辦公環(huán)境管理 (2)ppt課件

1、工程二 管理辦公室事務(wù)商務(wù)秘書實(shí)務(wù)辦公環(huán)境管理學(xué)習(xí)目的 1.可以設(shè)計(jì)辦公室環(huán)境的格局。2.可以維護(hù)辦公室的任務(wù)環(huán)境。3.可以改良和優(yōu)化辦公環(huán)境。4.可以按照需求創(chuàng)建辦公室環(huán)境。一、辦公室的含義 關(guān)于辦公室的含義,主要有兩個(gè)方面:1、辦公的房子,是任務(wù)人員辦理公務(wù)的地方；2、機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位內(nèi)部辦理行政事務(wù)的任務(wù)機(jī)構(gòu),是設(shè)在上司身邊直接為上司效力的綜合部門。themegallery1、辦公環(huán)境的涵義：辦公環(huán)境,或稱為辦公室環(huán)境。從廣義上說(shuō)，它是指定組織機(jī)構(gòu)的一切成員所處的大環(huán)境；從狹義上說(shuō)，辦公環(huán)境是指定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門任務(wù)所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。人文環(huán)境主要是指任務(wù)氣氛和辦公

2、環(huán)境。自然環(huán)境包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、安康與平安環(huán)境。二、辦公環(huán)境管理themegallery2、辦公環(huán)境管理的原那么1溫馨對(duì)于一個(gè)辦公室來(lái)說(shuō),不論是其裝潢.或是其擺設(shè).都應(yīng)以溫馨為準(zhǔn)光線,顏色,氣候,噪音等在不同程度上對(duì)任務(wù)人員的心情都會(huì)有所影響2調(diào)和一個(gè)調(diào)和的辦公環(huán)境,能激發(fā)任務(wù)人員的團(tuán)隊(duì)精神.因此,在優(yōu)化辦公環(huán)境時(shí),要留意其調(diào)和性.如辦公室的辦公桌椅,櫥柜等的大小,格式,顏色要盡能夠統(tǒng),這不但可以加強(qiáng)辦公室的美觀效果,更重要的是可以強(qiáng)化成員之間的平等觀念,發(fā)明調(diào)和的人際關(guān)系.themegallery3適用首先是辦公室規(guī)劃應(yīng)該力求方便,爭(zhēng)取時(shí)效,如一樣或相關(guān)的部門應(yīng)盡能

3、夠安排在相鄰的地點(diǎn),以防止不用要的交叉和迂迥,便利任務(wù)的親密聯(lián)絡(luò)和同步進(jìn)展其次,為了改善辦公室的單調(diào)環(huán)境,可以適當(dāng)?shù)胤胖眯┕に嚻坊蚧ú萦捎谵k公室往往就是組織的一個(gè)窗口.4平安保證組織的物品平安是涉外秘書的重要職責(zé)之一,也是優(yōu)化辦公環(huán)境不可忽略的一個(gè)原那么.布置辦公室時(shí)要留意附近的環(huán)境和辦公室存放財(cái)物的平安themegallery一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì) 義務(wù)情境 某公司預(yù)備在上海興辦一個(gè)銷售分公司，租用了某寫字樓其中的一層大廳，秘書小張接到了布置辦公室的義務(wù)。對(duì)于一層大廳的格局需求重點(diǎn)思索的是該公司的產(chǎn)品需求一塊兩百平米的展區(qū)，同時(shí)還要合理布置正副經(jīng)理的辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財(cái)務(wù)部。小張將整個(gè)

4、一層大廳設(shè)計(jì)為當(dāng)今很流行的全開放式辦公室和半開放式辦公室，大廳的前半部區(qū)域用作產(chǎn)品展廳，大廳后半?yún)^(qū)域作為銷售分公司的辦公區(qū)，每個(gè)區(qū)域都運(yùn)用能站立并可以挪動(dòng)的間隔物來(lái)分隔，沒有門，一切人的任務(wù)都能清楚可見。 思索：這樣的辦公環(huán)境規(guī)劃能否妥當(dāng)可行？義務(wù)一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì)一、辦公室環(huán)境辦公室環(huán)境是指辦公室中影響任務(wù)人員的心思、態(tài)度、行為以及任務(wù)效率的各種要素的總和。 硬環(huán)境：建筑設(shè)計(jì)、室內(nèi)空氣、光線、顏色、 辦公設(shè)備等 軟環(huán)境：辦公室的任務(wù)氣氛、人員的素養(yǎng)、 團(tuán)體凝聚力等一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì)二、辦公室規(guī)劃1.開放式辦公室一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì)(1)開放式規(guī)劃的優(yōu)點(diǎn) 建筑本錢的降低。 空間利用率

5、的添加。 重新規(guī)劃的靈敏性。 易于溝通，便于交流。 易于管理。 容易集中化效力及共享辦公設(shè)備。一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì)(2)開放式規(guī)劃的缺陷 缺乏單獨(dú)辦公的時(shí)機(jī)。 不容易集中精神。 很難進(jìn)展性任務(wù)。 噪聲太大。一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì)2.封鎖式辦公室一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì)(1)封鎖式辦公室的優(yōu)點(diǎn) 比較平安，便于鎖門。 可以保證任務(wù)的性。 易于員工集中留意力，專心致志于細(xì)致和專業(yè)的任務(wù)。 維護(hù)私人空間，易于維護(hù)隱私。(2)封鎖式辦公室的缺陷 建筑本錢高，隔墻、門、走廊等占用空間多并要裝修。 難以監(jiān)視員工的活動(dòng)。 難以進(jìn)展溝通。員工被分隔開，易覺得孤單。三、辦公室構(gòu)造和規(guī)劃需求思索的要素(1)職工的人

6、數(shù)。人數(shù)多，需求的空間就大，費(fèi)用也要添加。(2)購(gòu)買或租用的面積。面積越大，費(fèi)用也越高，尤其是在一些城市的中心地帶，地價(jià)非常昂貴，必需仔細(xì)斟酌。(3)機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類。如需求多少個(gè)部室。(4)組織運(yùn)營(yíng)的性質(zhì)或內(nèi)容。 (5)便于部門間的任務(wù)聯(lián)絡(luò)，以確保科學(xué)有效地實(shí)施任務(wù)流程，減少或防止不用要的反復(fù)與浪費(fèi)。如將業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)、相銜接的部門安排近鄰，減少任務(wù)人員和文件流動(dòng)的次數(shù)和間隔。一 辦公室環(huán)境格局設(shè)計(jì)(6)辦公室的間隔方式應(yīng)符合任務(wù)的需求和嚴(yán)密的需求。如開放式辦公室的設(shè)計(jì)能加強(qiáng)者們的交流，而封鎖式辦公室的設(shè)計(jì)那么易于嚴(yán)密。(7)走廊、樓梯、通道的寬窄要適宜暢通，符合平安需求，并安排好公用

7、區(qū)域。(8)辦公室隨組織的開展變化也要變卦，需求具有靈敏性。如采用容易站立、挪動(dòng)或撤除的間隔物，給辦公室的設(shè)計(jì)和改動(dòng)提供更大的選擇。四、辦公室布置的原那么1、有利于溝通2、便于監(jiān)視3、協(xié)調(diào)、溫馨二 辦公室環(huán)境優(yōu)化 劉經(jīng)理在外面忙了整整一上午，分別與幾家客戶談了新產(chǎn)品分銷的相關(guān)事宜，吃過了午飯，他計(jì)劃回公司看看還有什么重要的事情需求他最后點(diǎn)頭。剛一推開公司的門，一股刺鼻的氣味讓他神色一下子難看了起來(lái)，他忍住了沒發(fā)脾氣，再往前走，經(jīng)過一道回廊，以前不斷亮著的燈怎樣今天沒亮。他把秘書小張喊來(lái)，問他氣味的事。小張解釋說(shuō)中午吃任務(wù)餐的時(shí)候，大家叫來(lái)的外賣有當(dāng)下最流行的地方小吃，氣味雖難聞，不過味道卻很好

8、，聞到的氣味大約是這些小吃分發(fā)出來(lái)的。劉經(jīng)理叫小張停下手中其他一切事情，處置掉這難聞的氣味，并叫小張把辦公室的燈都翻開，今天下午先把辦公室環(huán)境搞好了，再做其他的事情。 思索：公司辦公室的環(huán)境都出現(xiàn)了哪些問題，應(yīng)該如何處置？二 辦公室環(huán)境優(yōu)化一、改善辦公室環(huán)境的方法1.辦公室的綠化2. 空氣的優(yōu)化(1)溫度?？諝鉁囟鹊母叩蛯?duì)人的溫馨和安康影響很大。辦公室的溫度冬天普通在2022，夏季在2325之間為最宜。(2)濕度。(3)清潔度。(4)流動(dòng)速度。辦公室環(huán)境優(yōu)化3.光線的優(yōu)化 辦公室內(nèi)要有適當(dāng)?shù)恼彰?，以維護(hù)任務(wù)人員的視力。4、顏色的優(yōu)化暖顏色：紅、橙、黃冷顏色：綠、藍(lán)、紫中間色：黑、白、灰三 辦公

9、室環(huán)境維護(hù)與平安管理 秘書小張每天上班和下班前都將本人的任務(wù)區(qū)域清潔整理得干干凈凈，同時(shí)她也自動(dòng)清潔整理本人常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙零亂堆積，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙裝滿了沒人倒，她都及時(shí)做些清潔整理任務(wù)，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。 秘書小王每天都仔細(xì)清潔整理本人的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及公用等都擺放有序。下班前也將辦公桌拾掇得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如號(hào)碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)本人的辦公桌，經(jīng)常讓他人找不到，從而影響了任務(wù)。三 辦公室環(huán)境維護(hù)與平安管理 秘書小李上

10、班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西找，每日常用的“訪客接待本也總是找不到。本人的辦公桌都沒有管理清楚，更無(wú)暇顧及他處。 思索：上述三位秘書的辦公室環(huán)境維護(hù)與管理才干如何？三 辦公室環(huán)境維護(hù)與平安管理一、辦公室日常維護(hù)的內(nèi)容 1、辦公空間 2、辦公桌椅 3、辦公用品 4、計(jì)算機(jī)等自動(dòng)化辦公設(shè)備。二、辦公室的平安隱患及處置一辦公環(huán)境中常見的有礙安康和平安的隱患1、地、墻、天花板、門、窗中的隱患；2、光線、通風(fēng)、噪音、溫度、通道隱患；3、辦公家具隱患；4、辦公設(shè)備及操作隱患；5、任務(wù)中大意呵斥損傷的隱患；6、任務(wù)中大意呵斥泄密的隱患；7、

11、火災(zāi)隱患二.辦公環(huán)境隱患檢查的方法(1)確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)展平安方面的檢查。(2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)。(3)假設(shè)發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)直到處理。( 4)將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處置等過程仔細(xì)記錄在本企業(yè)的“隱患記錄處置表中。隱患記錄及處置表序號(hào)時(shí)間隱患情況造成隱患原因隱患危害處理人采取的措施111月4日電腦線交叉錯(cuò)亂地表裸線多無(wú)人處理絆倒人工程部王亮整理埋在地毯下211月11日標(biāo)識(shí)牌掉落固定的釘子脫落牌子掉下砸傷人工程部王亮重新固定好311月18日機(jī)器卡紙使用設(shè)備操作不當(dāng)機(jī)器損壞電腦部李華檢修復(fù)印機(jī)411月19日靠窗一排電

12、腦屏幕晃眼無(wú)窗簾遮擋有損眼睛行政主管張強(qiáng)安排窗簾511月25日周末5號(hào)文件資料柜未鎖負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開會(huì)失密隱患研發(fā)部經(jīng)理王立同周一開會(huì)強(qiáng)調(diào)課 后 訓(xùn) 練一、案例分析題1姜成維進(jìn)入民營(yíng)公司大唐公司實(shí)習(xí)不久，辦公室主任帶著他到各個(gè)部門轉(zhuǎn)了一圈，姜成維發(fā)現(xiàn)辦公室嶄新，辦公設(shè)備與條件也不錯(cuò)。但各個(gè)部門也存在很多問題，比如，辦公桌椅擺放不夠美；一些公共設(shè)備擺放不合理；辦公桌上雜亂無(wú)章，尤其是女職員辦公桌上還擺放著個(gè)人DIY照片、小花盆、卡通小飾品等，把文件資料擠在一個(gè)小空間里；窗臺(tái)上布滿灰塵；房檐上走廊上的角落里隱隱約約有蜘蛛網(wǎng)絲；綠化植物沒有好好料理?；氐奖救宿k公室后，辦公室主任布置了一個(gè)義務(wù)交給姜成維：設(shè)計(jì)一個(gè)詳細(xì)可行的改善辦公環(huán)境的方案。姜成維不愧為秘書專業(yè)的高才生，充分了解公司是一個(gè)剛興辦不久的民營(yíng)企業(yè)，根據(jù)對(duì)各個(gè)部門辦公環(huán)境的認(rèn)識(shí)與感受，結(jié)合民營(yíng)企業(yè)特點(diǎn)及員工素質(zhì)情況，不出幾天就設(shè)計(jì)了一份詳細(xì)完善的辦公環(huán)境改善方案。課 后 訓(xùn) 練方案得到辦