時(shí)間管理的通則

1、時(shí)間管理的通則保存資料的活頁夾有紅、藍(lán)、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來我們就使用這種活頁夾，到它有各種不同的顏色，因此應(yīng)想出一套使用方法充分利用。比如塑膠膠面的活活頁夾，專門保保存內(nèi)部部業(yè)務(wù)手手冊與呈呈送法院院表格文文件等等等，并按按顏色加加以區(qū)別別；而布布面的活活頁夾，則專門門保存各各種信息息資料，同樣的的也是以以顏色加加以區(qū)分分。這么么一來，不管活活頁夾放放在哪里里，一眼眼就可看看出檔案案的內(nèi)容容種類。25經(jīng)經(jīng)常備有有新的活活頁紙HT5”，5SSS為為新書寫寫稿的時(shí)時(shí)候，要要以活頁頁紙做備備忘錄，一有新新點(diǎn)子，馬上提提筆寫下下，然后后將其保保存在專專用的活活頁夾中中。存檔時(shí)，如果發(fā)發(fā)覺新

2、點(diǎn)點(diǎn)子比舊舊點(diǎn)子更更好，就就將新的的存檔，舊的作作廢。久久而久之之，活頁頁夾中的的資料就就會(huì)越來來越豐富富。當(dāng)然然，一個(gè)個(gè)活頁夾夾只能為為一本書書一個(gè)主主題所專專用，為為了能夠夠隨時(shí)使使用新的的活頁夾夾，常備備有大量量的活頁頁紙。26使使用白色色活頁紙紙，日后后的整理理工作將將更方便便有的人認(rèn)認(rèn)為，根根據(jù)大項(xiàng)項(xiàng)目或主主題不同同，使用用不同顏顏色的活活頁紙，分類時(shí)時(shí)將更為為簡便。 但是是，最好好一律使使用白色色活頁紙紙，因?yàn)闉楸緛砜煽梢噪S心心所欲大大肆使用用的活頁頁紙，一一旦區(qū)別別顏色，不但日日后分類類非常麻麻煩，而而且一一一區(qū)分顏顏色也很很累人。另外，在復(fù)印印時(shí)，除除了彩色色復(fù)印以以外，資資料

3、會(huì)有有不清楚楚等麻煩煩?；谏鲜鍪龅睦碛捎桑瑧?yīng)一一律使用用白色活活頁紙。27使使用二十十六孔的的活頁紙紙應(yīng)一直使使用活頁頁式筆記記本，而而且一律律使用二二十六孔孔的活頁頁紙?？卓讛?shù)太少少，紙張張撕破的的危險(xiǎn)性性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的紙張，基于上上述的考考慮，應(yīng)應(yīng)選擇二二十六孔孔的活頁頁紙。此此外，二二十六孔孔的活頁頁紙歸檔檔時(shí)也非非常簡便便。當(dāng)然不只只是筆記記，連收收集雜志志、報(bào)紙紙等資料料復(fù)印本本時(shí)，也也要打上上二十六六個(gè)孔，然后再再夾到活活頁夾上上。在活頁頁紙的左左右兩側(cè)側(cè)打孔，嚴(yán)格說說來，應(yīng)應(yīng)該是五五十二孔孔才對。28使使用電動(dòng)動(dòng)打孔機(jī)機(jī)比較方方便除了活頁頁式筆記記本之

4、外外，報(bào)紙紙、雜志志的剪貼貼資料也也一律復(fù)復(fù)印成BB5大小小，然后后打上二二十六個(gè)個(gè)孔，再再夾到活活頁夾上上。以前使用用手動(dòng)式式打孔機(jī)機(jī)，但是是在數(shù)量量增多的的情況下下，打孔孔實(shí)在是是件既麻麻煩又費(fèi)費(fèi)時(shí)的工工作。由由于經(jīng)常常需要在在相當(dāng)多多的資料料上打孔孔，手動(dòng)動(dòng)式打孔孔機(jī)已經(jīng)經(jīng)不合用用了，一一改用電電動(dòng)式打打孔機(jī)之之后，即即可節(jié)省省很多時(shí)時(shí)間。如如果必須須經(jīng)常使使用打孔孔機(jī)，還還是電動(dòng)動(dòng)式的比比較方便便省時(shí)。 299. 在在活頁紙紙上寫上上大標(biāo)題題活頁式筆筆記本都都劃有標(biāo)標(biāo)線，其其使用方方法是，在最上上面寫上上大標(biāo)題題，比如如“效率法法”之類的的大標(biāo)題題，其下下寫上“收集資資料”之類的的中標(biāo)

5、題題，接著著按照標(biāo)標(biāo)題分別別列出小小標(biāo)或?qū)崒?shí)行中的的點(diǎn)子。如果記載載事項(xiàng)無無法全部部寫在一一張紙上上，則在在另一張張活頁紙紙上同樣樣的寫上上大標(biāo)題題、中標(biāo)標(biāo)題并且且按順序序編上號號碼，這這么一來來，即使使筆記散散亂無序序，只要要看到標(biāo)標(biāo)題就可可以了解解其內(nèi)容容。 300. 在在加上新新活頁紙紙的同時(shí)時(shí)，順便便做整理理淘汰的的工作使用活頁頁式筆記記，其最最大優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在于能能夠自由由地插換換頁數(shù)，必要時(shí)時(shí)可以重重新插入入，不要要的可以以丟棄。這樣活活頁夾中中的資料料，其正正確性與與精密度度都會(huì)增增加，并并且越來來越充實(shí)實(shí)、豐富富，這種種自由伸伸縮的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)，正正是活頁頁紙的魅魅力所在在。所以，在在活頁

6、夾夾上加上上新的活活頁紙同同時(shí)，除除了插換換的頁數(shù)數(shù)之外，也順便便瀏覽一一下前后后的內(nèi)容容，一發(fā)發(fā)覺有不不要的東東西即撕撕下丟棄棄，借此此筆記得得以保持持精簡、易讀，而且也也可以大大幅度地地縮短檢檢索時(shí)間間。31呈呈送出去去的書類類文件也也要做標(biāo)標(biāo)題和目目錄除了時(shí)間間太過倉倉促的情情況外，在對訂訂約的公公司客戶戶提出報(bào)報(bào)告時(shí)，一定要要在上面面附標(biāo)題題和目錄錄，同時(shí)時(shí)也要求求部屬，在呈送送任何書書類文件件時(shí)，都都必須規(guī)規(guī)規(guī)矩矩矩地標(biāo)上上標(biāo)題與與目錄。 因?yàn)闃?biāo)題題和目錄錄能夠使使人在閱閱讀內(nèi)容容之前，對文件件的整體體觀點(diǎn)與與主題方方向，有有一個(gè)概概括性的的了解。乍聽之下下，似乎乎令人覺覺得很麻麻煩

7、，不不過只要要想到這這項(xiàng)工作作不但能能縮短他他人的工工作時(shí)間間，也能能夠縮短短自己的的工作時(shí)時(shí)間，其其效果絕絕對是很很好的。32寫寫報(bào)告時(shí)時(shí)，先將將問題列列在紙上上，事后后再一并并查閱在寫報(bào)告告時(shí)，即即使中途途有疑問問或不了了解之處處，只要要它不是是個(gè)影響響巨大的的問題，可都不不致馬上上去翻查查資料或或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蚧蛟S因此此解決了了問題，可是卻卻因思考考中斷浪浪費(fèi)時(shí)間間，反而而耽誤了了工作進(jìn)進(jìn)度。所以一旦旦有必須須查閱的的事項(xiàng)，可先將將其列在在紙上，最后再再一并去去查資料料。此外外，列在在紙上的的問題也也可以交交待他人人去查，自己也也不必停停下手上上的工作作。33寫寫報(bào)告或或書信時(shí)時(shí)，根據(jù)據(jù)思

8、路先先打草稿稿，然后后再加以以修改在工作之之中，為為雜志寫寫稿、寫寫書信占占了相當(dāng)當(dāng)大的份份量，不不過畢竟竟是本行行以外的的副業(yè)，如果不不講求工工作效率率的話，一定會(huì)會(huì)影響到到業(yè)務(wù)的的進(jìn)度。要提高寫寫稿的工工作效率率，必須須放松心心情，不不要戰(zhàn)戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地地“寫千古古文章”。如果果一開始始就想寫寫出完美美無缺的的作品，終究只只會(huì)寫一一字涂一一字，寫寫一張撕撕一張，所以不不如隨著著思路先先打個(gè)草草稿，然然后再加加以修改改。34利利用業(yè)余余時(shí)間構(gòu)構(gòu)思文稿稿在寫稿工工作上，構(gòu)思要要費(fèi)很大大的功夫夫，毫無無準(zhǔn)備就就提筆，往往文文思閉塞塞難以成成行，所所以在寫寫稿之前前，最好好在不同同的場合合，進(jìn)行行構(gòu)思

9、與與草稿的的寫作。下了班在在公車上上，完全全不受電電話干擾擾地專心心思索，是最適適合構(gòu)思思的時(shí)段段。而且且，剛從從繁重的的工作中中解放出出來，心心情為之之一松，往往會(huì)會(huì)產(chǎn)生許許多絕妙妙的靈感感。想好好了整個(gè)個(gè)結(jié)構(gòu)大大綱之后后，再用用口述錄錄音機(jī)和和文書處處理機(jī)，就可以以迅速地地完成草草稿工作作。35利利用文書書處理機(jī)機(jī)來輸入入文稿HT5”，5SSS商商業(yè)文件件也和法法律文件件一樣，有很多多都是相相同的格格式。文文書處理理機(jī)不但但能保存存已打好好的文章章，而且且還能自自由地加加以刪除除、修改改。最初初雖然不不得不多多花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間來來輸入，不過為為了日后后的方便便，還是是用文書書處理機(jī)機(jī)來輸入入文

10、稿比比較理想想。36. 文書處處理機(jī)的的磁碟片片以一張張一個(gè)為為原則使用文書書處理機(jī)機(jī)時(shí)，必必須特別別注意磁磁碟片的的整理方方法。舉舉例來說說，原則則上一張張磁碟片片中，只只儲(chǔ)存一一個(gè)資料料。磁碟片的的容量，因機(jī)種種而有所所不同，不過一一張大約約可儲(chǔ)存存多達(dá)一一本書的的資料，因而容容易在一一張磁碟碟片中，同時(shí)存存入各種種不同的的資料，但是檢檢索時(shí)，就非常常的麻煩煩，不太太合乎效效率原則則。 按種類準(zhǔn)準(zhǔn)備不同同的磁碟碟片，不不會(huì)花太太多的錢錢，就能能以易于于檢索的的方式，將存入入磁碟片片的資料料分門別別類。37. 以不同同顏色的的標(biāo)簽來來區(qū)分不不同內(nèi)容容的磁碟碟片HT5”，5SSS雖雖然將不不同

11、的資資料分別別存在不不同的磁磁碟之中中，不過過如果不不一一顯顯示屏幕幕，還是是無法了了解其內(nèi)內(nèi)容，這這樣就失失去了分分類的意意義。為為了解決決這個(gè)缺缺點(diǎn)，一一般應(yīng)該該采用的的方法是是在磁磁碟片上上貼彩色色標(biāo)簽。 舉例例來說，會(huì)計(jì)事事務(wù)所中中所采用用的分類類法是，綠色標(biāo)標(biāo)簽表示示“個(gè)別專專題”，藍(lán)色色標(biāo)簽表表示“一般專專題”，黃色色標(biāo)簽表表示“各種表表格”。按顏顏色區(qū)分分之后，如果項(xiàng)項(xiàng)目太多多，為了了使檢索索資料的的使用更更加迅速速，即可可將儲(chǔ)存存的項(xiàng)目目內(nèi)容做做成表單單。38. 保存舊舊磁碟片片中的資資料，不不斷使用用新磁碟碟片和錄像帶帶一樣，文書處處理機(jī)的的磁碟片片可反復(fù)復(fù)使用，因此一一張磁

12、碟碟片往往往被使用用好幾次次。且大大家都認(rèn)認(rèn)為，再再買新的的磁碟片片是一種種無謂的的浪費(fèi)。輸入資料料要花費(fèi)費(fèi)相當(dāng)?shù)牡墓し?，如果將將其時(shí)間間成本列列入考慮慮，則長長久不用用的資料料有朝一一日也會(huì)會(huì)派上用用場，如如將其消消除反而而是一種種浪費(fèi)，所以要要在一張張磁碟片片中存入入相關(guān)的的資料，至于新新的資料料，就毫毫不吝惜惜地輸入入新的磁磁碟片中中。39.活頁式式手冊既既能插換換頁數(shù)，又能縮縮短找尋尋資料的的時(shí)間不論到哪哪里，隨隨身攜帶帶一本活活頁式手手冊。在在下班回回家的公公車上、就寢之之前，突突然想到到第二天天應(yīng)該繼繼續(xù)進(jìn)行行哪些工工作，就就馬上記記在手冊冊上。而而且，活活頁式手手冊可隨隨時(shí)增加加

13、頁數(shù)，不要的的頁數(shù)也也可任意意抽出作作廢。40.備忘錄錄上要標(biāo)標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處”在看書或或看電視視時(shí)，一一旦看到到想記下下的文句句，可立立刻提筆筆在B55的活頁頁紙上，記下備備忘錄。備忘錄錄是分項(xiàng)項(xiàng)寫下來來的，以以一頁一一個(gè)項(xiàng)目目為原則則，至少少標(biāo)明“主題”“日期”、“出處”。如果果備忘錄錄上標(biāo)明明主題與與日期，事后重重讀時(shí)，即使記記得不太太完整，但只要要回想一一下當(dāng)時(shí)時(shí)的狀況況，就可可以清楚楚地了解解其內(nèi)容容，而出出處則需需要詳細(xì)細(xì)調(diào)查?？晒﹨⒖贾糜茫瑐渫浬先缛绻麡?biāo)明明這三項(xiàng)項(xiàng)，則資資料就會(huì)會(huì)越來越越有份量量。41.在“單純作作業(yè)”時(shí)間，利用耳耳機(jī)充實(shí)實(shí)自己在剛進(jìn)入入機(jī)

14、關(guān)工工作時(shí)，在“單純作作業(yè)”時(shí)間里里，最適適合利用用耳機(jī)來來充實(shí)自自己。工工作中有有復(fù)印之之類的單單純作業(yè)業(yè)，在復(fù)復(fù)印時(shí)間間內(nèi)，可可趁機(jī)學(xué)學(xué)習(xí)語言言或準(zhǔn)備備某項(xiàng)考考試，因因此可隨隨身攜帶帶小型錄錄音機(jī)。經(jīng)由耳耳朵的刺刺激，更更可提高高學(xué)習(xí)的的成效，當(dāng)然復(fù)復(fù)印的工工作也可可以不受受妨礙地地順利進(jìn)進(jìn)行。在辦公公時(shí)間就就比較不不適合了了，但在在離開座座位去做做某種單單純作業(yè)業(yè)時(shí)，推推廣這個(gè)個(gè)一舉兩兩得的點(diǎn)點(diǎn)子是科科學(xué)的統(tǒng)統(tǒng)籌方法法。42.增強(qiáng)工工作意念念的妙法法將平常該該做的事事情列成成一張表表，做好好之后就就用紅筆筆劃掉，因?yàn)檫@這么一來來，每劃劃掉一項(xiàng)項(xiàng)就可確確認(rèn)“這項(xiàng)工工作已經(jīng)經(jīng)完成”，當(dāng)時(shí)時(shí)心

15、中的的成就感感與滿足足感，即即成為下下回工作作意念的的來源。如此看來來似乎沒沒什么意意義，不不過在工工作無甚甚進(jìn)展的的情況下下，多半半原因都都在于工工作流于于單調(diào)、冗長。大部分分的工作作都是由由小作業(yè)業(yè)累積而而成的，由于這這樣很容容易造成成繁瑣，所以可可以列表表方式來來處理。此外，采用這這個(gè)方式式還可免免于遺漏漏某項(xiàng)工工作。43.防止厭厭倦單調(diào)調(diào)工作的的“成功畫畫面思考考法”撰寫一本本書著實(shí)實(shí)需要有有強(qiáng)烈的的意志力力，但多多達(dá)數(shù)百百頁的稿稿紙，雖雖說用口口述錄音音機(jī)或文文書處理理機(jī)之類類的文明明工具，可達(dá)到到很高的的工作效效率，不不過，有有時(shí)候也也是一件件非常痛痛苦的事事。 在這種情情況下，只

16、要想想到這是是完成一一本書的的必經(jīng)過過程，就就會(huì)再次次提起干干勁。重重要的是是，如果果一心只只想到眼眼前單調(diào)調(diào)的工作作，不但但會(huì)心生生厭煩，而且工工作效率率也會(huì)一一落千丈丈。試用用成功畫畫面思考考法，想想像計(jì)劃劃成功或或完成工工作時(shí)的的成就感感，是防防止這些些弊端的的方法之之一。44.“悅音音”卡帶以以回轉(zhuǎn)式式為佳很多人在在做單調(diào)調(diào)工作時(shí)時(shí)，都習(xí)習(xí)慣聽輕輕音樂(BGMM)，以以集中精精神。單單調(diào)的工工作盡可可能的交交給機(jī)器器或?qū)傧孪氯プ?，?dāng)四周周吵得令令人無法法專心做做事時(shí)，就可放放點(diǎn)輕音音樂，聽聽聽小河河的流水水聲和小小鳥的歌歌聲。也也就是說說，以“悅音”來對抗抗噪音，同時(shí)，這種卡卡帶最好好

17、采用回回轉(zhuǎn)式的的，這樣樣就可以以不必為為換卡帶帶而中斷斷手頭上上的工作作。45.以上的的方法處處理問題題經(jīng)常有人人發(fā)牢騷騷說，就就是因?yàn)闉楣ぷ魈珶o聊，所以才才無法提提高工作作效率。一成不不變的奉奉行上司司的指示示，工作作的確不不怎么愉愉快。同樣地，不妨不不要理睬睬別人怎怎么說，以自己己的方式式來處理理例行公公事。在動(dòng)腦筋筋想如何何以自己己的方式式工作的的當(dāng)兒，會(huì)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)前所未未有的樂樂趣，這這樣才能能提高效效率。46.辦公桌桌最理想想的狀態(tài)態(tài)對某些人人而言，只是外外觀的整整齊，不不見得是是最方便便、順手手的工作作環(huán)境。主要是是，最合合乎自己己方便的的狀態(tài)，就是“整齊有有序的狀狀態(tài)。”47.自己

18、整整理辦公公桌自己的辦辦公桌一一定要自自己動(dòng)手手整理，以保持持自己最最方便使使用的狀狀態(tài)。如如果任由由他人多多事“收東收收西”，等到到自己開開始工作作時(shí)，很很容易找找不到自自己所要要的東西西。為了保持持隨手取取來，工工作順暢暢迅速的的狀況，辦公桌桌上的一一切，最最好能親親自處理理。從這這個(gè)意義義上來說說，就是是保持在在合乎自自己使用用習(xí)慣的的狀況下下。如果任由由他人隨隨便動(dòng)自自己辦公公桌上的的東西，工作效效率就會(huì)會(huì)顯著下下降。48.過暗或或過亮的的工作場場所都會(huì)會(huì)導(dǎo)致效效率低落落當(dāng)因出差差必須投投宿旅館館時(shí)，可可隨身攜攜帶折疊疊式的臺(tái)臺(tái)燈，因因?yàn)橐话惆懵灭^的的照明大大部分都都過暗。光線不不足，

19、眼眼睛容易易疲勞，根本沒沒有辦法法看書；但光線線太強(qiáng)，也會(huì)造造成同樣樣的效果果。 過過暗或過過亮的光光線都會(huì)會(huì)降低工工作與學(xué)學(xué)習(xí)的效效率。雖然大家家都知道道光線所所造成的的影響，但是真真正注意意關(guān)心的的人，實(shí)實(shí)在是太太少了。經(jīng)常把把工作帶帶回家做做的人，最好注注意一下下家里的的照明設(shè)設(shè)備，在在過暗的的工作場場所中工工作，往往往會(huì)事事倍功半半。 49.臺(tái)燈要要放在左左側(cè)前面提過過，辦公公桌上的的擺設(shè)，以最合合乎自己己方便使使用的狀狀況為最最佳。不不過桌上上的照明明設(shè)備卻卻是例外外，對慣慣用右手手的人來來說，臺(tái)臺(tái)燈如果果不放在在左側(cè)，是非常常不方便便的，因因?yàn)槿绻_(tái)燈放放在右側(cè)側(cè)，寫字字時(shí)就會(huì)會(huì)

20、受到手手影的干干擾，無無形中降降低了工工作效率率。而且，這這樣對眼眼睛也不不好。這這雖然是是最普通通的常識(shí)識(shí)，不過過如果桌桌子左側(cè)側(cè)靠墻，往往就就把臺(tái)燈燈移置右右側(cè)，請請務(wù)必遵遵守“臺(tái)燈左左放”原則。50.將內(nèi)容容固定的的文章格格式化能夠統(tǒng)一一某種格格式的內(nèi)內(nèi)容，盡盡可能準(zhǔn)準(zhǔn)備專用用的表格格，這樣樣一來，即可減減少處理理的時(shí)間間與精力力。這也可可以應(yīng)用用于一般般商業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)工作作，比如如對象不不同內(nèi)容容卻大同同小異的的文書，可分別別準(zhǔn)備不不同的基基本表格格，然后后再視情情況的需需要稍加加修改，即可應(yīng)應(yīng)用，如如此可大大幅度地地縮短工工作時(shí)間間。51.抽屜整整理盡可可能細(xì)分分化當(dāng)然，如如果不注注意整

21、理理的話，抽屜越越多麻煩煩也會(huì)越越多。抽屜如果果不整理理得有條條不紊的的話，實(shí)實(shí)在很難難搞清楚楚那個(gè)抽抽屜中裝裝的是什什么東西西，所以以抽屜的的整理盡盡可能細(xì)細(xì)分化。回紋針針、鉛筆筆等等文文具用品品，自是是當(dāng)然的的事，連連文件書書類也得得分門別別類地收收在不同同位置，這樣開開抽屜找找東西時(shí)時(shí)，就可可一下子子找到。52.圓珠筆筆之類的的文具，要經(jīng)常常保持在在三支以以上一般而言言，隨身身所攜帶帶的圓珠珠筆最好好經(jīng)常保保持在三三支以上上。這固然是是為油墨墨用完、遺失等等臨時(shí)狀狀況而準(zhǔn)準(zhǔn)備的，不過另另有其他他用意，比如寫寫字寫到到一半，就外出出辦事，把筆忘忘在桌上上，即使使如此，也不會(huì)會(huì)有所不不便。而而回來之之后，在在中斷的的狀態(tài)下下，只要要有紙有有筆，就就能馬上上集中精精神繼續(xù)續(xù)工作。就連這這么一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小事事，也會(huì)會(huì)影響到到工作效效率。品質(zhì)工程程師(QQE質(zhì)量量工程師師)實(shí)務(wù)務(wù)培訓(xùn)班班 品質(zhì)質(zhì)工程師師(QEE質(zhì)量工工程師)實(shí)務(wù)培培訓(xùn)班 HYPERLINK /download/qe.doc 下載報(bào)報(bào)名表 HYPERLINK /download/szSignUp.doc 內(nèi)訓(xùn)調(diào)調(diào)查表【課程描描述】本課程從從質(zhì)量管管理概論論、統(tǒng)計(jì)計(jì)技術(shù)入入手結(jié)合合工作實(shí)實(shí)際，涵涵蓋多