教學(xué)課件：《秘書(shū)文檔管理》

1、 “文”是指文書(shū)、文件，主要是社會(huì)組織在工作中產(chǎn)生和使用的公務(wù)文書(shū)，即公文； “檔”是指檔案，主要是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的文書(shū)檔案?！拔臋n管理”就是社會(huì)組織的文書(shū)部門和業(yè)務(wù)部門，依據(jù)一定的原則和規(guī)范，通過(guò)一系列科學(xué)有效的方法對(duì)文書(shū)和檔案實(shí)施的管理，包括文書(shū)的擬制、辦理和管理，檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容和環(huán)節(jié)，大致相當(dāng)于秘書(shū)實(shí)務(wù)課程中所說(shuō)的辦文工作、檔案管理工作?！懊貢?shū)文檔管理”是一門近些年才出現(xiàn)的新興課程，是對(duì)原有的“文書(shū)學(xué)”和“檔案管理學(xué)”兩門課程主要內(nèi)容的重新組合。 重新組合的兩個(gè)原因：文書(shū)與檔案、文書(shū)工作和檔案工作有著天然的密切關(guān)聯(lián)；秘書(shū)學(xué)專業(yè)沒(méi)有專門的檔案

2、管理課程。緒論一、 “秘書(shū)文檔管理”的內(nèi)涵緒論二、“秘書(shū)文檔管理”的研究對(duì)象與主要內(nèi)容 對(duì)象：文書(shū)的研究對(duì)象有兩個(gè)文書(shū)和文書(shū)工作，檔案管理學(xué)的研究對(duì)象也有兩個(gè)檔案和檔案工作，所以，秘書(shū)文檔管理課程的研究對(duì)象有四個(gè)：文書(shū)、文書(shū)工作、檔案、檔案工作。知識(shí)體系：基礎(chǔ)知識(shí)和工作流程兩個(gè)板塊?；A(chǔ)知識(shí)板塊介紹文書(shū)和檔案的含義、特點(diǎn)、作用、關(guān)系，文書(shū)工作和檔案工作的性質(zhì)、內(nèi)容、機(jī)構(gòu)等內(nèi)容。工作流程板塊，依據(jù)秘書(shū)工作中文書(shū)檔案工作前后順序依次介紹文書(shū)的制作、文書(shū)的辦理、文書(shū)的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案保管、檔案的檢索、檔案的提供利用、檔案的編研和檔案的統(tǒng)計(jì)。另外，為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展和學(xué)生

3、畢業(yè)后主要在企業(yè)內(nèi)任職的趨勢(shì)，本書(shū)還將介紹電子文件的管理和企業(yè)文檔管理的內(nèi)容。緒論三、文檔管理工作的重要性文書(shū)、檔案工作是國(guó)家管理的重要手段文書(shū)、檔案工作是秘書(shū)工作重要的組成部分文書(shū)、檔案工作是其他秘書(shū)工作的重要輔助手段緒論四、“秘書(shū)文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系文檔管理有著和文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)基本一致的研究對(duì)象，文檔管理包含文書(shū)學(xué)的所有內(nèi)容和檔案管理學(xué)的部分內(nèi)容與秘書(shū)學(xué)概論的關(guān)系與秘書(shū)實(shí)務(wù)的關(guān)系與秘書(shū)寫(xiě)作的關(guān)系與管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)傳播等學(xué)科或?qū)ｉT知識(shí)的關(guān)系第一章 文書(shū)和檔案第一節(jié) 文書(shū)和檔案的關(guān)系文書(shū)的含義 文書(shū)是人們?cè)谏a(chǎn)和生活中為了記錄事項(xiàng)、管理事務(wù)、交流情況，依照一定的體式制作的具有

4、現(xiàn)實(shí)效用的文字材料。 以上定義包含六項(xiàng)內(nèi)容：文書(shū)的作者是從事社會(huì)活動(dòng)的人；文書(shū)具有實(shí)用性；文書(shū)的記錄方式為文字；文書(shū)的載體形式多種多樣；文書(shū)具有廣泛的社會(huì)作用；文書(shū)是一個(gè)類別名詞，一般指一類文字材料，而不單指某份或幾份材料。文書(shū)、公文和文件之間的關(guān)系 文書(shū)、公文和文件三個(gè)概念，其內(nèi)涵基本相同，都是人們?cè)趯?shí)踐活動(dòng)中形成和使用的信息記錄。但在外延上有很明顯的區(qū)分，按從大到小的順序排列應(yīng)該是：廣義文件文書(shū)公文狹義文件。第一章 文書(shū)和檔案第一節(jié) 文書(shū)和檔案的含義和關(guān)系檔案的含義 檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存

5、價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。 檔案的定義中包括以下幾個(gè)要素：檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性；檔案來(lái)源于各機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)；檔案形式的多樣性。第一章 文書(shū)和檔案第一節(jié) 文書(shū)和檔案的含義和關(guān)系文書(shū)和檔案的聯(lián)系 文書(shū)是檔案的重要來(lái)源，檔案是文書(shū)的主要?dú)w宿。包括兩層意思： 第一，文書(shū)和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來(lái)源。第二，文書(shū)有條件地轉(zhuǎn)化為檔案辦理完畢的文書(shū)才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案；對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存；按照一定的規(guī)律將文件集中保存起來(lái)，才能最后成為檔案。文書(shū)和檔案的區(qū)別

6、 第一，在文件生命周期中所處的階段不同，其作用和價(jià)值重點(diǎn)不同。 第二，檔案只是文書(shū)的主要?dú)w宿，而不是唯一的歸宿。 第三，檔案中除由文書(shū)變來(lái)的部分之外，還有其他部分。第一章 文書(shū)和檔案第二節(jié) 文書(shū)和檔案的種類和作用文書(shū)的種類 按其使用者的身份，可以分為私人文書(shū)和公務(wù)文書(shū)。公文的種類 按作用：通用公文 專用公文 按行文方向：下行文 平行文 上行文 按來(lái)源和使用范圍：外發(fā)文件（發(fā)文） 收來(lái)文件（收文） 內(nèi)部文件 按功能性質(zhì)：法規(guī)性公文 指揮性公文 部署性公文 知照性公文 報(bào)請(qǐng)性公文 批答性公文 獎(jiǎng)懲性公文 按時(shí)限要求：緊急公文 普通公文 按機(jī)密程度：機(jī)密公文 普通公文第一章 文書(shū)和檔案第二節(jié) 文書(shū)和

7、檔案的種類和作用檔案的種類按檔案形成的歷史時(shí)期：古代檔案 近代檔案 現(xiàn)代檔案按檔案內(nèi)容：文書(shū)檔案 科技檔案 專門檔案 人物檔案按檔案的載體形式：甲骨、金文、石刻、貝葉檔案，竹簡(jiǎn)木牘、縑帛、紙質(zhì)、膠片、磁帶檔案等；國(guó)外還有紙草、羊皮檔案等。按檔案的所有者：有國(guó)有檔案 集體檔案 個(gè)人檔案按檔案的內(nèi)容體式：公文、圖紙、賬簿、家譜、日記、電稿、照片、磁帶、膠片、光盤(pán)檔案等第一章 文書(shū)和檔案第二節(jié) 文書(shū)和檔案的種類和作用文書(shū)和檔案的作用文書(shū)處于生命周期三階段論中的“現(xiàn)行”和“休眠”階段，四階段論中的“制作形成階段”、“現(xiàn)行階段”、“半現(xiàn)行階段”，體現(xiàn)的是原始的“第一價(jià)值”，也就是為當(dāng)前工作服務(wù)、用來(lái)管理

8、事務(wù)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，具體表現(xiàn)為規(guī)范、指導(dǎo)、聯(lián)絡(luò)三種作用；檔案處于生命周期的最后一個(gè)階段，即“永久保存”或“非現(xiàn)行階段”，體現(xiàn)的是從屬的“第二價(jià)值”，也即作為憑證和參考的價(jià)值，具體表現(xiàn)為憑證、參考和教育三種作用。文書(shū)和檔案的作用具體表現(xiàn)為：規(guī)范作用、指導(dǎo)作用、聯(lián)絡(luò)作用、憑證作用、參考作用、教育作用。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第一節(jié) 文書(shū)工作文書(shū)工作的含義文書(shū)工作是社會(huì)組織的文書(shū)工作機(jī)構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過(guò)一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書(shū)的制作、辦理和管理，為組織工作服務(wù)的工作。此處的“文書(shū)”僅指公務(wù)文書(shū)，可以稱之為“公文處理工作”，機(jī)關(guān)中也習(xí)慣稱之為“辦文”或“辦文工作”。文書(shū)工作包含文

9、書(shū)制作、文書(shū)辦理和文書(shū)管理三項(xiàng)基本內(nèi)容，也是三項(xiàng)基本任務(wù)。文書(shū)工作具有法定的程序和嚴(yán)格要求。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第一節(jié) 文書(shū)工作文書(shū)工作的原則文書(shū)工作的原則就是指導(dǎo)文書(shū)工作科學(xué)、高效、有序進(jìn)行，是各社會(huì)組織在辦文時(shí)都必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則。黨和國(guó)家制定的文書(shū)工作方面的法規(guī)都對(duì)文書(shū)工作提出了明確的要求。中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例第四條規(guī)定：“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則，做到做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。”中央軍事委員會(huì)頒發(fā)的中央軍事委員會(huì)頒發(fā)的中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（2005年版）第四條也規(guī)定：“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持求實(shí)、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到準(zhǔn)確、

10、及時(shí)、安全、保密?！蔽臅?shū)工作的原則可被概括為及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、精簡(jiǎn)八個(gè)字。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第一節(jié) 文書(shū)工作文書(shū)工作組織文書(shū)工作組織包括文書(shū)工作組織機(jī)構(gòu)和文書(shū)工作組織方式兩方面含義。文書(shū)工作組織機(jī)構(gòu)，是指在社會(huì)組織中擔(dān)負(fù)文書(shū)工作任務(wù)的部門和人員以及這些部門和人員之間的關(guān)系；文書(shū)工作組織方式，是指社會(huì)組織里面開(kāi)展文書(shū)工作的具體形式，也就是安排文書(shū)處理程序所采用的形式。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第一節(jié) 文書(shū)工作文書(shū)工作組織機(jī)構(gòu)中心機(jī)構(gòu):社會(huì)組織的辦公廳（室），它是整個(gè)組織文書(shū)工作的總樞紐。專門機(jī)構(gòu)：社會(huì)組織內(nèi)專門從事文書(shū)工作的機(jī)構(gòu)或部門，它們一般直屬辦公部門，所以也稱直屬機(jī)構(gòu)。分支機(jī)構(gòu)：除

11、中心機(jī)構(gòu)和專門機(jī)構(gòu)之外的職能部門，也就是業(yè)務(wù)部門。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第一節(jié) 文書(shū)工作文書(shū)工作組織方式組織方式的類型：一是集中形式，二是分散形式。組織方式的選擇：社會(huì)組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次和數(shù)量、社會(huì)組織形成和使用的文件數(shù)量、社會(huì)組織各內(nèi)部機(jī)構(gòu)空間距離的遠(yuǎn)近、工作人員的配備情況。 第二章 文書(shū)工作和檔案工作第一節(jié) 文書(shū)工作文書(shū)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)就全國(guó)而言，黨、政、軍系統(tǒng)的文書(shū)工作分別由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳、中央軍委辦公廳負(fù)責(zé)指導(dǎo)。主要通過(guò)頒發(fā)有關(guān)條例、制度、辦法，作出指示與決定，通過(guò)召開(kāi)會(huì)議等形式對(duì)文書(shū)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。就社會(huì)組織之間而言，上級(jí)社會(huì)組織的辦公廳（室）負(fù)責(zé)對(duì)下屬社會(huì)組織

12、的文書(shū)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；黨政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)責(zé)對(duì)同級(jí)各部門的文書(shū)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。就一個(gè)社會(huì)組織而言，其文書(shū)工作由本組織的秘書(shū)長(zhǎng)或辦公室主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。就文書(shū)工作同檔案工作的關(guān)系而言，各級(jí)檔案部門對(duì)同級(jí)社會(huì)組織及其下屬機(jī)構(gòu)、部門的文書(shū)立卷歸檔工作負(fù)有檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。 第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作的含義廣義的檔案工作是指檔案事業(yè)工作，包括社會(huì)組織檔案工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案科研工作和檔案宣傳出版工作等。狹義的檔案工作是指檔案業(yè)務(wù)工作，就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工

13、作檔案工作的性質(zhì)管理性：首先，檔案工作的主要任務(wù)就是負(fù)責(zé)檔案管理。其次，檔案工作在一定的社會(huì)組織中屬于組織管理工作的一部分。服務(wù)性：從檔案工作同其他工作的關(guān)系說(shuō)，它屬于一項(xiàng)服務(wù)性的工作。政治性：首先表現(xiàn)在它是為一定階級(jí)所掌握并為一定階級(jí)服務(wù)的。其次，檔案工作也是一項(xiàng)具有機(jī)要性質(zhì)的工作。另外，檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重大事業(yè)。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作的內(nèi)容廣義的檔案工作，也就是檔案事業(yè)工作，由社會(huì)組織檔案工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案理論與技術(shù)研究、檔案宣傳出版、檔案外事工作等構(gòu)成。狹義的檔案工作，也就是檔案業(yè)務(wù)工作，包含檔案收集、檔

14、案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研八個(gè)環(huán)節(jié)，通常稱為檔案業(yè)務(wù)工作八環(huán)節(jié)。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作的基本原則集中統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案國(guó)家全部檔案由檔案機(jī)構(gòu)分別集中管理。全國(guó)檔案工作由黨和國(guó)家設(shè)立的各級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一地分級(jí)、分專業(yè)負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理。 維護(hù)檔案的完整與安全 維護(hù)檔案的完整從數(shù)量上要保證檔案的齊全，應(yīng)該集中和已經(jīng)保存的檔案不能殘缺不全；從質(zhì)量上維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史真跡。 維護(hù)檔案的安全從物質(zhì)上力求檔案不遭受損害，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；要保證檔案的政治安全，檔案機(jī)密不被盜竊、不

15、丟失、不泄密。 便于社會(huì)各方面的利用第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機(jī)構(gòu)我國(guó)的檔案工作機(jī)構(gòu)有社會(huì)組織檔案部門、檔案館、檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)、檔案教育機(jī)構(gòu)、檔案科研和宣傳機(jī)構(gòu)等。在這些機(jī)構(gòu)中，最基本的是社會(huì)組織檔案部門、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)。社會(huì)組織檔案部門負(fù)責(zé)集中管理本社會(huì)組織的檔案，檔案館統(tǒng)一保管各社會(huì)組織形成的需要長(zhǎng)久保存的檔案和歷史檔案，檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地指導(dǎo)和監(jiān)督全國(guó)的檔案工作。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機(jī)構(gòu)社會(huì)組織檔案部門含義：社會(huì)組織檔案部門包括社會(huì)組織設(shè)立的檔案處（科）和檔案室。性質(zhì)：機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提

16、高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。任務(wù)：對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料；中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 檔案室類型：機(jī)關(guān)檔案室，科技檔案室，影片、照片、錄音檔案室，人事檔案室，綜合檔案室。體制：檔案工作受辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。業(yè)務(wù)工作受同級(jí)和上級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。駐地方的上級(jí)直屬單位，實(shí)行以專業(yè)主管機(jī)關(guān)為主、地方檔案管理機(jī)關(guān)為輔的管理體制。 第二章

17、 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機(jī)構(gòu)檔案館性質(zhì)：科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，永久保管檔案的基地科學(xué)研究和各方面工作利用檔案。 任務(wù)：接收與征集檔案；科學(xué)地管理檔案；開(kāi)展檔案的利用工作；編輯出版檔案史料；參與編修史、志的工作。第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)含義：黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機(jī)構(gòu)，又是政府機(jī)構(gòu)。 設(shè)置：國(guó)家檔案局管理全國(guó)的檔案事業(yè)，是全國(guó)檔案事業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。省、自治區(qū)、直轄市設(shè)立檔案局；地、市、州、盟設(shè)立檔案局（處）；縣、旗設(shè)立檔案局（科），負(fù)責(zé)統(tǒng)一掌管地方檔案事務(wù)。專業(yè)主管部門設(shè)置檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)檔案處（科），對(duì)所屬

18、系統(tǒng)各單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。 關(guān)系：檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)，只負(fù)責(zé)管理檔案業(yè)務(wù)。上級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)，是業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系，而不是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。 任務(wù)：根據(jù)統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則，管理全國(guó)或本地區(qū)、本系統(tǒng)的檔案事務(wù)，對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作檔案工作機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系上級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，對(duì)下級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)是業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系。檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)對(duì)檔案館和社會(huì)組織檔案工作，是業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系。檔案室和檔案館之間是檔案交接關(guān)系。各級(jí)各類檔案館（室）之間均無(wú)隸屬關(guān)系，只有一定的協(xié)作關(guān)系。第二章 文書(shū)工作和檔案工作

19、第二節(jié) 檔案工作（合署）（）（）（）（）（）（）（）（）（）中共中央國(guó)務(wù)院中共省委省人民政府中共市委市政府中共縣委縣人民政府國(guó)家檔案局中央檔案館中央機(jī)關(guān)檔案處、科、室中國(guó)第一歷史檔案館中國(guó)第二歷史檔案館中央機(jī)關(guān)直屬單位檔案科、室中央專業(yè)檔案館省檔案局省 直 機(jī) 關(guān)檔案處、科、室省檔案館省專業(yè)檔案館省級(jí)機(jī)關(guān)直屬單位檔案科、室（合署）市 直 機(jī) 關(guān)檔案科、室市檔案館市專業(yè)檔案館市級(jí)機(jī)關(guān)直屬單位檔案室市檔案局（）（）縣檔案館第二章 文書(shū)工作和檔案工作第二節(jié) 檔案工作文書(shū)工作和檔案工作的關(guān)系聯(lián)系：文書(shū)工作和檔案工作的對(duì)象有交叉。文書(shū)工作和檔案工作前后相繼。文書(shū)工作和檔案工作互相影響。文書(shū)工作和檔案工作

20、長(zhǎng)期處于“一體化”狀態(tài)。 區(qū)別 工作對(duì)象不同。工作任務(wù)不同。服務(wù)對(duì)象和工作目的不同。工作機(jī)構(gòu)不同。 第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述文書(shū)制作的含義 ：文書(shū)制作是文書(shū)形成主體為了一定的目的，以特定的文體格式與載體形式表達(dá)主體意識(shí)的行為。文書(shū)制作包括文書(shū)寫(xiě)作與文書(shū)印制兩個(gè)方面，在文書(shū)處理程序中也稱作“制文階段”和“制發(fā)階段”，前者是對(duì)文書(shū)內(nèi)容的表達(dá)，后者是對(duì)文書(shū)形式的表達(dá)。文書(shū)內(nèi)容反映了作者的思想意圖、發(fā)文目的，體現(xiàn)了作者的意志、決策、思路，是文書(shū)作者以一定的文字語(yǔ)言對(duì)思維結(jié)果作出的表達(dá)；文書(shū)形式反映了文書(shū)作者與文書(shū)接收對(duì)象之間的關(guān)系，體現(xiàn)了文書(shū)作者的法定地位、權(quán)力以及對(duì)文書(shū)所賦予的管理要求，

21、是以一定的技術(shù)手段對(duì)文書(shū)特定形式作出的表達(dá)。 第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述文書(shū)制作的過(guò)程 文書(shū)制作包括制文階段和制發(fā)階段制文階段交擬擬稿核稿簽發(fā)復(fù)核第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述交擬 組織的負(fù)責(zé)人將擬稿任務(wù)交給有關(guān)起草人員的辦文環(huán)節(jié)，是文件制作的起點(diǎn)。 擬稿任務(wù)主要包括本組織主動(dòng)向上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)組織制發(fā)和本組織作為收文的承辦單位進(jìn)行的回復(fù)性發(fā)文。擬稿 擬稿人根據(jù)組織負(fù)責(zé)人的意圖，在發(fā)文稿紙上起草文件，是文書(shū)處理工作的基礎(chǔ)。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法對(duì)草擬文件的規(guī)定 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例對(duì)草擬文件的規(guī)定 按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文稿紙格式 擬制定稿第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述核

22、稿 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，由辦公廳（室）負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核的過(guò)程。 核稿的目的是為了加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)發(fā)文的管理與控制，保證公文質(zhì)量，節(jié)省負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)的時(shí)間。 核稿主要從以下幾方面著手：一看是否需要行文，二看文稿內(nèi)容，三看文字表達(dá) ，四看公文體式 。簽發(fā)：組織負(fù)責(zé)人對(duì)呈批的文稿進(jìn)行審定后，簽署意見(jiàn)的過(guò)程。 文稿一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，即可生效，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期，即為文件成文日期。 簽發(fā)又有正簽、代簽、核簽、會(huì)簽四種形式。 簽發(fā)包括：簽發(fā)意見(jiàn) 、簽發(fā)人姓名 、簽發(fā)日期 。第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述 復(fù)核 秘書(shū)機(jī)構(gòu)在文件正式印制前，對(duì)已簽發(fā)的定稿進(jìn)行全面檢查的過(guò)程。 復(fù)核重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料

23、是否齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。 第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述制發(fā)階段 打字排版 校對(duì) 核稿簽發(fā)復(fù)核打字排版 打字員將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件定稿，按照文種選擇文件格式進(jìn)行打字排版的過(guò)程。 要做到： 打字排版以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，忠實(shí)于原稿。 版面設(shè)計(jì)美觀大方，嚴(yán)格按照文件格式排版。 打印排版要建立相應(yīng)的登記制度 。第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述校對(duì) 以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的定稿為基準(zhǔn)，對(duì)打印出來(lái)的樣本進(jìn)行核對(duì)的過(guò)程。 核對(duì)要做到： 第一，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格細(xì)致，杜絕差錯(cuò)。第二，以定稿為依據(jù)，忠實(shí)于原稿。第三，使用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的校對(duì)符號(hào)。第四，根據(jù)具體情況選用不同的校對(duì)方法。 印制 指按照文件印刷要求和印

24、制份數(shù)對(duì)文件進(jìn)行印制的過(guò)程。 文件印制應(yīng)使用符合存檔要求的書(shū)寫(xiě)材料，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、安全、保密。第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述用印 在繕印好的文件落款處加蓋發(fā)文組織印章的過(guò)程。 用印要注意：以組織負(fù)責(zé)人簽發(fā)為準(zhǔn)，未簽字的文件不得用印。與文件制發(fā)組織名義相一致。將印章端正、清晰地蓋在文件落款處，做到上不壓正文，下騎年蓋月。用印要填寫(xiě)用印登記簿 第三章 文書(shū)制作第一節(jié) 文書(shū)制作概述文書(shū)制作的要求第一，真實(shí)反映法定作者意圖第二，嚴(yán)格遵守公文格式要求第三，準(zhǔn)確把握公文寫(xiě)作特點(diǎn)第四，嚴(yán)密控制公文制作程序第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式體式的含義 所謂文書(shū)體式，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是文書(shū)的文體與格式。文

25、書(shū)的文體是適應(yīng)行政工作、公共事務(wù)的需要形成的語(yǔ)文體式，是一種兼有議論文、說(shuō)明文、記敘文一般特點(diǎn)的應(yīng)用文體。 文書(shū)格式是指文書(shū)的各個(gè)組成部分按一定要求、規(guī)格置排的整體結(jié)構(gòu)形式，包括文書(shū)的文體要求、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、要素標(biāo)記和格式安排等幾個(gè)方面。 公文體式包括公文文體與格式兩個(gè)方面，前者為對(duì)公文寫(xiě)作的要求，后者為對(duì)公文印制的要求，兩者緊密聯(lián)系、相互影響。 第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式法定公文格式 ：法定公文格式是針對(duì)法定公文制定的規(guī)范格式，目前主要指國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式。 公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文。使用少數(shù)民族文字印制的公文可參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。其他國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社

26、會(huì)團(tuán)體可以結(jié)合自身實(shí)際，參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。 實(shí)施公文格式，還應(yīng)結(jié)合辦法第三章“公文格式”的要求以及國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法涉及的幾個(gè)具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)（國(guó)辦函20011號(hào)）的相關(guān)規(guī)定全面執(zhí)行。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文格式的總體規(guī)則 公文用紙 公文用紙應(yīng)使用復(fù)印紙或膠版印刷紙 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，即幅面尺寸為210mm297mm。公文規(guī)格公文版心 版心是公文中放置各要素的圖文區(qū)域，不包含頁(yè)碼，其尺寸為156mm225mm公文頁(yè)邊 頁(yè)邊是公文版心與紙張邊緣的空白距離。 公文上下左右各頁(yè)邊的名稱和尺寸分別為： 天頭（上白邊）37mm1mm； 地腳（下白邊）

27、35 mm1mm； 訂口（左白邊）28mm1mm； 翻口或切口（右白邊）26 mm1mm。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文印制圖文顏色 除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，公文中圖文的顏色均為黑色。排版規(guī)格 一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。公文正文用3號(hào)仿宋體字，小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。制版要求 版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷畫(huà)，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。印刷要求 雙面印刷。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。裝訂要求 左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上

28、下各14處，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文格式的要素規(guī)則 公文的各項(xiàng)要素總體上分為眉首、主體、版記三部分。眉首置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱；主體置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱；版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱。 要素可分為兩類：一類是必用要素，為任何情況下都應(yīng)該使用的要素，如發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文標(biāo)題等；一類是選用要素，是根據(jù)公文種類、行文方向等具體情況，應(yīng)該使用時(shí)一定要用，不應(yīng)使用時(shí)一律不用的要素，如密級(jí)、簽發(fā)人等。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文

29、書(shū)體式眉首部分 眉首是公文最醒目的部分，反映了公文的行文方向，包括：公文份數(shù)序號(hào)秘密等級(jí)和保密期限緊急程度發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文份數(shù)序號(hào) 簡(jiǎn)稱“份號(hào)”，是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)版心左上角第1行?！敖^密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。公文印數(shù)較大，有必要使用公文份數(shù)序號(hào)。編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01” 第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式秘密等級(jí)和保密期限 秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效規(guī)定。秘密等級(jí)（密級(jí)）分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密” 。

30、秘密等級(jí)用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在首頁(yè)版心右上角第1行，兩字之間空1字。保密期限分為：絕密級(jí)事項(xiàng)30年、機(jī)密級(jí)事項(xiàng)20年、秘密級(jí)事項(xiàng)10年。明確標(biāo)注的，如“絕密3個(gè)月”。同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開(kāi)。不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級(jí)兩字之間空1字距離；標(biāo)注保密期限，秘密等級(jí)的兩字間不空1字距離。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式緊急程度 緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。 標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字； 同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上

31、角第2行，即秘密等級(jí)在上，緊急程度在下，分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。 第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 又稱文頭、版頭，是顯示公文法定作者的標(biāo)志。 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成。如“國(guó)務(wù)院文件 ” 。特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如“國(guó)務(wù)院任免通知” 。下行文或平行文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。上行文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm15mm（高寬）。聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)排列在前，按照黨、政、軍、群的順序排列，“文件”二字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右

32、側(cè)，上下居中排布；聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式發(fā)文字號(hào) 即文件的編號(hào)，又稱公文字號(hào)、文號(hào)、發(fā)文號(hào)。發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成，如“國(guó)辦發(fā)201023號(hào)”。 聯(lián)合行文時(shí)原則上使用排列在前機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，只標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。年份要用全稱，用六角括號(hào)“ ”括起。序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。序號(hào)不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線 。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式簽發(fā)人 一般為發(fā)文機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人，也

33、可以是有權(quán)簽發(fā)文件的其他領(lǐng)導(dǎo)人。簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅在上報(bào)的公文格式中使用，其目的是為使上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)。簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，此時(shí)發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人居右空1字。 “簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報(bào)的公文標(biāo)主辦單位簽發(fā)人和協(xié)辦單位會(huì)簽人的姓名。主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，會(huì)簽人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)會(huì)簽人姓名處在同一行，并使紅色反線與之的距離為4mm。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式主體部分 主體是反映公文內(nèi)容的部分，包括：

34、公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)公文正文附件成文日期印章附注第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文標(biāo)題 一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三項(xiàng)要素構(gòu)成。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識(shí)，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。公文標(biāo)題可分一行或多行居中排布，但要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。 第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式主送機(jī)關(guān) 指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。同類型機(jī)關(guān)指性質(zhì)、職能相同的機(jī)關(guān)，發(fā)文時(shí)可以“各”來(lái)統(tǒng)稱，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角

35、冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文正文 是公文的核心部分，用于表述發(fā)文的具體事項(xiàng)。公文正文用3號(hào)仿宋體字在主送機(jī)關(guān)名稱之下第1行開(kāi)始標(biāo)注，每起一自然段均要左空2字，回行頂格；數(shù)字、年份（用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)的）均不能回行。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式附件 用于說(shuō)明附屬于公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱和數(shù)量。附件既是正件的必要補(bǔ)充，又是正文內(nèi)容不可或缺的組成部分，如被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，圖表、名單、規(guī)定等。附件置于正文下空1行，左空2字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和

36、名稱。附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式成文日期 是公文履行法定生效程序的時(shí)間。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)；經(jīng)上級(jí)或立法機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字?jǐn)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“”，如“二一年十二月三十日”。成文日期的標(biāo)識(shí)位置一般在正文末尾右下方，但要依印章的位置而定。 第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文生效標(biāo)識(shí) 即發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人

37、姓名，是證明公文效力的表現(xiàn)形式。印章是最常見(jiàn)的公文生效標(biāo)識(shí)，除了會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)發(fā)出的公文，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無(wú)效。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處（即成文日期之上）不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。印章加蓋在成文日期上，上距正文1行之內(nèi)。印章用紅色，加蓋要端正，居成文日期之中，下壓成文時(shí)間。聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文生效標(biāo)識(shí)加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章

38、，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，主辦機(jī)關(guān)印章在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)的印章按照發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的順序依次排布，將印章加蓋在單位名稱上。每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；每排印章中心線對(duì)齊。在最后一排印章之下空1行位置，右空2個(gè)字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。加蓋印章有兩種方式，一種是“下套”方式，適用于帶有國(guó)徽、印章下弧沒(méi)有文字的印章，即印章的圖案(如國(guó)徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。另一種為“中套”方式，適用于印章下弧有文字的印章。中套的蓋印要求是印章的中心線壓在成文日期上。聯(lián)合行文只能采用一種加蓋方式。第三

39、章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文生效標(biāo)識(shí)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式附注 一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)的說(shuō)明，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”、“此件可見(jiàn)報(bào)”等，不是對(duì)公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對(duì)公文內(nèi)容的注釋或解釋一般在公文正文中采取夾注（文中注）的方式解決。公文附注用3號(hào)仿宋體字，以圓括號(hào)括入，左空2字標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間的下一行。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式版記部分 為了保證公文的完整性，版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一

40、行。 版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定，版記的位置可以有以下幾種狀況：一是當(dāng)公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁(yè)標(biāo)識(shí)版記時(shí)，版記要放在最后一面。二是公文的篇幅如果在一個(gè)折頁(yè)（即有四面）以上時(shí)，版記也一定要放在最后一面。三是公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁(yè)又正是4的倍數(shù)，此時(shí)版記應(yīng)置于該空白處。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時(shí)被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標(biāo)識(shí)自己的版記。 版記包括：主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)日期第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式主題詞 是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。公文主題

41、詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布，如國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文主題詞是由國(guó)務(wù)院辦公廳編制的國(guó)務(wù)院主題詞表。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。一份文件的主題詞除類別詞外最多不超過(guò)5個(gè)。標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞；在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。主題詞居左頂格標(biāo)識(shí)?！爸黝}詞”三字用3號(hào)黑體字標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用小標(biāo)宋體字，詞目之間不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而是空1字。主題詞之下印一條與版心等寬的黑色反線。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式抄送機(jī)關(guān) 指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)于主題詞下1行

42、；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)之下要有一條寬度同版心的黑色反線。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般為各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或秘書(shū)部門；沒(méi)有專門的辦公廳（室）或秘書(shū)部門，也可標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。印發(fā)日期是公文的生成時(shí)效。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號(hào)仿宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡(jiǎn)化，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印

43、發(fā)日期之下要有一條寬度同版心的黑色反線。 第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式頁(yè)碼頁(yè)碼置于公文左下角或右下角，頁(yè)碼左右各放一字線，用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下1行；一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式公文中表格 表格應(yīng)規(guī)范裝訂排布，要求是：橫排A4紙型表格的頁(yè)碼，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼橫表表頭在切口一邊。如需附A3紙型表格，且作為公文正文的最后一頁(yè)時(shí)，為避免表格脫落，應(yīng)使表格處于封三之前位置。 第三章 文書(shū)制作

44、第二節(jié) 文書(shū)體式公文的特定格式信函式格式 公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。信函式格式主要用于函件?！靶藕健惫挠糜谔幚砣粘Ｊ聞?wù)的平行文或下行文，以“函的形式”行文應(yīng)選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。信函式格式只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識(shí)“文件”二字，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般不用簡(jiǎn)稱，如國(guó)務(wù)院的“信函式”公文，機(jī)關(guān)名稱便標(biāo)識(shí)為“中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院”。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式信函式格式發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為17

45、0mm。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色?！靶藕健惫呐c“文件式”公文的版心基本一致，每行居中排28個(gè)字，但將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)移出了版心。“信函式”公文的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)、緊急程度可以放在武文線下版心左上角頂格（一般說(shuō)來(lái)，“信函式”公文很少同時(shí)出現(xiàn)這三項(xiàng)），發(fā)文字號(hào)放在武文線下版心右上角頂格。首頁(yè)不放頁(yè)碼，最后一行（第22行）文字下邊緣與文武線距離6mm。其他各要素的標(biāo)識(shí)方法均同“文件式”公文格式。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式命令格式 命令是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)文的最高級(jí)形式。命令的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱，不能用簡(jiǎn)稱包括規(guī)范化簡(jiǎn)稱。如“國(guó)務(wù)院令”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)

46、識(shí)就是“中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，可以與上級(jí)機(jī)關(guān)的字號(hào)同等大小，但不能超過(guò)。命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm，聯(lián)合發(fā)布命令(令)，首位的發(fā)文機(jī)關(guān)也要在20mm下標(biāo)識(shí)，其余機(jī)關(guān)下移，“命令(令)”字右側(cè)上下居中。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式命令格式在發(fā)文機(jī)關(guān)之下空2行標(biāo)識(shí)令號(hào)，居中，令號(hào)用黑體字，前加“第”字，即“第號(hào)”。令號(hào)的編制自發(fā)第1號(hào)令開(kāi)始，不受年度限制。令號(hào)之下空2行標(biāo)識(shí)正文，中間沒(méi)有紅色反線，與“文件式”公文不同。正文標(biāo)識(shí)方式與文件式格式相同。正文下空1行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字，標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)；簽名章用紅色，右

47、空4字。命令的簽發(fā)人應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)的最高領(lǐng)導(dǎo)；如果是聯(lián)合命令，職務(wù)應(yīng)標(biāo)全稱。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。命令(令)的版記格式與“文件式”公文相同，只是命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，分送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。其他要素均依據(jù)公文格式相關(guān)要素說(shuō)明。 第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式會(huì)議紀(jì)要格式 會(huì)議紀(jì)要格式主要用于國(guó)家行政機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議紀(jì)要，用作公文種類的會(huì)議紀(jì)要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來(lái)發(fā)，并在標(biāo)題中顯示。會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“會(huì)議紀(jì)要”組成，標(biāo)識(shí)位置與“文件式”格式相同，即距版心上邊緣25mm。會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會(huì)議紀(jì)要

48、不加蓋印章。其他要素與公文格式相關(guān)要素要求一致。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式其他文書(shū)格式黨的機(jī)關(guān)公文格式 黨的機(jī)關(guān)公文格式與行政機(jī)關(guān)公文格式相比，區(qū)別主要在版頭上。根據(jù)條例規(guī)定，黨的各級(jí)機(jī)關(guān)公文版頭的形式主要為四種，并分別適用于不同情況，具體如下：中共文件：用于各級(jí)黨委發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請(qǐng)示。中國(guó)共產(chǎn)黨委員會(huì)（）：用于各級(jí)黨委通知重要事項(xiàng)、任免干部、批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示工作。第三章 文書(shū)制作第二節(jié) 文書(shū)體式黨的機(jī)關(guān)公文格式中共辦公廳（室）文件、中共辦公廳（室）：用于各級(jí)黨委辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)，傳達(dá)黨

49、委的指示，答復(fù)下級(jí)黨委的請(qǐng)示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告、請(qǐng)示，發(fā)布有關(guān)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作。中共部文件、中共部（）：用于除辦公廳（室）以外的黨委各部門發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示工作。第三章 文書(shū)制作專用公文文本格式 指行政職能機(jī)關(guān)和專業(yè)管理職能部門在管理工作中制發(fā)的專用公文規(guī)范的文本形式。 不同行業(yè)與專業(yè)領(lǐng)域的專用公文的文本形式是不同的，形成了外交文書(shū)、司法文書(shū)、財(cái)會(huì)文書(shū)、專利文書(shū)、稅務(wù)文書(shū)、醫(yī)藥文書(shū)等多種門類的專用文書(shū)。 盡管專用文書(shū)的文本格式復(fù)雜多樣、形式不一，但同一領(lǐng)域和行業(yè)使用的文本格式應(yīng)該是一致的，同行、同業(yè)人員應(yīng)該統(tǒng)一并規(guī)范地使用。而有的文

50、書(shū)盡管用于不同的行業(yè)之間，但由于使用目的相同，有的甚至已有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，就更應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真遵守，統(tǒng)一、規(guī)范地使用。如合同格式等。專用文本格式有的由國(guó)家有關(guān)部門統(tǒng)一制定，如合同文書(shū)、會(huì)計(jì)文書(shū)等；有的是由專業(yè)部門提供的，如司法文書(shū)、科技文書(shū)等；還有的是在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中逐步形成的，有相對(duì)固定格式的文書(shū)，如簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄之類的管理性文書(shū)。第二節(jié) 文書(shū)體式第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本稿本的含義 稿本是文稿與文本的合稱。文稿是指文書(shū)起草過(guò)程中形成的歷次稿件，又分為草稿和定稿兩種；文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，有正本、副本、存本之分。 傳統(tǒng)意義上的文書(shū)稿本是指紙質(zhì)的文書(shū)稿本，隨著電子技

51、術(shù)在文檔工作中的運(yùn)用，又出現(xiàn)了電子稿本。紙質(zhì)稿本和電子稿本形態(tài)迥異，發(fā)揮的效用和存檔的要求也不盡相同。 紙制的各個(gè)稿本是有較大差異的。首先，它們除了在外觀形態(tài)上不相似，形成的時(shí)間也不同。草稿、定稿和正本都是在文書(shū)制作階段產(chǎn)生的，但產(chǎn)生的時(shí)間則有一定的順序；副本和存本既可以產(chǎn)生于文書(shū)制作階段，也可以分別產(chǎn)生于文書(shū)處理和文書(shū)保管階段。其次，定稿與正本、副本和存本有著單向的因果關(guān)系，沒(méi)有定稿一般不可能產(chǎn)生正本、副本乃至存本。最后，文稿與文本有著各自特定的用途和價(jià)值，不能互相取代。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本文稿的種類：草稿 草稿是按法定作者的意圖和要求起草撰寫(xiě)的文稿。草稿是從文字到內(nèi)容都未成熟的

52、文本，從最初醞釀草擬到最終確定內(nèi)容，要經(jīng)過(guò)一系列討論、修改、審核并最終通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，在這個(gè)過(guò)程中，草稿內(nèi)容不斷發(fā)展變化，并衍生出不同名稱、不同功用的版本，如底稿、原始稿、討論稿、修改稿、審核稿，等等。草稿在領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)以前都不具有法律和行政效力，不具備正式文件效用，一般不需要存檔。如果草稿上有領(lǐng)導(dǎo)人的重要批示意見(jiàn)或修改內(nèi)容，則要注意保存。草稿經(jīng)反復(fù)討論、修改、審核并最終經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，就轉(zhuǎn)化為定稿。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本定稿的種類定稿 既可以是經(jīng)簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)人審閱并簽署確認(rèn)的文稿，也可以是經(jīng)會(huì)議討論正式通過(guò)的最終完成稿，它是印制正式文件的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。 定稿通常以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文稿紙格式

53、（GB/T826-1989）的形式出現(xiàn)。 領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)在發(fā)文稿紙的“簽發(fā)”欄中注明簽發(fā)意見(jiàn)，并簽署領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)、姓名、日期等；聯(lián)合行文時(shí)協(xié)辦社會(huì)組織單位領(lǐng)導(dǎo)要在“會(huì)簽”欄中同樣填寫(xiě)上述內(nèi)容，并在最后一個(gè)社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后才能確定為定稿。發(fā)文稿紙記載了文件制作過(guò)程中草擬、審核、簽發(fā)、校對(duì)、印制人員以及印制份數(shù)等基本工作信息，也包括了公文字號(hào)、密級(jí)、緊急程度、主送和抄送機(jī)關(guān)、附件、主題詞、公文標(biāo)題以及定稿正文等文件制作的基本要素信息，因此發(fā)文稿紙和定稿都必須歸檔保存，以明確相關(guān)人員的責(zé)任，必要時(shí)起查證的作用。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本草稿與定稿的認(rèn)定 對(duì)電子文件的草稿與定稿的認(rèn)定，可以從以下兩方

54、面著手： 首先，對(duì)電子文件的簽發(fā) ，應(yīng)在電子文件制作完成后，將其打印成紙質(zhì)文件，由領(lǐng)導(dǎo)人在紙質(zhì)發(fā)文稿紙上簽發(fā)，使電子文件的定稿通過(guò)與之對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件得以確認(rèn)，并與電子文件一起存檔。對(duì)于采用電子簽名方式的文件定稿，為保證電子文件定稿的真實(shí)性與完整性，歸檔時(shí)應(yīng)要求在電子文件對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件（發(fā)文稿紙）上再次簽發(fā)。 其次，對(duì)電子文件起草、修改、審閱過(guò)程中反映人們思想發(fā)展變化過(guò)程的重要草稿，可以有兩種做法：一是采取版本保護(hù)措施，即事先決定哪些電子文件需要保存草稿、定稿，在每次審閱修改后復(fù)制原文，逐一標(biāo)注版本編號(hào)，與定稿以及正本（存本）一起歸檔；二是采用版本留痕技術(shù)，即利用文檔一體化管理軟件對(duì)電子文件的任

55、何增刪或修改的痕跡加以保留。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本文本的種類正本 一般指有規(guī)范格式和生效標(biāo)識(shí)的正式文件。正本通常根據(jù)定稿印制或繕寫(xiě)，具有標(biāo)準(zhǔn)格式，由負(fù)責(zé)人簽署或蓋有社會(huì)組織印章，是發(fā)文的社會(huì)組織向外發(fā)出的、收文者開(kāi)展工作或辦事的依據(jù)，具有法定的實(shí)際效用。正本數(shù)量不限，根據(jù)實(shí)際需要印制。 正本的意義主要體現(xiàn)在有規(guī)范格式和生效標(biāo)識(shí)上，需要注意的是，實(shí)際工作中，正本又出于各種原因而出現(xiàn)不同的名稱，如暫行本、試行本、試行草案、修訂本、兩種以上文字文本等。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本文本的種類暫行本、試行本 主要用于發(fā)布條例、規(guī)章、辦法等法規(guī)性文件，標(biāo)明暫行本、試行本。 之所以有這些名稱是

56、基于所涉事項(xiàng)由來(lái)已久，必須以文件的形式加以規(guī)范化、制度化，但文件內(nèi)容往往還不夠成熟，或一時(shí)未來(lái)得及制定詳細(xì)周密的方案，為穩(wěn)妥起見(jiàn)，先以暫行、試行或草案的方式發(fā)布，待實(shí)踐檢驗(yàn)并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，時(shí)機(jī)成熟，必然加以修訂。因此，上述文本都屬于正式文件，只是在文件標(biāo)題中或標(biāo)題后用括號(hào)注明文本性質(zhì)，如國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法、中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例（試行）等。對(duì)于暫行本、試行本，收文機(jī)關(guān)應(yīng)作為正式文件對(duì)待，認(rèn)真貫徹落實(shí)。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本文本的種類試行草案 有些文件標(biāo)題后用括號(hào)標(biāo)明“草案”或“試行草案”，雖然都有“草案”二字，但兩者有本質(zhì)區(qū)別。草案一般指法律、法規(guī)性文件或計(jì)劃、方案

57、之類的規(guī)劃性文件在尚未通過(guò)或批準(zhǔn)之前在一定范圍內(nèi)發(fā)布的文本，其性質(zhì)還是供討論、修改的草稿，草案有時(shí)對(duì)外發(fā)出，其目的也是為廣泛征求意見(jiàn)，不產(chǎn)生實(shí)際效力；試行草案則是正式發(fā)出的，供實(shí)踐檢驗(yàn)并有待修訂完善的正式文件，收文單位理應(yīng)貫徹執(zhí)行。文本的種類修訂本 修訂本是指文件經(jīng)發(fā)布生效后，經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，或隨著事物的發(fā)展，原有的文件已不再適用，有必要對(duì)文件內(nèi)容或文字做修訂、補(bǔ)充、完善而產(chǎn)生的文本。 修訂本大多用于法規(guī)性文件。 重新修訂后的文本通常在文件標(biāo)題后面用括號(hào)標(biāo)示為“修訂本”，或在文件標(biāo)題的題注中注明“年月日修訂”。修訂本生效之日起，原有的文件即行廢止。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本文本的種類兩種以上

58、文字文本 指同一份文件以兩種以上文字形式出現(xiàn)，內(nèi)容和文字語(yǔ)義上一致的文本，主要用于我國(guó)少數(shù)民族自治地區(qū)或外事工作中。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本文本的種類副本 是再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復(fù)制本。副本是正本的增殖與變態(tài)，實(shí)際工作中以復(fù)印、傳真、翻印、打字、手抄等形式復(fù)制的文本，無(wú)論其形態(tài)如何，只要內(nèi)容與正本一致，均可視為副本；在報(bào)刊上發(fā)布的未注明“不另行文”的文件也應(yīng)視為副本。 現(xiàn)代辦公技術(shù)可以在印制正本時(shí)同時(shí)印制副本，但正本主要是發(fā)給主送機(jī)關(guān)的，而副本則是發(fā)給抄送機(jī)關(guān)的。副本主要用于傳閱、參考或存檔備查，因此發(fā)文單位可以同時(shí)向收文單位發(fā)送若干份副本。 收文單位也可根據(jù)需要并按文件復(fù)制的有關(guān)

59、規(guī)定，將收到的文件正本或副本再?gòu)?fù)制若干份使用，以利于文件傳閱、處理和存檔，提高工作效率。第三章 文書(shū)制作第三節(jié) 文書(shū)稿本文本的種類存本 是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)重要的、有保存價(jià)值的文件留檔備查的文本。 存本是發(fā)文機(jī)關(guān)是從制成的正本中預(yù)留幾份，與定稿一起存檔而形成的。把文件正本與定稿一起存放，目的是便于將正本與定稿作對(duì)照，以便核查內(nèi)容與發(fā)文各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的責(zé)任。 如果定稿與正本、副本都是電子文本，則應(yīng)分別注明不同稿本名稱。 如有領(lǐng)導(dǎo)人的親筆信函，則要將原件發(fā)出，另外抄錄一份作為副本留存。 會(huì)議記錄、電話記錄、信訪記錄等文書(shū)也都以原件作為正本，而一旦需要保存，則轉(zhuǎn)化為存本。文書(shū)辦理的含義含義 廣義的文書(shū)辦理是

60、指包含文書(shū)制作、文書(shū)處理和文書(shū)管理在內(nèi)的所有文書(shū)工作，相當(dāng)于秘書(shū)實(shí)務(wù)中所說(shuō)的辦文工作。 狹義的文書(shū)辦理主要指按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，通過(guò)一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、傳遞、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)方面，一般不包含文書(shū)的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)。 文書(shū)辦理有許多具體的工作內(nèi)容，每一項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成一個(gè)工作環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)前后銜接、環(huán)環(huán)相扣，構(gòu)成文件處理的流程，稱為文書(shū)處理程序。第四章 文書(shū)辦理第一節(jié) 文書(shū)辦理概述特點(diǎn)連續(xù)性。文書(shū)辦理工作是由諸多相互聯(lián)系的環(huán)節(jié)構(gòu)成的，不同環(huán)節(jié)之間具有相互銜接的連續(xù)性。時(shí)效性。所謂時(shí)效性是指辦文人員必須在一定的時(shí)間范圍內(nèi)完成文書(shū)辦理工作。保密性。