實(shí)施調(diào)研記錄-OA卷

1、.：.；PAGE25 / 25實(shí)施調(diào)研記錄OA卷鑫苑中國(guó)集團(tuán)金蝶軟件中國(guó) TIME EEEE年O月 二八年十月闡明 工程組王雄、劉仕平于2021-10-6至2021-10-10就如下問(wèn)題：企業(yè)的辦公管理方式、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、行政管理及輔助管理單元現(xiàn)狀； 企業(yè)公文管理、文檔管理、檔案管理、溝通、公共資源的管理規(guī)范及需求；現(xiàn)有OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況及數(shù)據(jù)遷移。對(duì)行政部馮波和胡云平、檔案室郭穎蕊、信息部劉仕平進(jìn)展了調(diào)研，贊賞上述人員的大力支持。調(diào)研目的是了解企業(yè)任務(wù)情況，OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)現(xiàn)狀，期望值，為系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、流程配置、數(shù)據(jù)整理打下根底。調(diào)研期間未能確認(rèn)的問(wèn)題包括：2.2 期權(quán)管理固化表單財(cái)務(wù)處置方式4.2現(xiàn)

2、有OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移方案4.3門(mén)戶界面、規(guī)劃的規(guī)劃方案調(diào)研差別記錄公文字號(hào)檔案集成合同歸檔會(huì)議室管理信息發(fā)布欄目公文、信息發(fā)布、知識(shí)文檔管理調(diào)研時(shí)間：2021-10-7 10:00-16:30調(diào) 研 人：王雄金蝶、劉仕平信息技術(shù)部調(diào)研對(duì)象：馮波行政部經(jīng)理調(diào)研地點(diǎn)：鑫苑北京調(diào)研內(nèi)容：了解鑫苑公文管理、現(xiàn)行文檔管理規(guī)范、內(nèi)部協(xié)作溝通的需求差別列表1.1 公文管理目前鑫苑收發(fā)文管理的類(lèi)型分哪幾類(lèi)？如：部門(mén)級(jí)、公司級(jí)、集團(tuán)級(jí)或其他稱(chēng)號(hào)回答：目前鑫苑的發(fā)文管理類(lèi)型如下：集團(tuán)級(jí)：查閱范圍整個(gè)集團(tuán)公司的人員公司級(jí)：查閱范圍為子公司的全部人員部門(mén)級(jí)：查閱范圍為公司或集團(tuán)的部門(mén)人員收文類(lèi)型分成：外部來(lái)文：外來(lái)單位

3、的收文公司來(lái)文：包括集團(tuán)與子公司之間、子公司之間的來(lái)來(lái)問(wèn)一切收發(fā)文管理流程的運(yùn)用規(guī)那么和表單款式？提供流程規(guī)那么描畫(huà)和圖例，表單格式文件回答：公司內(nèi)部公文發(fā)布方式清單序號(hào)公文種類(lèi)發(fā)布方式備 注1決議OA“電子公告各單位自行編制，總部消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心一致發(fā)布2通知OA“電子公告各單位自行編制，總部消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心一致發(fā)布3通報(bào)OA“電子公告各單位自行編制，總部消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心一致發(fā)布4報(bào)告企業(yè)郵箱雙方經(jīng)過(guò)企業(yè)郵箱傳送5請(qǐng)示企業(yè)郵箱雙方經(jīng)過(guò)企業(yè)郵箱傳送6批復(fù)企業(yè)郵箱雙方經(jīng)過(guò)企業(yè)郵箱傳送7函企業(yè)郵箱雙方經(jīng)過(guò)企業(yè)郵箱傳送8會(huì)議紀(jì)要OA“會(huì)議紀(jì)要各單位自行發(fā)布9任務(wù)聯(lián)絡(luò)單企業(yè)郵箱一級(jí)機(jī)構(gòu)任務(wù)聯(lián)絡(luò)單消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心備案/

4、分子公司各二級(jí)部門(mén)之間任務(wù)聯(lián)絡(luò)單在企管部備案10簡(jiǎn)報(bào)OA“新聞音訊總部行政人力資源中心/分子公司行政人事部發(fā)布11監(jiān)察通報(bào)OA“新聞音訊總部行政人力資源中心/分子公司行政人事部發(fā)布12新聞OA“新聞音訊各單位自行編制，行政人力資源中心一致發(fā)布行政類(lèi)公文處置素材搜集列表清單流程稱(chēng)號(hào)審批表單流程描畫(huà)運(yùn)用范圍備注紅頭文件發(fā)文審批單擬稿人總經(jīng)理副總總裁辦聯(lián)簽CEO集團(tuán)中心重要文件，涉及人事，財(cái)務(wù)，獎(jiǎng)罰決議等分子公司紅頭文件發(fā)文審批單擬稿人部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)辦聯(lián)簽分子公司總經(jīng)理分子公司重要人事任命，財(cái)務(wù)制度，獎(jiǎng)罰決議等通知無(wú)可用簡(jiǎn)化版發(fā)文審批單擬稿人各中心總經(jīng)理副總消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心總經(jīng)理各中心選集團(tuán)范圍內(nèi)普通性通

5、知分子公司通知無(wú)可用簡(jiǎn)化版發(fā)文審批單擬稿人分子公司總經(jīng)理消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心總經(jīng)理分子公司需求上傳OA通知新聞，集團(tuán)簡(jiǎn)報(bào)，監(jiān)察通報(bào)無(wú)可用簡(jiǎn)化版發(fā)文審批單擬稿人行政部經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理集團(tuán)及分子公司新聞，集團(tuán)監(jiān)察通報(bào)分子公司新聞需求分子公司行政人事部經(jīng)理審核分子公司監(jiān)察通報(bào)無(wú)可用簡(jiǎn)化版發(fā)文審批單擬稿人行政人事部經(jīng)理分子公司總經(jīng)理分子公司監(jiān)察通報(bào)請(qǐng)示無(wú)擬稿人請(qǐng)示單位總經(jīng)理審核集團(tuán)相關(guān)指點(diǎn)分子公司向集團(tuán)中心指點(diǎn)請(qǐng)示，或中心向總裁辦指點(diǎn)請(qǐng)示任務(wù)聯(lián)絡(luò)單有擬稿人分子公司總經(jīng)辦及企管部經(jīng)理抄送消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心備案分子公司之間，或分子公司與集團(tuán)中心之間發(fā)文人員為分子公司企管部經(jīng)理，各中心擔(dān)任人會(huì)議紀(jì)要無(wú)擬稿人參與

6、會(huì)議人員抄送消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心備案分子公司，集團(tuán)中心各部門(mén)發(fā)文管理流程：包括集團(tuán)的發(fā)文審批、子公司的發(fā)文審批鑫苑中國(guó)置業(yè)發(fā)文審批單編號(hào)： 呈報(bào)日期：2021年月日特急緊急普通絕密普通簽發(fā)會(huì)簽COO：CFO：CAO：標(biāo)題：按照授權(quán)要求，各級(jí)人員審批：附件：主送：抄送：能否允許OA傳送是 否擬稿單位：擬稿人：擬稿單位擔(dān)任人：核稿人：份數(shù)：行政人力資源中心總經(jīng)理：消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心總經(jīng)理：河南鑫苑置業(yè)發(fā)文審批單編號(hào)： 呈報(bào)日期：2021年月日特急緊急普通絕密普通簽發(fā)會(huì)簽總經(jīng)理：工程副總經(jīng)理：營(yíng)銷(xiāo)副總經(jīng)理：總工程師：標(biāo)題：按照授權(quán)要求，各級(jí)人員審批：附件：主送：抄送：能否允許OA傳送是 否擬稿單位：擬稿人：擬稿單

7、位擔(dān)任人：核稿人：份數(shù)：行政人事部經(jīng)理： Page PAGE 1 收文管理流程：集團(tuán)的收文登記、子公司的收文登記集團(tuán)總部文件傳閱單傳閱單編號(hào)：XY-2021-1呈報(bào)日期：2021年月日文件標(biāo)題：發(fā)文字號(hào)：附件：主 題 詞：來(lái)文單位：?jiǎn)挝粨?dān)任人：該單位經(jīng)辦人：收文時(shí)間：呈報(bào)指點(diǎn)：由集團(tuán)行政人力資源中心總經(jīng)理填寫(xiě)請(qǐng)盡快傳閱文件，閱后在適當(dāng)位置簽署意見(jiàn)并簽名，注明日期和時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)閱簽本卷須知1.報(bào)集團(tuán)總裁辦一切成員閱知的文件如“報(bào)告運(yùn)用此單。由行政人力資源中心填報(bào)、編號(hào)、保管。2.各管理中心報(bào)分管本中心的總裁辦成員閱知的文件可運(yùn)用此單，由該中心填報(bào)、編號(hào)、保管。編號(hào)方法：XY-中心稱(chēng)號(hào)漢語(yǔ)拼音各字第

8、一個(gè)字母-2021-流水號(hào)。流水號(hào)年初從1開(kāi)場(chǎng)，順序編號(hào)。次年重新從1開(kāi)場(chǎng)編流水號(hào)。3.發(fā)文用，不用此單。河南鑫苑置業(yè)文件傳閱單傳閱單編號(hào)：HNXY-2021-1呈報(bào)日期：2021年月日文件標(biāo)題：發(fā)文字號(hào)：附件：主 題 詞：來(lái)文單位：?jiǎn)挝粨?dān)任人：該單位經(jīng)辦人：收文時(shí)間：呈報(bào)指點(diǎn)：由行政人事部經(jīng)理填寫(xiě)請(qǐng)盡快傳閱文件，閱后在適當(dāng)位置簽署意見(jiàn)并簽名，注明日期和時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)閱簽本卷須知1.報(bào)公司總經(jīng)辦一切成員閱知的文件運(yùn)用此單。由行政人事部填報(bào)、編號(hào)、保管。2.發(fā)文用，不用此單。收發(fā)文紅頭模板的種類(lèi)及格式？回答：詳見(jiàn)：鑫苑中國(guó)置業(yè)公文管理方法中附件1至11請(qǐng)列各類(lèi)收發(fā)文的字號(hào)編碼規(guī)那么清單？ 文號(hào)產(chǎn)生的

9、時(shí)間？如：起草人、審核后文號(hào)產(chǎn)生后能否允許修正？回答：各類(lèi)的發(fā)文均有發(fā)文字號(hào)的編碼規(guī)那么，字號(hào)的在最終核稿后產(chǎn)生，并允許修正字號(hào)。集團(tuán)總部各管理中心發(fā)文字號(hào)文種發(fā)文機(jī)關(guān)除會(huì)議紀(jì)要、任務(wù)聯(lián)絡(luò)單以外的公文會(huì)議紀(jì)要任務(wù)聯(lián)絡(luò)單總部行政人力資源中心鑫苑集團(tuán)行字2021號(hào)鑫苑集團(tuán)行紀(jì)字2021號(hào)XY-XZRLZY-20210324-1總部消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心鑫苑集團(tuán)生字2021號(hào)鑫苑集團(tuán)生紀(jì)字2021號(hào)XY-SCYY-20210324-1總部財(cái)務(wù)管理中心鑫苑集團(tuán)財(cái)字2021號(hào)鑫苑集團(tuán)財(cái)紀(jì)字2021號(hào)XY-CWGL-20210324-1總部本錢(qián)設(shè)計(jì)中心鑫苑集團(tuán)成字2021號(hào)鑫苑集團(tuán)成紀(jì)字2021號(hào)XY-CBSJ-2

10、0210324-1總部地產(chǎn)開(kāi)展中心鑫苑集團(tuán)地字2021號(hào)鑫苑集團(tuán)地紀(jì)字2021號(hào)XY-DCFZ-20210324-1總部戰(zhàn)略投融資部鑫苑集團(tuán)戰(zhàn)字2021號(hào)鑫苑集團(tuán)戰(zhàn)紀(jì)字2021號(hào)XY-ZLTRZ-20210324-1總部審計(jì)法務(wù)部鑫苑集團(tuán)審字2021號(hào)鑫苑集團(tuán)審紀(jì)字2021號(hào)XY-SJFW-20210324-1總部信息管理中心鑫苑集團(tuán)信字2021號(hào)鑫苑集團(tuán)信紀(jì)字2021號(hào)XY-XXGL-20210324-1闡明：任務(wù)聯(lián)絡(luò)單發(fā)文字號(hào)編制方法：“XY是鑫苑二字拼音各第一個(gè)字母的組合，表示鑫苑集團(tuán)；“CWGL為“財(cái)務(wù)管理各第一個(gè)字母拼音第一個(gè)字母組合，表示財(cái)務(wù)管理中心；“20210324表示年、月、

11、日，以“yyyymmdd編擬；“1為任務(wù)聯(lián)絡(luò)單的起始流水號(hào)，順序編碼。此組字母、數(shù)字組合，以“-銜接。各分子公司發(fā)文字號(hào)文種發(fā)文機(jī)關(guān)除會(huì)議紀(jì)要、任務(wù)聯(lián)絡(luò)單外的公文會(huì)議紀(jì)要簡(jiǎn)報(bào)、監(jiān)察通報(bào)任務(wù)聯(lián)絡(luò)單河南鑫苑置業(yè)豫鑫字2021號(hào)豫鑫紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)HNXY-20210101-1鄭州建投鑫苑置業(yè)建鑫字2021號(hào)建鑫紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)JTXY-20210101-1鄭州建投鑫苑結(jié)合地產(chǎn)開(kāi)展建鑫聯(lián)字2021號(hào)建鑫聯(lián)簡(jiǎn)、監(jiān)紀(jì)字2021號(hào)JTLXY-20210101-1山東鑫苑置業(yè)魯鑫字2021號(hào)魯鑫紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)SDXY-20210101-1蘇州鑫苑置業(yè)開(kāi)展蘇鑫字2021號(hào)蘇鑫紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)

12、XZXY-20210101-1安徽鑫苑置業(yè)皖鑫字2021號(hào)皖鑫紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)AHXY-20210101-1鑫苑置業(yè)成都蓉鑫字2021號(hào)蓉鑫紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)CDXY-20210101-1昆山鑫苑置業(yè)昆鑫字2021號(hào)昆鑫紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)KSXY-20210101-1河南鑫苑物業(yè)管理豫鑫物字2021號(hào)豫鑫物簡(jiǎn)、監(jiān)紀(jì)字2021號(hào)XYWY-20210101-1鄭州名苑園林工程豫園字2021號(hào)豫園紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)MYYL-20210101-1鄭州鑫苑計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程豫計(jì)字2021號(hào)豫計(jì)紀(jì)簡(jiǎn)、監(jiān)字2021號(hào)JSJWL-20210101-1除了以上收發(fā)文的流程管理外，集團(tuán)、各分支機(jī)構(gòu)、各部門(mén)事

13、務(wù)審批處置流程有那些？請(qǐng)列出流程明細(xì)清單，并進(jìn)展流程描畫(huà)和提供表單？回答：包括行政部的合同審批流程、行政費(fèi)用流程、出差管理等。對(duì)收發(fā)文管理過(guò)程中詳細(xì)的功能需求進(jìn)展描畫(huà)？例如：電子簽章、筆跡留痕、催辦、提示、歸檔等?；卮穑汗奶幹弥忻總€(gè)環(huán)節(jié)要求痕跡保管，并保管為一個(gè)版本；能提供電子簽章，公文發(fā)放傳閱前在正文出進(jìn)展蓋章；公文處置的催辦督辦人為發(fā)起人、部門(mén)經(jīng)理或者相關(guān)督辦部門(mén)的人員如：消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心；公文處置的要求有郵件、手機(jī)提示功能；要求能提供圖片格式的個(gè)性簽名，用戶審批時(shí)可以調(diào)用個(gè)性簽名簽署。6辦結(jié)后收發(fā)文有那些查詢需求？如：查看權(quán)限、查詢字段、全文檢索等回答：辦結(jié)后的公文的查詢字段如：發(fā)起人、發(fā)

14、起部門(mén)、主題詞、時(shí)間、模糊查詢文件標(biāo)題和主題詞7公文報(bào)表的相關(guān)格式？需求經(jīng)過(guò)那些字段進(jìn)展查詢及統(tǒng)計(jì)？回答：收發(fā)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表詳見(jiàn)：鑫苑中國(guó)置業(yè)公文管理方法中附件19、20通報(bào)關(guān)于表?yè)P(yáng)、批判的文件構(gòu)成臺(tái)帳式的報(bào)表，行政部可進(jìn)展評(píng)分。詳見(jiàn)附件：各類(lèi)公文統(tǒng)計(jì)表.xls1.2 信息發(fā)布新聞?dòng)袔追N分類(lèi)？能否區(qū)分集團(tuán)、子公司？請(qǐng)列出分類(lèi)清單回答：新聞?lì)悇e：集團(tuán)新聞、子公司公司稱(chēng)號(hào)新聞各類(lèi)欄目新聞的查看權(quán)限和管理權(quán)限需求？回答：各種類(lèi)別的新聞查看權(quán)限為集團(tuán)一切人，可經(jīng)過(guò)門(mén)戶的新聞欄目隨時(shí)查閱；一切新聞的發(fā)布一致由集團(tuán)行政部審核及發(fā)布新聞管理員對(duì)點(diǎn)評(píng)有那些管理和控制權(quán)限？包括刪除、屏蔽點(diǎn)評(píng)等回答：目前無(wú)新聞點(diǎn)評(píng)的

15、需求通知公告的有幾種分類(lèi)？列出分類(lèi)清單回答：通知公告的欄目中，默許是顯示一切通知公告的列表，但可選擇按分類(lèi)顯示通知列表如：通知、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等類(lèi)型通知公告的能否需求審核？描畫(huà)詳細(xì)審核過(guò)程回答：通知公告的審核流程詳見(jiàn)公文管理中通知的審批流程通知公告的能否允許轉(zhuǎn)發(fā)、復(fù)制？請(qǐng)描畫(huà)詳細(xì)需求 回答：目前無(wú)此需求除了以上要求，補(bǔ)充描畫(huà)通知公告其他功能的需求？回答：希望通知公告的發(fā)布能與公文的公告審批銜接，如：公告的審批后，文件流轉(zhuǎn)到欄目管理員并發(fā)布提供通知公告的報(bào)表，管理員可以查詢那些公告曾經(jīng)發(fā)布如：查詢最新發(fā)布通知的文號(hào)新聞及通知公告管理的排序管理需求？如：時(shí)間、置頂、飄紅、手動(dòng)排序等回答：要求可以對(duì)新聞

16、或公告進(jìn)展排序管理，欄目管理員可以手工調(diào)整欄目中信息的排序。1.3 知識(shí)管理請(qǐng)簡(jiǎn)要描畫(huà)目前知識(shí)管理現(xiàn)狀？ 回答：目前知識(shí)管理主要只運(yùn)用信息共享功能，經(jīng)過(guò)原來(lái)OA系統(tǒng)發(fā)布、共享規(guī)章制度之類(lèi)的信息目前沒(méi)有建立知識(shí)庫(kù)，各部門(mén)及個(gè)人分別維護(hù)各自的文檔，知識(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)沉淀、共享、學(xué)習(xí)。鑫苑中心知識(shí)的來(lái)源表達(dá)在哪些方面？ 回答：目前知識(shí)主要來(lái)源于一些顯性知識(shí)，如：規(guī)章制度、教案課件等文件。隱形知識(shí)沒(méi)有一套的知識(shí)管理體系進(jìn)展積累和提煉。鑫苑知識(shí)分類(lèi)劃分體系？如：按部門(mén)、業(yè)務(wù)類(lèi)別回答：OA信息共享平臺(tái)一級(jí)目錄二級(jí)目錄責(zé)任人主要內(nèi)容重點(diǎn)新近加盟鑫苑開(kāi)展歷程楊華大事記回想,視頻,開(kāi)展脈絡(luò)鑫苑文化和調(diào)和社區(qū)組織建立任

17、務(wù)張健普簡(jiǎn)報(bào),監(jiān)察通報(bào),民主生活會(huì),述職,季度測(cè)評(píng),勤勉盡職,待崗培訓(xùn)簡(jiǎn)報(bào)/監(jiān)察通報(bào)精華版;誠(chéng)信忠實(shí),勤勉盡職的要求,待崗培訓(xùn)的深化意義非1即0的考核馮 波績(jī)效考核,方案分解,考核的原那么性,方案會(huì)的方式績(jī)效考核的目的和方式,歷次方案會(huì)的PPT,紀(jì)要,總結(jié).半年總結(jié),全年總結(jié).新員工輔導(dǎo)制度馮波新員工輔導(dǎo)制度，方法明確新員工的輔導(dǎo)員輔導(dǎo)內(nèi)容和方法新員工手冊(cè)王艷群新員工手冊(cè)電子版涵蓋新員工入職后應(yīng)知應(yīng)會(huì)相關(guān)知識(shí)新員工培訓(xùn)課件張建普各業(yè)務(wù)模塊的入門(mén)課程引見(jiàn)培訓(xùn)課件,報(bào)銷(xiāo)手續(xù),福利規(guī)范,處分措施,信息化平臺(tái)董事長(zhǎng)新員工座談張振剛歷次新員工座談，董事長(zhǎng)講話匯總對(duì)于新員工的殷切期望，以及解答的疑問(wèn)引薦書(shū)

18、籍王艷群鑫苑曾經(jīng)一致學(xué)習(xí)的書(shū)籍目錄和概要突出鑫苑的學(xué)習(xí)型企業(yè)的文化底蘊(yùn)生活指南(各地)王艷群根據(jù)地域分為幾個(gè)板塊包括衣食住行手冊(cè)崗位職責(zé)總部崗位職責(zé)馮波各類(lèi)別崗位職責(zé)明確部門(mén)各崗位任務(wù)職責(zé)，及部門(mén)業(yè)務(wù)流程置業(yè)公司崗位職責(zé)馮波物業(yè)公司崗位職責(zé)馮波園林公司崗位職責(zé)馮波中心思想董事長(zhǎng)文集張振剛了解董事長(zhǎng)中心思想中心思緒高層講話匯編張振剛高層重要講話摘要提綱挈領(lǐng)，指明方向，對(duì)重點(diǎn)任務(wù)的心得領(lǐng)會(huì)最新動(dòng)態(tài)張振剛每月匯總公司的最新想法和動(dòng)態(tài)觀念,行動(dòng)的指南,重點(diǎn)任務(wù)要求制度匯編行政人事制度馮波各部門(mén)制度明確制度規(guī)范流程，更有效地開(kāi)展任務(wù)企業(yè)管理制度馮波信息化制度馮波營(yíng)銷(xiāo)制度馮波工程制度馮波財(cái)務(wù)制度馮波物業(yè)制

19、度馮波園林制度馮波其他類(lèi)馮波一級(jí)目錄二級(jí)目錄主要內(nèi)容重點(diǎn)業(yè)務(wù)課件行政人事課件張建普各類(lèi)別業(yè)務(wù)課件學(xué)習(xí)先前業(yè)務(wù)閱歷，做到快速融入企業(yè)管理課件張建普信息化課件張建普營(yíng)銷(xiāo)課件張建普工程課件張建普財(cái)務(wù)課件張建普物業(yè)課件張建普?qǐng)@林課件張建普其他課件張建普典型案例行政人事案例馮波各類(lèi)案例，包括監(jiān)察通報(bào)批判了解公司的任務(wù)方法，適宜流程企業(yè)管理案例馮波營(yíng)銷(xiāo)案例馮波工程案例馮波財(cái)務(wù)案例馮波創(chuàng)新案例馮波物業(yè)、園林案例馮波其他案例馮波要求：1、設(shè)置1級(jí)目錄，2級(jí)目錄如上表所示。原目錄修正，刪除。2、2級(jí)目錄中內(nèi)容采取文檔上傳的方式。各模塊單獨(dú)設(shè)置權(quán)限。3、原文檔資料全面導(dǎo)出，然后重新設(shè)置新的信息平臺(tái)模塊。各部門(mén)的知

20、識(shí)體系的目錄沒(méi)有規(guī)劃，需調(diào)研各部門(mén)后重新規(guī)劃知識(shí)在沉淀、共享、學(xué)習(xí)運(yùn)用方面有那些功能方面的需求和思索？ 回答：知識(shí)的搜集、沉淀可以經(jīng)過(guò)手工上傳、流程歸檔完成。知識(shí)共享、學(xué)習(xí)經(jīng)過(guò)多維度的知識(shí)地圖方便查詢及查閱。知識(shí)文檔在平安性權(quán)限方面有那些功能方面的需求和思索？如：每個(gè)欄目的查看、上傳、管理等權(quán)限回答：目前知識(shí)文檔體系的欄目管理員為信息中心的系統(tǒng)管理員，上傳權(quán)限為行政部，查看權(quán)限集團(tuán)一切人。單體文檔的權(quán)限經(jīng)過(guò)office2007來(lái)控制域用戶查看、復(fù)制、下載、打印等功能，但設(shè)置權(quán)限操作過(guò)于繁瑣。希望OA系統(tǒng)提供對(duì)單體文檔的權(quán)限設(shè)置。目前知識(shí)文檔能否有版本管理、修正記錄等需求？回答：目前的文檔無(wú)版本

21、管理，各種文檔的版本比較混亂，希望知識(shí)管理能提供有效的文檔版本管理知識(shí)文檔可按照那些條件進(jìn)展檢索？全文檢索的范圍？回答：經(jīng)過(guò)目錄、時(shí)間、創(chuàng)建人、文件名的模糊檢索全文檢索范圍為：文檔內(nèi)容、附件名1.4 溝通平臺(tái)描畫(huà)現(xiàn)有郵件系統(tǒng)、RTX的運(yùn)用情況？集成EAS平臺(tái)的詳細(xì)需求？回答：鑫苑目前運(yùn)用exchange郵件系統(tǒng)，該系統(tǒng)運(yùn)用曾經(jīng)非常普及，員工之間日常一些文件傳閱、交流均在郵件系統(tǒng)上傳送及溝通；與EAS平臺(tái)集成要?jiǎng)?wù)虛現(xiàn)單點(diǎn)登錄，在門(mén)戶的頁(yè)簽添加一欄“電子郵件，exchange可以嵌入EAS的界面，直接進(jìn)展收發(fā)郵件。RTX目前的運(yùn)用效果普通，希望系統(tǒng)能提供更加方便的即時(shí)通訊工具；RTX集成包括與EA

22、S的人員信息、登錄同步. 對(duì)其他溝通方面的需求有那些？如：短音訊、通訊錄等回答：目前集團(tuán)與子公司之間的日常的溝通方式以為主，集團(tuán)曾經(jīng)安裝了VOIP業(yè)務(wù)，費(fèi)用較低短信息的運(yùn)用主要在員工外出的時(shí)候，以及相關(guān)事務(wù)審批時(shí)的提示，要求EAS具備短信平臺(tái)，員工可以經(jīng)過(guò)平臺(tái)直接發(fā)送短信，流程處置時(shí)可以設(shè)置短信提示功能。通訊錄根據(jù)組織架構(gòu)自動(dòng)生成，并能四處excel文件格式1.5 論壇管理個(gè)子論壇如何分類(lèi)？如按部門(mén)、業(yè)務(wù)分類(lèi)?；卮穑悍殖蓪W(xué)習(xí)天地、交流天地兩大板塊學(xué)習(xí)天地：主要提供相關(guān)任務(wù)業(yè)務(wù)的資料交流園地：?jiǎn)T工在此版塊對(duì)平常任務(wù)的進(jìn)展交流、討論各個(gè)子論壇的板塊規(guī)劃回答：子版塊可以按照業(yè)務(wù)運(yùn)用來(lái)規(guī)劃，如：按業(yè)務(wù)

23、中心或部門(mén)。檔案管理、期權(quán)管理調(diào)研時(shí)間：2021-10-8 10:00-12:00調(diào) 研 人：王雄金蝶、劉仕平信息技術(shù)部調(diào)研對(duì)象：郭穎蕊機(jī)要員調(diào)研地點(diǎn)：鑫苑北京調(diào)研內(nèi)容：了解企業(yè)對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范以及檔案著錄規(guī)那么；2.1 檔案管理及期權(quán)管理貴公司是擔(dān)任檔案任務(wù)的是那些人？回答：目前檔案任務(wù)由郭穎蕊一個(gè)人擔(dān)任貴公司檔案管理方式是什么樣的，分散式還是集中方式？檔案管理方式回答：集團(tuán)的檔案管理方式為分散式管理，集團(tuán)總部、子公司的檔案分別各自機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員管理。目前貴公司檔案實(shí)體包括紙質(zhì)、光盤(pán)有多少的數(shù)據(jù)量? (檔案數(shù)據(jù)搜集)回答：沒(méi)有詳細(xì)統(tǒng)計(jì) 您們檔案業(yè)務(wù)中如今主要涉及到哪些檔案分類(lèi)？包括集團(tuán)、

24、子公司、部門(mén)的分類(lèi)回答：集團(tuán)總部的檔案的明細(xì)分類(lèi)詳見(jiàn)附件：檔案分類(lèi)、歸檔明細(xì)表.xls集團(tuán)全宗分類(lèi)如以下圖：請(qǐng)描畫(huà)貴公司檔案的借閱流程及歸還要求？回答：檔案借閱表單及流程如下：鑫苑中國(guó)置業(yè)檔案資料借閱登記表資料稱(chēng)號(hào)闡明原件或復(fù)印件借閱緣由借用人簽字保管人簽字檔案存放地點(diǎn)借用日期歸還日期指點(diǎn)意見(jiàn)貴公司檔案檔號(hào)生成規(guī)那么？ 回答：詳見(jiàn)附件：分類(lèi)闡明及檔號(hào)編碼規(guī)那么.pdf集團(tuán)檔號(hào)編碼規(guī)那么：分公司檔號(hào)編碼規(guī)那么：檔案密級(jí)的分幾類(lèi)？各類(lèi)的權(quán)限如何控制？回答：檔案密級(jí)分成三類(lèi)：絕密、。各級(jí)檔案的查閱都需求借閱。貴公司檔案的相關(guān)報(bào)表格式格式？ 回答：詳見(jiàn)附件：目錄匯編.xls合同檔案的的分類(lèi)及相關(guān)報(bào)表格

25、式？回答：合同檔案類(lèi)別：按土地類(lèi)、投資類(lèi)公司并購(gòu)、協(xié)作開(kāi)發(fā)、融資類(lèi)、營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)、工程類(lèi)資料采購(gòu)、工程、規(guī)劃設(shè)計(jì)、咨詢類(lèi)、行政類(lèi)等分類(lèi)。合同案卷編碼規(guī)那么：XM-?-HT-01(?代表合同類(lèi)別)合同檔案登記表模板序號(hào)案卷編碼簽署日期合同編碼合同類(lèi)別合同稱(chēng)號(hào)對(duì)方當(dāng)事人合同標(biāo)的萬(wàn)元公司合同的編碼構(gòu)造如下：第五位第四位第三位第五位第二位第一位注： 第一位 大寫(xiě)XY代表鑫苑公司第二位 代表年度，如2007年編號(hào)為07第三位編號(hào)詳細(xì)如下： 序號(hào)集團(tuán)總部及各分子公司代碼1集團(tuán)總部002河南鑫苑置業(yè)013山東鑫苑置業(yè)024安徽鑫苑置業(yè)035蘇州鑫苑置業(yè)開(kāi)展046鑫苑置業(yè)成都057鄭州建投鑫苑置業(yè)068河南鑫苑物業(yè)

26、管理079河南鑫苑房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)0810鄭州名苑園林工程河南鑫苑計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)09第四位編號(hào)：合同類(lèi)別編號(hào)，共十類(lèi)。序號(hào)合 同 類(lèi) 別編號(hào)1土地合同TD2公司并購(gòu)、協(xié)作開(kāi)發(fā)等投資類(lèi)合同TZ3融資合同RZ4營(yíng)銷(xiāo)推行合同YX5資料、設(shè)備采購(gòu)合同PT6建筑工程合同GC7規(guī)劃設(shè)計(jì)合同SJ8審計(jì)、評(píng)價(jià)、法律、金融等咨詢合同ZX9行政合同XZ10其他類(lèi)合同不屬于上述合同類(lèi)別合同QT第五位編號(hào)：三位順序號(hào)，如001如河南公司采購(gòu)合同編號(hào)：XY07-01-PT-0012.2 期權(quán)管理描畫(huà)期權(quán)管理的方式和詳細(xì)功能的需求？回答：期權(quán)管理的方式：期權(quán)管理固化表單的更新的管理由檔案機(jī)要員擔(dān)任，更新周期為普通為一個(gè)月，人力資源

27、提供入職簽署期權(quán)協(xié)議、離任員工信息，機(jī)要員根據(jù)這些員工信息對(duì)期權(quán)表單進(jìn)展更新，更新后將表單分別提供應(yīng)財(cái)務(wù)部及中介公司，財(cái)務(wù)部根據(jù)更新的資料進(jìn)展核算等處置在模板上填寫(xiě)，保管副本，中介公司與投資公司根據(jù)這些信息進(jìn)展相關(guān)處置，并直接發(fā)聵給機(jī)要員。資源管理調(diào)研時(shí)間：2021-10-9 10:00-12:00調(diào) 研 人： 王雄金蝶、劉仕平信息技術(shù)部調(diào)研對(duì)象：胡云平行政部副經(jīng)理調(diào)研地點(diǎn)：鑫苑北京調(diào)研內(nèi)容：了解企業(yè)公共資源管理的需求3.1 用品管理請(qǐng)描畫(huà)辦公用品管理與低值易耗品管理的區(qū)分？回答：鑫苑辦公用品包括易耗品如紙、筆、墨盒等物品領(lǐng)用后不需求歸還、清點(diǎn)的物品。低值易耗品包括鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、U盤(pán)計(jì)算器等有損

28、耗需求清點(diǎn)的物品。目前集團(tuán)的用品購(gòu)置、入庫(kù)、領(lǐng)用、統(tǒng)計(jì)等管理與低值易耗品一樣，在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)要求用品、低值易耗品、資產(chǎn)管理在同一模塊界面進(jìn)展管理。用品的庫(kù)存管理是什么方式？比如：有庫(kù)存、按需求購(gòu)置回答： 鑫苑用品是有庫(kù)存的管理方式，行政部估算集團(tuán)下個(gè)月的用品運(yùn)用量后購(gòu)買(mǎi)。描畫(huà)用品的領(lǐng)用流程過(guò)程？如：審批權(quán)限、金額限制、部門(mén)預(yù)算回答：用品領(lǐng)用的流程：部門(mén)內(nèi)勤行政部發(fā)放描畫(huà)用品采購(gòu)和詢價(jià)過(guò)程？回答：每月月初集團(tuán)行政人力資源中心或分子公司行政人事部組織集中購(gòu)買(mǎi)辦公用品。采購(gòu)人需編制比質(zhì)比價(jià)單，并提出商家選擇建議，行政人力資源中心或分子公司行政人事部審批經(jīng)過(guò)后方可購(gòu)買(mǎi)。3.2 車(chē)輛管理回答：集團(tuán)目前有四部

29、公司車(chē)輛，一個(gè)司機(jī)。員工用車(chē)流程描畫(huà)：用車(chē)懇求行政經(jīng)理審批司機(jī)出車(chē)司機(jī)出車(chē)后填寫(xiě)：車(chē)輛行駛?cè)罩拒?chē)輛維修懇求流程：車(chē)輛維修懇求行政主管審批行政部經(jīng)理審批車(chē)輛請(qǐng)修單日 期：維修內(nèi)容估計(jì)費(fèi)用備注合計(jì)：車(chē)輛擔(dān)任人意見(jiàn)行政主管意見(jiàn)行政部經(jīng)理意見(jiàn) 年 月 日 年 月 日 年 月 日3.3 圖書(shū)管理回答：目前無(wú)詳細(xì)需求，按規(guī)范模塊實(shí)施。3.4 會(huì)議管理描畫(huà)會(huì)議級(jí)別以及各級(jí)會(huì)議懇求的流程過(guò)程？提供相應(yīng)表單及流程回答：會(huì)議懇求無(wú)詳細(xì)流程，主要根據(jù)各部門(mén)實(shí)踐任務(wù)業(yè)務(wù)需求懇求召開(kāi)會(huì)議級(jí)別無(wú)明細(xì)分級(jí)，能夠是根據(jù)會(huì)議議題的性質(zhì)或參會(huì)的指點(diǎn)級(jí)別而定請(qǐng)描畫(huà)會(huì)議室預(yù)定懇求過(guò)程？ 通知與會(huì)人員回答：至行政人力資源中心行政部前臺(tái)

30、預(yù)訂會(huì)議室擬好會(huì)議通知發(fā)送消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心消費(fèi)運(yùn)營(yíng)中心在OA系統(tǒng)上發(fā)布會(huì)議通知發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)書(shū)面給行政人力資源中心行政部行政人力資源中心行政部前臺(tái)更新OA“信息共享會(huì)議公告欄目會(huì)議通知可經(jīng)過(guò)郵件、短信、冒泡等提示與會(huì)人員。請(qǐng)描畫(huà)會(huì)議接待過(guò)程？ 回答：接待人員根據(jù)會(huì)議級(jí)別安排接待任務(wù)會(huì)議考勤如何記錄、統(tǒng)計(jì)和處置？回答：會(huì)議發(fā)起人手工記錄，如需求可將考勤情況提交給相關(guān)部門(mén)如人力資源會(huì)議紀(jì)要是審批有什么要求？如何分發(fā)到與會(huì)人員？回答：各級(jí)會(huì)議的發(fā)起部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人做好會(huì)議紀(jì)要。并由會(huì)議擔(dān)任人必要時(shí)需主要與會(huì)人員簽字認(rèn)可。集團(tuán)級(jí)、分子公司級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要在簽字后要及時(shí)上傳OA系統(tǒng)，并經(jīng)過(guò)企業(yè)郵箱發(fā)送與會(huì)人員。

31、部門(mén)級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由部門(mén)留存。會(huì)議相關(guān)資料的存儲(chǔ)有什么詳細(xì)的要求？如：歸檔、編號(hào)等回答：集團(tuán)級(jí)、分子公司級(jí)會(huì)議的文件資料、紙質(zhì)簽字版的會(huì)議紀(jì)要、照片、錄像、指點(diǎn)講話稿、會(huì)議新聞報(bào)道等均應(yīng)及時(shí)整理，按時(shí)歸檔。錄像資料由行政人力資源中心或分子公司檔案管理員一致編號(hào)、作為歷史資料保管。部門(mén)級(jí)會(huì)議的相關(guān)文件資料由會(huì)議部門(mén)存檔。3.5 印章管理 描畫(huà)印章管理的方式及流程回答：目前的印章由檔案室管理，一切文件都拿到檔案室蓋章。需外出蓋章的文件，須偕同檔案員在現(xiàn)場(chǎng)蓋章。除了合同文件蓋章外，其他文件的蓋章都需走用印審批流程：懇求人部門(mén)經(jīng)理審核總經(jīng)理審批檔案員蓋章。行政費(fèi)用、出差管理、界面、數(shù)據(jù)遷移調(diào)研時(shí)間：

32、2021-10-9 14:00-17:30調(diào)研人： 王雄金蝶、劉仕平信息技術(shù)部調(diào)研對(duì)象：馮波行政部經(jīng)理調(diào)研地點(diǎn)：鑫苑北京調(diào)研內(nèi)容：了解行政其他辦公審批的詳細(xì)業(yè)務(wù)流程、辦事規(guī)范，原系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移、門(mén)戶規(guī)劃；4.1 其他行政事務(wù)描畫(huà)部門(mén)行政費(fèi)用、出差管理的方式？該功能在OA實(shí)現(xiàn)的詳細(xì)功能需求？提供相關(guān)任務(wù)流程、審批表單款式及相應(yīng)報(bào)表？回答：行政費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程如下表，流程處置過(guò)程中，部門(mén)經(jīng)理審批環(huán)節(jié)希望可以查詢到財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)如：本部門(mén)當(dāng)月各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)曾經(jīng)發(fā)生的費(fèi)用匯總，以便控制部門(mén)當(dāng)月的預(yù)算能否超額？ 各項(xiàng)費(fèi)用付款序號(hào)項(xiàng)目審批程序備注1行政費(fèi)用付款經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理費(fèi)用會(huì)計(jì)主辦職能部門(mén)總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理5萬(wàn)元以下含經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理費(fèi)用會(huì)計(jì)主辦職能部門(mén)總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理CAO5萬(wàn)元以上2差旅費(fèi)付款經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理費(fèi)用會(huì)計(jì)主辦職能部門(mén)總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理3業(yè)務(wù)款待費(fèi)付款經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理費(fèi)用會(huì)計(jì)主辦職能部門(mén)總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理單筆5000元以下含經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理費(fèi)用會(huì)計(jì)主辦職能部門(mén)總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理CAO單筆5000元以上4業(yè)務(wù)借支經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理主辦職能部