過去了，年輕的系主任終于回來了。第一代：著重利