科研檔案管理規(guī)定

1、科研檔案管理規(guī)定為加強(qiáng)本單位科研檔案管理工作，依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、 本單位檔案管理辦法（教育部令 27號(hào)）、省檔案條例，制 定本規(guī)定。第一條基本原則（一）凡在科學(xué)技術(shù)研究（包括自然科學(xué)研究和哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研 究）項(xiàng)目（課題）的管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文 字、圖表及聲像載體材料均屬科研檔案。（二）科研檔案是本單位檔案的重要組成部分， 是科學(xué)技術(shù)研究 活動(dòng)的直接記錄。本單位各相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)， 推進(jìn)科研檔案的規(guī)范化管理。（三）科研檔案應(yīng)由本單位檔案館依法實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)與利用。第二條職責(zé)分工（一）科研管理部門(mén)、各學(xué)院職責(zé).

2、將科研檔案工作納入科研管理工作和有關(guān)人員的崗位職責(zé)中。.科研管理部門(mén)、各學(xué)院有義務(wù)督促項(xiàng)目（課題）組做好檔案整 理和歸檔工作?？蒲许?xiàng)目立項(xiàng)后，科研管理部門(mén)即向項(xiàng)目組下達(dá)建檔 任務(wù)。.對(duì)未及時(shí)歸檔的項(xiàng)目組，本單位可依法采取約談、限期整改的 方式予以督促。拒不歸檔的，取消后續(xù)項(xiàng)目申報(bào)資格，并追究相關(guān)法 律責(zé)任。.科研管理部門(mén)應(yīng)于每年年終向檔案館通報(bào)當(dāng)年科技項(xiàng)目（課題） 立項(xiàng)等情況。（二）檔案館職責(zé).督促、指導(dǎo)、協(xié)助科研管理部門(mén)及項(xiàng)目（課題）組檔案員做好 文件材料的積累和整理歸檔工作。.遵守國(guó)家關(guān)于科技保密的規(guī)定，做好進(jìn)館科研檔案的保管和保 密工作。.嚴(yán)格按照本單位檔案館檔案利用規(guī)定，開(kāi)展科研檔案的

3、提 供利用工作，維護(hù)本單位和科研人員的合法權(quán)益，保守國(guó)家秘密。（三）項(xiàng)目（課題）組職責(zé).項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人（1）項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人是本項(xiàng)目（課題）檔案歸檔第一責(zé)任 人。（2）項(xiàng)目（課題）組應(yīng)指定專(zhuān)人作為檔案員，具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目（課 題）檔案的收集、整理和歸檔工作。（3）在布置項(xiàng)目（課題）研究工作時(shí)，及時(shí)向項(xiàng)目（課題）組 成員提出形成、積累科研檔案的具體要求。與外單位合作的項(xiàng)目（課 題），應(yīng)在協(xié)議或合同書(shū)上明確歸檔責(zé)任。（4）負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目（課題）歸檔文件，提出歸檔文件的保管期 限、密級(jí)。.檔案員（1）負(fù)責(zé)做好不同階段科研檔案的積累、整理工作。（2）按照規(guī)定向科研管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的科研檔案。第三條歸

4、檔范圍（一）歸檔原則：歸檔的科研檔案必須對(duì)本單位、社會(huì)有史料和 研究?jī)r(jià)值，有參考或憑證作用；歸檔的科研檔案，能夠反映科研管理、 科研項(xiàng)目（課題）活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循 其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和成套性。（二）歸檔科研檔案主要內(nèi)容包括綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí) 驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等方面。具體范圍見(jiàn)本單位部 門(mén)檔案類(lèi)目設(shè)置、歸檔范圍及保管期限表（科研檔案部分）。（三）歸檔的重點(diǎn)是本校承擔(dān)的科研項(xiàng)目（課題）各個(gè)階段形成的不同載體的文件材料，特別是研究實(shí)驗(yàn)階段形成的作為研究結(jié)果依 據(jù)的原始材料。（四）不歸檔文件材料的范圍.上級(jí)有關(guān)科研的普發(fā)的（非專(zhuān)指本單位）、

5、不要求辦理的文件;.未生效的合同、協(xié)議書(shū)；.未按科研管理程序列入計(jì)劃、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目；.重份文件；.無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；.非隸屬單位抄送的不要求辦理、無(wú)參考價(jià)值的文件；.校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件；（五）項(xiàng)目研究取得負(fù)結(jié)果或因故不再繼續(xù)的重要項(xiàng)目（課題） 的科研文件材料也應(yīng)歸檔。第四條歸檔工作流程（一）科研檔案的收集積累.科研工作綜合性、管理性文件材料由科研管理部門(mén)區(qū)分不同年度，按照不同類(lèi)別，收集積累。.科研技術(shù)項(xiàng)目檔案的收集積累（1）項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人在接到項(xiàng)目（課題）任務(wù)批準(zhǔn)書(shū)后， 應(yīng)要求項(xiàng)目（課題）組檔案員前往檔案館進(jìn)行項(xiàng)目（課題）登記。（2）項(xiàng)目（課題）組檔

6、案員應(yīng)在項(xiàng)目（課題）管理的不同階段, 及時(shí)收集相關(guān)的文件材料，并按照要求，做好歸檔準(zhǔn)備工作。（3）擬歸檔的項(xiàng)目（課題）文件材料應(yīng)符合字跡工整、書(shū)寫(xiě)材料規(guī)范、格式統(tǒng)一、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備的要求。（二）科研項(xiàng)目（課題）文件材料的整理與歸檔.項(xiàng)目（課題）通過(guò)結(jié)題驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目組應(yīng)在檔案館指 導(dǎo)下，整理文件材料，并報(bào)送至科研管理部門(mén)。.科研管理部門(mén)應(yīng)在次年六月底前，將上年度科研工作綜合性、 管理性文件材料及項(xiàng)目文件材料集中向檔案館移交。.項(xiàng)目（課題）報(bào)獎(jiǎng)材料由科研管理部門(mén)負(fù)責(zé)在獲得獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)后 補(bǔ)充歸檔；推廣應(yīng)用材料由科研管理部門(mén)在推廣應(yīng)用協(xié)議簽訂之后補(bǔ) 充歸檔。第五條附則此規(guī)定自印發(fā)之日起施

7、行。附件：本單位部門(mén)檔案類(lèi)目設(shè)置、歸檔范圍及保管期限表（科研 檔案部分）附件本單位部門(mén)檔案類(lèi)目設(shè)置、歸檔范圍及保管期限表（科研檔案部分）歸檔部門(mén)1:科研處分類(lèi)號(hào)：KY11序號(hào)歸檔范圍保管期限1綜合KY11.11科研行政管理文件材料長(zhǎng)期2科研計(jì)劃管理文件材料長(zhǎng)期3科研成果管理文件材料長(zhǎng)期4科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料長(zhǎng)期5國(guó)家自然科學(xué)基金， 科技部、教育部項(xiàng)目，教育部博士點(diǎn)基 金等項(xiàng)目的申報(bào)通知及管理文件材料長(zhǎng)期6省各類(lèi)科技項(xiàng)目、本校博士點(diǎn)啟動(dòng)基金的申報(bào)與管理文件材 料長(zhǎng)期7科研準(zhǔn) 備階段 KY11.12立項(xiàng)申請(qǐng)（其中包括課題調(diào)研論證材料、課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì)，課題投資和預(yù)決算材料）長(zhǎng)期8任務(wù)書(shū)、合同、協(xié)

8、議書(shū)永久9計(jì)劃執(zhí)行情況、計(jì)劃調(diào)整或撤銷(xiāo)報(bào)告長(zhǎng)期10研究試 驗(yàn)階段 KY11.12實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、觀測(cè)、調(diào)查、考察的各種原始記錄（含配方、 工幺流程及綜合分析材料）永久11數(shù)據(jù)處理材料，包括計(jì)算機(jī)處理材料（如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、框 圖、計(jì)算結(jié)果）永久12設(shè)計(jì)的文字說(shuō)明和圖紙（底圖、藍(lán)圖、機(jī)械設(shè)計(jì)圖、電子線 路圖等）永久13研究工作階段小結(jié)、年度報(bào)告長(zhǎng)期14配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝、永久15樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄永久16總結(jié)鑒 定階段 KY11.12研究結(jié)題報(bào)告、研制報(bào)告永久17論文專(zhuān)著永久18工藝技術(shù)報(bào)告短期19技人訣華報(bào)告短期20專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)永久21鑒定會(huì)材料（鑒定代表名單、會(huì)

9、議記錄，鑒定意見(jiàn)）長(zhǎng)期22鑒定證書(shū)長(zhǎng)期23推廣應(yīng)用意見(jiàn)短期24課題工作總結(jié)長(zhǎng)期序號(hào)歸檔范圍保管期限25科研成果登記表長(zhǎng)期26申報(bào)獎(jiǎng) 勵(lì)階段 KY11.12科研成果報(bào)告表長(zhǎng)期27科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料長(zhǎng)期28科研成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)）原件與影印件長(zhǎng)期29專(zhuān)利證書(shū)材料永久30推廣應(yīng) 用階段 KY11.12轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)永久31生產(chǎn)定型鑒定材料短期32成果被應(yīng)用或投產(chǎn)后反饋意見(jiàn)短期33推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況短期34擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件長(zhǎng)期35成果宣傳報(bào)道材料長(zhǎng)期36對(duì)外學(xué)木交流材料短期37科技橫向技術(shù)項(xiàng)目合同、審核、鑒定、經(jīng)費(fèi)及管理材料短期38省內(nèi)應(yīng)用型項(xiàng)目的申報(bào)、獲準(zhǔn)文件材料短期39校內(nèi)各類(lèi)專(zhuān)利文件材料長(zhǎng)期歸檔部門(mén)2:社科處分類(lèi)號(hào)：KY12序號(hào)歸檔范圍保管期限1綜合KY12.11科研行政管理文件材料長(zhǎng)期2科研計(jì)劃管理文件材料長(zhǎng)期3科研成果管理文件材料長(zhǎng)期4科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料長(zhǎng)期5國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金，教育1私項(xiàng)目，教育部博士點(diǎn)基金等項(xiàng)目 的申報(bào)通知及管理文件材料短期6省各類(lèi)科技項(xiàng)目、本校博士點(diǎn)啟動(dòng)基金的申報(bào)與管理文件材 料短期7社會(huì)科學(xué)經(jīng)費(fèi)和項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)材料8科研準(zhǔn)備 階段KY12.12立項(xiàng)申請(qǐng)（其中包括課題調(diào)研論證材料、課題研