要事第一時間管理課件

1、要事第一的時間管理張慶文2008年4月 第1頁，共33頁。培訓(xùn)內(nèi)容認(rèn)識時間管理如何高效管理自我的時間時間管理的百寶箱如何管理他人的時間時間管理的九大要決制定個人行動計(jì)劃第2頁，共33頁。學(xué)習(xí)目標(biāo)當(dāng)培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員能夠：闡明時間管理的核心概念，并重新認(rèn)識到進(jìn)行時間管理與工作組織的重要性與緊迫性掌握管理個人時間管理的六個核心步驟，明確時間管理四個象限的處理策略，并能按照事件的重要性和緊急性，進(jìn)行有效的排序和安排掌握通過授權(quán)管理他人的時間的思路與方法闡明時間管理與工作組織的九個要決第3頁，共33頁。一年有365天；其中雙休日共_104_天； 法定假日_10 _天； 公司帶薪休假_10_天； 帶薪病假

2、_0_天；實(shí)際工作約241_天，共_1928_小時;研究表明，有效工作時間為_20-30_%；全年有效工作時間為_385-578_小時。算算我們時間？第4頁，共33頁。認(rèn)識時間管理時間管理中最根本的要素? -事件時間管理的實(shí)質(zhì)是什么? -事件長短與排序的管理第5頁，共33頁。全球調(diào)查結(jié)果：時間管理無效的原因 1.優(yōu)先順序不明確2.電話打擾3.缺乏目標(biāo)計(jì)劃4.貪多嚼不爛5.不速之客6.無效授權(quán)7.桌面雜亂無章/找不到東西8.缺乏自律/拖延9.不會說“不”10.低效的會議第6頁，共33頁。時間管理的核心步驟定角色、職責(zé)和目標(biāo)列出事件清單排定事件次序制定時間計(jì)劃表言行一致地執(zhí)行調(diào)整和改善 第7頁，共

3、33頁。時間管理的核心步驟第一步1、確定角色、職責(zé)和目標(biāo)公私兼顧：工作+家庭目標(biāo)為先：結(jié)果導(dǎo)向第8頁，共33頁。時間管理的核心步驟第二步2、列出事件清單主動性任務(wù)-幫你實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)應(yīng)對性任務(wù)-不太重要卻不可缺少每日計(jì)劃會見13-11-2000第9頁，共33頁。時間管理的核心步驟第三步3、排定事件次序 根據(jù)：工作的重要程度 (重要的工作需要安排足夠的時間處理）工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理）第10頁，共33頁。重要性與緊急性你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標(biāo)有意義的活動。重要性你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急事件或活動。緊急性 我們可以用這兩個要素及其對立面所形成的四象限來

4、描述我們所從事的活動。這四象限構(gòu)成“時間管理矩陣圖”。第11頁，共33頁。時間管理矩陣圖 重要 不重要 緊急 不緊急象限危機(jī)急迫的問題有限期的任務(wù)，會議， 準(zhǔn)備事項(xiàng)象限 準(zhǔn)備及預(yù)防工作計(jì)劃，休閑建立人際關(guān)系培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新象限 干擾，一些電話一些會議一些緊急*事件湊熱鬧的活動象限 細(xì)瑣的工作*浪費(fèi)時間的閑聊不關(guān)緊要的信件看太多的電視第12頁，共33頁。重要，緊急重要，不緊急重要緊急IIII不重要，緊急不重要，不緊急擴(kuò)大減少避免縮小時間管理基本策略第13頁，共33頁。時間管理矩陣的啟示 效能的人在第一象限中只會有少量非常重要且需立即處理的緊急事件。他們將焦點(diǎn)放在重要但不緊急的第二象限活動上，來保

5、持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡?！?-史蒂芬柯維“有第14頁，共33頁。為第二象限預(yù)留時間花更多時間在第二象限，來創(chuàng)造機(jī)會和保護(hù)資源為第一象限活動做預(yù)測并將它們移入第二象限預(yù)防或?yàn)榈谝幌笙藁顒幼鰷?zhǔn)備，以減弱緊急程度確認(rèn)和消除不能幫助實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動第15頁，共33頁。時間管理的核心步驟第四步4、制定時間計(jì)劃表計(jì)算事件時間長度保證為重要工作預(yù)留整塊時間適當(dāng)預(yù)留彈性第16頁，共33頁。時間管理的核心步驟第五步5、言行一致地執(zhí)行排除干擾有效授權(quán)第17頁，共33頁。如何對付影響工作的打擾者 先打斷他的話； 站起來；把握好時間；把握好談話內(nèi)容（適當(dāng)?shù)匕凳荆?可另約時間態(tài)度要友善。要做到：對待他人，時間上要苛刻，態(tài)度上

6、要和氣 第18頁，共33頁。時間管理的核心步驟-第六步6、調(diào)整和持續(xù)改善 每日調(diào)整與應(yīng)變階段自我評估與改善第19頁，共33頁。時間管理的核心六步驟定角色、職責(zé)與目標(biāo) 公私兼顧,目標(biāo)為先列出事件清單按照主動性與應(yīng)對性分類排定事件優(yōu)先次序以重要性和緊急性來排定制定時間計(jì)劃表預(yù)留彈性,保證重點(diǎn)言行一致地執(zhí)行排除干擾,有效授權(quán)調(diào)整和改善自我評估,持續(xù)改善 第20頁，共33頁。推薦兩個時間管理與工作組織的好工具周工作計(jì)劃/小結(jié)表效率記事本(每日事件安排表)第21頁，共33頁。 月 周工作計(jì)劃/小結(jié)表( 月 日至 月 日)(模板)排序時間投入百分比工作任務(wù)/項(xiàng)目計(jì)劃完成情況/標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際完成情況未完成原因第2

7、2頁，共33頁。每日時間安排表A.MP.M7:0013:007:3013:308:0014:008:3014:309:0015:0015:3010:0016:0010:3016:3011:0017:0011:3017:3012:0018:0012:3018:3013:0019:00工作要事生活要事19:30A健康:20:00B人際:20:30C學(xué)習(xí):21:00心靈:21:30家庭22:0022:3023:00第23頁，共33頁。小組作業(yè)請小組為小張安排一周事件的時間計(jì)劃表一二三四五六日上午8:009:0010:0011:0012:00下午13:0014:0015:0016:0017 :0018

8、:00晚上19:0020:0021:0022:00第24頁，共33頁。管理者授權(quán)的兩個障礙管理者要學(xué)會如何授權(quán)，必須先要克服兩個障礙：要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控 第25頁，共33頁。授權(quán)前的思考哪項(xiàng)任務(wù)？由誰負(fù)責(zé)？如果派他，她/他能勝任嗎？需要多長時間培訓(xùn)，她/他才能勝任工作？制定培訓(xùn)計(jì)劃。 第26頁，共33頁。授權(quán)后的跟進(jìn)提供必要的支援關(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)督工作進(jìn)展第27頁，共33頁。高效會議十大要點(diǎn)準(zhǔn)備要充分目的要明確始終要準(zhǔn)時流程要清晰角色要分工（主持、會議紀(jì)要、時間管理）主題要緊扣個別另處理總結(jié)并確認(rèn)紀(jì)要及時發(fā)跟進(jìn)并落實(shí)第28頁，共33頁。高效會議通知十大要素郵件標(biāo)題明確目的要明確時間地點(diǎn)參加人流程（議題及時間分配）主持人紀(jì)要人注意事項(xiàng)聯(lián)系方式第29頁，共33頁。時間管理的九大要決效果效率 - 做正確的事情目標(biāo)計(jì)劃 - 書面界定結(jié)果計(jì)劃行動 - 縝密思考策劃排序羅列 - 優(yōu)先高于一切 20 80 - 保證少數(shù)重點(diǎn)集中分散 - 專注整塊時間團(tuán)隊(duì) 個人 - 提高整體效能 人 事 - 投資情感帳戶羅盤時鐘 - 平衡工作生活第30頁，共33頁。平衡發(fā)展的生命之輪To live:生理To love:社交/人際To lear