《收發(fā)文管理規(guī)定》

1、收發(fā)文管理規(guī)定（試行）總則為加強(qiáng)公司的收發(fā)文管理工作，提高收文處理的速度和確保收發(fā)文處理的規(guī)范性，特 制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于公司及各直屬部門。定義本規(guī)定中的收文管理是指對(duì)收到的公文進(jìn)行處理，包括簽收、登記、審核、擬辦、批 辦、承辦、催辦及反饋等程序。本規(guī)定中的內(nèi)部來(lái)文是指收到公司范圍內(nèi)的文件。內(nèi)部收文內(nèi)容包括：內(nèi)部文件、 各類報(bào)表、計(jì)劃總結(jié)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)審核單等。本規(guī)定中的外部來(lái)文是指收到公司范圍外部的文件。外部收文內(nèi)容包括：外部文件、 函件等。本規(guī)定中的發(fā)文管理是指包括文件的草擬、審核、簽發(fā)（會(huì)簽） 、復(fù)核、用印、分發(fā)、 文件整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件是指公司在經(jīng)營(yíng)管

2、理過(guò)程 中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文件等職責(zé)行政部為收發(fā)文管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)收發(fā)文管理工作。行政部對(duì)各部門收發(fā)文管理的規(guī)范性予以監(jiān)督檢查。各部門在收到交辦的來(lái)文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤，推諉，原則在 2 個(gè)工作日內(nèi)完 成對(duì)來(lái)文的處理。各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件的起草，應(yīng)堅(jiān)持“實(shí)事求是，精簡(jiǎn)高效”的原則，確保文件的格 式規(guī)范、用詞準(zhǔn)確。收文管理文件的擬辦和批辦簽收登記內(nèi)、外來(lái)文均由行政部負(fù)責(zé)簽收登記；并由行政部填制信息批閱單，注明收文日 期、收文編號(hào)、發(fā)文單位、公文名稱等。收文編號(hào)其他來(lái)源的收文按 外【收文年份】流水號(hào) 編號(hào)。內(nèi)部文件按 文件來(lái)源部門簡(jiǎn)稱【收文年份】流水號(hào) 編號(hào)。擬辦和批辦文

3、件由行政部按規(guī)定擬定信息說(shuō)明及處理建議，按先部門后領(lǐng)導(dǎo)的順序進(jìn)行公文 處理。文件的承辦凡需要承辦的來(lái)文，行政部須在當(dāng)天將文件流轉(zhuǎn)給承辦部門或分管領(lǐng)導(dǎo)。承辦部門相關(guān)人員和分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)來(lái)文認(rèn)真審閱，并須簽署明確意見(jiàn)、建議及姓 名和日期；行政部應(yīng)該將這些意見(jiàn)或建議及時(shí)呈送對(duì)該來(lái)文所涉事項(xiàng)有決定權(quán)的公司 領(lǐng)導(dǎo)，并由該領(lǐng)導(dǎo)簽署具體意見(jiàn)、建議或決定。承辦部門一般要在二個(gè)工作日內(nèi)完成來(lái)文處理；特殊情況確有困難的，承辦部門應(yīng) 及時(shí)與行政部及信息報(bào)送部門進(jìn)行溝通說(shuō)明。對(duì)不需要承辦、也不需要傳閱的公文由行政部作存查處理。文件的催辦送領(lǐng)導(dǎo)或者交承辦部門處理的來(lái)文， 行政部要負(fù)責(zé)催辦， 做到緊急來(lái)文跟蹤催辦， 重要

4、來(lái)文重點(diǎn)催辦，一般來(lái)文定期催辦。對(duì)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒(méi)有及時(shí)處理，同時(shí)沒(méi)有特殊困難原因的承辦部門，由辦公室予 以記錄，做為部門月度考核內(nèi)容之一。反饋和辦復(fù)4.3. 1 若行使決定權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)另行指示或授權(quán)相關(guān)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)跟蹤、落實(shí)或處理來(lái)文所涉事項(xiàng)， 則行政部須將該指示或授權(quán)信息反饋給相關(guān)職能部門或公司領(lǐng)導(dǎo)， 并 由他們簽署傳閱部門 / 人員意見(jiàn)。行使決定權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)要求向其反饋來(lái)文所涉事項(xiàng)的進(jìn)展或處理結(jié)果，則行政部 須將該事項(xiàng)的進(jìn)展或處理結(jié)果及時(shí)反饋。行政部應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)作出決定的當(dāng)天將相關(guān)處理意見(jiàn)、建議或決定及時(shí)反饋給來(lái)文 部門或單位。對(duì)于上報(bào)的請(qǐng)示類公文，上一級(jí)管理組織可以批復(fù)、簡(jiǎn)復(fù)、批示等形

5、式的公文回復(fù)。 對(duì)于上報(bào)的報(bào)告、意見(jiàn)類公文，上一級(jí)管理組織應(yīng)簽批明確意見(jiàn)，可以簡(jiǎn)復(fù)的形式回 復(fù)。對(duì)于專項(xiàng)業(yè)務(wù)審核單，上一級(jí)管理組織應(yīng)簽批明確意見(jiàn)。收文管理的注意事項(xiàng)對(duì)需要傳閱涉及保密的來(lái)文，不得擴(kuò)大傳閱范圍。所有部門之間一般不得將收到的來(lái)文橫向傳遞（除相互溝通外） ，須經(jīng)行政部 進(jìn)行流轉(zhuǎn)。行政部在來(lái)文處理時(shí)要及時(shí)準(zhǔn)確，承辦部門及領(lǐng)導(dǎo)在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中要注意保密 和保管。會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織部門編寫后，行政部按相應(yīng)要求流轉(zhuǎn)、傳閱。發(fā)文管理文件種類及適用范圍決議是經(jīng)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。決定是對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出的安排。通報(bào)是指表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況。通

6、知指要求下一級(jí)組織辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。公示是對(duì)重大人事任命、各類小組成員組建等資格審查情況征求意見(jiàn)，一般用于公 司范圍內(nèi)部。批復(fù)是對(duì)回復(fù)下一級(jí)組織的請(qǐng)示事項(xiàng)，對(duì)下一級(jí)組織上報(bào)的價(jià)格類、人事類等請(qǐng)示 可以以批復(fù)形式回復(fù)，一般用于公司范圍內(nèi)部。質(zhì)詢（問(wèn)責(zé)）是針對(duì)具體事件、問(wèn)題的質(zhì)詢（問(wèn)責(zé)） ，要求下一級(jí)組織作出回復(fù)解釋 等，一般用于公司范圍內(nèi)部。簡(jiǎn)復(fù)是作為批復(fù)的一種簡(jiǎn)單文件形式， 對(duì)下一級(jí)組織上報(bào)的非計(jì)劃考核類、 方案類、 規(guī)劃類等請(qǐng)示可以簡(jiǎn)復(fù)形式回復(fù)，一般用于公司范圍內(nèi)部。批示是指對(duì)下一級(jí)組織提交的報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃等文件批語(yǔ)性文件，一般用于公司 范圍內(nèi)部。請(qǐng)示是向上一級(jí)組織請(qǐng)求批示、

7、批準(zhǔn)。報(bào)告是向上一級(jí)組織匯報(bào)工作，反映情況、提出建議、回復(fù)上一級(jí)組織的詢問(wèn)或要 求。意見(jiàn)是對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。函是平級(jí)部門之間的相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，建議時(shí)使用。主要有：商洽 函、建議函、質(zhì)問(wèn)函、告知函等。5.1.15 會(huì)議紀(jì)要是指記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)（僅作為內(nèi)部文件使用） 。執(zhí)行性的會(huì)議紀(jì)要，必須以決議、決定、通知等形式成文，會(huì)議紀(jì)要作為附件發(fā)文文件格式文件格式組成：秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文編號(hào)、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單 位、發(fā)文單位、核對(duì)、打印等部分。保密文件須在文件右上角加蓋保密

8、印鑒，注明密級(jí)及保密期限。發(fā)文編號(hào)應(yīng)當(dāng)包括公司代字、年份、流水號(hào)其中的流水號(hào)從“1”開(kāi)始，表示流水號(hào)的實(shí)際阿拉伯?dāng)?shù)字前面無(wú)須另加“ 0”。631以股東會(huì)/董事會(huì)/監(jiān)事會(huì)名義發(fā)文按 公司簡(jiǎn)稱股東會(huì)/董事會(huì)/監(jiān)事會(huì)發(fā)文年份 流水號(hào) 方式編號(hào)。以公司名義發(fā)文按 公司簡(jiǎn)稱發(fā)文年份 流水號(hào) 方式編號(hào)。以部門名義發(fā)文按 部門簡(jiǎn)稱發(fā)文年份流水號(hào) 方式編號(hào)。文件標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容并標(biāo)明文件種類，其結(jié)構(gòu)包括：發(fā)文 單位、事由和文種三部分。文件標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號(hào)外，一 般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主題詞：是文件內(nèi)容的高度概括，是標(biāo)題的濃縮，一般用詞組表示，最多用四個(gè)詞組， 每個(gè)詞組不

9、超過(guò) 4 個(gè)字。主送單位：指文件的主要受理對(duì)象，受理單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 主送單位寫在正文之前，標(biāo)題的下面。抄送單位：指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉文件的其他單位，應(yīng)先單位后個(gè)人，單位 應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，個(gè)人直接寫姓名，在文件末頁(yè)下端，于兩條等長(zhǎng) 的平行細(xì)實(shí)線內(nèi)書寫。成文日期：以有權(quán)簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。落款及印章：文件應(yīng)當(dāng)加蓋公司印章。附件：文件附件說(shuō)明應(yīng)附在正文后、發(fā)文單位前，并注明附件順序和名稱。附注：文件如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)） ，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。6.12文件用紙：一般采用國(guó)際A4型（210mm*297m，i特殊文

10、種用紙可根據(jù)實(shí)際需要確定。文頭與頁(yè)邊：文件的各頁(yè)在印制時(shí)，均應(yīng)在四邊留出空白的余地。一般天頭寬 25毫 米，地腳 20 毫米，訂口寬 28毫米，翻口寬 20毫米。字體、字號(hào)與行間距：按附件規(guī)定行文。頁(yè)碼：文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼，在每頁(yè)的中間標(biāo)出第 x 頁(yè)共 y 頁(yè)裝訂：文件左上側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。發(fā)文程序擬稿：公司或所屬部門因工作需要以公司或所屬部門名義發(fā)文的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人草擬 發(fā)文稿。初審：由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人發(fā)送電子文稿給行政部，由同級(jí)行政部確定附件材料是否齊全， 格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等，并編制統(tǒng)一的“發(fā)文會(huì)簽單” 。文件會(huì)簽：發(fā)文會(huì)簽單先由擬稿人、擬稿部門簽署意見(jiàn)，發(fā)文內(nèi)容涉及其它部門的， 應(yīng)由行政部提出會(huì)簽

11、意見(jiàn)，對(duì)有關(guān)部門提出的意見(jiàn)，發(fā)文部門應(yīng)與其協(xié)商，如意見(jiàn)不 一致的應(yīng)如實(shí)反映，最終由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)定稿。文件會(huì)簽由行政部負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)。文件簽發(fā)：以公司名義發(fā)文由公司總經(jīng)理簽發(fā)；以部門名義發(fā)文由公司總經(jīng)理授權(quán)分 管副總經(jīng)理簽發(fā)。文件簽收：經(jīng)有權(quán)簽發(fā)人簽發(fā)的文件，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或書面形式送達(dá)相關(guān)部門、人員。以 書面形式發(fā)布的，行政部應(yīng)做好簽收登記。印章：有權(quán)領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文會(huì)簽單上簽批后，業(yè)務(wù)部門將文件正式稿送行政部根據(jù)印信 管理規(guī)定辦理手續(xù)后加蓋相應(yīng)的印鑒并送有關(guān)單位。文件歸檔及管理：文件簽發(fā)完畢后，簽發(fā)的文件、發(fā)文會(huì)簽單及會(huì)簽稿由行政部統(tǒng)一收發(fā)、傳閱、用 印、歸檔和銷毀。文件歸檔時(shí)，應(yīng)保證文件不少于一份，便于備份查閱

12、。文件翻印需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人 或業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，注明不準(zhǔn)翻印的文件除外。歸檔范圍內(nèi)的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值大小等整理，要保證歸 檔文件的齊全、完整，便于保管和查找利用。擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。熱敏紙傳 真件不得直接作為文件歸檔，應(yīng)將復(fù)印件存檔。文件被撤消，視作自撤消之日起不產(chǎn)生效力；文件被廢止 , 視作自廢止之日起 不產(chǎn)生效力。如部門撤消，需要?dú)w檔的文件整理后按檔案管理規(guī)定移交行政部存檔。發(fā)文行文規(guī)定行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。8.2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。8.3對(duì)外單位的重要發(fā)文，可以另行抄送公司

13、股東范圍內(nèi)的相關(guān)公司。8.4 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送同級(jí)和下級(jí)單位?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。8.5下一級(jí)組織內(nèi)部行文或下行文，可以抄送的形式送上一級(jí)組織閱知、備案。8.6文件中的數(shù)字，除發(fā)文編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼外，均用漢字書寫。在同一文件中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。9附則9.1本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋及修改。9.2本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。公司信息批閱單密級(jí)：絕密機(jī)密秘密來(lái)文單位來(lái)文名稱信息編號(hào)收件時(shí)間信息說(shuō)明及處理建議處理及批示意見(jiàn)傳閱部門/人員意見(jiàn)信息處理反饋XXX有限公司文件 號(hào)仿宋加黑）杭州安科發(fā)文年份*號(hào)（4號(hào)仿宋）（空 1 行）標(biāo)題 （3號(hào)宋體加黑）（空1行）主送單位：（小 4號(hào)宋體）空1行）正文（小4號(hào)宋體）附件：（小4號(hào)宋體）空2行）（行距1.5倍）發(fā)文單位（小4號(hào)宋體）簽發(fā)人（小4號(hào)宋體）：（小4號(hào)楷體發(fā)文日期：年 月 日（小4號(hào)宋體）主題詞（黑小4號(hào)）：（小4號(hào)宋體）抄送：（小 4號(hào)宋體