論企業(yè)秘書如何在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮重要作用

1、論企業(yè)秘書如何在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮重要作用摘要:為使企業(yè)秘書成為現(xiàn)代企業(yè)需要的復合型人才,廣闊企業(yè)秘書人員必須加強學習,迎難而上,實在轉變職能,創(chuàng)新工作機制,以良好的精神狀態(tài),嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L,在企業(yè)經(jīng)濟建立中發(fā)揮更大作用。關鍵詞:企業(yè)管理綜合素質(zhì)秘書職能隨著國有企業(yè)改革的進一步深化,新的管理體制、運作機制的建立,企業(yè)管理必須按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求全面加強,各級管理部門、各類管理人員也必須相應地轉變職能。企業(yè)秘書作為企業(yè)樞紐部門的高級管理人員,也要從如何進步自身整體綜合素質(zhì)入手,適應新體制、新機制的需要,轉變崗位職能,成為現(xiàn)代企業(yè)需要的復合型人才,更好地發(fā)揮作用,為工作大局效勞,促進企業(yè)開展。一

2、、更新思想觀念,樹立五種意識在現(xiàn)代企業(yè)制度的新體制下,企業(yè)的一切工作,都必需要以效益為中心,以爭取最正確經(jīng)濟效益,獲取最大利潤為目的。企業(yè)秘書工作也必須顯現(xiàn)出創(chuàng)造效益、創(chuàng)造價值的作用。因此企業(yè)秘書的觀念和思維必須按國內(nèi)外市場變化隨事而異,隨境而異,不斷地吐故納新,隨市場經(jīng)濟意識調(diào)整自身行為。今天的市場經(jīng)濟競爭日趨劇烈,企業(yè)在競爭中優(yōu)勝劣汰,促使效率進步,資源配置優(yōu)化。企業(yè)指導為了本企業(yè)的生存、競爭、開展,不得不受市場這個無形的繩索所牽制,根據(jù)市場變化進展市場預測和市場分析,隨時調(diào)整營銷策略。因此,企業(yè)秘書不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的消費經(jīng)營過程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié),而且更要將自身思維和行動置于外界(國

3、內(nèi)外市場),隨時參與對外經(jīng)濟活動,及時更新思維行動方式,把握市場動向,搜集有效信息,搞好調(diào)查研究,發(fā)揮最好的參謀助手作用,使企業(yè)指導的經(jīng)營思路不斷拓展。目前,廣闊企業(yè)秘書工作者關鍵是要把思想統(tǒng)一到企業(yè)轉機建制的目的上來,結實樹立五種意識。一是全局意識,即要認清形勢,把握大局,把秘書工作放在企業(yè)中心工作的大局來考慮,克制自我封閉,自我運行、就事論事的思想;二是超前意識,即要擅長研究形勢,對新事物、新情況要敏感,要超前決策,超前行動,打時間差,爭取工作主動性;三是形象意識,即干什么工作,辦任何事情都要考慮到企業(yè)的整體形象和聲譽,要做出實實在在的成績,在建立現(xiàn)代企業(yè)制度的過程中盡可能留下較深的“痕跡

4、;四是效勞意識,即搞好效勞工作,對上務實,對下求優(yōu),特別是對基層要多指導幫助,少干預添亂,對職工多排憂解難,少指責抱怨,樹立嚴謹高效的作風,認真細致地對待每一項工作;五是廉政意識,作為一名合格的企業(yè)秘書,必須做到廉潔從政,不為一己之利,利用工作之便,或打著指導旗號,辦私事,謀私利。堅持廉潔奉公,忠于職守,盡心盡力地履行自己的職責,殫精竭慮地進步效勞程度。二、發(fā)揮參謀作用,提供最正確決策在國內(nèi)、國際市場全球化大環(huán)境下,企業(yè)正面臨著良好的開展機遇,同時也存在著嚴峻的挑戰(zhàn)。面對各種因素復雜多變的場面,企業(yè)消費經(jīng)營戰(zhàn)略決策富有更大的挑戰(zhàn)性、風險性和靈敏性,使指導決策變得更加復雜和困難。因此,企業(yè)秘書的

5、參謀助手作用就顯得特別重要。企業(yè)秘書人員要抱著高度的事業(yè)心和強烈的責任感,發(fā)揮好參謀助手作用。工作要主動圍繞指導轉,圍繞黨政的重大部署、重大行動轉,真正做到與企業(yè)指導目的同向,思想同頻,言語同聲,行動同步。要適應信息化開展的時代要求,重視信息參謀作用。從某種意義上講,信息的參謀作用是企業(yè)指導科學決策必不可少的最經(jīng)濟有效迅速的工具,信息的正誤直接關系到指導決策程度和后果。所以,如今的企業(yè)秘書所從事的工作已不同于簡單的辦事、辦文、辦會等一般事務性工作,而是把信息由企業(yè)機關事務向指導決策效勞轉變。秘書要把做好信息工作作為指導參謀、協(xié)調(diào)、催辦、督辦的根底和手段,將采集到的各種信息進展分析、搜集、處理、

6、加工,提出預案,主動參謀獻策,降低指導決策風險度。從而以信息效勞為載體,把企業(yè)秘書工作進步到一個新程度。因此,在現(xiàn)代企業(yè)制度下,企業(yè)秘書要擅長學會利用和發(fā)揮內(nèi)外信息網(wǎng)絡的功能和作用,準確領會指導意圖,圍繞中心工作提出內(nèi)容性、綜合性、針對性、動態(tài)性、經(jīng)歷性、問題性和反應性等有深度的高層次信息,進入指導的決策圈,讓指導及時知曉,啟發(fā)指導的正確決策,從而,為指導科學決策提供有效的效勞。三、施展公關技能,開拓工作領域隨著改革開放的深化和市場經(jīng)濟迅猛開展,企業(yè)秘書工作由封閉型轉向開放型,使秘書活動的領域得以較大的拓展,“內(nèi)務與“外事互相交融,組成了秘書理論運作公關性的整體內(nèi)容。從理論的本質(zhì)特征來看,秘書

7、與公共關系工作具有一致性和相通性。對內(nèi),事務處理、接人待物、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)左右、溝通縱橫,使企業(yè)各部門按經(jīng)營目的同步運轉,實現(xiàn)秘書同指導、各部門關系融洽;對外,搜集和交流經(jīng)濟信息呈報經(jīng)歷材料,反映主要問題,參與經(jīng)濟與文化交往活動,配合諸如經(jīng)濟信息發(fā)布會、產(chǎn)品訂貨會、慶典會等對外經(jīng)濟活動而進展大量的詳細籌劃和事務工作(會務,傳授、反愧交往),都表現(xiàn)出公關性的濃重特征。隨著中國“入世后新的市場經(jīng)濟體制的建立和國內(nèi)外消費意識的覺悟,企業(yè)已經(jīng)形成了強大的市場壓力,市場為買方市場所占領,消費者自主選擇產(chǎn)品和企業(yè)。在優(yōu)勝劣汰的形勢下,企業(yè)不只是將自己的產(chǎn)品推銷給用戶工作就結束了,而是要同用戶、政府建立一種

8、依賴信任和謀求縱深開展的關系,讓政府首肯,公眾知曉,用戶信賴。因此,這就要求現(xiàn)代企業(yè)秘書不僅有較強的語言表達才能、寫作才能及敏銳的觀察、考慮、調(diào)研、分析才能,而且還必須有較強的處理人際關系的才能、社會活動才能、干練的辦事和純熟的公關技能,通過創(chuàng)立公關活動的“名牌,將自己的觸角隨時延伸,上到政府官員,下到內(nèi)部員工,左到市場用戶,右到社會名流,從而使企業(yè)秘書在公關籌劃施行中擔任重要角色,為企業(yè)樹立良好的形象。四、進步知識程度,應對新的挑戰(zhàn)隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和現(xiàn)代管理的開展,這對秘書的知識構造提出了新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代企業(yè)往往從進步效率、節(jié)省開支出發(fā),要求秘書一專多能:既能撰寫文稿又能處理文書、檔案,

9、既會使用電腦又懂外語,既能管理好內(nèi)部事務又能勝任公關、洽談業(yè)務。也就是說,秘書人員要有“十八般武藝,成為企業(yè)的智囊人物、指導的得力助手。這實際上要求秘書必須是復合型人才,只有這種復合型人才才能適應企業(yè)指導開拓經(jīng)營的需要,這就要求企業(yè)秘書要兼?zhèn)鋷追N才能,具有豐富的復合性知識。企業(yè)秘書要高度重視發(fā)揮現(xiàn)代化辦公技術的作用,努力掌握現(xiàn)代化的辦公設備的技術才能,學會使用現(xiàn)代化辦公設備,純熟掌握計算機、 機、復印機等辦公機具的操作技能,并將這些技能廣泛用于秘書業(yè)務和對整體工作的全方位管理之中。同時要積極適應電子商務時代的需要,主動理解計算機、網(wǎng)絡技術的開展狀況,將最新技術用于秘書業(yè)務,及時把握瞬息萬變的商

10、機,搜集整理信息,為指導提供高效效勞?，F(xiàn)代企業(yè)的開展已打破國界,國際間交流日益增多,企業(yè)迫切希望自己的員工拓寬知識領域,增強對外溝通才能。所以,企業(yè)秘書必須具備必要的外向性知識。中國參加世界貿(mào)易組織后,中國企業(yè)與國際跨國公司合作增多,貿(mào)易額增大,但由于世貿(mào)組織中各國的文化差異較大,企業(yè)秘書只有對不同國家間的文化差異有所理解并尊重各國的文化傳統(tǒng),才便于在雙方或多方間進展溝通,從而為貿(mào)易合作奠定基矗由于企業(yè)秘書理解各國文化差異的目的在于協(xié)助企業(yè)拓展市場,因此企業(yè)秘書必須注重目的市場的文化背景,這樣才能找準時機,迅速占領市常當然,企業(yè)秘書對外溝通才能的強弱不僅表如今綜合素質(zhì)、素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)、素養(yǎng)的上下上,還表如今其對溝通語言工具的把握上。英語作為國際普通話,是國際經(jīng)貿(mào)交往的語言