檔案工作規(guī)范化管理

1、檔案工作規(guī)范化管理魏 麟 懿第一講標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容 一、組織管理 二、檔案保護條件 三、信息化建設(shè) 四、基礎(chǔ)業(yè)務(wù) 五、開發(fā)利用 一、組織管理（一）管理體制1、明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作實際問題解決好；2、建立檔案綜合管理機構(gòu)，文書、基建、會計、科研、設(shè)備、聲像、電子、實物等各類檔案實行了集中統(tǒng)一管理；3、建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系，檔案人員崗位責(zé)任制；4、制定檔案管理工作各種規(guī)章制度；單位檔案管理體系圖分管領(lǐng)導(dǎo)主管部門檔案室（館）文書檔案財務(wù)部門基建部門各職能部門各職能部門各職能部門各職能部門各職能部門檔案人員崗位職責(zé)檔案人員在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，對本單位所產(chǎn)生的各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，其職

2、責(zé)是：1、依照檔案工作有關(guān)規(guī)定，負責(zé)制定、修訂本單位檔案管理的各項規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)； 2、對本單位各部門檔案的收集整理，保管利用等工作。在有關(guān)部門的協(xié)助下，做好到期檔案的鑒定銷毀工作。3、對本單位各部門及下屬單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，按照國家和甘肅省檔案局的有關(guān)規(guī)定做好檔案工作。4、堅持檔案工作主動服務(wù)的意識， 開發(fā)檔案信息資源，編篡檔案文獻。積極為公司的生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營管理等工作服務(wù)。5、加強檔案的技術(shù)保護措施，庫房管理應(yīng)做到“八防”要求，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、存放雜物，確保庫內(nèi)整潔和檔案的安全。6、參加建設(shè)項目的開工、竣工和設(shè)備開箱等的驗收工作。審查建設(shè)項目合同中對檔案工作的技術(shù)要求部分，協(xié)助處

3、理甲乙雙方關(guān)于檔案方面的糾紛，審查施工項目檔案控制措施，確保工程項目檔案的齊全完整、系統(tǒng)準(zhǔn)確。 檔案管理工作歸檔制度 1、向檔案室移交檔案是本單位所屬各部門的責(zé)任和義務(wù)。2、本單位所屬各部門在各自的工作中形成的各類（各種載體）檔案都應(yīng)歸檔。3、檔案移交前，各部門對所交檔案要組織有關(guān)人員認真進行鑒定。確保文件齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列合理，保持文件之間的有機聯(lián)系，不可人為分割。4、各部門鑒定工作完成后，通知綜合管理部組織派檔案管理人員進行現(xiàn)場檢查，初步驗收后，確定具體移交事宜。5、移交部門準(zhǔn)備移交清冊二份，辦理手續(xù)后，各執(zhí)一份。檔案查閱制度1、本單位所屬各部門查閱檔案其內(nèi)容僅限于本

4、部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，超越范圍須辦理查閱審批手續(xù)。2、外單位人員查閱檔案必須持有效證件，檔案室方可接待。3、查閱檔案只限在檔案室內(nèi)進行查閱，不得擅自帶出。4、查閱檔案必須填寫查閱檔案登記簿和檔案利用登記表。5、查閱者應(yīng)遵守檔案法的有關(guān)規(guī)定，愛護檔案，應(yīng)保持檔案的整潔，不涂改檔案、不在檔案上做任何標(biāo)記、不抽頁、不拆卷、不損壞檔案，未經(jīng)允許不得擅自摘抄或復(fù)制檔案，更不得私自帶走檔案。6、發(fā)現(xiàn)損壞檔案者視情節(jié)輕重，依據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定進行處罰。7、查閱、復(fù)制涉密檔案時經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交押證件，檔案室方可接待（只限在規(guī)定范圍內(nèi)進行查閱、復(fù)制）。8、查閱檔案應(yīng)執(zhí)行檔案保密管理標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定。 檔案鑒定銷毀制度

5、 1、檔案鑒定、銷毀工作是檔案管理中極為重要的環(huán)節(jié)，是對本單位室藏檔案進行科學(xué)的、歷史的、現(xiàn)實性的價值鑒定，是為了更好的保存檔案的精華，應(yīng)由辦公室負責(zé)組織各有關(guān)部門共同進行檔案的鑒定銷毀。2、定期鑒定工作由檔案室負責(zé)提出保管過期的檔案清單，提交辦公室，由辦公室根據(jù)不同類別的檔案組織鑒定小組進行鑒定、銷毀等工作。3、鑒定檔案不能單純地以保管期限、年代或名稱判斷其價值，要綜合衡量，正確地確定保管期限，對到期確實還有保存價值的檔案提出暫銷毀意見。4、檔案銷毀工作由辦公室負責(zé)具體實施，嚴(yán)禁任何部門或個人自行銷毀檔案。5、鑒定工作完成后，以單位名義向有關(guān)上級部門報告（附清冊），接到上級銷毀檔案的批文后方

6、可銷毀（對暫銷毀的檔案歸回原位保管）。銷毀檔案必須由銷毀人、監(jiān)銷人員負責(zé)到底，銷毀完畢后應(yīng)在銷毀清冊上簽字，以示負責(zé)。6、銷毀檔案工作全部完成后，應(yīng)報送銷毀報告，內(nèi)容包括銷毀檔案種類、數(shù)量、批準(zhǔn)文號、起止年月、銷毀時間、地點、方法、銷毀人、監(jiān)銷人，并由檔案部門蓋章，以示負責(zé)。7、銷毀報批文件、銷毀文件清單、銷毀文件的鑒定及銷毀報告應(yīng)歸檔永久保存 檔案安全保密制度1、檔案人員要認真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行檔案法和保密法，以此指導(dǎo)自己的言行和工作。2、檔案人員必須政治可靠，遵紀(jì)守法，嚴(yán)守秘密。3、檔案人員要樹立保密觀念，增強保密意識，嚴(yán)守黨和國家的秘密，對保密事項不得隨意宣傳和泄露。4、屬于保密范圍的

7、檔案應(yīng)標(biāo)明密級，不同密級的檔案應(yīng)按規(guī)定范圍提供利用，不得擅自擴大利用范圍。5、保密檔案柜要鎖好，鑰匙要有專人保管。并嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，認真做好密級檔案的借閱利用工作。檔案庫房管理制度 1、檔案庫房必須堅固，裝設(shè)防盜門窗，通風(fēng)良好，與辦公室、閱覽室分開使用。 2、檔案庫房實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得入內(nèi)，庫房鑰匙由管理檔案人員妥善保管，不得交由他人管理。 3、檔案庫房備有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等設(shè)備及安全設(shè)施。 4、庫房應(yīng)保持適宜的濕溫度，即溫度1424，相對濕度4560%。庫房備用濕溫度計，并做好濕溫度測量記錄，對不適宜的濕溫度要采取措施進行調(diào)整。 5、庫

8、房內(nèi)禁止吸咽和動火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品及食品，做到衛(wèi)生清潔、環(huán)境美觀。并保持室內(nèi)、走廊暢通無阻。下班前關(guān)閉門窗和電氣開關(guān)。 6、每年要定期對庫藏檔案進行一至二次抽樣檢查，及時掌握檔案保管情況，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時報告，并采取相應(yīng)的措施予以處理。 聲像檔案管理制度 為了加強聲像（照片、錄音、錄像、光盤等）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。 1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理和提供利用。 2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家和甘肅省檔案局的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行。 3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片

9、、錄音、錄像、光盤等。 4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進行質(zhì)量檢查、驗收。 5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。并嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。 （二）隊伍建設(shè)1、全員認真學(xué)習(xí)貫徹檔案法、檔案法實施辦法和企業(yè)檔案規(guī)范，甘肅檔案條例無違規(guī)問題；2、檔案人員具有中專以上學(xué)歷，近3年參加過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)（應(yīng)有學(xué)歷、培訓(xùn)證復(fù)印件）； 3、檔案人員了解計算機常識，可獨立進行文字編輯、電子制表、數(shù)據(jù)錄入檢索、數(shù)據(jù)庫管理等（現(xiàn)場操作）；（三）履行職務(wù)1、對本單位、本系統(tǒng)檔案工作認真履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，工作效果顯著；指導(dǎo)和監(jiān)督體系 業(yè)務(wù)上接受上級部門和同級檔案部門的指導(dǎo)和監(jiān)督

10、。 本單位檔案員承擔(dān)本單位檔案業(yè)務(wù)工作外，指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門人員整理立卷。 檔案工作機構(gòu)體系 本單位要成立綜合檔案室，對本單位各種檔案進行統(tǒng)一集中管理。 分管局辦公室工作的副局長分管檔案工作，局辦公室主任直接管理綜合檔案室。 綜合檔案室配備專職檔案員，具體負責(zé)檔案室的日常檔案管理工作。 各相關(guān)股（科）室要設(shè)置兼職檔案人員，負責(zé)本股（科）室業(yè)務(wù)資料的整理立卷工作，經(jīng)檔案室檢查合格后歸檔。2、按規(guī)定及時向同級檔案館現(xiàn)行文件中心報送有關(guān)文件（應(yīng)將報送文件目錄復(fù)印件擺出）；3、依法及時向同級國家綜合檔案館移交了應(yīng)移交檔案（應(yīng)將移交清冊復(fù)印件擺出）；4、按規(guī)定及時向檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計年報（應(yīng)

11、將報表復(fù)印件擺出）； 二、檔案保護條件 （一）用房1、符合檔案保護要求，滿足今后10年左右存放需要；2、庫房、辦公、閱檔三室分開；3、庫房防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防霉、防鼠等設(shè)備齊全；（二）裝具設(shè)備1、使用規(guī)格顏色統(tǒng)一的高質(zhì)量密集架或五節(jié)鐵皮檔案柜且數(shù)量充足，用防磁柜存放磁性載體檔案；2、庫房布局合理，安裝并正常使用溫濕度監(jiān)測儀器（要有溫濕度監(jiān)測記錄）； 3、檔案室配有復(fù)印、數(shù)碼照相、光盤刻錄、掃描等設(shè)備； 4、使用國家和省檔案行政管理部門監(jiān)制的國家標(biāo)準(zhǔn)檔案盒（皮）；三、信息化建設(shè)（一）設(shè)備配置 1、檔案信息化與本單位辦公自動化同步規(guī)劃、實施； 2、檔案室業(yè)務(wù)人員人手一臺高配置計算

12、機（實地查看）； 3、配有專門檔案管理軟件，與單位局域網(wǎng)連通（實地查看）；（二）工作水平 1、建立全部檔案案卷目錄數(shù)據(jù)庫，錄入永久、長期檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，全部錄完，全部備份脫機保存（實地查看）； 2、開展網(wǎng)上檔案查閱工作（實地查看）。 四、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)（一）收集歸檔 1、各種文件材料歸檔完整、準(zhǔn)確、及時，近三年歸檔率達100%（實地查看各種檔案目錄）； 2、各種檔案文件材料載體和書寫材料規(guī)范（實地抽查）。（二）整理編目 1、制定了各種文件材料的分類方案，各種文件材料分類科學(xué)。單位檔案分類體系圖（查閱室）檔案室（館）文書檔案業(yè)務(wù)檔案會計檔案人事檔案基建檔案聲像檔案實物檔案永久三十年十年會計憑證會

13、計賬簿財務(wù)報告其他照片錄音錄像光盤磁盤榮譽書畫其他 2、排列系統(tǒng)有序，整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，編號（檔號）準(zhǔn)確； 3、館（室）藏檔案全部劃分標(biāo)注了準(zhǔn)確的保管期限（實地抽查）； 4、館（室）藏檔案建立了齊全規(guī)范的紙質(zhì)案卷級目錄，文書檔案全部建立了文件級目錄； 文書檔案（1） 制定分類及保管期限表；（2） 確定“件”號；（3） 編頁；（4） 裝訂；（5） 蓋歸檔章；（6） 編制目錄；（7） 裝盒；（8） 填寫備考表，放置盒中；（9） 填寫盒脊項目；（10）排列上架。歸檔章樣式1、加蓋歸檔章。歸檔章加蓋在每份文件的首頁右上角，如有其它標(biāo)記或文字時，可以酌情向左或向下適當(dāng)移動 2、歸檔章的規(guī)格：長為15毫米 3

14、，寬為8毫米2。全宗號年度室編件號機構(gòu)（問題）期限館編件號歸檔章的填寫全宗號：是綜合檔案館給每個應(yīng)定期給同級綜合檔案館移 交檔案的單位所給的編號。201220機關(guān)黨委 （黨群類）30年歸 檔 文 件 目 錄期限：30年 分類：辦公室 盒號：5 件號責(zé)任者文號題 名日期頁數(shù)備注1甘肅省檔案局甘檔發(fā)200216號 甘肅省歸檔文件整理規(guī)則實施細則 20020304 14檔 案 盒 封 面 甘 肅 省 檔 案 局 備 考 表需要說明的問題： 立卷人： 檢查人： 時 間： 全宗號年 度保管期限分 類（按問題）起止件號室館盒 號盒 脊 填 寫（文件少，按年度分）1121121121122012201220

15、12201230年30年30年30年黨群類政務(wù)類人事類業(yè)務(wù)類起止件號1-10起止件號11-15起止件號16-30起止件號31-321234全宗號年 度保管期限分 類（按機構(gòu)）起止件號室館盒 號盒 脊 填 寫（文件多，按機構(gòu)年度分）112112112112201220122012201230年30年30年30年黨組辦公室人事處稽查處起止件號1-10起止件號11-15起止件號16-30起止件號31-321234全宗號年 度保管期限分 類（按問題）起止件號室館盒 號盒 脊 填 寫（文件少，跨年度）11211211211211211220122012201220122013201330年30年30年3

16、0年30年30年黨群類政務(wù)類人事類業(yè)務(wù)類黨群類政務(wù)類起止件號1-10起止件號11-15起止件號16-30起止件號31-32起止件號33-46起止件號47-56123456會計檔案會計檔案分類：（1）財務(wù)憑證；（2）財務(wù)賬簿；（3）財務(wù)報告；（4）其他。財務(wù)憑證封面樣式 會計檔案財務(wù)主管： 會計： 裝訂： 立卷部門辦公室（財務(wù)處）類 別會計憑證案卷名稱會 計 憑 證 （基 建）起止日期自2009年03月26日起至2009年12月31日止憑證編號自第25號起至第30號止保管期限15年冊 數(shù)本月共 4 冊 本冊是第 4 冊歸檔號28全宗號目錄號案卷號301備 考 表 樣 式備 考 表本卷需要說明的情

17、況：財務(wù)主管： 裝訂人： 年 月 日會計賬簿封面樣式 會 計 檔 案立卷部門財 務(wù) 科類 別賬 簿案卷名稱現(xiàn) 金 日 記 賬起止日期自2009年1月1日起止2009年12月31日止卷內(nèi)頁數(shù)100保管期限25年歸檔號1全 宗 號目錄號案卷號23財務(wù)報告的封面樣式 會 計 檔 案 立卷部門財 務(wù) 科類 別財務(wù)報告案卷名稱2009年度財務(wù)決算報告起止日期自2009年1月1日起止2009年12月31日止卷內(nèi)頁數(shù)56保管期限永久歸檔號2全 宗 號目錄號案卷號53會計憑證案卷目錄案卷號歸檔號案卷名稱起止日期卷內(nèi)頁數(shù)憑證編號保管期限備注11會計憑證（收款、付款、轉(zhuǎn)賬）2009.10.012009.12.31

18、1-331521會計憑證（收款、付款、轉(zhuǎn)賬）2010.012010.031-271532會計憑證（收款、付款）2010.042010.061-401541會計憑證（收款、付款、轉(zhuǎn)賬）2011.012011.021-3015會計賬簿案卷目錄案卷號歸檔號案卷名稱起止日期卷內(nèi)頁數(shù)憑證編號保管期限備注11銀行存款日記賬庫存現(xiàn)金日記賬2009.01.012009.12.311002521現(xiàn)金日記賬2010.01.082010.08.311202532銀行存款日記賬2010.01.012010.12.311002541總分類賬2011.01.012011.12.3111915財務(wù)報告案卷目錄案卷號歸檔號案

19、卷名稱起止日期卷內(nèi)頁數(shù)憑證編號保管期限備注11會計決算報表2009.01.012009.12.31155永久21會計決算報表(蘭州、白銀、定西）2010.01.012010.12.31164永久32會計決算報表(天水、隴南、平?jīng)觯?010.01.012010.12.31165永久41年度匯總、會計報表之一2010.01.012010.12.3188永久52年度匯總、會計報表之二2010.01.012010.12.3190永久63審計報告2009201030永久會計檔案（其他）案卷目錄案卷號歸檔號案卷名稱起止日期卷內(nèi)頁數(shù)憑證編號保管期限備注1120092010年余額調(diào)節(jié)表200920109152

20、2建行（261200907）對賬單2010.01.012010.12.31301533工行中山支行（2780605600）對賬單20112011615會計檔案歸檔號、案卷號排列示范會計憑證 6.1會計賬簿 6.2年 度歸檔號案卷號目錄號20081-2601-2606.1-120091-200261-46020101-253461-7136.1-2年 度歸檔號案卷號目錄號20081-2601-2606.220091-200261-46020101-253461-713會計檔案盒脊樣式會計憑證會計憑證會計憑證會計憑證會計憑證會計憑證 全 宗 號 全 宗 號 全 宗 號 全 宗 號 全 宗 號111

21、111111111目 錄 號目 錄 號目 錄 號目 錄 號目 錄 號 年 月 年 月 年 月 年 月 年 月2011.012011.022011.032011.04記賬憑證編號記賬憑證編號記賬憑證編號記賬憑證編號記賬憑證編號1-2829-5051-8384-99案 卷 號案 卷 號案 卷 號案 卷 號案 卷 號1-34-56-89-10會計賬簿、財務(wù)報告裝盒樣式會計賬簿全宗號111目錄號年 度2011案卷號58-60會 計 賬 簿單位名稱甘 肅 省 檔 案 局立卷部門辦公室保管期限10-25全宗號111歸檔號1-3目錄號案卷號基 建 檔 案項目檔案的前期控制：項目檔案的分類及檔號編制： （1）

22、分類： （2）檔號編制： 民用建筑的分類辦公區(qū)序號名 稱檔 號竣工時間備注1綜合樓JBG01200021號辦公樓JBG0220033活動中心JBG0320034機關(guān)室外配套工程JBG042004住宅區(qū)序號名 稱檔 號竣工時間備注位置11號家屬樓JJS01199922號家屬樓JJS02200233號家屬樓JJS032002會寧路1甲號樓HNLJS0119952乙號樓HNLJS0219953*樓HNLJS0320004*樓HNLJS042000項目建設(shè)管理程序簡圖投資估算施工預(yù)算竣工決算設(shè)計概算提出項目建議書可行性研究工程設(shè)計安排年度計劃開工審批組織施工竣工驗收投入使用決策立項時期規(guī)劃設(shè)計時期建設(shè)

23、實施時期竣工投產(chǎn)時期開展后評估后評估時期建設(shè)項目檔案目錄的編制案 卷 目 錄檔 號案卷題名編制單位編制日期保管期限件頁備注J01-1 省委組織部、省發(fā)改委等關(guān)于全省黨員干部教育基地建設(shè)項目設(shè)計 、招投標(biāo)等的報告、批復(fù)、通知及會議紀(jì)要等前期資料 省委組織部等 2005.112006.05 永久 27/98 J01-2 省委組織部、省建設(shè)廳、建筑設(shè)計院等關(guān)于全省黨員干部教育基地建設(shè)項目設(shè)計、初設(shè)修改、施工許可申請、消防審核證書等 省委組織部等 2006.082006.11永久 12/119 卷 內(nèi) 目 錄黨員教育基地 J011.1 序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁次備注1甘組辦字200556號

24、 省 委組織部 省委組織部關(guān)于申請建設(shè)全省黨員干部教育基地項目的報告 20051129 12蘭規(guī)建專審200640號蘭規(guī)建筑審查專家辦公室關(guān)于中共甘肅省委組織部“全省黨員干部教育基地”規(guī)劃建筑設(shè)計方案審查論證會議紀(jì)要 20060728 5 卷 皮 封 面檔案館（室）號檔 號_j01-1_縮 微 號_科 技 檔 案案卷題名： 省委組織部、省發(fā)改委等關(guān)于全省黨員干部 教育基地建設(shè)項目設(shè)計、招投標(biāo)等的報告、 批復(fù)、通知及會議紀(jì)要等前期資料 編制單位甘肅省委組織部等編制日期2005.012006.05 保管期限永久本 卷 共 27 件 98 頁 密 級 盒 脊 示 范檔 號檔 號檔 號檔 號檔 號檔

25、號檔 號011-3014-7018-100111-130114-150116-180119-20案卷題名案卷題名案卷題名案卷題名案卷題名案卷題名案卷題名甘肅省黨員干部教育基地 甘肅省黨員干部教育基地 甘肅省黨員干部教育基地 甘肅省黨員干部教育基地 甘肅省黨員干部教育基地 甘肅省黨員干部教育基地 甘肅省黨員干部教育基地 檔案章 竣工圖章檔 號件號J01011編制單位竣 工 圖編制人技術(shù)負責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人聲 像 檔 案聲像檔案：照片檔案，錄音、錄像檔案。 （1）照片檔案： a. 當(dāng)單位的照片數(shù)量比較多時： 分 類：按照“問題時間”進行分類。 排 列：同一個問題里，按時間順序排列；同一

26、個會議、事件或活 動中形成的一組緊密聯(lián)系的照片，根據(jù)具體情況按照時間 結(jié)合重要程度或總體結(jié)合局部等方法進行排列。 編號：問題代號+卷號+組別序號+照片序號“問題代號” 例如：會議類用H代表（H1-1-1、H1-1-2、H1-1-3.) (H1-2-1、H1-2-2、H1-2-3) b. 當(dāng)單位的照片數(shù)量較少： 分 類：按照“時間問題”進行分類。只需要按照“問題”出現(xiàn)的時間 順序連續(xù)使用照片冊，不必分冊或預(yù)留。 排 列：不同會議、事件和活動，按時間順序進行排列，同一會議、事 件和活動，根據(jù)具體情況按照時間結(jié)合重要程度或總體結(jié)合局 部等方法進行排列。 編 號：卷號+組別序號+照片序號 例如：第一組照片：1-1-1、1-1-2、1-1-3. 第二組照片：1-2-1、1-2-2、1-2-3.編號用鉛筆寫在照片背后右下角 文字說明：要注明六要素