DB32-T 3833-2020黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作規(guī)范-（高清現(xiàn)行）

1、ICS 01.020 A22DB32江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)DB 32/T 38332020黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作規(guī)范Specification of meeting services of party and government organizations2020-07-14 發(fā)布2020-08-14 實(shí)施江蘇省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā) 布DB32/T 38332020 PAGE * ROMAN II目次 HYPERLINK l _bookmark0 前言II HYPERLINK l _bookmark1 范圍1 HYPERLINK l _bookmark2 規(guī)范性引用文件1 HYPERLINK l _boo

2、kmark3 術(shù)語與定義1基本要求1 HYPERLINK l _bookmark4 服務(wù)流程3 HYPERLINK l _bookmark5 服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)6 HYPERLINK l _bookmark6 附錄 A（資料性附錄） 會(huì)議室預(yù)訂表8 HYPERLINK l _bookmark7 附錄 B（資料性附錄） 工作通知單9 HYPERLINK l _bookmark8 附錄 C（資料性附錄） 會(huì)議客情表10 HYPERLINK l _bookmark9 附錄 D（資料性附錄） 電子屏信息發(fā)布申請(qǐng)表11 HYPERLINK l _bookmark10 附錄 E（資料性附錄） 會(huì)議保障簽到表1

3、2 HYPERLINK l _bookmark11 附錄 F（資料性附錄） 會(huì)議服務(wù)應(yīng)急預(yù)案13 HYPERLINK l _bookmark12 附錄 G（資料性附錄） 遺留物品登記表16 HYPERLINK l _bookmark13 附錄 H（資料性附錄） 會(huì)務(wù)服務(wù)滿意度調(diào)查表17 HYPERLINK l _bookmark14 參考文獻(xiàn)18前言本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)由江蘇省機(jī)關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位：常州市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、金陵江南會(huì)議中心。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：馬索、韓奕、戴海燕、周欣華、劉華、杭燕、張朝麗、張麗芬、顧敏玨。DB32/T

4、38332020 PAGE 18黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作規(guī)范范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)會(huì)議術(shù)語與定義、服務(wù)保障、服務(wù)流程、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)等會(huì)議服務(wù)規(guī)范。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于江蘇省黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作管理，其他會(huì)議服務(wù)可參照?qǐng)?zhí)行。規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB 2894安全標(biāo)志及其使用導(dǎo)則大全GB 13495.1 消防安全標(biāo)志GB/T 18883-2002室內(nèi)空氣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)GB/T 30520會(huì)議分類與術(shù)語SB/T 10851會(huì)議中心運(yùn)營(yíng)服務(wù)規(guī)范DB42/T 148

5、7-2018黨政機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)管理規(guī)范DB51/T 26162019機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)規(guī)范術(shù)語與定義GB/T 30520界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。為方便適用，以下重復(fù)列出了GB/T 30520 中的部分術(shù)語和定義。會(huì)議在特定的時(shí)間和空間，通過發(fā)言、討論、演示、商議、表決等多種形式以達(dá)到議事協(xié)調(diào)、交流信息、 傳播知識(shí)、推介聯(lián)絡(luò)等目的的一定人數(shù)的群體活動(dòng)。黨政機(jī)關(guān)會(huì)議黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)，以及各民主黨派、工商聯(lián)、各 人民團(tuán)體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位主辦的會(huì)議?；疽髾C(jī)構(gòu)應(yīng)具有黨政機(jī)關(guān)會(huì)議定點(diǎn)場(chǎng)所資格。人員應(yīng)年滿 18 周歲，身心健康、政治面貌良好。具

6、有相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，并熟練運(yùn)用。設(shè)備操作人員應(yīng)具有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)任職資格。遵守會(huì)議保密紀(jì)律，做到不聽、不看、不傳會(huì)議內(nèi)容。員工服務(wù)用語應(yīng)符合以下要求：講普通話，語言文明不使用服務(wù)禁語如：不行、不知道等；口齒清晰，語氣、語調(diào)適中；有問必答，體現(xiàn)主動(dòng)，參會(huì)人員未聽清時(shí)，應(yīng)重復(fù)講述。員工的儀容儀表應(yīng)符合以下要求：應(yīng)穿著統(tǒng)一制服，保持干凈整潔、熨燙平整；工號(hào)牌應(yīng)佩戴在制服左胸前，偏上位置，保持干凈、無破損；應(yīng)著深色工作鞋、肉色或淺灰色工作襪，干凈無破損；頭發(fā)梳理整齊，劉海不宜遮住眉毛，側(cè)發(fā)不遮耳；短發(fā)不過肩，長(zhǎng)發(fā)用統(tǒng)一的頭花盤起，發(fā)色黑色、深咖啡為宜；女員工面部化淡妝，妝容自然；指甲干凈不宜過長(zhǎng)，

7、修剪整齊不得涂有色指甲油； g） 保持頭發(fā)、口腔、身體干凈清潔無異味。員工的行為舉止應(yīng)符合以下要求：舉止文明，姿態(tài)端莊；主動(dòng)服務(wù)，符合崗位規(guī)范；三輕四勤:“三輕”走路輕、說話輕、操作輕；“四勤”眼勤、手勤、嘴勤、腿勤。場(chǎng)所配置與會(huì)議規(guī)模、規(guī)格等相適的會(huì)議室。配置的設(shè)施應(yīng)包括但不限于：足夠的插座、網(wǎng)絡(luò)接口、視頻接口等基本設(shè)施；能實(shí)行分區(qū)光控且滿足可調(diào)控性要求的燈具，色溫應(yīng)滿足攝影攝像要求；獨(dú)立的溫控系統(tǒng)；醒目的禁煙標(biāo)志。會(huì)議室外圍應(yīng)配置相應(yīng)的輔助系統(tǒng)，包括但不限于：規(guī)模適當(dāng)并分設(shè)機(jī)動(dòng)車進(jìn)出口與人員通道；疏散通道、安全出口、消防車通道、應(yīng)急照明等應(yīng)急設(shè)施，并配有醒目的安全標(biāo)志且布局合理、 設(shè)施完善

8、的停車場(chǎng)，標(biāo)志應(yīng)符合 GB 2894 和 GB 13495.1 的規(guī)定；公共信息導(dǎo)向系統(tǒng)，如會(huì)議室位置標(biāo)志、導(dǎo)向標(biāo)志、樓層分布平面示意圖、會(huì)場(chǎng)分布平面示意 圖、電子屏等；監(jiān)控系統(tǒng)，且設(shè)備安裝于所有出入口、主要通道等位置；按需提供服務(wù)用品，可包括但不限于：投影設(shè)備、幕布、音視頻設(shè)備、杯具等。消毒客用物品杯具清洗后放含有效氯500mgL的消毒液浸泡30min。消毒后的杯具用清水沖凈，放入消毒柜高溫消毒30min。毛巾使用前用熱水淋濕，折疊后放置紅外線消毒柜內(nèi)消毒30min。工作間會(huì)務(wù)中心會(huì)議室可配有工作間和消毒區(qū)域，有專人負(fù)責(zé)，保持整潔。工作間備有常用的消毒工具和 消毒劑，分類存放?？諝庀緯?huì)議室

9、應(yīng)保持開窗通風(fēng)，促進(jìn)空氣流通，每日通風(fēng)不少于 2 次，每次 20-30min。使用空調(diào)時(shí)應(yīng)確保安全通風(fēng)換氣，保證足夠的新風(fēng)輸入。會(huì)后會(huì)議應(yīng)開窗通風(fēng)，時(shí)間不低于 30min。服務(wù)流程會(huì)議預(yù)訂電話預(yù)訂電話鈴響三聲以內(nèi)接聽電話，主動(dòng)問候；超過三聲接聽電話時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ街虑?；在服?wù)對(duì)象掛 電話后方可掛斷電話。接受電話預(yù)訂前應(yīng)詳細(xì)記錄相關(guān)信息，將會(huì)議信息填寫會(huì)議室預(yù)訂表中，會(huì)議室預(yù)訂表參見附錄 A。會(huì)議信息應(yīng)包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、臺(tái)型要求、話筒音響、會(huì)標(biāo)席卡、電子屏發(fā)布、會(huì)議單位、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。按照會(huì)議要求分解會(huì)議服務(wù)內(nèi)容，開具工作通知單，工作通知單參見附錄 B,下達(dá)工作任務(wù)。客情發(fā)布根據(jù)會(huì)議預(yù)

10、訂隨時(shí)整理客情，每天做三日客情記錄，客情記錄表參見附錄 C。根據(jù)工作需要將客情記錄發(fā)送到相關(guān)單位和辦公室郵箱。市領(lǐng)導(dǎo)以上人員參加的會(huì)議為重要會(huì)議，需在客情單上作標(biāo)記。會(huì)場(chǎng)確認(rèn)會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議主辦方對(duì)會(huì)場(chǎng)布置的意見與要求，了解會(huì)議臺(tái)型、人數(shù)、音視 頻等要求，并逐一記錄，通過復(fù)核的方式確認(rèn)。相關(guān)物管單位在會(huì)場(chǎng)與會(huì)議主辦方做好對(duì)接，確認(rèn)會(huì)議要求并提供相應(yīng)服務(wù)。會(huì)場(chǎng)服務(wù)員或主管將會(huì)議主辦方確認(rèn)的會(huì)議細(xì)節(jié)反饋給預(yù)訂員，由預(yù)訂員統(tǒng)一整理，根據(jù)新 要求，下達(dá)工作任務(wù)。電子信息發(fā)布電子屏發(fā)布表擬定統(tǒng)一格式。電子屏信息發(fā)布申請(qǐng)表參見附錄 D。接受電子屏信息發(fā)布采用傳真、網(wǎng)絡(luò)、郵箱或 QQ 接收，由電子

11、信息控制中心簽收并發(fā)布。會(huì)議臨時(shí)增加的信息發(fā)布內(nèi)容，會(huì)議中心及時(shí)通知電子信息控制中心并簽字確認(rèn)。設(shè)施設(shè)備調(diào)試技術(shù)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議使用的話筒、線路、音響、視頻等設(shè)備進(jìn)行布置，要求應(yīng)符合表 1 的規(guī)定。布置完成后應(yīng)對(duì)燈光、空調(diào)、音控設(shè)備、音頻設(shè)備、視頻設(shè)備、其他設(shè)備等進(jìn)行調(diào)試，調(diào)試要求應(yīng)符合 表 2 規(guī)定。表1 設(shè)施設(shè)備布置要求序號(hào)項(xiàng)目要求1話筒會(huì)議通常使用鵝頸話筒，話筒底座前端到座位桌沿距離為35cm（通 差5cm），話筒拾音頭距離桌面25cm（通差5cm）。無線話筒信號(hào)接收器充分考慮信號(hào)覆蓋范圍，確保電池電量充足 并有備用電池。2線路12排線基本達(dá)到“橫平豎直”，整齊，美觀，大方。經(jīng)過人行通道的，

12、做好安全固定，防止線路纏結(jié)，絆腳。3視頻設(shè)備視頻設(shè)備布置于所有參會(huì)人員可見處，與電腦正確連接，畫面顯示 正常。表2 設(shè)施設(shè)備調(diào)試要求序號(hào)項(xiàng)目要求1燈光會(huì)議室日常衛(wèi)生工作時(shí)，燈光開到中等偏暗，以光帶為主。布置會(huì)場(chǎng)時(shí)將燈光開到中等偏亮，筒燈加光帶部分。會(huì)前 1h 開啟全部燈光，會(huì)場(chǎng)照明亮燈率 100，光線柔和不刺眼，照度適宜。應(yīng)根據(jù)不同情況控制燈光，并單獨(dú)檢查在使用投影時(shí)的燈光效果。2空調(diào)1 會(huì)議室空調(diào)的開啟時(shí)間為會(huì)前 1h，重要會(huì)議空調(diào)的開啟時(shí)間為會(huì)前2h。如遇會(huì)務(wù)人員布置會(huì)場(chǎng)，原則上不開空調(diào)（特殊情況除外）?？照{(diào)運(yùn)行狀態(tài)正常。參照GB/T 18883-2002 室內(nèi)空氣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，室內(nèi)空調(diào)溫度夏

13、季常設(shè)不低于 26，冬季采暖不高于 20。參照 GB/T 18883-2002 室內(nèi)空氣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，室內(nèi)相對(duì)濕度夏季空調(diào)4080，冬季采暖 3060。3音控設(shè)備時(shí)序電源、調(diào)音臺(tái)、混音器、音頻處理器、功放、揚(yáng)聲器、會(huì)議電腦、高清混合矩陣運(yùn)行參數(shù)正常。4音頻設(shè)備音響設(shè)備與話筒正確連接，避免出現(xiàn)雜音、電流聲、音頻干擾等。每個(gè)話筒都應(yīng)試音，以不同位置、最遠(yuǎn)距離可以聽清、音量適中為準(zhǔn)。視頻設(shè)備1LED 屏啟動(dòng)正常。電視機(jī)運(yùn)行狀態(tài)正常。投影機(jī)及配套幕布運(yùn)行正常。網(wǎng)絡(luò)及信號(hào)線路正常。信號(hào)無縫切換臺(tái)運(yùn)行正常。音視頻素材正常。會(huì)場(chǎng)使用電腦運(yùn)行正常。2354567其他設(shè)施設(shè)備1UPS 運(yùn)行狀態(tài)正常。備用設(shè)備啟動(dòng)運(yùn)行

14、正常。地插、強(qiáng)弱電線路正常。623設(shè)施設(shè)備調(diào)試完畢后應(yīng)由專人看管，防止誤撞、誤扯。會(huì)前準(zhǔn)備擺臺(tái)椅子正對(duì)桌肚中間，椅面邊沿距離桌肚邊沿 15cm，椅背呈一條直線；托盤應(yīng)左手臂自然成 90角，掌心向上，五指指腹及掌根保持托盤平衡。托盤內(nèi)物品由高到矮由內(nèi)到外擺放整齊，避免相互碰撞；席卡正對(duì)椅背居中位置，擺放距離會(huì)議桌外沿 1cm；毛巾框清潔無損，上沿靠桌子內(nèi) 1cm，與席卡間距 2cm；毛巾溫?zé)崞秸鍧崯o損。用毛巾夾夾起毛巾放至毛巾框內(nèi)，毛巾開口朝向杯子，毛邊朝桌沿 內(nèi)側(cè)，光邊朝向客人；杯墊清潔，邊緣距離桌沿內(nèi)側(cè) 5cm，距離毛巾框 2cm；蓋杯清潔無損，茶葉適量均勻鋪放在杯底。蓋杯放置杯墊居中，杯

15、柄朝右下 45；紙與下桌沿齊平，筆與信紙右下角呈 45角，筆尖朝上。毛巾使用根據(jù)會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)備毛巾數(shù)量，潔凈柔軟，無黃跡無毛頭；熱水淋濕浸泡毛巾均勻濕透，濕度合適不可擠壓出水；按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)折疊成適合毛巾框大小尺寸，棱角分明；放置紅外線消毒柜內(nèi)消毒；會(huì)前 15min 將毛巾上至?xí)h桌。設(shè)施設(shè)備話筒宜提前 0.5-1h 打開，連接并測(cè)試所有相關(guān)音響設(shè)備。會(huì)議開始前 15min 再次檢查確認(rèn)；空調(diào)在會(huì)議開始前 1h 打開；重要會(huì)議接待時(shí)，相關(guān)物管單位指定人員對(duì)會(huì)場(chǎng)空調(diào)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量并全程跟進(jìn)，同時(shí)作好記錄，會(huì)議保障簽到表參見附錄 E。迎賓會(huì)議開始前30min，服務(wù)人員側(cè)身站立于會(huì)議室正門位置，面帶微笑行

16、15鞠躬禮，主動(dòng)問候“您好”迎接客人。會(huì)中服務(wù)茶水服務(wù)會(huì)前 20min 進(jìn)行第一遍茶水服務(wù)，參會(huì)人員提前入座后宜及時(shí)倒水；會(huì)中倒水順序按照先上級(jí)再下級(jí)、先客后主依次進(jìn)行?；刈中?、U 字型會(huì)議從客人右后方進(jìn)行茶水服務(wù)。左手拿水壺，右手小指和無名指夾住杯蓋， 大拇指和食指握住杯柄，端起水杯至身前進(jìn)行倒水。茶水倒至七分滿后，放下水杯并蓋上杯蓋，杯蓋留有適當(dāng)縫隙，再用手示意請(qǐng)用茶。課桌型會(huì)議從會(huì)議桌前方進(jìn)行茶水服務(wù)，倒水時(shí)右手拿水壺，左手大拇指與食指拿起杯蓋并 豎起，下邊沿與杯口持平，防止茶水濺出。1520 min 添加茶水一次，根據(jù)會(huì)議情況可調(diào)整添加茶水時(shí)間。會(huì)議過程中有參會(huì)人員遲到或者更換人員情況

17、，5min 內(nèi)更換相應(yīng)的茶水。設(shè)備保障電視電話會(huì)議應(yīng)協(xié)調(diào)電信、移動(dòng)或聯(lián)通等通信運(yùn)營(yíng)商及相關(guān)部門，做好電視電話會(huì)議的保障 工作。會(huì)中關(guān)注會(huì)場(chǎng)動(dòng)態(tài)，根據(jù)情況調(diào)整音量、音質(zhì)，發(fā)現(xiàn)問題立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，會(huì)后檢修設(shè)備。會(huì)場(chǎng)巡查會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序應(yīng)配備專人維護(hù)，重要會(huì)議安排專人門口值守，保持通道、洗手間等公共場(chǎng)所清潔， 并能對(duì)會(huì)場(chǎng)周邊進(jìn)行安全巡查，如遇突發(fā)事件應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，同時(shí)協(xié)助相關(guān)單位及時(shí)有效處置， 突發(fā)事件事項(xiàng)及處置程序見附錄 F。會(huì)后整理送別會(huì)議結(jié)束，服務(wù)人員打開會(huì)議室門，站立門口送別會(huì)議人員，并提醒帶好隨身物品。會(huì)場(chǎng)整理會(huì)后及時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)是否有遺留物品，按照會(huì)場(chǎng)遺留物品處理程序進(jìn)行處理；待參會(huì)人員

18、離開會(huì)場(chǎng)后，及時(shí)關(guān)閉音響設(shè)備、空調(diào)及部分燈光；將客用物品進(jìn)行清潔消毒處理，將會(huì)議遺留的資料等及時(shí)整理送至主辦方；做好會(huì)議室衛(wèi)生保潔工作；會(huì)場(chǎng)整理完，及時(shí)關(guān)閉所有設(shè)施設(shè)備，并檢查確認(rèn)。遺留物品處理登記,對(duì)物品遺留的具體地點(diǎn)、時(shí)間、拾獲人等按規(guī)定登記。遺留物品登記表參見附錄 G；貼標(biāo)簽,將遺留物品貼上標(biāo)簽，標(biāo)明物品具體拾獲地點(diǎn)、時(shí)間、單位信息；聯(lián)系相關(guān)單位, 將遺留物品的相關(guān)信息告知會(huì)議主辦方，由會(huì)議主辦方聯(lián)系失主。認(rèn)領(lǐng)人接收遺留物品之后應(yīng)簽字確認(rèn)；保存期限,一般物品保存半年，貴重物品保存一年，對(duì)于超過保存期限且無人認(rèn)領(lǐng)的遺留物品 可由部門自行處理。服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)投訴管理應(yīng)按以下要求處理投訴：建立

19、投訴平臺(tái)，暢通投訴渠道；受理投訴并予以記錄；在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行調(diào)查了解，并做出處理意見；及時(shí)反饋處理意見；記錄投訴處理結(jié)果。服務(wù)評(píng)價(jià)應(yīng)建立全面有效的服務(wù)評(píng)價(jià)管理制度。評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括但不限于：服務(wù)對(duì)象滿意度；服務(wù)時(shí)間準(zhǔn)確率；服務(wù)項(xiàng)目完成率；有效投訴結(jié)案率。評(píng)價(jià)途徑應(yīng)包括但不限于：征求會(huì)議主辦方意見和建議,填寫會(huì)務(wù)服務(wù)滿意度調(diào)查表，會(huì)務(wù)服務(wù)滿意度調(diào)查表參見附錄 H；走訪參會(huì)人員，征求對(duì)會(huì)議服務(wù)的意見和要求；設(shè)立投訴箱、意見??；互聯(lián)網(wǎng)反饋。妥善處理會(huì)前、現(xiàn)場(chǎng)及會(huì)后投訴和需求，并在 3 個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)。投訴及處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋，督促整改，并做好記錄。服務(wù)改進(jìn)采取措施，對(duì)出現(xiàn)的不合格服務(wù)進(jìn)行糾正，消除或

20、降低不合格服務(wù)造成的不良影響。分析產(chǎn)生不合格服務(wù)的原因，制定整改措施，并跟蹤整改措施的落實(shí)情況。通過信息的收集與分析，持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。附 錄 A（資料性附錄） 會(huì)議室預(yù)訂表表 A.1 會(huì)議室預(yù)訂表會(huì) 議 室 預(yù) 訂 表會(huì)議時(shí)間：年月日時(shí)分會(huì)議室：會(huì)議人數(shù)：人；其中：主席臺(tái)人演講臺(tái) 電子屏 門頭 會(huì)標(biāo) 噴繪 席卡 茶 礦泉水 毛巾 禮儀人；簽到臺(tái)張 ；水果：份元/份有線話筒支； 無線話筒支； 投影儀 電視電話會(huì)議 通知單號(hào)電子屏內(nèi)容：通知單號(hào)會(huì)標(biāo)（噴繪）內(nèi)容：通知單號(hào)備注：空調(diào)開啟通知單號(hào)：預(yù)訂單位：預(yù)訂人：預(yù) 訂 員：電 話 ：年月日時(shí)分附 錄 B（資料性附錄） 工作通知單表 B.1 工作通

21、知單部門通知內(nèi)容單位：0000001留存部門：年月日時(shí)工作通知單單位：0000001部門通知內(nèi)容通知單部門：年月日時(shí)附 錄 C（資料性附錄） 會(huì)議客情表日期時(shí)間會(huì)議室會(huì)議內(nèi)容人數(shù)部門聯(lián)系人備注表 C.1 會(huì)議客情表會(huì)議客情表附 錄 D（資料性附錄）電子屏信息發(fā)布申請(qǐng)表單位名稱會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間聯(lián)系人名稱聯(lián)系電話發(fā)布時(shí)間發(fā)布位置信息內(nèi)容：備注：會(huì)議中心（簽字）日期、時(shí)間消控中心（簽字）日期、時(shí)間表 D.1 電子屏信息發(fā)布申請(qǐng)表電子屏信息發(fā)布申請(qǐng)表附 錄 E（資料性附錄） 會(huì)議保障簽到表日期會(huì)議名稱會(huì)議單位會(huì)議中心智能化保障單位設(shè)施設(shè)備保障單位簽名時(shí)間溫度簽名時(shí)間溫度時(shí)間溫度時(shí)間溫度簽名時(shí)間溫度時(shí)間

22、溫度時(shí)間溫度表 E.1 會(huì)議保障簽到表會(huì)議保障簽到表附 錄 F（資料性附錄） 會(huì)議服務(wù)應(yīng)急預(yù)案疑似中毒事件做好會(huì)議室客用物品的消毒工作，嚴(yán)格把好衛(wèi)生關(guān)，確?？陀梦锲非鍧嵭l(wèi)生。一旦發(fā)生中毒現(xiàn)象，立即撥打急救中心電話“120”呼救，如醫(yī)務(wù)人員未及時(shí)趕來，中毒者 有生命危險(xiǎn)，應(yīng)將中毒者送附近醫(yī)院搶救，并通知會(huì)議主辦方中毒人員情況。保護(hù)中毒者所在現(xiàn)場(chǎng)，不要讓任何人觸摸有毒或可疑有毒的物品（如：藥物、容器、飲品及食物、嘔吐物等）。將中毒者的私人物品登記交與警方。維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，防止閑雜人員圍觀。將有關(guān)資料（包括警車、救護(hù)車到達(dá)及離開之時(shí)間、警方負(fù)責(zé)人姓名等資料）登記備案。發(fā)現(xiàn)投毒者或可疑人員，立即滯留，交

23、警方處理。會(huì)議室滅火和緊急疏散當(dāng)發(fā)現(xiàn)發(fā)生火情時(shí)，用最近的滅火器材進(jìn)行初起火災(zāi)撲救，并向會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人和消控中心報(bào)告；火勢(shì)較大時(shí)，會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員應(yīng)立即引導(dǎo)參會(huì)人員從安全出口撤離至集中疏散點(diǎn)，并協(xié)助安保 人員清點(diǎn)人數(shù)，做好人員情緒穩(wěn)定工作；會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人檢查會(huì)場(chǎng)撤離情況,確保人員均已安全撤離。停電停電時(shí)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)了解停電的原因、恢復(fù)供電的時(shí)間，并在第一線指揮、檢查工作。備電筒兩只，擺放在服務(wù)室內(nèi)，如遇長(zhǎng)時(shí)間停電可作應(yīng)急使用?，F(xiàn)場(chǎng)管理人員及時(shí)上報(bào)相關(guān)部門現(xiàn)場(chǎng)情況。所有員工應(yīng)各就各位，不可離開工作場(chǎng)所，應(yīng)向參會(huì)人員做好解釋工作?，F(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人到有會(huì)議的會(huì)議室做好解釋及道歉工作。停電時(shí)間較長(zhǎng)，服務(wù)員可指引參會(huì)

24、人員沿安全通道到會(huì)場(chǎng)外。全天工作結(jié)束，供電還未恢復(fù)，管理人員應(yīng)再次檢查工作崗位，確保關(guān)閉所有電源，保障安全。緊急性停水發(fā)現(xiàn)停水情況，應(yīng)立即聯(lián)系維修中心詢問停水原因、停水時(shí)間長(zhǎng)短、停水區(qū)域；根據(jù)情況，如果是單位內(nèi)部因故障局部區(qū)域停水，應(yīng)查明停水原因，及時(shí)搶修，在最短時(shí)間 內(nèi)消除故障，盡快恢復(fù)供水。會(huì)議中心應(yīng)立即召集人員前往沒有停水的區(qū)域進(jìn)行備水運(yùn)水，保障會(huì)議正 常接待；如果是供水公司緊急停水，應(yīng)立即電話詢問供水公司，問明停水原因、供水時(shí)間，并第一時(shí)間通知停水期間所有會(huì)議的主辦單位，講明停水原因、停水時(shí)間、供水時(shí)間及會(huì)議中心備水情況，使 主辦單位根據(jù)情況提前做好會(huì)議準(zhǔn)備，配合主辦單位完成會(huì)議接待。

25、音視頻設(shè)施設(shè)備故障會(huì)議室門頭、電子屏、LED發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)第一時(shí)間聯(lián)系相關(guān)單位，請(qǐng)他們安排人員檢查并檢 修，同時(shí)和會(huì)議主辦單位作好解釋工作，及時(shí)向主辦單位報(bào)告檢查結(jié)果。會(huì)議期間發(fā)現(xiàn)有話筒、音響等設(shè)備發(fā)出噪音或者靜音的情況，應(yīng)第一時(shí)間告訴相關(guān)單位現(xiàn)場(chǎng)工作人員，立即啟用備用設(shè)備，排查故障，及時(shí)搶修，保證會(huì)議正常進(jìn)行。會(huì)議期間發(fā)現(xiàn)會(huì)議室外有噪音的情況，應(yīng)立即撥打報(bào)修電話，聯(lián)系相關(guān)人員進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)噪音源應(yīng)立即制止，告知噪音已經(jīng)影響會(huì)議，馬上消除噪音。當(dāng)問題比較緊急時(shí)可先報(bào)修再向上級(jí)主管匯報(bào)，正常情況是先匯報(bào)上級(jí)主管再進(jìn)行處理。會(huì)中水杯傾倒灑水會(huì)議期間發(fā)現(xiàn)灑水情況，應(yīng)立即啟用備用物品，第一時(shí)間去清理現(xiàn)場(chǎng)

26、；詢問參會(huì)人員是否有燙傷情況，如有輕微燙傷，用燙傷膏涂抹；將紙巾、毛巾給參會(huì)人員擦拭衣服；將打翻的杯具、茶葉及時(shí)清理干凈；用抹布將桌子、椅子、地毯擦拭干凈；把新的茶具擺放到位，泡好水；將撤下來的物品送至服務(wù)間進(jìn)行清潔整理；參會(huì)人員臨時(shí)增加主辦單位會(huì)前布置會(huì)場(chǎng)時(shí)通知服務(wù)員臨時(shí)增加參會(huì)人數(shù)的情況，根據(jù)增加人數(shù)，原定會(huì)議室能夠滿足要求的情況下，進(jìn)行桌椅、茶具等物品的補(bǔ)充。主辦單位會(huì)前布置會(huì)場(chǎng)時(shí)通知服務(wù)員臨時(shí)增加參會(huì)人數(shù)的情況，根據(jù)增加人數(shù)，原定會(huì)議室不能夠滿足的情況下，要立即告訴主辦單位因會(huì)議室太小不能滿足加桌椅的要求，并推薦合適的會(huì)議 室，征求主辦方意見，做好調(diào)整會(huì)議室的準(zhǔn)備。出現(xiàn)會(huì)議開始前，會(huì)議室內(nèi)座位已經(jīng)坐滿，還有參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室的情況，應(yīng)立即向主管請(qǐng)求支援，增加桌椅請(qǐng)參會(huì)人員入座，并送上茶水，保證會(huì)議正常進(jìn)行。下班臨時(shí)加會(huì)班組成立以主管為首的應(yīng)急接待小組，主管為應(yīng)急接待小組組長(zhǎng)；領(lǐng)班為副組長(zhǎng)1名；員工 組員3名；下班后臨時(shí)接到加會(huì)通知，根據(jù)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)，安排應(yīng)急小組人員第一時(shí)間（30min 內(nèi)）趕往單位負(fù)責(zé)會(huì)議接待。特