秘書理論與實務(wù)項目十三--信息管理與服務(wù)課件

1、項目十三信息管理與服務(wù)理 論 知 識任務(wù)一 收集信息（一）信息收集的范圍信息是事物存在的方式或運(yùn)動狀態(tài)的直接或間接的反映。信息工作程序包括：收集、整理、傳輸、存儲、反饋和利用。信息的收集是因?qū)嶋H利用的需要而通過各種渠道和方式獲取信息的過程，這是信息工作的首要環(huán)節(jié)。項目十三信息管理與服務(wù)理 論 知 識任務(wù)一 收集信息（二）信息收集的基本方法1.觀察法 2.閱讀法 3.詢問法 4.問卷法 5.網(wǎng)絡(luò)法 6.交換法 7.購置法 項目十三信息管理與服務(wù)理 論 知 識任務(wù)一 收集信息（三）信息收集的渠道1. 深入市場，實地調(diào)查 3.圖書館 5.供應(yīng)商和客戶 7.信息機(jī)構(gòu) 2. 大眾傳播媒介 4.數(shù)據(jù)庫 6

2、.貿(mào)易交流會 8.業(yè)務(wù)相關(guān)部門 項目十三信息管理與服務(wù)相 關(guān) 鏈 接任務(wù)一 收集信息（一）信息收集的注意事項1. 信息收集要廣泛。 2. 收集原始性資料，是信息處理的基礎(chǔ)性工作。3. 秘書的信息收集要有預(yù)見性、相關(guān)性，圍繞一個問題或某項業(yè)務(wù)活動而收集到的所有信息材料都要與此問題或業(yè)務(wù)活動相關(guān)。 項目十三信息管理與服務(wù)任務(wù)二 處理信息（一）信息整理的程序1.信息篩選（1）信息篩選的工作程序： 看來源 看標(biāo)題 看正文 看正文 理 論 知 識項目十三信息管理與服務(wù)任務(wù)二 處理信息（一）信息整理的程序1.信息篩選（2）信息篩選時，如何決定信息取舍 突出主題思想，凡是與業(yè)務(wù)主題無關(guān)的信息，要剔除 要注意

3、典型性，從大量原始信息中挖掘出能揭示工作本質(zhì)的典型信息 要富有新意，盡可能抓住能反映業(yè)務(wù)新動態(tài)的信息 要具有特點，從各種工作的實際出發(fā)，有所側(cè)重地選用相關(guān)信息 理 論 知 識項目十三信息管理與服務(wù)任務(wù)二 處理信息（一）信息整理的程序1.信息篩選（3）信息篩選的注意事項 對選中的信息，分輕重緩急進(jìn)行信息的加工處理 對暫時不用但可以備查的信息，進(jìn)行暫存 對不用的信息，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行暫存、移交或銷毀 理 論 知 識項目十三信息管理與服務(wù)任務(wù)二 處理信息（一）信息整理的程序2.信息分類（1）字母分類法 （2）地區(qū)分類法 （3）主體分類法 （4） 數(shù)字分類法 （5） 時間分類法 理 論 知 識項目十三

4、信息管理與服務(wù)任務(wù)二 處理信息（一）信息整理的程序3.信息校核（1）溯源法 （2）比較法 （3） 核對法 （4） 邏輯法 （5） 調(diào)查法 （6）數(shù)理統(tǒng)計法 理 論 知 識項目十三信息管理與服務(wù)理 論 知 識任務(wù)二 處理信息（二）信息存儲工作的程序1信息登記 3信息排列 2信息編碼 項目十三信息管理與服務(wù)任務(wù)三 匯報信息（一）信息匯報理 論 知 識1.確定信息匯報的內(nèi)容2.信息匯報的方法3選擇并確定匯報信息的形式4確認(rèn)信息匯報質(zhì)量5.信息匯報注意事項項目十三信息管理與服務(wù)任務(wù)三 匯報信息（二）信息的傳遞理 論 知 識1.自上而下，將管理層的決策管理信息傳遞給下級部門；2.自下而上，將下級部門的工作動態(tài)、成果、問題、要求等及時匯報給我管理層；3.平行往來，通過各種信息傳遞，使各部門協(xié)調(diào)工作、互相配合；4.自內(nèi)而外，將組織內(nèi)的信息傳遞給社會其他組織，如信息發(fā)布；5.自外而內(nèi)，將各種對企業(yè)經(jīng)營管理活動有用的信息及時傳遞給組織內(nèi)的有關(guān)部門或人員。項目十三信息管理與服務(wù)任務(wù)三 匯報信息（一）信息傳遞的重點相 關(guān) 鏈 接1.要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策的“空白點” 2