滁州學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)

1、版權(quán)所有 江蘇金智教育信息股份有限公司，保留所有權(quán)利。第 PAGE 35頁，共 SECTIONPAGES * Arabic 35頁滁州學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)用戶使用手冊目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc407108785 1產(chǎn)品操作說明 PAGEREF _Toc407108785 h 4 HYPERLINK l _Toc407108786 1.1系統(tǒng)登錄 PAGEREF _Toc407108786 h 4 HYPERLINK l _Toc407108787 1.2個人辦公 PAGEREF _Toc407108787 h 5 HYPERLINK l _Toc407

2、108788 1.2.1待辦事宜 PAGEREF _Toc407108788 h 5 HYPERLINK l _Toc407108789 1.2.2待閱事宜 PAGEREF _Toc407108789 h 6 HYPERLINK l _Toc407108790 3.2.3站內(nèi)信 PAGEREF _Toc407108790 h 6 HYPERLINK l _Toc407108791 3.2.4我的辦公 PAGEREF _Toc407108791 h 8 HYPERLINK l _Toc407108792 1.3日程安排 PAGEREF _Toc407108792 h 9 HYPERLINK l

3、_Toc407108793 1.3.1個人日程 PAGEREF _Toc407108793 h 9 HYPERLINK l _Toc407108794 1.3.2會議議題 PAGEREF _Toc407108794 h 10 HYPERLINK l _Toc407108795 1.3.3每周日程安排 PAGEREF _Toc407108795 h 11 HYPERLINK l _Toc407108796 1.4公文管理 PAGEREF _Toc407108796 h 11 HYPERLINK l _Toc407108797 1.4.1發(fā)文管理 PAGEREF _Toc407108797 h 1

4、1 HYPERLINK l _Toc407108798 1.4.2收文管理 PAGEREF _Toc407108798 h 18 HYPERLINK l _Toc407108799 1.4.3學(xué)校文件 PAGEREF _Toc407108799 h 19 HYPERLINK l _Toc407108800 1.5會議管理 PAGEREF _Toc407108800 h 19 HYPERLINK l _Toc407108801 1.5.1會議申請 PAGEREF _Toc407108801 h 19 HYPERLINK l _Toc407108802 1.5.2每周日程安排 PAGEREF _T

5、oc407108802 h 24 HYPERLINK l _Toc407108803 1.5.3會議室信息 PAGEREF _Toc407108803 h 27 HYPERLINK l _Toc407108804 1.6日常辦公 PAGEREF _Toc407108804 h 28 HYPERLINK l _Toc407108805 1.6.1請示報告 PAGEREF _Toc407108805 h 28 HYPERLINK l _Toc407108806 1.6.3用印管理 PAGEREF _Toc407108806 h 30 HYPERLINK l _Toc407108807 1.7公共信

6、息 PAGEREF _Toc407108807 h 32 HYPERLINK l _Toc407108808 1.7.1通知公告 PAGEREF _Toc407108808 h 32產(chǎn)品操作說明系統(tǒng)登錄1. 在IE瀏覽器中輸入域名登錄。 HYPERLINK 7:9080 6:9080 HYPERLINK 7:9080 7:9080個人辦公待辦事宜待辦事宜是在公文處理流程和事務(wù)處理流程的各環(huán)節(jié)需要當(dāng)前用戶辦理的事宜，可以對發(fā)來的文檔進行辦理、審核、會簽、批示、簽發(fā)、傳閱等處理。在首頁欄目中顯示，具有提醒的功能，使用戶能夠集中處理個人承擔(dān)的所有日常待辦工作。用戶可通過首頁中的待辦欄目點擊文件進行辦

7、理，操作辦理結(jié)束后消失。待閱事宜待閱事宜是指需要當(dāng)前用戶閱知的事宜，用戶可以進行待閱文件的閱辦及繼續(xù)傳閱。閱辦可以填寫閱辦意見，繼續(xù)傳閱可在本部門內(nèi)進行再次傳閱。閱辦過的文件，會在待閱文件列表中消失，出現(xiàn)在已閱文件列表中，供用戶進行歷史查詢。1.2.3站內(nèi)信實現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)部使用人員的的點對點的消息發(fā)送，并且支持附件的發(fā)送。分為收件箱和發(fā)件箱，還有寫站內(nèi)信。通過菜單可以進入收件箱點擊打開可以通過信封標(biāo)志看出已讀和未讀點擊打開回復(fù)用戶也可以通過寫站內(nèi)信直接發(fā)送，用戶可以自行選擇OA系統(tǒng)內(nèi)的人員進行發(fā)送。1.2.4我的辦公我的發(fā)起的傳閱、我發(fā)起的催辦，可以具體查看用戶發(fā)起的待辦，待閱事項。個人群組，

8、維護與用戶相關(guān)的群組信息。常用意見，維護流程中用戶使用的常用意見。1.2.5工作代理用戶因出差或其他原因不能及時辦理事務(wù)時，可將需要辦理的工作內(nèi)容授權(quán)給他人進行代辦。點擊新增，添加工作代理。用戶可以選擇需要的代理人，并賦予代理人功能模塊的操作權(quán)限及代理時間，超過代理時間該代理人的操作權(quán)限消失。用戶錄入信息，保存即可，選擇生效，該代理才可使用。日程安排個人日程用于維護個人的日程信息，供自己查看。左鍵點擊對應(yīng)日期空白處，可以看見新增，修改，刪除，詳情；點擊新增錄入自己的日程信息，并且可以用顏色標(biāo)注。校領(lǐng)導(dǎo)日程校領(lǐng)導(dǎo)日程可以分配校領(lǐng)導(dǎo)的日程維護權(quán)限，可以指定人員進行對應(yīng)校領(lǐng)導(dǎo)的日程維護工作，并且供相

9、關(guān)干系人進行查詢。分配維護權(quán)限功能，在校領(lǐng)導(dǎo)日程里面的權(quán)限分配中。校領(lǐng)導(dǎo)日程查看可以分配給相關(guān)人員，查看到所有校領(lǐng)導(dǎo)的日程信息。周會表周會表可以查看下一周的會議安排、會議情況和會議室的使用。公文管理發(fā)文管理實現(xiàn)發(fā)文的網(wǎng)上擬稿、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、部門會簽、跨部門審稿、簽發(fā)、編號、成文、用印、校對等功能，其中管理員用戶可以定制文件流轉(zhuǎn)過程，系統(tǒng)按照預(yù)先定義的工作流程進行流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)提供嚴(yán)密的授權(quán)管理，保證文件不被未授權(quán)人處理和查看，實現(xiàn)對文檔傳遞過程中有效的實時監(jiān)控，保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確。子菜單分析發(fā)文擬稿用來直接進入發(fā)文信息登記頁面，點擊進入后進入發(fā)文擬稿單頁面，進行信息錄入 發(fā)文信息錄入過程中，正文

10、通過點擊起草正文打開頁面錄入在發(fā)文處理單信息錄入完成之后需要進行正文的編輯錄入，點擊發(fā)文處理單上起草正文進入，類似WORD的界面，進行正文的編輯，編輯完成后可以下一步進行發(fā)送。PS：在使用發(fā)文之前一定要安裝iweboffice控件，安裝過程請看金格控件使用說明。發(fā)文草稿在發(fā)文擬稿階段，對于還未全部完成的發(fā)文，可以暫存為草稿，后面進入草稿箱再次進行編輯發(fā)起流程待辦發(fā)文待辦發(fā)文列表顯示的都是在發(fā)文審批過程中，發(fā)送到本人這邊需要自己辦理的文件列表在辦發(fā)文在發(fā)文審批過程中經(jīng)過自己審批并且還沒有正式辦結(jié)的文件列表辦結(jié)發(fā)文在發(fā)文審批過程中經(jīng)過自己審批并且已經(jīng)辦結(jié)的文件列表發(fā)文列表和自己相關(guān)的所有發(fā)文文件列

11、表所有辦結(jié)發(fā)文所有的辦結(jié)發(fā)文管理所有發(fā)文本菜單是由發(fā)文管理員使用的，能看查看到所有在辦和辦結(jié)的發(fā)文列表，并且可以對所有課件文件進行刪除編輯操作發(fā)文監(jiān)控針對分發(fā)傳閱的輔助功能可以參考2.1發(fā)起發(fā)文審批在發(fā)文擬稿信息錄入結(jié)束之后點擊下一步，下一步后出現(xiàn)的第一個界面如下圖請選擇下一步，可以下拉選擇，通過下拉選擇，來決定所要提交的流程節(jié)點下一步辦理人，通過選擇下一步驟，下一步辦理人會根據(jù)節(jié)點的變化自動變化，下一步辦理人也有多個人，可以通過下拉選擇，來指定人員這邊可以輸入意見可以把左邊的意見添加到常用意見里面最后點擊下一步1,選擇點擊下一步后出現(xiàn)下圖2，確認(rèn)確認(rèn)信息界面如果發(fā)現(xiàn),信息有誤點擊上一步重新選

12、擇如果確認(rèn)信息無誤點擊完成發(fā)送發(fā)文審批在發(fā)文過程中，如果接受到需要審批的發(fā)文文件，可以在首頁的待辦事宜中看到。點擊打開后可以進入審批界面這邊在審批過程中有3種選擇：起草正文，擬稿環(huán)節(jié)才有；打開正文，可以查看正文，不可編輯；編輯正文，可以修改正文留痕審批界面需要注意的是正文文件如果對文件修改完成可以點擊下一步的操作文件編號在審批過程中編號環(huán)節(jié)還可以對文件進行文件編號用以套紅。系統(tǒng)提供自動編號功能，也可以手動輸入編號。當(dāng)文件流轉(zhuǎn)到允許編號的環(huán)節(jié)，在文件處理單上有編號的按鈕，當(dāng)前置條件選擇完成之后，點擊編號按鈕進行編號，也可以通過手動輸出編號完成。 發(fā)文的文件編號必須要選擇文件類型 文件套紅在發(fā)文過

13、程中，涉及到文件的套紅工作，目前本校是在文印室成文辦結(jié)的節(jié)點。當(dāng)文件到達文印室成文辦結(jié)節(jié)點。打開文件，點擊編輯正文 套紅完成，可以看見處理單上的信息自動帶入到套紅后的文件。文件發(fā)布套紅完成之后，發(fā)文具備了發(fā)布的條件，此時可以進行文件發(fā)布 。具備文件發(fā)布權(quán)限的時候，在具體的文件下面會有文件發(fā)布的按鈕，點擊文件發(fā)布 注意：在文件發(fā)布前不能夠辦結(jié)文件文件辦結(jié)具備文件辦結(jié)權(quán)限的人點擊下一步 下一步會顯示辦結(jié)，辦理人為無辦理人收文管理收文管理主要對學(xué)校收到的外來文件進行收文辦公室登記、主任擬辦、校領(lǐng)導(dǎo)閱批、下發(fā)、歸檔、查詢等功能。用戶在登記收文的時候，首先需將紙質(zhì)文件掃描，掃描成電子文件后上傳至收文系統(tǒng)

14、。收文的操作和模塊定義和發(fā)文類似，不過沒有正文和套紅，主要用于校外來文后的流轉(zhuǎn)審批，在這邊不再詳細闡述。學(xué)校文件學(xué)校文件學(xué)校文件，是學(xué)校發(fā)文最終發(fā)布的文件，針對范圍發(fā)布的文件可以查看月度記錄。并且管理員可以進行刪除操作。左邊的樹形結(jié)構(gòu)是根據(jù)年份，文號分類，機關(guān)代字組成。新增文件對于一學(xué)校進行補充最終發(fā)布的文件，或者不走流程直接進行發(fā)布的文件的新增操作。會議管理會議申請會議申請，用于學(xué)校老師會議申請和會議室占用。進入會議申請界面通過左邊的菜單樹找到會議管理，點擊展開，選擇會議申請點擊后進入會議申請列表界面點擊新增進入會議申請信息錄入界面申請信息錄入界面標(biāo)記為星號的字段為必填字段。會議時間和會議室

15、字段在此頁面無法進行填寫是灰色進行的標(biāo)注，需要點擊后面的選擇按鈕進行選擇。會議室選擇界面操作在會議申請界面點擊選擇進入會議室選擇界面(會議室選擇界面是綜合顯示會議室使用情況并且方便輔助決策申請人能夠更加快速方便的選擇合適的會議室和時間)這邊可以選擇需要使用會議室的使用時間，點擊檢查可以協(xié)助檢查是否沖突這邊的三個按鈕左右箭頭代表上一周下一周，中間代表當(dāng)天單擊選擇的會議室會有黃色背景選擇具體日期可以切換每天的信息，被選擇的日期會有藍色背色已經(jīng)被占用信息會有藍色橫條按照時間顯示選擇了會議室和時間后可以點擊檢查自檢，沒有問題后點擊確定會議室信息和時間會自動帶入到會議申請界面。發(fā)起會議申請當(dāng)會議室申請信

16、息全部登記完成之后可以點擊發(fā)起進行進入會議申請的審批流程在點擊發(fā)起后的選擇界面上有待選擇信息，可以鼠標(biāo)點擊下拉查看，再次點擊下一步，是對已經(jīng)選擇的信息進行確認(rèn)，如果沒問題點擊確認(rèn)正式發(fā)送。會議申請審批收到會議申請審批請求的人，在辦公系統(tǒng)首頁的待辦事宜中會收到一條會議申請的待辦。直接點擊打開，可以進行審批。在審批的同時也可以根據(jù)情況(可以線下)調(diào)整會議室審批人員可以在審批界面針對申請信息進行修改調(diào)整，特別是要注意是否上每周日程安排的選擇，如果勾選上，在每周日程安排里面可以進行參與到統(tǒng)計中。會議室管理員可以根據(jù)情況幫助協(xié)調(diào)修改會議室和時間需要判斷此會議是否要上周會表，方便后面的周會表統(tǒng)計點擊下一步

17、可以選擇辦結(jié)辦結(jié)之后在首頁的待閱列表中會有一條待閱信息提示會議申請人，申請的會議信息已經(jīng)辦結(jié)。會議申請流程每周日程安排周會表：每周用于發(fā)布學(xué)校一周會議，全校教職工可以進行查看。每周日程安排都是由校辦管理員進行整理發(fā)布，其他老師可以查看。屬于對應(yīng)的日期和周次，點擊保存，只有在保存之后才能進行后續(xù)操作，點擊保存后下方的按鈕會發(fā)生改變。導(dǎo)入會議：導(dǎo)入會議的作用就是用來和會議申請關(guān)聯(lián)，凡是通過審批辦結(jié)，并且管理員標(biāo)注為上會表，又在每周日程安排時間范圍內(nèi)的會議申請，在點擊導(dǎo)入會議后，都會自動復(fù)制加載到每周日程安排信息中。添加會議：管理員可以對每周日程安排單獨進行會議的添加，添加界面和會議申請信息登記界面

18、一致。管理員在每周日程安排里面的信息可以進行操作，從會議申請里面統(tǒng)計過來的只提供查看操作，自行添加的周會信息可以進行編輯。普通老師進入到每周日程安排界面是無法看見操作按鈕。周會表查看每周日程安排：普通老師查看每周日程安排可以通過每周日程安排菜單點擊進入查看。周會表統(tǒng)計導(dǎo)入和發(fā)布各周會議周會表管理對發(fā)布的周會表管理。會議室信息會議室信息維護由會議管理員進行登記，將學(xué)校會議室的詳細情況錄入，并對錄入的信息定期進行維護，以方便需要使用會議室的人員查看。進入會議管理會議室信息，進行維護。協(xié)同辦公1.6.1校內(nèi)請示菜單：進入申請通過左邊的菜單樹找到督辦管理，點擊展開，選擇申請督辦。填寫完申請單，點擊下一

19、步即可進入流程下一步選擇界面。選擇下一步流程節(jié)點和下一步辦理人，點擊下一步可進入確認(rèn)界面。點擊完成按鈕完成申請操作。請示審批收到請示報告審批請求的人，在辦公系統(tǒng)首頁的待辦事宜中會收到一條請示報告申請的待辦。點擊待辦事宜即可進入詳細頁面，可以進行填寫意見等操作。填寫完意見即可完成審批操作。1.6.3用印管理對學(xué)校當(dāng)前所以的部門印章以及各個校領(lǐng)導(dǎo)印章進行一定管理，當(dāng)公文需要某個印章時，只需在系統(tǒng)對指定的印章進行申請，系統(tǒng)根據(jù)申請印章申請流程進行流轉(zhuǎn)，審批。當(dāng)申請已被批準(zhǔn)后，系統(tǒng)會進行短信告知，隨之用戶即可到印章所屬辦公室進行公文蓋印。用印申請：選擇印章：發(fā)起流程：申請人員填寫完用印申請單，點擊下一步，選擇下一步流