淺談從優(yōu)秀到卓越-一個秘書的成長歷程

1、淺談從優(yōu)秀到卓越一個秘書的成長歷程【論文關(guān)鍵詞】秘書工作指導(dǎo)關(guān)系向上管理【論文摘要】本文以筆者個人經(jīng)歷為根底，以秘書與指導(dǎo)的關(guān)系變化為主線，提出了秘書如何成長。如何成為優(yōu)秀，如何走向卓越的問題，并給出了建議?；厥鬃约哼^去的幾年工作經(jīng)歷，實現(xiàn)了從一個職嘲菜鳥秘書到行政副總的轉(zhuǎn)變，雖然算不上什么驕人成績，但畢竟都是自己一步一個腳印努力而來。特別是在秘書這個崗位上自己不僅學到了很多知識與技能，而且有很多感觸與感悟。初入職場的秘書根本都是從“端茶倒水、“接來送去這些根本功練起，起點根本一樣，但各個秘書的職業(yè)生涯卻千差萬別，這里面盡管有環(huán)境等因素的影響，但筆者認為造成這種現(xiàn)象最主要的因素是各個秘書與其指

2、導(dǎo)之間關(guān)系的不同，事實上秘書的每一步成長都有其指導(dǎo)的因素在里面，特別是和指導(dǎo)關(guān)系變化的這一關(guān)鍵因素。一、熟悉環(huán)境理解指導(dǎo)初入職場的年輕秘書大多是懷著忐忑與憧憬的矛盾心情上陣，這時的指導(dǎo)對新來的秘書并沒有太大的把握雙方需要一個磨合的過程，而磨合成敗的標志就是秘書與指導(dǎo)能否有效建立起信任關(guān)系。作為秘書這時關(guān)鍵是要盡快的熟悉環(huán)境、理解指導(dǎo)。需要熟悉環(huán)境方面的主要內(nèi)容包括：企業(yè)所處行業(yè)的前景與開展階段、影響企業(yè)開展的主要法律法規(guī)及政策、企業(yè)的開展戰(zhàn)略與年度規(guī)劃、企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置與職能、企業(yè)制度與企業(yè)文華、部門的同事、個人的崗位職責等。獲得行業(yè)信息主要可以通過權(quán)威報刊、網(wǎng)絡(luò)等查詢，獲得公司內(nèi)部信息可以查閱

3、公司相關(guān)檔案與文件。熟悉環(huán)境是秘書融入公司和理解指導(dǎo)的根底，因為指導(dǎo)也處在這個環(huán)境當中，這個環(huán)境對他同樣有很大的影響。而任何一個指導(dǎo)。他的氣質(zhì)、性格、習慣、愛好、才能、教育及成長背景都有很多獨特之處，對工作都會有很多不同的要求，作為秘書就要迅速理解并在理論中向他期望的方向表達出來。比方筆者的指導(dǎo)經(jīng)常到全國各地不同的城市出差，開場筆者預(yù)定的酒店雖然交通便利、環(huán)境一流但指導(dǎo)經(jīng)常還是不滿意，后來筆者理解到指導(dǎo)對酒店房間衛(wèi)生間的質(zhì)量要求非常高，他將衛(wèi)生間的舒適度與人性化作為衡量酒店好壞的重要標準因此筆者后來再給指導(dǎo)預(yù)定酒店時就會增加理解酒店房間衛(wèi)生間設(shè)計與配置一項。假如指導(dǎo)比擬重視的一些問題秘書一直無

4、法到達指導(dǎo)的要求，指導(dǎo)就會漸漸喪失對秘書的耐心和信任。秘書贏取指導(dǎo)的信任需要一個過程。在這個過程中有效的熟悉環(huán)境和理解指導(dǎo)是關(guān)鍵。秘書應(yīng)該通過對環(huán)境的把握與對指導(dǎo)的理解逐步獲得指導(dǎo)的信任。秘書與指導(dǎo)只有建立起了信任關(guān)系，這個秘書才有可能進一步開展。二、建立優(yōu)勢良性互補秘書初步獲得指導(dǎo)信任僅是有了一個良好的開端。秘書要真正起到“參謀與“助手的作用路還很長。秘書應(yīng)該清醒的認識到自己和指導(dǎo)的目的是一致的，統(tǒng)一于同一事業(yè)的決策活動之中，差異僅在于指導(dǎo)起主導(dǎo)作用，自己起輔助作用。這就要求秘書為了實現(xiàn)與指導(dǎo)的共同目的，完成指導(dǎo)交辦的工作，分擔指導(dǎo)的責任。因此，秘書要迅速進步自己的綜合才能，主要包括公文寫作

5、與處理才能，辦事、辦會才能。接待應(yīng)酬才能，溝通、聆聽、領(lǐng)悟才能，組織、協(xié)調(diào)才能，信息搜集、分析、整合才能，以及應(yīng)對突發(fā)事件的快速應(yīng)變才能。進步上述才能的過程中，秘書要分析判斷指導(dǎo)崗位所需要的知識與技能分析判斷指導(dǎo)的知識背景、知識構(gòu)造，找出指導(dǎo)的優(yōu)勢與優(yōu)勢。在指導(dǎo)優(yōu)勢領(lǐng)域秘書僅需要適當學習掌握，到達指導(dǎo)的根本要求即可秘書缺乏的地方指導(dǎo)會加以指導(dǎo)，對共同目的的實現(xiàn)不會造成什么影響。但指導(dǎo)工作上有強烈需求而指導(dǎo)本人在該方面又有優(yōu)勢的領(lǐng)域，秘書那么需要強化學習、重點鉆研，并形成自己的優(yōu)勢，以彌補指導(dǎo)的缺乏，以確保共同目的的實現(xiàn)。秘書千萬不可為了獲得指導(dǎo)的一時表揚，在指導(dǎo)的優(yōu)勢領(lǐng)域費心費力的重點開展，而

6、出現(xiàn)指導(dǎo)與秘書有共同的認知盲區(qū)或技能弱點。筆者的企業(yè)在開展過程中，筆者的指導(dǎo)負責落實收買另外一家企業(yè)，盡管聘請了法律參謀、財務(wù)參謀，但因是企業(yè)第一次施行收買，指導(dǎo)對收買涉及的法律法規(guī)、相關(guān)程序與要點等亦不非常清楚，壓力仍很大，加上他工作任務(wù)繁重，沒有太多的時間去仔細研究分析，筆者就在那段時間內(nèi)，花費了大量的精力搜集、學習、分析企業(yè)兼并收買的各方面資料，給指導(dǎo)提出了很多有益的意見和建議，有效的協(xié)助指導(dǎo)順利的完成了此次收買。在后來施行的其他收買方案中筆者就能在其中扮演更為重要的角色。秘書只有在具有較強綜合才能的根底上并在指導(dǎo)優(yōu)勢領(lǐng)域建立自己的優(yōu)勢，以指導(dǎo)為主，和指導(dǎo)建立起良性互補關(guān)系。此時秘書與指

7、導(dǎo)為實現(xiàn)共同目的而各有所長的才能搭配可謂“同而不和這樣秘書才能真正起到“參謀與“助手的作用，此時的秘書可以稱得上優(yōu)秀了。三、加強溝通向上管理一個優(yōu)秀的秘書如何更進一步，成功實現(xiàn)從優(yōu)秀走向卓越?這個問題也困擾了很多優(yōu)秀秘書。筆者認為，實現(xiàn)這一步關(guān)鍵是秘書需要加強和指導(dǎo)的有效溝通，在指導(dǎo)對秘書向下管理的同時，秘書對指導(dǎo)進展適當?shù)南蛏瞎芾?。向上管理是指從?zhàn)略上配合指導(dǎo)的作風和預(yù)定的目的，并將其與自身的作風和目的交融起來。從而可以讓自己有所作為并實現(xiàn)個人的職業(yè)目的。秘書對指導(dǎo)向上管理的一個主要且是通過建立有效的溝通渠道。讓指導(dǎo)理解秘書的立場與想法，同時也促使秘書承受指導(dǎo)的觀點。在這方面筆者的體會是，成

8、功的向上管理的首先需要一個暢通的溝通渠道。秘書與指導(dǎo)之間在工作內(nèi)外要培養(yǎng)有非常多的共同語言，這對于建立暢通的溝通渠道大有裨益。共同的語言，共同的經(jīng)歷，共同的情感，就意味著有共同走向成功的可能。其次要求秘書不僅需要對指導(dǎo)的客觀情況非常理解。而且需要對指導(dǎo)的思維方式、溝通方式、決策方式非常理解。秘書要將個人的目的融入到指導(dǎo)的目的當中去要站著指導(dǎo)的角度與高度上思維、分析、判斷問題。在適宜的時間、適宜的場合用指導(dǎo)擅長的溝通方式闡述自己的觀點與想法，以獲得向上管理的成功。通過向上管理向指導(dǎo)展現(xiàn)自己的思維、分析、判斷、籌劃等多方面的才能以獲得指導(dǎo)更多的認可與支持。同時，對于自己向上管理過程中暴露出的缺乏指

9、導(dǎo)可以更加有的放矢的給予指正。通過向上管理的成功施行秘書可以有效促進自己職業(yè)才能的進步與職業(yè)生涯的轉(zhuǎn)變。在向上管理過程中有二點非常忌諱。一是秘書帶有投機取巧、不當?shù)美膫€人利益因素在里面，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)不僅違犯了向上管理的初衷，而且辜負了指導(dǎo)對秘書的信任，在雙方關(guān)系上很容易造成不可修復(fù)的傷痕。二是向上管理失敗時，秘書不可孤芳自賞、消極抵觸，更不可一意孤行公開指導(dǎo)與自己的不同觀點，造成公開的矛盾，這些是秘書尚不成熟、不堪重用的表現(xiàn)，對秘書職業(yè)生涯的開展非常不利。一個能和指導(dǎo)有效溝通成功進展向上管理的秘書此時秘書與指導(dǎo)的關(guān)系在良性互補的根底上已經(jīng)融入了同事、師生、諍友、親人等諸多關(guān)系因素。此時，可謂秘書已從優(yōu)秀走向了卓越，將很快迎