檔案館解決方案資料

1、檔案管理系統(tǒng)（網(wǎng)絡版）解決方案項目建設技術(shù)方案產(chǎn)品簡介ES-OAIS4.0數(shù)字檔案館系統(tǒng)是參照開放檔案信息系統(tǒng) （OAIS）參考模型設計、基于J2EE 平臺開發(fā)的全B/S結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。系統(tǒng)通過強大的自定義表單及工作流引擎、即時消息服務，實現(xiàn)檔案收集、利用的在線審批業(yè)務流程，對檔案的收集、整理、移交、歸檔、 統(tǒng)計和利用等進行全過程信息化管理。系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)和分級授權(quán)管理，可以滿足不同地 域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理，并且通過系統(tǒng)提供的元數(shù)據(jù)策略及電子文件完整性 校驗策略，可確保電子文件的長期保存與利用。通過系統(tǒng)提供的多種檢索途徑，用戶可快 捷地進行檔案信息查詢。產(chǎn)品設計目標參考O

2、AIS模型建立基于J2EE平臺的標準化、可擴展、多館協(xié)同的數(shù)據(jù)集中或分布 式數(shù)字檔案館系統(tǒng)；具有檔案信息獲取、管理、存儲、利用、交換和服務等一系列功能；向檔案利用者提供一站式、無縫集成的、個性化的檔案查詢服務以及其他相關(guān)服務；所有的檔案用戶界面都是基于 WEB勺，包括：用戶提交界面、搜索界面、系統(tǒng)管理 界面等各種界面。系統(tǒng)允許用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)； 采用強大的自定義工作流引擎建立檔案管理工作相關(guān)業(yè)務的審批流程產(chǎn)品設計原則標準性ES-OAIS4.0數(shù)字檔案館系統(tǒng)的功能模型及底層信息包模型是完全參照開放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)參考模型設計的，OAIS參考模型為構(gòu)建數(shù)字檔案館系統(tǒng)及檔案的長期保存與

3、利 用提供框架性模型。另外，因為數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設不僅僅局限于機構(gòu)內(nèi)部，應充分考慮 各下屬單位之間的信息互連，實現(xiàn)信息互聯(lián)必需遵守一定的規(guī)范、標準，所以數(shù)字檔案館 系統(tǒng)設計采用了開放的數(shù)據(jù)標準及技術(shù)，如都柏林核心元數(shù)據(jù)(DC)、XML SOA四?？蓴U展性可擴展性原則不僅體現(xiàn)在系統(tǒng)底層架構(gòu)的可擴展，還體現(xiàn)在上層功能應用的可擴展及 用戶數(shù)據(jù)集業(yè)務對象的可擴展。ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)設計采用靈活的模板技術(shù)，不管 用戶的所要管理的檔案數(shù)據(jù)對象及相關(guān)的業(yè)務對象如何擴充或者變化，均可以在不需要任 何二次開發(fā)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過配置或設置后即可適應。先進性在系統(tǒng)的研發(fā)過程中所采用的國際先進的技術(shù)路線和體系結(jié)

4、構(gòu)。必須采用是在國內(nèi)處 于領(lǐng)先水平，并且也是目前國際上所廣泛采用的各種技術(shù)。數(shù)字檔案館系統(tǒng)采用了先進的 web富客戶端技術(shù)、全文檢索技術(shù)、工作流引擎技術(shù)、Flex技術(shù)等，并且把各種技術(shù)融合在整個系統(tǒng)中。安全性數(shù)字檔案館系統(tǒng)所處理的信息一般涉及企業(yè)的機密，而且不同的應用人員在不同的時刻對檔案信息的處理權(quán)限也是不同的，因此電子文件歸檔入檔案庫后安全性控制功能成為數(shù)字檔案管理系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的安全性控制要求一般包 括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密等。產(chǎn)品特點全新的突破性用戶體驗ES-OAIS采用客戶最熟悉的WindowSf源管理器界面風格，可以輕松查找和組織被

5、關(guān)注 的文檔信息。系統(tǒng)采用最新的AJA）技術(shù)的界面框架，支持在頁面上動態(tài)拖拽、列表狀態(tài)錄 入等操作，操作簡捷，讓您獲得突破性的用戶體驗，大幅提升工作效率?？蓴U展的檔案信息應用模式ES-OAIS提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔號組合、信息展示、報表、統(tǒng)計方案等一系列信息平臺定 制特性，無需開發(fā)即可快速探索實現(xiàn)新的檔案信息應用模式，保護您的投資價值?；谠獢?shù)據(jù)的檔案信息包引擎技術(shù)可建立SIP （提交信息包）、AIP （存檔信息包）、DIP （分發(fā)信息包），將元數(shù)據(jù)、 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、規(guī)則信息組合形成檔案信息包，幫助您實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一檢索與長期 保存?；赪eb Service的檔案前端控制技術(shù)將歸檔的范圍、元數(shù)

6、據(jù)、格式標準前置于前端信息生成系統(tǒng)，形成完整、符合標準的 SIP （提交信息包），調(diào)用 WebService服務，啟動歸檔信息合法性校驗、電子文件格式轉(zhuǎn) 換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標準，實現(xiàn)真正意義的前端控制與文檔一體化管4.10.電子閱覽室4.5.可自定義的工作流引擎技術(shù)ES-OAIS提供串行、并行、分支、合流的自定義工作流引擎，實現(xiàn)檔案信息的接收、 移交、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的工作流程審批，輔以多種方式的信息提醒，提高您的協(xié)同辦公 效率。全文檢索技術(shù)ES-OAIS提供類似Google、百度的檢索模式，可對各種格式的文檔、數(shù)據(jù)庫等異質(zhì)海 量信息實現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關(guān)聯(lián)檢索、容錯檢索、信

7、息摘要、逐層檢索功能，百萬數(shù)據(jù)亞 秒級返回。在線編研ES-OAIS提供強大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術(shù)，結(jié)合全文檢索在線提 取素材，在線編研發(fā)布，發(fā)布后自動轉(zhuǎn)換成FLAShfc子書格式，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向服務的能力。Flash 3D富客戶端虛擬現(xiàn)實技術(shù)ES-OAIS可以幫助建立虛擬庫房，采用3D技術(shù)遠程動態(tài)展示庫房、檔案位置、排架空 問、批量上架、數(shù)量統(tǒng)計、立體瀏覽，帶給您全新的應用體驗并提高工作效率。即時通訊技術(shù)即時通訊功能實現(xiàn)類似QQ MSN?即時通訊軟件的功能，在用戶單位局域網(wǎng)內(nèi)部，用 戶登錄數(shù)字檔案館系統(tǒng)后即可與在線用戶進行實時文字交互、發(fā)送附

8、件、發(fā)送檔案條目數(shù) 據(jù)等。此功能方便系統(tǒng)用戶之間的實時交互，可以滿足檔案管理員與檔案利用者之間的實 時幫助與數(shù)據(jù)交互。采用Flex富客戶端技術(shù)實現(xiàn)的電子閱覽室是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的一個檔案利用子系統(tǒng)。 檔案利用者可以通過電子閱覽室查詢數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的授權(quán)信息，并且可以通過互交互 功能，實現(xiàn)檔案利用工作人員為利用者查詢檔案的功能。全新的電子文件在線閱讀器采用Flex技術(shù)實現(xiàn)的電子文件在線閱讀器，使用戶不必另行安裝額外的電子文件閱讀 器插件，使用adobeFlash Player播放器即可在線瀏覽多種格式的電子文件。ES-OAIS體系結(jié)構(gòu)技術(shù)架構(gòu)ES-OAIS數(shù)字化檔案館管理系統(tǒng)基于J2EE平臺的數(shù)

9、字檔案館系統(tǒng)，系統(tǒng)的所有代碼均 使用JAVA語言開發(fā)。系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，支持ORACLE據(jù)庫系統(tǒng)。系統(tǒng)中的所有配置采用 XMLM術(shù)。技術(shù)架構(gòu)如下圖（5.1-1 ）所示：（圖 5.1-1 ）整個系統(tǒng)被劃分成五個相對分開的邏輯層面：展現(xiàn)層：采用Struts框架實現(xiàn)MVC1式的展現(xiàn)層。是展現(xiàn)給系統(tǒng)所有用戶的圖形界面，它包括Ajax、HTML JSP、Servlet、Java Applet。采用MVC1式的優(yōu)勢在于：代碼重用性，MVCT以使用多種用戶圖形界面而系統(tǒng)核心處理功能無需改變；開發(fā)工作的協(xié)同性，Java開發(fā)人員與頁面的美工人員的工作可同時獨立的進行，并且圖形界面的變更E

10、S-OAIS系統(tǒng)的系統(tǒng)架構(gòu)，如下圖（5.2-1 ）所示：不會導致核心處理功能的變化；可靠性，因為顯示功能與處理功能的分開，所以在不需要重新編譯核心處理功能的情況下可以修改系統(tǒng)的圖形界面。應用層：實現(xiàn)所有的檔案管理業(yè)務邏輯。包括所有的檔案管理功能，如檔案的攝取、 管理、保存、利用、訪問等。工作流引擎貫穿整個系統(tǒng)的功能及業(yè)務流程，使各個相 對獨立或有先后次序的功能可以有機的結(jié)合起來，功能之間有相互調(diào)用的接口。服務層：作為整個系統(tǒng)的服務總線，為整體系統(tǒng)提供面向服務架構(gòu)的開發(fā)工具包。其 原理是將基礎(chǔ)功能合并到開發(fā)工具包中，統(tǒng)一提供 API接口供“應用層”調(diào)用，例如JavaMail為所有的模塊提供郵件服

11、務。這些開發(fā)工具包有：郵件服務類、消息服務類、 文件處理類、FTP處理類、XML理類、字符集轉(zhuǎn)換類、唯一主鍵生成器、分頁處理類、 數(shù)據(jù)類型轉(zhuǎn)換類、樹型結(jié)構(gòu)處理類、報表處理類、文件加 /解密類等。信息包引擎：信息包引擎層是進行邏輯包與物理存貯包之間的轉(zhuǎn)換層。它完成從信息包數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)庫、文件系統(tǒng)、外部各種數(shù)據(jù)源之間的交互與存取功能，并提供統(tǒng)一的 訪問接口。本層向上提供訪問接口，包括定義、查詢和更新三方面的功能接口，向上 層提供以DO修式的信息數(shù)據(jù)包，將經(jīng)過服務接口從各類數(shù)據(jù)源中獲取到的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為 信息包、將數(shù)據(jù)修改命令轉(zhuǎn)換為標準格式提交給服務接口執(zhí)行。數(shù)據(jù)庫接口使用hibernate數(shù)據(jù)對象持久層

12、技術(shù)實現(xiàn)。Xml文件訪問使用w3c標準格式定義的xml文件 系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)源訪問。數(shù)據(jù)層：存放系統(tǒng)的應用數(shù)據(jù)，是上層的數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源可以是關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)， 如Oracle等；也可以是XM做檔集（按照XML范存放的數(shù)據(jù)）。系統(tǒng)架構(gòu)（圖 5.2-1）應用架構(gòu)ES-OAIS系統(tǒng)的應用架構(gòu)，即功能模型如下圖（5.3-1 ）所示：（圖 5.3-1）SIP :提交信息包；AIP :檔案信息包；DIP :分發(fā)信息包；信息生產(chǎn)者：立檔單位或個人；立檔單位提交：立檔單位在線將 SIP批量遠程傳輸至INGES砌能，由INGES砌能產(chǎn)生適合標準及保存的AIP。SIP在傳輸過程中處于加密、壓縮狀態(tài)。從 SIP到AI

13、P過程 可采用工作流管理；個人提交：屬于個人捐獻檔案?？稍诰€著錄檔案元數(shù)據(jù)；元數(shù)據(jù)：采用并擴展都柏林核心元數(shù)據(jù)標準（DC）描述檔案信息；工作流管理：通過用戶自定義的工作流引擎，完成信息提交、攝取、歸檔、利用審批等業(yè)務流程，管理員可實時監(jiān)控流程進度；在線預訂：利用者在線向ACCES功能提交超過權(quán)限范圍的數(shù)字檔案利用請求，經(jīng)管理員審核后，由ACCES功能產(chǎn)生分發(fā)信息包（DIP）通過電子郵件服務發(fā)送至利用者；安全防護層：包括數(shù)字傳輸加密、電子文件加密系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)流圖數(shù)字檔案館系統(tǒng)的基本功能之一就是管理歸檔數(shù)據(jù)，歸檔數(shù)據(jù)的主體是電子文件以及 電子文件的描述信息（條目數(shù)據(jù)）。數(shù)字檔案館系統(tǒng)始終是為數(shù)據(jù)服

14、務的，數(shù)據(jù)是數(shù)字檔 案館的核心要素。下圖（5.4-1）描述的是數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的總體的數(shù)據(jù)流。（圖 5.4-1 ）ES-OAIS系統(tǒng)功能介紹ES-OAIS系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖ES-OAIS數(shù)字檔案管系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)如下（圖 5.1-1 ）所示。ES-OAIS系統(tǒng)首頁ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)的首頁可以根據(jù)用戶單位的實際情況選擇設置兩種不同風格 的首頁，第一種風格：用戶單位如有統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺或門戶系統(tǒng)，并嚴格要求各個信 息系統(tǒng)的需要發(fā)布的信息均提交給信息發(fā)布平臺或門戶系統(tǒng)進行統(tǒng)一的發(fā)布，這樣就可以 將我們的數(shù)字檔案館系統(tǒng)的首頁設置為“操作系統(tǒng)模式”（如下圖 6.2-1所示），此模式 類似于微

15、軟的windows操作系統(tǒng)的用戶界面，也可以稱為“桌面模式”，用戶可以將一些 常用的功能菜單的快捷方式放到桌面上，從而減少的用戶的菜單導航工作。（圖 6.2-1 ）在“桌面模式”下系統(tǒng)具有如下特殊功能：用戶可以點擊左下角的“開始”按鈕，進入數(shù)字檔案館的主菜單（如上圖6.2-1所示）；（圖 6.2-5 ）用戶可以主菜單的功能導航，將鼠標放置在某個功能菜單上并點擊右鍵后， 出現(xiàn)“發(fā) 送到桌面快捷”按鈕即可將該功能菜單發(fā)送到桌面上，形成桌面快捷方式；用戶可以在桌面上找到想要刪除的快捷圖標，將鼠標移至圖標上面，然后點擊鼠標 右鍵后，出現(xiàn)“刪除桌面快捷”右鍵菜單后，點擊后即可刪除桌面上的快捷圖標（如 下

16、圖6.2-2所示）；（圖 6.2-2 ）用戶可以設置自己的桌面背景圖，即根據(jù)用戶自己的喜好選擇桌面背景圖片，并可以設置桌面背景圖片的顯示方式：平鋪、居中，還可以設置桌面的字體顏色等，如 下圖（圖6.2-3 ）所示：（圖 6.2-3 ）用戶可以設置屬于自己的系統(tǒng)主題風格， 系統(tǒng)主題風格主要是指系統(tǒng)彈出窗口的邊 框的顏色、透明度等，如下圖（圖 6.2-4 ）所示：（圖 6.2-4 ）第二種風格：如果用戶單位的檔案館日常需要發(fā)布的信息較多，則我們的數(shù)字檔案館 系統(tǒng)的首頁可以設置為“窗體模式”（如下圖6.2-5所示），“窗體模式”也可以稱為portal 模式（門戶模式），用戶可以自行設置信息發(fā)布的一級

17、欄目、二級欄目、欄目中的具體內(nèi) 容（上傳doc、pdf、html等格式的電子文件或在線編輯 HTMLB頁）、欄目的布局（通過 拖、拉、拽實現(xiàn)欄目的擺放）等。用戶可以自行設置不同的欄目，如館藏指南、檔案利用 指南、檔案標準規(guī)范、工具下載等一級欄目。6.3.ES-OAIS系統(tǒng)標準功能ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)一級功能圖如下所示：我的個人空間我的個人空間，或者可以稱為“我的工具，是ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)用戶的個人工作空間，充分體現(xiàn)ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)對個性化需求的實現(xiàn)。功能包括編輯用戶信 息、我的收藏、檔案信息訂閱、訂閱信息查看、即時通訊、我的下載、環(huán)境變量配置功能。我的個人空間中包

18、括的功能模塊如下所示：編輯用戶信息編輯用戶信息功能，用于數(shù)字檔案館用戶在首次登陸系統(tǒng)后修改自己的登錄密碼及其 他相關(guān)信息，如E-Mail、聯(lián)系電話等信息，并且可以顯示當前用戶所擁有的角色。我的收藏我的收藏功能類似主流 web瀏覽器中的收藏夾功能，檔案查詢用戶在檢索到感興趣的 檔案條目信息后，可以在查詢結(jié)果中選擇并收藏到自己個人的收藏火中，方便日后在我的 收藏夾中再次查看檔案信息。如果用戶的權(quán)限不足以查看或下載收藏夾中檔案條目信息關(guān) 聯(lián)的電子文件，則在我的收藏夾中也可以發(fā)起電子文件瀏覽或下載的審批流程。檔案信息訂閱檔案信息訂閱功能實現(xiàn)檔案查詢用戶對現(xiàn)有檔案門類中的新增檔案信息的訂閱功能，即用戶針

19、對現(xiàn)有的某一個檔案門類設置數(shù)據(jù)的過濾條件，然后數(shù)字檔案館系統(tǒng)會自動將該門類下新增數(shù)據(jù)中符合已經(jīng)訂閱的過濾條件的數(shù)據(jù)分發(fā)給該用戶。例如，檔案查詢用戶訂閱了 2009年度文書檔案卷內(nèi)目錄中題名包含“任免”的檔案信息，則 2009年度文書檔案卷內(nèi)目錄中一旦存在新增的關(guān)于“任免”的檔案數(shù)據(jù)時，該檔案查詢用戶就可以在信息訂 看查看中看到系統(tǒng)自動分發(fā)的關(guān)于“任免”主題的檔案信息。如果用戶的權(quán)限不足以查看 或下載訂閱信息中檔案條目信息關(guān)聯(lián)的電子文件，則在信息訂閱查看中也可以發(fā)起電子文 件瀏覽或下載的審批流程。訂閱信息查看檔案信息訂閱查看是檔案利用者查看自己所訂閱的信息的功能頁面。即時通訊即時通訊功能實現(xiàn)類似

20、 QQ MS常即時通訊軟件的功能，在用戶單位局域網(wǎng)內(nèi)部，用 戶登錄數(shù)字檔案館系統(tǒng)后即可與在線用戶進行實時文字交互、發(fā)送附件、發(fā)送檔案條目數(shù) 據(jù)等。此功能方便系統(tǒng)用戶之間的實時交互，可以滿足檔案管理員與檔案利用者之間的實 時幫助與數(shù)據(jù)交互。我的下載我的下載是提供用戶查看自己下載的數(shù)據(jù)記錄，管理員可以查看所有用戶的下載記錄。環(huán)境變量配置在“環(huán)境變量配置”模塊中可以根據(jù)不同用戶，定義“模糊查詢字符連接關(guān)系”、“系統(tǒng)自啟動”、“文件歸檔處默認顯示數(shù)據(jù)日期范圍”這些配置項。通過“模糊查詢字符連接關(guān)系”可以設置模糊檢索時以空格隔開的關(guān)鍵詞是并且還是或者關(guān)系“系統(tǒng)自啟動功”能實現(xiàn)了將常用功能模塊設置為自啟動

21、項的功能，當用戶登錄后會 自動打開這個模塊，從而方便了用戶操作，（注：只可設置一個功能模塊為系統(tǒng)自啟動模 塊）“文件歸檔處默認顯示數(shù)據(jù)日期范圍” 可以設置歸檔目錄窗口中顯示數(shù)據(jù)的范圍 （注: 日期范圍以數(shù)據(jù)的系統(tǒng)字段“創(chuàng)建日期”為準），該配置項只在當前用戶有“文件歸檔” 模塊的權(quán)限時才出現(xiàn)。館務（協(xié)同）工作平臺館務（協(xié)同）工作平臺適用于檔案局、檔案館用戶，實現(xiàn)檔案局（館）內(nèi)部的管理及檔案業(yè)務流程的運作，館務工作平臺可以根據(jù)用戶的實際業(yè)務流程，在不需要任何開發(fā)的情 況下，用戶可以自定義工作流程圖及審批表單，如可以定義與檔案業(yè)務類流程：檔案利用 審批流程、檔案移交接收流程、檔案銷毀鑒定流程等；可以

22、定義檔案館內(nèi)部的內(nèi)控類流程： 月工作計劃流程、請假申請流程等。館務（協(xié)同）工作平臺不僅可以實現(xiàn)與檔案業(yè)務密切 相關(guān)的工作流程，還可以實現(xiàn)檔案館內(nèi)部管理相關(guān)的管理流程。工作流管理工作流管理，即工作流自定義功能。可以根據(jù)用戶實際的業(yè)務工作流程，在線定義流 程圖。流程圖定義過程簡單、易操作，在很短的時間內(nèi)即可定義完業(yè)務審批流程?？梢詾?流程中的節(jié)點定義相關(guān)的審批角色或用戶、可以為流程中的路徑定義相關(guān)的操作，如導入 數(shù)據(jù)文件、修改檔案條目數(shù)據(jù)狀態(tài)值等操作；可以定義流程中的回退、分支、聚合等過程; 可以復制已存在的流程。系統(tǒng)預置了檔案移交與接收流程，檔案移交與接收模塊主要適用于離線數(shù)據(jù)包的移交與接收，即

23、用戶使用微軟公司的 Excel軟件進行離線的數(shù)據(jù)錄入工作，在系統(tǒng)提供的檔案移交申請單中填寫相關(guān)的移交信息并將Excel文件作為附件一起移交，并啟動系統(tǒng)的移交 接收工作流，檔案數(shù)據(jù)接收人員可以對接收的內(nèi)容進行查看、檢查，檢查無誤后即可以將 數(shù)據(jù)接收進檔案的收集整理庫（預歸檔庫）。系統(tǒng)預置了檔案利用審批流程，檔案利用審批流程應用于電子文件的瀏覽及下載權(quán)限 的申請。檔案利用者通過在線檔案查詢（關(guān)鍵詞檢索、綜合業(yè)務查詢、全文檢索），查詢 到感興趣的檔案后，如果當前用戶無權(quán)瀏覽或下載電子原文，則可以發(fā)起權(quán)限申請流程， 通過檔案管理人員審批通過后，即可進行電子原文的瀏覽或下載操作。流程定義頁面如下圖所示：

24、表單管理表單管理功能，即工作流審批表單的自定義功能。實現(xiàn)與工作流相關(guān)聯(lián)的審批單的自 定義。如定義檔案利用審批單、檔案移交審批單，類似 OA系統(tǒng)的審簽單、收文處理單、發(fā) 文處理單。表單自定義過程中可以實現(xiàn)為表單添加文本字段、日期字段、下拉列表、表格 布局、數(shù)值字段、字段分組等組件；可以為表單中的字段定義計數(shù)方法，自動生成字段值 等；可以復制已存在的表單。表單自定義頁面如下圖所示：流程監(jiān)控流程監(jiān)控功能可以讓系統(tǒng)管理員方便的查看當前系統(tǒng)中正在運行的流程實例、已經(jīng)完 成的流程等，可以終止正在流轉(zhuǎn)的流程；可以查看某個正在運行流程的流程圖，直觀的看 出已經(jīng)進展到哪一個審批環(huán)節(jié)。新建協(xié)同新建協(xié)同功能，即系統(tǒng)

25、用戶通過此功能，在系統(tǒng)中發(fā)起業(yè)務流程審批流程，如發(fā)起檔案利用審批流程，用戶填寫檔案利用審批單中要求填寫的利用者信息及其它相關(guān)信息后，即可發(fā)起利用審批流程。并且，利用審批單中可以添加附件及用戶通過查詢獲取到的檔案 條目數(shù)據(jù)信息；用戶可以臨時保存未填寫完畢的利用審批單，即可以將利用審批單保存到 “待發(fā)協(xié)同”中。新建協(xié)同的頁面如下圖所示：協(xié)同管理待發(fā)協(xié)同功能管理用戶保存的未填寫完畢的業(yè)務工作審批單，用戶可以打開待發(fā)協(xié)同， 繼續(xù)填寫或直接發(fā)起協(xié)同。館務（協(xié)同）授權(quán)館務（協(xié)同）授權(quán)是用來實現(xiàn)對角色授予新建協(xié)同、協(xié)同管理中工作流的發(fā)起權(quán)限的，只有系統(tǒng)超級用戶（具有admin角色的用戶）、部門管理員用戶有這

26、個模塊的權(quán)限（在“機 構(gòu)和用戶管理”模塊中指派用戶為某個機構(gòu)的管理員）。表單授權(quán)表單授權(quán)功能，實現(xiàn)為不同的角色，設置不同的工作流表單權(quán)限。即系統(tǒng)可以為不同 的角色設置不同的可申請流程。接收中心接收中心是信息生產(chǎn)者提交的待歸檔電子文件的集中處理平臺，是待歸檔電子文件的集結(jié)地，主要實現(xiàn)立檔單位向檔案館提交檔案數(shù)據(jù)、檔案館接收及檔案系統(tǒng)與其它應用系 統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。接收中心完成了整個系統(tǒng)的前期文件、資料的收集和整理。主要包括與現(xiàn)有0粽統(tǒng)、ER添統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，前期文件資料的收集。對于整理者而言需要完成文件資料信息補充、校對、提出移交申請移交，對于檔案館接收人員而言需要完成移交數(shù)據(jù) 的審核、數(shù)據(jù)接收。

27、各類文件信息經(jīng)過接收中心的加工后分別形成不同類別的檔案信息進 入檔案庫。接收中心包括的功能模塊如下所示：檔案收集整理檔案收集整理模塊是預歸檔數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理平臺，是預歸檔數(shù)據(jù)的集結(jié)地、臨時存放 庫。預歸檔數(shù)據(jù)包括：從各個信息生產(chǎn)者系統(tǒng)提交到數(shù)字檔案館系統(tǒng)的電子文件及關(guān)聯(lián)的 描述信息或者是由檔案管理員手工著錄的公文數(shù)據(jù)（收文、發(fā)文等）、組織或個人提交的 文件材料等。檔案收集管理主要管理立檔單位本身的公文（收發(fā)文）、科技文件及在立卷歸檔前的文 件數(shù)據(jù)。根據(jù)本單位文件管理的實際情況定義其收集庫結(jié)構(gòu)，及相關(guān)的報表、排序規(guī)則等。 基礎(chǔ)操作包括接收外界數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)交換接口轉(zhuǎn)換過來的數(shù)據(jù)），整理人員直接對文件（

28、預 歸檔）數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、報表打印、查詢、批量修改、批量刪除、批量掛接電子 文件等功能。文件歸檔在文件歸檔過程中，用戶可以按問題、機構(gòu)、保管期限等角度進行歸類生成臨時庫，在臨 時庫中可以進行人工干預，將不需要歸檔的信息移除，并可進行手工的調(diào)整，如案卷號、卷內(nèi) 順序號、盒號、件號等信息。經(jīng)用戶調(diào)整后可以將臨時庫正式移到檔案正式庫里，在正式庫里 也可對歸檔信息進行再調(diào)整。經(jīng)過文件歸檔，檔案的絕大部分信息都已自動生成， 包括檔案所 需的各個流水號、檔號以及其它可以自動生成的信息。文件歸檔過程中支持在wetM面上進行條目拖動，實現(xiàn)調(diào)件的功能批量上傳文件檔案管理員傳輸電子文件的方式，采用ftp。

29、管理員可以使用此功能將存放在本地的電子文件批量上傳至檔案系統(tǒng)的ftp服務器。FTP文件傳輸功能采用java Applet技術(shù)。 Java Applet是用Java語言編寫的一些小應用程序，這些程序是直接嵌入到頁面中，由 支持Java的瀏覽器（IE或Fireforx） 解釋執(zhí)行能夠產(chǎn)生特殊功能的程序。它可以大大提高 WebM面的交互能力和動態(tài)執(zhí)行能力。當用戶訪問包含applet的網(wǎng)頁時，Applet被下載到用戶的計算機上執(zhí)行，但前提是用戶使用的是支持Java的網(wǎng)絡瀏覽器。由于Applet是在用戶的計算機上執(zhí)行的，所以它的執(zhí)行速度不受網(wǎng)絡帶寬的限制。通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換解決，用戶歷史數(shù)

30、據(jù)文件的轉(zhuǎn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)的問題。用戶在數(shù) 字檔案館系統(tǒng)建設之前，可能有大量的檔案條目數(shù)據(jù)文件存在，比如檔案條目數(shù)據(jù)保存在 excel、dbf格式的文件之中。通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換功能即可將這些臨時性的數(shù)據(jù)文件無縫的 轉(zhuǎn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)之中。系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)文件與數(shù)字檔案館系統(tǒng)數(shù)據(jù)表的字段對應關(guān)系 設置，所以不管這些數(shù)據(jù)文件的字段名稱是否與系統(tǒng)的字段名稱是否一致，均可以將數(shù)據(jù) 轉(zhuǎn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)之中。離線數(shù)據(jù)著錄工具制作離線數(shù)據(jù)著錄工具制作的應用場景是，對于一些無法在線使用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)著錄的用 戶，他們可以此功能導出一個數(shù)據(jù)著錄工具包，使用此工具包進行數(shù)據(jù)的著錄，并且可以 將著錄完畢的數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)著

31、錄工具包中的數(shù)據(jù)提交功能轉(zhuǎn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)。比如一 些工程檔案，工程檔案一般是由一些工程承包單位進行整理歸檔，而工程參建單位的檔案員可能無法登錄數(shù)字檔案館系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)著錄，此時就需要使用數(shù)據(jù)著錄工具包進行數(shù)據(jù)有求。用戶可以從系統(tǒng)中導出“離線錄入編輯工具”和用戶需要進行離線錄入編輯的檔案結(jié) 構(gòu)信息數(shù)據(jù)包，用戶可選擇導出“檔案著錄”或是“收集整編”中的某些或全部檔案結(jié)構(gòu) 樹，并有選擇的設置“離線錄入編輯工具”需要的文件服務器相關(guān)信息。離線數(shù)據(jù)著錄工具包是采用 RADFF發(fā)工具PowerBuilder技術(shù)實現(xiàn)的，界面友好、美觀批量加解密工具下載批量加解密工具可對本地文件進行加解密，包含單個文件的加

32、解密、多個文件批量加 解密，該工具需在檔案管理系統(tǒng)中下載。管理中心管理中心主要是完成對已收集的數(shù)據(jù)進行各種管理操作，如生成存儲信息包，進行信 息的整理歸類、進行檔案數(shù)據(jù)的長期保存、包括與接收中心、利用中心通過工作流管理進 行信息的審批交互等工作。元數(shù)據(jù)管理為規(guī)范電子文件的歸檔、移交、接收、管理、利用等工作，統(tǒng)一電子文件的檔案特征 信息，充分發(fā)揮檔案資料在企業(yè)管理中的作用；為實現(xiàn)不同機構(gòu)、不同系統(tǒng)之間文件及信 息的相互操作；為實現(xiàn)歸檔電子文件的長期保存與利用；為保證歸檔電子文件的真實性與 完整性，需要在企業(yè)內(nèi)部形成一套規(guī)范統(tǒng)一的電子文件元數(shù)據(jù)標準。什么是電子文件元數(shù)據(jù)？元數(shù)據(jù)最本質(zhì)、最抽象的定義

33、是：關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)(data about data )。它是一種廣泛存在的現(xiàn)象，在許多領(lǐng)域有其具體的定義和應用。在圖書館與檔案館界，元數(shù)據(jù)被定義為：提供關(guān)于信息資源或數(shù)據(jù)的一種結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，是對信息資源的結(jié)構(gòu)化的描述。其作用為：描述信息資源或數(shù)據(jù)本身的特征和屬性，規(guī)定數(shù)字化信息的組織，具有定位、發(fā)現(xiàn)、證明、評估、選擇等功能。電子文件元數(shù)據(jù)是描述電子文件內(nèi)容、 背景和結(jié)構(gòu)信息及整個管理流程的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)應用于電子文件的目的是什么？確認和檢索，主要致力于如何幫助人們檢索和確認所需要的信息資源 （電子文件）， 數(shù)據(jù)元素往往限于作者、標題、主題、位置等簡單信息，都柏林核心元數(shù)據(jù)Dublin Core是

34、其典型代表。著錄描述，用于對數(shù)據(jù)單元進行詳細、全面的著錄描述，數(shù)據(jù)元素囊括內(nèi)容、載體、 位置與獲取方式、制作與利用方法、甚至相關(guān)數(shù)據(jù)單元方面等，數(shù)據(jù)元素數(shù)量往往 較多，MARC GILS是這類元數(shù)據(jù)的典型代表。資源管理，支持信息資源的存儲和使用管理， 數(shù)據(jù)元素除比較全面的著錄描述信息 外，還往往包括權(quán)限管理、電子簽名、資源鑒定、訪問管理等方面的信息。電子文件的保護與長期保存，支持對電子文件進行長期保存，數(shù)據(jù)元素除對資源進 行描述和確認外，往往包括詳細的格式信息、制作信息、保護條件、轉(zhuǎn)換方式、保 存責任等內(nèi)容。保證電子文件在未來的一個不確定的時間段之后，在不需要任何幫助或培訓的前提下，仍然可以被

35、利用者搜索、發(fā)現(xiàn)并理解其內(nèi)容。有利于電子文件在不同信息系統(tǒng)之間的交換，電子文件從產(chǎn)生、歸檔、利用等環(huán)節(jié)， 可能分別處于不同的信息系統(tǒng)中，對電子文件的描述性元數(shù)據(jù)可能不一致，導致電 子文件在不同信息系統(tǒng)中交換非常困難， 如果統(tǒng)一電子文件元數(shù)據(jù)的定義，則可以 解決這個問題。命名空間管理因目前描述文檔資源的元數(shù)據(jù)標準較多，如果固化一種元數(shù)據(jù)標準在系統(tǒng)中，則會失 去系統(tǒng)的靈活及可擴展性，所以系統(tǒng)中可以定義不同種類的元數(shù)據(jù)標準，即不同的命名空 問，如國家檔案局電子文件元數(shù)標準、都柏林核心元數(shù)據(jù)（DQ等。不同的命名空間就是不同的元數(shù)據(jù)標準。不同的命名空間關(guān)聯(lián)若干的元數(shù)據(jù)元素，一個命名空間管理一套元數(shù) 據(jù)集

36、。主要功能包括命名空間的增加、刪除、修改、保存，元數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、保 存等功能。業(yè)務管理業(yè)務管理，“業(yè)務”在系統(tǒng)中包括檔案管理業(yè)務、收集整理業(yè)務、檔案編研業(yè)務等。 業(yè)務是根據(jù)檔案管理工作中的一些列管理功能抽象出來的一套通用信息資源管理模式，一 整套信息資源管理體系，包括數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)維護、數(shù)據(jù)的組織分類、數(shù)據(jù)的增加/刪除/修改、報表打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)查詢等一系列的功能。業(yè)務管理是作為平臺化數(shù)字檔案館系統(tǒng) 的核心特征。除了系統(tǒng)預置的檔案管理、收集整理、檔案保管、檔案銷毀、檔案庫房、文件管理等 基本業(yè)務之外，用戶還可以在業(yè)務管理模塊中新增自己的業(yè)務，以適應信息資源多樣化的 管理需求。如用戶可以

37、定義“資料管理業(yè)務”，經(jīng)過簡單的設置后，即可進行組織內(nèi)部資 料的管理，包括資料的分類組織、資料的錄入、查詢、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)授權(quán)等管理功能。模板定義模板管理是ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)的平臺化、可擴展、靈活性的核心體現(xiàn)。數(shù)字檔案館是為數(shù)據(jù)服務的，數(shù)字檔案館所管理的數(shù)據(jù)的特征信息是多種多樣的，如文書檔案、 科技檔案、會計檔案、聲像檔案等，如果沒有一個靈活的、可擴展的平臺化系統(tǒng)支撐，就很難構(gòu)建一個強大數(shù)字檔案館系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)及設施。模板管理模塊包括檔案模板定義、收集整理模板定義、檔案編研模板定義、庫房模板 定義、信息發(fā)布模板定義等，實現(xiàn)根據(jù)用戶的實際業(yè)務情況定義檔案各個業(yè)務所管理數(shù)據(jù) 的門類（結(jié)構(gòu)）及

38、相關(guān)的著錄項，并且可以定義與結(jié)構(gòu)相關(guān)的各種業(yè)務規(guī)則，如排序規(guī)則、報表規(guī)則等。系統(tǒng)對檔案信息包（pkg）的結(jié)構(gòu)做統(tǒng)一的處理，即對不同業(yè)務的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組織均采用統(tǒng) 一的信息包結(jié)構(gòu)來處理，將檔案模版定義（archive）、檔案收集模版定義（prearchive）、檔 案編研模版定義（compile）等多個業(yè)務抽象成為一個相同的信息包結(jié)構(gòu)，信息包結(jié)構(gòu)相當于 一個數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)的模型，信息包模型可以應用到大部分的檔案管理業(yè)務。這樣對結(jié)構(gòu)的 修改、數(shù)據(jù)增加、修改、刪除都可以采用同樣的代碼來處理，有利于提高檔案管理系統(tǒng)的 可靠性、健壯性。模板定義主要包括如下功能：1）結(jié)構(gòu)定義：設置檔案門類的數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)，包括增

39、加表結(jié)構(gòu)、刪除表結(jié)構(gòu)、字段的 增加、刪除、修改、保存，通過已有的表結(jié)構(gòu)模版創(chuàng)建檔案門類的表結(jié)構(gòu)；2）字段選擇設置：設置數(shù)據(jù)展現(xiàn)列表狀態(tài)時的字段及表單狀態(tài)下的字段；表單狀態(tài)下的字段通常是用戶在錄入數(shù)據(jù)時所能看見的字段。還可以定義不同的檔案管理業(yè)務 具有不同的字段顯示規(guī)則，如定義關(guān)鍵詞檢索時展現(xiàn)給用戶的列表字段及表單字段、 定義綜合查詢字段的選擇、定義追加攜帶字段的選擇。包括選擇字段、保存等功 能；3）關(guān)鍵字規(guī)則設置：設置邏輯上的表關(guān)鍵字，用于數(shù)據(jù)唯一性校驗。包括選擇字段、 保存等功能；4）排序規(guī)則設置：設置數(shù)據(jù)展現(xiàn)時的排序規(guī)則，可以按照升序或降序排列，可以定義 一個或多個排序字段。包括選擇字段并

40、保存功能；5）組合字段規(guī)則設置（檔號規(guī)則設置）：設置組合字段的組成規(guī)則，包括選擇檔號的 組成字段、保存檔號規(guī)則等功能。此規(guī)則主要應用于數(shù)據(jù)錄入時根據(jù)組合字段的規(guī) 則，自動生成組合字段的值，如自動生成檔號。6）結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)規(guī)則設置：定義父結(jié)構(gòu)與子結(jié)構(gòu)的字段關(guān)聯(lián)關(guān)系， 包括選擇字段對應關(guān)系 設置、保存功能。字段的對應關(guān)系包括字段值之間的相等、求和、求起止值關(guān)系， 此規(guī)則應用于數(shù)據(jù)著錄時自動的將案卷的字段值攜帶到卷內(nèi)的相應字段中、由卷內(nèi)“頁數(shù)”字段值可以自動的生成案件的“總頁數(shù)”字段值、由卷內(nèi)目錄的“成文日 期”生成案件目錄的“起止日期”字段值等操作。7）報表規(guī)則設置：設置與結(jié)構(gòu)相關(guān)的各種報表格式， 報

41、表的樣式及字段可以由用戶自 行定義，可以定義包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、盒封面、盒脊背等樣式的報表。功能 包括：新建報表、刪除報表、修改、保存報表；8）字段值規(guī)則設置：設置數(shù)據(jù)錄入或立卷操作時需要系統(tǒng)自動生成流水號的字段規(guī)則。 如在檔案錄入時，“案卷號” 一般是流水號，根據(jù)“保管期限”形成小流水號，則 規(guī)則設定后，即可在錄入時自動生成案件號。9）字段代碼規(guī)則設置（數(shù)據(jù)字典規(guī)則設置）：設置與結(jié)構(gòu)相關(guān)的數(shù)據(jù)字典，即字段的 值域列表，在數(shù)據(jù)錄入或顯示時生成下拉菜單。功能包括數(shù)據(jù)字典的增、刪、修改、 保存等。例如定義“保管期限”的值可能包括“永久”、“長期”、“短期”，“密級”的值包括“內(nèi)部公開”、“秘密

42、”、“絕密”等。10）掃描規(guī)則設置（電子文件掛接規(guī)則）：設置電子文件的批量掛接規(guī)則，即批量加工 數(shù)據(jù)成品導入系統(tǒng)后，須將電子文件按照文件名規(guī)則批量掛接到檔案條目中；11）統(tǒng)計規(guī)則設置：設置與數(shù)據(jù)節(jié)點相關(guān)的統(tǒng)計規(guī)則，如設置統(tǒng)計某個數(shù)據(jù)節(jié)點下包含 盒的數(shù)量、件的數(shù)量及電子文件的數(shù)量。統(tǒng)計方式包括計數(shù)、求和、求最大值、最 小值等；12）字段分組規(guī)則設置：設置數(shù)據(jù)錄入表單中的字段分組情況，如檔案錄入的表單中， 如果字段太多，且字段的屬性類型不同，例如一些字段是檔案的背景信息、一些字 段是檔案的內(nèi)容信息或描述信息，系統(tǒng)運行定義不同類型的字段分組，讓用戶一目了然的了解檔案信息。模板定義的界面如下圖所示：結(jié)

43、構(gòu)模板定義結(jié)構(gòu)模版定義是定義系統(tǒng)中需要使用的業(yè)務數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)屬性信息。系統(tǒng)中可以定義多 個結(jié)構(gòu)模版，并且可以為指定的結(jié)構(gòu)模版分配字段模版，這樣在用戶定義檔案庫表結(jié)構(gòu)時 就可以引用預先定義好的結(jié)構(gòu)模版來創(chuàng)建業(yè)務數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)，如創(chuàng)建科技檔案案卷級目錄的 表結(jié)構(gòu)、科技檔案卷內(nèi)目錄的表結(jié)構(gòu)、文書檔案件盒級目錄的表結(jié)構(gòu)（歸檔文件目錄的表 結(jié)構(gòu)）等。通過結(jié)構(gòu)模版定義可以簡化用戶的數(shù)據(jù)錄入與維護操作，并且可以統(tǒng)一和規(guī)范 業(yè)務數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)。主要功能包括結(jié)構(gòu)模板的增加、刪除、修改、保存，及為某個結(jié)構(gòu)模板分配預先定義 的字段模板等。報表維護系統(tǒng)內(nèi)置了五十多種報表模板，完全符合國家檔案局的要求，但用戶也可根據(jù)自己行 業(yè)

44、的特點，對已有的報表進行修改，或增加自己需要的新的報表，以滿足日常工作的需要。 用戶可以進行報表的格式修改，如修改字體、大小、線條的位置等。6.3.5.檔案業(yè)務管理檔案業(yè)務管理模塊實現(xiàn)檔案管理的核心業(yè)務，包括各個檔案門類信息輸入、維護、統(tǒng) 計、庫房、存儲等業(yè)務。管理的檔案門類包括：文書檔案、科研檔案、會計檔案、聲像檔 案、實物檔案等。為統(tǒng)一管理的方便，系統(tǒng)將所有的檔案門類按照樹狀的結(jié)構(gòu)組織在一起， 對各個門類的檔案數(shù)據(jù)的錄入、修改、維護作相同的處理。檔案業(yè)務管理包括如下模塊： 檔案著錄、檔案統(tǒng)計、庫房管理（庫房實體管理、庫房實體圖形化顯示）等子模塊。.檔案著錄檔案著錄是檔案信息的輸入及維護模塊

45、，實現(xiàn)檔案的登記、修改、查詢、電子文件的 掛接等功能。檔案著錄功能是根據(jù)“檔案模版定義”中定義的檔案門類結(jié)構(gòu)輸入檔案數(shù)據(jù)。檔案著錄模塊的具體功能如下：1）檔案條目信息的增加、刪除、修改、保存等功能：實現(xiàn)檔案案卷、卷內(nèi)文件條目信 息的錄入、維護操作；2）條目信息的上下翻頁功能：對于案卷庫數(shù)據(jù)及卷內(nèi)文件庫數(shù)據(jù)的顯示，采用分頁方式。包括“上一頁”、“下一頁”、“首頁”、“末頁”等操作；3）綜合查詢功能：通過操作組合查詢條件進行查詢，如通過提供的條件組合頁面形成 的查詢條件“保管期限=長期”檢索檔案庫。操作方式：先組合檢索條件，然 后點擊檢索即可查詢；4）模糊查詢功能：用戶在查詢輸入框中輸入關(guān)鍵詞，即

46、可查詢出檔案條目信息中的包含該關(guān)鍵詞所有條目信息；5）批量刪除功能：系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的檢索條件批量刪除檔案條目數(shù)據(jù)。功能包括組合檢索條件、執(zhí)行批量刪除等；6）批量修改功能：系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的檢索條件，批量修改所選字段的值。功能包括 替換、加前綴、加后綴等。功能包括組合檢索條件、執(zhí)行批量修改等；7）批量掛接電子文件：系統(tǒng)根據(jù)已經(jīng)設置的原文路徑及電子文件命名規(guī)則，將文件的 記錄與保存在文件服務器的電子文件批量關(guān)聯(lián)；8）檔案報表打印功能：可以打印輸出各種檔案報表：如案卷目錄、總目錄、卷內(nèi)目錄、 全引目錄、歸檔文件目錄、案卷盒脊背、卷內(nèi)備考表、案卷封面等；9）批量生成組合字段值（檔號）：根據(jù)預先定義檔

47、案檔號規(guī)則自動生成檔號；10）追加攜帶功能：即在登記數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)可以自動攜帶已經(jīng)錄入的內(nèi)容。攜帶有兩種 方式：在添加記錄時，可以將指定記錄的內(nèi)容復制到新記錄中；將案卷級的記錄內(nèi) 容復制到文件級的記錄內(nèi)容中；11）數(shù)據(jù)導入功能：導入外部數(shù)據(jù)文件，數(shù)據(jù)文件格式包括：xml文件、excel文件；12）數(shù)據(jù)導出功能：將系統(tǒng)數(shù)據(jù)導出到外部數(shù)據(jù)文件，格式包括xml文件、excel文件；13）批量上架、批量下架：將數(shù)據(jù)進行批量上架、下架操作；14）掛接檢測：該功能主要實現(xiàn)對數(shù)據(jù)條目和文件服務器上電子文件之間的掛接情況整 體了解行成報告，以便整體把握電子文件和數(shù)據(jù)條目之間的關(guān)聯(lián)情況；15）自動組卷、自動組項目

48、：這兩項功能分別用于“案卷 -卷內(nèi)結(jié)構(gòu)”和“項目-案卷- 卷內(nèi)結(jié)構(gòu)”建立上下級關(guān)系，如在“案卷-卷內(nèi)結(jié)構(gòu)”錄入數(shù)據(jù)時，先錄入了卷內(nèi)數(shù)據(jù)，然后才錄入了案卷數(shù)據(jù)，這時候可以通過“自動組卷”功能，建立“案卷數(shù)據(jù)和卷內(nèi)數(shù)據(jù)”之間的相互關(guān)系，卷內(nèi)數(shù)據(jù)會關(guān)聯(lián)到相應的案卷數(shù)據(jù)之下。檔案統(tǒng)計館藏統(tǒng)計檔案統(tǒng)計模塊實現(xiàn)對系統(tǒng)中的檔案信息的數(shù)量統(tǒng)計，實現(xiàn)對已經(jīng)著錄進檔案管理系統(tǒng) 的檔案館藏資源統(tǒng)計，可以跨全宗、檔案門類統(tǒng)計。館藏統(tǒng)計用于管理檔案館各門類檔案 的信息統(tǒng)計方案，產(chǎn)生統(tǒng)計報表。館藏統(tǒng)計的定位是為了全面體現(xiàn)館藏信息，有條理的給 管理者提供館藏信息。報表輸出文件的類型包括 PDF DOC EXCE匚種格式。年

49、報管理為了準確地撐握全國檔案事業(yè)的基本情況， 以便對全國檔案事業(yè)實行科學的管理， 國家檔案局特建立了全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度，該制度通過定期填報檔案事業(yè)統(tǒng)計年報 來實施。年報管理模塊主要是對本單位及下屬單位的年報進行管理，包含添加、編輯、刪 除年報，對本單位及下屬單位的年報進行年報匯總，支持年報利用情況的自動統(tǒng)計以及館 藏數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，支持接與上報功能。提供檔基三與檔基三附表模板。庫房管理庫房實體3D顯示庫房管理是管理檔案實體的存放位置，采用樹形結(jié)構(gòu)與圖形方式組織庫房內(nèi)部的檔案實體的保存裝備及檔案實體。用戶可以直觀的查看以3D圖形方式表示的檔案裝備或檔案實 體。庫房實體3D顯示采用富客戶端技術(shù)實

50、現(xiàn)庫房場景的虛擬現(xiàn)實。 可以根據(jù)預先定義的庫 房結(jié)構(gòu)及庫房裝備的裝載能力自動的生成檔案實體的存放位置（庫位號）。并且可以實時的 查看庫房的館藏情況，如每個庫房的案卷數(shù)量、每個排架的案卷數(shù)量等；可以實現(xiàn)檔案盒 的上架及下架操作。庫房實體檔案管理庫房實體檔案管理是對庫房實體數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)初始化及管理維護工作。如地區(qū)、庫房、排架、層、列等實體對象，即對庫房實體對象進行增、刪、改、查等操作。庫房實體檔案 管理功能是庫房實體3D展現(xiàn)的基礎(chǔ)功能模塊。檔案保管管理檔案保管管理實現(xiàn)對檔案實體的保管情況進行管理的功能。如對檔案的丟失、損壞進 行登記、管理。檔案銷毀管理檔案銷毀管理模塊實現(xiàn)檔案的銷毀情況的登記和管理

51、。在檔案著錄模塊中可以進行手 動或自動的鑒定，對到期的檔案進行銷毀處理，將檔案條目轉(zhuǎn)入檔案銷毀庫進行管理。檔案鑒定銷毀過程，可以結(jié)合工作流引擎實現(xiàn)，檔案鑒定銷毀的流程控制。移交管理移交管理是用來統(tǒng)一管理每個用戶自己發(fā)起的移交單信息：接收管理接收管理是接收人員統(tǒng)一處理所有移交人員發(fā)來的移交信息：移交接收統(tǒng)計移交接收統(tǒng)計模塊是用來統(tǒng)計移交管理、接收管理的信息:利用管理檔案借閱登記檔案的價值在于利用，檔案人員不僅要管好檔案，更要用好檔案，為領(lǐng)導決策提供及時 準確的依據(jù)，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，只有這樣，檔案工作才會受到足夠的重視和支 持。檔案借閱登記實現(xiàn)檔案利用者對檔案實體（紙質(zhì)檔案）的借閱登記功

52、能。檔案管理員根 據(jù)利用者提出的檔案實體外借申請，對借出的檔案進行相關(guān)信息的登記，如借出檔案的檔 號、題名、借閱人、借出時間等信息。檔案借閱登記模塊實現(xiàn)了檔案實體的查閱、借閱、預約、續(xù)借、歸還等相關(guān)操作。檔案借閱歸還檔案借閱歸還功能實現(xiàn)已借出檔案的管理。包括已借出檔案的續(xù)借、歸還等操作。借閱模板設置借閱模板設置功能是檔案實體借閱相關(guān)借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護。包括利用單、利用 數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)定義、報表、檔案庫字段與利用庫字段的對應關(guān)系、續(xù)借相關(guān)設置等。利用統(tǒng)計利用統(tǒng)計模塊實現(xiàn)檔案實體查借閱的情況?？梢越y(tǒng)計檔案利用的人次、件次等數(shù)據(jù)信.索引庫管理索引庫檢索管理主要是實現(xiàn)索引庫的管理，為實現(xiàn)檢索提供服務

53、。創(chuàng)建索引庫是將檔 案保存描述性PDI和關(guān)聯(lián)電子文件原文組合成索引庫。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。全文檢索庫的建立粒度需要根據(jù)用戶常用檢索模式、檔案數(shù)據(jù)結(jié) 構(gòu)、系統(tǒng)性能問題、授權(quán)問題綜合考慮。建立的原則是資料內(nèi)容穩(wěn)定，和檔案庫樹型結(jié)構(gòu) 的葉子節(jié)點基本一致。索引庫的管理主要包括索引的建立、增量、重構(gòu)操作。這些工作可 以定義任務，歸屬于系統(tǒng)調(diào)度，由計算機自動調(diào)度執(zhí)行。全文索引外掛詞庫維護全文索引外掛詞庫維護模塊主要提供用戶自定義新詞匯功能?？梢詣討B(tài)的接受用戶在“全文檢索”處輸入的關(guān)鍵詞，并使用戶能增加自定義的或特殊的詞匯到全文檢索分詞詞 庫中，方便用戶查找

54、特定檔案信息。全文索引擴展詞庫管理為了增強全文檢索系統(tǒng)的分詞，提高檢索命中率，增加了全文檢索擴展詞庫管理的功 能。當用戶有新的專業(yè)詞庫時，可以將詞庫文件新增到擴展詞庫系統(tǒng)中，通過上傳詞庫進 行詞庫的更新、增量等操作。詞庫文件為*.dic格式文件。添加詞庫、更新詞庫后，需要重建全文索引庫，才能詞庫中的詞加入到全文檢索系統(tǒng) 的分詞中。檢索元數(shù)據(jù)設置在檢索元數(shù)據(jù)設置中，可以設置目錄檢索、全文檢索時參與檢索的元數(shù)據(jù)字段，還可 以設置檢索結(jié)果顯示中的列表視圖顯示字段和詳細視圖顯示字段。檢索元數(shù)據(jù)設置中的元數(shù)據(jù)是命名空間管理中，除了都柏林元數(shù)據(jù)（DQ以及利用元數(shù)據(jù)（USING命名空間下的元數(shù)據(jù)之外的所有命

55、名空間下的元數(shù)據(jù)。.電子閱覽室管理電子閱覽室管理功能與電子閱覽室是相互交互的兩個功能模塊，電子閱覽室管理功能主要是檔案利用工作人員與電子閱覽室利用人員進行交互的工作平臺。包括電子閱覽室終 端的管理、監(jiān)控、利用計費策略的維護等功能。電子閱覽室終端管理電子閱覽室終端管理模塊主要負責檔案館終端機器的管理，實現(xiàn)終端信息的智能化管 理，包括終端信息的添加、刪除和編輯操作。終端的信息包括終端名稱、IP地址等信息。終端監(jiān)控管理終端監(jiān)控管理模塊主要負責電子閱覽室終端的監(jiān)控管理，展示電子閱覽室所有的終端， 隨時監(jiān)聽終端狀態(tài)，其中終端狀態(tài)有待分配、已分配、已連接、新消息和待結(jié)賬五種狀態(tài)， 實現(xiàn)與“東方飛揚數(shù)字檔案

56、館電子閱覽室”子系統(tǒng)實時交互。計費方案管理計費方案管理本主要負責電子閱覽室計費方案的管理，實現(xiàn)計費方案的智能化管理， 包括計費方案的添加、刪除和編輯操作。如檔案資料的復印、打印、復制、檔案查閱計時 等費用的自動計算。信息發(fā)布管理信息發(fā)布管理主要用于維護系統(tǒng)首頁的發(fā)布內(nèi)容，允許用戶自行維護系統(tǒng)首頁的內(nèi)容。 系統(tǒng)在窗體模式（portal模式）下，在系統(tǒng)的首頁可以發(fā)布與檔案管理業(yè)務及數(shù)字檔案館 系統(tǒng)相關(guān)的信息，如館藏指南、檔案利用指南、檔案管理制度、檔案標準規(guī)范、工具軟件下載等欄目，并允許用戶在信息發(fā)布管理模塊中在線編輯待發(fā)布的html靜態(tài)網(wǎng)頁文件或直接上傳一個Word文件。信息發(fā)布功能包括欄目的增

57、加、刪除、修改、保存，以及靜態(tài)網(wǎng)頁文件html的在線編輯、電子文件的上傳等功能。電子文件管理格式注冊格式注冊功能是為了在檢索照片檔案后，可以采用縮略圖的方式進行展現(xiàn)。配置需要 進行縮略圖展現(xiàn)的電子文件格式。系統(tǒng)可以生成縮略圖的格式包括 Jpeg、bmp png等格式。 格式注冊包括注冊格式的名稱、后綴、縮略圖的寬度和高度等信息。電子文件校驗電子文件校驗的目的是數(shù)字檔案的長期保存、防篡改。電子文件校驗服務為檔案信息 的存儲、維護提供服務和功能。執(zhí)行定期或非定期的電子文件錯誤校驗操作。文件錯誤校驗即校驗文件的完整性。校驗電子文件在存儲或傳輸過程中是否被非法篡改。采用MD除法實現(xiàn)文彳的校驗，MD5H

58、 message-digest algorithm 5（信息-摘要算法）的縮寫，被廣泛用于加密和解密技術(shù)上，它可以說是文件的“數(shù)字指紋（Checksum）。任何一個文件，無論是可執(zhí)行程序、圖像文件、臨時文件或者其他任何類型的文件，也不管 它體積多大，都有且只有一個獨一無二的MD51息值，并且如果這個文件被修改過，它的MD5fi也將隨之改變。因此，我們可以通過對比同一文件的MD5fi,來校驗這個文件是否被“篡改”過。在電子文件被存儲到物理媒介后，此時系統(tǒng)通過MD5算法計算出每一個電子文件的Checksum將Checksum存入檔案保存描述信息中（PDI）。校驗前提：批量的生成電子文件原始的校驗碼

59、Checksum并保存校驗方法：將原始的校驗碼Checksum與實時生成的校驗碼進行比對,如相同則表示電 子文件未被修改，是完整的，若不同則表示電子文件已被篡改。檢驗過程：首先創(chuàng)建錯誤校驗任務，選擇需要校驗的業(yè)務，如檔案庫，然后執(zhí)行錯誤 校驗。水印管理水印管理是用來給系統(tǒng)管理員維護水印，以便實現(xiàn)在查看電子文件、打印電子文件、 下載電子文件時按照設置的水印來顯示水印?？商峁┨砑印h除、編輯、啟用/禁用水印的功能。水印效果均為實時生成的，不對電子原文件進行更改。用戶可以輸入文字，或上傳圖 片生成水印10go （但文字和圖片設置不能同時使用），及設置其他一些相應參數(shù)（如：文字顏色、文字大小等），可及

60、時預覽設置效果。利用中心利用中心為利用者（消費者）提供查詢搜索檔案，資料提供了一個利用的空間。此模 塊的重點是要立足于利用者的角度去考慮，提供快速、準確、完整的利用服務。所以此模 塊的執(zhí)行效率，功能流程設置需要做深入的設計和實現(xiàn)。在系統(tǒng)提供的所以檢索方式中（分類檢索、全文檢索），當用戶檢索到檔案的條目信 息后，如果沒有對電子文件的瀏覽及下載權(quán)限時，用戶可以提交對電子文件的瀏覽及下載 權(quán)限的申請，啟動利用審批工作流程。系統(tǒng)按照利用工作流程的審批步驟流轉(zhuǎn)完畢后，用 戶即可獲得對感興趣電子文件的在線瀏覽或下載權(quán)限。.關(guān)鍵詞檢索.檔案編研是一種導航式的數(shù)據(jù)檢索方式，它能夠以圖形化的界面給利用者提供檢索