文秘商務(wù)辦公第2章文書寫作：格式、標(biāo)準(zhǔn)、示范課件

1、第2章文書寫作：格式、標(biāo)準(zhǔn)、示范2.1文書寫作的邏輯2.2規(guī)則型文書格式2.3 決議型文書格式2.4個人類文書格式2.1文書寫作的邏輯文書寫作需要按圖索驥，要遵循寫作的邏輯。秘書需要掌握：受眾對象決定寫作格式、報告用途決定陳述要點、平行結(jié)構(gòu)安排銜接語、遞進(jìn)結(jié)構(gòu)安排總述詞。2.1.1受眾對象決定寫作格式2.1.2報告用途決定陳述要點2.1.3平行結(jié)構(gòu)安排銜接語2.1.4遞進(jìn)結(jié)構(gòu)安排總述詞2.1.1受眾對象決定寫作格式從受眾對象來看，文書分為上行、平行、下行發(fā)文。所以受眾不同，發(fā)文方向不同，文書的寫作格式自然不同。比如上行文請示的格式是：1.標(biāo)題。請示一般有兩個標(biāo)題，被發(fā)文字號和簽發(fā)人隔開。第一個

2、標(biāo)題通常是“XX公司文件”，第二個標(biāo)題通常是“公司名稱+請示內(nèi)容+文種”。2.發(fā)文字號和簽發(fā)人。處于兩個標(biāo)題之間，比如XX字【2016】XX號 簽發(fā)人XX3.正文。正文包括主送單位、主體、結(jié)尾、附件標(biāo)題。（1）主送單位：XXX公司/機關(guān)（2）主體。主體一般由問題和建議構(gòu)成。（3）結(jié)尾。結(jié)尾一般都是“特此請示，請批復(fù)”。4.落款。落款要寫明發(fā)文時間、聯(lián)系人、聯(lián)系電話并加蓋公章。5.主題詞。主題詞寫在落款的下方，并與正文對齊。秘書在寫作公文的時候，首先要考慮的問題就是受眾對象。這是秘書選擇行文格式的依據(jù)。2.1.2報告用途決定陳述要點秘書在公文寫作中，不但要考慮受眾對象，更要考慮公文的用途，因為這

3、是指導(dǎo)陳述要點的依據(jù)。2.1.3平行結(jié)構(gòu)安排銜接語平行結(jié)構(gòu)是文書寫作中經(jīng)常運用的一種寫作手法，這種結(jié)構(gòu)和寫作手法可以使整個文書行文邏輯清晰，結(jié)構(gòu)自然。但是，秘書如果采用這種寫作手法，要注意各個部分之間的銜接語。恰當(dāng)?shù)你暯诱Z會使行文流暢嚴(yán)謹(jǐn)。比較常用的平行結(jié)構(gòu)銜接語就是“小標(biāo)題”。公文除了開頭和結(jié)尾，用幾個大的段落作為主體部分，而每個段落都是由一個小標(biāo)題來引領(lǐng)。2.1.4遞進(jìn)結(jié)構(gòu)安排總述詞遞進(jìn)結(jié)構(gòu)也是公文寫作中經(jīng)常運用的一種寫作手法，這種寫作手法可以使行文對某一個問題從不同的側(cè)面和角度進(jìn)行層層深入的剖析與解讀，使行文的思想深度得到提升。但是，秘書如果采用這種寫作手法，要注意行文結(jié)尾的總述詞。恰當(dāng)

4、的總述詞可以升華公文主體部分探究問題的思想，也可以保證行文的完整性。2.2規(guī)則型文書格式明確了公文寫作的邏輯，接下來就需要秘書掌握相應(yīng)類型公文的寫作格式了。這一小節(jié)主要講解規(guī)則型文書格式。所涉及到的文書類型包括公司制度類、管理辦法類、工作細(xì)則類、管理條例類以及公司規(guī)定類。2.2.1公司制度類文書格式2.2.2管理辦法類文書格式2.2.3工作細(xì)則類文書格式2.2.4管理條例類文書格式2.2.5公司規(guī)定類文書格式2.2.1公司制度類文書格式總結(jié)制度類文書的格式。1.標(biāo)題。標(biāo)題一般是發(fā)文單位+內(nèi)容+文種。2.正文。正文格式一般有兩種：（1）章條式。這種格式就是把正文內(nèi)容分成若干章節(jié)，每一章里又分若干

5、條。（2）條款式。這種格式的正文只列條，不設(shè)章，就像范文里那樣逐條闡述規(guī)定。3.落款。發(fā)文單位、日期。2.2.2管理辦法類文書格式管理辦法類文書也是經(jīng)常需要秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草擬的。值得秘書注意的是，管理辦法類文書格式分為封面格式和正文格式。文件正文格式有頁眉和正文兩個要素。其中頁眉是由編碼、標(biāo)題、頁碼構(gòu)成，頁眉內(nèi)容的字體字號要求根據(jù)實際工作需要進(jìn)行設(shè)置。正文是由標(biāo)題和內(nèi)容構(gòu)成。正文內(nèi)容一般包括目的、適用范圍、管理辦法等要素，具體要根據(jù)實際工作需要擬寫。2.2.3工作細(xì)則類文書格式細(xì)則類文書的格式也是包括標(biāo)題、正文和落款三個要素。1.標(biāo)題。發(fā)文單位+細(xì)則內(nèi)容+文種2.正文。正文包括三個部分：細(xì)則的依

6、據(jù)、內(nèi)容、實施說明。3.落款。落款包括發(fā)文單位和發(fā)文時間。2.2.4管理條例類文書格式管理條例類文書的格式同樣包含標(biāo)題、正文和落款三個要素小提示：我們總結(jié)一下上述范文的格式：1.標(biāo)題。發(fā)文單位+內(nèi)容+文種2.正文。正文原則上有兩種形式：一是分章列條式，一是直接列條式。范文就是采用的后一種。正文的開端要寫上總則，包括目的、依據(jù)；最后兩條寫明頒布實施說明；中間寫明具體內(nèi)容。3.落款。發(fā)文單位+發(fā)文日期。2.2.5公司規(guī)定類文書格式公司規(guī)定類文書格式同條例格式大同小異，也包括標(biāo)題、正文、落款三部分。1.標(biāo)題：發(fā)文單位+內(nèi)容+文種。2.正文：分條開列，開頭寫明依據(jù)和目的；主體部分寫明規(guī)定具體內(nèi)容；結(jié)尾

7、寫明規(guī)定實施說明。3.落款：發(fā)文單位+發(fā)文時間。2.3 決議型文書格式2.3.1公函類文書格式2.3.2通報類文書格式2.3.3通告類文書格式2.3.4決議類文書格式2.3.5意見類文書格式2.3.6決定類文書格式2.3.7公告類文書格式2.3.8指示類文書格式2.3.9批復(fù)類文書格式2.3.10通知類文書格式?jīng)Q議型文書包括的文書類別比廣泛：公函類、通報類、通告類、決議類、意見類、決定類、公告類、指示類、批復(fù)類、通知類等。2.3.1公函類文書格式秘書在寫作的過程中，要充分注意公函的格式。公函格式包括：標(biāo)題、正文、落款。1.標(biāo)題。發(fā)文機關(guān)+事由+文種，如圖所示 2.正文。正文開頭頂格寫明主送單位

8、，主體另起段落寫明具體的原因和事項，最后由“望復(fù)函”等敬語結(jié)束。3.落款。寫明發(fā)文單位和日期。2.3.2通報類文書格式通報類文書的格式同樣是由標(biāo)題、正文、落款三部分構(gòu)成。1.標(biāo)題。（發(fā)文單位+）通報對象+文種2.正文。開頭頂格寫明主送單位，主體寫明事實、分析處理，結(jié)尾寫明號召。3.落款。寫明發(fā)文單位和日期。2.3.3通告類文書格式秘書要注意，通告的格式與通報格式特別類似，同樣包括標(biāo)題、正文、落款三部分。1.標(biāo)題。（發(fā)文單位+）通告內(nèi)容+文種2.正文。開頭頂格寫明主送單位，主體寫明原因和通告事項，最后以“特此公告”收尾。3.落款。發(fā)文單位+日期。2.3.4決議類文書格式?jīng)Q議是由標(biāo)題、通過日期、正

9、文三部分構(gòu)成。1.標(biāo)題。（發(fā)文單位+）事由+文種2.通過日期。通常用小括號標(biāo)注在標(biāo)題下。3.正文。事實+分析+號召2.3.5意見類文書格式意見類文書一般由標(biāo)題、正文、落款三部分構(gòu)成。1.標(biāo)題。發(fā)文單位+內(nèi)容+文種2.正文。開頭寫明意見緣由，主體寫明對某一問題的認(rèn)識和解決意見，最后以“望批轉(zhuǎn)”作結(jié)。3.落款。（發(fā)文單位和）時間。2.3.6決定類文書格式?jīng)Q定類文書是由標(biāo)題、時間、正文、結(jié)尾四部分構(gòu)成。1.標(biāo)題。發(fā)文單位+決定事宜+文種2.時間。用括號標(biāo)注在標(biāo)題下。3.正文。4.結(jié)尾。通常以“本決定即日起施行”。2.3.7公告類文書格式公告的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、正文、落款三部分。秘書在著手寫作的時候應(yīng)注意

10、：1.標(biāo)題。（發(fā)文單位+內(nèi)容+）文種。2.正文。正文包括公告的原因、事項、結(jié)尾。3.落款。（發(fā)文單位+）時間。2.3.8指示類文書格式指示的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、發(fā)文時間、正文、落款四個部分。四部分格式要求大體與以上各文種要求相同。正文一般包含主送單位、前言、主體、結(jié)尾四部分。秘書要特別注意主體是指示的主要內(nèi)容，包含任務(wù)、措施、要求三要素。2.3.9批復(fù)類文書格式批復(fù)的結(jié)構(gòu)包含標(biāo)題、正文、落款三部分，三部分格式要求大體與以上各文種要求相同。正文包含主送單位、引據(jù)、主體、結(jié)語四部分。注意引據(jù)是對下級行文標(biāo)題的引述2.3.10通知類文書格式通知的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、稱呼、正文、落款四個部分，其格式要求大體與以上

11、各文種要求相同。秘書要注意正文的內(nèi)容要根據(jù)通知的類別確定。比如開會通知與工作布置通知的內(nèi)容就不一樣。2.4個人類文書格式2.4.1賀信類文書格式2.4.2嘉獎類文書格式2.4.3批評類文書格式2.4.4建議書類文書格式2.4.5感謝信類文書格式2.4.6申請書類文書格式2.4.7總結(jié)類文書格式2.4.8慰問信類文書格式2.4.9表揚信類文書格式2.4.10歡迎詞類文書格式2.4.11答謝詞類文書格式2.4.12開幕詞類文書格式個人類文書也是秘書經(jīng)常要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬寫的文書類型。這一小節(jié)主要講解這一類文書的寫作格式，包括的具體文書類別有：賀信類、嘉獎類、批評類、建議書類、感謝信類、申請書類、總結(jié)類、

12、慰問信類、表揚信類、歡迎詞類、答謝詞類、開幕詞類等。2.4.1賀信類文書格式賀信的格式由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾、落款五個要素構(gòu)成。1.標(biāo)題。可只寫文種名。2.稱呼。區(qū)別單位名和個人職稱、姓名。3.正文。（1）說明成就的背景。（2）分析成就的主客觀原因。（3）表示熱烈祝賀。4.結(jié)尾。一般都用“此致，敬禮”作結(jié)。5.落款。發(fā)文單位或個人+時間2.4.2嘉獎類文書格式注意，嘉獎的格式由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四要素構(gòu)成。正文一般包括嘉獎原因、嘉獎方式、獎項、號召四項內(nèi)容。2.4.3批評類文書格式批評類文書的格式包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾、落款四個要素。注意，公司批評文書的標(biāo)題可從簡，只寫文種名；正文包含事件

13、、公司制度、事件性質(zhì)、處置措施、號召要求等；結(jié)尾通常是“特此通報批評”。2.4.4建議書類文書格式建議書的格式包括標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款五個要素，其格式要求與以上各文種大同小異。需要注意的是正文一般包括建議的原因及目的，建議的內(nèi)容，建議被采納的希望。2.4.5感謝信類文書格式感謝信同樣包含標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款五項要素。要注意正文往往概括對方給予的幫助，并對其作出正面評價和表示衷心感謝。2.4.6申請書類文書格式申請書格式要素也包括標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款。要注意正文應(yīng)寫明申請的具體要求和原因。2.4.7總結(jié)類文書格式總結(jié)類文書結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款三個要素組成，各要素的格式要求大體上與以上各文種要求相同。2.4.8慰問信類文書格式慰問信的格式包含的要素有標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款。2.4.9表揚信類文書格式表揚信格式要素包括標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾、落款。2.4.10