環(huán)境管理體系-信息交流控制程序

1、信息交流控制程序1.目的為了及時準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的管理，特制定本程序。2.適用范圍適用于公司內(nèi)部信息的傳遞，及與外部各方面的信息交流。3.職責(zé)3.1管理者代表：負(fù)責(zé)信息交流控制程序的歸口管理；3.2環(huán)安廠務(wù)部：統(tǒng)籌對內(nèi)外部有關(guān)環(huán)境的信息收集、傳遞和處理；3.4各部門：負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流,以及對相關(guān)方信息的收集。4.工作程序4.1信息的分類4.1.1外部信息4.1.1.1地方監(jiān)測站、環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、消防局、當(dāng)?shù)卣?、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息；4.1.1.2政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息,如：環(huán)境法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等；4.1.1.3相關(guān)方反饋的

2、信息及其投訴等,相關(guān)方指顧客、合同方、供應(yīng)商、廢棄物收購方、社區(qū)居民、員工家屬等；4.1.1.4其它外部信息,如各部門直接從外部獲取的有關(guān)環(huán)境等管理方面的信息。4.1.2內(nèi)部信息4.1.2.1正常信息,如方針目標(biāo)、績效測量和監(jiān)視記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其它記錄等；4.1.2.2(潛在)不符合信息,如體系內(nèi)部審核不合格報告,糾正和預(yù)防措施處理單等；4.1.2.3緊急信息,如出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害、臺風(fēng)、工傷事故等情況下的信息與記錄；4.1.2.4其它內(nèi)部信息(如員工的建議等)。4.2信息的收集與處理可采用書面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式予以傳遞4.2.

3、1外部信息的收集與處理4.2.1.1環(huán)安廠務(wù)部負(fù)責(zé)地方監(jiān)測站、環(huán)保局、消防局、當(dāng)?shù)卣?、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋信息的收集，并傳遞到各相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按照不符合、糾正和預(yù)防措施控制程序執(zhí)行；4.2.1.2各相關(guān)部門按其業(yè)務(wù)范圍將收到的上級主管部門文件呈報部門主管后作出相應(yīng)處理,若直接從外部獲取的有關(guān)部門法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等管理信息時,應(yīng)在一周內(nèi)以信息聯(lián)絡(luò)處理單反饋到環(huán)安廠務(wù)部,并由其進(jìn)行分類整理,根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門人員手中；4.2.1.3政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由環(huán)安廠務(wù)部負(fù)責(zé)收集，由經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)發(fā)放、保存，詳見法律法規(guī)及其它要求控制程序及文件控制程序；

4、4.2.1.4外部環(huán)境檢查等由環(huán)安廠務(wù)部接待安排，并將結(jié)果報部門主管；4.2.1.5各部門分別負(fù)責(zé)與顧客、合同方、供應(yīng)商、廢物收購方等相關(guān)方進(jìn)行信息溝通，對其環(huán)境施加影響，以滿足顧客要求，詳見相關(guān)方控制序；4.2.1.6當(dāng)相關(guān)方提出有關(guān)意見或申訴時,由接待單位填寫在信息聯(lián)絡(luò)處理單內(nèi),并傳遞給相關(guān)責(zé)任部門,由責(zé)任部門按不符合、糾正與預(yù)防控制程序執(zhí)行。4.2.1.7對涉及重要環(huán)境因素的外部聯(lián)絡(luò)由環(huán)安廠務(wù)部記錄其重要信息摘要，并將此重要信息報告環(huán)境管理者代表，由環(huán)境管理者代表召集相關(guān)人員參加的專題環(huán)保會議，討論并確定其處理意見，會議精神及處理結(jié)果由環(huán)安廠務(wù)部通報相應(yīng)的外部機(jī)構(gòu)。4.2.2內(nèi)部信息的收

5、集與處理4.2.2.1正常信息的處理:各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息;管理者代表按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定傳遞方針、目標(biāo)和指標(biāo)、管理方案、內(nèi)部審核及管理評審結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息；4.2.2.2各部門通過公告、會議等形式向全體員工宣導(dǎo)環(huán)保意識等；4.2.2.3所有員工都有監(jiān)督權(quán)，在發(fā)現(xiàn)異常的環(huán)境因素時，可向?qū)?yīng)部門反映，填寫信息聯(lián)絡(luò)處理單，由責(zé)任部門按不符合、糾正與預(yù)防控制程序執(zhí)行。4.2.2.4緊急信息由發(fā)出部門迅速傳遞給環(huán)安廠務(wù)部處理，參見應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序；4.2.2.5不符合、糾正和預(yù)防措施的實施單位必須在整個過程中將信息傳遞到環(huán)安廠務(wù)部。4.2.2.6其它內(nèi)部信息，提供者可以反饋給環(huán)安廠務(wù)部進(jìn)行處理。4.3信息庫的建立和應(yīng)用4.3.1環(huán)安廠務(wù)部建立公司的信息庫,不斷匯集各方面反饋回的信息,按照信息載體的不同(如紙張、磁盤、光盤、膠片、聲像制品等)，提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別保存；并參照圖書分類的方式，進(jìn)行整理分類，職稱索引，確保已獲取信息的完整性和可用性。4.4對體系運行過程中各類記錄的控制詳見環(huán)境記錄控制程序。5.相關(guān)文件5.1文件控制程序