辦公用品管理辦法加表格

1、辦公用品管理辦法加表格 辦公用品管理辦法（試行）第一章 總 則第一條 目的為加強(qiáng)河北大唐鼎旺實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司 （以下簡稱集團(tuán)） 辦 公用品、用具、設(shè)備、設(shè)施的管理，規(guī)范流程，節(jié)約成本，特制 訂本辦法。第二條 適用范圍本辦法適用于集團(tuán)辦公用品的管理。涉及辦公用品的申請、采購、入庫、保管、發(fā)放、使用、維修、報(bào)廢、盤存、交接程序第三條 管理原則一、集中管理原則；二、程序化原則；三、權(quán)責(zé)分明原則。第二章 辦公用品的管理第四條 管理部門一、行政事務(wù)部是集團(tuán)辦公用品的管理部門；二、所有使用部門各自負(fù)責(zé)本部門辦公用品的日常管理。 第五條 管理人員 一、行政事務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品管理的專員為辦公用品管 理員（

2、以下簡稱管理員） ，具體負(fù)責(zé)集團(tuán)董事會(huì)辦公室、各中心 （以下簡稱各部門） 辦公用品的盤存、 支領(lǐng)、 詢價(jià)、采購、 驗(yàn)收 入庫、保管、發(fā)放、維修、報(bào)廢、移交等工作；二、各使用部門必須設(shè)置辦公用品專管人員 （以下簡稱專管 員），負(fù)責(zé)本部門辦公用品的預(yù)算、申請、支領(lǐng)、保管、使用、 核查、維修申請、報(bào)廢申請、月度消耗匯總等工作，積極配合行 政事務(wù)部做好辦公用品管理的工作；三、員工在使用辦公用品的同時(shí)也負(fù)有保管、節(jié)約的責(zé)任；四、總裁、分管副總裁、 行政管理中心主任及行政事務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)對各部門辦公用品的配置審批和報(bào)廢審批第六條 辦公用品分類 辦公用品按其使用性質(zhì)分為辦公耗材、 辦公用具、 辦公設(shè)備、 辦公

3、家具四種。 （附件 1 ）第七條 管理流程一、盤存（一）盤存時(shí)間， 管理員于每月五日至十日對集團(tuán)庫存辦公 用品進(jìn)行月度盤存，并填寫辦公用品月度盤存表 （附件 2 ）（二）盤存意義為做出較為精確的采購提供庫存依據(jù)；以此減少在保證正常使用條件下的庫存數(shù)量，降低資金 占用。（三）盤存要求 檢查辦公用品的庫存情況，必須做到準(zhǔn)確無誤。（四）盤存人員組成由兩人以上 （管理員及由行政事務(wù)部指定的盤存人員） 人員 共同完成盤存并簽字；（五）盤存責(zé)任 庫存數(shù)量出現(xiàn)虧空的時(shí)，由管理員負(fù)責(zé)虧空物品的賠償。 二、申請（一）申請?jiān)瓌t 各部門辦公用品專管員要嚴(yán)格依據(jù)本部門辦公用品使用現(xiàn) 狀做及本月預(yù)算做出申請；（二）申請

4、時(shí)間 各部門自每月十五日起三個(gè)工作日內(nèi)向行政事務(wù)部提交本 部門下月度欲支領(lǐng)物品的申請。 逾期未申報(bào)的部門行政事務(wù)部將 視為其無辦公用品需求；（三）申請操作申請要正確填寫 辦公用品 （辦公耗材、 辦公用具） 申請單 （附件 3 ）、辦公用品（辦公設(shè)備、辦公家具）申請單 （附件 4 ）（以下簡稱申請單） ；（四）申請責(zé)任使用部門必須參照本部門辦公用品上一月度實(shí)際使用及支領(lǐng)情況， 認(rèn)真填報(bào)本月度申請。 對不負(fù)責(zé)任地?cái)U(kuò)大申請數(shù)量， 造 成庫存積壓的予以處罰。實(shí)際支領(lǐng)低于申請 80 的（按金額核 算），按積壓物品金額的 30 對使用部門予以處罰。 （支領(lǐng)要按 本辦法“支領(lǐng)原則”規(guī)定執(zhí)行）、審批（一）審批

5、各部門將申請單遞交行政事務(wù)部， 行政事務(wù)部在兩個(gè)工作日 內(nèi)復(fù)核匯總后，編制辦公用品采購計(jì)劃單 （附件 5 ），報(bào)具有 審批權(quán)限的負(fù)責(zé)人審批（審批人是辦公管理費(fèi)用控制的負(fù)責(zé)人； 其簽署的批準(zhǔn)意見對辦公費(fèi)用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任）（二）審批權(quán)限 根據(jù)不同的職級(jí)劃分辦公用品的審批權(quán)限，并逐級(jí)審批。行政事務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé) 2000 元以下辦公用品采購計(jì)劃的 審批；行政管理中心主任負(fù)責(zé) 2001 元 -5000 元辦公用品采購 計(jì)劃的審批；集團(tuán)主管副總裁負(fù)責(zé) 5001 元 10000 元辦公用品采購 計(jì)劃的審批；集團(tuán)總裁負(fù)責(zé) 10001 元以上辦公用品采購計(jì)劃的審批。（三）審批時(shí)限 行政事務(wù)部負(fù)責(zé)在兩個(gè)工作日

6、內(nèi)催辦上述審批人的審批工 作。四、詢價(jià)對辦公用品每月進(jìn)行一次以上的價(jià)格、 質(zhì)量比較， 保證對 家以上供應(yīng)商進(jìn)行對比。五、采購（一）采購原則在詢價(jià)的基礎(chǔ)上，以“質(zhì)優(yōu)價(jià)低”為采購原則；以能開具正式發(fā)票的供應(yīng)商為最佳選擇；采購人員與保管人員不能由同一人擔(dān)任；采購前要注意保持合理庫存；嚴(yán)禁弄虛作假、營私舞弊。（二）采購管理采購檔案 管理員必須做好供應(yīng)商建檔工作， 編制常用辦公用品的價(jià)格 表；采購比價(jià) 把握辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商的比較、甄選工作， 盡最大可能降低辦公用品的采購價(jià)格。（三）采購時(shí)限 行政事務(wù)部根據(jù)已審批的辦公用品采購計(jì)劃單支款后， 在三個(gè)工作日內(nèi)完成采購。（四）其它規(guī)定臨時(shí)急需的辦

7、公用品，且?guī)齑鏁簾o存?zhèn)涞模尚枨蟛块T 負(fù)責(zé)人提出申請后，經(jīng)有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購置。大宗辦公用品或貴重辦公用品的采購時(shí)間視具體情況而 定，根據(jù)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指示執(zhí)行，且應(yīng)有兩人以上進(jìn)行采購。六、入庫 辦公用品采購?fù)瓿珊螅尚姓聞?wù)部辦公用品管理員驗(yàn)收、 入庫填寫 辦公用品入庫單 （附件 6），并建立辦公用品臺(tái)賬 （附件 7 ）。七、保管（一）備用辦公用品由行政事務(wù)部在固定存放區(qū)域統(tǒng)一存 放；（二）因管理員個(gè)人工作失誤而造成辦公用品重大異常損 壞或缺失的，由管理員照價(jià)賠償。八、支領(lǐng)（一）支領(lǐng)時(shí)間 各部門于每月 5 日左右（具體時(shí)間以根據(jù)行政事務(wù)部通知 為準(zhǔn)）持審批后的申請單進(jìn)行物品支領(lǐng)；（二

8、）支領(lǐng)人由各部門辦公用品專管員擔(dān)任， 由其負(fù)責(zé)本部門物品的統(tǒng)一 支領(lǐng)；（三）支領(lǐng)原則以實(shí)際消耗為依據(jù)，部分辦公用品采用 “以舊換新”原 則，“以舊換新”的物品詳見“附件 1 ”中標(biāo)注“”的物品。行政事務(wù)部辦公用品管理員嚴(yán)格執(zhí)行 “以舊換新” ，有權(quán) 拒絕任何部門及個(gè)人無依據(jù)支領(lǐng)。（四）支領(lǐng)登記支領(lǐng)人需在辦公用品支領(lǐng)單 （附件 8 ）及辦公用品臺(tái) 賬上登記、簽字。行政事務(wù)部做好支出記錄。（五）新員工辦公用品的支領(lǐng) 入職新員工在本部門辦公用品專管員帶領(lǐng)下， 持人力資源中 心的“河北大唐鼎旺實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司員工入職登記表” 至行政 管事務(wù)部領(lǐng)取辦公用品。 標(biāo)準(zhǔn)為： 每人配發(fā)中性筆一支、 文件欄 一個(gè)

9、、筆記本一本及文件夾一個(gè)（特殊崗位除外） 。九、使用（一）使用責(zé)任各部門辦公用品的使用人是辦公用品保管及使用的直接 責(zé)任人，應(yīng)做到“用心保管，合理使用，杜絕浪費(fèi)” 。各使用部門辦公用品專管員是本部門所有辦公用品的總 責(zé)任人，對本部門辦公用品的安全完整、正確使用、合理消耗、 維護(hù)等負(fù)責(zé)。各使用部門負(fù)責(zé)人是本部門辦公用品費(fèi)用控制的責(zé)任 人，對本部門辦公用品預(yù)算、消耗負(fù)責(zé)。（二）使用原則耐用辦公用品，一般情況不再增補(bǔ)， 如重復(fù)申領(lǐng)， 應(yīng)說明原 因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。十、維修1維修申報(bào)辦公用品出現(xiàn)故障及需要維修時(shí)， 由使用部門的辦公用品專 管員告知行政事務(wù)部，并填寫辦公用品維修單 （附

10、件 9 ），行 政事務(wù)部根據(jù)該辦公用品的故障情況聯(lián)系供應(yīng)商或外部維修機(jī) 構(gòu)進(jìn)行維修。2責(zé)任 若發(fā)現(xiàn)辦公用品故障為個(gè)人操作失誤、非正常使用造成的， 行政事務(wù)部將根據(jù)具體情況追究使用人或責(zé)任人責(zé)任。十一、報(bào)廢（一） 對無法維修的辦公用品實(shí)行報(bào)廢處理時(shí)， 需經(jīng)行政事 務(wù)部確認(rèn)， 由該使用人填寫 辦公用品報(bào)廢申請單 （附件 10 ）， 經(jīng)過審批達(dá)到報(bào)廢條件方可報(bào)廢。報(bào)廢須滿足以下條件：1. 已經(jīng)維修但無法修好的；2. 不存在維修條件的；沒有維修價(jià)值的（重新購買劃算于維修） 。 （二）報(bào)廢審批權(quán)限1. 報(bào)廢品原購買價(jià)格未超過 2000 元的，報(bào)行政事務(wù)部經(jīng) 理審批；2. 報(bào)廢品原購買價(jià)格 2001 元

11、-5000 元的，報(bào)行政管理中 心主任審批；報(bào)廢品原購買價(jià)格 5001 元 -10000 元的，報(bào)集團(tuán)管理 副總裁審批；報(bào)廢品原購買價(jià)格超過 10001 元的，報(bào)集團(tuán)總裁審批。（三）辦公用品在得到報(bào)廢批準(zhǔn)后由行政事務(wù)部進(jìn)行回收、 出售處理。（四）辦公用品在完成報(bào)廢程序后，應(yīng)從辦公用品臺(tái)帳 上核銷，并附辦公用品報(bào)廢申請單 。十二、調(diào)配行政事務(wù)部針對辦公用品使用部門要求， 根據(jù)辦公用品現(xiàn)狀 作出調(diào)配使用的決定，并填寫辦公用品調(diào)配單 。（附件 11 ）十三、遺失1. 如辦公物品出現(xiàn)人為遺失， 由使用人員按購買原值進(jìn)行賠 償；無具體使用人的由其部門共同承擔(dān)；2. 如出現(xiàn)被盜、 搶等情況， 導(dǎo)致貴重辦公

12、用品或集團(tuán)機(jī)密文 件被盜， 遺失部門應(yīng)積極配合警察偵破案件， 如能追回遺失物品 和遺失文件， 則對相關(guān)人員處以警告處分， 同時(shí)被警告人應(yīng)加強(qiáng) 防盜、防劫觀念，積極改進(jìn)防盜、劫措施；如遺失物品及文件不 能追回， 則由其部門及負(fù)責(zé)人對該事件負(fù)責(zé)。 并填寫 辦公用品 遺失單（附件 12 ），進(jìn)行遺失確認(rèn)工作；如出現(xiàn)內(nèi)盜情況，一經(jīng)查出，直接報(bào)送公安機(jī)關(guān)，承擔(dān)相 應(yīng)法律責(zé)任。十四、移交由行政1.員工離職或異動(dòng)調(diào)崗前要交回所使用的辦公用品， 事務(wù)部確認(rèn)；2. 移交人需列明交接清單，接收人在行政事務(wù)部專人的監(jiān) 督下清點(diǎn)、交接。遇有毀損，移交人要書面標(biāo)明，并按購買價(jià) 格進(jìn)行賠償；移交人在移交物品清單核實(shí)后填寫

13、辦公用品交接單 （附件 13 ），存檔備查。十五、匯總 行政事務(wù)部及使用部門要進(jìn)行辦公用品的“月度匯總” “年度匯總” 。使用部門與行政事務(wù)部做出“月度匯總”后，進(jìn) 行共同確認(rèn)。（一）使用部門 1.月度匯總，使用部門的辦公用品專管員在填報(bào)下一月度 申請單前，須將本部門本月實(shí)際支領(lǐng)物品進(jìn)行匯總，填寫辦 公用品申請、支領(lǐng)對比月度匯總表 （附件 14 ）后，與下一月 度的申請單一并報(bào)行政事務(wù)部（填報(bào)日期以申請單日期為準(zhǔn)） 目的：（1）加強(qiáng)本部門辦公用品的使用管理，節(jié)約使用、降低消 耗；（2）為盡可能準(zhǔn)確地填報(bào)下一個(gè)月度申請單提供參考。2. 年度匯總，每年元月 4 日起五個(gè)工作日內(nèi)，使用部門按 照上一

14、年度每月的辦公用品申請、支領(lǐng)對比月度匯總表及 申請單，對上一年度辦公用品的實(shí)際支領(lǐng)及申請數(shù)量匯總，并 填寫辦公用品申請、支領(lǐng)對比年度匯總表 （附件 15 ），報(bào)行 政事務(wù)部。（二）行政事務(wù)部1. 月度匯總 行政事務(wù)部辦公用品管理員對各部門的辦公用品實(shí)際支 領(lǐng)、消耗進(jìn)行月度匯總。目的：（ 1 ）對消耗較大、支領(lǐng)較多部門進(jìn)行核查，是否存在不合 理使用及浪費(fèi)現(xiàn)象；（ 2 ）核查各部門申請物品數(shù)量與實(shí)際消耗 （支領(lǐng)）數(shù)量的 差距，以減少庫存時(shí)間、降低庫存數(shù)量及資金占用。用途：作為確認(rèn)各使用部門“申請責(zé)任”的依據(jù)。（三）年度匯總每年元月 11 日起 5 個(gè)工作日內(nèi)，行政事務(wù)部按照各使用 部門填報(bào)的 “年

15、度匯總單” ，對當(dāng)年辦公用品的實(shí)際支領(lǐng)及申請 數(shù)量進(jìn)行年度匯總，報(bào)行政管理中心主任。使用部門與行政事 務(wù)部做出辦公用品申請、支領(lǐng)對比年度匯總表后，進(jìn)行共 同確認(rèn)。第三章 附 則第八條 本辦法由行政管理中心行政事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第九條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行， 集團(tuán)原有文件與本辦法 沖突之處，均按本辦法執(zhí)行。附件 1. 集團(tuán)辦公用品表附件 2. 辦公用品月度盤存表附件 3. 辦公用品（辦公耗材、辦公用具）申請單附件 4. 辦公用品（辦公設(shè)備、辦公家具）申請單附件 5. 辦公用品采購計(jì)劃單附件 6. 辦公用品入庫單附件 7. 辦公用品臺(tái)賬附件 8. 辦公用品支領(lǐng)單附件 9. 辦公用品維修單附表 10

16、. 辦公用品報(bào)廢申請單附件 11. 辦公用品調(diào)配單附表 12. 辦公用品遺失單附件 13. 辦公用品交接單附件 14. 辦公用品申請、支領(lǐng)對比月度匯總表附件 15. 辦公用品申請、支領(lǐng)對比年度匯總表附件 1. 集團(tuán)辦公用品表集團(tuán)辦公用品表序號(hào)名稱規(guī)格單位備注辦公家具1老板臺(tái)張2玻璃桌張3辦公桌張4椅子把5沙發(fā)張6茶幾張7文件柜個(gè)/組8檔案柜個(gè)/組9小木柜個(gè)/組辦公設(shè)備10保險(xiǎn)柜個(gè)11復(fù)印機(jī)臺(tái)12傳真機(jī)臺(tái)13掃描儀臺(tái)14電話部15電腦部16碎紙機(jī)臺(tái)17飲水機(jī)臺(tái)18空調(diào)臺(tái)19自動(dòng)裝訂機(jī)臺(tái)20打印機(jī)臺(tái)21照相機(jī)臺(tái)22錄像機(jī)臺(tái)辦公用具23訂書器個(gè)24筆筒個(gè)25計(jì)算器個(gè)26剪刀把27工具刀把28U盤個(gè)辦

17、公耗材29文件夾個(gè)30資料夾個(gè)31塑料檔案袋個(gè)32牛皮檔案袋個(gè)33塑料檔案盒個(gè)34資料架個(gè)35拉桿夾個(gè)36牛皮紙檔案盒個(gè)37中性筆支38記號(hào)筆支39白板筆支40中性筆芯支41大號(hào)筆支42油筆支43鉛筆支44大夾子個(gè)45大燕尾夾個(gè)46小燕尾夾個(gè)47復(fù)寫紙盒48膠水管49膠帶座個(gè)50大膠帶卷51小膠帶卷52垃圾簍個(gè)53曲別針盒54訂書釘盒55轉(zhuǎn)筆刀個(gè)56橡皮筋把57百事貼個(gè)58標(biāo)簽紙本59筆記本本60記事本本61原子印油個(gè)62印臺(tái)個(gè)63墨水瓶64插座個(gè)65紙巾盒66煙灰缸個(gè)67電池節(jié)68紙杯托個(gè)69紙杯個(gè)/包70彩色 A4 紙包/箱71A3紙包/箱72A4紙包/箱73B5紙包/箱說明備注中標(biāo)注有

18、“ ”標(biāo)志的物品支領(lǐng)時(shí)需“以舊換新” 。但 列情況除外：1.初次領(lǐng)用； 2.直接消耗，如檔案袋用于對外遞送資料。下附件 2. 辦公用品月度盤存表辦公用品月度盤存表項(xiàng)目 編號(hào)盤存日期盤點(diǎn) 物資物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位備注（采購建議）1234567891011121314盤存人員： 管理員：附件 3. 辦公用品（辦公耗材、辦公用具）申請表辦公用品（辦公耗材、辦公用具）申請單項(xiàng)目編號(hào)申請日期申請部門申請?jiān)露壬暾垉?nèi)容申請明細(xì)規(guī)格型號(hào)數(shù)量指導(dǎo)單價(jià)價(jià)格（元）1234567891011121314151617部門申請部門行政事務(wù)部專管員 部門經(jīng)理中心主任管理員 經(jīng)理附件 4. 辦公用品（辦公設(shè)備、辦公家具）

19、申請表辦公用品（辦公設(shè)備、辦公家具）申請單項(xiàng)目編號(hào)申請日期申請部門申請?jiān)露壬暾垉?nèi)容申請明細(xì)申請?jiān)梢?guī)格型號(hào)數(shù)量指導(dǎo)單價(jià)價(jià)格（元）123456789備注部門申請部門行政事務(wù)部專管員部門經(jīng)理中心主任管理員經(jīng)理審批行政中心主任主管副總裁 附件 5. 辦公用品采購計(jì)劃單辦公用品采購計(jì)劃單項(xiàng)目編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日序號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)單位單價(jià)數(shù)量金額（元）申請前庫存結(jié)余備注123456合計(jì)行政事務(wù)部 管理員行政事務(wù)部 經(jīng)理行政管理中心 主任財(cái)務(wù)管理中心 主任集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)管理中心 出納附件 6. 辦公用品入庫單辦公用品入庫單項(xiàng)目編號(hào)： 入庫日期： 年 月 日序號(hào)名稱物品編號(hào)規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位單價(jià)金額（元

20、）備注123456采購人員： 管理員： 主管領(lǐng)導(dǎo) :附件 7. 辦公用品臺(tái)賬辦公用品臺(tái)賬項(xiàng)目編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日序號(hào)登記日期摘要單位單價(jià)（元）入庫數(shù)量出庫數(shù)量剩余數(shù)量經(jīng)手人123456管理員： 附件 8. 辦公用品支領(lǐng)單辦公用品支領(lǐng)單項(xiàng)目編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日支領(lǐng)部門支領(lǐng)月度序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)支領(lǐng)數(shù)量備注123456789支領(lǐng)部門行政事務(wù)部專管員經(jīng)理管理員經(jīng)理 附件 9. 辦公用品維修單辦公用品維修單項(xiàng)目編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日物品編號(hào)申請部門申請人維修物品數(shù)量維修內(nèi)容損壞原因維修時(shí)間是否曾經(jīng)維修備注填表人： 附表 10. 辦公用品報(bào)廢申請單辦公用品報(bào)廢申請單項(xiàng)目編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日申請部門申請時(shí)間物品名稱物品編碼配置時(shí)間購買原值情況說明使用部門專管員部門經(jīng)理中心主任管理部門行政管理中心管理員行政事務(wù)部經(jīng)理行政管理中心主任審批（具有審批權(quán)限）集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)附件 11. 辦公用品調(diào)配單辦公用品調(diào)配單項(xiàng)目編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日物品名稱物品編號(hào)規(guī)格型號(hào)物品現(xiàn)狀原使用部門原使用人申請使用部門現(xiàn)使用人原使用部門申請使用部門使用人負(fù)責(zé)人現(xiàn)使用人負(fù)責(zé)人行政事務(wù)部行政管理中心管理員意見經(jīng)理意見主任意見24 附表 12. 辦公用品遺失單辦公用品遺失單項(xiàng)目編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日物品編碼部門名稱單位數(shù)量使用人使用時(shí)間遺失原因使用部門：行政事務(wù)部行政管理中