如何召開高效會議

1、讓我們的會議變“快”變“準”1小調(diào)查：1、開會有用么？2、你喜歡開會么？2會議作用集思廣益頭腦風暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報分配任務融合意見達成共識資訊分享政策宣傳表彰先進激勵士氣開會有用么？注意：這是理想狀態(tài)3在白領中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進行的一項調(diào)查顯示，53.6的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言，57.4的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8的人是企業(yè)職員，30的人是事業(yè)單位員工，12.9的

2、人是政府機關工作人員。另外，只有不到三成的白領認為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。實際情況是4為什么會這樣？5哈佛商業(yè)評論05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。會議為什么低效？6沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導致會議的進展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴重，或該到的人未

3、到。未指定主持人或主持人未能嚴格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達。時間選擇不恰當，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。地點選擇不合適，比如設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。主題議程參會人主持人記錄時間地點71會議前缺乏準備123沒有提前準備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等開會前沒有提前通知與會者相關事宜及會議材料學習；沒有提前準備好會場、開會設施（比如電腦、投影儀、麥克風、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。82會議中缺乏控制氣氛緊張、壓抑，未能很好地

4、鼓勵大家積極發(fā)言；或領導者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。未能很好地圍繞主題進行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結束。與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒有形成有效的決策。23456沒有嚴格按照會議的議程進行93會議后缺乏跟蹤會議結束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！10低效會議有哪些成本？11一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會

5、議的成本則常常被忽略。請看，“文山會?！钡某杀臼牵簳r間成本金錢成本效益成本機會成本會議成本12時間成本時間成本參加會議的人數(shù)（與會者的準備時間與會者的旅行時間正式會議時間會議休息及耽擱時間）。而實際上我們用到會議上的時間遠遠大于實際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準時結束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。13金錢成本金錢成本開會的時間成本與會人員平均每小時的工資場地費、設施費、文件復印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。14效益成本效益成本參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。15機會成本開會過程中，因未及時

6、接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。機會成本16該如何提高會議效能呢？17正式進入本次培訓的主題181、三星會議的根本 三星在召開會議時有其特有的原則“3.3.7運動”，即3種思考（3 Way Of Thinking）3個原則（3 Principles）7條規(guī)定（7 Rules）第二章 三星是這樣開會的19思考會議的必要性最大限度地減少會議是否有能夠與其他會議合并或委托的方法。是一定要召開的會議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？不能減少參加者嗎？不能減少會議頻率、時間和資料嗎？不能進行更為妥帖的

7、運作嗎？不能與其他會議一起召開嗎？不能通過權限委托來解決嗎？加入其他會議中就不是好的內(nèi)容嗎？三種思考第二章 三星是這樣開會的203個原則第一個原則第二個原則第三個原則確定不召開會議的工作日。將會議時間定為1個小時，最多不超過1個半小時。將會議記錄整理成一張紙。第二章 三星是這樣開會的21七個規(guī)定第一條規(guī)定，就召開會議而言，最重要的是嚴格遵守時間。最大限度地減少時間浪費。第二條規(guī)定，在會議材料中寫明投入會議的經(jīng)費，去除不必要的浪費。第三條規(guī)定，將會議參加者限制為必要的合適人選和負責人，使會議規(guī)模盡可能小第四條規(guī)定，明確會議目的，不要轉(zhuǎn)移到其他主題上或者成為閑談或談論。第五條規(guī)定，事先分發(fā)會議資料

8、，在參加會議之前進行討論，以順利召開會議第六條規(guī)定，就召開會議而言，為了防止以某個特定的人為主進行發(fā)言，要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。第七條規(guī)定，為了盡可能地減少會議錄，僅記錄決定了的事項并進行保存；與其他記錄方式相比，使用電子黑板時，則復制電子黑板上的內(nèi)容用作會議錄。第二章 三星是這樣開會的222、會議內(nèi)容必須聯(lián)系工作 將會議內(nèi)容向場外的相關者傳達并反映到工作中的會議文化，可以稱為三星的3元會議文化。第二章 三星是這樣開會的231. 籌劃會議2. 明確會議5.事先分發(fā)會議資料4.選定參加者3.對會議事先進行公告6.分配時間7、明確說明會議費用8、準備會場9、會議主持者必須具備

9、的條件10、會議參加者必須具備的條件第三章 三星不開無準備的會議241. 籌劃會議 為了開成高效率的會議，首先應當進行徹底的會議準備（明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等），其次是主持會議的領導者的心思及號召力（尊重參加者、引導參加者的意見等）和參加者的心思及服從精神（事前討論資料、積極協(xié)助和提出意見等）應當擺正。第三章 三星不開無準備的會議25 會議主持者在會議開始之前，應當立足于5W1H這6條原則進行事先討論。WhyWhatWhereWhenWho尋求為什么必須召開這個會議，是否有除會議之外的能夠進行解決的方法的答案。對是否有能夠容納所有人的場所進行確認對議題是否符合會議目的

10、進行檢查對會議時間如何、是否很好地遵循時間進行確認讓適合議題的人出席會議How對如何得出符合議題的結論進行討論5W1H第三章 三星不開無準備的會議26不僅如此，會議主持者在舉行會議的過程中應當檢查的事項很多，有如下方面：確定好會議的目的和類型了嗎？確定好會議的議題、日期、時間了嗎？確定好會議參加者了嗎？具備會場和各種備置用品了嗎？準備好要分發(fā)的資料了嗎？充分修飾會議前半部分了嗎？會議順利地進行了嗎？充分概況出結論了嗎？得出令人滿意的結論了嗎？分發(fā)會議錄并在會議錄中公布下次會議的主題了嗎？第三章 三星不開無準備的會議27 并不是僅僅會議主持者必須進行會議準備，會議參加者也有要準備的事項：充分確認

11、會議目的和議題以自身的經(jīng)驗、知識或信息等為基礎，就議題進行協(xié)商對議題進行分析，討論其中的問題是什么試著尋求問題的解決對策試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動自己完成資料的準備和草稿，如有必要，也復印一下其他人的資料如果會議主持者和參加者都如上進行充分的準備，會議就會獲得良好的效果。第三章 三星不開無準備的會議282. 明確會議 會議準備從會議目的開始，會議必須存在目的，遵循目的的會議形式有：信息傳達型問題解決型訂立計劃型利益調(diào)整型第三章 三星不開無準備的會議293.對會議事先進行公告 如果必須召開會議，就應當在1周之前，至少在1天之前預先通知，以便做好會議事項的準備工作。應當記入事

12、前通知的項目：會議名稱和目的會議主題、討論項目和會議類型召開日期、開始時間和結束時間召開場所（地址、電話號碼、示意圖）主持者姓名參加者名單附加會議資料其他（參加者事前必須準備的資料）第三章 三星不開無準備的會議30 如何能夠僅讓必要的人員參加會議呢？對會議參加者進行選擇的條件：讓具有決定權的人參加即使是其他部門的人，如果與會議有關系，也讓其參加讓對會議主題存在強烈疑問的人參加讓與會議主題有關的專家參加讓能夠正確表達自己意見的人參加4.選定參加者第三章 三星不開無準備的會議31 為了開成意見紛呈的會議，就應當將事先傳達議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅定不移的原則。理想的情況是，對于定期召開的會

13、議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。（資料中要多留空白，用這空白記錄他人意見的空間，要點）5.事先分發(fā)會議資料第三章 三星不開無準備的會議326.分配時間有效引導會議的秘訣之一就是合理分配時間。第三章 三星不開無準備的會議337、明確說明會議費用 會議費用是將會議參加者和對會議進行準備的職員的薪水、按職員分配的勞務費（參加會議的人數(shù)、會議時間）及特別使用費、場所租用費等其他費用加起來計算的。計算出的費用細目在會議開始前事先告知所有參加者。通過以金錢來計算會議，職員們可以對自己所參加的會議有多重要產(chǎn)生新的認知。而且，這也可以成為將來確定高效、合理的會議文化的手段

14、。第三章 三星不開無準備的會議348、準備會場 會議場所是能夠提高會議效率的重要因素之一。合適的會議場所不僅能提高成效、促進交流，而且可以使參加者感到愉快、提高會議效率。舉例：韓國Nestle（雀巢）公司；英資煙草公司BAT（英美煙草公司）韓國第三章 三星不開無準備的會議359、會議主持者必須具備的條件主持會議是所有經(jīng)營者必須做的最具挑戰(zhàn)性的工作之一。成功地引導會議議程是會議主持者的重要職責。遵守會議議程，所有參加者一起相互合作，這才是真正地召開會議。大部分會議無法實現(xiàn)所定的目標，馬馬虎虎地結束，這是因為主持者在玩忽職守。第三章 三星不開無準備的會議36會后，我又該執(zhí)行哪些后續(xù)工作呢？開會過程

15、中，我應守住哪些原則？為了珍惜自己及團隊的時間，也為了提高決策品質(zhì)，減少資源內(nèi)耗，管理者應以身作則，率先以專業(yè)的會議運作技巧來提高會議的價值。在發(fā)起及安排會議時，我該考慮哪些因素？37我應如何控制才能創(chuàng)造均衡發(fā)言？身為主持人如何應付干擾，引導會議按議程進行？面對爭辯時，我應主動做出哪些回應以化解僵局？當會議產(chǎn)生無序討論時，如何處理？38壓制對方發(fā)言轉(zhuǎn)移至其他參與者主動探詢，使他人完整表達控制均衡發(fā)言以強勢制止大家發(fā)言重定議事規(guī)則整合意見，逐條再議處理無序討論先主動停止發(fā)言，請對方總結以條列式提出論點針對差異點逐條討論先尊重，再轉(zhuǎn)延至會后或會尾拉回主題，指定其他人發(fā)言引導回歸議程面對爭辯的回應1

16、2343910、會議參加者必須具備的條件了解會議主題（長時間地發(fā)表偏離主題或遠離主題的談話）了解會議參加者（人員不同，討論的層面也不同）準備適當?shù)馁Y料（會議也要表達誠意，不能只帶香煙一根、咖啡一杯或者兩手“香蕉”）準備可證明自己意見的資料（口說無憑，給別人一個理由）絕對不要遲到（會議參與者有十個人，你遲到10分鐘的損失就是100分鐘）第三章 三星不開無準備的會議401、不要失去會議方向2、必須得出結論3、使會議氣氛活躍5、引導進行建設性爭論4、灌輸式傳達會議NO，討論式會議YES6、不要有含糊不清的表達第四章 三星會議求同存異417、以對等立場召開會議8、在會議中沉默就是怠工9、認同并尊重對方

17、11、用肯定性的語言贊美10、在會議中不時做出反應12、在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠離的人第四章 三星會議求同存異421、不要失去會議方向 會議主持者應當事先預見會議進行方向，以免討論偏離方向，而且要進行一連串的設問，保留合適的資料，去除不合適的資料。再就是，應當將妥當?shù)囊庖娪涗浽诤诎迳?，依次擦去沒有意義的內(nèi)容，使參加者的注意力集中在一處。2、必須得出結論第四章 三星會議求同存異433、使會議氣氛活躍 一種方法，是在會議開始時就給出3分鐘的時間，用來對議題自由地發(fā)表自己的意見。此時，參加者的緊張感消失，大腦思維速度加快，而且產(chǎn)生了親近感。另一種方法就是，可以通過提問來引導大家參與會議。第四章

18、三星會議求同存異444、灌輸式傳達會議NO，討論式會議YES5、引導進行建設性爭論在會議中爭論絕對不合適鼓勵思想沖突制止感情沖突第四章 三星會議求同存異456、不要有含糊不清的表達基本上例）基本上結束了?；旧闲?。大致例）大致結束了。大致有希望。幾乎例）幾乎沒有問題。幾乎是按計劃完成的或許例）或許能行?；蛟S會成功。覺得例）覺得能行。絕對不合理。其他例）在一定程度上完成了。相當耗費時間。將盡快完成。似乎合適。將努力工作。將盡快予以實施。在某種程度上舉例：IBM日本公司會議禁用語第四章 三星會議求同存異467、以對等立場召開會議 對于必須有創(chuàng)造性想法的會議，創(chuàng)造使參加者能夠以對等立場召開會議的氣氛

19、則很重要。絕對要避免進行傲慢的、炫耀權力的發(fā)言。如果帶入了上下級關系，職位低或年齡小的職員的獨特想法就可能被埋沒。 方法：試著使用平等的稱呼。在統(tǒng)一稱呼之后，對于自己的工作和意見，有了與上司相同分量的責任感，職員們對待會議的態(tài)度也就不同了。第四章 三星會議求同存異478、在會議中沉默就是怠工第四章 三星會議求同存異489、認同并尊重對方 在會議中必須認同并尊重這樣的事實：對方有發(fā)表自己意見的權力、即使對方發(fā)表的意見違背了社會常識，也要尊重其意見，這時會議氣氛才能夠活躍起來。10、在會議中不時做出反應 為了成功地召開會議，與陳述意見同樣重要的是“傾聽”。傾聽的表示有很多種，比如發(fā)出聲音、用眼神表

20、達、用體態(tài)語言表達等。在體態(tài)語言中，“點頭”是表達熱忱必不可少的方式。第四章 三星會議求同存異4911、用肯定性的語言贊美 試著以“的話，是有可行性的”這一方式進行表達，這種親近方式，會形成建設性的、互相協(xié)助的會議氣氛。受到稱贊的人為了對別人的關心予以回應，會變得更加意氣風發(fā)；而欲望強烈的人為了聽到更多的稱贊，也會變得更加努力。這樣，會議氣氛會變得親切和睦，工作效率也必然會上升。第四章 三星會議求同存異50在開會議時肯定有這樣的人：“大忙人”型（無視他人，始終專心于其他事情的人）“114接線員”型(12580接線員，會議期間不停接電話，或者沒有設定好手機為震動模式)“口含糍粑，難開腔”型（肥水

21、不流別人田）“反對者”型（只反對不建議）“蝙蝠”型（沒有主見，搖擺不定）“時間殺手”型（說些無關緊要議題，浪費時間，謀財害命）“喧鬧”型（不聽別人發(fā)言，吵吵鬧鬧的人）“教授”型（老愛放高調(diào)的人）“一無所知”型（不了解議題，不懂思考，自己“呆”的人）“語言學習機”型（重復別人的調(diào)子或者說些“地球人都知道”的事情）12、在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠離的人第四章 三星會議求同存異51在會議中想?yún)⑴c意見的人：“再回顧一下”在會議中間不斷進行回顧的人“真是不錯的想法！”專心傾聽別人談話的人“序論是本論是結論是”說話死板，苛求章法的人“更進一步講，就是”延伸想法的人“就我所準備的”事先進行準備、思考再參加

22、會議的人采用“就政治方面而言，就經(jīng)濟方面而言，就文化方面而言”的方式，思路清晰的人時而板起臉、時而面色和善地引導會議氣氛的人12、在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠離的人第四章 三星會議求同存異52在會議中想遠離的人：“給支煙吧?！痹跊]有換氣窗的會議室里抽煙的人“就是死也無法讓步?！币晃秷猿肿约阂庖姷娜恕拔译m然沒有方案，但是這個方案好像不對。”一味表示否定的人“這個與XX廣告相似”，“那個是我過去做過的”總愛挑毛病的人“”自始至終將“沉默是金”作為會議格言的人“那么，如果說三千浦在那兒”只是談論與會議無關的話題的人“再改換一下想法！”善于全盤否定的人“這個有這種問題，那個有那種問題”持否定性想法、態(tài)

23、度和行動的人12、在會議中想?yún)⑴c意見的人和想遠離的人第四章 三星會議求同存異53第五章 三星會議的實行方法1概括重要內(nèi)容2寫成會議錄3傳達會議內(nèi)容4評價會議5實行決定事項6會后切實整理會場54第五章 三星會議的實行方法1概括重要內(nèi)容 會議主持者有必要在會議結束之前，對所有會議內(nèi)容進行概括。這種確認工作是一個對雙方之間是否存在誤解及錯誤傳達的事項進行確認的過程，同時也是一項對下次會議應當解決的議案進行確認的過程，因此不能草草了事。而且，再次強調(diào)一下今天的重要決定事項也是很重要的。會議摘要必須與會議目的有直接關系，必須能夠回答如下基本問題：我們聚集在一起開會的目的是什么？我們達到目的了嗎？下一步我

24、們要做什么？55第五章 三星會議的實行方法2寫成會議錄 會議錄必須在會議結束后立即進行整理，最遲也要在第二天之前整理并分發(fā)給相關的人，這是一個原則。在會議錄中，應當包括對會議內(nèi)容摘要和結果進行整理的方面。并且，也應當包括有關哪些事交給誰、何時完成、如何進行反饋的內(nèi)容。 會議記錄標準格式56第五章 三星會議的實行方法3傳達會議內(nèi)容 不管會議內(nèi)容記錄、整理得有多好，如果不傳達會議內(nèi)容并付諸實施，反而只會成為私人文件。因此，利用系統(tǒng)將所記錄的內(nèi)容迅速傳達給成員是非常重要的。這時，發(fā)揮作用的就是企業(yè)的內(nèi)部系統(tǒng)群件。許多企業(yè)利用群件共享信息，根據(jù)需要傳達所收集的信息并應用在工作中。舉例：三星開發(fā)出集團信

25、息電子網(wǎng)三星集團電子郵件系統(tǒng)。類似于美的日電集團協(xié)同平臺。57第五章 三星會議的實行方法4評價會議 會議評價是促成高效型會議的核心。 對會議進行評價的最普遍方法就是由參與者進行評價。評價的最簡單方法就是，在會議結束之后返回的同時進行反饋。會議評價方法示例58第五章 三星會議的實行方法5實行決定事項 如果想將會議結果圓滿地反映在工作中，應當怎么做呢？首先，在召開會議時就應當決定好作用分擔和責任體制。如果這一部分模糊不清，就難以自主性地開展活動。定期對執(zhí)行事項進行檢查也很重要，如果有可能，就應當在會議中途進行旨在報告會議結果的協(xié)商。而且，形成不搪塞或推卸責任的風氣也很重要。59第五章 三星會議的實

26、行方法6會后切實整理會場 在使用會議室時，連會后的會場整理都切實做到是一個很好的習慣。會后整理不是某個人要做的事，而應當由所有參加者協(xié)作完成。桌子和椅子恢復原狀了嗎？黑板和白色書寫板擦了嗎？杯子和煙灰缸整理了嗎？桌子上擦干凈了嗎？沒有遺忘的東西嗎？垃圾扔掉了嗎？確認電源開關等關閉了嗎？會議器材歸還了嗎？會后整理檢查項目60第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術從肯定性的方面說起4如果參加者不討論則如一潭死水1首先從最重要的部分說起2有邏輯地、簡單地表達3一句話表達一種想法5思考發(fā)言提綱661第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術真誠地傾聽9使聽者能夠理解7使用切合業(yè)務的表達8發(fā)出傾聽的身體語言10適當?shù)剡M行反

27、饋11積極接受新信息12積極參與決定1362第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術如果參加者不討論則如一潭死水1 會議是服務于參加者的，會議的所有參加者都應當進行發(fā)言和傾聽。參加者不進行發(fā)言和傾聽的會議就如一潭死水。與發(fā)表自己意見的時間相比，傾聽別人發(fā)表意見的時間要多得多，傾聽是會議的根本。發(fā)言要領如下：首先從重要的部分說起從肯定性的方面說起有邏輯地、簡單地表達一句話表達一種想法思考發(fā)言提綱使聽者能夠理解使用切合業(yè)務的表達傾聽的要領整理如下：真誠地傾聽發(fā)出傾聽的身體語言適當?shù)剡M行反饋積極接受新信息積極參與決定63第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術首先從最重要的部分說起264第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術有

28、邏輯地、簡單地表達3 如果想要使傾聽自己的理論的人能夠理解，就試著做到以下方面：整體把握發(fā)言內(nèi)容，牢記大體結構，將幾個主要內(nèi)容概括成關鍵詞不要加入不必要的信息，以要點為中心簡潔地進行表達在參加會議之前，最好就要發(fā)言的內(nèi)容進行事先準備，同事制作簡單的圖片資料或事前進行分發(fā)。發(fā)言者不將話題偏移到其他方向，而是與參加者一道將注意力集中于資料上。65第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術從肯定性的方面說起4 所謂從肯定性的方面談起，就是指在發(fā)言時注意不要有違本意地給人以否定性的印象。 即使是相同的內(nèi)容，隨著語感和表達方式的不同，也會給人以不同的印象。如果不想給對方否定性的印象，造成意想不到的矛盾，就要留意以下

29、兩個方面：把握好肯定性和否定性方面的平衡感進行發(fā)言首先從肯定性的方面談起，之后再談否定性的方面66第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術一句話表達一種想法5 在進行發(fā)言時，最好不要將句子拉得太長，要一句話表達一種想法。所謂表達一種想法，就是一種整理好發(fā)言內(nèi)容并簡短地進行表達的技巧。要做到這一點，就要首先整理好自己的想法并記住它們。發(fā)言太絮叨的人請試著做到以下兩個方面：限定發(fā)言內(nèi)容，按易于理解的順序進行整理語句盡可能簡短67第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術思考發(fā)言提綱6 如果發(fā)言內(nèi)容不進行整理，理論就會被莫名其妙地升華，而且會偏離方向，成為意義空洞的內(nèi)容。 在提煉發(fā)言提綱時，要留意以下兩個方面：以發(fā)言者的

30、主題或聽者的興趣為基準，對發(fā)言內(nèi)容的重要程度進行排序記住作為發(fā)言或疑問重點的詞語或表達方式，然后進行發(fā)言68第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術使聽者能夠理解7 在對話或會議中，自己談了多少內(nèi)容并不重要，對方接受了多少才是左右對話質(zhì)量的要素。如果不考慮聽者的理解水平就展開話題，聽者就會變得思維混亂，結果是說服力下降了。如果想要在對話時節(jié)奏慢一些或是不進行太多的省略，就試著做到以下兩個方面：檢查能夠支持談話的論據(jù)或背景對聽者而言是否明確練習使用與聽者的理解能力相適應的客戶語言并調(diào)整談話內(nèi)容。69第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術使用切合業(yè)務的表達8 在業(yè)務會議中，因為問題嚴重、利害關系交錯，所以必須作為專

31、業(yè)內(nèi)容在盡可能快的時間內(nèi)做出決定。而如果未能使用切合業(yè)務的表達或語言，就會給對方生硬的感覺。 所謂切合業(yè)務，就是必須根據(jù)情況進行表達，根據(jù)會議參加者的水平來組織語言。如果管理和市場營銷部門的人很多，就應當會使用市場營銷用語；如果技術部門的人很多，就應當了解技術用語?？傊?，要使用傾聽者常用的用語和概念。70第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術真誠地傾聽9在會議中傾聽的四種效用如下：獲得新信息獲得新想法能夠了解組織運作情況認識他人的存在價值71第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術發(fā)出傾聽的身體語言10 發(fā)言者受聽者的影響很大，與認真傾聽自己的發(fā)言并表示肯定的人才能夠很好地交流。如果聽者表示反對，發(fā)言者就會受到

32、壓力，無法正常表達自己的想法。 向?qū)Ψ桨l(fā)出“我在傾聽”的信息的身體語言有很多種。例如有用聲音表示附和、用表情或眼神表達、認真做記錄和做出姿勢。在體態(tài)語言中，點頭或發(fā)出微笑可以給對方良好的印象。72第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術適當?shù)剡M行反饋11 在會議繼續(xù)進行時，如果聽者沒有任何反應，發(fā)言者就會當做是同意自己的意見，轉(zhuǎn)而談論下一項內(nèi)容，或者認為聽者還不太理解，在相同內(nèi)容上花費太長時間。 為了使會議更好地進行，聽者要就自己理解了多少尋找適當?shù)那腥朦c，然后進行以下表述：“這個問題是這樣，但是”“這根據(jù)情況的不同而不同?！薄罢埬勏乱粋€問題吧！”“未必是吧？”“這個我理解了?！?3第六章 三星會議發(fā)

33、言與傾聽藝術積極接受新信息12 誰都相信自己目前所知的東西，都認為自己的思考方式是正確的，這是因為從學習和行事經(jīng)驗中獲得的知識和信息容易局限于固有觀念。因此，人們對與自己一直相信的東西對立的信息或意見有抵觸感。 如果想要使會議取得成功，那么即使有提出相反意見的人，也要避免對其使用類似攻擊的語言。不刺激對方的表達方式如下：“您剛才的說明我不太理解”“我想更詳細地了解部分?！薄罢埬诘难由觳糠种兄v一下，好嗎？”74第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術積極參與決定13 開會時在意見背道而馳的情況下，是難以做出決定的。意見之所以不同，源自于信息量差異、價值觀差異和立場差異。 在信息量差異很大的情況下，如果不提供各自擁有的信息并在相互之間充分地交換意見，那么就難以進行協(xié)商。75第六章 三星會議發(fā)言與傾聽藝術積極參與決定13 就價值觀差異而言，應當比信息差異給予更多的關注。其存在一下兩種情況：承認對立的價值標準，在各自的標準不抵觸的界線上進行討論的情況；深入發(fā)掘價值標準并進行討論的情況。 就立場差異而言，在這種情況下，應當首先討論如下方面：是類似于價值標準的差異，在無損于相互立場的界