事務(wù)管理之辦公用品管理

1、事務(wù)管理 辦公用品管理事務(wù)管理復(fù)習(xí)指導(dǎo)要點四、辦公用品與設(shè)備的使用與管理 1.知識要點學(xué)習(xí)者應(yīng)了解各類辦公設(shè)備的分類與功能，理解各類辦公設(shè)備的基本工作原理，掌握各類設(shè)備使用的注意事項。 2.技能要點 學(xué)習(xí)者應(yīng)能夠采購、接收、發(fā)放、管理辦公用品與設(shè)備，能夠操作各類辦公設(shè)備并且進行簡單故障的排除。事務(wù)管理命題思路四級技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點1.制定接待工作計劃；2.安排迎送來訪團體；3. 安排來訪者食宿、交通、行程；4.安排來訪者的參觀、娛樂活動；5.布置辦公室；6.檢查辦公室環(huán)境的安全狀態(tài)；7.提出辦公室安全隱患的處理意見；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用現(xiàn)金及報銷工作；11.辦理上司臨時

2、交辦事項；12.做好文字記錄工作；13.編制工作時間表，管理工作日志；14.訂購、接收、管理辦公用品；15.使用掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、攝像機等；16.對信息進行收集、篩選、分類、傳遞和保管。1、秘書記錄庫存卡的目的：A、可以準確地估價庫存辦公用品金額B、可以監(jiān)督員工使用辦公用品的情況C、可以減少資金被不必要的庫存占用D、可以保證庫存物品充足，保證供應(yīng)2、秘書常用的裝訂類辦公用品有A、收件日期 戳 B、打孔機 C、標簽紙 D、磁盤盒3、為安全起見,較重的裁紙刀最適宜擺放在辦公用品存儲柜（ ）A、柜頂上面 B上層隔板上 C下層隔板上 D前面地上4、秘書購貨時收到供應(yīng)商的發(fā)票后，應(yīng)注意將發(fā)票上的

3、信息與（ ）相對照。A、入庫單 B、訂貨單 C交貨單 D估價單ABCD B C ABC事務(wù)管理試題解析事務(wù)管理試題解析辦公用品與設(shè)備的使用與管理單項選擇題示例2“工作程序”或“操作步驟”模塊制定采購預(yù)算方案首先要（ ）。（A）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格（B）編寫預(yù)算方案（C）確定預(yù)算的核算基數(shù)（D）征求意見，完善方案c 實務(wù)操作題公司擬任命小張兼管辦公用品的發(fā)放和管理工作，請您告訴小張下面兩個問題：1、辦公設(shè)備和辦公用品的進貨手續(xù)2、辦公設(shè)備的辦公用品的庫存管理方法。ABCD B C1、進貨手續(xù)1）核對訂貨單，無誤后付款2）將進貨數(shù)輸入庫存卡，更新庫存余額3）按規(guī)定存放設(shè)備及用品4）訂立發(fā)放

4、制度，確定發(fā)放人2、庫存管理辦法1）柜子上鎖2）分類擺放，貼上標簽3）先進先出，按序擺放，避免過期4）大而重的放下層，小而輕的放上層5）通風(fēng)、干燥、明亮6）進貨卡、出貨卡、庫存卡一致認識辦公用品如果你是一家新公司的辦公室主任，請你列出本公司需采購的辦公用品清單，并進行分類。思考1、紙簿類2、筆尺類3、裝訂類4、歸檔用品5、辦公設(shè)備耗材6、設(shè)備類思考為什么要設(shè)置辦公用品庫存辦公用品庫存控制作用1、保證大量的資金不被不必要的庫存占用2、保證空間不被用來存儲不必要的貨物3、監(jiān)督個人和部門對物品的使用4、保持充足庫存，以保證組織的順利運作5、監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失6、可利用準確的庫存進行估價。核

5、算基數(shù)就是要確定采購費用總額傳統(tǒng)預(yù)算法零基預(yù)算法如何確定預(yù)算的核算基數(shù)？獲得辦公用品使用權(quán)的方式購買租用直接購買電話訂購傳真訂購網(wǎng)上訂購辦公用品采購流程申請審批招標簽合同入庫付款選擇供應(yīng)商訂貨單交貨單入庫單申購表訂貨單交貨單1、價格、費用2、質(zhì)量、交貨3、服務(wù)、位置辦公用品的申請和訂貨1、由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的采購申請單，說明需要貨物的理由和細節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準后交給采購人員2、由采購人員通過辦公用品訂購單向供應(yīng)商發(fā)出購買需求，各供應(yīng)商會返回對應(yīng)的報價單經(jīng)過采購人員的比較、篩選，填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購單需要公司高級主管簽字批準，并復(fù)

6、制一份給財務(wù)部，做為付款的通知。辦公用品訂購單風(fēng)光旅游公司序號名稱規(guī)格品牌數(shù)量單價總計1234567合計制表人：審核：核準：3、當收到供應(yīng)商的貨物后，要對照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂貨單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當符合要求，將簽收后的交貨單送財務(wù)部4、采購人員根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫。5、財務(wù)部收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂單，三單貨名、數(shù)量應(yīng)當相符，經(jīng)財務(wù)主管簽字核準，總經(jīng)理批準后付款。6、接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收項目中。7、接收后，要及時更新庫存余額。8、將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好9、訂立物品發(fā)放制度，確

7、定物品發(fā)放人。辦公用品的入庫第三節(jié) 辦公用品管理與發(fā)放1、保證資金不被不必要的庫存占用2、盡可能節(jié)省庫存空間3、監(jiān)督個人和部門的使用情況4、維持一定的庫存以保證組織的順利運作5、如有辦公用品方面的資產(chǎn)損失，可利用準確的庫存估價6、監(jiān)督任務(wù)偷竊和破壞造成的損失進行庫存管理有什么作用？思考：如何更好對辦公用品進行管理？1、儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全2、新物品置于舊物品下面或后，領(lǐng)用時遵守先進先出的原則。3、各類物品要清楚地貼上標簽，標明類別4、體積大、分量重的放置在最下面，減少從架上取物時發(fā)生事故的危險5、小物品，常用的物品應(yīng)放在較大物品前，方便領(lǐng)用。6、儲藏間要通風(fēng)良好，保持干燥7、照明良好

8、，便于查找。辦公用品的庫存管理辦公用品入庫清單物 項目品數(shù)量規(guī)格單價金額紙張裝訂機文件夾總計：制表人:制表時間:入庫時間：要學(xué)會填寫庫存記錄卡（一）庫存記錄卡 庫存參考號 B4 紙最大庫存量 100令項目：A4白文件紙 最小庫存量 （安全庫存） 15令單位數(shù)量：令（1令=500頁）再定貨量 25令日期 接 收 發(fā) 放數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-130S1933初萌行政部10再定貨量日用量*運送時間+最小庫存量最大庫存量：費用、存儲空間、保存期限最小庫存量：再訂貨量：提醒購買者庫存需要重新訂購的標準。由物品的平均使用量、物品交貨時間的長短決定進貨卡、出貨卡和庫存卡數(shù)字一致再訂購量日

9、用量*運送時間+最小庫存量實戰(zhàn)演練庫存記錄卡 庫存參考號 B4 最大庫存量 ：40項目：C6信封 最小庫存量 （安全庫存） 8單位數(shù)量：包 再定貨量 12日期 接 收 發(fā) 放數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門余額1-1381-581-17201-24302-2142-9102-184？1、自2月18日發(fā)放物品后，庫存控制卡上的剩余庫存是多少包？A，12 B，56 C，30 D，402、當2月18日需要重新訂購C6信封時，訂購員應(yīng)該訂購多少包？A：30 B：12 C：40 D：28實戰(zhàn)演練（接上頁）庫存監(jiān)督工作說明1、根據(jù)不同目的選擇不同的監(jiān)督類型、時間間隔，并采用各種不同的庫存監(jiān)督行動2、監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的庫存問題，需縮短監(jiān)督時間間隔，保證庫存符合企業(yè)要求。3、每月核查一次入庫、出庫和庫存情況，了解物品使用情況，防止物品過度使用。4、定期檢查庫存記錄卡，并隨時調(diào)整庫存情況，減少浪費領(lǐng)用流程填寫領(lǐng)用申請表 發(fā)放用品 更新庫存記錄辦公用品的領(lǐng)用1、領(lǐng)用辦公用品時，要填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，由領(lǐng)用人詳細填寫領(lǐng)用物品的名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時間等項目，并在領(lǐng)用人一