石竹山文武學(xué)校的采購管理方法

1、17/17石竹山文武學(xué)校物資采購治理方法第一章 原 則為進一步規(guī)范學(xué)校的采購行為，加強學(xué)校的物資采購治理，依照石竹山文武學(xué)校的實際情況特制訂本物資采購治理方法。本物資采購治理方法針對的是石竹山文武學(xué)校下列采購業(yè)務(wù)：食堂采購指學(xué)校食堂所需要的主副食品采購，以及食堂工作中的物資采購。五金等采購指學(xué)校各部門所需要的行政辦公用品采購、學(xué)校各教學(xué)單位所需要的教學(xué)用品采購，醫(yī)務(wù)室物資采購，以及學(xué)校后勤部門所需要的物資采購。整個物資采購過程分為采購申請審批、采購過程治理、物資治理、采購資金治理等四個要緊環(huán)節(jié)。第二章 采購申請審批各部門所需要采購的物資，必須填寫“物資采購申請單”，經(jīng)部門主管簽字同意后，報送總

2、務(wù)處辦理申請手續(xù)。學(xué)校食堂所需要的主副食品采購，應(yīng)在每周四提出下周的食譜及每日采購打算，經(jīng)食堂主管填寫“申購單”并簽字后報送總務(wù)處。 “申購單”一式兩聯(lián)，詳細注明：申購部門、申購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。總務(wù)處收到各部門的申購需求，在核對學(xué)校庫存物資情況后編制采購打算及采購費用預(yù)算，并審核部門的費用支出是否超出部門學(xué)期費用預(yù)算，簽署意見后報送主管財務(wù)副校長。關(guān)于食堂采購需求，總務(wù)處應(yīng)該征求營養(yǎng)專家、學(xué)校采購人員對食堂周譜的意見，如有修改則要求食堂重新制定食譜及每日采購打算；如無修改，總務(wù)處審核后在食堂“申購單”上簽字同意并編制采購費用預(yù)算，報送主管財務(wù)副校長。主管財務(wù)副校

3、長接到總務(wù)處轉(zhuǎn)送的部門“申購單”后，審批是否執(zhí)行。假如沒有超出部門費用預(yù)算，則由主管財務(wù)副校長審批同意后執(zhí)行；假如超出部門費用預(yù)算，則主管財務(wù)副校長審批后，還需要由常務(wù)副校長最終審批同意后執(zhí)行。審批通過的部門“申購單”一份由申購部門留存，作為以后領(lǐng)取物資的依據(jù)；另一份由總務(wù)處留存，并由總務(wù)處據(jù)之填寫“采購訂貨單”授權(quán)采購人員辦理購物手續(xù)。“采購訂貨單”一式三聯(lián)，其中一份由采購人員保管，作為采購依據(jù)；一份由采購員在物資采購入庫時轉(zhuǎn)交倉管員，作為驗收物資的依據(jù)；一份由總務(wù)處歸檔保存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對、分析。上述決策流程中，假如審核、審批人在出差或請假期間，應(yīng)采納書面授權(quán)方式，授權(quán)

4、指定人員審核或?qū)徟?。假如遇到緊急情況，也可傳真、手機短消息或電話授權(quán)，之后補辦書面文件。第三章 采購過程治理總務(wù)處要廣泛收集所采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握要緊采購物資的信息變化情況，建立要緊采購物資的基準(zhǔn)價格體系，據(jù)之編制采購費用預(yù)算及規(guī)范采購價格決定。當(dāng)采購金額在10000元（含）以下時，采購最終決定權(quán)在主管財務(wù)副校長；采購金額在10000元以上，10萬元以下（含）時，主管財務(wù)副校長審核后，由常務(wù)副校長最終審批決定。對單項或批量采購費用預(yù)算達到10萬元以上的物資采購，具備招標(biāo)條件的，一律實行招標(biāo)采購。具體實施方法見石竹山文武學(xué)校物資采購招標(biāo)實施方法。食堂采購業(yè)務(wù)治理關(guān)于食堂主副食品賒

5、購業(yè)務(wù)，應(yīng)盡可能采取定點采購，同類產(chǎn)品應(yīng)定點兩個供貨單位。采購員進行詢價后，將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價格等有關(guān)信息報送總務(wù)處，總務(wù)處了解詳細情況后簽署審核意見，然后由監(jiān)察審計室進行價格核對后簽署審核意見，最后報送主管財務(wù)副校長審批決定。賒購業(yè)務(wù)審批后，應(yīng)和供貨單位簽署供貨合同或協(xié)議，約定供貨日期、供貨方式、付款時刻及方式等事宜。關(guān)于定點采購，必須定期進行價格、質(zhì)量、供貨及時性等方面的檢查，以加強對供貨商的治理和降級學(xué)校采購成本。關(guān)于食堂主副食品現(xiàn)金采購業(yè)務(wù)，必須由采購員和廚師長一同進行現(xiàn)場詢價，當(dāng)采購食品總金額不超過當(dāng)日經(jīng)審批后的采購費用預(yù)算時，由采購員和廚師長共同決定是否采購，同時在原擬采購食品單

6、價上漲幅度較大，造成采購總金額超預(yù)算時，能夠依照實際情況調(diào)整采購品種，然而必須保證當(dāng)日采購的食品數(shù)量能夠滿足當(dāng)日學(xué)校需要；當(dāng)采購食品總金額大于當(dāng)日經(jīng)審批后的采購費用預(yù)算時，采購員必須首先將擬采購的食品名稱、規(guī)格、價格等信息報送總務(wù)處，總務(wù)處審核后簽署意見轉(zhuǎn)送監(jiān)察審計室，監(jiān)察審計室審核同意后通知采購。假如監(jiān)察審計室的審核意見和總務(wù)處審核意見不一致，應(yīng)當(dāng)報送主管財務(wù)副校長最終決定是否采購。五金采購業(yè)務(wù)治理關(guān)于單項或批量采購金額在5,000元以下（含），同時采購物資單價上漲幅度不超過基準(zhǔn)價格10%（含）的物資采購，采購員能夠最終決定是否進行采購。關(guān)于單項或批量采購金額在5,000元以上，或者采購物資

7、單價上漲幅度超過基準(zhǔn)價格10%的物資采購，采購員應(yīng)該首先進行詢價過程。依照詢價結(jié)果，采購員將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價格等有關(guān)信息報送總務(wù)處，總務(wù)處審核后簽署意見轉(zhuǎn)送監(jiān)察審計室，監(jiān)察審計室審核同意后通知采購。假如監(jiān)察審計室的審核意見和總務(wù)處審核意見不一致，應(yīng)當(dāng)報送主管財務(wù)副校長最終決定是否采購。關(guān)于學(xué)校初次采購以及沒有單項物資基準(zhǔn)價格的物資采購業(yè)務(wù)，當(dāng)采購金額在500元以內(nèi)（含）時，采購員能夠最終決定是否進行采購。當(dāng)采購金額大于500元時，采購員沒有價格最終決定權(quán)，必須將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價格等相關(guān)信息報送總務(wù)處，總務(wù)處了解相關(guān)詳細情況后簽署審核意見，報送監(jiān)察審計室審核，最后由主管財務(wù)副校長審批決定。采

8、購價格決定過程中，總務(wù)處主任、監(jiān)察審計室主任、主管財務(wù)副校長、常務(wù)副校長依照需要能夠參與價格談判和采購合同的簽訂。上述決策流程中，假如審核、審批人在出差或請假期間，應(yīng)采納書面授權(quán)方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟＜偃缬龅骄o急情況，也可傳真、手機短消息或電話授權(quán)，之后補辦書面文件。監(jiān)察審計室負責(zé)對采購流程的監(jiān)控，應(yīng)該定期及不定期檢查采購單據(jù)，審查采購流程及采購價格決定是否執(zhí)行和遵守采購制度。同時，監(jiān)察審計室也負責(zé)定期及不定期對采購價格進行調(diào)查和對外詢價，為領(lǐng)導(dǎo)決定采購價格和簽訂采購合同提供決策支持。 學(xué)校采購的一切物資，在尾款支付前，總務(wù)處必須督促采購員向供貨商索要發(fā)票。第四章 倉庫治理倉庫的物資驗

9、收入庫：采購員購回的各種物資都應(yīng)及時送交倉庫驗收。倉管員應(yīng)對比“采購訂貨單”、發(fā)票、購貨清單等單據(jù)，對每一種物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格查驗，在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫單”?！叭霂靻巍笔亲C明物資差不多驗收入庫的會計憑證。“入庫單”一式四聯(lián)，由倉管員填制并簽字后，一張倉管員留存，登記倉庫臺帳；一張由倉管員在2日內(nèi)交總務(wù)處進行業(yè)務(wù)核算，總務(wù)處在收到入庫單后應(yīng)及時通知申購單位領(lǐng)取物資；一張由采購員作為報銷依據(jù)，連同發(fā)票、供貨商物資清單等資料一起送交財務(wù)部門登記入帳；一張交監(jiān)察審計室存檔、審核。關(guān)于沒有入庫，直接運到現(xiàn)場使用的采購物資，必須履行驗收手續(xù)。由總務(wù)處相關(guān)負責(zé)人員、現(xiàn)場施工負責(zé)

10、人或者領(lǐng)用部門共同核對“采購訂貨單”、發(fā)票、購貨清單等單據(jù)，對每一種物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格查驗，在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫單”作為驗收依據(jù)并共同簽字確認?！叭霂靻巍币皇剿穆?lián)，一張交總務(wù)處留存；一張由領(lǐng)用部門留存，作為業(yè)務(wù)核算依據(jù)；一張作為報銷依據(jù)，送交財務(wù)部門登記入帳；一張交監(jiān)察審計室存檔、審核。學(xué)校分設(shè)食堂倉庫治理員和行政后勤物資倉庫治理員（分設(shè)五金倉管員和服裝倉管員），分不對食堂采購物資和行政后勤采購物資進行入庫治理。物資在庫期間的治理：保管員要對庫存物資進行科學(xué)治理，切實做到擺放有序，數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量不變等。物資治理必須有完整的帳、卡檔案,倉管員需要對物資進行分類登記，

11、首先對采購的物資進行大類區(qū)分，然后對大類中每一種物資都單列帳薄或頁數(shù)進行登記，另外倉管員必須每月登記庫存物資報表，報送總務(wù)處。對易腐化變質(zhì)的物品，應(yīng)及時通知申購單位領(lǐng)取。物資領(lǐng)取出庫：物資領(lǐng)用部門領(lǐng)取物資時，需要填寫“領(lǐng)料單”，經(jīng)部門主管簽字后，連同審批后的“申購單”一起報送總務(wù)處?？倓?wù)處首先核對領(lǐng)用部門原審批后的“申購單”及“領(lǐng)料單”，簽字同意后，領(lǐng)料人持審批后“領(lǐng)料單”向倉管員申領(lǐng)物資。食堂主副食品物資領(lǐng)用不需要總務(wù)處審核，食堂主管在“領(lǐng)料單”上簽字同意后就可進行物資申領(lǐng)。倉管員核對“領(lǐng)料單”審批手續(xù)是否完備后，登記物資出庫和發(fā)放手續(xù)。倉管員填寫“出庫單”，經(jīng)領(lǐng)料人簽字后領(lǐng)取物資?！俺鰩靻?/p>

12、”一式三聯(lián)，一張由倉管員連同“領(lǐng)料單”留存歸檔，并登記庫存臺帳；一張交總務(wù)處進行登記存檔；一張交財務(wù)部門登記入帳。物資報廢治理庫存物資或者部門使用資產(chǎn)在報廢時，首先由治理部門提出報廢申請，填寫“部門物資報廢申請表”，注明報廢物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢緣故及責(zé)任人等資料，經(jīng)部門主管簽字后報送總務(wù)處，總務(wù)處會同監(jiān)察審計室一起對報廢緣故進行調(diào)查，假如屬于因正常損耗而報廢，則簽字同意后報送主管財務(wù)副校長最后審批；假如屬于責(zé)任事故，則需要追究責(zé)任人，并簽署處罰意見，將“部門物資報廢申請表”報送主管財務(wù)副校長最后審批。“部門物資報廢申請表”一式兩聯(lián)，經(jīng)審批同意后，一聯(lián)交總務(wù)處校產(chǎn)治理員登記部門使用資產(chǎn)臺帳

13、，另一聯(lián)交總務(wù)處進行物資報廢處理，處理后連同相關(guān)單據(jù)一起報送財務(wù)部登記入帳?？倓?wù)處對學(xué)校物資的治理總務(wù)處收到倉管員提交的“入庫單”后，應(yīng)及時登記學(xué)校庫存物資狀況，并定期及不定期核對倉庫庫存材料帳。部門領(lǐng)用物資后，總務(wù)處應(yīng)依照收到的“出庫單”登記各部門物資日記帳，記錄部門領(lǐng)用物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息?？倓?wù)處在審核部門申購需求時，應(yīng)核對部門學(xué)期初費用預(yù)算，及部門已領(lǐng)用的物資費用額，然后簽署審核意見?？倓?wù)處設(shè)校產(chǎn)治理員，負責(zé)對學(xué)校各部門領(lǐng)用的固定資產(chǎn)進行治理。校產(chǎn)治理員應(yīng)登記部門使用固定資產(chǎn)臺帳，需要對部門使用資產(chǎn)進行分類登記，首先對部門資產(chǎn)進行大類區(qū)分，然后對大類中每一種物資都單列帳薄或

14、頁數(shù)進行登記。校產(chǎn)治理員應(yīng)于定期或不定期對部門使用的固定資產(chǎn)進行帳物核對。在各部門領(lǐng)用固定資產(chǎn)后，校產(chǎn)治理員應(yīng)依照倉管員報送的部門領(lǐng)用資產(chǎn)“出庫單”，逐筆登記部門使用固定資產(chǎn)臺帳。當(dāng)部門使用固定資產(chǎn)報廢后，校產(chǎn)治理員依照審批后的“部門物資報廢申請表”登記入帳。庫存物資清查盤點：及時準(zhǔn)確掌握物資實際變動情況，對物資庫存情況做到心中有數(shù)，及時處理積壓。保管人員要及時檢查庫存物資的帳、卡、物是否相符。學(xué)校監(jiān)察審計室應(yīng)每月、季定期或不定期對庫存物資進行輪番抽查。每半學(xué)期由監(jiān)察審計室、總務(wù)處、財務(wù)室共同組成清倉盤點小組，對倉庫物資進行全面清點，在清點中如發(fā)覺盤盈盤虧，必須分析緣故，講明情況。如發(fā)覺嚴(yán)峻短

15、缺和損壞，應(yīng)查明緣故，追究責(zé)任。對超儲、呆滯物資及時處理解決。第五章 采購資金治理學(xué)校除零星物資采購能夠由采購員現(xiàn)金采購?fù)?，大額采購業(yè)務(wù)及周期性采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂采購合同，并選擇定點供貨方，由財務(wù)部現(xiàn)金付款或轉(zhuǎn)賬付款。關(guān)于零星物資現(xiàn)金采購，實行采購員備付金制度。學(xué)校五金采購及基建采購人員的備付金金額為5,000元，食堂采購員的備付金金額為10,000元。采購員填寫“領(lǐng)款單”，總務(wù)處審核后轉(zhuǎn)交主管財務(wù)副校長審批。主管財務(wù)副校長審批同意后，采購員持“領(lǐng)款單”向財務(wù)領(lǐng)取備付金，同時采購員需要繳納同等金額的保證金，由財務(wù)出具收款憑證交采購員保存。備付金實行實報實銷制度。關(guān)于大量購買業(yè)務(wù)和周期性采購業(yè)

16、務(wù)，應(yīng)盡可能在比質(zhì)、比價、比信譽、比售后服務(wù)的基礎(chǔ)上實行定點采購，同類產(chǎn)品應(yīng)定點兩個供貨單位。供貨單位一經(jīng)確定，使用部門、總務(wù)處要及時掌握其質(zhì)量、價格、信譽的變化情況，以便及時調(diào)整。定點采購應(yīng)簽訂采購合同，盡量由財務(wù)部直接轉(zhuǎn)賬付款。關(guān)于單項采購金額超過采購員備付金金額，同時也不能通過財務(wù)部轉(zhuǎn)賬方式付款的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)盡量采納貨到付款方式，即供貨方依照采購協(xié)議將物資發(fā)送到學(xué)校，然后供貨方依照協(xié)議規(guī)定憑發(fā)票直接從財務(wù)部領(lǐng)取貨款。關(guān)于采購金額在采購員備付金金額元以上的采購業(yè)務(wù)，當(dāng)采購價格或采購協(xié)議經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購員填寫“申請付款單”，通過總務(wù)處、監(jiān)察審計室審核后，報送主管財務(wù)副校長審批同意后，采購員向財務(wù)部申請借款，借款金額為采購金額和備付金的差額部分。采購金額在10萬元以上的采購業(yè)務(wù)，遵循石竹山文武學(xué)校物資采購招標(biāo)實施方法規(guī)定，由財務(wù)部依照采購合同付款。采購員現(xiàn)金采購的報