合同評審和合同管理規(guī)定參考

1、合同評審和合同管理規(guī)定合同評審和合同管理規(guī)定12/12合同評審和合同管理規(guī)定1目的 規(guī)范公司各類合同和協(xié)議、責任書的管理，加強和完善合同立項、評審、簽訂、實 施、保管的程序，防范合同風險，確保公司各項經營工作正常有序地進行，特制定 本制度。2適用范圍適用于公司所有的合同、協(xié)議、各種責任書的簽訂、評審和管理。3定義 3.1合同、協(xié)議：合同又稱為契約、協(xié)議，是兩個或是兩個以上平等的當事人之間設 立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。公司合同大致為以下幾種： A、采購合同：己方采購方作為甲方，銷售方作為乙方全部統(tǒng)稱為采購合同。具 有法律效力。（包含原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦 公用品采購、

2、勞保用品采購、設備采購、外協(xié)采購、技改合同、 基建合同等） B、銷售合同：己方銷售方作為甲方，采購方作為乙方全部統(tǒng)稱為采購合同。具 備法律效力。 C、技術合同：無論己方是合同的甲方或是乙方，技術買賣之間的合同統(tǒng)稱為技 術合同，具備法律效力。 D、框架協(xié)議：框架協(xié)議沒有合同的具體內容，只是一種簽訂具體合同或其他合 作的意向，不具有合同的效力，違反框架協(xié)議只負締約過失責任。 E、協(xié)議：公司和個人簽訂的某方面的協(xié)議，一般公司作為甲方。具備法律效力。 比如：外協(xié)培訓協(xié)議書、保密協(xié)議等 3.2責任書：是公司或是上級和公司之下屬責任人、團體簽署的一種具有法律責任的 責任狀。如：安全生產責任書、設備管理責任

3、書、績效考核責任書等。 4職責 4.1合同評審小組： A、組長：董事長或總經理； B、組員：分管副總、總工（總監(jiān)）、財務總監(jiān)、法務負責人、采購部負責人、 質管部負責人、市場部負責人、項目工程部負責人及承辦部門（當 事部門）負責人 C、全面評審合同所有項目和細節(jié)，確保所簽訂的合同對公司不存在法律風險。 4.2采購部：負責主料、輔料、備品備件、辦公用品采購合同的立項、起草、詢 價，召集相關部門評審、簽訂、實施之具體的操作。 4.3市場部：負責銷售合同、銷售協(xié)議、代理商協(xié)議、售后服務協(xié)議的立項、起 草，召集相關部門評審、簽訂、實施之具體的操作。 4.4設備管理部:負責設備買賣合同方面的立項、起草，召

4、集相關部門評審、簽訂、 實施之具體的操作 。 4.5綜合部： A、公司作為甲方和下屬公司成員簽訂具備法律效力的勞動合同、責任書和協(xié) 議方面的立項、起草，召集相關部門評審、簽訂、實施之具體的操作。 B、網絡管理員:對各部門電腦、打印機等辦公設備立項、起草，召集相關部 門評審、簽訂、實施之具體的操作。 4.6財務部: A、財務合作方面具備法律效力的合同和協(xié)議方面的立項、起草、召集相關 部門評審、簽訂、實施之具體的操作。 B、參與公司所有合同的評審，并負責合同的正本文件的存檔和檔案管理。 C、評審付款、收款與結算方式的合理性和可行性，以及確認成本及利潤指標 等。 4.7法務負責人：負責公司所有合同的

5、評審、簽訂及履行過程中所簽訂的一切書 面文件的合法合規(guī)性審查，并對可能產生的法律風險提出防范 意見，規(guī)避合同的法律風險。 4.8總工辦：負責技術買賣合同、技改合同方面的立項、起草，召集相關部門評 審、簽訂、實施之具體的操作。 4.9質管部： A、負責檢測、化驗、測量儀器設備方面的采購立項申請 B、負責參與評審合同有關質量方面事宜的評審。 4.10其他部門：作為合同主體的責任部門參加合同的立項、起草，召集相關部門 評審、簽訂、實施之具體的操作。合同的編號 5.1合同編號的責任部門 A、采購部：負責原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保 用品采購、設備采購、外協(xié)采購、運輸外包合同等

6、方面合同的編號 B、市場部：負責銷售合同、銷售協(xié)議、代理商協(xié)議、售后服務協(xié)議方面的編號 C、總工辦：負責技術買賣合同、技改合同、基建合同方面的編號 D、綜合部：負責具備法律效力的勞動合同、管理責任書和協(xié)議方面的編號 E、財務部：負責具備法律效力的財務融資、貸款等方面的合同和協(xié)議書編號 5.2 合同編碼規(guī)則為： 公司（字母）部門分類（字母）年月+順序號（見下圖）YN - XX - XXXXXXXX 年月+編號：如：201601001 采購部：POD；市場部：MSD；總工辦：GEO； 綜合部：HDR；財務部：FD 永寧公司名稱拼音縮寫 如：YN-POD-201601001，表示采購部2016年1月

7、001號采購合同 5.3責任書、公司上級和下級部門簽署的協(xié)議可以不必要編號。比如：安全生產責任 書、勞動合同、公司單獨和個別員工簽署的薪資福利合同等。合同的保存和保管 6.1綜合部負責保存和保管：勞動合同、安全責任書、設備管理責任書、績效考核責 任書、公司和個人簽署的避險協(xié)議以及與此性質相關的一些協(xié)議。 6.2文控中心（檔案室）負責保存和保管：技術合作方面的合同和協(xié)議。 6.3財務部：負責保管 A、采購合同：包含原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保 用品采購、設備采購、外協(xié)采購等相關類型的采購。 B、銷售合同：產品的銷售合同、銷售提成協(xié)議、代理商協(xié)議、特殊的銷售提成協(xié) 議等相

8、關類型的合同。 C、技術合同：發(fā)生費用的技術買賣合同、技改合同、基建合同相關類型的合同。 D、機密級別的合同：薪資合同、融資合同、貸款合同等。 6.4合同的存檔方式： A、合同的保管由專門的文件夾存放，一個文件夾存放一個部門的合同文件。 B、合同文件夾必須要有目錄表、文件去向登記表等，文件的存檔方式按照文 件管理程序、文件管理規(guī)范中的相關條款執(zhí)行。 C、文件夾中的合同文件，整理時間每個季度，整理一次，將已經執(zhí)行完畢、沒 有后遺癥的合同文件，另外標示封存，封存的格式，按照未封存之前的格式 一樣疊放，文件夾中僅僅存放目前正在執(zhí)行的，尚未結算完成的文件。各種采購性質合同的形成方式： 7.1各種生產性

9、主/輔料、耗材、備品備件、低值易耗品；辦公用品方面的采購合同7.1.1各部門依據(jù)生產計劃和適時需求，填寫材料計劃表，經部門部長審核， 分管副總的審批，總經理和董事長批準之后，將審批完畢的材料計劃表 轉移到采購部。7.1.2采購部接到經過審批之后的材料計劃表： A、先在公司供應商優(yōu)選庫中尋找合格的、已經供過貨的供應商，進行談判。 B、如果優(yōu)選庫中無供應商，則重新尋找供應商，至少3家，實施報價、對比 價格具體采購控制程序、采購管理固定執(zhí)行。7.1.3采購在邊尋找供應商的同時，邊起草相關的采購合同，以便確定好價格之后， 可以簽署采購合同和協(xié)議 7.1.4待采購責任人確定好各種因素和條件，認為條件成熟

10、之后，則將采購合同遞 交到采購委員會進行合同評審。 7.2項目制合同7.2.1技改合同、基建合同等屬于項目制采購合同。7.2.2項目制的采購合同，必須由總工辦先立項，并做詳細的技術分析，具體參照 設計控制程序相關條款進行7.2.3立項的項目書必須事先經過公司董事會或是公司企業(yè)管理委員會幾天討論 通過之后，進入項目技術標書的設計階段7.2.4發(fā)布技術標書，進行招標、評標；選定中標供應商，進入合同的起草階段。7.2.5合同起草之后，將進行合同評審階段。其它方面合同形成方式 所有合同先由合同主體的責任部門立項、起草，起草完畢之后，依據(jù)實際情況 和相關要求決定是否開始實施合同評審。合同評審內容 9.1

11、建設工程（土建）合同A、審核施工單位的資質、業(yè)績及信譽度；B、審核費用是否合理。主要測算直接材料費用、直接人工費用、其他費用、間接 費用及取費標準、定額選用、交（竣）工日期等；C、審核質量與技術條款；D、審核服務與承諾條款；E、審核合同價款、付款方式、開票方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責任、質量索賠條款；G、審核質量保證及質量保障體系是否滿足要求 9.2買賣合同（包含采購合同和銷售合同）A、審核供應商的選擇情況；B、審核比價核價、優(yōu)質優(yōu)價（性價比）情況；C、審核備品配件、隨機配件的供應條款；D、審核交付周期、質保期、售后服務與承諾條款； E、審核合同價款、結算方式等是否明確且符合公司

12、要求和規(guī)定；F、審核違約責任、質量索賠條款；G、審核質量保證及質量保障體系是否滿足要求； 9.3加工承攬（技改、維修）合同A、審核承攬方的資質、業(yè)績及信譽度B、審核比價核價（性價比）及加工費用標準是否合理；C、審核質量與技術條款；D、審核交付周期、質保期、售后服務與承諾條款；E、審核合同價款、結算方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責任、質量索賠條款； G、質量保證及質量保障體系是否滿足要求。 9.4運輸合同 A、審核運輸單位的資質、業(yè)績及信譽度 B、評審運輸費用標準（性價比）是否合理； C、審核合同價款、結算方式是否明確且符合公司規(guī)定； D、評審服務與承諾條款； E、評審運輸過程中貨物毀

13、損、滅失應承擔損害賠償責任條款； F、審查有無違約責任的條款，是否符合合同法的有關規(guī)定。 9.5商務合同（包含財務和技術合作、設備采購等）商務合同是指：公司與有關合作伙伴商定并準備簽訂的設備技術引進合同、國際貿易代理合同、談判備忘錄、補償貿易合同、專項協(xié)議書、銷售確認書等。A、審核合作伙伴單位的資質、業(yè)績及信譽度；B、審核費用、責任是否合理。主要測算取費標準、間接費用，審核雙方的責任、 權利、利益的對等關系的條款等；C、審核質量與技術條款；D、審核服務質量與承諾條款；E、審核合同價款、付款方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責任、質量索賠條款；G、審核質量保證及質量保障體系是否滿足要求。

14、9.6其它一般責任書、協(xié)議則不必專門組織合同評審小組評審，一邊評審一邊審批， 直至走到審批結束 10.評審程序 10.1合同評審采取召開專題會議的形式。專題會議由合同承辦部門負責召集。 10.2合同評審工作開始前，先由合同承辦部門和其他有關部門起草合同文件，合同 文件應優(yōu)先采用示范合同文本；如無合同示范文本，則可結合實際情況起草或 與合同對方共同起草合同文本。 10.3合同評審組織部門（合同承辦部門）原則上應至少提前1個工作日將須評審的 合同文件及供應商的選擇、核價比價、服務與承諾等相關資料送交各評審參加 部門。 10.4合同評審專題會議應做好以下工作： A、認真聽取合同承辦部門關于詢價比價、

15、平等協(xié)商、廠家選擇等情況的介紹； B、審查要約（詢價函）、承諾（報價函）的內容； C、評審合同的條款。重點評審合同價款、質量、交貨期、服務與承諾、違約責 任、損失賠償?shù)葪l款； D、對被評審的合同提出結論性意見。參會人員均應在合同評審記錄上簽字。 10.5合同評審的人員范圍： A、合同金額在5萬元內（含5萬），由各部門部長評審后，分管副總審批，總 經理批準； B、合同金額在5萬以上，由分管副總召集各部門評審后，總經理審批，董事長 批準； 10.6合同評審通過后，合同承辦部門將合同文件和匯總后的評審意見送交財務部 審核，后分別報分管副總和財務總監(jiān)審查，最終報請公司總經理和董事長審批。 10.6如果

16、合同文件未得到審核人或審批人同意，則合同承辦部門應根據(jù)審批（核） 意見繼續(xù)完善合同內容，并與合同對方進一步協(xié)商后形成修訂后的合同文件， 再次報請審（核）批人審（核）批。 10.7審批人批準簽訂合同文件后，合同承辦部門負責依照經批準的合同文件與合同 對方辦理協(xié)商簽約事宜。 10.8合同文件的審核、審查、審批 10.9評審記錄的保存請見本合同6.0 10.10合同文件變更、解除的評審。 發(fā)生合同條款變更（如價格條款、支付條款、質量條款、工期條款、違約條款 變更等）或解除時，應采用書面形式，如補充協(xié)議、備忘錄、會議紀要等文件 形式。合同條款變更或解除的評審程序參照合同評審程序執(zhí)行合同審批：A、項目的

17、承辦部門，根據(jù)公司項目的需求（此需求的技術要素輸出由總工辦負責、 用量需求由生產部及其其它需求部門出）B、注意需求部門和承辦部門的區(qū)別：有些項目是需求部門和承辦部門是一個部門； 有些需求部門不一定有權限去具體承辦，比如有些物品的采購。無論需求部門 是否是成本部門，需求部門有責任協(xié)助承辦部門完成此項目！C、承辦部門根據(jù)需求和要求，尋找合同標的物的合作者（銷售尋找的是客戶；采 購尋找的是供應商；工程項目尋找的是工程商；技改項目尋找的是方案設計商 和工程集成商、運輸項目尋找的承運公司；等等）D、尋找的標的物合作者，要求是5家，不能少于3家；E、有些重大的項目，必須調查尋找的標的合作者的資信，以免發(fā)生

18、：打款之后發(fā)不了貨物，開不了票據(jù)。出了重大問題之后，無法承擔賠償責任。資信內容大致包含：企業(yè)法人、聯(lián)系電話、企業(yè)注冊資金、企業(yè)的稅務狀況、 治理結構是否健全、有效，企業(yè)的合同履約情況、企業(yè)有無違法違規(guī)記錄、 有否特殊背景等等項目的調查。F、合同雙方談判，協(xié)商條款，擬定合同。原則上用公司的模板合同 。如果對方 不同意，則承辦部門必須提出申請，經過分管副總同意和總經理同意。可以雙 方重新擬定新的合同樣本，在擬定合同階段，法務專員必須全程參與進去， 避免風險。 G、擬定完合同后，部門同時填寫合同會簽審批表，附上合同和所有的調查 資信文件資料（必須有2-3家的資信對比），由部門部長做合同的初審，簽 名

19、確認！上交到分管副總進行審核。如果部門部長和分管副總覺的不合格， 則退回承辦人員，修改合同，修改完再重新走流程。 H、由分管副總判定該合同是否需要評審小組的集體評審？ （1）如果是小合同，且事情非常明朗，明了，則可以決定跨過評審小組的集 體評審，直接遞交到總經理。 （2）如果感覺必須和必要，則由分管副總負責召集合同評審小組全體成員， 對本合同做合同評審，并準備齊套所有的調查資信資料等。 I、合同評審小組： （1）小組成員：請見本合同的4.1條款 （2）評審的內容：請見本合同條款的9.0 （3）評審會議由法務專員主持和做筆記；如果缺少法務專員，則由承辦部門 部長主持和記錄。 （4）評審結果： （

20、a）、合格，如果董事長和總經理都一起參加的合同評審，則可在會議 上一起走完流程，簽名審批完畢。 （b）、如果不合格，則退回成本部門，根據(jù)評審小組的意見，進行合同 修改，具體由法務專員主抓。如果缺少法務專員，則由承辦部門 部長主抓。 （c）、重新修改的合同，重新走審批流程。 J、總經理在接到合同會簽審批表的第一時間： （1）需要判定分管副總遞交的不需要合同評審小組集體評審的合同，是否需 要合同評審小組的集體評審，如果覺得沒必要，則可以仔細審核資料， 做審批. （2）如果是覺得有必要進行合同評審小組的集體評審，則退給簽名的分管副 總，由分管副總重新召集合同評審小組進行合同評審。 （3）如果是經過合

21、同評審小組評審通過的，則可以直接簽名確認（一般評審 會即可會簽）。 （4）總經理需要判定：哪些合同必須上報董事長做終審批準，哪些可以在自 己的職權范圍內終審。這點我還沒想好（方處州備注） K、董事長在接到合同會簽審批表時候： （1）判定總經理遞交的合同評審資料是否合格，如果不合格，則退回總經理 （2）如果判定合格，則終審批準。合同的實施、變更或是解除： 合同批準之后，依據(jù)合同進行合同的實施，如果在實施途中發(fā)現(xiàn)該合同有重大缺陷 存在，不利于公司的經濟利益或是存在重大的風險時候 A、合同的實施部門應該立即通知法務專員和部門部長（如果缺少法務專員，則由 承辦部門部長負責），由法務專員和部門部長；依據(jù)

22、具體情況，做先遣分析， 并將分析結果上報分管副總。 B、分管副總決定向合同評審小組遞交合同變更或是解除申請表 C、合同評審小組對合同就行重新評估，決定是修改還是解除。 D、合同的變更和解除必須經過總經理審核、董事長的終審。 E、修改和解除指令發(fā)出之后，由成本部門和法務專員負責和供應商或是客戶溝通 實施。合同在實施過程中付款風險的把控： A、款項和發(fā)票風險的把控：責任部門：成本部門、財務部（1）在付款申請的時候，成本部門必須要個按照費用報銷管理制度條款的要 求，嚴格填寫所有內容，并附上項目合同的副本、已付發(fā)票的影印件做依據(jù)。 財務部門要嚴格按照合同付款方式和開票方式做詳細的審核，防止發(fā)生無發(fā) 票的現(xiàn)象。銷售合同，承辦部門和財務部要嚴格按照合同，進行收款和開票工作，防止 發(fā)生開票之后，款未到賬，導致死賬發(fā)生。 B、質量把控（1）質管部和化驗室必須嚴格把控原材料質量的關口，發(fā)