公司文件及檔案管理制度大全

1、公司文件與檔案管理制度大全（最新版）第一章總則第一條為加強(qiáng)對公司各類文件、 檔案的規(guī) X 管理， 確保檔案保管和使用安全，提高利用效率，更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù)，特制訂本制度。第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的， 具有備用、 備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。第三條本制度適用于公司各部門。第二章基本原則與管理X 圍第四條檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度， 管理 X 圍暫不包括人事檔案、 會計(jì)檔案和資金類檔案，

2、須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法， 公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。第三章管理機(jī)構(gòu)與主要職責(zé)第六條管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門， 采取總經(jīng)理直管模式， 即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、 業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。第七條管理X 圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。綜合類檔案主要包括： 行政文書、 管理監(jiān)察、 經(jīng)營管理、營銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案 ;二、技術(shù)類檔案主要包括：各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案，以與工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案

3、。第八條重要檔案基本管理要求合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜， 并設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。第九條檔案管理部門 （ 行政人事部） 主要職責(zé)一、貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度，確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系 ;二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)X 化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作 ;四、維護(hù)檔案的完整和安全，做

4、好安全防X、修復(fù)和保護(hù)工作;五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。第四章檔案的歸檔、立卷和移交第十條檔案歸檔 X 圍與歸檔時(shí)間一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒 絕移交 ;必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。 如無正當(dāng)理由延遲歸檔者，將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。第十一條歸檔要求一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求（一）歸檔的文件原則上一律為原件， 凡有原件的文件， 不能以復(fù)印件歸檔。紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;（二）歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔X圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

5、 歸檔的文件材料種數(shù)、 份 數(shù)與每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;（三）文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存， 文件材料整理符合規(guī) X。 歸檔的電子文件， 應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存（四）聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)X和標(biāo)準(zhǔn), 并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。二、相關(guān)工作要求（一）如因工作需要不能與時(shí)歸檔的， 應(yīng)主動向公司行政人事部備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔 ;（二）原則上， 檔案取得后未存檔之前， 部門人員不得先行使用，否則，如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等，一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;（三）新成立公司，在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代

6、碼證、稅務(wù)登記證、 公司章程和印章印模后 3 個(gè)工作日內(nèi)， 必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。第十二條檔案立卷一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊;二、立卷時(shí)間：綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷， 該工程項(xiàng)目完工后 45 天內(nèi)完成組卷工作 ;各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理， 按照歸檔 X 圍督促部門人員與時(shí)歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。第十三條檔案移交檔案對外移交要求： 按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時(shí)，須上報(bào)公司總

7、經(jīng)理審批。 凡政府部門批復(fù)的文件與附圖， 在政府有關(guān)部門需回收時(shí)，公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。二、公司內(nèi)部移交要求：（一）行政人事部接收檔案時(shí)， 應(yīng)根據(jù)移交目錄， 與移交人共同逐頁清點(diǎn)，雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、XX類的案卷，更需要仔細(xì)核對，經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。 （檔案移交登記表格式見附表一 ）（二）全部移交手續(xù)辦理完畢后， 移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署 “同意” 意見， 并加蓋部門印章， 檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。三、對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字，不得辦理調(diào)離手續(xù)。四、電子檔案管理（ 略）第五章檔案的利

8、用第十四條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。 （檔案查詢審批表見附表二 ）第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定一、借閱檔案必須按時(shí)歸還，并與時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù) ;（ 檔案借閱審批表見附表三 ）借閱檔案最長應(yīng)在7 個(gè)工作日內(nèi)歸還， 一次性借閱時(shí)間 TOC o 1-5 h z 超過 10 天以上，須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料， 而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;四、嚴(yán)格遵守XX制度，

9、妥善保管所借檔案，做到不丟失不 泄密 ;五、涉與根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批，各檔案室即可辦理;六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時(shí)，必須與時(shí)歸還檔案 ;八、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向公 司行政人事部報(bào)備，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理九、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出 ;十、外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱 ;十一、 實(shí)物檔案一

10、般不外借， 聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。第十六條檔案資料借閱規(guī)定一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制 ;二、復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。第十七條檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、XX和秘密三類。（密級事項(xiàng)劃分表見附表四 ） 。密級檔案保管要求如下：一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄;二、查閱XX檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱；三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé) XX;須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級檔案， 且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨

11、開隨鎖 ;五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)與時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理，查明情況嚴(yán)肅處理;六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密 ;七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：（一）涉與公司商業(yè) XX;（二）涉與公司專利或技術(shù)秘密 ;（三）涉與公司員工個(gè)人隱私 ;（四）檔案形成部門規(guī)定限制使用。第十八條檔案統(tǒng)計(jì)公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽

12、造。 （檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五 ）第六章檔案的保管和鑒定第十九條檔案室設(shè)置與管理規(guī)定一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室，并保證檔案室安全。檔案室由專人管理， 無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。 檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗，確保檔案安全;二、 檔案室應(yīng)按照 “十防” 進(jìn)行管理， 即防光、 防水、 防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng) ;三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi) ;四、定期對檔案室進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題與時(shí)采取措施。第二十

13、條檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。 檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織， 行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。一、檔案鑒定要求（一）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí)， 應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;（二）技術(shù)檔案鑒定時(shí)，需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見 ;（三）鑒定小組不能單純地從保管期限、 年代或名稱判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。二、檔案銷毀規(guī)定（一）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售（二）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。 監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。 銷毀完畢須在銷毀清

14、冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字 ;（三）檔案室應(yīng)與時(shí)做好檔案整理、 檢索工具調(diào)整等工作。 檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、 報(bào)告、 銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。第二十一條檔案保管期限檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、 長期和短期等， 公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。第七章獎懲規(guī)定第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查， 對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)， 或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人， 整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理，給予相應(yīng)表彰和獎勵(lì)。第二十三條罰則一、 工作不負(fù)責(zé)任， 未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司與檔案管理工作要求，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，根據(jù)實(shí)地檢查情況，對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。（一）檔案保管期限內(nèi)， 檔案嚴(yán)重缺失，或因管理、 使用不當(dāng)，造成檔案材料損壞、遺失等;（二）未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則， 導(dǎo)致工作流程不清晰，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等 ;（三）未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人員擅自外借檔案材料等 ;（四）未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄， 立卷歸檔不與時(shí)，且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;（五）未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，