采購訂單管控辦法

1、01.08.20221採購系統(tǒng)之-採購訂單管控辦法Bruce01.08.202221.0目的確保採購訂單從開立到請款作業(yè)的全過程優(yōu)質(zhì)、高效。確保採購訂單的採購料號、數(shù)量、交期、價(jià)格均符合公司規(guī)定或要求。01.08.202232.0範(fàn)圍大智公司原物料採購訂單非原物料可作參考01.08.202243.0責(zé)任採購主管負(fù)責(zé)維護(hù)和監(jiān)督本管控辦法的正確執(zhí)行，必要時(shí)提出修訂。采購承辦人負(fù)責(zé)采購訂單的開立、追蹤及結(jié)案。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)稽核付款依據(jù)之正確性和合法性。01.08.202254.0 程序內(nèi)容01.08.202264.1採購訂單發(fā)放4.1.1物控依物料需求計(jì)畫（MRP)，材料之L/T，開立請購單，請購單上必須

2、有材料料號、品名、需求數(shù)量、交貨日期及該請購料件所屬機(jī)種。01.08.202274.1.2採購依據(jù)請購單開立採購訂單，采購訂單上的內(nèi)容必須包括 供應(yīng)商單價(jià)（注意幣別）是否含稅(注明“含稅或“未稅字樣)交貨數(shù)量交貨地點(diǎn)付款條件貿(mào)易模式包裝要求並確實(shí)記錄在採買記錄表上。01.08.202284.1.3 採購訂單處理時(shí)間規(guī)定急件一天內(nèi)完成。一般件二天內(nèi)完成。4.1.4 採購訂單開立后，為了便于追溯，務(wù)必在請購單上注明所下達(dá)的採購訂單號碼. 。在採購單上注明請購單號碼（若是用ERP系統(tǒng)，采購單會帶出請購單號碼） 。4.1.5向國內(nèi)採購之物料，不論其報(bào)價(jià)是否含稅，在採買訂單上必須注明含稅價(jià)還是未稅價(jià)。0

3、1.08.202294.1.6向國外採買之物料，由於是外幣計(jì)價(jià)，所以不含17%增值稅，但其進(jìn)口關(guān)稅，報(bào)關(guān)費(fèi)，運(yùn)費(fèi).等，皆在採購與廠商談判議價(jià)時(shí)確定。4.1.7. 採購訂單經(jīng)主管簽核核準(zhǔn)后，發(fā)出給供應(yīng)商，並請供應(yīng)商確認(rèn)交期后即時(shí)回傳。01.08.2022104.2採購訂單之確認(rèn)4.2.1採購訂單發(fā)出給供應(yīng)商，務(wù)必請廠商確認(rèn)，並蓋章簽回。4.2.2採買訂單上之交期，因L/T關(guān)係，廠商無法如期交貨，也需請廠商確認(rèn)其交貨期，並蓋章簽回。且將廠商回覆之交貨期告知生物管，以便生管（業(yè)務(wù)）調(diào)整生產(chǎn)（出貨）排程。4.2.3採購訂單廠商確認(rèn)時(shí)限 國內(nèi)廠商一天內(nèi)完成， 國外廠商三天內(nèi)完成。01.08.202211

4、4. 3採買訂單之變更採購訂單之變更包括1、數(shù)量變更2、交期變更3、價(jià)格變更4、取消01.08.2022124.3.1採購依請購變更通知單上之?dāng)?shù)量交期變更或取消，重新發(fā)放採買訂單，（在MFG/PRO系統(tǒng)上，採買訂單有版本別來作區(qū)分），將變更后之訂單及項(xiàng)次標(biāo)示清楚，蓋上變更章后，傳真通知廠商。若廠商同意變更或取消，請廠商確認(rèn)簽回。01.08.2022134.3.2若廠商接到採買訂單取消或減量時(shí)，其材料已生產(chǎn)完畢待交貨或其他原因，不同意採購訂單之變更，務(wù)必請廠商在採購訂單上注明不可變更或取消之?dāng)?shù)量及原因，並將變更之採購訂單回簽。01.08.2022144.3.3屬以下情況之一，不可讓廠商再交貨，因

5、倉庫不會再收料，若有特殊情況，則需先協(xié)調(diào)生物管或業(yè)務(wù)，經(jīng)其許可后，始可入料。A.採購訂單數(shù)量減少B.延遲交貨C.取消訂單01.08.2022154.4供應(yīng)商交貨及應(yīng)注意事項(xiàng)4.4.1廠商依據(jù)採購所下之，將材料依訂單交期之先后交貨，並填寫送貨單。4.4.2廠商送貨時(shí)，其包裝要符合要求，諸如防潮，變形，破裂強(qiáng)度，或是其他特別要求。01.08.2022164.4.3如果箱內(nèi)還有小包包裝，需在包裝外標(biāo)識料號和數(shù)量，外箱需標(biāo)識採買訂單 No.，料號，品名，數(shù)量。4.4.4廠商送貨時(shí)，要依訂單交期之先后來交貨且送貨單上要注明採購訂單號碼，料號，品名，交貨數(shù)量，倉庫收料則依廠商之交貨明細(xì)，確實(shí)清點(diǎn)箱數(shù)與數(shù)量

6、，並確認(rèn)來料與單據(jù)上的料號、品名是否相符。01.08.2022174.4.5廠商交貨時(shí)，廠商扣該份採購訂單之?dāng)?shù)量，務(wù)必與倉庫收料一致，絕不可有廠商扣A採購訂單，而倉庫收料扣B採購訂單，造成后面對帳請款之困擾。（尤其是有分批交貨的情形）。4.4.6採購最好能在每周之一天，從MFG/PRO系統(tǒng)內(nèi)將採購訂單之未結(jié)數(shù)量，傳真給廠商核對。01.08.2022184.5材料之跟催4.5.1廠商依照採購訂單上之材料交期，並考慮其材料運(yùn)輸時(shí)間，務(wù)必準(zhǔn)時(shí)交貨。4.5.2為確保廠商如期交貨，採購人員應(yīng)依生管之生產(chǎn)計(jì)畫或物控之交貨排程進(jìn)行材料跟催。01.08.2022194.5.3廠商如在L/T內(nèi)無法如期交貨，採買

7、必須問明原因，並與廠商確認(rèn)新的交期，且要告訴物控新的入料時(shí)間，必須以不停線為原則。（如果會造成停線必須立即報(bào)告主管，請求協(xié)助。）4.5.4為確實(shí)讓採購人員能對負(fù)責(zé)之材料有所掌控，尤其是重要料件，採購人員依物管提供之物料需求表，加作一份廠商交貨管控表，以利採購人員對物料之掌控。 01.08.2022204.6品質(zhì)異常及不良品處理作業(yè)4.6.1若買賣雙方對採購材料，有檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)上之差異時(shí)，由品保會同採購單位（或其他相關(guān)單位）研討處理。若生產(chǎn)急需且在不影響產(chǎn)品品質(zhì)前提下，可依特采作業(yè)流程（MRB）處理。4.6.2當(dāng)廠商交貨發(fā)生品質(zhì)異常時(shí)，採購務(wù)必盡速通知廠商來廠了解並處理。01.08.2022214.

8、6.3若是生產(chǎn)線退出之不良品（不含生產(chǎn)線製造不良），須經(jīng)品管（IQC）判定責(zé)任歸屬，若是原材不良，責(zé)任歸屬為廠商，則要求廠商以直接交換或不良退貨扣款的方式處理。01.08.2022224.7驗(yàn)收及請款作業(yè)處理4.7.1廠商交貨，倉庫收料清點(diǎn)數(shù)量，開立驗(yàn)收單，轉(zhuǎn)IQC檢驗(yàn)，檢驗(yàn)完畢后，合格物料轉(zhuǎn)良品倉管點(diǎn)收入庫，初檢不良品及時(shí)退回廠商，然后轉(zhuǎn)出一聯(lián)驗(yàn)收單（白聯(lián)）給採購執(zhí)行請款作業(yè)。4.7.2採購人員須確認(rèn)驗(yàn)收單上有詳細(xì)列明訂單號碼，料號，品名，交貨數(shù)量，驗(yàn)收日期及驗(yàn)收合格數(shù)量，倉管人員及品管人員之簽名。01.08.2022234.7.3驗(yàn)收單上之訂單號碼，料號，品名，交貨數(shù)量，不可隨意更改。4.

9、7.4廠商請款時(shí)，其發(fā)票務(wù)必注明訂單號碼，以便請款人員之核對。4.7.5採購人員在請款時(shí)，務(wù)必備齊驗(yàn)收單發(fā)票訂單 三者之訂單號碼要一致。01.08.2022244.7.5.1請款時(shí)，是以驗(yàn)收合格數(shù)請款。4.7.5.2請款時(shí)，要注意幣別。4.7.5.3注意發(fā)票之有效期限。4.7.5.4請款時(shí)，要在訂單上注明請款日期請款數(shù)量收貨日期（驗(yàn)收單右上方日期），以便未來之核對與查詢。當(dāng)訂單單價(jià)與發(fā)票單價(jià)不相符時(shí)需向廠商確認(rèn)原因，否則不予請款。 01.08.2022254.7.6請款注意事項(xiàng)4.7.6.1請款作業(yè)必須在發(fā)票,驗(yàn)收單,訂單,請購單都齊全的前提下才能進(jìn)行.4.7.6.2請款時(shí)要確定發(fā)票, 驗(yàn)收單

10、, 訂單上料號,數(shù)量,金額是否一致,完全一致時(shí)才能請款。4.7.6.3請款時(shí)一定要在訂單上注明請的是哪一項(xiàng)次，及其請款數(shù)量、金額.(以防廠商重複寄發(fā)票造成重複請款的現(xiàn)象)01.08.2022264.7.6.5請款要用複印的訂單和請購單4.7.6.6請款完畢后支出憑單的放置順序是:1.支出憑單2.發(fā)票3.驗(yàn)收單4.請購單5.訂單01.08.2022275.0相關(guān)流程5.1倉庫收料作業(yè)程序6.0相關(guān)單據(jù)6.1採購單01.08.202228THE END!謝謝各位！加強(qiáng)做責(zé)任心，責(zé)任到人，責(zé)任到位才是長久的發(fā)展。01-8月-2201-8月-22Monday, August 1, 2022人生得意須盡

11、歡，莫使金樽空對月。*8/1/2022 8:28:48 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。01-8月-22*Aug-2201-Aug-22重于泰山，輕于鴻毛。*Monday, August 1, 2022安全在于心細(xì)，事故出在麻痹。01-8月-2201-8月-22*01 August 2022加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2022年8月1日*01-8月-2201-8月-22追求至善憑技術(shù)開拓市場，憑管理增創(chuàng)效益，憑服務(wù)樹立形象。01 八月 2022*01-8月-22專業(yè)精神和專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步提升離退休工作的質(zhì)量和水平。八月 22*01-8月-22*01 August 2022時(shí)間是人類發(fā)展的空間。*8/1/2022科學(xué)，你是國力的靈魂；同時(shí)又是社會發(fā)展的標(biāo)