管理咨詢公司檔案管理制度資料

1、檔案管理制度文書(shū)檔案立卷歸檔制度聲像檔案管理辦法一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度（一 ）總則第一條 根據(jù)郵電部郵電文書(shū)立卷歸檔辦法為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作，特制定本制度。第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。 結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)（兼 ）職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。（二 ）文件材料的收集管理第四條 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)（兼 ）職文書(shū)人員，負(fù)

2、責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。.本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)

3、會(huì)議費(fèi)用。第七條 各部門(mén)專(zhuān)（兼 ）職文書(shū)的職責(zé)：.了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。（三 ）歸檔范圍第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第

4、十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十四條信訪工作材料。第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、 錄音、錄像等。（四 ）平時(shí)歸卷第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(zhuān)（兼 ）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)

5、，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的案卷類(lèi)目。 案卷類(lèi)目的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān)（兼 ）職文書(shū)歸卷。第二十二條專(zhuān) （兼 ）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照案卷類(lèi)目條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座，并在收發(fā)文登記薄上注明。（五 ）立卷（案卷質(zhì)量要求）第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十五條歸檔的文件材

6、料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷； 沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行二條 計(jì)劃指標(biāo)應(yīng)按平均先進(jìn)水平來(lái)

7、確定，一般應(yīng)高于上期實(shí)際達(dá)到的水平，并經(jīng)過(guò)努力才能實(shí)現(xiàn)的。第三條 計(jì)劃指標(biāo)實(shí)行分級(jí)歸口管理。廠級(jí)指標(biāo)（總指標(biāo)）由廠部計(jì)劃管理科負(fù)責(zé)匯總、平衡、上報(bào)和下達(dá)，各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)歸口管理。車(chē)間級(jí)指標(biāo)（分指標(biāo)）以車(chē)間主任為首，組織有關(guān)職能人員負(fù)責(zé)管理。班組級(jí)指標(biāo)以班組長(zhǎng)為首組織工作人員管理。第四條為使計(jì)劃任務(wù)層層落實(shí)，計(jì)劃指標(biāo)必須進(jìn)行層層分解，堅(jiān)持誰(shuí)管什么指標(biāo)，就分解什么指標(biāo)。分解指標(biāo)必須和總指標(biāo)保持平衡和銜接，分解指標(biāo)執(zhí)行情況按規(guī)定路線進(jìn)行反饋。第五條廠級(jí)指標(biāo)的設(shè)置，由計(jì)劃管理科根據(jù)上級(jí)要求和廠內(nèi)管理工作的需要，同指標(biāo)歸口部門(mén)商定。第六條必須在當(dāng)年11 月底正式下達(dá)次年的工廠年度經(jīng)營(yíng)綜合計(jì)劃。五、計(jì)劃指

8、標(biāo)的調(diào)整第一條為維護(hù)計(jì)劃的嚴(yán)肅性，企業(yè)計(jì)劃一級(jí)上級(jí)主管機(jī)關(guān)及廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下達(dá)后，必須嚴(yán)格執(zhí)行， 各歸口部門(mén)和執(zhí)行單位均不得隨意修改。如確因客觀原因影響，經(jīng)主觀努力仍不能完成計(jì)劃時(shí)，在有利于調(diào)動(dòng)廣大職工完成計(jì)劃積極性的前提下，調(diào)整計(jì)劃指標(biāo)必須辦理審批手續(xù)。（一 ）廠級(jí)計(jì)劃指標(biāo)的調(diào)整，由執(zhí)行單位提出書(shū)面申請(qǐng)，送歸口科室簽署意見(jiàn)后，經(jīng)計(jì)劃管理科審核報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)審批，屬總公司下達(dá)的計(jì)劃指標(biāo)，還要報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)審批，在未批準(zhǔn)前仍按原計(jì)劃執(zhí)行。（二 ）調(diào)整年度計(jì)劃指標(biāo)應(yīng)提前一個(gè)季度申請(qǐng)，調(diào)整季度計(jì)劃指標(biāo)應(yīng)提前一個(gè)月申請(qǐng)，整月度計(jì)劃指標(biāo)應(yīng)提前十天申請(qǐng)。（三 ）調(diào)整某一項(xiàng)計(jì)劃指標(biāo)，如需同時(shí)相應(yīng)調(diào)整其他有關(guān)計(jì)劃指標(biāo)時(shí)

9、，應(yīng)一并上報(bào)，呈請(qǐng)審批，以保證計(jì)劃的平衡、協(xié)調(diào)。（四 ）調(diào)整計(jì)劃指標(biāo)一律以書(shū)面批復(fù)為準(zhǔn)，在未接書(shū)面批復(fù)以前，一律按原計(jì)劃考核。六、計(jì)劃的檢查和考核 第一條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須隨時(shí)監(jiān)督檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，采取解決問(wèn)題的有效措施，以保證計(jì)劃的順利完成。第二條檢查計(jì)劃執(zhí)行情況，應(yīng)充分利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)報(bào)表，業(yè)務(wù)報(bào)表等資料。檢查計(jì)劃的實(shí)際完成數(shù)，一律以統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)為依據(jù)。第三條計(jì)劃的考核必須與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核相結(jié)合?？己说挠?jì)劃數(shù)，一律以上一級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)或下達(dá)的計(jì)劃數(shù)為依據(jù)。附表：年度綜合計(jì)劃編制分工及完成時(shí)間表序號(hào) 計(jì)劃名稱(chēng)編制部門(mén)完成時(shí)間備注 1 生產(chǎn)計(jì)劃2 新產(chǎn)品計(jì)劃3 技術(shù)組織措施

10、計(jì)劃4 銷(xiāo)售計(jì)劃5 物資供應(yīng)計(jì)劃6 勞動(dòng)工資計(jì)劃7 成本計(jì)劃以若干張)編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明：(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第十四條編制格式照片編制采用橫寫(xiě)格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-參見(jiàn)號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)。第十五條案卷要求.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。.卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。.卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。第

11、十六條編目聲像檔案的著錄依照 GB3792.5-85檔案、著錄規(guī)則進(jìn)行。（四 ）聲像檔案的保管第十七條聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第十八條保管條件底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45% ；照片庫(kù)溫應(yīng)保持14-24，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%； 錄音、 錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18-24 ，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。第十九條底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30 奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。第二十條對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷(xiāo)、抽出、清洗、消磁和涂改；銷(xiāo)毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。第二十二條建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。（五 ）聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用第二十三條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第二十四條建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第二十五條具有專(zhuān)利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專(zhuān)利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。第二十