會(huì)議組織與策劃

1、會(huì)議組織與策劃第一頁(yè)，共三十八頁(yè)。問(wèn)題：1、我們平時(shí)主要組織哪些會(huì)議？2、我們組織會(huì)議的目的是什么？第二頁(yè)，共三十八頁(yè)。會(huì)議中，誰(shuí)最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者第三頁(yè)，共三十八頁(yè)。目標(biāo)從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的基本流程明確會(huì)議組織中的注意事項(xiàng)和基本原則分享以往會(huì)議組織中的得與失“為更好的組織會(huì)議做好準(zhǔn)備！”第四頁(yè)，共三十八頁(yè)。Contents會(huì)議的基本流程1會(huì)議組織的注意事項(xiàng)2會(huì)議組織的基本原則3突發(fā)事件預(yù)防與處理4第五頁(yè)，共三十八頁(yè)。一、會(huì)議的基本流程準(zhǔn)備執(zhí)行總結(jié)/跟進(jìn)會(huì)前會(huì)中會(huì)后第六頁(yè)，共三十八頁(yè)。1、會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議管理的第一步，對(duì)會(huì)議做出事先安排與充分準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目

2、的的重要條件。無(wú)論會(huì)議大小，如會(huì)前準(zhǔn)備充分，就能事半功倍?！坝袀錈o(wú)患！”第七頁(yè)，共三十八頁(yè)。 確認(rèn)會(huì)議的基本信息What 會(huì)議主題When 會(huì)議時(shí)間Where 會(huì)議地點(diǎn)Who 參會(huì)人員Why 會(huì)議目標(biāo)How-how to do 會(huì)議形式 how much 會(huì)議預(yù)算“5W2H”第八頁(yè)，共三十八頁(yè)。1、會(huì)前準(zhǔn)備確認(rèn)會(huì)議的基本信息制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)場(chǎng)布置提出預(yù)防措施第九頁(yè)，共三十八頁(yè)。 制定會(huì)議計(jì)劃會(huì)議議程計(jì)劃：主題、主持人、地點(diǎn)、發(fā)言人、時(shí)間、嘉賓會(huì)議準(zhǔn)備計(jì)劃：事項(xiàng)、要求、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間第十頁(yè)，共三十八頁(yè)。 提出預(yù)防措施人預(yù)防：遲到、缺席財(cái)預(yù)防：不足，丟失物預(yù)防：不足、丟失、損壞第十一頁(yè)，共三十八頁(yè)

3、。2、會(huì)中執(zhí)行根據(jù)會(huì)議計(jì)劃完成分配的職責(zé)；了解會(huì)議需求及時(shí)提供方便；觀察參會(huì)者情緒和反饋，彌補(bǔ)不足之處；認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。第十二頁(yè)，共三十八頁(yè)。會(huì)議中可能出現(xiàn)的問(wèn)題第十三頁(yè)，共三十八頁(yè)。3、會(huì)后總結(jié)跟進(jìn)安排參會(huì)者相互交流的場(chǎng)所和機(jī)會(huì) 了解參會(huì)者的意見(jiàn)和建議（內(nèi)容/組織）及時(shí)編輯會(huì)議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中（如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)）根進(jìn)會(huì)議決議的根進(jìn)執(zhí)行結(jié)果反省會(huì)議組織中的收獲與不足-優(yōu)點(diǎn)？問(wèn)題？原因？改善？第十四頁(yè)，共三十八頁(yè)。二、會(huì)議組織的注意事項(xiàng)5第三方溝通1場(chǎng)地選擇2會(huì)議通知3會(huì)場(chǎng)布置4進(jìn)程控制注意事項(xiàng)6VIP安排第十五頁(yè)，共三十八頁(yè)。1、場(chǎng)地選擇

4、根據(jù)5W2H明確會(huì)議的場(chǎng)地要求城市、區(qū)域、會(huì)場(chǎng)級(jí)別、場(chǎng)地大小、場(chǎng)型、設(shè)備、周邊環(huán)境根據(jù)場(chǎng)地要求和預(yù)算列出備選方案場(chǎng)地、聯(lián)系人、基本信息、價(jià)格、優(yōu)劣勢(shì)分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂(lè)條件第十六頁(yè)，共三十八頁(yè)。2、會(huì)議通知通知的基本內(nèi)容：5W2H表明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會(huì)者需要做哪些準(zhǔn)備工作：會(huì)前再提醒準(zhǔn)備工作、日程等第十七頁(yè)，共三十八頁(yè)。2、會(huì)議通知通知的形式：郵件電話短信Outlook通知的常見(jiàn)附件會(huì)議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機(jī)安排、周邊活動(dòng)地點(diǎn)聯(lián)系方式第十八頁(yè)，共三十八頁(yè)。3、會(huì)場(chǎng)布置場(chǎng)型的確認(rèn)資料的準(zhǔn)備和確認(rèn)打印文件

5、、PPT等設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)投影、相機(jī)、音頻線、麥克、白板、筆其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn)橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇第十九頁(yè)，共三十八頁(yè)。幾種常見(jiàn)的場(chǎng)型A.魚(yú)骨型 B課桌式 CU字形第二十頁(yè)，共三十八頁(yè)。會(huì)議的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會(huì)議 工作準(zhǔn)備單負(fù)責(zé)人： 酒店聯(lián)系人： 時(shí)間： 地點(diǎn)：第二十一頁(yè)，共三十八頁(yè)。會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備白板掛紙板屏幕廢紙簍會(huì)議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀第二十二頁(yè)，共三十八頁(yè)。4、第三方溝通對(duì)象酒店印刷公司培訓(xùn)公司航空公司關(guān)鍵點(diǎn)明確要求準(zhǔn)確傳達(dá)信息確認(rèn)信息到達(dá)確認(rèn)做到確認(rèn)對(duì)口人確認(rèn)關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)第二十三頁(yè)，共三十八頁(yè)。 充分合作酒店能提供哪些免費(fèi)服務(wù)？到店的資料發(fā)放叫醒服務(wù)資料店內(nèi)的搬運(yùn)桌牌制

6、作？場(chǎng)地布置第二十四頁(yè)，共三十八頁(yè)。5、進(jìn)程控制紀(jì)律：設(shè)定違規(guī)的規(guī)則時(shí)間提醒：發(fā)言時(shí)間、休息時(shí)間、返回時(shí)間午餐確認(rèn)：留位確認(rèn)、時(shí)間確認(rèn)物品隨檢：麥克、紙筆、茶水關(guān)于參會(huì)者反應(yīng)對(duì)內(nèi)容、對(duì)環(huán)境（如空調(diào)冷熱）第二十五頁(yè)，共三十八頁(yè)。6、VIP安排會(huì)議要求確認(rèn)鮮花 茶點(diǎn)喜好確認(rèn)飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同房間確認(rèn)是否安靜、視野如何、有無(wú)異味、設(shè)備是否正常第二十六頁(yè)，共三十八頁(yè)。三、會(huì)議組織的基本原則責(zé)任到人爛筆頭提前復(fù)查備份第二十七頁(yè)，共三十八頁(yè)。1、責(zé)任到人明確分工，專人專崗人人負(fù)責(zé)就是人人都不負(fù)責(zé)第二十八頁(yè)，共三十八頁(yè)。2、“爛筆頭”原則“好

7、記性不如爛筆頭！”第二十九頁(yè)，共三十八頁(yè)。3、提前確認(rèn)時(shí)間、人數(shù)，留出提前量寧可先預(yù)定再取消提前做好預(yù)案關(guān)鍵點(diǎn)：資料準(zhǔn)備、酒店預(yù)定、借款、設(shè)備調(diào)試、車輛安排第三十頁(yè)，共三十八頁(yè)。4、復(fù)查自己重復(fù)確認(rèn)換人重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵點(diǎn)：物品準(zhǔn)備的重復(fù)確認(rèn)關(guān)鍵信息重復(fù)確認(rèn)：時(shí)間、地點(diǎn)第三十一頁(yè)，共三十八頁(yè)。5、備份備不足、備意外人如：第二個(gè)緊急聯(lián)系人財(cái)留出足夠的備用金物留余量，以備人員增加，物品丟失及損壞第三十二頁(yè)，共三十八頁(yè)。四、突發(fā)事件預(yù)防與處理你曾經(jīng)遇到過(guò)哪些突發(fā)事件第三十三頁(yè)，共三十八頁(yè)。突發(fā)事件舉例主持人遲到電腦損壞資料缺失突發(fā)疾病或意外停電第三十四頁(yè)，共三十八頁(yè)。突發(fā)事件處理的注意事項(xiàng)充分做好會(huì)前準(zhǔn)備，避免突發(fā)意外事件如發(fā)生意外，首先要做的是：鎮(zhèn)定！不要抱怨要立即行動(dòng)利用現(xiàn)有資源就近尋求支持超權(quán)限及時(shí)請(qǐng)示第三十五頁(yè)，共三十八頁(yè)。總結(jié)“細(xì)節(jié)決定成敗!”突發(fā)事件基本原則注意事項(xiàng)基本流程第三十六頁(yè)，共三十八頁(yè)。謝謝大家！第三十七頁(yè)，共三十八頁(yè)。內(nèi)容總結(jié)會(huì)議組織與策劃。從會(huì)議組織者的角度了解會(huì)議的基本流程。無(wú)論會(huì)議大小，如會(huì)前準(zhǔn)備充分，就能事半功倍。What 會(huì)議主題。When 會(huì)議時(shí)間。Where 會(huì)議地點(diǎn)。Who 參會(huì)人員。Why 會(huì)議目標(biāo)。How-how to do 會(huì)議形式。how much 會(huì)議預(yù)算。預(yù)防：不足、丟失、損壞。及時(shí)編輯會(huì)議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手